В трудовое законодательство периодически вносятся значимые изменения, которые требуется учитывать, чтобы избежать штрафов. Как выполнять расчет отпускных в 2018 году, действует ли здесь новый закон, — в материале статьи.
Рассчитывать отпускные нужно по тем же правилам, что были утверждены постановлением Правительства под № 922. Но позднее появились новые разъяснения чиновников, которые важно учитывать при исчислении средств.
Чтобы выполнить расчет отпускных в 2018 году, требуется определить:
• расчетный период;
• сумму выплат для каждого конкретного работника;
• количество дней в расчетном периоде.
Расчетный период составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу отпуска, если организация не установила другой срок. При этом календарным месяцем является срок с 1 по 30 или 31 число включительно (в феврале — по 28 или 29 число включительно). Если работник принят по срочному трудовому договору на срок менее одного года, в приказе на отпуск отражают уменьшенный рабочий год в зависимости от срока ТД с сотрудником.
Рассчитывая отпуск в 2018 году, действуют прежние правила, новый закон определяющий расчет отпускных не принят. В средний заработок включаются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда в компании. Полный перечень выплат отражен в пункте 2 Положения под № 922.
Например, к выплатам относятся:
• зарплата;
• надбавки и прочие доплаты: за классность, совмещение профессий, выслугу лет и т. п.;
• компенсационные выплаты, связанные с установленным режимом работы, условиями труда, в том числе премии и иные вознаграждения.
Когда определяете средний заработок, не забывайте, что некоторые выплаты требуется исключить.
Например, к ним относятся больничные и отпускные:
Включают
Не включают
· зарплату, начисляемую за отработанное время, по сдельным расценкам, а также в процентах от выручки, комиссионное вознаграждение;
· гонорары, постановочные и авторские вознаграждения, полагающиеся работникам редакций газет, журналов и т.д.;
· надбавки и иные доплаты;
· компенсационные выплаты, напрямую связанные с режимом работы в организации и условиями труда, в том числе районные коэффициенты, процентные надбавки, прочие доплаты за работу во вредных или же тяжелых условиях, в ночное время, при многосменном режиме и т.д.;
· премии и вознаграждения.
· выплаты исходя из среднего заработка специалистов согласно законодательству. Например, во время служебной командировки или же оплачиваемого отпуска. Исключение составляют начисления за время перерывов, положенных для кормления ребенка;
· больничные, пособия по беременности и родам женщинам;
· оплату выходных дней для ухода за детьми-инвалидами, инвалидами детства;
· выплаты простоев, когда работник не работал по вине предприятия или по причинам, которые не зависят от работодателя и самого сотрудника.
В целом порядок начисления отпускных в 2018 году претерпел лишь несущественные изменения. Но так как в законы периодически вносятся поправки, кадровые специалисты и бухгалтеры должны своевременно их отслеживать, смотря новые редакции законов и комментарии к ним. Это позволит избежать ошибок, незапланированных проверок и множество других проблем.
Длительность периода напрямую зависит от того, сколько времени сотрудник трудится в организации, но он не может быть больше одного года. Например, человек устроился на работу первого ноября 2016 года. Он планирует отдыхать семь календарных дней с первого августа 2018 года. Расчетный срок с первого ноября и по 31 июля включительно.
Многие кадровики задумываются, как считаются отпускные в 2018 году, если в исключаемом периоде был праздничный день. Согласно разъяснениям Минтруда, если он попал на прошлый отпуск, учтите день при определении среднего заработка. Но обычные дни отпуска исключите (письмо под № 14-1/В-351).
Новый закон разрешает организациям установить свой период — не двенадцать месяцев, а три или шесть. Правда, здесь нужно учитывать один важный момент. Если в организации используется собственная формула расчета отпускных в 2018 году, следите, чтобы сумма была не меньше той, которая выходит при общепринятых способах. Это правило установлено частью 5 ст.139 Трудового кодекса РФ.
Прежде чем произвести расчет, нужно определить, сколько дней отработал человек в течение 12 месяцев, предшествующих отпуску. По действующим правилам сотрудник может воспользоваться правом на отпуск уже спустя полгода после приема на работу. В некоторых случаях (например, если женщина скоро уходит в декрет, имеет ребенка младше трех месяцев или трудится по совместительству) — уже через три месяца.
Как рассчитывается отпуск в 2018 году — напрямую зависит от количества отработанных дней. Даже тогда, когда сотрудник полностью отработал 12 месяцев, из расчета отпускных исключаются периоды болезни, длительность всех командировок и предоставленных отпусков. Полный перечень смотрите в пункте 5 Положения под № 922. Чтобы не высчитывать число дней вручную, законом было установлено среднемесячное количество календарных дней, равное 29,3. Если сотрудник полностью отработал год, число дней по нему будет равно:
12 х 29,3 = 351,6
Предположим, что другой сотрудник проработал только полгода — с января по июнь включительно. Из них десять календарных дней он был на больничном листе (например, в марте). Значит, он отработал пять месяцев плюс 21 день в марте.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. За полные пять месяцев: 5 х 29,3 = 146,5
2. За март: 29,3 : 31 календарный день х 21 отработанный день = 19,85 дней
3. Всего: 146, 5 + 19,85 = 166,35 дней
Формула расчета отпускных в 2018 году предполагает использование калькулятора или специальной программы. При этом расчет среднего заработка производится следующим образом. Нужно сложить все выплаты, произведенные работнику за расчетный период, включая зарплату, премии, надбавки, доплаты к тарифным ставкам и так далее. Полный перечень учитываемых выплат отражен в пункте 2 Положения под № 922. Больничные, командировочные, отпускные и другие выплаты во внимание не принимаются. Расчет отпускных в 2018 году: примеры расчета среднедневного заработка (СДЗ) сотруднику, отработавшему год.
Если расчетный период отработан полностью и отпуск предоставлен в календарных днях, средний дневной заработок определите по формуле:
Средний дневной заработок = Заработок, начисленный за расчетный период : 12 : Среднемесячное число календарных дней (29,3)
Следующее, что требуется принять во внимание, производя расчет отпускных — это количество дней отпуска. Как правило, работнику полагается 28 календарных дней отпуска в год. При этом 14 дней должны использоваться непрерывно, а еще 14 можно разбивать по усмотрению сотрудника. Чтобы произвести расчет, нужно количество предполагаемых дней отпуска умножить на среднедневной заработок (СЗД). Например, первый работник, отработавший год, решил уйти в отпуск на 28 дней. Тогда отпускные будут равны:
Отпускные = СДЗ х 28 дней
Например, второй сотрудник, решил уйти в отпуск на 14 дней. При этом нужно учитывать, что он имеет право уйти в отпуск на 28 дней — Письмо Роструда под N 5277-6-1. Тогда формула расчета отпускных 2018 выглядит так:
Отпускные = СДЗ х 14 дней
Бухгалтер производит начисление отпускных в 2018 году не позднее, чем за три дня до начала отпуска. В том месяце, когда были начислены отпускные, на их сумму требуется начислить необходимые взносы на медицинское, пенсионное, социальное страхование.
С 2018 года они уплачиваются не в фонды, а в налоговую инспекцию! В день выплаты или перечисления на карту работника, из отпускных удерживают НДФЛ.
Пример расчета отпускных в 2018 Петрову:
• За полные десять месяцев: 10 х 29,3 = 293 дня
• За март: 29,3 : 31 день х 21 отработанный день = 19,85
• За апрель: 29,3 : 30 дней х 16 отработанный день = 15,6
• Итого: 293 + 19,85 + 15,6 = 328, 45 дней
За последние двенадцать месяцев выплаты в пользу И. Петрова составили 256 300 рублей. Из них 9 500 составили апрельские отпускные, 6 300 — выплата по больничному листу.
Исключите их из общей суммы и найдите среднедневной заработок (СДЗ):
• 256 300 р. – 9 500 р. – 6 300 р. = 240 500 р.
• СЗД = 240 500 р. : 328, 45 дней = 732,23 р.
• Отпускные составят: 14 дней х 732,23 р. = 10 251, 22 р.
Оплата отпускных в 2018 году в целом не претерпела существенных изменений. При их расчете используются те же формулы, что и ранее. Если в организации нарушается порядок расчета отпускных в 2018 году, это может привести к судебным разбирательствам. Штрафы за нарушения существенные, о чем должен помнить каждый работодатель. При этом категорически нельзя не выплачивать деньги за ранее не отгулянный отпуск, если работник увольняется.
