Документооборот во всех государственных и коммерческих учреждениях постоянно претерпевает всевозможные перемены и инновации, а также стремится к минимальному участию рабочего персонала.
Такой подход позволяет гарантировать достоверность предоставленной информации, а также способствовать надежной сохранности всей документации. Одним из наиболее ожидаемых нововведений считаются электронные трудовые договора, которые могут появиться в текущем году. На данном этапе происходит подготовка нормативных документов, после тщательной разработки которых проект будет пригоден к полноценному использованию.
Электронный трудовой договор – это официальный и законный трудовой договор, который в 2021 году заключается между работодателем и дистанционным сотрудником не в традиционной форме на бумаге, а в электронном виде с применением усиленной электронной подписи.
Дистанционными работниками считаются все лица, которые имеют возможность заключать трудовые договора в электронной форме без непосредственного контакта с работодателем. Подобным сотрудникам достаточно использовать интернет или прочий вид связи.
Усиленная электронная подпись – это индивидуальная информация, которая позволяет идентифицировать лицо, подписавшее какой-либо документ, а также проконтролировать все изменения и правки, внесенные в документ. Для проверки подлинности и действительности индивидуальной электронной подписи используется специальный ключ, указанный в квалифицированном сертификате.
Базовыми целями активного внедрения электронных трудовых договоров являются следующие возможности и преимущества:
• Улучшение условий труда для дистанционных сотрудников;
• Возможность предоставления удаленным работникам предприятий полного спектра прав и гарантий;
• Перевод трудовых отношений с дистанционными работниками в законодательное поле.
Путем использования электронных трудовых договоров работодатели имеют возможность значительно упростить и ускорить процесс оформления дистанционных работников на различные должности. Заключение и порядок оформления подобной документации имеет свои процессуальные особенности, а также предусматривает обязательное соблюдение ряда законодательных требований.
Основные тонкости заключение электронных трудовых договоров:
• В момент заключения трудового договора сотрудник должен предоставлять пакет необходимой документации в электронной форме;
• Перед заключением электронного трудового договора будущий работник имеет возможность ознакомиться с приказом о зачислении, нормативами внутреннего распорядка и прочими документами в электронном режиме;
• Для заверки трудового договора используется квалифицированная электронная подпись, которую предоставляют обе стороны сделки;
• После заключения договора работодатель обязан отправить копию документа сотруднику в срок не позднее трех рабочих дней;
• В момент формирования трудового договора удаленные сотрудники имеют возможность самостоятельно распределять время работы и отдыха.
Заключение договора между работником и руководителем позволяет вносить соответствующую запись в трудовую книжку. В подобном случае в качестве документов, которые подтверждают факт выполнения обязанностей, используются копии трудового договора, а также приказа о прекращении действия трудового договора.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Электронный трудовой договор станет полезным нововведением, которое будет удобным как стороне работодателя, так и будущим работникам. Руководители будут иметь возможность оформить и заверить всю документацию быстро и без лишних проблем со сбором документации. Больше не возникнет необходимости использования почтовых переводов для связи с сотрудниками.
С использованием электронных версий трудового договора кадастровый документооборот будет значительно упрощен, поэтому больше возникнет необходимости хранения и обслуживания значительного количества сопутствующей документации. Инновационный документооборот в электронном формате позволит многим предприятиям и коммерческим компаниям существенно снизить финансовые затраты, предназначенные для ведения кадрового делопроизводства.
Дистанционные сотрудники чаще всего проживают вдали от локализации места размещения главного офиса или администрации предприятия, поэтому заключение документации в электронном формате с помощью интернета позволит не тратить деньги и время для посещения предприятия и непосредственного общения с руководителем. Выполнить все необходимые действия, ознакомиться с нормативной документацией и передать пакет бумаг можно в интерактивном режиме.
Среди недостатков электронного документооборота трудовой документации специалисты отмечают следующие факторы:
• Действующее трудовое законодательство до нынешнего момента не предусматривает перспектив заключения электронных договоров;
• Необходимость использования электронной подписи сторонами сделки;
• Отсутствие возможностей использования электронных версий документации в качестве доказательств;
• Необходимость самостоятельной разработки порядка хранения электронной документации администрацией предприятия;
• Возможность перевода в электронный режим исключительно трудового договора, так как остальная документация останется в традиционном виде.
Законопроект о внедрении электронных трудовых договоров рассматривается правительством в настоящее время, поэтому в текущем году данная инновация может быть использована государственными и коммерческими предприятиями. Это первый шаг на пути к интеграции с развитием современной экономики.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
