Движение наличных денежных средств присутствует практически у каждого субъекта предпринимательской деятельности, при этом вся «наличка» должна проходить через его кассу. Расчетно-кассовые операции – это прием и выдача наличных денег, все расчеты наличными между фирмами и/или ИП, а также их наличные расчеты с банками и физлицами, в том числе с собственными сотрудниками.
Вести кассовые операции должен кассир, или иной сотрудник, назначенный руководителем, либо сам руководитель. В зависимости от объемов и количества касс, кассиров может быть несколько, все они материально ответственны.
В РФ нормативное регулирование кассовых операций осуществляется Центробанком.
На сегодня основные правила заключены в следующих документах:
• Указание Центробанка № 3210-У о порядке ведения кассы юрлицами, и упрощенном ее ведении ИП и субъектами малого бизнеса (СМП);
• Указание Центробанка № 3073-У о лимите наличных расчетов между юрлицами и ИП.
Фирма и ИП самостоятельно определяют:
• каким образом будет обеспечена сохранность наличных денег при хранении и транспортировке,
• порядок и сроки проверок «налички» в кассе.
Организация должна установить приказом руководителя предельную сумму, которая может оставаться в кассе на конец дня – лимит кассы. Сверхлимитные деньги должны сдаваться из кассы в банк, за исключением дней зарплаты и выходных (если в выходные проводятся операции). Лимит рассчитывается по одной из двух формул: из объема выручки, или из объема выдачи наличных (приложение к Указаниям № 3210-У). ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы, накапливая свою выручку без ограничений.
Существующий на сегодня порядок ведения кассовых операций, ограничивает расчеты «наличкой» между субъектами предпринимательства суммой в 100 тыс. руб. по одному договору. Этот лимит действует для юрлиц и ИП, и не касается расчетов с обычными физлицами.
Любая кассовая операция должна оформляться первичными учетными документами. Исключение сделано только для ИП, ведущих учет своих налоговых показателей, согласно НК РФ (например, в КУДиР) – кассовые документы они могут не заполнять (п. 4.1. Указаний ЦБ РФ № 3210-У).
Формы кассовой «первички» унифицированы, они утверждены постановлениями Госкомстата № 88, № 1 и согласованы с Центробанком, самостоятельно разработанные бланки использовать для кассовых операций нельзя. Кассовые документы можно заполнять вручную на бумаге, не допуская исправлений, или электронно, с помощью спецпрограмм.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации предусматривает оформление операций по кассе следующими документами:
• Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) – применяется при поступлении наличных денег в кассу. ПКО состоит из двух частей, одна из которых – отрывная квитанция, передаваемая вносителю денег. ПКО заверяется подписями главного бухгалтера и кассира. Через ПКО в кассу поступают все деньги, в том числе и выручка, полученная с применением ККТ.
• Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – заполняется на выдачу денег из кассы. В отличие от «приходника», РКО содержит еще и расписку о получении денег, где получателем указывается сумма прописью, дата получения, ставится подпись, а также вносятся реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Кроме кассира и главбуха РКО подписывает руководитель организации.
• Кассовая книга (форма № КО-4) отражает ведение кассы и заполняется на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Кассир, или иной уполномоченный сотрудник, в день, когда есть операции, делает в книге записи о приходе и расходе денежных средств в кассе, в конце дня сверяет записи с данными ПКО и РКО, выводит обороты и остаток наличных денег, ставит свою подпись. Главбух контролирует ведение кассовой книги. Все листы книги заранее нумеруются и прошиваются, а при электронном заполнении принимаются меры для защиты информации от изменений.
• Расчетно-платежная ведомость и ведомость (формы № Т-49 и № Т-53) применяются для выдачи зарплаты сразу нескольким работникам. Получив деньги, каждый из них расписывается в ведомости напротив своей фамилии и суммы. После выплаты зарплаты к ведомости составляется общий РКО на всю выплаченную сумму. Неполученная зарплата депонируется.
Кассовые документы должны храниться в организации минимум 5 лет, а зарплатные ведомости при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Для ведения бухучета операций по кассе предприятия используется счет 50 «Касса» (приказ Минфина РФ № 94н), к которому при необходимости можно открыть субсчета, в том числе:
• 50.1 «Касса организации» для учета наличных денег. Если фирма проводит операции с инвалютой, для каждого ее вида открывают отдельный субсчет;
• 50.2 «Операционная касса» применяется в основном организациями связи и транспорта для учета денег в кассах вокзалов, пристаней, отделений связи и т.п.;
• 50.3 «Денежные документы» для учета хранящихся в кассе оплаченных авиабилетов, почтовых марок и иных подобных документов.
