Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Для бизнеса вопрос о том, как оптимизировать расходы и одновременно нарастить прибыль – один и тех вопросов, которые никогда не утрачивают свою актуальность. О действенных подходах к решению этого вопроса мы расскажем в статье.
Что понимается под оптимизацией расходов и как она осуществляется
Оптимизация расходов – это приведение их величины к такому уровню, когда при прочих равных условиях достигается максимальный размер прибыли. Отклонение расходов от этого уровня, как в большую, так и в меньшую сторону, теоретически должно вызывать снижение объема прибыли или по причине превышения расходами доходов или вследствие уменьшения объемов производства.
Простое урезание расходов по статьям при составлении бюджета, как правило, не приводит к фактической экономии, поскольку при этом не происходит никаких изменений в бизнес-процессах. Если даже удастся фактически уменьшить расходы, позитивное влияние от этого будет очень кратковременным, либо его совсем не возникнет, а напротив, в скором времени наступят негативные последствия.
Например, можно снизить расходы по статье «фонд оплаты труда» путем сокращения численности персонала или величины средней заработной платы. Но если при этом не будет внесено изменений в бизнес-процессы, то первый путь может привести к уменьшению производства и потере из-за этого части рынка, а второй – к утечке квалифицированных кадров и их замене менее квалифицированными.
Любую производственную деятельность можно рассматривать как последовательность ряда процессов. На предприятие поступают различные ресурсы, которые при прохождении через цепочку процессов постепенно позволяют получить в итоге готовую продукцию или услуги. Осуществление каждого процесса требует определенных затрат. Чтобы их оптимизировать, начинать надо с проведения анализа бизнес-процессов.
В целях оптимизации затраты требуется сгруппировать. Как это лучше всего сделать? Чаще всего затраты группируют по структурным подразделениям предприятия. Но такая группировка не подходит для оптимизации затрат, поскольку не позволяет видеть, как расходы связаны с процессами. Она показывает лишь размер затрат, но не дает возможности понять, что следует делать.
Другая распространенная группировка – деление расходов на постоянные, не зависящие от объема производства, и переменные, величина которых меняется вместе с изменением объемов производства. Она тоже мало полезна для выработки мер по оптимизации затрат.
Для целей оптимизации более всего подходит группировка затрат следующим образом:
- входные затраты на сырье, материалы, перепродаваемые товары;
- затраты на производство;
- затраты на финансовые операции;
- общехозяйственные и управленческие расходы.
Внутри каждой из этих групп расходы распределяются по однородным функциям. Для этого сначала составляется перечень выполняемых внутри предприятия функций. По каждой функции определяется исполнитель, затраты труда, времени и иных ресурсов. Затем определяют функции с наибольшими затратами. На этом формальная работа заканчивается и наступает этап творчества: надо найти способы, позволяющие уменьшить стоимость самых затратных функций, определить лишние и дублирующие функции и ликвидировать их, выявить возможность использовать один и тот же ресурс одновременно несколькими функциями.
Особенности подхода к оптимизации некоторых видов расходов
Общехозяйственные расходы. Они обеспечивают деятельность предприятия в целом, из-за чего их невозможно разложить на отдельные процессы. Лучшим способом их оптимизации может быть нормирование абсолютных и относительных показателей, характеризующих отдельные виды этих расходов.
К числу таких показателей относятся:
- средняя площадь офиса на одного работника;
- средняя стоимость квадратного метра офисной площади;
- средняя величина коммунальных услуг, приходящихся на 1 кв.м. арендуемых площадей;
- средняя стоимость оборудования на одном рабочем месте;
- средние затраты на канцелярские и хозяйственные товары на одного работника;
- численность клиентов в расчете на одного работника администрации;
- величина выручки на одного административного сотрудника;
- удельный вес оплаты труда персонала администрации в общем объеме фонда оплаты труда и др.
Чтобы система нормирования общехозяйственных расходов работала, нужно определить ответственных, от деятельности которых зависит размер норм, и стимулировать их с учетом данных показателей.
Финансовые расходы. К ним относятся затраты на банковские услуги, валютные операции, валютный контроль, инкассацию и др., некоторые взносы и налоги. Хотя все эти расходы входят в одну группу, для оптимизации их нужны разные методы. Расходы, привязанные к объему проходящих денежных средств, оптимизируются путем поиска более выгодных поставщиков соответствующих услуг, фиксированные расходы надо с помощью специальных коэффициентов привязать к денежному обороту, благодаря чему появится возможность избавиться от непроизводительных трат.
Планирование оптимизации расходов
В плане оптимизации расходов на предприятии могут предусматриваться три способа, каждый из которых подходит для определенной ситуации – экспресс – сокращение, сокращение быстрыми темпами и систематические сокращения.
Первый способ предполагает подразделение затрат на:
- высокоприоритетные, необходимые для продолжения деятельности предприятия;
- приоритетные, без которых в работе предприятия возникнут сбои;
- допустимые, которые при отсутствии свободных средств можно приостановить, но лучше сохранить;
- ненужные, отмена которых не окажет на деятельность предприятия отрицательного влияния.
При экспресс-сокращении отказываются от ненужных расходов и существенно уменьшают допустимые.
