Записать хозяйственную операцию на счетах означает отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами. Форма регистров зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации, под которой понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
Учетные регистры подразделяют на книги, карточки и свободные листы (ведомости). В настоящее время распространены учетные регистры в виде магнитных лент, дисков, дискеток, других машинных носителей информации.
В бухгалтерских книгах страницы нумеруют, на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах (кассовой) страницы нумеруют, прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной печатью. В книге в зависимости от объема учетных записей для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Книги используются для синтетического и аналитического учета.
В отличие от книг карточки из плотной бумаги не скрепляются между собой, их хранят в специальных картотеках. Карточки открываются на год, при открытии их регистрируют в специальном реестре для контроля за их сохранностью. В наши дни карточки являются самым распространенным видом регистров.
Свободные листы, или ведомости, отличаются от карточек тем, что их изготовляют из неплотной бумаги, кроме того, они имеют больший формат. Хранят свободные листы (ведомости) в особых папках-регистраторах, которые заводятся преимущественно на месяц или квартал.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Запись в учетные регистры производится ручным или машинным способами. Вручную операции регистрируют чернилами или шариковой ручкой. Если необходимо иметь несколько экземпляров, записывают через копировальную бумагу.
Машинные записи производятся при использовании вычислительной оргтехники.
Требование к записям в учетных регистрах – они должны быть краткими, четкими, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются составлением оборотных ведомостей или другим способом.
Надо учитывать, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив предприятия.
Ошибки в учетных регистрах исправляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
К корректурному способу исправления ошибок прибегают в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Его сущность в следующем: ошибочный текст (цифра) зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст. Зачеркивают тонкой линией, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. (Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре.) Исправление ошибки оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, удостоверивших документ, а в учетных регистрах подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, делая запись «исправлено» и далее – правильный текст или сумму.
Исправление способом дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и ошибочной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Пример: подотчетному лицу выдали 10 000 руб., а записали 5 000 руб. Тогда на разность между этими суммами составляют дополнительную проводку.
Способ «красное сторно» применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Суть этого способа состоит в том, что сначала ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. А при подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не плюсуются, а вычитаются. Так неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, но уже с правильной корреспонденцией счетов, и записывается в регистры обычными чернилами.
Способ «красное сторно» применяют так же для исправления ошибок, когда корреспонденция счетов не нарушена, но увеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.
Способ «красное сторно» применяют не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.
Под техникой ведения бухгалтерского учета понимается регистрация бухгалтерской информации, осуществляемая вручную или с помощью технических средств. Для этой цели применяются учетные регистры.
Регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров внутренней отчетности является коммерческой тайной.
В учетных регистрах отражаются все хозяйственные операции. Регистры могут вестись в специальных книгах, на отдельных карточках, в виде машинограмм.
Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Минфином России; органами, которым федеральное законодательство предоставляет право регулирования бухгалтерского учета; органами исполнительной власти, а также самими организациями при соблюдении общих методических принципов ведения учета.
Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.
Они различаются по:
Классификация учетных регистров по внешнему виду
Бухгалтерские книги
сброшюрованные учетные таблицы со специальным графлением. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цеха, склады, бригады). Все страницы нумеруются, в конце книги проставляются количество страниц и подпись главного бухгалтера. Наиболее распространенные: Главная книга и Книга складского учета.
Карточки
отдельные листы из бумаги или картона небольшого стандартного размера, разграфленные для нужд учета. Должны храниться в картотеке. Карточки распределяются по разделам, к ним прикрепляются специальные указатели. Каждая картотека закрепляется за счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых записей.
Свободные листы
(ведомости, журналы-ордера, машинограммы) - в отличие от карточек они хранятся в регистрационных папках.
применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения их по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах (Кассовая книга, Журнал учета поступивших грузов, опись карточек по учету основных средств). Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи. Хронологическая регистрация используется для наведения справок.
Систематические регистры
ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам (Главная книга ведется бухгалтерией по мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам).
Комбинированные регистры
сочетают в себе хронологические и синтетические записи (большинство журналов-ордеров, книга «Журнал главная»).
Классификация по объему информации
Синтетические регистры
открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, нумерации и проводки). Краткий текст приводится редко (реестр счетных документов).
Аналитические регистры
служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида ценностей.
Классификация по строению
Односторонние регистры
различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов, в них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежном, натуральном или одновременно обоих измерителях.
Двусторонние регистры
применяются при ведении учета в книгах. Счет открывается на развернутой странице, левая – Дебет, правая – Кредит. Используется только при ручном ведении учета.
Многографные регистры
отражают дополнительные показатели внутри аналитического счета. В частности, учет движения материалов отражается по организации в целом, а также в разрезе материально-ответственных лиц, подразделений и статей затрат.
Линейные регистры
разновидность многографных. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических.
Шахматные регистры
используются для одновременного отражения сумм по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.
Учетные регистры – это специальные листы или другие носители информации, где фиксируются хозяйственные операции.
Основанием для записи хозяйственной операции в учетные регистры являются проверенные и обработанные документы.
Учетные регистры имеют большое значение:
1. для анализа хозяйственной деятельности предприятия;
2. для использования их показателей в ревизии;
3. для составления отчетности.
Порядок записи в учетные регистры утвержден Положением о записях в бухгалтерском учете.
Этим документом установлен следующий порядок записей в учетные регистры:
1. операции записываются либо чернилами, либо на машинке;
2. записи должны быть сделаны четко, ясно, без помарок;
3. записи производятся только на основании документов;
4. в учетные регистры операции записываются с учетом одного или двух измерителей;
5. записи в регистрах могут быть линейными или шахматными.
