Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.
Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением.
Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:
– с Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);
– с Федеральным законом № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).
Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
• выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
• возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.
В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы:
Документ
Содержание
Приказ руководителя учреждения
Список должностей, работа по которым требует использования сотовой связи
Должностная инструкция работника
Обоснование использования сотовой связи
Трудовой договор или дополнительное соглашение к нему
Условия и порядок выплаты компенсации либо фиксированная сумма за использование сотрудником сотовой связи
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ определено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, компенсация, которая включает в себя возмещение расходов на сотовую связь, не подлежит обложению НДФЛ на основании вышеуказанного пункта ст. 217 НК РФ.
Обратите внимание, чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, в учреждении должны быть следующие документы:
• документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику (договор о приобретении телефона и сим-карты);
• расчеты компенсаций;
• документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя (счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов);
• документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Такие разъяснения приведены в Письме Минфина РФ № 03-04-06/22274.
В силу пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. 1 п. 1 ст. 149 НК РФ, все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Аналогичная норма закреплена в пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ.
Итак, на основании вышеприведенных положений законодательства о страховых взносах и с учетом ст. 188 ТК РФ можно сделать вывод: страховые взносы на суммы компенсации за использование работником личного мобильного телефона при исполнении им трудовых обязанностей, а также на суммы расходов на оплату услуг сотовой связи, понесенных в производственных целях, не начисляются.
Согласно пп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ расходы учреждения, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в базу по налогу на прибыль.
Однако в рамках приносящей доход деятельности обоснованные и документально подтвержденные расходы учреждения могут учитываться при исчислении налога на прибыль. Итак, по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, а также при условии включения данных о размерах и условиях осуществления соответствующих компенсационных выплат в трудовой договор.
Отметим, что обоснованность расходов при выплате компенсации за использование сотовой связи подтверждается следующими документами:
• должностной инструкцией, в которой указывается, при исполнении каких трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;
• трудовым договором или другим письменным соглашением с работником, где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;
• копией договора работника с оператором связи, подтверждающей, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован за работником;
• копией счета оператора связи;
• детализированным счетом расходов на связь от оператора связи.
Данные разъяснения представлены в письмах Минфина РФ № 03-03-06/1/378, № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития РФ № 2538-19 (п. 3), УФНС по г. Москве № 16-15/104055@.
Учреждение вправе включить в расчет налога на прибыль расходы на услуги связи, произведенные сверх нормативных затрат, покрываемых за счет субсидий на выполнение государственного задания, при условии что данные расходы относятся и к деятельности, приносящей доход, и к уставной бюджетной деятельности, а также соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. В этом случае такие расходы подлежат распределению в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ (письма Минфина РФ № 03-03-06/3/73328, № 03-03-06/3/79616, № 03-03-06/3/64622).
Согласно Указаниям № 65н расходы учреждения на оплату услуг связи относятся на код вида расходов 244 и подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ. В бухгалтерском учете расчеты с поставщиками услуг связи отражаются на счете 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи». Основанием для принятия к учету расходов на услуги связи является подписанный сторонами договора акт оказанных услуг.
Отметим, что бухгалтерские записи делаются в соответствии:
• с Инструкцией № 183н – для автономных учреждений;
• с Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений;
• с Инструкцией № 162н – для казенных учреждений.
В бухгалтерском учете учреждению необходимо сделать следующие записи:
1) начислены расходы на оплату услуг связи: Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» Кредит счета 0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»;
2) оплачены услуги связи: Дебет счета 0 302 21 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по оплате услуг связи» Кредит счета 0 201 11 610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».
Если организация перечисляет поставщику услуг связи авансовые платежи, при осуществлении бухгалтерских записей необходимо воспользоваться счетом 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи».
В этом случае в бухгалтерском учете учреждению нужно сделать следующие проводки:
1) перечислен аванс за услуги сотовой связи: Дебет счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства»;
2) отражены расходы на услуги связи в соответствии с полученным актом оказания услуг: Дебет счета 0 109 00 221 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» Кредит счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»;
3) зачтен ранее перечисленный аванс за услуги связи: Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи» Кредит счета 0 206 21 000 «Расчеты по авансам по услугам связи»;
4) произведен окончательный расчет по услугам связи за месяц: Дебет счета 0 302 21 000 «Расчеты по услугам связи» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».
На практике встречаются ситуации, когда по факту сотрудник превысил лимит расходов на сотовую связь, установленный в учреждении. В этом случае работник должен вернуть сверхлимитные расходы на сотовую связь. Однако следует помнить, что работодатель вправе произвести такое удержание только с письменного согласия работника (ст. 137 ТК РФ).
По общему правилу размер всех удержаний из заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
Итак, при возмещении работником учреждению суммы расходов на услуги связи эта сумма признается доходом учреждения. Такие разъяснения даны в Письме Минфина РФ № 02-06-10/4354.
Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1) отражен доход:
– в бюджетном учреждении (п. 93 Инструкции № 174н): Дебет счета 2 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных услуг» Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»;
– в автономном учреждении (п. 112 Инструкции № 183н): Дебет счета 2 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» Кредит счета 2 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»;
2) удержана сумма из заработной платы работника:
– в бюджетном учреждении (п. 129 Инструкции № 174н): Дебет счета 0 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» Кредит счета 0 304 03 730 «Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»; Дебет счета 2 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда» Кредит счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг»;
– в автономном учреждении (п. 167 Инструкции № 183н): Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» Кредит счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда»; Дебет счета 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» Кредит счета 0 201 11 000 «Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства».
В случае осуществления удержания из суммы оплаты труда, начисленной в рамках исполнения государственного задания, в бухгалтерском учете делаются записи:
а) в бюджетном учреждении (п. 146 Инструкции № 174н): Дебет счета 4 304 06 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами» Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»; Дебет счета 2 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 2 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»;
б) в автономном учреждении (п. 173 – 175 Инструкции № 183н): Дебет счета 4 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами» Кредит счета 4 304 06 730 «Увеличение расчетов с прочими кредиторами»; Дебет счета 2 205 31 000 «Расчеты по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 2 304 06 000 «Расчеты с прочими кредиторами»;
в) в казенном учреждении (п. 78, 120 Инструкции № 162н):
– начислена сотрудникам плата за сверхлимитные услуги связи: Дебет счета 1 205 31 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг» Кредит счета 1 401 10 130 «Доходы от оказания платных услуг»;
– внесены сотрудником деньги в кассу учреждения: Дебет счета 1 201 34 510 «Поступления средств учреждения в кассу» Кредит счета 1 205 31 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от оказания платных работ, услуг».
Согласно Указаниям № 65н расходы на выплату компенсации за использование сотового телефона в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
Учреждению необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
1) начислена компенсация за использование работником личного мобильного телефона в служебных целях:
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
