Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета.
Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.
Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах.
Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:
• аккумулировать всю необходимую информацию;
• группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;
• обеспечивать удобство пользования учетным регистром;
• обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации и т. д.). Данное условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.
Правильный выбор формы бухгалтерского учета является одним из необходимых условий эффективной организации бухгалтерского учета у хозяйствующего субъекта.
На малых предприятиях можно применять следующие формы бухгалтерского учета:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Упрощенную форму бухгалтерского учета, которую можно вести:
• по простой форме бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Минфина России № 64н (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия);
• по форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утв. приказом Минфина России № 64 н).
2. Мемориально-ордерную форму.
3. Единую журнально-ордерную форму.
4. Журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций.
5. Автоматизированную форму.
6. Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга учета доходов и расходов; утв. приказом МНС России № БГ-3-22/606). Данная форма может применяться только организациями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2. "Упрощенная система налогообложения" НК РФ.
Упрощенная форма бухгалтерского учета
Малым предприятиям с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг и имеющим незначительное количество хозяйственных операций (не более ста в месяц), рекомендуется применение упрощенной формы бухгалтерского учета, предусмотренной Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации № 64 н.
Для организации учета по упрощенной форме малое предприятие на основе типового Плана счетов составляет рабочий План счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам.
Простая форма бухгалтерского учета
Малые предприятия, совершающие не более тридцати хозяйственных операций в месяц, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге учета фактов хозяйственной деятельности.
Помимо Книги малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы, в которой учитываются расчеты по оплате труда с работниками, по налогу на доходы физических лиц с бюджетом.
Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.
Книга содержит все счета из рабочего плана счетов, утвержденного малым предприятием, и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Вести книгу можно в виде ведомости, открывая ее на месяц, используя при необходимости вкладные листы для учета операций по счетам. Если Книга открывается для учета операций в течение всего года, она должна быть прошнурована и пронумерована.
На последней странице следует записать количество содержащихся в ней страниц, заверить запись подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати малого предприятия.
Записи в книге начинаются с внесения сумм остатков на начало отчетного периода (начало деятельности предприятия) по каждому виду имущества, обязательств и иных средств, по которым такие остатки имеются.
Затем в графе "Содержание операций" записывается месяц и в хронологической последовательности на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца, при этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе "Сумма", отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" счетов учета соответствующих видов имущества и источников их приобретения.
По окончании месяца выявляется финансовый результат, отражаемый в книге отдельной строкой, подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников. После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников за месяц выводится сальдо по каждому их виду на 1-е число следующего месяца.
Схема документооборота при простой форме бухгалтерского учета выглядит следующим образом: Первичные учетные документы - Ведомость заработной платы - Книга учета фактов хозяйственной деятельности - Кассовая книга Баланс и отчетность.
Форма учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия
Малое предприятие, осуществляющее производство продукции (работ, услуг), может применять для учета финансово - хозяйственных операций следующие регистры бухгалтерского учета:
1. Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (форма №В-1);
2. Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (форма №В-2);
3. Ведомость учета затрат на производство (форма №В-3);
4. Ведомость учета денежных средств и фондов (форма №В-4);
5. Ведомость учета расчетов и прочих операций – (форма №В-5);
6. Ведомость учета реализации (форма №В-6 (оплата));
7. Ведомость учета расчетов и прочих операций (форма №В-6 (отгрузка));
8. Ведомость учета расчетов с поставщиками (форма №В-7);
9. Ведомость учета оплаты труда (форма №В-8);
10. Ведомость (шахматная) – (форма №В-9).
Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.
Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной - по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета (в графе "Корреспондирующий счет"), в другой - по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.
В обеих ведомостях в графах "Содержание операции" (или характеризующих операцию) делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.
Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и другие).
Обобщение месячных итогов, отраженных в ведомостях, производится в шахматной ведомости по форме №В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость, в свою очередь, служит для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.
Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях - наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи.
Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в регистрах бухгалтерского учета отчетного месяца дополнительной записью (уменьшение оборотов — красной).
Всякое исправление ошибки в соответствующей ведомости должно быть оговорено надписью "Исправлено" с указанием даты и подтверждено подписью лица, отвечающего за ведение бухгалтерского учета на малом предприятии.
Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений (В-1)
Ведомость по форме № В-1 является регистром аналитического и синтетического учета наличия и движения основных средств (счет 01 "Основные средства"), а также расчета сумм амортизационных отчислений (счет 02 "Амортизация основных средств").
Данные по основным средствам записываются в ведомости позиционным способом по каждому объекту отдельно. Ежемесячно при наличии движения основных средств подсчитываются суммы их оборотов, и выводится остаток основных средств на 1-е число следующего за отчетным месяцем.
Перемещение основных средств внутри малого предприятия в ведомости не отражается.
Для контроля за суммами начисленной амортизации ускоренным методом и с начала эксплуатации основных средств по всем основным средствам в ведомости предусмотрены соответствующие графы учета амортизации с нарастающим итогом.
Данные ведомости о суммах начисленных амортизационных отчислений используются для отражения операций по их движению в ведомостях по формам № В-З "Ведомость учета затрат на производство" и В-4 "Ведомость учета денежных средств и фондов".
При наличии у малого предприятия значительного количества объектов основных средств оно может вести их учет с использованием первичной формы № ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств".
На основании итоговых данных карточек учета движения основных средств ведется сводный учет движения основных средств по счету 01 "Основные средства" в ведомости по форме № В-1.
Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям (В-2)
Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтетического учета производственных запасов, готовой продукции и товаров, отражаемых на счетах 10 "Материалы" и 41 "Товары", а также сумм налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям (счет 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям").
Ведомость открывается на месяц и ведется материально-ответственными лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам в разрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц тех или иных ценностей.
Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из затрат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в расчетных документах поставщиков.
При наличии на предприятии двух и более материально-ответственных лиц, которыми ведется учет ценностей с применением ведомостей по форме № В-2, в бухгалтерии на основе указанных ведомостей составляется ведомость по форме № В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по малому предприятию.
Данные об отпуске материалов и товаров в производство и продажу записываются из ведомости по форме № В-2, соответственно, в ведомости по формам № В-З "Учет затрат на производство" или № В-6 "Учет реализации".
Обособленно от товарно-материальных ценностей в ведомости отражается отдельной строкой НДС, уплаченный (причитающийся к уплате) и относимый в дальнейшем на уменьшение платежей в бюджет.
Ведомость учета затрат на производство (В-З)
Ведомость по форме № В-З применяется для аналитического и синтетического учета затрат по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг) и затрат по капитальным вложениям, учитываемых, соответственно, на счетах 20 "Основное производство" и 08 "Вложения во внеоборотные активы". При этом для учета капитальных вложений открывается отдельная ведомость по форме № В-З.
Учет затрат на производство продукции (работ, услуг) организуется по производствам в разрезе выпускаемой продукции (работ, услуг).
По дебету счета 20 "Основное производство" собираются затраты с кредита разных счетов на основании данных, содержащихся в ведомостях (В-2, В-4, В-5 и др.), а также непосредственно из отдельных первичных документов.
В одной ведомости можно вести раздельный учет затрат на производство продукции (работ, услуг) по их видам и на управление производством (накладные расходы). По окончании месяца и подсчета всех затрат (по - графе 11) итоговая сумма затрат на управление может быть распределена по видам произведенной продукции или полностью списана на затраты реализованной продукции, работ и услуг. В первом случае делаются записи в графе 11-сторно по строке "Всего затрат на управление (накладные расходы)" и черным по строкам (объектам) учета затрат произведенной продукции (работ, услуг).
При списании затрат на реализованную продукцию (работы, услуги) они относятся в дебет счета 90 "Продажи" с отражением в графе 16 "Реализовано".
Определяя затраты на законченную производством продукцию (работы, услуги), предприятие выявляет их фактическую себестоимость, которая списывается с кредита счета 20 "Основное производство" в дебет соответствующих счетов по направлениям использования продукции (работ, услуг): на склад - счет 41 "Товары", на реализацию - счет 90 "Продажи" и др.
Затраты, приходящиеся на незаконченную продукцию, числятся на счете 20 в разрезе производств (видов продукции) как незавершенное производство.
Остатки незавершенного производства на начало месяца показываются в ведомости согласно соответствующим данным ведомости по форме № В-З за прошлый месяц, а остаток на конец месяца определяется по актам инвентаризации незавершенного производства или по учетным данным.
Ведомости учета денежных средств и фондов (В-4)
Ведомость по форме № В-4 применяется малым предприятием для учета денежных средств и фондов, учет которых ведется на следующих бухгалтерских счетах: 02 "Амортизация основных средств", 50 "Касса", 51 "Расчетный счет", 52 "Валютный счет", 80 "Уставный капитал"; 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"; 99 "Прибыли и убытки".
Прием и выдача денежных средств, оформление приходных и расходных документов, ведение кассовой книги, составление отчета о кассовых операциях осуществляется в общеустановленном порядке.
Записи в ведомость по учету денежных средств операций по расчетному счету и другим счетам в банке производятся на основании выписок банка и приложенных к ним документов. Совершение и оформление операций по расчетному счету производится в порядке, установленном соответствующими нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.
При использовании одного бланка ведомости для отражения операций, учитываемых на нескольких бухгалтерских счетах, на каждый из них в ведомости отводится необходимое количество строк и в графе "Основание" записывается его номер и наименование.
Записи операций по счету 99 "Прибыли и убытки" (учитывая, что операции по использованию прибыли также отражаются на данном счете) следует производить в следующем порядке: сальдо на начало отчетного месяца записывать развернуто, по кредиту счета — сумма прибыли, развернутая по видам, с начала года до отчетного месяца; по дебету — сумма использования прибыли, развернутая по направлениям, с начала года до отчетного месяца.
В таком же порядке записываются операции текущего месяца по образованию финансового результата — по дебету убытки от реализации и расходы от прочих операций, а по кредиту — прибыль от реализации и доходы от прочих операций.
В конце месяца делается запись "Итого" и подсчитывается общий финансовый результат за месяц.
После этого отражаются операции по их видам за месяц по использованию прибыли.
Ведомости учета расчетов и прочих операций (В-5)
Ведомость по форме № В-5 используется для учета операций на счетах бухгалтерского учета, подразделяющихся на субсчета и требующих учета нарастающим итогом остатков средств или задолженности по субсчетам и их ввдам^55 "Специальные счета в банках", 58 "Финансовые вложения", 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 66 "Кредиты и другие заемные средства", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Записи в ведомости по учету расчетов с подотчетными лицами и прочими дебиторами и кредиторами ведутся позиционным способом с выведением на конец месяца развернутого сальдо по задолженности малому предприятию - дебету счета и задолженности малого предприятия - кредиту счета по каждому дебитору и кредитору на основании данных первичных документов.
При использовании одного бланка ведомости для отражения операций, учитываемых на нескольких бухгалтерских счетах, на каждый из них в ведомости отводится необходимое количество строк и в графе "Основание" записывается его номер и наименование.
Далее по этой же графе записываются виды задолженности, дебиторы и кредиторы (например: счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", ниже - налог на доходы с физических лиц, налог на прибыль и т. д.), а затем позиционным способом против каждого дебитора и кредитора - сальдо и движение средств по ним за месяц.
По окончании месяца по каждому счету подсчитываются итоги оборотов по дебету и кредиту, и выводится сальдо на первое число месяца, следующего за отчетным.
Ведомость учета реализации (В-6 оплата) и учета расчетов и прочих операций (В-6 отгрузка)
Малое предприятие в зависимости от применяемого порядка определения финансового результата для целей налогообложения использует для учета реализованной продукции и расчетов с покупателями разные варианты ведомости по форме № В-6:
• при использовании метода начислений - по мере отгрузки (выполнения) покупателям (заказчикам) продукции (работ, услуг) и сдаче платежных документов в учреждение банка - форма № В-6 (отгрузка);
• при использовании кассового метода - по мере оплаты расчетных документов покупателем (заказчиком) и поступления средств на расчетный счет - форма № В-6 (оплата).
Статьей 273 НК. РФ установлено, что организации (за исключением банков) могут определять дату получения дохода (осуществления расхода) по кассовому методу, если в среднем за предыдущие четыре квартала сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) этих организаций без учета налога на добавленную стоимость не превысила одного миллиона рублей за каждый квартал.
Согласно п. 9 Типовых рекомендаций при отгрузке или отпуске продукции (работ, услуг) покупателю (заказчику) записи в ведомостях производятся позиционным способом по каждому счету (покупателю, виду продукции). В графах "Направлено в продажу продукции (работ, услуг) отчетного месяца" отражается себестоимость отгруженной (отпущенной) продукции (работ, услуг) с кредита счетов учета производственных запасов или затрат на производство и ее стоимости по отпускной цене согласно счету, предъявленному покупателю (заказчику).
А. Ведомость по форме № В-6 (отгрузка). Учет расчетов с покупателями (дебиторской задолженности) по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и учета реализации продукции (работ, услуг) по счету 90 "Продажи" в ведомости по форме № В-6 (отгрузка) совмещен.
Финансовый результат при использовании данной ведомости определяется как разница между данными граф "Направлено в продажу продукции (работ, услуг) отчетного месяца" по отпускным ценам и фактической себестоимости.
Неоплаченная дебиторская задолженность числится в ведомости по отпускным ценам, а в ведомости (шахматной) по форме № В-9 учет расчетов ведется с использованием счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Б. Ведомость по форме № В-6 (оплата). Финансовый результат на малом предприятии, использующем данную ведомость, определяется как разница между данными граф "Оплачено по отпускной цене" и "Оплачено по фактической себестоимости".
В том случае, если фактическая себестоимость реализованной продукции (работ, услуг) подсчитывается не по каждому ее виду (счету), а в целом за месяц, то она определяется как итог суммы фактической себестоимости остатка на начало месяца и отгруженных за текущий месяц, за вычетом фактической себестоимости ценностей и услуг, не оплаченных на конец месяца.
Фактическая себестоимость продукции (работ, услуг), не оплаченной на конец месяца, подсчитывается как произведение ее стоимости по отпускным ценам на процент, определенный как отношение суммы фактической себестоимости продукции (работ, услуг) на начало месяца и отгруженной за месяц к их стоимости по отпускным ценам.
По окончании месяца записи в ведомость (шахматную) по форме № В-9 производятся из данной ведомости только в части стоимости реализованной продукции (работ, услуг) из графы "Оплачено по отпускной цене" (кредит счета 90 "Продажи") ведомости № В-6 (оплата).
Выявленный финансовый результат в ведомости по форме № В-6 (оплата) в графе "Прибыль за месяц" используется для записи в ведомости по форме № В-4 операций по счету 99 "Прибыли и убытки".