По дебету счета 50 учет кассовых операций предполагает отражение поступления «налички» в кассу предприятия, к примеру:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• по дебету счета 50 и кредиту счета 71 отражаются неизрасходованные подотчетные деньги, которые сотрудник вернул в кассу;
• дебет счета 50 и кредит счета 62 — поступление наличной оплаты за товары или услуги от покупателей и заказчиков и т.д.
Расходные кассовые операции отражаются по кредиту счета 50, например:
• сумма, выданная в подотчет сотруднику, будет проведена по дебету счета 71 и кредиту счета 50;
• по дебету счета 70 и кредиту счета 50 отражается выплата зарплаты сотрудникам;
• оплата товаров и услуг поставщикам наличными проводится по дебету счета 63 и кредиту счета 50 и т.д.
Остаток по счету 50 должен равняться сумме денежных средств в кассе. Он не может быть отрицательным, а наличие «кредитового» сальдо по счету означает, что в учете допущена ошибка.
Так вот все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов – что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины. Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
• оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
• соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
• соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
• соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс.
За несоблюдение правил работы с ККТ (ст.14.5):
• за неприменение ККТ штраф на должностных лиц — от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, но не менее 10 000 руб.; для юрлиц и ИП — от 3/4 до одного размера суммы расчета, но не менее 30 000 руб.;
• за систематическое нарушение закона — дисквалификация для должностных лиц от 1 до 2 лет; для юрлиц и ИП — приостановка до 90 суток;
• за применение не соответствующей требованиям ККТ и непредставление информации и документов по запросам налоговиков — предупреждение или штраф для должностных лиц от 1500 до 3000 руб.; для юрлиц и ИП — предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 руб.;
• за ненаправление клиенту бумажного или электронного чека по его требованию — предупреждение или штраф для должностных лиц 2000 руб.
В настоящее время юридические лица и ИП ориентируются в работе на другой приказ — Указание ЦБ РФ № 3210-У.
Документами, непосредственно относящимися к дисциплине, являются:
Каждая организация вправе заполнять все необходимые документы машинописным способом или от руки. Об этом прямо говорится в п. 4.7 вышеназванного Указания Центробанка России.
Кто должен соблюдать Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения. Вы можете не иметь кассовый аппарат, а просто выписывать БСО (бланки строгой отчетности), но при этом все равно должны соблюдать правила кассовый дисциплины. Правило здесь одно – если есть движения наличных денежных средств, то кассовую дисциплину нужно соблюдать. Однако сегодня действуют упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, который в наибольшей степени коснулся индивидуальных предпринимателей.
Теперь ИП больше не обязаны вести кассу наравне с организациями и оформлять кассовые документы (ПКО, РКО, кассовая книга). Предпринимателям необходимо только формировать документы подтверждающие выплату заработной платы (расчетно-платежные и платежные ведомости).
Таким исключением являются дни выдачи работникам заработной платы, выплаты стипендий и прочих выплат в фонд зарплаты и выплат, имеющих социальный характер. Исключением также являются дни получения наличности в банках на указанные расходы, выходные и нерабочие праздничные дни, но только в случае, если в такие дни предприятие проводит операции с наличными деньгами. Во всех указанных случаях превышение объема наличности в кассе компании над применяемым лимитом является допустимым. Во всех прочих случаях компания может быть оштрафована за нарушение установленной дисциплины. Лимит наличности вводится распорядительным документом предприятия. В качестве такого документа может выступать приказ руководства или иной документ, отвечающий признакам распорядительного.
В случае выявления фактов каких-либо нарушений дисциплины налоговый орган вправе привлечь соответствующее предприятие к административной ответственности. Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными деньгами, несоблюдение порядка ведения кассовых операций или накопление в кассе денег сверх лимита соответствующее предприятие может быть привлечено к установленной ответственности в виде штрафа. Размер возможных штрафов предусмотрен этой же нормой КоАП РФ и составляет для организаций денежную сумму в размере от 40000 до 50000 рублей, а для должностных лиц — сумму от 4000 до 5000 рублей.
Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:
• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
В советские времена у телефонисток на коммутаторе висел лозунг, из которого следовало, что они все ратуют за свободные сексуальные отношения. Что это был за лозунг?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
