При учете мягкого инвентаря бухгалтеры часто допускают типичные ошибки. Например, к этой категории материальных запасов ошибочно относят предметы только на том основании, что они … мягкие. Отчасти это связано с тем, что термин «мягкий инвентарь» недостаточно четко описан в нормативных документах, где в основном представлены перечни соответствующих объектов, но не сформулированы принципы их выборки. Попробуем определить эти принципы самостоятельно.
Согласно пп. 99 и 118 Инструкции № 157н к мягкому инвентарю, независимо от срока службы, отнесены такие предметы, как:
• белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);
• постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, спальные мешки и т. п.);
• одежда и обувь, в т. ч. специальная, спортивная, форменная, обмундирование (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки, ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);
• вещевое имущество;
• прочий мягкий инвентарь.
Исходя из п. 118 Инструкции № 157н, в состав специальной одежды входит: специальная одежда, обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и т. п.). Аналогичный перечень объектов, отнесенных к имуществу, функционально ориентированному на охрану труда и технику безопасности, гражданскую оборону, представлен в описании статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ в Указаниях № 171н.
Перечисленные нормы восходят к документу, который устанавливает базовые принципы учета основных фондов и разработан в соответствии с международными стандартами – ОКОФ1.
В нем, в частности, определено, что к основным фондам не относятся независимо от срока полезного использования:
• специальная одежда, специальная обувь, а также постельные принадлежности независимо от их стоимости и срока службы;
• форменная одежда, предназначенная для выдачи работникам предприятия, одежда и обувь в учреждениях здравоохранения, просвещения, социального обеспечения и других учреждениях, состоящих на бюджете, независимо от стоимости и срока службы.
Одна из распространенных ошибок бухгалтеров состоит в том, что к категории мягкого инвентаря они относят так называемые мягкие (швейные и другие) изделия: различные занавеси и шторы, полотенца, тканевые салфетки и скатерти. Однако данные предметы в нормативных документах не упоминаются и ни к одной из рассмотренных выше групп объектов не относятся.
Зачастую в состав мягкого инвентаря ошибочно включается сырье для его изготовления: ткани, подкладочный материал, фурнитура и т. д. Однако ключевой особенностью всех видов мягкого инвентаря является то, что он представляет собой готовые к применению предметы.
Сырье для изготовления мягкого инвентаря следует отражать на счете 0 105 Х6 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения».
Некоторые бухгалтеры умудряются включить в мягкий инвентарь даже предметы личной гигиены: зубные щетки, расчески, носовые платки, резинки и заколки для волос. Данные объекты (в силу ограниченности срока службы – менее 12 месяцев) должны входить в состав прочих материальных запасов. Так же, как и ветошь, которая часто приходуется на баланс при списании мягкого инвентаря, непригодного для дальнейшего использования.
При этом есть объекты, которые, наоборот, забывают включить в мягкий инвентарь. К ним, в частности, относятся такие средства индивидуальной защиты, как противогаз, шлем, респиратор и пр., которые по ощущениям бухгалтеров «не мягкие».
Рассмотрим, как на практике классифицировать объекты с учетом приведенных выше признаков мягкого инвентаря.
Электрик использует в своей работе такие предметы, как диэлектрические перчатки, коврик и галоши. Все эти предметы предназначены для защиты от поражения электрическим током. Но только перчатки и галоши человек надевает на себя, по функционалу они относятся к спецодежде. Следовательно, лишь эти предметы могут быть отнесены к мягкому инвентарю. Диэлектрический коврик следует классифицировать в зависимости от срока полезного использования, определенного ведомственными или территориальными учетными стандартами, учетной политикой или решением инвентарной комиссии учреждения.
При осуществлении высотных работ используются: страховочный пояс, карабин, веревка и рюкзак. Их предназначение – обеспечение безопасности. Но только страховочный пояс человек надевает на себя (он является предохранительным приспособлением).
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Рюкзак же, хотя и надевается на человека, не является ни одеждой, ни средством индивидуальной защиты от опасных условий труда. Таким образом, к категории мягкого инвентаря можно отнести только страховочный пояс. Карабин, веревка и рюкзак, в зависимости от срока полезного использования, могут быть причислены к прочим материальным запасам или к основным средствам.
При принятии к учету мягкого инвентаря распространена ошибка, связанная с тем, что продажа постельных принадлежностей и одежды нередко осуществляется комплектами: куртка плюс брюки, простыня плюс пододеяльник и две наволочки. Такими комплектами бухгалтеры их зачастую и приходуют. В итоге, не связанные между собой предметы, отражаются в учете как единый объект. Но это противоречит методологии ведения бюджетного учета.
При принятии на баланс, к примеру, «комплекта постельного белья» или «костюма камуфлированного рип-стоп» бухгалтеру следует определить стоимость отдельных входящих в них предметов и оформить Приходный ордер (ф. М-4), в котором общая сумма расходов будет соответствовать сумме накладной поставщика, а количество и номенклатура предметов – фактическому составу поступившего имущества.
В п. 118 Инструкции № 157н приведено требование, которое применяется только в отношении мягкого инвентаря. Согласно ему предметы маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Норма о маркировке создает уникальную технологию ведения учета мягкого инвентаря, когда в качестве учетного регистра используется сам предмет.
Следующая проблема с организацией учета мягкого инвентаря состоит в том, что он находится в эксплуатации длительное время и при этом постепенно изнашивается.
