Руководителю российского предприятия сегодня приходится принимать
решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно
держать под контролем различные аспекты финансово - хозяйственной
деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов,
содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и
систематизированная она является в определенной степени гарантией
эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных
данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие,
к серьезным убыткам.
Если не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все
ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например,
арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения
бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при
ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий
программных комплексов.
Требования к бухгалтерской системе.
На наш взгляд, хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их
масштаба, программное - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать
качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.
В функциональном аспекте бухгалтерские системы должны, по крайней
мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать
подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных
документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из
одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление
процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и
отчетам за прошлые периоды (вести архив).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь
единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на
предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть
легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета
на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в
обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана
счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную
учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов,
суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные
нормативы, которые приняты в текущее время.
Надежность системы в компьютерном плане означает защищенность ее от
случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Как
известно, современные персональные компьютеры являются достаточно
открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на
физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно
было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки.
Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.
Не менее важно, чтобы фирма - разработчик бухгалтерской программы
имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы
следует учитывать то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется
неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой
устаревшей версии на более свежую.
Этапы автоматизации бухгалтерского учета в России.
Несмотря на то, что в мире существует более тысячи тиражируемых
бухгалтерских пакетов различной мощности и стоимости, российские бухгалтеры
и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, более подходящие для
условий переходной экономики и быстрой смены законодательных актов,
регулирующих порядок бухгалтерского учета. Сегодня мы анализируем уже
третье поколение российских автоматизированных бухгалтерских систем. Этапы
автоматизации бухгалтерского учета в России Первый этап разработки программ
автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда
в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа
для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых
коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период
характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров,
что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной
аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ
создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось
для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны
первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"),
"Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").
Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом
приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались
в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный
рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные.
Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили
профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные
компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража
бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-
лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab. Современный
(третий) этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием
интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных
областей автоматизации.
Элементы компьютерной системы.
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка
данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно
сопровождается документами на бумажном носителе информации -
распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например
бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются
и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в
электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские
книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют
собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не
возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из
которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, жесткий
диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции,
обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными
средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного
использования, системы управления базами данных (СУБД),
обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и
сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные
операции, например сортировку записей. Системные программы обычно
разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы,
специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют
с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных
команд для обработки данных, которые организация - пользователь
разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к
вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и
другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и
снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки
данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая
информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись
операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Особенности компьютерной обработки данных.
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского
учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а
также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология
характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке
условий и процедур контроля.
Ниже приведены отличия компьютерной обработки
данных от неавтоматизированной.
1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает
использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций
бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных
ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные
ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных
средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при
одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество
процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах
выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам,
имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.
В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных
мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в
неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К
подобным мерам может, относится система паролей, которые предотвращают
действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к
информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом
режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с
неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы
более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц,
осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных
и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше
человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже
возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при
разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться
незамеченными на протяжении длительного периода.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации.
Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор
аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать
деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает
укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом,
снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного
сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а
также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при
компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные
программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера,
которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки
операций бухгалтерского учета.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система
может выполнять некоторые операции автоматически, причем их
санкционирование не обязательно документируется, как это делается в
неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт
принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в
неявном виде наличие соответствующих санкций.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Как сдвинуть с места бетонную плиту размером 50 метров в высоту, 100 метров в длину и весом 202 тонны, не применяя никаких механизмов и приспособлений?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