Дебетовое сальдо по счету 90 "Реализация" (графа ведомости "Остаток на конец месяца") показывает остаток отгруженной продукции (работ, услуг), не оплаченной покупателями и заказчиками на конец месяца.
Ведомость учета расчетов с поставщиками (В-7)
Ведомость по форме № В-7 применяется для учета расчетов с поставщиками, учитываемых на счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
Ведомость открывается путем перенесения остатков задолженности предприятия в разрезе счетов поставщиков из ведомости за прошлый месяц.
В ведомость по кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" позиционным способом записываются данные счетов поставщиков и подрядчиков за выполненные работы и услуги, а также заполученные материальные ценности.
По дебету счета 60 отражаются операции по оплате счетов поставщиков и подрядчиков (кредит счетов: 51 "Расчетный счет", 55 "Специальные счета в банках" и другие).
Ведомость учета оплаты труда (В-8)
Ведомость по форме № В-8 предназначена для учета расчетов с работниками малого предприятия по оплате труда, учитываемых на счете 70 "Расчеты по оплате труда".
В разделе ведомости "кредит (начислено)" отражаются начисленные состоящим и не состоящим в штате работникам малого предприятия суммы по оплате труда, включая премии за выполненную работу, исчисленные исходя из принятых на предприятии систем и форм оплаты труда, надбавки, доплаты и другие выплаты, предусмотренные ТК РФ. Оплата труда группируется в ведомости по категориям работников, объектам учета, видам производств.
Одновременно производится расчет всех удержании из начисленных сумм по оплате труда работников в разделе "Дебет (удержано)" в соответствии с действующим законодательством (налога на доходы физических лиц, сумм выданных авансов, своевременно не возвращенных подотчетными лицами сумм, сумм по исполнительным листам в пользу различных организаций и других лиц) и определяется сумма, подлежащая выдаче на руки работникам.
Ведомость является также платежным документом и предназначена для оформления выдачи заработной платы работникам малого предприятия.
При наличии не выданных работникам малого предприятия сумм по оплате труда (по истечении 3 рабочих дней со дня, установленного дня ее выплаты) в графе этой ведомости "Расписка в получении" делается запись: "Депонировано",- и указанная сумма переносится позиционным способом по каждому работнику в ведомость следующего месяца в графу 4 "Остаток сумм на оплату труда на начало месяца".
При наличии у предприятия работников (в том числе не состоящих в штате малого предприятия) в количестве более 10 человек рекомендуется вести учет начисленных сумм оплаты труда и удержаний из нее в расчетных ведомостях по типовым формам № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" и Т-51 "Расчетная ведомость".
В этом случае свод операций по счету 70 "Расчеты по оплате труда" производится в ведомости по форме № В-8 на основании данных типовых ведомостей.
В ведомости по форме № В-8 также определяются суммы отчислений на социальные нужды (органам государственного социального страхования, Пенсионного фонда, государственным фондам федерального и территориального медицинского страхования и другие) в установленном порядке от сумм оплаты труда работников.
На основании данной ведомости обороты по кредиту счета 69 "Расчеты по социальному страхованию" отражаются по графе "Кредит" ведомости № В-5 и по графе "Дебет" ведомости по форме № В-З "Учет затрат на производство".
Ведомость (шахматная) (В-9)
Учет хозяйственных операций на малом предприятии, применяющем форму учета, основанную на использовании регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия, завершается по истечении месяца подсчетом итогов по оборотам в применяемых ведомостях и обязательным переносом их в ведомость (шахматную) по форме № В-9.
Ведомость по форме № В-9 является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения данных текущего учета и взаимной проверки правильности, произведенных записей по счетам бухгалтерского учета.
Ведомость открывается на каждый месяц и служит для записей данных по дебету и кредиту каждого счета в отдельности.
В ведомости по вертикали располагаются счета в порядке их возрастания, а по горизонтали - в порядке возрастающих номеров ведомостей.
Ведомость по форме № В-9 заполняется сначала путем переноса кредитовых оборотов из применяемых ведомостей (используются данные граф "Корреспондирующий счет") с разноской их в дебет соответствующих счетов.
По завершении разноски подсчитывается сумма дебетового оборота по каждому счету, который должен быть равен дебетовому обороту, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости.
Выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов.
Дебетовые и кредитовые обороты по каждому применяемому счету переносятся в оборотную ведомость, в которой подсчитывается сальдо по каждому счету по состоянию на первое число следующего за отчетным месяцем.
Схема документооборота упрощенной формы учета: Первичные учетные документы - Ведомости аналитического учета - Ведомости синтетического учета - Кассовая книга - Шахматная ведомость - Оборотная ведомость - Баланс и отчетность
Мемориально-ордерная форма
Эта форма рассматривается в данной работе исключительно для отражения целостной картины, нежели для практического применения. Следует признать, что в условиях повсеместной компьютеризации и повышенных требований к эффективности организации бухгалтерского учета на малых предприятиях она является устаревшей, очень трудоемкой и почти не находит применения на практике. Возможно по этим причинам, она не вошла в список форм бухгалтерского учета, упомянутых Типовыми рекомендациями.
По данным первичных учетных документов составляются мемориальные ордера, в которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям, что позволяет упорядочить записи в синтетическом учете.
Мемориальный ордер может также составляться на основе сводного документа, объединяющего данные однородных первичных документов, или на основании итоговых показателей накопительной ведомости, в которой эти данные группируются по корреспондирующим счетам. Документы, на основании которых составлен мемориальный ордер, обязательно к нему прилагаются.
В настоящее время за каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций (кассовых, по расчетным счетам, заработной плате и так далее) лишь один ордер в месяц.
По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером либо его заместителем, а также исполнителем. Ордера регистрируются в регистрационном журнале, который является хронологическим регистром синтетического учета. Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и контроля их сохранности вместе с подшитыми к ним документами, а также для последующей проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала (по кредиту) с итогами оборотов по дебиту и отдельно - по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.
После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость строится с разбивкой каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности, то есть по шахматному принципу. В ней регистрируются только текущие обороты. Сальдо по счетам в ней не выводится.
Главная книга является основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. При этом структура Главной книги облегчает составление шахматной оборотной ведомости, последняя непосредственно заполняется итогами каждого счета. Значительно облегчает здесь подготовку записей в учетные регистры, особенно регистры синтетического учета, использование накопительных и группировочных ведомостей.
Записи в регистры аналитического учета ведутся непосредственно с документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильности аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.
В настоящее время при ведении учета по мемориально-ордерной форме широко используются различные виды вычислительных машин.
Достоинствами мемориально-ордерной формы учета являются:
• строгая последовательность учетного процесса;
• простота и доступность учетной техники;
• широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
• возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Наряду с достоинствами, мемориально-ордерная форма имеет и существенные недостатки, к которым можно отнести трудоемкость учета, так как приходится многократно дублировать одни и те же записи, отставание аналитического учета от синтетического, а также то, что формы аналитических регистров не содержат информации, необходимой для контроля, анализа и непосредственного составления отчетности по данным регистров аналитического учета.
Единая журнально-ордерная форма / журнально-ордерная форма счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций
При применении указанных форм необходимо учитывать письмо Министерства финансов РФ №59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях", а также соответствующие отраслевые указания, разработанные министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей.
Применение данных форм бухгалтерского учета в полной мере возможно в условиях малых предприятий и широко используется в программных продуктах. Однако данные формы являются все-таки достаточно сложными, поэтому их применение оправдано не на всех малых предприятиях.
Данные формы счетоводства основаны на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию этих средств.
Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.
Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.
Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены в виде исключения по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.
В Журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.
Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.
В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций.
Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.
Во избежание дублирования записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" и 52 "Валютные счета", производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.
В основу построения единой журнально-ордерной формы бухгалтерского учета положены следующие важнейшие принципы:
• записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
• совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
• отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
• применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
• применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
• применение месячных журналов-ордеров.
Автоматизированная форма бухгалтерского учета
Разработчики программных продуктов предлагают своим пользователям, как правило, целый набор регистров бухгалтерского учета, который они могут использовать в своей деятельности. При этом зачастую указанные регистры могут быть либо позаимствованы из различных форм бухгалтерского учета, либо созданы разработчиками программного обеспечения. В этой ситуации бухгалтер организации может самостоятельно определить систему учетных регистров, которая будет использоваться в организации, разумеется, в рамках тех возможностей, которые предоставлены программным комплексом. При этом следует иметь в виду, что система регистров должна охватывать весь спектр бухгалтерских операций, имеющих место в организации.
Весь исторический процесс развития форм счетоводства был направлен на повышение эффективности ручной обработки бухгалтерской информации. И надо признать, что в итоге этого развития были достигнуты значительные результаты. Однако в настоящее время в связи с широким распространением компьютерной техники и автоматизацией обработки бухгалтерской информации наблюдается значительное снижение уровня знаний бухгалтеров о формах учета. В результате стали синонимами не только слова "бухгалтер" и "компьютер", но и "бухгалтер" и "бухгалтерская программа".
На сегодняшний момент у малых предприятий наблюдается тенденция к тому, что для них наиболее важным вопросом является вопрос не о том, как ведется учет, а в какой бухгалтерской программе он осуществляется.
А ведь эффективность работы бухгалтера зависит не от использования компьютера или бухгалтерской программы, а от той формы бухгалтерского учета, которая будет применяться в данной организации. Как показывает практика, счетные ошибки в результате ручной обработки информации не идут ни в какое сравнение с ошибками, возникшими в результате неправильного отражения операции в бухгалтерском учете или учете для целей налогообложения.
Ручная обработка данных позволяет бухгалтеру "чувствовать" цифры, в то время как автоматизированная скрывает весь процесс обработки информации - от ввода данных до вывода отчетных форм, что усложняет восприятие финансово-хозяйственной деятельности организации.
Для малых предприятий, возможно, больше подошли бы не компьютерные программы, а грамотно разработанные регистры бухгалтерского учета, занесенные в файлы Excel. Ведь с применением средств вычислительной техники методология бухгалтерского учета не меняется, меняется лишь технология обработки информации. В настоящее время в учетный процесс внедрились средства вычислительной техники, которые позволили автоматизировать рабочее место бухгалтера, в результате чего появилась новая форма бухгалтерского учета, получившая название автоматизированной.
Сейчас разработано достаточно много компьютерных программ, настраиваемых на конкретные потребности пользователей и обеспечивающих ведение бухгалтерского учета в организациях. Бухгалтерские программы содержат план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты, а также средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретного пользователя, независимо от масштабов его деятельности.
При автоматизированной форме бухгалтерский учет осуществляется путем внесения корреспонденций счетов непосредственно в журнал хозяйственных операций либо заполнением первичных учетных документов.
При проведении заполненных первичных учетных документов происходит автоматическое формирование корреспонденции счетов.
Реализована возможность получения печатной формы созданного документа, формирования проводок путем введения так называемых "типовых операций", в основу которых положена типовая корреспонденция счетов. Квалифицированный пользователь может значительно расширить список типовых операций путем добавления в него новых типовых операций, созданных им самим.
Бухгалтерские программы, как правило, содержат большой объем нормативно-справочной информации, которая включает в себя документы по организации бухгалтерского учета, схемы и календари уплаты налогов и другие данные, позволяют организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и несколькими базами данных.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Регистры бухгалтерского учета, такие как оборотные и шахматные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, формы бухгалтерской и налоговой отчетности могут быть сформированы за любой отрезок времени. Существует возможность получать выходные формы, содержащие необходимую информацию по аналитическому и синтетическому учету.
Основными достоинствами данной формы учета является однократное введение первичной информации, быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
• однократный ввод учетных данных;
• автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
• автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
• автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерского учета.
Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения
Данную Книгу могут применять только организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями гл. 26 НК РФ.
В отличие от всех предыдущих форм бухгалтерского учета данная Книга не предполагает отражение хозяйственных операций методом двойной записи. Более того, она даже не рассчитана на отражение всех операций, имевших место в организации. В частности, при выборе в качестве объекта налогообложения доходов расходы в Книге учета доходов и расходов не отражаются.
Форма 1 учет
Форму N 1-учет предоставляют юридические лица, независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, имеющие лицензию на розничную продажу алкогольной продукции (включая организации общественного питания).
В раздел 1 формы включаются сведения в целом по юридическому лицу, т.е. по всем филиалам и другим структурным подразделениям данного юридического лица независимо от их местонахождения.
Раздел 2 заполняется по юридическому лицу без обособленных подразделений, находящихся на территории других субъектов Российской Федерации, а также на отдельном бланке по каждому обособленному подразделению независимо от их местонахождения.
Заполненные формы предоставляются в территориальные органы Росстата по месту нахождения соответствующего подразделения (по обособленному подразделению) и по месту нахождения юридического лица (без обособленных подразделений, находящихся на территории других субъектов Российской Федерации). В случае, когда юридическое лицо (его обособленное подразделение) не осуществляет деятельность по месту своего нахождения, форма предоставляется по месту фактического осуществления им деятельности.
Руководитель юридического лица назначает должностных лиц, уполномоченных предоставлять статистическую информацию от имени юридического лица.
В адресной части формы указывается полное наименование отчитывающейся организации в соответствии с учредительными документами, зарегистрированными в установленном порядке, а затем в скобках - краткое наименование. На бланке форме, содержащей сведения по территориально обособленному подразделению юридического лица, указывается наименование территориально обособленного подразделения и юридического лица, к которому оно относится.
По строке "Почтовый адрес" указывается наименование субъекта Российской Федерации, юридический адрес с почтовым индексом; если фактический адрес не совпадает с юридическим, то указывается также фактический почтовый адрес. Для обособленных подразделений, не имеющих юридического адреса, указывается почтовый адрес с почтовым индексом.
В кодовой части юридическое лицо в обязательном порядке проставляет код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) на основании Уведомления о присвоении кода ОКПО, направляемого (выдаваемого) организациям территориальными органами Росстата. По территориально обособленным подразделениям юридического лица указывается идентификационный номер, который устанавливается территориальным органом Росстата по месту расположения территориально обособленного подразделения.
Организации, осуществляющие деятельность в интересах другого лица по договорам поручения, комиссии, либо агентским договорам, сведения о продаже алкогольной продукции в целом отражают по строкам 06 и 07 раздела 1, а по отдельным видам - в разделе 2. Комитенты (доверители, принципалы), являющиеся собственниками алкогольной продукции, форму N 1-учет не заполняют.
Данные по строкам 01, 04, 06 - 34 приводятся с одним десятичным знаком. По строкам 02, 03 и 05 данные показываются в целых числах.