Для качественного контроля за его состоянием следует отслеживать:
1) количество единиц нового инвентаря, содержащегося на балансе учреждения;
2) количество бывшего в употреблении инвентаря и период эксплуатации предметов.
Учетных механизмов с применением соответствующих регистров учета для решения этой задачи законодательством не предусмотрено. Чтобы оценить состояние мягкого инвентаря, сотруднику, ответственному за материальное обеспечение, необходимо регулярно его пересчитывать.
Согласно п. 24 Инструкции № 162н отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в соответствующих регистрах аналитического учета путем изменения материально ответственного лица на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Для коммерческих организаций в плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен субсчет «10.11 Спецодежда и спецоснастка в эксплуатации», который позволяет разделить новую и эксплуатирующуюся спецодежду. План счетов учета для государственных (муниципальных) учреждений не дает возможности вводить дополнительные аналитические счета. Для них просто нет свободных позиций в двадцати шести знаках номера счета.
Однако такая методика не позволяет отличить новый инвентарь от старого. Факт нахождения мягкого инвентаря «на руках» не означает, что предмет введен в эксплуатацию, возможно, его ждет еще одна передача следующему лицу. В свою очередь, факт нахождения предмета на складе не означает, что он новый, его могли возвратить туда из эксплуатации.
Решить проблему можно двумя способами:
1) ввести дополнительный аналитический признак «состояние» вне номера счета (например, в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» добавить на счет 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь» дополнительное субконто);
2) добавить в план счетов один или несколько дополнительных забалансовых счетов, где будет параллельно отслеживаться состояние мягкого инвентаря, находящегося в эксплуатации.
При формировании учетной политики учреждения, если соответствующий порядок учета мягкого инвентаря не регламентирован ведомственными или территориальными стандартами, можно выбрать и утвердить один из указанных методов. При этом для различных категорий мягкого инвентаря могут быть использованы разные методы.
С использованием дополнительных забалансовых счетов в рамках специально доработанной компьютерной программы можно организовать инвентарный учет мягкого инвентаря в эксплуатации и отражать его износ.
В пункте 26 Инструкции № 162н приводится исчерпывающий перечень условий, при которых в бюджетном учете отражаются операции списания материальных запасов, в т. ч. предметов мягкого инвентаря:
• непригодность к использованию (износ, стихийные бедствия, террористические акты);
• недостача, иной ущерб;
• использование для изготовления нефинансовых активов;
• безвозмездная передача;
• реализация.
Указанный перечень не дает учреждениям права списывать пригодный к использованию мягкий инвентарь по причинам «истечения нормативного срока использования» или «морального износа».
Существует ряд нормативно-правовых документов, которыми установлены нормы снабжения работников предметами мягкого инвентаря, например постановление Минтруда России № 70. Эти нормы не регламентируют порядок учета в государственных и муниципальных учреждениях.
Постановление Минтруда России № 70 предписывает бесплатно выдавать работнику соответствующей профессии в первом климатическом поясе брюки на утепляющей подкладке один раз в три года. Однако для бухгалтера это не означает, что брюки можно автоматически списать по истечении трех лет, если они еще пригодны для использования. Списание может производиться только по причине непригодности, а не в связи с истечением нормативного срока.
В любом случае, встречаясь с фактами нормирования срока использования мягкого инвентаря, бухгалтеру следует убедиться, что:
• нормы установлены нормативно-правовым актом (далее – акт), и письма ведомств таковыми не являются;
• акт является действующим по дате;
• акт является межведомственным либо относится к соответствующему ведомству.
При невыполнении хотя бы одного из указанных условий, бухгалтер не несет правовой ответственности за несоблюдение нормативных сроков.
Казенное учреждение «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних» подведомственно Министерству социальной защиты населения субъекта РФ.
Нормативных актов, регулирующих операции с мягким инвентарем указанным министерством не издано. Обязано ли в этом случае учреждение подчиняться приказу Минздрава СССР № 222 «Об утверждении Инструкции по учету белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на государственном бюджете СССР», а также приказу Минздрава СССР № 710 «Об утверждении табелей оснащения мягким инвентарем больниц, диспансеров, родильных домов, медико-санитарных частей, поликлиник, амбулаторий».
Пункт 2 приказа Минздрава СССР № 710 разрешает руководителям краевых, областных, городских отделов (управлений) здравоохранения использовать право об уточнении сроков носки изделий в пределах выделенных ассигнований.
Приказы, изданные министерствами СССР, подлежат исполнению, если они не были отменены соответствующими актами РФ (РСФСР). Это следует из положений ст. 4 Закона РСФСР № 263-1 «О действии актов органов Союза ССР на территории РСФСР» и п. 2 постановления ВС РФ № 2014-1.
Согласно п. 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства РФ № 1009, издание нормативных правовых актов допускается в т. ч. и в виде приказов.
Недействующим по дате может быть признан нормативный правовой акт в случае, если:
1) в нем указана дата окончания его действия;
2) он прямо отменен более поздним актом;
3) более поздней датой издан другой акт по тем же вопросам.
Проверка этих обстоятельств может быть произведена с помощью информационно-правовых систем. Для рассматриваемых приказов такая проверка показывает, что их действие не было прекращено. При этом приказы не являются межведомственными и относятся только к сфере здравоохранения.
Таким образом, при условии отсутствия специальных ведомственных документов для указанного учреждения, приведенные приказы необязательны к исполнению.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
