Сначала необходимо назначить комиссию по расследованию причин уничтожения документов. Для этого руководитель компании издает приказ. Члены комиссии не только выявляют, но и документально подтверждают причину утраты документов. Поэтому в Вашем случае, так как причина утраты – затопление, к ревизии помимо собственных сотрудников организации по возможности необходимо привлечь представителей коммунальных служб, которые официально подтвердят, что именно эти документы утрачены в результате затопления.
Кроме того, от коммунальных служб необходимо получить соответствующие документы (заключения, справки и пр.), подтверждающие факт наличия затопления и объемы причиненного ущерба.
По результатам работы комиссии оформляют специальный акт, утверждаемый руководителем компании. Далее необходимо составить максимально подробную (насколько это возможно) опись недостающих бумаг и сообщить об утере «первички» в налоговую инспекцию. Заявление в налоговую инспекцию можно составить в произвольной форме.
К заявлению стоит приложить документы, подтверждающие причины утраты документов (собранные справки, акт комиссии). Затем Вы должны принять меры по восстановлению документов, обратившись для этого в банки, к контрагентам и прочим сторонним организациям, с которыми имели документооборот.
Внутренний кадровый и бухгалтерский документооборот Вы можете восстановить самостоятельно. Если «первичку» восстановили не полностью, то безопаснее пересчитать налоги исходя из имеющихся документов. Если же исправления не вносить, при отсутствии «первички» инспекторы сами доначислят налоги расчетным путем.
Самое сложное: Восстановить полностью документацию, если бухгалтерские и налоговые регистры не сохранились.
Будет проще, если: Разослать запросы о предоставлении сведений и дубликатов бумаг в банки и всем контрагентам.
Как действовать, если утрачены документы, нигде в бухгалтерском законодательстве не сказано. Но первое, что рекомендуют сделать в такой ситуации налоговики – назначить комиссию по расследованию причин пропажи или уничтожения документов. Для этого руководитель компании издает приказ. Так поступить предписывает пункт 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР № 105. Заметим, что данный документ актуален по сей день.
Члены комиссии не только выявляют, но и документально подтверждают причину утраты документов. Поэтому иногда к ревизии помимо собственных сотрудников организации привлекают представителей госорганов. Так, факт пожара засвидетельствует сотрудник противопожарной службы. Аварии, связанные с коммунальными сетями (например, затопление помещения), подтвердят представители коммунальных служб, а кражу – полиция.
По результатам работы комиссии оформляют специальный акт, утверждаемый руководителем компании. См. образец акта. Наряду с этим документом, если речь идет о пожаре, краже или стихийном бедствии, стоит получить также официальную справку из соответствующей службы.
После того как комиссия зафиксировала причину утраты документов, необходимо составить максимально подробную (насколько это возможно) опись недостающих бумаг. Она поможет не запутаться в том, какие документы нужно восстанавливать.
Далее рекомендуем сообщить в свою ИФНС о факте утери или пропажи документов. Налоговое законодательство этого не требует, однако так поступить в интересах самой компании. Особенно если период, к которому относилась часть утраченной «первички», налоговики еще не проверяли. Заранее предупредив инспекторов о случившемся, у компании будут основания попросить время на восстановление документации. И отсрочить представление в ИФНС запрошенных бумаг.
Заявление в налоговую инспекцию можно составить в произвольной форме. К заявлению стоит приложить документы, подтверждающие причины утраты документов (собранные справки, акт комиссии).
Одновременно можно попросить у своего инспектора копии налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности (если таковые были утрачены). Вообще ИФНС не обязана предоставлять дубликаты бумаг, но на практике инспекторы иногда идут навстречу.
Исходящие первичные и внутренние документы оформляют сотрудники компании, в частности бухгалтеры. Например, кассовые ордера, платежные ведомости. Такие бумаги можно восстановить самостоятельно. Хорошо, если сохранились бухгалтерские и налоговые регистры. Тогда задача облегчается. Идеальный вариант, конечно, когда информация в электронном виде не пострадала.
Если же практически все бумаги и данные учета были утрачены (при пожаре, потопе или в результате кражи), остается надежда на помощь обслуживающих банков и внешних контрагентов.
Сведения о движении денег на расчетном счете нужно запросить в своем банке. Там же есть информация по валютному и другим счетам. Безусловно, с такой просьбой необходимо обратиться во все кредитные организации, обслуживающие компанию.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Получив из банка ответ, наверняка удастся восстановить список контрагентов, с которыми компания работала по безналичному расчету. И вообще воссоздать полную картину проведенных платежей.
По списку, составленному по банковским выпискам или другим источникам, надо подготовить официальные запросы в адрес контрагентов. В письме попросить их предоставить дубликаты бумаг – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о взаимных сделках. Бизнес-партнеры обычно идут навстречу пострадавшей организации. Наряду с этим со всеми контрагентами стоит провести сверку расчетов.
Однако не исключено, что кто-то из поставщиков или покупателей сменил свой адрес. В таком случае компания, утратившая документы, вправе обратиться с запросом в единые госреестры – юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. За плату можно получить все необходимые сведения о контрагенте.
По восстановленной «первичке» придется заново сформировать налоговую отчетность. Показатели новых деклараций нужно сверить с теми, что значатся в копиях отчетности, если их предоставила инспекция. Или же с суммами, уплаченными в бюджет согласно полученным из банка выпискам. Если данные совпали, можно считать, что компании удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме. Но, увы, так получается редко.
Если расхождения между итогами старых и новых отчетов все же есть, часть налогов лучше пересчитать. В первую очередь налог на прибыль. Ведь основное требование к расходам в налоговом учете – они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Поэтому те суммы затрат, в отношении которых восстановить документы не удалось, стоит исключить из состава расходов.
Следом за налогом на прибыль придется пересчитать и НДС – если расходы не подтверждены, то и НДС принять к вычету не получится. В итоге в ИФНС придется подать «уточненки».
Если же исправления не вносить, при отсутствии «первички» инспекторы сами доначислят налоги расчетным путем (подп. 7 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ). При этом ревизоры вправе исходить как из имеющейся у них информации о самом налогоплательщике, так и из данных об аналогичных компаниях. Оспаривать подобные доначисления компаниям приходится в арбитраже.
Статью подготовил специалист по сопровождению сделок с недвижимостью Рожков Вадим Алексеевич. 