В разделе 1 приводятся общие сведения об организации в целом, а не только по тем ее подразделениям, которые получили лицензию на розничную продажу алкогольной продукции.
По строке 01 отражаются сведения об объеме уставного капитала на конец отчетного года, хозяйственные товарищества и общества приводят данные об уставном капитале, зафиксированном в учредительных документах. Государственные и муниципальные унитарные предприятия по данной строке отражают величину уставного фонда, организаций потребительской кооперации - паевой фонд.
По строке 02 показывается средняя численность работников организации за отчетный год, которая включает среднесписочную численность работников, среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Среднесписочная численность работников (без внешних совместителей) за отчетный год определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца и деления полученной суммы на число календарных дней месяца, за выходной или праздничный день принимается численность работников за предшествующий рабочий день. В списочную численность работников включаются работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, как фактически работавшие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам (в связи с командировкой, болезнью, ежегодным, дополнительным, учебным отпуском, отпуском без сохранения заработной платы и др.), а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации. При исчислении среднесписочной численности работников исключаются женщины, находившиеся в отпусках по беременности, родам и в дополнительных отпусках по уходу за ребенком.
Работники, принятые на работу на неполное рабочее время, учитываются в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени.
Упрощенный способ расчета (условно).
В организации 5 работников в сентябре были заняты на работе неполное рабочее время: 2 работника отработали по 4 часа в день, каждый из них по 22 рабочих дня. Они учитываются за каждый рабочий день как 0,5 человека (4,0 часа: 8 часов); 3 работника отработали по 3,2 часа в день, 22, 10 и 5 рабочих дней, соответственно. Эти работники учитываются за каждый рабочий день как 0,4 человека (3,2 часа: 8 часов). Средняя численность не полностью занятых работников составила 1,7 человека [(0,5 x 22 + 0,5 x 22 + 0,4 x 22 + 0,4 x 10 + 0,4 x 5): 22 рабочих дня в сентябре]. Эта численность учитывается при определении среднесписочной численности работников.
Средняя численность внешних совместителей исчисляется пропорционально фактически отработанному времени (см. пример расчета выше) путем суммирования средней численности внешних совместителей за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.
Средняя численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За отчетный год определяется путем суммирования средней численности этих работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.
По строке 03 указывается количество магазинов и павильонов на конец отчетного года как собственных, так и арендованных, но без сданных в аренду. К магазину относится специально оборудованное стационарное здание (его часть), предназначенное для продажи товаров и оказания услуг покупателям и обеспеченное торговыми, подсобными, административно-бытовыми помещениями, а также помещениями для приема, хранения товаров и подготовки их к продаже. Если организация арендует часть торговой площади магазина, принадлежащего другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, и на этой площади осуществляет розничную торговлю, то этот объект считается отдельным магазином и сведения по нему отражаются по строкам 03 и 04.
К павильонам относятся закрытые, оборудованные строения, имеющие торговый зал и помещения для хранения товарного запаса, рассчитанные на одно или несколько рабочих мест.
По строке 04 показывается площадь торгового зала (зала для обслуживания покупателей) магазинов и павильонов. В нее включается установочная площадь магазина (павильона): площадь торгового зала, занятая оборудованием, предназначенным для выкладки, демонстрации товаров, проведения денежных расчетов и обслуживания покупателей; площадь контрольно-кассовых узлов и кассовых кабин; площадь рабочих мест обслуживающего персонала, а также площадь проходов для покупателей. Не включается в площадь торгового зала магазина (павильона) площадь для приема, хранения и подготовки товаров к продаже, подсобных и административно-бытовых помещений.
По строке 05 показывается количество палаток и киосков на конец отчетного года, как собственных, так и арендованных, но без сданных в аренду. К палатке относится легко возводимая сборно-разборная конструкция, оснащенная прилавком, не имеющая торгового зала и помещений для хранения товаров, рассчитанная на одно или несколько рабочих мест продавцов, на площади которой размещен товарный запас на один день торговли. Киоск - строение, которое не имеет торгового зала и помещений для хранения товаров, рассчитанное на одно рабочее место продавца, на площади которого хранится товарный запас.
По строке 06 показывается оборот розничной торговли за отчетный год, который представляет собой выручку от продажи товаров населению для личного потребления или использования в домашнем хозяйстве за наличный расчет или оплаченных по кредитным карточкам, по расчетным чекам банков, по перечислениям со счетов вкладчиков, по поручению физических лиц без открытия счета, посредством платежных карт. Стоимость товаров, проданных (отпущенных) отдельным категориям населения со скидкой, или полностью оплаченных органами социальной защиты, включается в оборот розничной торговли в полном объеме.
В оборот розничной торговли также включаются:
- стоимость товаров, проданных по договорам комиссии (поручения или агентским договорам) по моменту продажи в размере полной стоимости товаров, включая вознаграждение;
- стоимость упаковки, имеющей продажную цену, не входящую в цену товара;
- стоимость проданной порожней тары;
- стоимость товаров, проданных через телемагазины и компьютерные сети (электронная торговля, включая Интернет) (по времени выписки счета-фактуры или доставки покупателю, независимо от времени фактической оплаты товара покупателем);
- стоимость товаров, проданных через торговые автоматы.
Оборот розничной торговли показывается, включая стоимость стеклянной посуды, проданной вместе с товаром (за вычетом стоимости возвращенной населением порожней стеклянной посуды) или принятой в обмен на товар. Стоимость товаров, отпущенных населению через розничную торговую сеть или через торговые подразделения неторговых организаций в счет задолженности по заработной плате, пенсиям, пособиям и т.п. с последующей оплатой организациям торговли предприятиями, органами социального обеспечения или др., включается в оборот розничной торговли.
Не включаются в оборот розничной торговли:
стоимость проданных талонов на все виды транспорта, лотерейных билетов, телефонных карт, карт экспресс-оплаты услуг связи; стоимость товаров, отпущенных через розничную торговую сеть юридическим лицам (в том числе и организациям социальной сферы, спецпотребителям и т.п.) и индивидуальным предпринимателям; оборот общественного питания.
Обязательным признаком операции, относимой к розничной торговле, является наличие кассового чека (счета) или иного заменяющего чек документа. Оборот розничной торговли приводится в фактических продажных ценах, включающих торговую наценку, налог на добавленную стоимость и аналогичные обязательные платежи.
По строке 07 из общего объема оборота розничной торговли отражается выручка от продажи населению пищевых товаров, включая напитки, и табачных изделий.
Строка 07 должна быть меньше или равна строке 06.
По строке 08 показывается оборот общественного питания за отчетный год, который представляет собой выручку от продажи собственной кулинарной продукции (блюд, кулинарных изделий, полуфабрикатов) и покупных товаров без кулинарной обработки (мучных, кондитерских и хлебобулочных изделий, фруктов, алкогольных и безалкогольных напитков и т.д.) населению для потребления, главным образом, на месте, а также организациям и индивидуальным предпринимателям для организации питания различных контингентов населения.
В оборот общественного питания включается стоимость собственной кулинарной продукции и покупных товаров без кулинарной обработки, проданных (отпущенных):
работникам организаций с последующим удержанием из заработной платы; по абонементам, талонам и т.п. в объеме фактической стоимости питания; организациями общественного питания организациям социальной сферы (школам, больницам, санаториям, домам престарелых и т.п.) в объеме фактической стоимости питания; учащимся школ за счет родительской платы, а также в столовых школ техникумов, высших учебных заведений и других образовательных учреждений за наличный расчет; на дом по заказам населения; на рабочие места по заказам организаций и индивидуальных предпринимателей; транспортным предприятиям в пути следования сухопутного, воздушного, водного транспорта, для обслуживания приемов, банкетов и т.п.
Стоимость питания учащихся школ, пациентов больниц, контингентов, проживающих в детских домах, домах престарелых и т.п., предоставляемого бюджетными учреждениями за счет бюджетного финансирования или фонда медицинского страхования, в оборот общественного питания не включается.
Оборот общественного питания приводится в фактических продажных ценах, включающих наценку общественного питания, налог на добавленную стоимость и аналогичные обязательные платежи.
В разделе 2 по графам 4 - 7 приводятся сведения о продаже алкогольной продукции (без пива) населению в стационарных торговых помещениях (включая объекты общественного питания), павильонах, палатках, киосках, а также через интернет-магазины, передвижные средства развозной торговли в сельских поселениях и на городских территориях за отчетный год. Данные о продукции, проданной (отпущенной) юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, в эти графы не включаются. По графам 4 и 5 приводятся сведения о розничной продаже алкогольной продукции в натуральном выражении в декалитрах (один декалитр равен 10 литрам); по графам 6 и 7 - в стоимостном выражении по продажным ценам, включающим торговую наценку, налог на добавленную стоимость и аналогичные обязательные платежи.
В целях сплошного учета объема розничной продажи алкогольной продукции используются следующие основные понятия:
- "алкогольная продукция" (строка 09) - пищевая продукция, которая произведена с использованием этилового спирта, произведенного из пищевого сырья, с содержанием этилового спирта более 1,5 процента объема готовой продукции. К алкогольной продукции относятся спирт этиловый питьевой, водка, ликероводочные изделия, коньяки, бренди, виски, винные напитки, кальвадосы, слабоалкогольная продукция, вина виноградные и плодовые и иная пищевая продукция с содержанием этилового спирта, произведенного из пищевого сырья, более 1,5 процентов от объема алкогольной продукции. При этом должны выполняться контроли: строка 09 по графам 6, 7 суммы строк (06 + 08) и строк (07 + 08); строка 09 по графам 6, 7 = сумме строк 10, 11, 22 по соответствующим графам;
- в позицию "спирт этиловый питьевой 95%" (строка 10) включается ректификованный этиловый спирт с содержанием этилового спирта не более 95% объема готовой продукции, произведенный из пищевого сырья и разведенный умягченной водой;
- "спиртные напитки - всего" (строка 11) - алкогольная продукция, которая произведена с использованием этилового спирта, произведенного из пищевого сырья, и (или) спиртосодержащей пищевой продукции и не относится к питьевому этиловому спирту и вину.
Строка 11 должна быть равна сумме строк: 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21;
- "водки" (строка 12) - спиртной напиток, который произведен на основе этилового спирта, произведенного из пищевого сырья, и воды, с содержанием этилового спирта от 38 до 56% объема готовой продукции;
- "ликероводочные изделия с содержанием спирта до 25% включительно от объема готовой продукции" (строка 13) - изделия ликероводочные крепостью до 25% включительно (наливки, пунши, настойки сладкие, напитки десертные, напитки слабоградусные газированные и негазированные, аперитивы до 25%, ликеры до 25% и т.д.);
- "ликероводочные изделия с содержанием спирта свыше 25% от объема готовой продукции" (строка 14) - изделия ликероводочные крепостью свыше 25% от объема готовой продукции (настойки полусладкие, настойки горькие, настойки горькие слабоградусные, аперитивы свыше 25%, бальзамы, ликеры свыше 25%, джины, ромы, коктейли свыше 25%, "Абсент", "Текила", "Самбуки" и т.д.);
- "напитки винные (виноградные и плодовые) с содержанием спирта до 25% включительно от объема готовой продукции, включая коктейли винные газированные" (строка 15) - винные напитки с объемной долей этилового спирта 5 - 25% включительно, вырабатываемые по ГОСТ Р 51159-98 и получаемые из виноградных и плодовых виноматериалов с добавлением или без добавления этилового спирта из пищевого сырья, коньячных, виноградных, плодовых спиртов или дистиллятов, винных концентратов, сахаросодержащих, пищевых вкусоароматических добавок и воды. Коктейли винные газированные - алкогольные напитки, произведенные путем смешивания виноградных или плодовых виноматериалов или их концентратов со спиртом, водой, с использованием вкусоароматических добавок или без них, с насыщением двуокисью углерода;
- "напитки винные (виноградные и плодовые) с содержанием спирта свыше 25% от объема готовой продукции" (строка 16) - винные напитки с объемной долей этилового спирта 26 - 28% включительно, вырабатываемые по ГОСТ Р 51159-98 и получаемые из виноградных и плодовых виноматериалов с добавлением или без добавления этилового спирта из пищевого сырья, коньячных, виноградных, плодовых спиртов или дистиллятов, винных концентратов, сахаросодержащих, пищевых вкусоароматических добавок и воды;
- "коньяки" (строка 17) - напитки крепостью не менее 40%, произведенные из выдержанного не менее 3 лет коньячного спирта;
- "коньячные напитки (включая бренди)" (строка 18) - напитки, произведенные из коньячных спиртов, выдержанных в контакте с древесиной дуба не менее 1 года, с добавлением при необходимости сахара, колера, дубового экстракта и воды. Бренди - крепкие алкогольные напитки, получаемые из коньячного или виноградного спирта с добавлением различных компонентов в соответствии с техническими условиями на данный вид продукции;
- "кальвадосы" (строка 19) - алкогольные напитки, произведенные из выдержанных или молодых яблочных спиртов или дистиллятов с использованием компонентов древесины дуба;
- "виски" (строка 20) - напитки крепостью не менее 40%, произведенные из выдержанного не менее 3 лет вискового дистиллята;
- "напитки слабоалкогольные (с содержанием этилового спирта не более 9%)" (строка 21) - приготовленные из соков, концентратов соков, продуктов пчеловодства, спиртов (виноградного, плодового, этилового ректификованного), сахара и его заменителей с добавлением пищевкусовых добавок, красителей, воды и других компонентов. По строке 21 учитывается продажа джин-тоника.
