Работа с документами, предоставленными иностранной организацией, имеет ряд особенностей. Контрагент - в нашем случае российская организация - может не знать всю специфику ведения документооборота в иностранном государстве, поэтому документы, выдаваемые иностранной организацией, могут иметь совсем иной вид, а также могут быть составлены на иностранном языке. В этом случае рекомендуется запрашивать перевод документов на русский язык. При этом допускается также составление двуязычных договоров.
Данные рекомендации подтверждаются и положениями Налогового кодекса РФ, в котором указывается, что в случае если документы составлены на иностранном языке, то налоговый орган вправе потребовать их перевода на русский язык. Нотариального заверения контрактов, платежных документов и их перевода на русский язык не требуется (ст. 312 НК РФ).
Аналогичные положения содержатся и в законодательстве о валютном регулировании и валютном контроле. Так, по запросу агента валютного контроля представляются надлежащим образом заверенные переводы на русский язык документов, исполненных полностью или в какой-либо их части на иностранном языке. Документы, исходящие от государственных органов иностранных государств, подтверждающие статус юридических лиц - нерезидентов, должны быть легализованы в установленном порядке (ст. 23 п. 5 Федерального закона № 173-Ф3 «О валютном регулировании и валютном контроле»).
Документы, требующие легализации:
• документы, подтверждающие статус юридических лиц;
• документы об образовании;
• документы о гражданском состоянии (свидетельство о браке, рождении);
• всевозможные доверенности, справки, решения судов, документы юридических лиц (сертификат о регистрации товарного знака, справка из налоговой инспекции и т. д.).
Перечень документов, подлежащих легализации, в разных случаях будет неодинаковым. Вместе с тем приказом Минюста России № 321 установлен Административный регламент исполнения Министерством юстиции Российской Федерации государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу.
Существует два основных вида легализации документов - проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.
Апостилирование документов - это проставление специального штампа на официальных документах организаций и учреждений стран - участниц Гаагской конвенции*. Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа.
Согласно ч. 2 ст. 3 Гаагской конвенции, проставление апостиля не требуется, если «договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации».
Консульской легализацией иностранных официальных документов называется процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.
Заполненный надлежащим образом штамп «Апостиль» удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Конвенция вступила в силу для Российской Федерации в соответствии с постановлением ВС № 2119-1 «О присоединении СССР к Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов».
Консульское должностное лицо легализует составленные с участием должностных лиц компетентных органов государства пребывания или исходящие от них официальные документы, которые предназначены для представления на территории Российской Федерации, если иное не предусмотрено международными договорами, участниками которых являются Российская Федерация и государство пребывания.
Консульское должностное лицо для совершения легализации иностранного официального документа вправе требовать представления его нотариально заверенного перевода на русский язык (ст. 27 Федерального закона № 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации»).
Выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостилированию.
В основном это касается коммерческих документов: договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью.
Апостилирование документов отличается от нотариального удостоверения.
Например, вышеуказанные документы (коммерческие документы, инвойсы и т. д.) могут удостоверяться нотариально.
Еще одной особенностью работы с документами, предоставляемыми иностранными организациями, является то, что в отдельных случаях перечень документов установлен законодательно.
В качестве примера можно назвать перечень документов для открытия (аккредитации) представительства согласно Регламенту исполнения процедур аккредитации филиалов и представительств иностранных юридических лиц в федеральном государственном учреждении «Государственная регистрационная палата при Министерстве юстиции Российской Федерации» (утв. приказом ФГУ Государственная регистрационная палата при Минюсте России № 60/об):
1. Письменное заявление с просьбой разрешить открытие представительства иностранного юридического лица в Российской Федерации.
2. Выписка из торгового реестра страны происхождения иностранного юридического лица или иной документ, подтверждающий факт регистрации иностранного юридического лица в соответствии с законодательством страны его места нахождения. 3. Устав (учредительный договор).
4. Решение иностранного юридического лица об открытии представительства в Российской Федерации.
5. Оригинал и нотариально заверенная копия положения о представительстве иностранного юридического лица в Российской Федерации.
6. Рекомендательное письмо иностранного банка, обслуживающего иностранное юридическое лицо, с подтверждением его платежеспособности (документ действителен в течение 6 месяцев с даты выдачи).
7. Рекомендательные письма российских деловых партнеров.
8. Нотариально заверенная копия генеральной доверенности о наделении главы представительства иностранного ^ юридического лица в Российской Федерации необходимыми полномочиями.
