Должностная инструкция (ДИ) относится к внутренней организационно-распорядительной документации компании и носит более детальный характер, чем трудовой договор. В документе регламентируется структура должности, полномочия сотрудника, а также должностные обязанности и ответственность. ДИ обеспечивает прозрачность требований руководителя для подчиненного, а начальству облегчает контроль за исполнением должностных обязанностей сотрудником.
ДИ является односторонним актом работодателя, поэтому обязательна к исполнению. Поскольку в каждой компании ДИ составляется самостоятельно, важно, чтобы она не противоречила ТК РФ и трудовому договору. Поэтому будет правильно сначала согласовать документ с юристом. Составляется, как правило, в двух экземплярах: один - находится у руководителя, другой у сотрудника.
Чем должностная инструкция в 2020 году полезна для сторон трудового соглашения:
• четко регламентирует квалификационные требования к должности, порядок подчиненности руководству, границы прав и обязанностей и меру ответственности;
• работнику понятен круг личных полномочий и обязанностей. Если, например, на него возлагается обязанность, которая не относится к ДИ, то тот вправе отказаться ее исполнять без каких-либо неблагоприятных последствий для себя;
• если увольнение (из-за несоответствия занимаемой должности) оспаривается работником в суде, ДИ станет весомым аргументом оценки эффективности работы сотрудника и поможет работодателю защитить интересы компании в судебном разбирательстве;
• упрощает порядок обоснования перед налоговой экономическую целесообразность затрат на работу сотрудников (обоснованность проведения мероприятий по повышению квалификации персонала, стоимость междугородних и международных телефонных звонков и т.д.).
Должность помощника руководителя подразумевает достаточно широкий спектр функций.
На практике под таким названием могут пониматься две абсолютно несхожие по должностным полномочиям и выполняемым функциям должности:
• помощник руководителя, выполняющий секретарские и административные обязанности;
• полноценный помощник директора, решающий определенные группы вопросов.
Характеристика каждой должности, отражаемая в ДИ, состоит из трех разделов: что работник должен знать, какие установлены должностные обязанности и требуемый уровень квалификации.
Как и трудовой договор, ДИ содержит следующие положения:
1. Наименование организации, которая составила ДИ (должно соответствовать документам госрегистрации).
2. Наименование документа «Должностная инструкция». Число и порядковый номер.
3. Основные положения (ФИО, в каких общих вопросах должен разбираться специалист, кто замещает, если помощник отсутствует, кому подчиняется, обязательный минимальный стаж).
4. Трудовые функции.
5. Должностные обязанности.
6. Права.
7. Ответственность.
8. Реквизиты и подписи сторон.
Управленец должен соответствовать в достаточной степени высоким требованиям:
• высшее профильное образование (техническое, юридическое, экономическое и т.д.);
• стаж работы не менее трех лет (для каждой организации это решается индивидуально);
• определенные навыки, необходимые в компании (например, практические навыки в производстве, знание технологического процесса, схем сбыта).
ДИ прежде всего должна включать пункт, что специалист относится к категории руководящего состава, назначается и увольняется директором. Все формулировки должны содержать точное описание тех задач, которые будут в компетенции помощника.
Помощник директора должен ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность организации. Как правило, по своему составу - это довольно обширный перечень документов: от Устава организации до методических рекомендаций, учебных материалов, локальных и федеральных актов, регулирующих направления деятельности компании, специфика ведения документооборота.
В основные положения включают общие положения, в которых должен разбираться управленец:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• понимать структуру предприятия и его подразделений;
• организацию делопроизводства, контролировать исполнение работниками поручений и распоряжений директора;
• участвовать или самостоятельно проводить деловые переговоры;
• принимать посетителей;
• разбираться в техническом обеспечении административной работы руководителя компании (навыки работы с ПК, оргтехникой, приемно-переговорными устройствами и т.д.);
• основах управления и организации труда.
Должностные обязанности помощника директора:
• принимает, проверяет и систематизирует корреспонденцию, поступающую директору организации, докладывает о результатах исполнения решений директора;
• передает распоряжения конкретным исполнителям, структурным подразделениям, запросы и иные виды документации, занимается подготовкой ответов;
• контролирует работу сотрудников, своевременное исполнение поступивших распоряжений руководства;
• осуществляет лично прием заявлений подчиненных и иных документов, передает их на подпись руководителю;
• проверяет и редактирует документацию в отношении проектов, поступающих на утверждение руководителем;
• занимается подготовкой совещаний и заседаний, проводимых руководителем (сбор материала, ведение протоколов, оповещение и регистрация участников, определением повестки дня);
• координирует работу подчиненных в пределах должностных полномочий;
• проводит работу по обеспечению сохранности документации и своевременной передаче ее в архив.
Перечень обязанностей помощника директора для конкретной организации может быть расширен или, наоборот, сужен. Все зависит от требований к должности, специфики и масштаба работы компании и иных факторов, влияющих на режим работы руководителя.
Помимо обязанностей сотрудника, ДИ включает также разделы, касающиеся прав и ответственности помощника директора.
Наравне с обязанностями сотрудник вправе:
• вносить предложения, направленные на усовершенствование деятельности компании, в рамках своих должностных обязанностей;
• запрашивать необходимую документацию и информацию у сотрудников, руководителей подразделений;
• представлять интересы компании в госструктурах и коммерческих организациях;
• взаимодействовать с контрагентами в соответствии с установленными полномочиями.
В разделе об ответственности сотрудника необходимо перечислить виды ответственности, ссылаясь на нормы ТК РФ, ГК РФ, КоАП РФ, УК РФ. Детализировать виды нарушений и указывать конкретные статьи не стоит, иначе если возникнут проблемы, доказать виновность сотрудника будет непросто.
Должность помощника руководителя включает список обязанностей личного помощника руководителя с совмещением секретарских обязанностей. Сотрудников, занятых этим видом деятельности относят к личным помощникам руководителя. Соответственно их полномочия намного меньше, чем у помощника директора, поэтому квалификационные требования не такие строгие.
Сотруднику не обязательно иметь высшее образование, продолжительный стаж работы, иные квалификации, чаще всего в подчинении нет других работников.
В должностные обязанности помощника руководителя входят:
• тайм-менеджмент директора (подготовка расписания встреч, деловых поездок, подписание документов и т.д.);
• прием и перераспределение телефонных звонков;
• работа с входящей документацией;
• техническое обеспечение работы руководителя (заказ билетов, транспорта, подготовка к переговорам и встречам), а также его сопровождение;
• организует рабочее место руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, оргтехникой;
• по указанию директора доводит его распоряжения до руководителей подразделений и сотрудников компании;
• поддержание деловых контактов;
• ведет запись на прием к руководству;
• выполняет иные отдельные поручения.
С ДИ работников знакомят под роспись и выдают на руки экземпляр. Чтобы документ имел юридическую силу, начальство должно его утвердить. Утверждение ДИ происходит аналогично утверждению внутренних актов.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