К слабоалкогольным напиткам не относятся коктейли, приготовленные предприятиями общественного питания из смеси соков, концентратов соков с добавлением крепких спиртных напитков (джин, ром, водка и т.д.). Алкогольные напитки, используемые при приготовлении коктейлей, отражаются в разделе 2 по соответствующим строкам по графам 4, 5, 6 и 7. При этом в графах 6 и 7 алкогольные напитки учитываются по стоимости напитков, отпущенных в обеденный зал без смешивания;
- "вина - всего" (строка 22) - винодельческий продукт с объемной долей этилового спирта от 8,5% до 22,0%, изготовленный из виноградных материалов или из сброженного плодового сусла, с добавлением или без добавления этилового спирта из пищевого сырья, виноградных спиртов или дистиллятов, плодового дистиллята, сахаросодержащих, пищевых вкусоароматических добавок. В эту позицию включаются вина столовые (натуральные) виноградные и плодовые, специальные виноградные и плодовые, вина ароматизированные (в т.ч. "Мартини", "Чинзано" и другие вермуты), портвейны, сидры, медовые вина;
Строка 22 должна быть равна сумме строк 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29;
- "вина виноградные столовые" (строка 23) - вина виноградные сухие, полусухие, сладкие, полусладкие с объемной долей этилового спирта от 8,5% до 15,0%, изготовленные в результате полного или неполного спиртового брожения целых или дробленых ягод свежего винограда или свежего виноградного сусла без добавления этилового спирта из пищевого сырья, ароматизированных и вкусовых веществ или продуктов, изготовленных с добавлением доли этилового спирта;
- "вина виноградные специальные (включая ароматизированные)" (строка 24) - винодельческий продукт с объемной долей этилового спирта от 15,0% до 22,0%, изготовленный в результате спиртового брожения виноградного сусла с добавлением этилового ректификованного спирта из пищевого сырья, ректификованного виноградного спирта или винного дистиллята, сахаросодержащих веществ виноградного происхождения), в том числе ароматизированные вина - вина, произведенные из виноградного вина, ароматизированные путем настаивания на корнях, листьях, плодах и других частях растений или ароматических веществах (вермуты);
- "вина плодовые столовые" (строка 25) - вина, произведенные путем спиртового брожения плодового сусла без добавления ректификованного этилового спирта из пищевого сырья, ректификованного плодового дистиллята, плодового дистиллята, с содержанием этилового спирта от 8,5% до 15%;
- "вина плодовые специальные" (строка 26) - вина, произведенные путем спиртового брожения плодового сусла с добавлением ректификованного этилового спирта из пищевого сырья, ректификованного плодового дистиллята, плодового дистиллята, сахаросодержащих веществ, с содержанием этилового спирта от 15% до 22%;
"медовые вина" (строка 27) - вина, произведенные путем спиртового брожения медового сусла с добавлением или без добавления сахара и спирта;
- "вина игристые (включая шампанские, газированные" (строка 28) - винодельческий продукт с объемной долей этилового спирта от 8,5% до 12,5%, насыщенное двуокисью углерода в результате спиртового брожения виноградного сусла или вторичного брожения виноматериала. К игристым винам относится шампанское. Вина газированные - винодельческий продукт с объемной долей этилового спирта от 8,5% до 12,5%, полученный путем искусственного насыщения двуокисью углерода столового виноматериала;
- "сидры" (строка 29) - винодельческий продукт, произведенный путем сбраживания яблочного сусла с добавлением сахара или без него, с объемной долей этилового спирта от 1,5% до 8,0%, изготовленный без насыщения или с искусственным насыщением двуокисью углерода или насыщением двуокисью углерода в результате спиртового брожения плодового сусла или вторичного брожения сброженного сусла, и давлением двуокиси углерода в бутылке не менее 100 кПа при 20 °C;
По графе 8 показываются сведения о запасах алкогольной продукции, предназначенной для продажи населению, на конец года. Заполняется всеми организациями, осуществляющими розничную продажу алкогольной продукции, кроме организаций, осуществляющих общественное питание. Данные о запасах алкогольных напитков приводятся по всем местам их хранения (на складах, складах-холодильниках, в магазинах), включая арендованные. По строке 09 в графе 8 товарные запасы отражаются по продажным ценам, включающим торговую наценку и НДС; по строкам 10 - 29 приводятся сведения о запасах отдельных видов алкогольной продукции в натуральном выражении в декалитрах. Один декалитр равен 10 литрам.
В разделе "Справочно" по строкам 30 - 34 приводятся сведения о розничной продаже и запасах пива населению в стационарных торговых помещениях (включая объекты общественного питания), павильонах, палатках, киосках, а также через интернет-магазины, передвижные средства развозной торговли в сельских поселениях и на городских территориях. Данные о продукции, проданной (отпущенной) юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, в эти строки не включаются. По строке 30 приводятся сведения о продаже пива за отчетный год в натуральном выражении в декалитрах, по строке 31 - в том числе импортного производства, по строке 32 - в стоимостном выражении по продажным ценам, включающим торговую наценку, налог на добавленную стоимость и аналогичные обязательные платежи, по строке 33 - в том числе импортного производства. По строке 34 приводятся сведения о запасах пива в натуральном выражении в декалитрах на конец года, предназначенных для продажи населению. Данные о запасах пива приводятся по всем местам их хранения (на складах, складах-холодильниках, в магазинах), включая арендованные.
Форма журнала учета
Журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике. Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций. Причем в инструкциях по делопроизводству очень часто формы журналов соседствуют с формами карточек, в том числе и для автоматизированных картотек. Картотечная и журнальная системы продолжают сосуществовать. Весьма показательным в данном случае является название следующего журнала: «Журнал учета карточек на допуск работников по первой и второй формам», который предусмотрен Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне (утверждена постановлением Правительства РФ № 1050. Компактность, простота ведения, независимость от капризов компьютерной техники – вот те причины, которые обеспечили долгую жизнь журнальной технологии. Вместе с тем, еще раз подчеркнем, что очень многие организации уже давно отказались от журналов.
Если говорить о видах журналов, то следует отметить, что они могут использоваться практически на всех участках работы делопроизводственной службы и секретариата. В законодательстве можно найти сотни форм журналов, используемых в самых разных сферах деятельности. С помощью журналов ведется учет издаваемых распорядительных документов, поступившей и отправленной корреспонденции, договоров, справок, обращений граждан и т.д. К журналам, служащим для решения задач учета, регистрации, контроля исполнения документов, примыкают журналы, используемые в других областях делопроизводства и секретарского обслуживания. Так, указанные журналы служат для учета посетителей в приемных. С помощью журналов учитывается выдача бланков, печатей и штампов. В журналах фиксируется выполнение копировальных работ.
Количество журналов, применяемых в различных организациях, варьируется. В делопроизводстве организации может быть от 2-4 до 10 и более журналов. Например, Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (утверждена распоряжением Губернатора Московской области № 1193-РГ) предусматривает 4 журнала:
- Журнал учета входящих документов;
- Журнал учета исходящих документов;
- Журнал учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи (порядок слов);
- Журнал учета принятых факсограмм.
- Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар (утверждена постановлением главы муниципального образования город Краснодар № 1171) предусматривает 5 журналов:
- Журнал учета входящей корреспонденции;
- Журнал учета исходящей корреспонденции;
- Журнал контрольных дел с истекшим сроком исполнения;
- Журнал учета рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан;
- Журнал учета приема граждан.
В инструкциях и методических материалах есть много интересных примеров использования журналов в области секретарского обслуживания и выполнения представительских функций.
Так, Инструкция о порядке организации приема зарубежных делегаций, отдельных иностранцев и переписки по вопросам международного сотрудничества в центральном аппарате Госкомэкологии России (утверждена приказом Госкомэкологии России № 321) установлены формы следующих журналов:
- Журнал учета деловых встреч;
- Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), получаемых от иностранцев;
- Журнал учета образцов изделий и материалов, сувениров (подарков), передаваемых иностранцам;
- Журнал участия специалистов Госкомэкологии России в переговорах с иностранцами, проводимых в других ведомствах и представительствах зарубежных организаций в Российской Федерации;
- Журнал телефонных разговоров с иностранцами.
Каковы требования к оформлению журнала? В журнале информация представляется в виде таблицы. Таблица может размещаться на одном или на двух листах.
Формат листов журнала, их количество и способ брошюровки могут быть различными. Часто для ведения делопроизводственных журналов используются книги учета, которые продаются практически в любом канцелярском магазине. Эти книги имеют плотную обложку. В них обычно 72 листа формата А4 (с графлением горизонтальными линиями), скрепленные двумя металлическими скобками. Вариантов здесь может быть много. В наибольшей степени потребности конкретной организации удается учесть, когда журналы изготавливаются по ее заказу. В этом случае в журнале делается типографским способом вся разметка по графам, печатаются необходимые сведения на обложке и в заголовочной части таблиц, номера страниц.
На обложке журнала указываются: названия организации и структурного подразделения, в котором ведется журнал; название журнала; даты начала и окончания журнала; количество листов; номер тома и другие сведения.
Состав реквизитов журнала определяется видом документов, для работы с которыми он используется, и задачами информационного поиска. Так, например, Журнал учета входящей корреспонденции может включать минимальный набор регистрационных реквизитов или предусматривать подробное описание поступившей почты.
Форма табель учета
Табель учета рабочего времени – это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) – используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю – количество отработанных часов за учетный период.
8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.
Форма 2 2 учет
Форма № 2-2-учет "Заявление физического лица о постановке на учет в налоговом органе" (код формы по КНД 1112015) и порядок заполнения утверждены Приказом ФНС России № ЯК-7-6/488@ "Об утверждении форм и форматов документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета российских организаций и физических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, в налоговых органах, а также порядка заполнения форм документов и порядка направления налоговым органом организации или физическому лицу, в том числе индивидуальному предпринимателю, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и (или) уведомления о постановке на учет в налоговом органе (уведомления о снятии с учета в налоговом органе) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".
Порядок заполнения формы "заявление физического лица о постановке на учет в налоговом органе"
I. Общие положения
1. Настоящий Порядок заполнения формы "Заявление физического лица о постановке на учет в налоговом органе" (далее в настоящем порядке - Заявление) разработан в соответствии с пунктом 5.1 статьи 84 Налогового кодекса Российской Федерации.
2. Общие требования к порядку заполнения Заявления аналогичны общим требованиям, приведенным в пунктах 2 - 4 Порядка заполнения формы "Уведомление о выборе налогового органа для постановки на учет российской организации по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, находящихся в одном муниципальном образовании, городах федерального значения Москве и Санкт-Петербурге на территориях, подведомственных разным налоговым органам" (приложение № 15).
II. Порядок заполнения страницы 001 Заявления
3. В верхней части каждой страницы Заявления физическим лицом, состоящим на учете в налоговом органе, указывается идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) в соответствии с документом, подтверждающим постановку на учет в налоговом органе (Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, уведомление о постановке на учет в налоговом органе, сведения из Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН), полученные в установленном порядке, отметка в паспорте гражданина Российской Федерации).
4. В поле "код налогового органа" указывается код налогового органа по месту жительства (месту пребывания) физического лица, в который представляется Заявление.
5. В полях "Фамилия", "Имя", "Отчество" указываются фамилия, имя и отчество физического лица полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. В случае отсутствия у физического лица отчества в поле, состоящем из одного знакоместа, проставляется цифра "1".
6. В случае если Заявление направлено по почте и (или) достоверность и полнота сведений, указанных в Заявлении, подтверждается представителем физического лица, указывается количество листов приложения к Заявлению.
7. В разделе "Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем Заявлении, подтверждаю":
1) при указании лица, подтверждающего достоверность и полноту сведений, указанных в Заявлении, в поле, состоящем из одного знакоместа, проставляется соответствующая цифра:
"5" - физическое лицо;
"6" - представитель физического лица.
2) если достоверность и полноту сведений подтверждает физическое лицо, подавшее Заявление, в месте, отведенном для подписи, проставляется его личная подпись, а также дата подписания заявления;
3) если достоверность и полноту сведений подтверждает представитель физического лица, в поле "фамилия, имя, отчество представителя полностью" указываются построчно фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, в месте, отведенном для подписи, проставляется личная подпись представителя физического лица, дата подписания.
ИНН лица, подтверждающего достоверность и полноту сведений, указанных в Заявлении, указывается в случае наличия у него документа, подтверждающего постановку на учет в налоговом органе (Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, отметка в паспорте гражданина Российской Федерации), и использования ИНН наряду с персональными данными;
4) в поле "Номер контактного телефона" указывается номер контактного телефона, по которому можно связаться с физическим лицом (его представителем) с указанием телефонных кодов, требующихся для обеспечения телефонной связи. Номер телефона указывается без пробелов и прочерков;
5) в поле "E-mail" указывается адрес электронной почты при осуществлении взаимодействия налоговых органов с лицом, подтверждающим достоверность и полноту сведений, указанных в Заявлении, в электронном виде;
6) в поле "наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" указывается наименование документа, подтверждающего полномочия представителя налогоплательщика;
8. Раздел "Заполняется работником налогового органа" содержит сведения о коде способа представления Заявления (согласно приложению № 1 к приложению № 15), количестве страниц Заявления, количестве листов копий документов, приложенных к Заявлению, дате его представления (получения), номере, под которым зарегистрировано Заявление, фамилии и инициалах имени и отчества работника налогового органа, принявшего Заявление, его подпись.
9. Раздел "Сведения о постановке на учет физического лица в налоговом органе и (или) выдаче Свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (Свидетельство)" заполняется работником налогового органа и в нем указываются:
сведения о должности, фамилии и инициалах имени и отчества работника налогового органа, осуществившего постановку физического лица на учет, ИНН и дате постановки на учет физического лица, проставляется подпись работника;
и (или) сведения о должности, фамилии и инициалах имени и отчества работника налогового органа, выдавшего Свидетельство о постановке на учет физическому лицу, реквизитах Свидетельства и дате его выдачи, проставляется подпись работника;
сведения о фамилии и инициалах имени и отчества физического лица (его представителя), получившего Свидетельство, проставляется его подпись.
II. Порядок заполнения страницы 002 Заявления
10. В верхней части страницы 002 Заявления указываются фамилия и инициалы имени и отчества физического лица, подавшего Заявление с просьбой о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства (пребывания) или получения Свидетельства.
11. Если менялись фамилия, имя, отчество, указываются последние и год их замены.
12. В поле "Пол" указывается пол физического лица путем проставления в поле, состоящем из одного знакоместа, цифры "1", если пол мужской, или цифры "2", если пол женский.
13. Дата рождения указывается в соответствии с записью в документе, удостоверяющем личность заявителя.
14. Место рождения указывается в точном соответствии с записями в документе, удостоверяющем личность заявителя.
Если предъявлен документ, удостоверяющий личность, в котором нет сведений о дате и месте рождения, сведения заполняются на основании свидетельства о рождении или другого документа, содержащего такие сведения.
15. Код вида документа, удостоверяющего личность, указывается в соответствии со справочником "Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика" (приложение № 1 к настоящему Порядку). Реквизиты документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, наименование органа и код подразделения, выдавшего документ, и дата его выдачи), указываются в соответствии с реквизитами документа, удостоверяющего личность заявителя.
16. Поле "Наличие гражданства", состоящее из одного знакоместа, заполняется путем проставления соответствующей цифры:
"1"- гражданин;
"2" - лицо без гражданства.
17. В поле "Код страны" указывается числовой код страны, гражданином которой является заявитель. Код страны указывается согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ). При отсутствии у заявителя гражданства в поле "Код страны" указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий его личность.
18. Поле "Адрес в Российской Федерации", состоящее из одного знакоместа, заполняется путем проставления соответствующей цифры:
"1" - место жительства;
"2" - место пребывания (при отсутствии места жительства).