Ежегодный отпуск легко можно перенести или же продлить. Сделать это получится как в течение текущего года, так и на следующий год. Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевают или переносят на другой период в случае временной нетрудоспособности работника. Еще одно основание для продления или переноса — человек исполняет государственные обязанности в момент положенного отдыха. Конкретные числа, на которые переносят отпуск, организация определяет с учетом пожеланий работника. В этом случае выплата отпускных в 2018 году, если опираться на новый закон, также смещается.
Рекомендуется перенести отпуск и в том случае, если минимум за три дня до начала отдыха не произвели расчет отпускных в 2018 и их выплату. Это же касается и ситуаций, когда сотрудника не предупредили о дате начала отпуска вовремя (за две недели до его начала). В этих случаях работник пишет заявление о переносе отдыха в свободной форме, в котором отражает желаемые даты переноса.
Нужно учитывать, что отпуск с согласия работника можно перенести на следующий год, если отсутствие специалиста на работе неблагоприятно отразится на деятельности компании. Сотрудник обязан использовать отпуск не позднее двенадцати месяцев после окончания рабочего года. Получается, что перенести отпуск можно лишь на следующий рабочий год. Такие правила были установлены ст. 124 ТК. При этом порядок расчета отпускных в 2018 году такой же, как в примере, приведенном выше.
Пример расчета отпускных в 2018 году
В статье приведены примеры расчета отпускных в ситуациях, которые будут актуальны в 2018 году. Мы поясняем, почему расчет отпускных ведется так, а не иначе. Напомним, все нормы по расчету оплаты отпуска приведены в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ № 922.
Менеджер Миронов Е.Н. с 1 февраля 2018 года уходит в отпуск на 9 дней. Расчетный период для начисления отпускных – с 1 февраля 2017 года по 31 января 2018 года.
В июле 2017 года Миронов отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 дней. В декабре 2017 года Миронов 10 дней болел. Остальные месяцы расчетного периода отработаны сотрудником полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Миронова составили 521 000 руб., из них отпускные -- 30 500 руб. и выплаты по листку нетрудоспособности - 10 500 руб.
Всего сотрудник полностью отработал 10 месяцев из 12, а также 3 календарных дня в июле 2017 года и 21 календарный день в декабре 2017 года.
Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 293 дня (10 мес. х 29,3).
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле, составило 2,83 дня (29,3 : 31 дн. х 3 дн.), а в декабре 2017 года -- 19,84 дня (29,3 : 31 дн. х 21 дн.).
Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, – 315,67 дней (293 дн. + 2,83 дн. + 19,84 дн.).
В расчет не включается средний заработок во время отпуска и период болезни. Поэтому отпускные нужно рассчитывать исходя из дохода за минусом соответствующих выплат. Это значит, что в расчет нужно взять 480 000 руб. (521 000 руб. -- 30 500 руб. – 10 500 руб.).
Средний дневной заработок Миронова равен 1520,58 руб. (480 000 руб. : 315,67 дн.).
Итого сумма отпускных к начислению составляет 13 685,22 руб. (1520,58 руб. х 9 дн.).
Расчетный период нужно подчистить, выбросив из него определенные дни. Это время, когда отпускник:
• получал средний заработок. Например, находился в отпуске (ст. 114 ТК РФ) или направлялся в командировку (ст. 167 ТК РФ);
• отсутствовал по болезни;
• пребывал в декрете (актуально только для сотрудниц);
• уходил в административный отпуск без сохранения зарплаты;
• ухаживал дома за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, получая за это положенную оплату;
• простаивал по вине работодателя либо в связи с форс-мажором (к примеру, из-за отключения электричества);
• освобождался от работы в других установленных случаях.
Если требуется выбросить все время, в расчет берите предыдущий период из 12 месяцев, который был до всех исключаемых периодов (письмо Минтруда России № 14-1/В-972). Если и такого периода нет, считайте дни месяца, в котором сотрудник идет на отдых. При этом учитывайте дни лишь до даты начала отдыха.
Секретарь Козырева И.Т. с 1 февраля 2018 года уходит в отпуск на 9 дней. Расчетный период для начисления отпускных – с 1 февраля 2017 года по 31 января 2018 года.
Все месяцы расчетного периода Козырева отработала полностью – в отпуск не ходила и не болела, не была в административном отпуске и в командировках. По другим причинам не отсутствовала.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Козыревой составили 360 000 руб.
Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка, равно 351,6 дня (12 мес. х 29,3).
Средний дневной заработок – 1023,89 руб. (360 000 руб. : 351,6 дн.).
Итого сумма отпускных к начислению составляет 9215,01 руб. (1023,89 руб. х 9 дн.).
Бухгалтер Сидорова П.К. принята на работу 10 мая 2018 года. С 21 мая 2018 года по заявлению сотрудницы ей был авансом предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 5 дней.
Ежемесячный оклад Сидоровой составляет 40 000 руб., других выплат нет.
Начисления и фактически отработанные дни за расчетный период (с 1 мая 2017 года по 30 апреля 2018 года) и до начала него отсутствуют. С учетом этого средний заработок для расчета отпускных бухгалтер определила исходя из зарплаты, начисленной за отработанные дни в мае – месяце приема на работу.
Зарплата для целей расчета составила 14 000 руб. (40 000 руб. : 20 дн. x 7 дн.).
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце равно 10,4 дн. (29,3 : 31 дн. x 11 дн.).
Средний дневной заработок – 1346,15 руб. (14 000 руб. : 10,4 дн.).
Итого сумма отпускных к начислению составляет 6730,75 руб. (1346,15 руб. х 5 дн.).
Считая дни месяца, в котором работник отправляется на отдых, в расчет берите дни до даты начала отдыха.
Курьер Митяев А.Г. с 9 января 2018 года уходит в отпуск на 6 дней. Расчетный период для начисления отпускных – с 1 января 2017 года по 31 декабря 2018 года.
В январе 2017 года работник находился в отпуске за свой счет. А в июле Митяеву предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 дней. Остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью.
За последние 12 календарных месяцев выплаты в пользу Митяева составили 80 000 руб. (уже за минусом июльских отпускных).
Количество дней, учитываемых для расчета среднего заработка в полностью отработанных месяцах, равно 293 дня (10 мес. х 29,3).
Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в июле, составило 2,83 дня (29,3 : 31 дн. х 3 дн.).
Общее количество дней, учитываемых при расчете среднего заработка, равно 295,83 дней (293 дн. + 2,83 дн.).
Средний дневной заработок курьера равен 270,43 руб. (80 000 руб. : 295,83 дн.). Заработок сотрудника надо сравнить с МРОТ.
Средний заработок за месяц равен 7923,6 руб. (270,43 руб. х 29,3 дн.). Полученная сумма выше МРОТ, действующего на момент расчета (7800 руб. < 7923,6 руб.). Поэтому бухгалтер начислил отпускные по фактическому среднему заработку.
Все расчеты, начисления и выплаты с учетом продолжительных новогодних праздников бухгалтер провел заранее, в декабре 2017 года. Чтобы сотрудник успел получить положенные ему средства до начала отдыха.
Итого сумма отпускных к начислению в декабре составила 1622,58 руб. (270,43 руб. х 6 дн.).
С 1 января 2018 года МРОТ повышается до 9489 руб. С учетом нового повышенного значения средний месячный заработок в размере 7923,6 руб. становится меньше МРОТ. Требуется пересчитать отпускные исходя из суммы МРОТ. Сумма после пересчета составляет 1943,14 руб. (9489 руб. : 29,3 дн. х 6 дн.).
В январе 2018 года бухгалтер начислил к доплате Митяеву 320,56 руб. (1943,14 руб. -- 1622,58 руб.).
Среднемесячный размер заработка, рассчитанный для начисления отпускных, не может быть ниже МРОТ.
Водитель П.А. Назаров с 9 января 2018 года идет в отпуск на 28 дней. Расчетный период (январь-декабрь 2017 года) отработан полностью.
Выплаты в пользу Назарова за расчетный период равны 345 000 руб.
В марте 2018 года сотруднику выплачена премия по итогам работы за 2017 год в сумме 25 000 руб.
Сумма отпускных к начислению в декабре 2017 года составила 27 474,4 руб. (345 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. х 28 дн.).
После начисления годовой премии отпускные бухгалтер пересчитал.
