Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Сегодня ни в одной сфере деятельности практически невозможно обойтись без использования информационных технологий. Не только в крупном, но и в среднем и малом бизнесе внедряются всевозможные информационно – технологические проекты. В некоторых случаях это – лишь дань моде и не приносит бизнесу никакой пользы. В нашем материале мы расскажем об особенностях ИТ-проектов и о том, как обеспечить их эффективность.
Понятие, характерные черты и виды ИТ-проектов
Термином «ИТ-проект» обозначается деятельность, которая связана с созданием и применением той или иной информационной технологии.
По видам различают ИТ-проекты:
- по разработке и развитию программного обеспечения;
- по внедрению информационных систем;
- проекты инфраструктурного и организационного назначения.
Помимо этого ИТ-проекты принято делить на типовые и оригинальные.
К числу типовых относятся такие проекты, как например, разворачивание облачных АТС, продажа лицензий, создание сайтов и приложений, внедрение CRM-систем и проч. Все проекты данного типа уже были прежде с успехом осуществлены и после этого стали распространяться на новых потребителей.
Оригинальные, не относящиеся к типовым ИТ-проекты, направлены на создание нового продукта или услуги, которых еще не было на рынке, а также те, где масштабы решаемых задач значительно больше, чем в проектах, которые уже были реализованы.
Цели, результаты и условия осуществления ИТ-проектов в каждой компании различаются. Поэтому эти проекты с полным основанием можно считать сложными и многообразными.
ИТ-проекты можно классифицировать по уровню применения на предприятии.
Принято различать три уровня информационных технологий предприятия:
1) уровень бизнес – процессов;
2) уровень прикладных систем, обеспечивающих поддержку и выполнение бизнес – процессов. Такие системы нельзя купить в готовом виде. Во всех случаях требуется настройка и доработка. Также возможна настройка и доработка применяющихся бизнес – процессов под купленные прикладные системы;
3) технологический уровень.
Рыночная экономика является конкурентной средой. С учетом этого обстоятельства ИТ-проект следует рассматривать как проект инвестиционный, представляющий собой вложение средств в улучшение качества управления бизнесом. Любой ИТ-проект предполагает вовлечение в него всех подразделений предприятия.
ИТ-проекты относятся к числу инвестиционных проектов с высокой степенью риска.
Как любой инвестиционный проект ИТ-проект должен через определенное время принести компании прибыль.
Однако эффект ИТ-проекта не всегда можно напрямую выразить в деньгах. Положительным результатом внедрения ИТ-проекта может быть экономия времени. Например, уменьшение времени на проведение какой-либо операции в организации.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
- собственник бизнеса, заказчик и инвестор;
- менеджеры;
- исполнители отдельных работ в рамках проекта;
- окружение;
- контролирующие службы (технические, финансовые и другие);
- банки и иные организации, осуществляющие финансирование проекта.
Сферы применения информационных технологий в бизнесе
Традиционно ИТ-проекты внедряют в бухгалтерии, делопроизводстве и экономике. В этих направлениях разработчики еще долгое время будут продвигаться к совершенству.
Однако в практике автоматизация управленческого и финансово-учетного труда часто дополняется вспомогательными программами и таблицами в excel, при отсутствии возможности автоматически переносить информацию.
Вместе с тем есть целый ряд сфер предприятий, где ИТ-проекты могут принести реальную пользу.
К их числу можно отнести следующие:
1. Пропускная система. Предприятиям с множеством филиалов в разных городах, сотнями посетителей каждый день, большим количеством поставщиков и контрагентов необходима пропускная система.
2. Защита инфраструктуры по периметру. По мере развития ИТ растет количество и качество вредоносного кода, о которого нужно защищаться компаниям. Все чаще чем – либо обиженные сотрудники негативно ведут себя по отношению к компании.
3. Веб-ресурсы. Они являются в настоящее время инструментом, с помощью которого компании делают управление своей деятельностью визуальным, понятным и полностью эквивалентным по всем своим офисам и сотрудникам.
Оценка выгодности ИТ-проекта
С точки зрения многих предпринимателей результатом осуществления всякого ИТ-проекта будет более высокая эффективность управления, что в конечном итоге даст рост прибыли. В определенной мере именно такие представления сделали модной информатизацию бизнеса. Но после выхода предприятия на определенный уровень развития и конкуренции чрезвычайно актуальным становится вопрос о стоимости ИТ-проектов.