Адрес (район, город, иной населенный пункт, улица, номер дома, корпуса, квартиры) места жительства в Российской Федерации указывается в соответствии с записью в паспорте гражданина Российской Федерации, виде на жительство или документе, подтверждающем регистрацию по месту жительства (если представлен не паспорт гражданина Российской Федерации, а иной документ, удостоверяющий личность). При отсутствии места жительства в Российской Федерации указывается адрес места пребывания в соответствии с записью в документе, подтверждающем регистрацию по месту пребывания. Адрес места жительства (места пребывания) указывается с почтовым индексом.
Цифровой код региона указывается в соответствии со справочником "Субъекты Российской Федерации" (приложение № 2 к приложению № 15).
При заполнении сведений о месте жительства (месте пребывания) заявителя для городов Москва и Санкт-Петербург поля "Район" и "Город" не заполняются.
19. В поле "Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю" проставляется подпись заявителя или его представителя.
III. Порядок заполнения страницы 003 Заявления
20. В верхней части страницы 003 Заявления указываются фамилия и инициалы имени и отчества физического лица, подавшего Заявление о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства (месту пребывания) или получения Свидетельства.
21. В сведениях о документе, подтверждающем регистрацию по месту жительства в Российской Федерации (для иностранного гражданина или лица без гражданства; для гражданина России, представившего документ, удостоверяющий личность, отличный от паспорта гражданина Российской Федерации) или регистрацию по месту пребывания (при отсутствии места жительства), указываются вид документа в соответствии со справочником "Виды документов, удостоверяющие личность налогоплательщика", (приложение № 1 к настоящему Порядку) и реквизиты документа (серия и номер документа, наименование органа, выдавшего документ, и дата его выдачи) в соответствии с указанным документом.
22. Дата регистрации по адресу места жительства (места пребывания) проставляется на основании записи в паспорте или документе, подтверждающем регистрацию по месту жительства (если представлен не паспорт, а иной документ, удостоверяющий личность), или документе, подтверждающем регистрацию по месту пребывания.
23. Поле "Прежний адрес в Российской Федерации" заполняется аналогично пункту 18 настоящего Порядка.
24. Дата регистрации по адресу прежнего места жительства (места пребывания) проставляется на основании записи в паспорте (документе, подтверждающем регистрацию по прежнему месту пребывания). Если заявителем представлен документ, подтверждающий регистрацию по месту жительства, не содержащий дату регистрации по прежнему месту жительства, то дата регистрации записывается без документального подтверждения.
25. В поле "Страна постоянного проживания до прибытия в Российскую Федерацию (для иностранного гражданина и лица без гражданства)" указывается числовой код страны постоянного проживания до прибытия в Российскую Федерацию иностранными гражданами и лицами без гражданства согласно ОКСМ.
26. В поле "Дата окончания регистрации по месту жительства (месту пребывания) на территории Российской Федерации (при ее наличии) (для иностранного гражданина и лица без гражданства)" указывается дата окончания регистрации по месту жительства (месту пребывания) на территории Российской Федерации.
27. Указывается адрес для взаимодействия с физическим лицом, проживающим не по адресу места жительства (места пребывания) без документального подтверждения, если заявление направлено по почте.
28. В поле "Достоверность и полноту сведений, указанных на данной странице, подтверждаю" проставляется подпись заявителя или его представителя. Источник 1,2: ФНС, ФНС.
Форма организации учета
Записать хозяйственную операцию на счетах означает отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами. Форма регистров зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации, под которой понимается запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
Учетные регистры подразделяют на книги, карточки и свободные листы (ведомости). В настоящее время распространены учетные регистры в виде магнитных лент, дисков, дискеток, других машинных носителей информации.
В бухгалтерских книгах страницы нумеруют, на последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах (кассовой) страницы нумеруют, прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной печатью. В книге в зависимости от объема учетных записей для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Книги используются для синтетического и аналитического учета.
В отличие от книг карточки из плотной бумаги не скрепляются между собой, их хранят в специальных картотеках. Карточки открываются на год, при открытии их регистрируют в специальном реестре для контроля за их сохранностью. В наши дни карточки являются самым распространенным видом регистров.
Свободные листы, или ведомости, отличаются от карточек тем, что их изготовляют из неплотной бумаги, кроме того, они имеют больший формат. Хранят свободные листы (ведомости) в особых папках-регистраторах, которые заводятся преимущественно на месяц или квартал.
Запись в учетные регистры производится ручным или машинным способами. Вручную операции регистрируют чернилами или шариковой ручкой. Если необходимо иметь несколько экземпляров, записывают через копировальную бумагу.
Машинные записи производятся при использовании вычислительной оргтехники.
Требование к записям в учетных регистрах – они должны быть краткими, четкими, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются составлением оборотных ведомостей или другим способом.
Надо учитывать, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив предприятия.
Ошибки в учетных регистрах исправляют корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».
К корректурному способу исправления ошибок прибегают в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Его сущность в следующем: ошибочный текст (цифра) зачеркивается и над зачеркнутым пишется правильный текст. Зачеркивают тонкой линией, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. (Зачеркивается все число, даже если ошибка допущена только в одной цифре.) Исправление ошибки оговаривается и подтверждается в документах подписями лиц, удостоверивших документ, а в учетных регистрах подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, делая запись «исправлено» и далее – правильный текст или сумму.
Исправление способом дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но уменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и ошибочной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Пример: подотчетному лицу выдали 10 000 руб., а записали 5 000 руб. Тогда на разность между этими суммами составляют дополнительную проводку.
Способ «красное сторно» применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов. Суть этого способа состоит в том, что сначала ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись производится красными чернилами. Эта проводка записывается красными чернилами также в соответствующие учетные регистры. А при подсчете итогов в учетных регистрах суммы, записанные красными чернилами, не плюсуются, а вычитаются. Так неправильная запись аннулируется. После этого составляется новая проводка, но уже с правильной корреспонденцией счетов, и записывается в регистры обычными чернилами.
Способ «красное сторно» применяют так же для исправления ошибок, когда корреспонденция счетов не нарушена, но увеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.
Способ «красное сторно» применяют не только для исправления ошибок, но и для корректировки учетных данных по отдельным счетам.
Под техникой ведения бухгалтерского учета понимается регистрация бухгалтерской информации, осуществляемая вручную или с помощью технических средств. Для этой цели применяются учетные регистры.
Регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров внутренней отчетности является коммерческой тайной.
В учетных регистрах отражаются все хозяйственные операции. Регистры могут вестись в специальных книгах, на отдельных карточках, в виде машинограмм.
Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Минфином России; органами, которым федеральное законодательство предоставляет право регулирования бухгалтерского учета; органами исполнительной власти, а также самими организациями при соблюдении общих методических принципов ведения учета.
Учетные регистры – это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.
Они различаются по:
Классификация учетных регистров по внешнему виду
Бухгалтерские книги
сброшюрованные учетные таблицы со специальным графлением. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цеха, склады, бригады). Все страницы нумеруются, в конце книги проставляются количество страниц и подпись главного бухгалтера. Наиболее распространенные: Главная книга и Книга складского учета.
Карточки
отдельные листы из бумаги или картона небольшого стандартного размера, разграфленные для нужд учета. Должны храниться в картотеке. Карточки распределяются по разделам, к ним прикрепляются специальные указатели. Каждая картотека закрепляется за счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых записей.
Свободные листы
(ведомости, журналы-ордера, машинограммы) - в отличие от карточек они хранятся в регистрационных папках.
Классификация по характеру записи
Хронологические регистры
применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения их по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах (Кассовая книга, Журнал учета поступивших грузов, опись карточек по учету основных средств). Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и правильность записи. Хронологическая регистрация используется для наведения справок.
Систематические регистры
ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам (Главная книга ведется бухгалтерией по мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам).
Комбинированные регистры
сочетают в себе хронологические и синтетические записи (большинство журналов-ордеров, книга «Журнал главная»).
Классификация по объему информации
Синтетические регистры
открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, нумерации и проводки). Краткий текст приводится редко (реестр счетных документов).
Аналитические регистры
служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида ценностей.
Классификация по строению
Односторонние регистры
различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов, в них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежном, натуральном или одновременно обоих измерителях.
Двусторонние регистры
применяются при ведении учета в книгах. Счет открывается на развернутой странице, левая – Дебет, правая – Кредит. Используется только при ручном ведении учета.
Многографные регистры
отражают дополнительные показатели внутри аналитического счета. В частности, учет движения материалов отражается по организации в целом, а также в разрезе материально-ответственных лиц, подразделений и статей затрат.
Линейные регистры
разновидность многографных. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических.
Шахматные регистры
используются для одновременного отражения сумм по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.
Учетные регистры – это специальные листы или другие носители информации, где фиксируются хозяйственные операции.
Основанием для записи хозяйственной операции в учетные регистры являются проверенные и обработанные документы.
Учетные регистры имеют большое значение:
1. для анализа хозяйственной деятельности предприятия;
2. для использования их показателей в ревизии;
3. для составления отчетности.
Порядок записи в учетные регистры утвержден Положением о записях в бухгалтерском учете.
Этим документом установлен следующий порядок записей в учетные регистры:
1. операции записываются либо чернилами, либо на машинке;
2. записи должны быть сделаны четко, ясно, без помарок;
3. записи производятся только на основании документов;
4. в учетные регистры операции записываются с учетом одного или двух измерителей;
5. записи в регистрах могут быть линейными или шахматными.
Шахматная запись – эта одновременно запись и дебетуемых, и кредитуемых счетов, применяется в журналах-ордерах.
Линейная запись – эта такая, когда на одной строке осуществляют запись и по кредиту, и по дебету.
Учетные регистры весьма разнообразны, поэтому их нужно классифицировать по различным признакам:
1. по внешнему виду;
2. по объему содержания;
3. по характеру записей;
4. по строению.
По первому признаку, т. е. по внешнему виду учетные регистры бывают:
1. в виде книги;
2. в виде карточек;
3. в виде свободных листов.
Карточки представляют собой отдельные листы плотной бумаги, которые разложены в определенной последовательности по определенному признаку. Целесообразность использования карточек в бухгалтерском учете состоит в том, что их применение делает возможным разделение труда, так как их могут обрабатывать одновременно несколько человек. Свободные листы неудобны тем, что их можно потерять.
По объему содержания учетные регистры делятся на синтетические и аналитические.
Синтетические – это такие, в которых объекты отражаются в обобщенном виде.
Аналитические – это такие, в которых учет производится конкретно для каждого учитываемого объекта. По характеру записей регистры делятся на хронологические, синтетические и комбинированные.
Хронологические учетные регистры – это такие регистры, где хозяйственные операции отражаются по мере их совершения. Примером таких регистров являются регистрационные журналы (журнал регистрации проходных и расходных кассовых документов).
К систематическим относятся такие учетные регистры, в которых записи производятся по определенной системе с учетом экономической однородности объектов. Примером таких учетных регистров являются карточки, книги.
Комбинированные – это такие регистры, в которых одновременно производятся и хронологические, и систематические записи.
Записать операцию на счетах - значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами.
Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учетных регистрах.
Учетные регистры могут иметь вид книг, карточек и свободных листов (ведомостей) в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также магнитных лент, дисков, дискет и иных машинных носителей. В бухгалтерских книгах все страницы пронумерованы и заключены в переплет. На последней странице указывается общее число пронумерованных страниц за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге отводится одна или несколько страниц для того или иного счета. Книги применяют для синтетического и аналитического учета.
Карточки из плотной бумаги или неплотного картона не скрепляются между собой - их хранят в специальных ящиках - картотеках. Карточки открываются на год. Открытые карточки регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. В настоящее время они являются самым распространенным видом регистров в нашей стране.
Свободные листы (ведомости) отличаются от карточек тем, что они изготовляются из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Хранят их в особых папках-регистраторах, которые заводятся, как правило, на месяц или квартал.
Запись в учетные регистры осуществляют ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, - путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
Для ведения счетов используются учетные регистры. Регистры могут открываться для учета только дебета, или только кредита счета, или одновременно его дебета и кредита, кроме того, есть регистры, приспособленные для детализации записей по счету.
Под регистрами в бухгалтерском учете понимают специальные таблицы, в которые записывают данные из первичных учетных документов. Внешний вид и материальная основа учетных регистров разнообразны и видоизменяются в зависимости от целей, поставленных при регистрации первичной информации.
Все регистры бухгалтерского учета можно классифицировать по нескольким основным признакам по внешнему виду, характеру записей, содержанию, форме построения.
По внешнему виду все учетные регистры подразделяются на регистры на бумажной и безбумажной основе. Бумажные регистры — это книги, карточки и свободные листы. Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением Все страницы книги нумеруются, а на обороте последней страницы указывается их общее число, что подтверждается подписью главного бухгалтера или уполномоченного им лица. Книги ведут для учета кассовых операций, покупок, продаж, обобщения движения всех объектов бухгалтерского учета в Главной книге счетов. Бланки с отпечатанными таблицами, предназначенные для длительного использования, называются карточками. Карточки легко группировать, они доступнее в обращении, чем книги, что позволяет хранить их в специальных картотеках. Обычно они применяются для аналитического учета в пределах отдельного синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. Карточки обычно используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, внеоборотных активов. Свободные листы представляют собой разновидность карточек, но напечатанных на менее плотной бумаге и большего формата. Для хранения свободных листов используют папки. Эти регистры не скрепляются между собой и могут использоваться одновременно несколькими работниками. К ним относятся ведомости, например, для расчета амортизации по видам основных средств, расчета заработной платы по структурным подразделениям организации, журналы-ордера, машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на средствах вычислительной техники.
К регистрам на безбумажной основе можно отнести таблицы (машинограммы), сформированные на магнитных (оптических, цифровых) носителях или в оперативной памяти персонального компьютера.
По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные (синхронистические). В хронологических регистрах выполняется хронологическая запись, т.е. факты хозяйственной деятельности фиксируются по мере их возникновения и/или совершения. К ним можно отнести: журнал регистрации хозяйственных операций, реестры и т.п. Систематическими называют регистры, в которых ведется систематическая запись, т.е. результаты хозяйственных операций группируются по выбранным объектам бухгалтерского учета. Таким образом, показатели систематических учетных регистров показывают состояние и движение выбранных объектов. Записи в хронологических и систематических регистрах производятся одновременно, и сумма оборотов хронологических регистров равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов систематических регистров. Если в одном регистре выполнять хронологическую и систематическую записи, то такой регистр будет комбинированным (синхронистическим). В качестве примера, можно назвать такие комбинированные регистры, как журнал-ордер, ведомость к журналу-ордеру и пр.