Сумма отпускных после пересчета равна 29 465,3 руб. [(345 000 руб. + 25 000 руб.) : 12 мес. : 29,3 дн. х 28 дн.].
В марте 2018 года бухгалтер начислил к доплате Назарову 1990,9 руб. (29 465,3 руб. – 27 474,4 руб.).
При расчете отпускных нужно учитывать премии за прошедший год. При этом когда они начислены, не важно. Просто если премия по итогам работы за предыдущий год начислена уже после назначения отпускных, выплату за отдых придется пересчитать. Чтобы этого избежать, вознаграждения по итогам работы за год желательно начислять как можно раньше. В идеале – 31 декабря премиального года.
Иные премии – месячные, квартальные, полугодовые – берите в расчет при условии, что они начислены в расчетном периоде. И неважно – за какой отработанный период.
Расчет отпускных в 2018 году по-новому
Расчет отпуск бухгалтеры делают постоянно. Проверьте, как сделать расчет отпускных в 2018 году по-новому, а пример расчета на цифрах поможет вам быстрее разобраться и не запутаться в сложных ситуациях.
В качестве основного источника порядка расчет отпускных бухгалтер использует правила, утвержденным постановлением Правительства № 922.
Вот основные нюансы, которые бухгалтер должен учитывать при расчете отпускных в 2018 году:
• Коэффициент среднего количества дней в месяце теперь – 29,3.
• При определении годового дохода сотрудников нужно учитывать коэффициент индексации, если повышение зарплаты коснулось всего коллектива.
• Если сотрудник работает в организации менее 11 месяцев, то расчетным периодом для него будет фактически отработанное время. Например, Семенов работает 7 месяцев в компании и уходит в отпуск, значит, расчетным периодом будут только 7 месяцев. Его трудовой стаж на других предприятиях в расчет не принимается.
• Уйти в отпуск можно только после минимум 6 месяцев работы.
• Крайний срок уплаты НДФЛ с отпускных – последний день месяца, когда деньги были перечислены работнику.
Исходя из этих новшеств, давайте посмотрим, как будет фактически выглядеть расчет отпускных по-новому в 2018 году (примеры расчета вы также найдете ниже).
Формула для расчета отпускных в 2018 году выглядит следующим образом:
Сумма отпускных = Среднедневной заработок сотрудника х Количество дней отпуска
Из формулы вытекает, что самое главное – это правильно высчитать среднедневной заработок служащего. И в этом процессе уже необходимо применять новый закон и делать расчет с учетом последних изменений.
Среднедневной заработок, также определяется по формуле:
Среднедневной заработок = Общая сумма зарплаты за расчетный период : (29,3 х 12)
В общую сумму зарплаты за расчетный период входят такие выплаты (п.2 Положения №922):
• Оклад с надбавками и доплатами (выслуга, совмещение, надбавки за сложность и напряженность и пр.);
• Премии и вознаграждения. При этом квартальные и ежемесячные премии учитываются в доходах целиком. А вот ежегодная рассчитывается пропорционально фактическому количеству отработанных дней в расчетный период.
Больничные, пособия по уходу за ребенком, отпускные, выплаты во время простоев в расчет не принимаются.
Ниже мы приводим примеры расчета начисление отпускных в 2018 году.
Разберемся, как рассчитать отпускные в 2018 году на примерах.
Пример №1 Расчет отпускных по-новому с учетом прошлогоднего отпуска и индексации зарплаты:
Наименование данных
Показатели
Продолжительность отпуска в 2018 году
с 1 по 28 декабря 2018 (28 календарных дней)
Расчетный период
с 1 декабря 2017 по 30 ноября 2018
Ежемесячный оклад за последние 12 месяцев
с декабря 2017 по август 2018 – 40 000руб.
с сентября 2018 по ноябрь 2018 – 45 000 рублей
Находился в ежегодном оплачиваемом отпуске
с 18 декабря по 31 декабря 2017 года
Зарплата в декабре 2017 без учета отпускных
10 000 рублей
На основе вышеизложенных данных рассчитаем отпускные для сотрудника в декабре 2018 года.
1. Определим его заработок за прошедшие 12 месяцев с учетом сентябрьского повышения зарплаты. Сначала считаем коэффициент повышения:
• 45 000/40 000 = 1,1
С учетом индексации посчитаем его годовой доход:
• 8 (месяцев)*40 000*1,1 + 3 (месяца)*45 000 + 10 000 (декабрь 2016) *1,1 = 498 000руб.
2. Так как работник был в декабре в отпуске, то этот месяце он отработал не полностью. Считаем среднее количество отработанных дней в декабре 2017:
• 29,3/31 (количество дней в декабре) * (31-14 (число дней в прошлогоднем отпуске)) = 16,1
3. Теперь с помощью вышеприведенной формулы высчитываем среднедневной заработок работницы:
• 498 000 /(29,3*11 (количество полностью отработанных месяцев) + 16,1) = 1471,63
4. Считаем отпускные.
• 1471,63* 28 = 41 205,64 руб.
Пример №2. Расчет отпускных по-новому, если сотрудник отработал меньше года в компании:
Предположим, что работница работает в компании с 6 марта 2018 года. В ноябре она изъявила желание пойти в отпуск.
Наименование данных
Показатели
Продолжительность отпуска в 2018 году
с 6 ноября 2018 года сроком на 14 дней
Расчетный период
с 6 марта 2018 по 31 октября 2018 (8 месяцев)
Ежемесячный оклад работницы
35 000 рублей
1. Находим среднедневной заработок:
• 35 000*8 (месяцев) / (8*29,3) = 1194,54
2. Исходя из среднедневного заработка, делаем расчет отпускных:
• 1194,54 х 14 = 16 723,56 рублей.
С учетом последних изменений главное правило расчета отпускных, если на них приходятся праздничные дни, осталось неизменным. Официальные праздничные дни в число отпускных дней не входят и не оплачиваются.
Пример расчета:
Расчет отпускных в случае, если дни отпуска попадают на официальные праздничные дни, производится по той же формуле, что и простой отпуск. Вся сложность заключается в том, чтобы правильно определить количество дней отпуска с учетом праздников.
И тут все зависит от желания вашего работника:
• Если ему нужен отпуск в конкретные числа, а на них выпадает праздник. Например, строго с 1 по 14 ноября 2018 года работник просится в отпуск.4 ноября – официальный праздничный день. Вы считаете ему не 14, а 13 дней отпуска, убирая из расчета 4 ноября. В дальнейшем он сможет отгулять четырнадцатый день.
• Иная ситуация, если работник уходит с 1 ноября в отпуск на 14 дней. Тогда вы считаете ему положенные 14 дней отпуска, но на работу он выйдет не 15, а 16 ноября. Так как отпуск продляется за счет праздника.
Расчет среднего заработка для отпускных в 2018 году
Правильный расчет среднего заработка работника имеет важное значение. Данный показатель учитывается при начислении средств при ежегодном отдыхе, выплате больничных и так далее.
Поэтому сумма среднего дохода за месяц является базовым значением, от которого и производятся все начисления сотруднику.
Данный показатель несложно рассчитать и самостоятельно, это поможет следить за правильностью расчетов бухгалтерии и планировать будущие выплаты.
Расчет среднего заработка и начисление по нему средств перед отдыхом происходит по определенному алгоритму. Для этого бухгалтерия берет период проработанного времени, который прошел с момента окончания предыдущего отдыха.
Когда сотрудник работает недостаточно долго и еще не уходил в отпуск, то за основу берется время, которое он проработал с момента трудоустройства.
К примеру, прошлый отдых закончился 01 октября, а начало нового планируется на 01 июля следующего года. Соответственно, когда заявление будет утверждено руководством, необходимо начислять денежные средства. Установленный порядок включает учет периода всего проработанного времени.
Исходя из указанного примера, будет учитываться период в восемь месяцев. Это время, которое пройдет с 01 октября до 01 июля. Соответственно, именно этот период и будет учитываться при расчете среднего заработка и положенных отпускных.
Затем необходимо суммировать все указанные за определенный период выплаты. Если за расчет берется период в восемь месяцев, то бухгалтерия складывает весь объем полученных денежных средств за указанное время.
Потом рассчитывается среднедневной доход. Для этого объем перечисленных средств делится на количество фактически отработанных дней за восемь месяцев.
При этом учету не подлежат те дни, когда сотрудник брал отгулы за собственный счет или находился на больничном. Как сказано выше, бухгалтерия будет брать только реально отработанные дни, которые отмечены в ежемесячных табелях.
