Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Правила использования, составления и заполнения авансового отчета:
- заполняется от руки или на компьютере;
- составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии;
- на лицевой стороне указываются: наименование организации, которая выдала под отчет деньги своему сотруднику; номер авансового отчета и дата его составления; структурное подразделение, в котором работает сотрудник, получивший деньги под отчет; фамилия, имя, отчество и профессия этого сотрудника; назначение аванса; сумма, выданная из кассы сотруднику; расход и остаток (перерасход) денег; предусмотрена таблица для отражения бухгалтерских записей, которые связаны с расходованием подотчетных сумм;
- под линией отреза расположена расписка, которую заполняет бухгалтер и отдает работнику, от которого он принял этот отчет;
- на оборотной стороне авансового отчета (в специальной таблице) нужно перечислить документы, подтверждающие расходы работника; указываются израсходованные суммы, а также те, которые бухгалтер принял к учету; в последней графе таблицы записываются и номера счетов (субсчетов), на которых отражаются эти суммы;
- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
- выдача наличных денег под отчет производится при условии полного авансового отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу (деньги не выдаются если сотрудник фирмы не отчитался по ранее выданному авансу);
- авансовый отчет проверяется бухгалтерией, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания выданного отчета. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо сдает в кассу фирмы по приходному кассовому ордеру, а перерасход он получает по расходному кассовому ордеру;
- передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