По содержанию бухгалтерские регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комплексные. Такое деление зависит от вида учета, который в них осуществляется.
По форме построения учетные регистры можно разделить на линейные, двусторонние, многографные и шахматные. В линейных регистрах графы дебетовых и кредитовых записей расположены на одной строке. После таких записей выводится остаток или итог (например, карточка складского учета материалов, ведомость расчетов с поставщиками и др.). Двусторонние регистры состоят из двух сполковых частей для записей по дебету и кредиту счета Записи производятся раздельно по дебету или кредиту, можно подсчитать обороты и конечные остатки наличия активов или обязательств. В многографных регистрах по дебету или кредиту счета записи детализируются при помощи ряда граф. Учетные регистры шахматной формы построены в виде шахматной доски, по горизонтали записываются дебетуемые счета, а по вертикали — кредитуемые. Бухгалтерская запись проводится в один прием по дебету и кредиту счетов.
Записи в учетные регистры производятся исключительно на основании оформленных, проверенных и утвержденных (там, где это необходимо) первичных учетных документов. Записи в учетных регистрах ведутся вручную (от руки) или автоматизированным (посредством ПВМ) способом.
Содержание учетных регистров, их структуру и взаимосвязь, способы записей организации определяют самостоятельно, применительно к выбранной форме бухгалтерского учета.
Форма карточки учета
Форма М-17 заполняется на каждый вид, размер, сорт ТМЦ. Все движения по товару или материальной ценности (приемка, отгрузка, перемещение в пределах склада и прочее) отражаются в его карточке учёта.
Заполняет карту материально ответственное, уполномоченное для этого лицо (бухгалтер, кладовщик, заведующий складом) на основе первичного приходного документа (форма М-4) в день оприходования ТМЦ.
Все расходные и приходные документы по данной ТМЦ фиксируются в бланке М-17, и при сдаче карточки учёта в бухгалтерию (при заполнении или по графику, но не чаще раза в месяц) прилагаются к ней.
В форме М-17 допускаются исправления; они должны быть заверены ответственным лицом и тем, кому были отпущены ТМЦ. Бланки карточек хранят 5 лет.
Бланк формы М-17 состоит из трёх таблиц. В «шапке» указывается номер карточки, наименование организации и структурного подразделения, где регистрируются ТМЦ, а также код организации по ОКПО.
В первой таблице содержатся сведения о структурном подразделении, принятом и учтённом им товаре/материальной ценности. Графы заполняются по необходимости. Единица измерения ТМЦ указывается по ОКЕИ. В графу «Норма запаса» вписывается то количество материала, которое всегда должно быть на складе для бесперебойной работы предприятия.
Наименование материала указывается в отдельной одноимённой строке.
Вторая таблица заполняется в том случае, если в составе ТМЦ есть драгоценные металлы или камни; здесь обязательно указывается номер технического паспорта драгоценных материалов.
В третьей таблице отражают историю перемещений ТМЦ: дату записи, номер сопроводительного документа.
В графе «Учетная единица выпуска продукции» вписывается наименование готовой продукции, для производства которой был отпущен данный материал, и её учетную единицу (шт, кг, литр и т.д.).
Каждая запись в третьей таблице и целиком карточка должна быть подписана лицом, её заполняющим, с расшифровкой ФИО. Под таблицей ставится дата сдачи учётной карточки в бухгалтерию.
Формы учета документов
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
- порядковый регистрационный номер;
- индекс по номенклатуре дел;
- индекс по используемому классификатору.
При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
В настоящее время используют существует три формы регистрации:
- журнальная;
- карточная;
- электронная.
Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
- автор документа;
- название вида документа;
- дата документа;
- индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
- заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения;
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
- номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
- исполнители;
- расписка исполнителя в получении документа;
- ход исполнения;
- приложения и др.
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.
Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
Формы первичного учета
Приводим список основных форм первичных документов, которые наиболее часто используются в процессе учета хозяйственной деятельности компаний и иных субъектов коммерческой деятельности.
Все формы утверждены Росстатом, а в отдельных случаях Центральным банком Российской Федерации.
Кадровые первичные документы:
— Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1);
— Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а);
— Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2);
— Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3);
— Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5);
— Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а);
— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6);
— Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6а);
— График отпусков (Унифицированная форма N Т-7);
— Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8);
— Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а);
— Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9);
— Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а);
— Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10);
— Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а);
— Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11);
— Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а).
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
— Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (Унифицированная форма N Т-12);
— Табель учета рабочего времени (Унифицированная форма N Т-13);
— Расчетно-платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-49);
— Расчетная ведомость (Унифицированная форма N Т-51);
— Платежная ведомость (Унифицированная форма N Т-53);
— Журнал регистрации платежных ведомостей (Унифицированная форма N Т-53а);
— Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60);
— Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-61);
— Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (Унифицированная форма N Т-73).
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения:
— Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (Унифицированная форма N МХ-1);
— Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-2);
— Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (Унифицированная форма N МХ-3);
— Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения (Унифицированная форма N МХ-5);
— Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-6);
— Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (Унифицированная форма N МХ-18);
— Ведомость учета остатков товарно- материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-19);
— Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20);
— Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения (Унифицированная форма N МХ-20а);
— Отчет экспедитора (Унифицированная форма N МХ-21).
По учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин:
— Журнал кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-4);
— Справка-отчет кассира-операциониста (Унифицированная форма N КМ-6).
По учету торговых операций (общие):
— Акт о приемке товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-1);
— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-2);
— Товарная накладная (Унифицированная форма N ТОРГ-12);
— Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (Унифицированная форма N ТОРГ-13);
— Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (Унифицированная форма N ТОРГ-14);
— Акт о порче, бое, ломе товарно- материальных ценностей (Унифицированная форма N ТОРГ-15);
— Акт о списании товаров (Унифицированная форма N ТОРГ-16);
— Журнал учета движения товаров на складе (Унифицированная форма N ТОРГ-18);
— Заказ (Унифицированная форма N ТОРГ-26);
— Журнал учета выполнения заказов покупателей (Унифицированная форма N ТОРГ-27);
— Карточка количественно-стоимостного учета (Унифицированная форма N ТОРГ-28);
— Товарный отчет (Унифицированная форма N ТОРГ-29);
— Отчет по таре (Унифицированная форма N ТОРГ-30).
По учету кассовых операций:
— Приходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-1);
— Расходный кассовый ордер (Унифицированная форма N КО-2) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Унифицированная форма N КО-3);
— Кассовая книга (Унифицированная форма N КО-4);
— Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Унифицированная форма N КО-5);
— Авансовый отчет (Унифицированная форма N АО-1);
— Объявление на взнос наличными (форма 0402001).
По учету работ в автомобильном транспорте:
— Путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3);
— Путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4);
— Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С); — Путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П);
— Журнал учета движения путевых листов (Типовая межотраслевая форма N 8);
— Товарно-транспортная накладная (Типовая межотраслевая форма N 1-Т).
По учету основных средств и нематериальных активов:
— Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма N ОС-1);
— Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (Унифицированная форма N ОС-1а);
— Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (Унифицированная форма N ОС-1б);
— Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-2);
— Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-3);
— Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (Унифицированная форма N ОС-4);
— Акт о списании автотранспортных средств (Унифицированная форма N ОС-4а);
— Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (Унифицированная форма N ОС-4б);
— Инвентарная карточка учета объекта основных средств (Унифицированная форма N ОС-6);
— Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-6а);
— Инвентарная книга учета объектов основных средств (Унифицированная форма N ОС-6б);
— Акт о приеме (поступлении) оборудования (Унифицированная форма N ОС-14);
— Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (Унифицированная форма N ОС-15);
— Акт о выявленных дефектах оборудования (Унифицированная форма N ОС-16);
— Карточка учета нематериальных активов (Типовая межотраслевая форма N НМА-1).
По учету материалов:
— Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2);
— Доверенность (Типовая межотраслевая форма N М-2а);
— Приходный ордер (Типовая межотраслевая форма N М-4);
— Акт о приемке материалов (Типовая межотраслевая форма N М-7);
— Лимитно-заборная карта (Типовая межотраслевая форма N М-8);
— Требование-накладная (Типовая межотраслевая форма N М-11);
— Накладная на отпуск материалов на сторону (Типовая межотраслевая форма N М-15);
— Карточка учета материалов (Типовая межотраслевая форма N М-17);
— Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (Типовая межотраслевая форма N М-35).
По учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов:
— Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-2);
— Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-4);
— Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (Типовая межотраслевая форма N МБ-7);
— Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (Типовая межотраслевая форма N МБ-8).
Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.
Бланк формы ТОРГ-1. Акт о приемке товаров
Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора поставки, купли-продажи и т.п. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.
Бланк формы ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей
Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация
Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. тару. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй - передается в бухгалтерию организации.
Бланк формы ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.
Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей
Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.
Бланк формы ТОРГ-16. Акт о списании товара
Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.
Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе
Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.
Бланк формы ТОРГ-29. Товарный отчет
Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
Бланк формы ТОРГ-30. Отчет по таре
Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов
Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.
Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей
Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию.
Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная
Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Форма статистического учета
Представление статистических форм осуществляется для учета перемещения товаров при взаимной торговле Российской Федерации с государствами-членами Евразийского экономического союза.
Статистическая форма заполняется российским лицом (значение определено Федеральным законом N 311-ФЗ), которое либо заключило сделку, либо от имени (по поручению) которого заключена эта сделка, либо которое имеет право владения, пользования и (или) распоряжения товарами (Заявитель).
Статистическая форма заполняется в соответствии с Правилами заполнения статистической формы учета перемещения товаров.
Статистическая форма представляется в таможенные органы (ТО) не позднее 8-го рабочего дня месяца, следующего за месяцем, в котором произведена отгрузка (получение) товаров.
Статистическая форма представляется с помощью Личного кабинета участника ВЭД:
• в электронном виде с заверением электронной подписью (ЭП) заявителя в следующем порядке:
1. Заполните электронную форму статформы.
2. Проверьте правильность и полноту заполнения статформы.
3. Отправьте заполненную статформу в ТО, заверив ее ЭП.
4. Получите регистрационный номер статформы, присвоенный ей при автоматической регистрации в ТО;
• либо на бумажном носителе в следующем порядке:
1. Заполните электронную форму статформы.
2. Проверьте правильность и полноту заполнения статформы.
3. Получите системный номер и распечатайте статформу.
4. Заверьте статформу подписью заявителя и печатью.
5. Подайте статформу на бумажном носителе лично либо заказным почтовым отправлением в таможенный орган, в регионе деятельности которого заявитель состоит на учете в налоговом органе.
6. Должностное лицо ТО по получении статформы на бумаге, запросит её в информационной системе по системному номеру, проверит сведения и регистрирует ее, присвоив регистрационный номер.
7. Запросите и получите регистрационный номер статформы.
Унифицированные формы учета
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
№ формы
Название формы
Нормативный документ
Унифицированная форма №МХ-1
Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-2
Журнал учета товарно-материальных ценностей, сданных на хранение
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-3
Акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-4
Журнал учета поступающих грузов
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-5
Журнал учета поступления продукции, товарно-материальных ценностей в места хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-6
Журнал учета расхода продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-7
Журнал учета поступления плодоовощной продукции в места хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-8
Журнал учета расхода плодоовощной продукции в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-9
Весовая ведомость
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-10
Партионная ведомость
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-11
Акт о расходе товаров по партии
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-12
Акт о расходе товаров по партиям
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-13
Акт о контрольной проверке продукции, товарно-материальных ценностей, вывозимых из мест хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-14
Акт о выборочной проверке наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-15
Акт об уценке товарно-материальных ценностей
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-16
Карточка учета овощей и картофеля в буртах (траншеях, овощехранилищах)
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-17
Акт о зачистке бурта (траншеи, овощехранилища)
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-18
Накладная на передачу готовой продукции в места хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-19
Ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-20
Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-20а
Отчет о движении товарно-материальных ценностей в местах хранения
Постановление Госкомстата РФ N66
Унифицированная форма №МХ-21
Отчет экспедитора
Постановление Госкомстата РФ N66
Форма учета розничной продажи алкогольной продукции
Приказом № 164 было отменено действие приказа №153, а также утверждена новая форма и порядок заполнения Журнала учета объема розничной продажи алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Изменения в учете алкоголя распространяются на розничную продажу:
• алкоголя;
• спиртосодержащей продукции;
• пива и напитков на основе пива, сидра, пуаре, медовухи или спиртосодержащей продукции.
Таким образом, Журнал обязаны вести как розничные магазины, так и предприятия общественного питания.
Ниже перечислены ключевые особенности ведения Журнала:
• дата начала ведения Журнала;
• Журнал заполняется по месту осуществления деятельности (на каждом обособленном подразделении);
• Журнал заполняется по факту продажи тары или по факту вскрытия тары;
• Журнал заполняется не позднее следующего дня после факта продажи или факта вскрытия тары;
• под тарой понимается как потребительская тара, так и транспортная тара, предназначенная для розлива.
Заполнение Журнала:
1. 1 - Номер по порядку.
2. 2 - Дата розничной продажи или дата вскрытия тары;
3. 3 - Штриховой код формата PDF 417* (заполняется только при формировании Журнала в ЕГАИС, для печатной формы заполнение не требуется).
4. 4 - Наименование продукции по сопроводительным документам.
5. 5 - Код вида продукции (по утвержденному ФСРАР классификатору).
6. 6 - Емкость тары;
7. 7 - количество тары.
*Штриховой код PDF 417 наносится производителем (и/или импортером) на Акцизную Марку (АМ) или Федеральную Специальную Марку (ФСМ).
В отличие от предыдущих версий в приказе не определен отчетный период. Итоги заполняются с каждодневной периодичностью.
Журнал можно вести как в печатном, так и в электронном виде. Под электронным видом понимается автоматическое формирование Журнала в личном кабинете ЕГАИС. В печатном виде Журнал можно заполнять как вручную, так и с использованием товароучетных программ или других автоматизированных систем.
Для продукции с АМ и ФСМ заполнение Журнала посредством ЕГАИС производится только с использованием сканера двумерных штриховых кодов PDF417. Такой вариант ведения Журнала предполагает специализированное программное обеспечение (кассовая программа), которое интегрировано с ЕГАИС (передает в базу ЕГАИС АМ и ФСМ).
Учет товаров формы
Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) товарных запасов должны оформляться первичными учетными документами.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций утверждены постановлением Госкомстата России № 132.
Формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы, разрабатываются и утверждаются организациями самостоятельно. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций и требования, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», предъявляемые к первичной учетной документации.