Вопрос, входят ли отпускные в расчет среднего заработка для отпускных, вполне оправдан.
Необходимо понимать, что весь доход сотрудника складывается из различных видов выплат. Следовательно, те денежные средства, которые были ему начислены в качестве отпускных, должны быть приняты во внимание.
Они учитываются дополнительно, сверх тех сумм, которые указаны выше.
Однако перечисления за прошлый отпуск являются результатом предыдущих расчетов. Поэтому их невключение в размер отпускных за текущий год приведет к уменьшению фактического объема дохода. Следовательно, это повлечет нарушение трудовых прав и начисление меньших выплат при уходе в отпуск.
Помимо предыдущих отпускных, принимаются во внимание и следующие выплаты:
• Обычная зарплата. Речь идет о стандартном заработке, который выплачивается сотруднику ежемесячно. Он включает в себя окладную часть и надбавки. Они могут быть самыми различными – за высокую квалификацию, за выслугу лет, за чин, за сложность и напряженность работы и так далее;
• Премии, выплаченные в расчетный период. Если во время между отпусками производилось перечисление премий, то они входят в общий объем дохода;
• Оплата по больничному листу. Данные перечисления также принимаются во внимание и суммируются вместе с остальным доходом работника.
Таким образом, бухгалтерия включает в общий объем перечисленных денежных средств все выплаты, которые были произведены.
Из сказанного выше можно вывести определенный алгоритм, по которому осуществляется начисление средств перед выходом в отпуск:
• Сначала следует установить точный промежуток времени, за который будут производиться перечисления;
• Необходимо объединить весь заработок в одну сумму. Это будет исходным значением, наряду с фактически отработанным временем;
• Объем дохода разделяется на количество фактически отработанных дней за указанный промежуток времени;
• Полученное значение станет среднесуточным доходом;
• Затем берется количество дней отдыха, которое устанавливается отделом кадров, исходя из ряда критериев. Это общий трудовой стаж, положенные дополнительные дни и прочее;
• Средний доход за отработанные сутки умножается на продолжительность периода отдыха.
В результате получается значение, которое и будет суммой отпускных, подлежащих к перечислению работодателем.
Формула расчета среднего заработка для отпускных может включать и индексацию. Дело в том, что по закону работодатель обязан производить ежегодную индексацию заработка персонала с учетом официального уровня инфляции. Однако многие предприятия не исполняют данную обязанность.
Как правило, определение суммы дохода перед отдыхом не включает индексацию. Она проводится по окончанию календарного года либо не проводится вовсе.
Зачастую работодатели заменяют проведение индексации на выплату так называемой «материальной помощи». По сути, это произвольные платежи, объем которых нигде не прописан. Поэтому начисление материальной помощи осуществляется по усмотрению работодателя. Он же определяет и размер подобных выплат.
При расчете среднего заработка отпускные больничные не включаются. Как сказано выше, за основу берутся только фактическое отработанные дни.
Расчет отпускных дней в 2018 году
Расчет дней отпуска в 2018 году зависит от отпускного стажа сотрудника и его права на дополнительный отпуск. Как рассчитать количество дней отпуска, читайте в статье.
Как правильно рассчитать количество дней отпуска, сказано в статьях 115 и 120 Трудового кодекса. Чтобы рассчитать, сколько дней отпуска положено работнику, надо сложить количество дней основного и дополнительного отпусков. Отпуск предоставляют в календарных или рабочих днях.
В общем случае каждому работнику полагается 28 календарных дней отдыха за каждый рабочий год. При этом неважно, к какой категории относится сотрудник – основной работник, совместитель или надомник.
У каждого работника свой индивидуальный рабочий год. Он начинается с первого дня работы сотрудника в организации. Именно этот период отражают в приказе на отдых.
Например, сотрудник принят на работу 9 января 2017 года. Если нет исключаемых периодов, на которые рабочий год сдвигается, то его первый рабочий год — это период с 9 января 2017 года по 8 января 2018 года. Второй рабочий год – с 1 января 2018 года по 9 января 2019 года и т. д.
Некоторым категориям сотрудников устанавливают удлиненные отпуска. Их продолжительность может определяться как в календарных, так и в рабочих днях.
Если отдых предоставляется в рабочих днях, ведется расчет дней отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. То есть с даты начала отдыха нужно отсчитать количество рабочих дней отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. Таким образом определяется последний день отдыха. После этого общий период отпуска необходимо пересчитать в календарные дни.
Обратите внимание, не нужно переводить в календарные дни отпуск временных работников, с которыми заключен срочный договор до двух месяцев. Таким сотрудникам нужно предоставить ежегодный отдых в рабочих днях. В аналогичном порядке ведется расчет отпускных дней сезонных работников (ст. 120 ТК РФ).
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют не за календарный, а за рабочий год. В таблице ниже смотрите, какой стаж учитывать при расчете календарных дней отпуска, а какой нет (ст. 121 ТК РФ).
Стаж, учитываемый при расчете отпуска
Не учитываемый при расчете отпуска стаж
время фактической работы, в том числе на условиях неполного рабочего времени
Время отсутствия сотрудника на работе без уважительных причин, в том числе в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ
Время, когда сотрудник фактически не работал, но за ним в соответствии с законом сохранялось место работы (болезнь, ежегодный оплачиваемый отпуск, декретный отпуск и т. д.)
Время отпусков по уходу за ребенком до достижения им трех лет. Исключение – время, когда сотрудник одновременно находился в отпуске и работал на условиях неполного рабочего дня
Время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе
Время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, превышающее 14 календарных дней в рабочем году
Время отстранения от работы сотрудника, не прошедшего медосмотр не по своей вине
Время предоставляемых по просьбе сотрудника отпусков без сохранения зарплаты, не превышающее 14 календарных дней в рабочем году
Другие периоды времени, предусмотренные локальным актом организации, трудовым или коллективным договорами
Если при расчете дней отпуска установлено, что у сотрудника были исключаемые из отпускного стажа периоды, тогда дату окончания рабочего года сотрудника сдвигают на то количество календарных дней, которые не входят в отпускной стаж.
Если сотрудник идет в отпуск, на период которого выпадают праздничные дни, то дату его выхода на работу нужно определить в особом порядке. Дело в том, что федеральные государственные праздники в число дней отпуска не входят. Данное правило распространяется и на тех сотрудников, которые работают по сменному графику. Это значит, что фактически сотрудник будет в праздники отдыхать, но эти дни отдыха будут идти сверх того количества календарных дней отпуска, что зафиксированы в приказе.
Кроме федеральных праздничных дат из расчета дней отпуска исключают региональные праздники. Например, Курбан-байрам, Ураза-байрам в республиках Башкортостан и Татарстан. Но при условии, что в региональных нормативных документам нет специальных положений о том, что такие праздничные дни из отпуска исключать не нужно.
Иногда сотрудники используют отпуск не полностью, а частично. В этом случае перед работодателем встает вопрос, как рассчитать, сколько дней отпуска осталось?
Для расчета количества неиспользованных дней отпуска воспользуйтесь формулой:
Количество неиспользованных дней отпуска = Продолжительность полного ежегодного отпуска : 12 х Количество полных отработанных - Количество использованных
Расчет отпускных при увольнении в 2018 году
Узнайте, как провести расчет отпускных при увольнении, используя калькулятор, как определить расчетный период, количество дней отпуска и средний дневной заработок.
Статьей 127 ТК РФ определен общий порядок выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении. Расчет отпускных при увольнении (калькулятор) проводится с использованием простой формулы:
Размер компенсации = средний дневной заработок х количество дней оплачиваемого неиспользованного отпуска.
Стоит учитывать, что при расчете отпускных при увольнении (калькулятор) компенсация выплачивается за все годы, в которых работник не использовал положенные дни отпуска. Включается и текущий год, в котором и происходит расторжение трудовых отношений.
У кадровиков, оформляющих увольнение, нередко возникает вопрос о том, как повлияет на выплату компенсации основная причина, по которой трудовые отношения прекращаются. Эксперты дают на этот вопрос исчерпывающий ответ.
Используя калькулятор расчета отпускных при увольнении, в первую очередь необходимо определить расчетный период, за который будет выплачена компенсация. Это важно по той причине, что с учетом границ расчетного периода будет проводиться определение дней неиспользованного отдыха и размера среднедневного заработка сотрудника, который увольняется.