9. Нотариально заверенная копия удостоверенной нотариусом доверенности.
10. Документ, подтверждающий адрес представительства.
11. Оригинал документа о согласовании с администрациями субъектов Российской Федерации об открытии представительства.
12. Карточка сведений о представительстве иностранного юридического лица.
Другим примером являются требования о возврате ранее удержанного налога по выплаченным иностранным организациям доходам (ст. 312 НК РФ).
Резюмируя данные положения, можно выделить следующие рекомендации по работе с документами иностранных компаний:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• запрашивайте документы на русском языке;
• русский язык в случае наличия расхождений в переводе должен быть превалирующим;
• возникшие споры целесообразно рассматривать в Российской Федерации (например, Арбитражном суде г. Москвы);
• ряд документов (например, документы юридических лиц или физических лиц об образовании и актах гражданского состояния) подлежат легализации;
• при совершении какой-либо сделки, проведении операций по регистрации представительства, получении лицензий иностранной компанией уточните перечень документов, установленных российским законодательством.
Получая документы от иностранных контрагентов, особое внимание необходимо уделять проверке требований законодательства, поскольку в противном случае могут возникнуть проблемы, например, с налоговыми органами, отделами ЗАГС, контрагентами.
При этом судебная практика по данному вопросу сложилась крайне противоречивая. Например, в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа по делу № А33-11586/08 суд сделал вывод о том, что налоговое законодательство не предусматривает предоставление товаросопроводительных документов на русском языке. Суд решил, что компания предоставила полный пакет документов для получения возмещения налога. При этом закон не требует перевода сопроводительных документов.
Однако в постановлении ФАС Центрального округа по делу № А68-8971/08-551 суд пришел к иному выводу. Суд указал, что компания должна была перевести документы и представить налоговому органу заверенные переводы свифт-сообщений, составленных на иностранном языке.
Более безопасной позицией в этой связи будет осуществление перевода предоставляемых документов.
В случае работы с иностранным контрагентом рекомендуем требовать от зарубежных партнеров для подтверждения их резидентства документы, исходящие именно от тех компетентных органов, которые поименованы в соответствующем международном соглашении (либо от уполномоченных ими лиц) (приказ МНС России № БГ-3-23/150 «Об утверждении Методических рекомендаций налоговым органам по применению отдельных положений главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации, касающихся особенностей налогообложения прибыли (доходов) иностранных организаций»), а также документы, подтверждающие его постоянное местопребывание за каждый календарный год, исходя из решения ФАС Западно-Сибирского округа по делу № А27-10300. В данном решении суд изучал вопрос реализации компанией долей в уставном капитале и удержание НДФЛ налоговым агентом. В этом споре существенное значение имел вопрос резидентства, т. е. нахождения в РФ более 183 дней. Решение налогового органа признано незаконным в части доначисления НДФЛ, налога на имущество, НДС, налога на прибыль, пеней, штрафов, поскольку общество не являлось налоговым агентом в отношении физических лиц при реализации ими долей в уставном капитале, в связи с чем обязанность по исчислению, удержанию и перечислению НДФЛ с выплат за приобретенные доли в уставном капитале отсутствовала.
К иным документам, предоставляемым контрагентом, предъявляются требования к содержанию обязательных реквизитов (п. 9. приказа Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей», зарегистрированного в Минюсте России № 3756).
К этим реквизитам относятся следующие:
1) наименование документа (формы);
2) дата составления документа;
3) при оформлении документа от имени:
• юридических лиц: наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;
• индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;
• физических лиц: фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;
4) содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;
5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);
6) личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.
В случае если в документе содержатся указания о стоимости, данную сумму следует переводить в рубли в соответствии с Налоговым кодексом РФ.
Например, контролирующие органы неоднократно подчеркивали, что суммы в первичных учетных документах m нужно указывать в рублях (письма Минфина России № 03-03-04/1/866, УФНС России по г. Москве № 16-15/038922 «О невозможности принятия к учету акта выполненных работ по форме № КС-2, выставленного в иностранной валюте»).
При приобретении оборудования также следует запросить обязательные сертификаты, если в России установлена обязательная процедура сертификации на данное оборудование.
Обязательная сертификация установлена, например, Федеральным законом № 184-ФЗ «О техническом регулировании», Воздушным кодексом Российской Федерации № 60-ФЗ, Федеральным законом № 90-ФЗ «Технический регламент на масложировую продукцию» и иными нормативными актами.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