Первичные документы по приходу (поступлению) товаров. Для учета прихода (поступления) товаров применяются, в частности, следующие документы:
– доверенность (формы № М-2 и № М-2а). Составляется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Форма № М-2а применяется в организациях, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдача доверенностей по форме № М-2а регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Типовые межотраслевые формы № М-2 и № М-2а утверждены постановлением Госкомстата России № 71а;
– акт по форме № ТОРГ-1. Составляется при оформлении приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора (контракта);
– акт по форме № ТОРГ-2. Составляется при оформлении приемки отечественных товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;
– акт по форме № ТОРГ-3. Составляется при оформлении приемки импортных товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;
– акт по форме № ТОРГ-4. Составляется при оформлении приема и оприходования фактически полученного товара, поступившего без счета поставщика, а также в случаях, когда документы поставщика имеют различное конструктивное исполнение;
– акт по форме № ТОРГ-5. Составляется при оформлении приема и оприходования тары, не указанной в счете поставщика, а также для оформления приема и оприходования упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщиков и их стоимость включена в цену товаров;
– акт по форме № ТОРГ-6. Составляется при оформлении приемки и списания завеса тары. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику;
– журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары (форма № ТОРГ-7). В журнале ведутся записи данных о завесе тары;
– приходный групповой отвес (форма № ТОРГ-17). Составляется при приемке товара плодоовощными базами, складами, холодильниками.
Первичные документы по расходу (реализации) товаров. Для учета расхода (реализации) товаров применяются, в частности, следующие документы:
– товарная накладная (форма № ТОРГ-12). Составляется при оформлении продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации;
– расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли) (форма № ТОРГ-14). Составляется при оформлении отпуска товаров лоточникам, продавцам с тележек, разносок и т. п., которые не составляют товарные отчеты;
– товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т). Составляется при оформлении учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля;
– заказ (форма № ТОРГ-26). Составляется при оформлении продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретные дату и время;
– журнал по форме № ТОРГ-27. В журнале ведется учет выполнения заказов покупателей, принятых к исполнению;
– товарный чек. Выписывается при оформлении продажи (отпуска) штучных товаров покупателям за наличный расчет. В чеке указываются: наименование, количество в штуках, продажная цена и продажная стоимость всего количества реализованного за наличный расчет товара, включая НДС и др.
Первичные документы для учета товаров на складе(ах). Для учета товаров на складе(ах) применяются, в частности, следующие документы:
– заказ-отборочный лист (форма № ТОРГ-8). Составляется для отбора товаров, тары оптового склада, на основании которого может быть выписана товарно-транспортная накладная (ТТН). Форма № ТОРГ-8 позволяет вести расчеты по отдельным группам товаров (например, вычислять торговую скидку по группам товаров);
– упаковочный ярлык (форма № ТОРГ-9). Выписывается при упаковке товара на каждое отдельное место (ящик, тюк и т. п.);
– спецификация к фактуре (форма № ТОРГ-10). Выписывается на упакованный товар. Применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т. п.;
– товарный ярлык (форма № ТОРГ-11). Составляется для учета товарно-материальных ценностей. Оставляется на хранение вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Заполняется на каждое наименование товара. Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3);
– накладная по форме № ТОРГ-13. Составляется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации между структурными подразделениями и между материально ответственными лицами;
– акт по форме № ТОРГ-15. Составляется при оформлении возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию;
– акт по форме № ТОРГ-16. Составляется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации;
– журнал учета движения товаров на складе (форма № ТОРГ-18). В журнале ведется количественный учет движения и остатков товаров и тары у материально ответственных лиц складов (кладовых);
– расходный отвес (спецификация) (форма № ТОРГ-19). Составляется при отпуске всех видов товаров, как приложение к товарно-транспортной накладной (ТТН);
– акт по форме № ТОРГ-20. Составляется при обнаружении понижения качества и порчи товаров на основании приказа руководителя организации о перетаривании, сортировке, подработке, перетрафаречивании испорченных товаров;
– акт по форме № ТОРГ-21. Составляется при оформлении переборки, сортировки картофеля, овощей, фруктов, а также отходов, выявленных при переборке на плодоовощных базах (складах);
– акт по форме № ТОРГ-22. Составляется при оформлении результатов контрольной (выборочной) проверки яиц;
– товарный журнал работника мелкорозничной торговли (форма № ТОРГ-23). В журнале ведутся записи данных об отпуске товаров в мелкорозничную сеть и получении выручки. Журнал выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т. п.);
– акт по форме № ТОРГ-24. Составляется для учета излишков (недостач) в магазинах при перемеривании тканей по всем или отдельным группам в необходимых случаях до выпуска в продажу. Перемеривание производится членами комиссии в составе товароведа, представителя общественности и материально ответственного лица;
– акт по форме № ТОРГ-25. Составляется при оформлении уценки мерного лоскута, образующегося в торговой сети при розничной продаже тканей по мере накопления лоскута;
– карточка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28). Заполняется при ведении в организациях торговли аналитического учета на складах, базах товаров, которые учитываются в количественно-суммовом выражении;
– товарный отчет (форма № ТОРГ-29). Составляется для учета товарных документов в организации торговли за отчетный период, утвержденный руководителем организации;
– отчет по таре (форма № ТОРГ-30). Составляется для сверки данных, предоставленных материально ответственным лицом организации торговли за отчетный период, утвержденный руководителем организации;
– сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Составляется на приходные и расходные документы по операциям за отчетный период.
Первичные документы по продаже товаров в кредит. Для учета торговых операций по продаже товаров в кредит применяются, в частности, следующие документы:
– справка для покупки товаров в кредит (форма № КР-1). Составляется при оформлении продажи гражданам товаров длительного пользования в кредит (с рассрочкой платежа) в организациях розничной торговли. Бланки-справки по форме № КР-1 должны иметь типографскую нумерацию и подлежат хранению и учету наравне с документами строгой отчетности. Учет указанных бланков ведется в бухгалтерии организации по месту работы (учебы, назначения пенсии);
– поручение-обязательство (обязательство) (форма № КР-2). Составляется при оформлении учета покупки товаров в кредит;
– ведомость-опись по форме № КР-3. Ведется для учета в организациях торговли поручений-обязательств (обязательств), оформленных покупателями за товары, проданные в кредит, для учета первоначальных взносов стоимости товаров, процента за кредит, комиссионных сборов;
– распоряжение (форма № КР-4). Составляется для учета выдачи покупателю товара при оформлении учета покупки товара в кредит;
– ведомость учета по форме № КР-5. Ведется для учета поступления сумм денег в расчетную кассу организации торговли от покупателей в погашение задолженности за товары, проданные в кредит;
– реестр по форме № КР-6. Ведется для регистрации в организациях торговли поручений-обязательств (обязательств), возвращенных организациями, в которых работали (учились) покупатели, оформившие покупку товаров в кредит до увольнения (окончания учебы);
– справка о состоянии расчетов с работниками за товары, проданные в кредит (форма № КР-7). Составляется в организациях для справочных целей и контроля правильности удержания из заработной платы работников сумм за товары, приобретенные в кредит, и определения задолженности по поручениям-обязательствам (обязательствам).
Форма ведения учета
Под формой бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей.
Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры. Форму ведения бухгалтерского учета предприятие выбирает самостоятельно.
Основными формами ведения бухгалтерского учета являются:
- журнально-ордерная;
- мемориально-ордерная;
- упрощенная форма учета для малых предприятий;
- автоматизированная форма, с применением программ автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма ведения учета
Журнально-ордерная форма ведения бухгалтерского учета в настоящее время является наиболее прогрессивной и распространенной. Именно она, как правило, используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.
Журнально-ордерная форма сочетает хронологические и систематические, аналитические и синтетические учетные регистры. Журналы-ордера ведутся на основании первичных документов.
Последовательность заполнения учетных регистров при журнально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы.
1. На основании первичных документов хозяйственные операции записываются в накопительных ведомостях, т. е. регистрируются в журнале хозяйственных операций.
2. Затем данные хозяйственные операции записываются в журналы-ордера и дополнительные ведомости.
В качестве примера приведены журналы-ордера и ведомости по счетам 50 и 51, составленные на основании данных журнала хозяйственных операций.
В журналы-ордера переносятся итоги хозяйственных операций по одному счету или группе счетов, поэтому журналы-ордера имеют определенные номера, например, журнал-ордер № 1 ведется по счету 50 «Касса», журнал-ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета», журнал-ордер № 3 — по счетам 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», журнал-ордер № 4 — по счетам 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и т.д. Журналы-ордера составляются по кредитовому признаку счетов, т.е. в них отражаются операции, которые прошли по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетом других счетов.
К денежным счетам 50 и 51 дополнительно ведутся ведомости: ведомость № 1 по счету 50 и ведомость № 2 по счету 51. Ведомости составляются по дебетовому признаку счетов, т.е., в них отражаются операции, которые прошли по дебету данного счета в корреспонденции с кредитом других счетов.
3. Итоговые данные по каждому журналу-ордеру переносятся в Главную книгу, которая открывается на год и ведется по каждому счету, например по счету 50 «Касса».
4. На основании Главной книги составляют оборотную ведомость и баланс.
Достоинствами журнально-ордерной формы ведения учета являются удачное сочетание аналитического и синтетического учета и более удобные формы для составления отчетности, а в качестве недостатка следует отметить сложность построения основных регистров.
Мемориально-ордерная форма ведения учета
Последовательность заполнения учетных регистров при мемориально-ордерной форме ведения бухгалтерского учета можно представить в виде схемы.
1. На основании первичных документов все хозяйственные операции записываются в накопительные ведомости, которые ведутся в форме журнала хозяйственных операций.
2. Однородные хозяйственные операции, т.е. операции по ведению учета на одном бухгалтерском счете или группе нескольких зависимых счетов, переносятся в мемориальные ордера, в которых записываются содержание операции, сумма и корреспонденция счетов.
Мемориальные ордера имеют определенные номера, например, мемориальный ордер № 1 ведется — по счету 50 «Касса», мемориальный ордер № 2 — по счету 51 «Расчетные счета», мемориальный ордер № 3 — по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», мемориальный ордер № 4 — по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», мемориальный ордер № 5 — по счету 20 «Основное производство» и т.д.
3. Итоговые данные мемориальных ордеров в конце месяца записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал. Итоговая сумма по регистрационному журналу должна быть равна сумме дебетовых и кредитовых оборотов по всем синтетическим счетам.
4. Данные из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги, например по счету 50 «Касса». Обороты по Главной книге сравнивают с итоговой суммой всех мемориальных ордеров в регистрационном журнале. Если обороты совпали, значит проводки по синтетическим счетам разнесены правильно.
5. На основании Главной книги составляются шахматная и оборотная ведомости.
6. По данным Главной книги и оборотной ведомости заполняют баланс предприятия за отчетный период.
К достоинствам мемориально-ордерной формы ведения учета можно отнести простоту заполнения учетных регистров, легкость проверки правильности отражения операций, возможность исправления ошибок при сверке данных. Недостатками можно считать многократность записи одной и той же суммы в разных регистрах, что приводит к усложнению работы и увеличению вероятности ошибок, а также отставание аналитического учета от синтетического и сложность составления отчетности.
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета
Упрощенная форма ведения бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций.
При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется Книга учета хозяйственных операций, в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.
В книге учета содержатся все используемые малым предприятием бухгалтерские счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Книга учета является комбинированным регистром и совмещает хронологическую и систематическую регистрацию операций. В конце отчетного периода подсчитывают дебетовые и кредитовые остатки по всем счетам, которые служат данными для составления баланса.
Автоматизированные формы ведения учета
В настоящее время разработаны десятки программ, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет на предприятиях с помощью персональных компьютеров.
Все программы предлагают стандартный набор инструментов, позволяющих облегчить и автоматизировать работу бухгалтера. Большинство программ универсальны и дают возможность автоматизировать бухгалтерский учет любого вида сложности.
К наиболее популярным программам ведения автоматизированного бухгалтерского учета относятся: 1C: Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер, Парус и т.д.
Основной источник информации в программах автоматизации бухгалтерского учета — журнал хозяйственных операций. Данные вводятся в журнал в виде первичных документов, проводок или типовых операций, перечень которых можно изменить и дополнить. Обрабатывая этот журнал, программы делают разноску операций по счетам, определяют обороты и сальдо, составляют оборотную ведомость, готовят итоговый баланс и другие отчеты. Программы позволяют вести различные виды учета: синтетический и аналитический, суммовой и количественный, валютный учет, проводить расчет заработной платы и действующих налогов.
В комплект поставки программ входит стандартный набор бланков первичных документов и отчетности, а также других документов, соответствующих текущему законодательству. В программах имеется возможность оперативно корректировать план счетов, ставки налогов, добавлять новые отчетные формы в соответствии с любыми изменениями в законодательстве.
Форма учета материалов
Бланк формы М-2. Доверенность
Форма доверенности № М-2 используется для оформления права сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи доверенного лица.
Бланк формы М-2а. Доверенность
Доверенность по форме № М-2а используется для оформления права сотрудника организации выступать в качестве доверенного лица при получении материальных ценностей от поставщика и применяется в организациях у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Доверенность оформляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и передается под расписку доверенному лицу.
Бланк формы М-4. Приходный ордер
Приходный ордер по форме № М-4 используется для учета материалов, поступающих на склад организации от поставщиков или из производства. Приходный ордер формируется материально-ответственным лицом в одном экземпляре на фактически принятое количество материальных ценностей.
Бланк формы М-7. Акт о приемке материалов
Акта о приемке материалов по форме № М-7 используется для оформления приемки материальных ценностей полученных от поставщика в случае возникновения расхождений в количестве, качестве или ассортименте с данными сопроводительных документов. Кроме того бланк формы № М-7 составляется при приемке материалов, поступивших без документов.
Бланк формы М-8. Лимитно-заборная карта
Лимитно-заборная карта по форме № М-8 используется для оформления отпуска материалов в производство со склада при наличии в организации нормирования отпуска материалов (в случае применения нормативного метода учета затрат). Лимитно-заборная карта по форме № М-8 выписывается в двух экземплярах на каждый номенклатурный номер материалов, используемых в производстве.
Бланк формы М-11. Требование-накладная
Требование-накладная по форме № М-11 используется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями (цехами) или материально ответственными лицами. Требование-накладная формируется в двух экземплярах материально ответственным лицом
Бланк формы М-15. Накладная на отпуск материалов на сторону
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 используется для учета отпуска материальных ценностей собственным подразделениям, расположенным за пределами территории организации, или сторонним организациям, на основании договоров поставки и других документов. Накладная на отпуск материалов формируется в двух экземплярах-один экземпляр остается на складе, как основание для отпуска материалов, второй передается получателю материалов.