Если сотрудник отработал один год или более, за расчетный период принимается 12 месяцев, которые предшествуют соответствующему месяцу расторжения трудового договора. Нередко возникают такие ситуации, что работник увольняется, не отработав одного года. В этом случае расчетным периодом является промежуток времени, которое прошло с момента оформления трудовых отношений и до их расторжения.
В организации могут быть установлены собственные правила по определению расчетного периода. Но при этом необходимо учесть и удостовериться, что алгоритм применения соответствующих расчетов не ухудшит положение работников компании по сравнению с действующим законодательством.
Применяя калькулятор отпускных при увольнении, в частности при определении расчетных периодов, необходимо принимать во внимание лишь соответствующие промежутки времени, дающие право на оплату отпуска, это:
• периоды фактического осуществления трудовой деятельности сотрудником;
• периоды, в которые сотрудник отсутствовал на работе, но при этом за ним сохранялось рабочее место согласно его должностной позиции — например, во время командировки, в нерабочие праздничные дни;
• периоды вынужденного отсутствия сотрудника на рабочем месте, если причиной являлись действия или же бездействия третьих лиц — к примеру, это незаконное отстранение от исполнения трудовой функции, не пройдённый обязательный медицинский осмотр не по вине самого работника.
Из стажа при расчете отпускных при увольнении исключается:
• время, проведенное в отпуске без сохранения зарплаты свыше установленных 14 дней в году;
• время, проведенное в отпуске по уходу за ребенком до трех лет;
• время отсутствия на рабочем месте без уважительных причин, например, прогул.
Как рассчитать полную компенсацию отпускных при увольнении работника: из расчета 2,33 или 2 дня за один месяц, если был оформлен срочный трудовой договор на время отпуска основного сотрудника. Общая продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней.
Если сроки окончания трудового договора определены конкретной календарной датой (как правило, последним днем нахождения в отпуске основного сотрудника), в силу прямого указания действующего законодательства сотрудник, который принят на 28 дней, получает компенсацию из расчета двух рабочих дней за месяц (основанием является часть первая статьи 291 ТК РФ, пункт 35 Правил, утвержденных под № 169).
Если же сроки окончания трудового договора определены соответствующими событиями, к примеру, до выхода на работу основного сотрудника, компенсация определяется и выплачивается в общем порядке из расчета 2,33 календарных дня отпуска (основанием является часть первая статьи 115 ТК РФ).
При расчете отпускных при увольнении (онлайн калькулятор) предварительно необходимо определить количество дней неиспользованного отдыха. Для этого стоит выполнить несколько рекомендаций, которые будут реализованы в строгой последовательности. В первую очередь стоит рассчитать количество дней неиспользованного отдыха за предыдущие годы работы, которые предшествуют непосредственному году увольнения.
Если за предыдущее время отпуск был использован полностью, компенсация полагается только за текущий отработанный период. При наличии неотгуленных дней они суммируются, из полученного результата вычитают число фактически использованных дней. Оставшееся количество складывают с положенным отпуском за текущее время. Это и будет то количество дней, которые подлежат компенсации.
Количество дней отпуска за текущий год рассчитываются с учетом фактически отработанного периода. Если сотрудник отработал 11 месяцев, ему полагается отпуск 28 календарных дней, то есть за весь период текущего года. При отработанном периоде менее 11 месяцев, количество дней отпуска рассчитывают по формуле:
Положенное количество дней отпуска за год : 12 = итоговая сумма х фактически отработанное количество месяцев.
Если последний месяц отработан более половины, отпуск оплачивается за весь месяц. При отработанном количестве дней менее половины месяца компенсация за этот период не начисляется. Таким образом, при полностью отработанном месяце работник получает компенсацию за 2,33 дня.
Как определить право на компенсацию и провести расчет отпускных при увольнении:
А. В. Иванов заключил трудовой договор с организацией 5 мая 2017 года. Через одну неделю подал заявление на увольнение 31 мая 2017 года. При проведении расчетов количество отработанных дней в мае 2017 года составило 17 календарных дней. Это более половины месяца, соответственно специалист по расчетам заработной платы начислил Иванову компенсацию за 2,33 дня.
Если предприятие не выплатит компенсацию за неиспользованные дни отпуска, то трудовая инспекция вправе привлечь компанию к административной ответственности за соответствующее нарушение трудового законодательства и к материальной ответственности за несвоевременно проведенный расчет при увольнении (основанием является статья 236 ТК РФ, статья 5.27 КоАП РФ).
В ходе проверки трудовые инспекторы могут выявить нарушения. Кроме этого, сотрудник сам вправе обратиться в инспекцию по труду, чтобы обеспечить защиту своих прав.
Чтобы рассчитать отпускные при увольнении, необходимо определить средний дневной заработок. В первую очередь проводится расчет общего заработка за расчетный период. В постановлении Правительства РФ под № 922 указано, что в расчет включают только те выплаты, которые непосредственным образом связаны с осуществлением трудовой деятельности работником. Все денежные средства, которые получены по другим основаниям, в общую базу расчета среднего заработка не включаются.
Полученную сумму делят на общее количество рабочих дней в соответствующем расчетном периоде. Итоговый расчет отпускных при увольнении (калькулятор онлайн) проводится по формуле:
Количество дней отпуска х средний дневной заработок.
Итоговая сумма и будет компенсацией за неиспользованные дни отпуска при увольнении сотрудника. С учетом статьи 140 ТК РФ, компенсацию работодатель обязан выплатить непосредственно в день увольнения. Сделать это можно, выдав работнику наличные денежные средства или методом перечисления причитающихся денежных средств на карточку работника.
Если в положенное время работник не обратился за получением денежной компенсации, а расчетной карточки у него нет, всю сумму необходимо выплатить не позднее чем на следующий день после обращения уволенного за компенсацией. При несогласии сотрудника с начисленной суммой при увольнении следует выплатить не оспариваемую сумму. Оставшаяся часть компенсация может быть выплачена непосредственно после урегулирования спорных вопросов между сотрудником и работодателем.
Коэффициент для расчета отпускных в 2018 году
Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что сотрудник получит больше или меньше положенной суммы. Выплатили больше – будут завышены расходы на оплату труда, грозит ответственность для компании. Выплатили меньше – обидели работника и нарушили его права. Разберем, как этого избежать и как правильно рассчитывать отпускные.
Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ № 922 (далее – Положение № 922). Внимательно применяйте правила этого документа, чтобы избежать ошибок.
Ошибки при расчете отпускных:
Ошибка 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных.
Причина этой ошибки кроется в неверном прочтении пункта 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое следует исключать из расчета.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка. Нельзя исключать перерывы для кормления ребенка;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Нельзя исключать время простоя, произошедшего по вине работника!
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу. Нельзя исключать время, когда работник участвовал в забастовке!
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки работника на работу, причины которых не выяснены, то, соответственно, исключать данное время также неправомерно. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует нормам п. 5 Положения № 922.
Как избежать ошибки 1:
Из расчетного периода не следует исключать:
• перерывы для кормления ребенка;
• время простоя по вине работника;
• время, когда работник участвовал в забастовке;
• неявки по невыясненным причинам;
• прогулы.
Ошибка 2. В организации принят расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников.
Расчет среднего заработка работника независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922). Согласно статье 139 Трудового кодекса, в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников. Обратите внимание, ключевые слова здесь «если это не ухудшает положение работников».
Как избежать ошибки 2:
Если в организации локальными нормативными актами предусмотрен иной расчетный период, например, 4 месяца, то бухгалтеру прежде, чем выплатить отпускные работнику, следует произвести расчет отпускных два раза: исходя из 12 предшествующих месяца и исходя из периода, который установлен локальными нормативными актами. Если отпускные, рассчитанные исходя из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует их.
Ошибка 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты, произведенные в расчетном периоде.
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевыми словами здесь являются «предусмотренные системой оплаты труда».
Распространенные ошибки:
1. В расчет среднего заработка включены выплаты, которые произведены не за труд. Нельзя включать в расчет выплаты, которые не относятся к зарплате. Разберемся с понятием, что же такое зарплата? Зарплата – это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты) (ст. 129 ТК РФ).
2. В расчет отпускных включены выплаты, которые не предусмотрены локальными нормативными актами компании.