Шахматная запись – эта одновременно запись и дебетуемых, и кредитуемых счетов, применяется в журналах-ордерах.
Линейная запись – эта такая, когда на одной строке осуществляют запись и по кредиту, и по дебету.
Учетные регистры весьма разнообразны, поэтому их нужно классифицировать по различным признакам:
1. по внешнему виду;
2. по объему содержания;
3. по характеру записей;
4. по строению.
По первому признаку, т. е. по внешнему виду учетные регистры бывают:
1. в виде книги;
2. в виде карточек;
3. в виде свободных листов.
Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги, которые разложены в определенной последовательности по определенному признаку. Целесообразность использования карточек в бухгалтерском учете состоит в том, что их применение делает возможным разделение труда, так как их могут обрабатывать одновременно несколько человек. Свободные листы неудобны тем, что их можно потерять.
По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические.
Синтетические – это такие, в которых объекты отражаются в обобщенном виде.
Аналитические – это такие, в которых учет производится конкретно для каждого учитываемого объекта. По характеру записей регистры делятся на хронологические, синтетические и комбинированные.
Хронологические учетные регистры – это такие регистры, где хозяйственные операции отражаются по мере их совершения. Примером таких регистров являются регистрационные журналы (журнал регистрации проходных и расходных кассовых документов).
К систематическим относятся такие учетные регистры, в которых записи производятся по определенной системе с учетом экономической однородности объектов. Примером таких учетных регистров являются карточки, книги.
Комбинированные – это такие регистры, в которых одновременно производятся и хронологические, и систематические записи.
Записать операцию на счетах - значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.
Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей. В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.
Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой - их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.
Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.
Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
Для ведения счетов используются учетные регистры. Регистры могут открываться для учета только дебета, или только кредита счета, или одновременно его дебета и кредита, кроме того, есть регистры, приспособленные для детализации записей по счету.
Под регистрами в бухгалтерском учете понимают специальные таблицы, в которые записывают данные из первичных учетных документов. Внешний вид и материальная основа учетных регистров разнообразны и видоизменяются в зависимости от целей, поставленных при регистрации первичной информации.
Все регистры бухгалтерского учета можно классифицировать по нескольким основным признакам по внешнему виду, характеру записей, содержанию, форме построения.
По внешнему виду все учетные регистры подразделяются на регистры на бумажной и безбумажной основе. Бумажные регистры — это книги, карточки и свободные листы. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением Все страницы книги нумеруются, а на обороте последней страницы указывается их общее число, что подтверждается подписью главного бухгалтера или уполномоченного им лица. Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения движения всех объектов бухгалтерского учета в Главной книге счетов. Бланки с отпечатанными таблицами, предназначенные для длительного использования, называются карточками. Карточки легко группировать, они доступнее в обращении, чем книги, что позволяет хранить их в специальных картотеках. Обычно они применяются для аналитического учета в пределах отдельного синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. Карточки обычно используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов. Свободные листы представляют собой разновидность карточек, но напечатанных на менее плотной бумаге и большего формата. Для хранения свободных листов используют папки. Эти регистры не скрепляются между собой и могут использоваться одновременно несколькими работниками. К ним относятся ведомости, например, для расчета амортизации по видам основных средств, расчета заработной платы по структурным подразделениям организации, журналы-ордера, машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на средствах вычислительной техники.
К регистрам на безбумажной основе можно отнести таблицы (машинограммы), сформированные на магнитных (оптических, цифровых) носителях или в оперативной памяти персонального компьютера.
По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах выполняется хронологическая запись, т.е. факты хозяйственной деятельности фиксируются по мере их возникновения и/или совершения. К ним можно отнести: журнал регистрации хозяйственных операций, реестры и т.п. Систематическими называют регистры, в которых ведется систематическая запись, т.е. результаты хозяйственных операций группируются по выбранным объектам бухгалтерского учета. Таким образом, показатели систематических учетных регистров показывают состояние и движение выбранных объектов. Записи в хронологических и систематических регистрах производятся одновременно, и сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов систематических регистров. Если в одном регистре выполнять хронологическую и систематическую записи, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). В качестве примера, можно назвать такие комбинированные регистры, как журнал-ордер, ведомость к журналу-ордеру и пр.
По содержанию бухгалтерские регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комплексные. Такое деление зависит от вида учета, который в них осуществляется.
По форме построения учетные регистры можно разделить на линейные, двусторонние, многографные и шахматные. В линейных регистрах графы дебетовых и кредитовых записей расположены на одной строке. После таких записей выводится остаток или итог (например, карточка складского учета материалов, ведомость расчетов с поставщиками и др.). Двусторонние регистры состоят из двух сполковых частей для записей по дебету и кредиту счета Записи производятся раздельно по дебету или кредиту, можно подсчитать обороты и конечные остатки наличия активов или обязательств. В многографных регистрах по дебету или кредиту счета записи детализируются при помощи ряда граф. Учетные регистры шахматной формы построены в виде шахматной доски, по горизонтали записываются дебетуемые счета, а по вертикали — кредитуемые. Бухгалтерская запись проводится в один прием по дебету и кредиту счетов.
Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных (там, где это необходимо) первичных учетных документов. Записи в учетных регистрах ведутся вручную (от руки) или автоматизированным (посредством ПВМ) способом.
Содержание учетных регистров, их структуру и взаимосвязь, способы записей организации определяют самостоятельно, применительно к выбранной форме бухгалтерского учета.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