Бланк формы М-17. Карточка учета материалов
Карточка учета материалов по форме № М-17 используется для учета движения материалов на складе. Карточка формируется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом.
Бланк формы М-35. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
Бланк формы № М-35 используется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах: первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий передается подрядчику.
Формы учета основных средств
Бланк формы ОС-1. Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)
Акт приемки-передачи по форме ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:
• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Бланк формы ОС-1а. Акт о приеме-передаче зданий (сооружений)
Акт приемки-передачи по форме ОС-1а применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:
• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Форма ОС-1б. Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)
Акт приемки-передачи по форме ОС-1б применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:
• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.
Форма ОС-2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
Документ используется для оформления операций перемещения объектов основных средств внутри организации из одного подразделения в другое. Форма ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Данные о совершенном перемещении вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.
Форма ОС-3. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).
Форма ОС-4. Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)
Документ по форме OC-4 предназначен для оформления операций по списанию и выбытию пришедших в негодность объектов основных средств. Является основной формой подтверждающей выбытие. Составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, которая назначается руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.
Форма ОС-4а. Акт о списании автотранспортных средств
С помощью этого документа производится оформление операций по списанию и выбытию пришедших в негодность автотранспортных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.
Форма ОС-4б. Акт о списании групп объектов основных средств
Документ предназначен для оформления групповых операций по списанию и выбытию пришедших в негодность основных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.
Форма ОС-6. Инвентарная карточка учета объекта основных средств
Инвентарная карточка по форме ОС-6 применяется для организации учета наличия и движения объекта основных средств внутри предприятия. Карточка заводится на каждый инвентарный объект на основании акта приема передачи по форме ОС-1 (ОС-1а,ОС-1б). В этом документе регистрируются вся информации о приеме, перемещении, ремонте, модернизации и иных изменениях объекта основных средств.
Форма ОС-6а. Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств
Инвентарная карточка по данной форме используется для учета наличия объектов основных средств, а также учета их движений его внутри организации. Документ ведется в единственном экземпляре бухгалтерией предприятия на группу объектов. Инвентарная карточка заводится на группу объектов в момент принятия к учету этих объектов на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).
Форма ОС-6б. Инвентарная книга учета объектов основных средств
Данная форма учета основных средств может использоваться на малых предприятиях. Записи об объектах основных средств вносятся бухгалтером на основании первичных документов подтверждающих: поступление, перемещение, ремонт, выбытие и иные виды хозяйственных операций. Такими документами могут являться: Форма ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств", Форма ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств" и другие.
Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования
Данный акт применяется для оформления поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете этих операций. Документ составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах.
Форма ОС-15. Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж
Этот документ используется при передачи оборудования в монтаж. Форма ОС-15 составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - передается уполномоченному представителю монтажной организации.
Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования
Документ предназначен для отражения выявленных в процессе монтажа дефектов. Количество заполняемых экземпляров данного документа зависит от количества сторон подписывающих акт. Как правило, ими являются: заказчик, монтажная организация и завод изготовитель.
Учет форм расчетов
Экономика любого государства представляет собой сеть разнообразных отношений большого числа входящих в нее хозяйствующих субъектов между собой, а так же с внешним миром. Завершаются эти взаимосвязи денежными расчетами.
Расчет – возмездный переход права собственности (хозяйственного веления, оперативного управления) на товар от поставщика (продавца) к покупателю. Является двусторонним, то есть осуществляется между двумя лицами. Расчеты осуществляются в форме денежного обмена, путем движения наличных, либо безналичных денежных средств.
Организации не всегда располагают достаточным количеством свободных денежных средств на покупку имущества, техники, товаров или материалов. Есть и другие возможности, используя которые можно вести активную хозяйственную деятельность. Если организация испытывает ограничения в денежных средствах, то можно использовать различные неденежные формы расчетов с партнерами.
Неденежный расчет – процедура погашения обязательств, исключающая движение денежных средств.
К неденежным формам расчетов, согласно гл. 21 НК РФ (НК РФ), относятся товарообменные и бартерные сделки, передача товаров, услуг по соглашению о предоставлении отступного или новации, а также на безвозмездной основе, выдача долей в уставном (складочном) капитале в натуральной форме, заём вещами, товарный кредит, расчеты векселями, уступка прав требования, списание дебиторской задолженности, передача товаров, работ, услуг при оплате труда в натуральной форме.
В расчетах по товарным операциям наиболее широкое распространение с точки зрения практической деятельности предприятий имеют следующие виды неденежных расчетов:
- товарообменные операции,
- взаимозачеты,
- вексельные расчеты.
Определим сущность каждого вида неденежных расчетов подробнее.
В современных условиях работы предприятий иногда применяются бартерные или обменные операции. В ситуации, когда стороны обменивают один товар на другой, заключается договор мены. В рамках такого договора каждая из сторон является продавцом товара, который она обязуется передать, и покупателем товара, который она обязуется принять в обмен. У каждой стороны товарообменной сделки параллельно происходит реализация товаров в обмен на приобретение новых товаров. Обычно предполагается, что предметы обмена являются равноценными. Если в соответствии с договором мены обмениваемые товары признаются неравноценными, сторона, обязанная передать товар, цена которого ниже цены товара, предоставляемого в обмен, должна оплатить разницу в ценах непосредственно до или после исполнения ее обязанности передать товар, если иной порядок оплаты не предусмотрен договором.
Зачет взаимных требований является достаточно сложной и комплексной операцией и поэтому, должен происходить с участием не только бухгалтерских и финансовых служб, но и юридических снабженческо-сбытовых и иных подразделений предприятия. Их тесное взаимодействие и сотрудничество является непременным условием правильного и юридически грамотного оформления взаимозачета.
Если контрагент организации является одновременно и поставщиком, и покупателем, возникает ситуация, когда оба лица, участвующие в сделках, становятся друг перед другом одновременно кредитором по одному договору и должником – по другому. Прекращение обязательства полностью либо частично в этом случае может осуществляться путем зачета встречного требования (взаимозачета).
Взаимозачет – такой способ прекращения обязательств, при котором одновременно погашаются два встречные обязательства. Выделяют следующие признаки (обязательные условия) проведения зачета:
1. Одни и те же лица (хозяйствующие субъекты). Участниками двух или более обязательств, на основании которых возникают встречные однородные требования. На практике путем взаимозачета чаще погашаются требования, которые возникли на основании разных договоров между одними и теми же лицами.
2. Встречный характер требований, подлежащих зачету. Каждый из хозяйствующих субъектов является должником по какому – либо обязательству, следовательно, к нему обращено требование другого хозяйствующего субъекта, и кредитором по другому обязательству, требование по которому теперь уже исходит от него.
3. Однородность встречных требований. Встречные требования должны быть однородными по своему характеру, иными словами, должны иметь один и тот же предмет, как правило, деньги.
4. Возникновение встречных однородных требований. Путем взаимозачета могут быть погашены требования:
– срок которых наступил;
– срок которых не указан;
– срок которых определен моментом востребования.
Погашение сформировавшейся задолженности может проходить несколькими способами:
– прямой взаимозачет;
– уступка права требования;
– перевод долга;
– многосторонний взаимозачет.
При полной эквивалентности взаимных требований прекращаются обязанности как одной, так и другой стороны, участвующей во взаимозачете. Требования не всегда эквивалентны (равны друг другу). В таком случае, большее по размеру требование погашается лишь частично, в размере, эквивалентном требованию. По своему размеру меньшему. Следовательно, обязательство, по которому предъявлено "большее" требование, в оставшейся части сохраняется, в то время, как обязательство, по которому предъявлено "меньшее" требование, прекращается в полном объеме.
Вексель – ценная бумага, удостоверяющая безусловное денежное обязательство векселедателя уплатить при наступлении срока определенную сумму денег владельцу векселя (векселедержателю). Безусловность обязательства означает, что отказ в платеже по правильно составленному векселю дает основание для обращения принудительного взыскания на имущество должника. В безусловную долговую расписку переводной вексель превращается после его акцепта. Посредством векселя можно оформить различные кредитные обязательства: оплатить купленный товар или оказанные услуги на условиях коммерческого кредита, возвратить полученную ссуду, предоставить кредит, оформить привлечение дополнительного оборотного капитала.
Существует два вида векселей – простой и переводной. Простой вексель предусматривает участие двух сторон – векселедателя и векселедержателя. В роли должника выступает векселедатель, который обязан уплатить векселедержателю сумму, указанную в векселе. Расчеты переводным векселем предусматривают кроме векселедателя и векселедержателя участие третьего лица–плательщика. В переводном векселе векселедатель указывает в качестве плательщика третье лицо и выдает его векселедержателю. Таким образом, посредством выписки переводного векселя векселедатель переносит свое обязательство по его оплате на третье лицо – плательщика по векселю.
Все векселя также принято разделять на товарные и финансовые. Под товарными понимают векселя, полученные поставщиком от покупателя. В этом случае вексель представляет собой долговую расписку покупателя и служит дополнительной гарантией оплаты стоимости товаров поставщику. Таким образом, происходит предоставление товарного кредита покупателю в виде отсрочки платежа. Сумма, которая указана в векселе, – это стоимость реализованного товара. Впрочем, в договоре с покупателем нередко предусматривают вознаграждение за отсрочку платежа. Тогда в векселе можно указать сумму, превышающую стоимость товара. Разница (или, как ее обычно называют, дисконт) и будет вознаграждением за отсрочку. Другой способ получить вознаграждение - это указать в векселе, что на сумму платежа по нему ежедневно (еженедельно, ежемесячно и т. д.) начисляются проценты. Правда, их можно начислять лишь по тем векселям, в которых не установлен точный срок оплаты.
Финансовыми называются векселя, приобретенные за деньги или путем встречной поставки продукции (работ, услуг) в качестве финансовых вложений. Эти векселя выпускают кредитные организации, инвестиционные компании и нефинансовые учреждения для привлечения заемных средств.
Существует также понятие "вексель третьего лица". Так называют вексель, который организация получила не от векселедателя, выпустившего (эмитировавшего) вексель, а от индоссанта. Индоссантом называют лицо, которое данный вексель получило от другого предприятия, а не выпустило его. Индоссамент – это специальная надпись на векселе, которая передает права по векселю новому держателю векселя.
Формы хозяйственного учета
Все бухгалтерские операции после их проверки и подсчета должны быть
зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных
документов. Совокупность специально разграфленных листов бумаги,
приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей по счетам,
называется учетным регистром.
В учетном регистре производится
группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые
используются ля ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной
деятельностью предприятия. Существует несколько признаков группировки учетных
регистров: По характеру бухгалтерских записей: хронологические,
систематические. По внешнему виду: книги, карточки, свободные листы.
По объемам содержания: регистры синтетического учета, регистры
аналитического учета, комбинированные. Под формой бухгалтерского учета
подразумевают технологию и организацию учетного процесса соответствующими
способами, техникой документирования и учетной регистрации. В настоящее время
на Украине применяются следующие формы бухгалтерского учета.
При
мемориально-ордерной форме учета на основании первичных документов,
сгруппированных по отдельному признаку, составляются мемориальные ордера, в
которых проставляется корреспонденция счетов. По мере составления мемориальные
ордера записываются в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров
используются для записей на синтетических счетах в Главной книге.
Мемориально-ордерная форма учета используется в бюджетных учреждениях. При
журнально-ордерной форме учета основными видами учетной регистрации являются
журналы-ордера. Все ЖО построены так, что в них постепенно накапливаются
подсчитываются данные для перенесения в отчетные формы. Ежемесячно ЖО
закрываются, их итоги переносятся в Главную книгу, открываемую на год.
Упрощенная форма применяется для малых предприятий и субъектов малого
предпринимательства, т.к. они имеют простой хозяйственный процесс,
незначительное количество хозяйственных операций и т.д.
Упрощенная форма
бухгалтерского учета делится на: простая форма бухгалтерского учета,
предприятия используют следующие регистры (книга учета хозяйственных операций
(К1), ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений
(В1), ведомость учета производственных запасов, готовой продукции и товаров
(В2), ведомость учета заработной платы (В8)); производственная форма с учетом
регистров учета имущества предприятия, предприятия используют следующие
регистры (книга учета хозяйственных операций (К1), ведомость учета основных
средств, начисленных амортизационных отчислений (В1), ведомость учета
производственных запасов, готовой продукции и товаров (В2), ведомость учета
расходов на производство (В3), ведомость учета денежных средств и
фондов (В4), ведомость учета расчетов и других операций (В5), ведомость учета
реализации (В6), ведомость учета расчетов с поставщиками (В7), ведомость учета
заработной платы (В8), шахматная ведомость (В9)).
Автоматизированная –
позволяет одновременно вести взаимосвязанные участки учета, а руководство фирмы
имеет возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих
решений. Классификация бухгалтерских программ по функциональным возможностям:
Мини-бухгалтерии, интегрированная бухгалтерская система, используемая для
среднего и малого бизнеса, комплексная система бухгалтерского учета.
Журнальная форма учета
Книжно-журнальная форма учета используется в потребительской кооперации. Основным регистром являются журналы (книги). Форма включает 10 журналов и 21 книгу. Данные о хозяйственных операциях из первичных документов в хронологической последовательности записываются в соответствующие журналы, где производится их систематизация по корреспондирующим счетам (например, по счету 50 «Касса» ведется журнал № 1; по счету 51 «Расчетные счета» — журнал № 2).
В конце месяца бухгалтер подсчитывает в журналах итоги — обороты по дебету, кредиту и остатки. На основании итогов журналов после сверки встречных сумм составляются мемориальные ордера. По операциям, не записанным в журналы (например, по счету 01 «Основные средства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.), также составляются мемориальные ордера. Итоги мемориальных ордеров заносят в регистрационный журнал, а затем информация из мемориальных ордеров записывается по каждому счету в Главную книгу. Итоги Главной книги (остатки и обороты по синтетическим счетам) переносят в оборотную ведомость, по данным которой составляется бухгалтерский баланс.
Достоинства формы:
- большинство журналов представляют собой комбинированные регистры, сочетающие признаки аналитического и синтетического учета (например, по счету 20 «Основное производство»;41 «Товары» и т. д.), что делает ненужным ведение каких-либо других учетных регистров аналитического учета;
- основные регистры этой формы (журналы и книги) открываются на 1-й финансовый год, что создает дополнительные возможности использования этой информации для анализа;
- проста в изучении.
Недостатки книжно-журнальной формы: многократность одних и тех же записей в различных регистрах и, как следствие, сложность при выявлении ошибок, небольшая скорость при обработке информации.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