Как избежать ошибки 3:
• не включайте в расчет среднего заработка при исчислении отпускных выплаты, которые не являются заработной платой или выплатой за труд. Например, поощрительная выплата к 50-летию работника не будет являться зарплатой, и включение ее в расчет отпускных законодательно не обосновано;
• зафиксируйте в локальных нормативных актах компании выплаты, включаемые в расчет отпускных, например, в Положении об оплате труда.
Ошибка 4. В расчет отпускных включены все, без исключения, премии, начисленные работнику в расчетном периоде.
Примеры ошибок. В расчет отпускных включены:
1. Премии, которые не предусмотрены локальными нормативными актами.
2. Премии, которые выплачены работнику, не за труд. Например, к юбилейной дате или к профессиональному празднику.
3. Годовые премии за год, не предшествующий расчету отпускных. Пример неверного включения годовой премии: работник уходит в отпуск в марте 2017 года. В расчетном периоде начислено две годовых премии: в марте 2016 года за 2015 год и в январе 2017 года за 2016 год. Премия за 2015 год оказалась больше, чем премия за 2016 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2015 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, — включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
4. Все без исключения ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые премии, начисленные в расчетном периоде. Пример неверного включения ежеквартальной премии: в расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все пять премий были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все эти премии начислены в расчетном периоде. Это не правомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, включить возможно не более 4 ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично, и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.
Как избежать ошибки 4:
В расчет среднего заработка при исчислении отпускных следует включать:
• только премии, предусмотренные локальными нормативными актами;
• только премии за труд;
• не более 12-ти ежемесячных, 4-х ежеквартальных, 2-х полугодовых премий, начисленных в расчетном периоде, за один и тот же показатель;
• годовую премию только за предшествующий событию календарный год, независимо от времени начисления.
Ошибка 5. Неверно применен коэффициент повышения при расчете отпускных.
Пример ошибки: средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, при том, что повышение оклада коснулось только этого работника.
Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу, или всему структурному подразделению.
Если обнаружена ошибка при начислении отпускных, для начала надо разобраться: отпускные завышены или, наоборот, занижены. Если работнику отпускные выплачены в меньшем размере, чем должно было быть, то следует просто произвести доначисление и доплатить работнику.
Но если отпускные, наоборот, завышены по причине неправильного применения норм законодательства, то с удержанием их из зарплаты работника могут быть проблемы. Просто так удержать излишне выплаченные работнику отпускные нельзя, так как ошибка произошла из-за неправильного применения норм законодательства. С работника следует получить согласие.
Можно обратиться к работнику с просьбой, чтобы он написал заявление об удержании данной суммы. Если работник согласится, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это удержание уже будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь никаких нет. Но вот если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.
Расчет компенсации отпускных в 2018 году
Многие знают о том, что существует возможность замены отпуска или его части денежной компенсацией. При этом нужно понимать, что данный вопрос имеет много тонкостей и нюансов. В нашем сегодняшнем материале рассмотрим, какие категории работников могут претендовать на компенсацию за неиспользованный отпуск, а какие не могут, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в 2018 году и оформить ее.
На основании статьи 121 Трудового кодекса РФ, право на основной отпуск дает стаж, который включает время работы конкретного работника в случаях:
• когда за сотрудником было сохранено его рабочее место, но он фактически не работал (по причине оплачиваемого отпуска, нерабочих и выходных дней или из-за других, предоставляемых дней отдыха);
• отстранения от выполнения своих обязанностей работника, который не смог пройти обязательный для фирмы или организации медицинский осмотр не по своей вине;
• отпуска, не превышающего 14 дней (суммарно за 1 год), который предоставляется по просьбе сотрудника, на время которого зарплата не сохраняется;
• прогула, который был совершен работником при незаконном отстранении от работы (или увольнении) с последующим восстановлением сотрудника в занимаемой им должности.
В Трудовом кодексе РФ рассмотрены две ситуации, в которых предусмотрены выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск (статья 126 «Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией» и статья 127 «Реализация права на отпуск при увольнении работника»).
Речь идет о таких ситуациях:
1. По письменному заявлению работника часть ежегодного (длящегося более 28 дней) отпуска может быть заменена денежной компенсацией.
2. В случае увольнения работника начисляется компенсация за неиспользованные дни отпуска.
В соответствии со статьей 126, компенсация выплачивается работникам, которые имеют удлиненные отпуска.
К этой категории относятся:
• несовершеннолетние лица, педагоги и инвалиды;
• работники, которые претендуют на дополнительный отпуск;
• сотрудники, имеющие ненормированный день или работающие в опасных (вредных) условиях;
• медицинские работники;
• спортсмены и тренеры;
• работники в регионах Крайнего Севера (и других регионов, приравненных к этому).
Вышеуказанная норма дает право работодателю заменить отпуск компенсацией. Таким образом, если работодатель посчитает нужным, он вправе предоставить сотруднику отпуск и отказать в выплате денежной компенсации.
Следует отметить, что компенсация за неиспользованный отпуск в 2018 году возможна только в том случае, если работник подал соответствующее заявление. Если работодатель не получил от сотрудника заявления, то даже по решению суда невозможно будет заставить работодателя компенсировать в денежной форме часть неиспользованного отпуска.
Обратите внимание, что в соответствии со статьей 126 ТК РФ, норма по замене компенсацией в денежной форме основного и дополнительного отпусков не может применяться к работникам, не достигшим восемнадцати лет, к беременным сотрудницам и сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными условиями труда.
Запрещено заменять весь отпуск денежной компенсацией, в этом случае ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях предусмотрены следующие штрафы:
• от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц (руководитель);
• от 1000 до 5000 рублей для ИП;
• от 30000 до 50000 рублей для юридических лиц.
Отпуск необходимо предоставлять ежегодно. Перенести отпуск на следующий год возможно только по обоснованной производственной необходимости. Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ запрещено не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд.
Пример. В 2018 году бухгалтер ООО «Омега» Михайлов имеет право на:
• основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней;
• дополнительный отпуск за особые условия труда продолжительностью 8 календарных дней.
Общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска Михайлова в 2018 году составит 36 календарный день (28 дн. + 8 дн.). В 2018 году он может с согласия администрации заменить компенсацией часть отпуска продолжительностью только 8 календарных дней.
Работник вправе рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск до увольнения, если он не воспользовался им до этого времени. Нужно отметить, что в ТК РФ не прописан расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Работодатели в основном ориентируются на Правила об отпусках (№ 169) и разъяснения Минтруда.
В соответствии с этими документами, работник, который увольняется работодателем, отработавший не меньше одиннадцати месяцев (которые засчитаны в срок работы), вправе получить полную денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (максимально — 28 дней).
Если сотрудник отработал один год и одиннадцать месяцев и не использовал отпуск, то ему полагается компенсация отпуска при увольнении (в этом случае — 56 дней).
Полная компенсация за неиспользованный отпуск (который составляет 28 дней), положена работникам, которые проработали от 5,5 до 11 месяцев при следующих условиях:
1. Предприятие (или его отдельные подразделения) были ликвидированы.
2. Работы были временно приостановлены или на предприятии проходит реорганизация.
3. Сокращение объема выполняемых работ или штата сотрудников организации.
4. Поступление работника на военную службу.
Таким образом, работник, проработавший в организации 1,5 года, и не использовавший свой отпуск, после ликвидации фирмы и увольнения, вправе рассчитывать на компенсацию за 56 отпускных дней (статья 81 ТК РФ).
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника, выполняется на основе рабочего, а не календарного года, который начинается с момента принятия на работу сотрудника.
Остальные работники, срок работы которых составил менее 11 месяцев, могут рассчитывать на выплату им пропорциональной компенсации за отпуск. При этом причина увольнения сотрудника не имеет значения.
Правила № 169 п.35 определяют, что:
• если работник отработал не меньше половины месяца, то в расчет принимают целый месяц;
• если работник трудился менее половины месяца, то в расчет эти дни не принимаются вообще.
Следовательно, компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется если:
• действительный стаж работника составил менее 1/2 месяца;
• работник использовал право на отпуск.
Если при расчете дней для начисления суммы за неиспользованный отпуск образуется дробное число, то округлять его надо в пользу работника, согласно объяснению из письма Минздравсоцразвития № 4334-17.
Для того чтобы рассчитать положенное работнику количество отпускных дней в месяц, 28 дней делят на 12. Получается, что за отработанный работником месяц положено 2,33 дня отпуска.
Если работнику причитается удлиненный ежегодный отпуск, то компенсация рассчитывается из размера установленного отпуска, который делят на 12. Полученное число умножают на число отработанных сотрудником месяцев.
