Прежде всего необходимо определить понятие «корпоративный стандарт». Не углубляясь в теоретические изыскания, обозначим корпоративные стандарты как совокупность внутренних нормативных документов, формализующих принципы регулирования бизнес-процессов и другой деятельности компании. Главная цель создания таких стандартов — эффективное управление и координация бизнеса, который становится в результате более прозрачным и предсказуемым.
В настоящее время наиболее распространены две ситуации использования корпоративных стандартов в повседневной работе. Первая — в компании существуют документы, регламентирующие те или иные стороны ее деятельности, но они не применяются совсем или применяются частично. Вторая — в организации отсутствуют какие-либо стандарты по регулированию как внутренних процессов, так и взаимодействия с клиентами, в результате чего каждый сотрудник работает в соответствии со своим жизненным опытом.
При этом компании, в которых нет системы корпоративных стандартов, обычно испытывают следующие трудности:
- сложность планирования работы;
- отсутствие единых форм отчетности;
- трудность определения причин сбоев в процессах, негативных результатов работы и т. д.;
- сложность с назначением ответственных за проведение отдельных операций;
- неудовлетворенность сотрудников оценкой их работы.
Если компания испытывает указанные трудности, а также если сотрудники по любому текущему вопросу обращаются к руководителю и он не может оставить свой бизнес без нежелательных последствий даже на неделю, это является сигналом к тому, что необходимо разрабатывать и внедрять систему корпоративных стандартов.
Процесс стандартизации усложняется по мере повышения уровня зрелости организации: от простых форм документов к более детальным и сложным. При этом внедрение корпоративных стандартов не должно ограничиться принятием одного документа любой степени важности и разработанности. Для того чтобы процессы управления компанией реально заработали, необходим комплекс документов различного уровня и назначения. Хотя комплекс объединен общей методологией составления, он привязан к конкретным задачам, процессам, работам и организационной структуре предприятия.
Определение сфер деятельности, подлежащих стандартизации. На данном этапе важно определить, планирует ли компания стандартизировать все сферы деятельности (процессы, технологии, продукты и услуги, функции управления и т. д.) либо только их часть.
Разработка корпоративного стандарта. Для этого чаще всего создается рабочая группа, состоящая из специалистов компании, представителя руководства и, возможно, сотрудников консультационной фирмы. Рабочая группа определяет требования к стандарту, готовит его концепцию и варианты.
Согласование разработанного стандарта. Этот этап позволяет избежать некоторых ошибок, поскольку проект стандарта анализируется как потенциальными исполнителями, так и другими сотрудниками, на которых будет распространяться действие стандарта.
Внедрение согласованного стандарта. Необходимо отметить, что любой стандарт вступает в действие на основании приказа руководителя компании, а исполнители нуждаются в соответствующем обучении или инструктаже. Кроме того, сотрудники, на которых распространяется действие документа, должны быть проинформированы о его внедрении, а текст должен быть доступен для исполнителей и всех заинтересованных лиц.
Опытная эксплуатация. Важно учесть, что в течение одного-двух месяцев процесс внедрения требует повышенного внимания со стороны руководства, членов рабочей группы и специалистов консультационной фирмы (при их наличии), поскольку исполнителям могут потребоваться дополнительные консультации, а также, возможно, возникнут проблемы, сигнализирующие о необходимости доработки корпоративного стандарта.
Аудит внедрения. Он заключается в анализе исполнения регламентированных процессов, собеседованиях с исполнителями и лицами, на которых распространяется действие стандарта, оценке эффективности его внедрения. В результате аудита может быть принято решение о корректировке или повторном внедрении стандарта.