Специалисты, проводившие анализ и оценку выполненных ИТ-проектов по фактическим затратам и подготавливаемых ИТ-проектов по предполагаемым инвестициям, отмечают высокую их стоимость при не всегда соответствующей отдаче. Они предупреждают о большом риске зря потратить большие деньги.
Процент неудачного осуществления ИТ-проектов на практике очень высок.
Для осуществления любого проекта в области информационных технологий необходимы квалифицированные работники, дорогостоящее оборудование, время для того, чтобы понять принципы его развития.
Также важно учесть сферу применения на предприятии. Каждая из них является уникальной. Это как люди приобретают одежду и обувь. Те, кому особенно важны здоровье и безупречный внешний вид не покупают серийно выпускаемые изделия, а обращаются к личным мастерам.
Для любого ИТ-проекта особенно важен его руководитель.
Существенное значение имеет и команда, но это уже не столь критично.
Итогом работы команды не обязательно должен быть законченный проект, который реально работает. По мнению профессионалов, лучше, если в качестве первого результата будет достижение понимания того, что конкретно надо было сделать. В сфере информационных технологий важнее понимание их «в развитии», чем получение статичного результата. Связано это с тем, что информационные технологии сегодня очень быстро развиваются. Поэтому экономический успех приходит только при ориентации на непрерывно развивающиеся ИТ-проекты.
К самым важным характеристикам оценки ИТ-проекта для разработчиков относятся четкая постановка задачи и обязательство получить работающий результат или доказать невозможность его достижения.
Как выбрать ИТ-проект
Анализ возможных вариантов проекта проводится по следующим характеристикам:
- функциональная полнота решения задач;
- отсутствие не нужных функций;
- простота освоения;
- надежность работы;
- производительность;
- достоверность получаемых результатов;
- степень защиты от несанкционированного доступа;
- наличие сопровождения;
- сроки создания и внедрения.
Выбрать конкретное решение – сложная проблема, требующая консультации с опытными экспертами, которые работают в конкретной сфере экономической деятельности и хорошо знают обо всех новейших тенденциях в этой области.
С их помощью можно дать оценку проекта по таким критериям, как:
- соответствие особенностям технологии, используемой на предприятии;
- интегрируемость проекта с использующимися на предприятии системами;
- степень проработанности решения и наличие у разработчика технической, инструментальной и программной базы для внедрения проекта;
- условия поддержки во время внедрения проекта и при последующем его использовании;
- возможность адаптировать и масштабировать ИТ при изменении потребностей у предприятия;
- наличие у проекта важных в конкретной бизнес – ситуации конкурентных преимуществ в сравнении с аналогами.
Как подготовиться к внедрению ИТ-проекта
К внедрению ИТ-проекта следует подготовить:
- организационно – управленческую структуру предприятия. Необходимо проанализировать должностные обязанности работников и функции подразделений, устранить дублирование функций, при необходимости объединить или разделить какие-либо отделы;
- оборудование, коммуникации, смежные сектора, осуществляющие передачу, распределение, хранение информации;
- персонал. Обучить сотрудников работе с информационными технологиями, разработать систему мотивации их труда в новых условиях.
Варианты внедрения ИТ-проектов
Вариантов внедрения ИТ-проектов три:
- с помощью специализирующейся на внедрении ИТ-проектов компании;
- силами собственного отдела информационных технологий;
- с помощью привлеченного в качестве руководителя проекта фрилансера.
Крупные предприятия могут привлечь большую внедренческую фирму. Успех реализации проекта положительно скажется на ее имидже.
Для не очень больших проектов лучше привлекать небольшие внедренческие организации. Но за процессом внедрения требуется внимательно следить.
При внедрении проекта силами своего ИТ-отдела высок риск затягивания проектной работы на годы и постоянного изменения целей.
Обращение к фрилансеру – достаточно привлекательный вариант. Но он требует большой работы по выбору конкретной персоны. Руководителям предприятия, инициировавшим ИТ-проект, из-за отсутствия опыта проектной работы в области информационных технологий сложно оценить степень компетентности фрилансера. Также при этом решающее значение приобретает определение уровня компетенций, которые требуются от фрилансера.
Согласно статистике свыше трети ИТ-проектов для бизнеса выполняется специалистами со стороны.