Начисление компенсации за неиспользованный отпуск совместителям должно предоставляться в полном объеме (статья 287 ТК). На выплату компенсации за отпуск не влияет вид совместительства (внутреннее или внешнее).
В статье 139 Трудового кодекс РФ и в Положении № 922 описаны нормы, в соответствии с которыми размер среднего размера заработной платы за день рассчитывается из данных за последние 12 месяцев.
То есть для того чтобы рассчитать размер компенсации работнику за неиспользованный отпуск, необходимо воспользоваться следующей формулой:
(S / 29,3) / 12 X K, где:
S — это общий доход работника, который он получил за один календарный год; K — длительность отпуска (28 дней — стандартный отпуск, 56 дней — для педагогов); 29,3 – среднее количество дней в месяце за год;
Есть и другой вариант расчета: количество отработанных сотрудником месяцев умножается на количество дней отпуска, выпадающих на один месяц. Полученное число дней умножается на средний дневной заработок.
Полный расчет с сотрудником должен осуществляться непосредственно в день увольнения (ст.140 ТК).
Срок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, продолжающему трудиться на предприятии, законодательством не установлен.
В соответствии со ст.223 НК РФ расчет и уплату взносов и НДФЛ производят с полной суммы компенсации, если работник продолжает трудовую деятельность на предприятии, а именно:
• НДФЛ (в справках 2-НДФЛ с 2018 года компенсацию за неиспользованный отпуск показывайте кодом дохода 2013);
• взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование;
• взносы на пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
• взносы на травматизм.
При расчете и выплате компенсации за неиспользованный отпуск, при увольнении работника с суммы денежной компенсации, удерживается и перечисляется в бюджет НДФЛ, взносы на пенсионное, медицинское страхование, а также на случай временной нетрудоспособности и травматизм в общем порядке.
Пример 1. Работник коммерческой фирмы:
Сотрудник фирмы зарабатывает 25 000 рублей в месяц. За 6 месяцев работы он получит сумму дохода, равную 150 000 рублей. Средне-дневной заработок 25 000 / 29,3 = 853,24 рубля. Для сотрудника фирмы на один месяц выпадает 2,33 дня отпуска. 6x2,33 = 13,8.
13,98x853,24 = 11928,29 рублей (сумма компенсации сотруднику за неиспользованный отпуск при увольнении за 6 месяцев).
Пример 2. Педагог:
Педагог зарабатывает 22 000 рублей в месяц. За 6 месяцев он получит сумму дохода, равную 132 000 рублей.
Для педагога на один месяц выпадает 5 дней отпуска. 6x5 = 30.
Средне-дневной заработок педагога составит:
22 000 : 29,3 = 750,85 рублей.
30 x 750,85 = 22 525,50 рублей (сумма компенсации педагогу за неиспользованный отпуск за 6 месяцев).
Пример 3. Сотрудник предприятия, которое закрылось:
Работник был принят на работу 2 марта 2007 года. Ежегодно он брал отпуск (28 дней). 2 сентября 2015 года он увольняется в связи с прекращением существования предприятия. Его расчетный стаж составляет 6 месяцев (со 2 марта по 2 сентября 2015 года). Данный сотрудник имеет право получить компенсацию за 28-дневный отпуск (его стаж — более 5,5 месяцев).
Дополнительные отпуска, которые получают работники, согласно Закону РФ № 1244–1, не компенсируются.
Не подлежит компенсации и дополнительный отпуск работников, которые заняты в опасных и вредных производствах. При этом согласно статье 117 ТК РФ, минимальная продолжительность такого отпуска составляет 7 календарных дней.
В случае если работнику положен более длительный отпуск, то превышающая 7 дней часть отпуска может быть заменена компенсацией на основании:
• коллективного договора;
• отраслевого (межотраслевого) соглашения;
• письменного согласия работника (в виде специального соглашения к трудовому договору).
Таким образом, подводя итоги, можно сделать вывод, что размер выплаты компенсации за неиспользованный отпуск зависит от количества дней отпуска (которые не были использованы сотрудником или не предоставлены работодателем).
Компенсация выплачивается только при условии предоставления соответствующего заявления работодателю от его работника.
Для того чтобы произвести выплату компенсации, нужно учитывать стаж работы сотрудника с момента последнего отпуска и средний дневной доход.
Средства не выплачиваются по уходу за ребенком и за периоды, когда человек не работал (выходные и праздничные дни, пропуски по неуважительной причине).
Индексация при расчете отпускных в 2018 году
Индексация отпускных при повышении окладов — это необходимый атрибут при изменениях в оплате труда или нет? Такой вопрос может волновать не только работодателей, но и самих работников. Разобраться в тонкостях повышения заработной платы, а также в индексации сопутствующих зарплате выплат поможет наш материал.
Повышение заработной платы — обычная процедура, осуществляемая работодателями. При этом такое повышение может быть осуществлено разными методами:
• путем индексации,
• увеличением оклада.
Несмотря на то что указанные методы схожи по своему результату, природа этих понятий имеет различные причины возникновения.
Говоря об индексации, необходимо обратиться к ст. 130 ТК РФ, в соответствии с которой такая мера является государственной гарантией по оплате труда. Повышение же оклада носит добровольный характер.
Более подробно различия данных процедур рассмотрены ниже:
Критерий
Индексация
Повышение оклада
Необходимость использования
Обязательная
Добровольное
Круг лиц
Распространяется на всех сотрудников
Действует не на всех сотрудников
Причины
Влияние роста цен
Решение работодателя
Размер увеличения
Регулируется на государственном уровне
Устанавливает работодатель
Также следует отметить, что увеличение уровня зарплаты производится, в частности, путем ее индексации, и это предусмотрено ст. 134 ТК РФ. Важно сказать, что указанная форма изменения зарплаты должна применяться всеми работодателями. При этом одним из условий использования такого повышения является наличие упоминания об этом в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте предприятия (определение КС РФ № 2618-О, письмо Роструда № 1073-6-1). Помимо этого в компетенции каждого работодателя — возможность самостоятельного установления правил индексации, а также определение самого коэффициента индексации.
Коэффициент индексации (КИ) определяется следующим способом:
КИ = оклад после индексации / оклад до индексации.
В случае если полученный коэффициент меньше 1, то КИ применять не нужно, т. к. нет повышения заработной платы, а индексация может отражать только положительную динамику изменения зарплаты сотрудника.
Так как индексация — государственная мера для приведения в соответствие доходов граждан и текущих рыночных цен, уровень КИ, предусмотренный работодателем, рекомендуется приравнивать к инфляции конкретного региона или страны (определение Санкт-Петербургского городского суда № 3866).
При этом на КИ необходимо корректировать также средний заработок (СЗ). Отметим, что СЗ следует корректировать в случае изменения окладов. Если увеличился размер иных выплат, например компенсационных или стимулирующих, корректирование СЗ будет неправильным шагом со стороны работодателя (п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. постановлением Правительства РФ № 922, далее — Положение).
Все изменения условий труда в обязательном порядке должны быть закреплены в трудовом контракте сотрудника. В связи с чем при индексации заработка работодателю непременно следует заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому контракту с указанием измененного оклада. При этом важно сделать ссылку на положение локального акта, в соответствии с которым произошло изменение оплаты труда (ст. 134 ТК РФ). Помимо этого, индексация проводится на основании приказа руководителя организации.
В связи с тем, что расчет отпускных зависит от размера СЗ, произведенная в организации индексация влияет на размер отпускных.
СЗ для целей ТК РФ определяется в соответствии со ст. 139 ТК и Положением.
В соответствии с п. 16 Положения увеличение СЗ работника производится при повышении тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения в организации (филиале, структурном подразделении). Из положений данной нормы вытекает, что индексация СЗ производится, если повышение коснулось всех сотрудников компании. Если же такое повышение не коснулось хотя бы одного сотрудника, то СЗ не индексируется. Обоснование данного вывода можно найти в письме Минздравсоцразвития России № 22-2-176 и в письме Роструда № 5920-ТЗ. Таким образом, на индексацию отпускных влияет тот факт, был увеличен СЗ или нет.
Индексация отпускных зависит от следующих факторов:
• Если увеличение оклада произошло в период, который используется для расчета отпускных, то СЗ необходимо корректировать на КИ за весь расчетный период.
• Если рост пришелся на период, который не попадает в расчет по отпускным, но предшествует отпуску, то индексировать СЗ нужно за расчетный период.