Прежде чем перейти к рассмотрению элементов системы корпоративных стандартов, необходимо обозначить ряд принципов ее построения, позволяющих добиться наибольшего эффекта от их разработки и внедрения:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- выполнение каждого рабочего процесса документально оформляется в виде корпоративного стандарта;
- процессы и процедуры описываются настолько детально, что их осуществление не зависит от конкретного исполняющего сотрудника;
- стандарты, входящие в данную систему, не противоречат друг другу;
- стандарт вступает в действие только после утверждения его руководителем компании и ознакомления с ним исполнителей, в том числе посредством обучения или инструктажа;
- если стандарт распространяется на всю компанию, не должно быть сфер, не охваченных его действием;
- каждый стандарт периодически подвергается аудиту, ревизии и при необходимости корректировке.
Допустим, что компания приняла решение стандартизировать:
- структуру управления (организационную структуру): функционал, полномочия и ответственность структурных подразделений и персонала;
- основные, значимые для компании процессы;
- управленческую деятельность.
Охарактеризуем кратко результат стандартизации каждой из перечисленных сфер.
Корпоративные стандарты, регламентирующие организационную структуру. В первую очередь в компании формализуют структуру управления (организационную структуру) и создают «Положение об организационной структуре», регламентирующее распределение функций и ответственности между всеми подразделениями, а также должностные инструкции персонала.
Прежде всего выделяют значимые для компании процессы и процедуры, которые необходимо формализовать. В результате должен получиться некий «процессный ландшафт», отражающий виды и взаимосвязь процессов.
Далее рассматривают каждый процесс в отдельности и описывают по стандартизированной форме, разработанной и утвержденной рабочей группой. Примером может служить схема описания процесса, используемая в ООО «Автоланч».
Цель и назначение — краткое описание требований к выходу из процесса и значения процесса в рамках компании.
Область применения — дирекции, отделы и должности, на которые распространяется данный процесс.
Понятия — краткое объяснение понятий, важных для понимания описания процесса.
Используемые сокращения — расшифровка сокращений, используемых в описании процесса.
Ответственность — распределение ответственности между отдельными дирекциями, отделами, должностями.
Входы в процесс — материально-вещественные, финансовые и информационные потоки, часть из которых преобразуется в выходы по ходу процесса.
Выходы из процесса — материально-вещественные, финансовые и информационные потоки, являющиеся прямыми или побочными результатами процесса.
Требования потребителей к процессу — требования внутренних и внешних потребителей к ходу процесса и выходам из него.
Ход процесса — особенности и характеристики осуществления процесса. Описывается в текстовом виде или с помощью диаграммы с применением оговоренных символов.
Примечания — дополнительные комментарии к диаграмме хода процесса.
Нормативные ссылки и сопутствующая документация — внутренние и / или внешние документы и записи компании, влияющие на процесс, и указания на них.
Показатели достижения целей и задач (критерии эффективности) — измеримые величины, используемые для оценки степени достижения целей процесса.
Отмечается, на каком этапе определяется значение показателя и какая информация служит источником этого определения.
Документация — специальные правила управления документами и записями процесса.
Внесение изменений — указания о введении в действие, внесении изменений и отмене действия описания процесса.
Приложения — список приложений к описанию процесса. Все приложения хранятся вместе с описанием соответствующего процесса.
К стандартам управленческой деятельности можно отнести много различных документов и регламентов, которые описывают те или иные стороны управления организацией.
Они включают:
- стандарты управленческого учета и отчетности (например, стандарты финансовой отчетности, положения о бюджетировании и бюджетном комитете, положение о работе с подотчетными лицами, положение о порядке использования автотранспорта и т. д.);
- стандарты, регулирующие управление персоналом (например, положение о найме персонала, положение об оплате труда, положение об аттестации, положение об обучении персонала, соответствующие процедуры, инструкции и т. д.);
- стандарты, регулирующие основную деятельность, например торговлю (порядок проведения погрузочно-разгрузочных работ, политика ценообразования, порядок приемки товара по количеству и качеству, правила обслуживания покупателей и т. д.);
- иные стандарты, регулирующие текущую деятельность.
Необходимо понимать, что каждая компания имеет свою систему, которая учитывает как специфику ее деятельности, стратегию развития, так и цели, которые ставятся собственниками и руководителями при внедрении системы корпоративных стандартов.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