Заказчиков обманывают молодые компании разработчиков, которым надо поддерживать денежный поток для выплаты заработной платы. Это заставляет их приукрашивать навыки сотрудников и обещать завышенный результат своей работы.
Могут обмануть и проверенные фирмы. Если у них мало заказов, а оплата работ производится по затраченному времени, они сознательно затягивают разработку проекта.
Техническое задание дает заказчик. Ему нередко не хватает знаний, чтобы поставить правильные требования. А разработчик не видит смысла что-либо менять – легче делать то, что написано.
Заказчики не желают подробно рассказать о проекте. Они расценивают вопросы разработчика как признак его низкого профессионального уровня. В действительности как раз хорошие разработчики задают много вопросов, а плохие делают то, за что платят деньги, хотя и понимают, что это не эффективно.
Факторы успешного внедрения ИТ-проекта
Практика показывает, что значительно быстрее реализуются и оказываются более эффективными те ИТ-проекты, которые инициируются не ИТ-работниками, а теми, которые хорошо знает, какую задачу ИТ-проект должен решить. Например, директор по развитию или по продажам.
Чтобы идея не погибла на стадии обсуждения коммерческого предложения, инициатором ИТ-проекта должен быть непосредственный пользователь.
Информационные технологии нельзя рассматривать как панацею от всех бед компании. Внедрение и результативность ИТ-проекта не приносят проблем, когда бизнес-процессы в организации хорошо организованы.
Если же начать автоматизировать хаотичную деятельность, то в итоге будет создан хаос, основанный на информационных технологиях.
Когда в компании не предпринимается никаких мер для улучшения организации своей деятельности, предприниматель и менеджеры не думают о том, как выстроить процессы внутри предприятия, никакого эффекта внедрение ИТ-проекта не даст. Деньги будут истрачены зря.
Нет смысла внедрять дорогостоящие информационные технологии для решения сиюминутных задач.
При управлении ИТ-проектами часто возникают проблемы:
Во-первых, большинство ИТ-проектов реализуются в достаточно короткие сроки. Поэтому от исполнителей требуется большая расторопность и необходимость сразу приступать к решению задач.
Если проект более долгосрочный, в течение его осуществления могут происходить изменения. Это требует использования гибкого подхода и приспособления к новой входящей информации.
Иногда требуются технологические изменения. Поэтому менеджерам проекта нужно быть готовыми начинать всю работу заново.
В таких случаях первостепенное значение приобретает планирование и подготовка. Без заблаговременной подготовки сроки начала и осуществления ИТ-проекта могут сдвинуться.
К провалу ИТ-проекта может привести отсутствие взаимодействия между ИТ-подразделением и другими структурными единицами компании. Для предотвращения таких случаев и уменьшения влияния их на бизнес у руководителей ИТ-проектов должна быть возможность управлять всеми вопросами, связанными с ИТ-проектом, быстро и четко контактировать со всеми участниками в целях решения любой возникшей проблемы в кратчайший срок.
ИТ-проект должен быть прозрачным на всех стадиях процесса, начиная с инициирования. Прозрачность должна сохраняться и в тех случаях, когда возникают непредвиденные проблемы, необходимость заменить технологию или скорректировать выбранное решение, и при этом производственные и людские ресурсы ограничены.
На всех этапах осуществления ИТ-проекта надо определять дату начала и окончания, а при изменении сроков – быстро сообщать об этом всем участникам и заинтересованным сторонам.
В организациях, где ИТ-услуги или системы являются основным продуктом, или когда работать без современных ИТ-технологий невозможно (например, в банковской сфере или телекоммуникационном бизнесе), в составе общей стратегии разрабатывается ИТ-стратегия. Однако в большинстве других компаний такая стратегия отсутствует.
Отказ от разработки ИТ-стратегии является серьезной ошибкой. Следствием ее становится неправильная оценка стоимости и ценности ИТ-проекта.
С момента формулирования цели ИТ-проекта до его завершения должны соблюдаться следующие условия:
1) компетентная команда работает строго по плану, уточняя его в ходе работы;
2) заказчик своевременно платит команде и постоянно контролирует процесс;
3) команда и заказчик совместно и корректно по отношению друг к другу решают все рабочие проблемы.
При соблюдении этих условий проект даст экономический эффект и откроет новые горизонты как перед разработчиком, так и перед заказчиком.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