• В случае, когда повышение окладов пришлось на дни отпуска, СЗ корректируется с даты такого увеличения оклада.
Для индексации отпускных необходимо пользоваться ранее указанной формулой по расчету КИ.
Отметим, что расчетный период, используемый для определения СЗ, равен 12 последним месяцам.
Рассмотрим на примерах, как индексируются отпускные в зависимости от периода индексации.
Пример 1:
С 1 июня 2017 года Маркова Т. В. находилась в отпуске 14 дней. В течение расчетного периода с 1 июня 2016 года по 31 мая 2017 года заработная плата сотрудницы была проиндексирована с 20 000 руб. до 25 000 руб. Дата индексации — октябрь 2016 года. Расчетный период Марковой был отработан полностью. Премий и других выплат она не получала.
Для вычисления размера отпускных необходимо определить СЗ. Для этого следует рассчитать КИ:
КИ = 25 000 / 20 000=1,25.
Для определения размера СЗ необходимо поделить расчетный период на 2 части: первая часть, предшествующая повышению, составила 5 месяцев — с июня по октябрь 2016 года; вторая — с ноября 2016-го по май 2017 года — 7 месяцев. В связи с тем, что индексация состоялась до периода, за который выплачиваются отпускные, индексировать СЗ для расчета отпускных следует с начала расчетного периода. Таким образом, формула должна содержать отражение индексации за 5 месяцев (20 000 x 1,25 x5) и расчет СЗ с учетом нового оклада (25 000 x 7).
СЗ = (20 000 x 1,25 x 5 + 25 000 x 7) / (29,3 x 12) = 853,25 руб.
Сумма отпускных составит: 853,25 x 14 = 11 945,50 руб.
Пример 2:
Пушков А. А. находился в отпуске с 17 по 26 мая 2017 года. В период с 17 мая 2016 года по 16 мая 2017 года сотрудник в отпуске не был. СЗ сотрудника в данный период составлял 759 руб. 22 мая в организации была произведена индексация в размере 5%.
Размер отпускных в связи с индексацией необходимо пересчитать начиная с 22 мая.
Для расчета размера отпускных определим, сколько дней пришлось на отпуск без индексации и после индексации: с 17 по 21 мая включительно — 5 дней, с 22 мая по 26 мая — 5 дней. При этом для расчета отпускных за первые 5 дней коэффициент индексации применяться не будет, за оставшуюся часть отпуска необходимо использовать коэффициент 1,05.
Таким образом, размер отпускных за весь период отпуска составит:
5 x 759 + 5 x 759 x 1,05 = 7 779,75 руб.
То есть сотруднику будет пересчитан размер отпускных с момента такой индексации.
Из вышеуказанных примеров можно еще раз убедиться в том, что правила, которыми следует руководствоваться при индексации отпускных, зависят прежде всего от момента, когда произведена индексация зарплаты: до даты начисления соответствующих выплат или после.
Некоторые работодатели, чтобы не увеличивать расходы организации, не хотят индексировать зарплату.
Однако такая экономия может повлечь за собой применение к работодателю административной ответственности:
• При наличии в локальном документе информации об индексации заработной платы, но фактическом отсутствии такой процедуры на работодателя налагается штраф в размере от 3 000 до 5 000 руб. (ст. 5.31 КоАП РФ).
• При одновременном отсутствии сведений об индексации в локальных документах и самой индексации предусмотрен штраф для работодателя-юрлица от 30 000 до 50 000 руб., для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Отметим, что это не единственные расходы, которые может понести работодатель в связи с отсутствием индексации. Если сотрудник, чьи интересы в отношении индексации ущемлены, обратится в суд, то работодателю в случае положительного исхода придется выплатить недополученную зарплату за все периоды нарушения закона. А сумма такой выплаты будет получена путем расчета разницы между проиндексированной зарплатой и фактически выплаченной (определение Приморского краевого суда по делу № 33-7280).
Отметим, что некоторые арбитры занимают сторону работодателя и считают, что индексация зарплаты не является его обязанностью (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Мордовия по делу № 33-918).
Помимо этого существует ряд уважительных причин, позволяющих не осуществлять индексацию. К ним можно отнести:
• тяжелое финансовое положение работодателя (апелляционное определение Костромского областного суда № 33-797);
• хороший уровень окладов сотрудников, не требующий повышения (апелляционное определение Омского областного суда № 33-8541).
Не каждый работодатель готов произвести индексацию заработной платы, несмотря на то что этого требует закон. Однако если на предприятии всё же принято решение о такой индексации, важно соблюсти все необходимые процедуры для корректного расчета выплат, на которые влияет данное изменение заработной платы.
Изменения в расчете отпускных в 2018 году
Согласно закону, форма сотрудничества с компанией не имеет значения. Отпуск предоставляется совместителям, работникам, которые осуществляют трудовую деятельность по срочному договору, сотрудникам — надомникам и сезонным работникам.
Главное условие — оформление договора с работодателем. Конечно же, отпуск предназначен сотрудникам в любом случае, главное чтобы он не осуществлялся за свой счет. Каждый сотрудник той или иной организации рассчитывает на положенную выплату в качестве отпускных.
Система расчета в Российской Федерации давно устарела. В следующем году все останется по-прежнему, существенных изменений не произойдет. Бухгалтеру не составит труда рассчитать отпуск сотрудникам, которые отработали целый год без пропусков и больничных, а также получали стабильный оклад без разного рода вычетов или дополнительных надбавок.
Для того, чтобы начислить отпускные, необходимо обратить свое внимание на такие моменты, как:
1. Показатель индексации к окладу, который был у гражданина в прошлом году, учитывается при расчете среднедневной заработной платы. В расчет среднего оклада для отпускных входят такие выплаты, как надбавки за трудовые заслуги, заработная плата и доплаты.
2. Денежные выплаты гражданин обязан получить в течение 3 дней до дня выхода в отпуск.
3. Уплата подоходного налога осуществляется в последний день месяца, а не в день начисления отпускных. Это необходимо учитывать согласно последним нововведениям.
При расчете отпускных не учитываются социальные выплаты; платежи, которые не берутся во внимание системой оплаты труда (двойная оплата за работу в выходной день, материальная поддержка и так далее) и выплаты, которые были начислены за исключаемый период. Другими словами, период, где работник не осуществлял трудовую деятельность.
В первую очередь выплаты, которые положены работнику, начисляются с учетом размера среднего дневного заработка. Начисление осуществляется в расчетном периоде. Данный период, в большинстве случаев, составляет 12 месяцев, потому что в практике российских специалистов в отпуск спустя полгода уходят небольшое количество работников, но в трудовом договоре может быть указан и такой пункт.
Если отпускные рассчитываются именно по такому принципу, то формула выглядит довольно просто: 12 месяцев умножается на 29,3 (среднее количество дней, которые имеются в одном рабочем месяце), затем заработная плата делится на полученную цифру.
В результате полученное число необходимо умножить на количество дней, которые работник должен провести в отпуске. Последняя цифра и является суммой для начисления отпускных.
В рабочих моментах могут быть непредвиденные обстоятельства, которые связаны с больничным листом. Это также обязательно учитывается при расчете отпускных выплат. Кроме больничного работник может написать заявление на отгулы по причине личных обстоятельств. Данные периоды просто вычитаются из вышеуказанного расчета.
Также за время работы человека его оклад может проиндексироваться. В таком случае в формуле необходимо указать и данный показатель. Коэффициент вычисляется с помощью деления суммы оклада после повышения на сумму оклада до данного процесса.
На практике случаются такие моменты, когда сотруднику в период перед отпуском была начислена премиальная выплата и надбавка за выслугу, класс или особую сложность. Таким образом, все данные выплаты учитываются при расчете суммы отпускных.
К примеру, если работник каждый месяц получает премию, то сумма премии прибавляется к заработной плате. Но если в том или ином месяце премия была начислена 2 раза, то при расчете можно указать одну из них.
Какая именно премия берется во внимание должен решить либо работодатель, либо главный бухгалтер. Размер премиальной выплаты необходимо разделить на количество месяцев, которые учитываются при расчете. Итоговая сумма прибавляется к месячной заработной плате. Премии учитываются в том случае, если они относятся к текущему календарному периоду.
Современный предмет, который мы называем также, как во времена Лермонтова называли конверт с письмом, написанным орешковыми чернилами. Что это за предмет?
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