Способ быстрого сокращения расходов состоит в том, что руководство предприятия определяет, на чем экономить в первую очередь. К таким расходам обычно относят затраты на сырье и материалы для производства, на транспорт, электроэнергию, телекоммуникации. Пути экономии могут быть различными. Для снижения материальных затрат пересматриваются договоры с поставщиками, чтобы добиться возможности приобретать сырье и материалы по более выгодным ценам или получить отсрочку по оплате. Транспортные услуги передают на аутсорсинг и обращаются в логистический центр за составлением программы сокращения затрат на транспортировку. Для уменьшения расходов на электроэнергию усиливают контроль за ее использованием, внедряют энергосберегающее оборудование.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Экономии телекоммуникационных расходов добиваются уменьшением числа работников, которым предоставляется корпоративная мобильная связь, достижением договоренности с мобильным оператором или организацией, предоставляющей телекоммуникационные услуги, о заключении корпоративного контракта на более выгодных условиях. Расходы на персонал уменьшают посредством замены неэффективного содержания собственных сотрудников по подбору кадров услугами рекрутинговых компаний, перевода на аутсорсинг обслуживающего персонала, замены части постоянных работников фрилансерами. Также снижают оплату труда и одновременно предоставляют работникам с целью повышения их лояльности более широкий перечень услуг медицинского страхования, питание за счет предприятия и т.п.
Способ систематических сокращений – это периодическое осуществление мер по снижению затрат. При этом способе совершенствуется управление инвестициями с тем, чтобы решения о долгосрочных вложениях были всесторонне обоснованы. Для улучшения управления закупками регулярно ищут поставщиков с более выгодными условиями. Совершенствуют управление бизнес-процессами, благодаря чему максимально снижают или полностью ликвидируют те расходы, за которые покупатель не станет платить.
При разработке плана оптимизации расходов рекомендуется придерживаться ряда правил:
1. Снижением затрат нужно заниматься постоянно, а не ситуативно.
2. В некоторых случаях увеличением расходов по какому-либо одному направлению можно добиться снижения общей величины расходов.
3. Одна единица затрат непременно должна давать максимальный результат.
4. В вопросе снижения расходов не бывает мелочей.
5. Снижение расходов не всегда должно быть максимальным. Оптимальным может оказаться незначительное их сокращение с последующим поддержанием на достигнутом уровне.
6. Есть расходы, позволяющие избежать более крупных потерь – на страхование, повышение качества продукции, охрану и т.п. Их сокращать опасно.
7. В процесс снижения расходов необходимо вовлекать всех работников, у каждого из которых должно быть свое задание.
8. Значительный ущерб бюджету предприятия могут нанести новые расходы, которые появились внезапно и также внезапно исчезли незамеченными.
9. Оптимизировать расходы необходимо одновременно с оптимизацией доходов.
Как сокращать расходы
В общем составе расходов надо различать два их типа – стратегические расходы и расходы на обеспечение.
От стратегических расходов прямо зависят продажи и денежный поток. Они позволяют бизнесу развиваться и укрепляться. Сокращать их не желательно и допускается лишь в крайних случаях.
Расходы на обеспечение служат цели поддержания бизнеса. Каждую их статью можно минимизировать.
Прежде чем сокращать затраты имеет смысл поискать способы увеличения доходов – предложить что-либо новое имеющимся клиентам, найти новых покупателей, новые рыночные ниши и продукты, возможно, снизить цены на свои товары и услуги для увеличения объема продаж.
Если доходы увеличить нельзя и неизбежно сокращение расходов, прежде всего, нужно тщательно проанализировать их структуру. Например, увидев большой объем затрат на командировки, нельзя приступать к их сокращению, не выяснив, на что конкретно расходуются средства этой статьи. Если больше всего расходов на командировки связано с обеспечением продаж, то их сокращение приведет к плачевным последствиям.
Хороший результат может дать перевод некоторых постоянных затрат в переменные. Например, можно разделить заработную плату работников на постоянный оклад и премии, размер которых зависит от результатов труда.
Нельзя также упускать из вида то, что некоторые виды расходов приносят компании большой мультипликативный экономический эффект. Поэтому урезать их неразумно.
Сокращать необходимо только неэффективные, нерациональные затраты.
Для обоснования решения о сокращении каких-либо расходов нужно ответить себе на ряд важных вопросов:
1. Можно ли и как повысить отдачу от тех затрат, которые мы собираемся сокращать?
2. Как скажется на деятельности компании сокращение данных расходов через год, пять или десять лет?
3. Как связаны данные затраты с рисками и как их снижение повлияет на возможность проявления данных рисков?
4. Какие задачи и функции реализуются с данными расходами, и не имеет ли их объем критического веса?
Одна из статей расходов предприятия – затраты на обучение и повышение квалификации работников на курсах, семинарах, тренингах, на посещение работниками различных конференций и форумов. Эти расходы очень важны для приобретения персоналом новых знаний в области науки и технологий, развития отрасли, в профессии. Также при этом сотрудники обмениваются информацией и опытом со своими коллегами из других организаций. Экономия расходов по данной статье достигается повышением их эффективности.
Здесь возможны следующие варианты. Попытаться добиться скидки от организаторов мероприятия или возможности посетить его нескольким работникам при регистрации как участвующего только одного из них. Поручить работникам взять с собой диктофоны с тем, чтобы можно было ознакомить с полезной информацией тех, кто не принимал участие в мероприятии. Обязать каждого обучавшегося работника дать предложения по внедрению на предприятии того нового, о чем он узнал.
Значительное место в структуре расходов многих современных предприятий занимают расходы на связь и интернет. В целях их экономии подразделениям снижают лимиты на связь.
Но это оправдано только для структурных звеньев, деятельность которых не требует внешних коммуникаций. Лимиты для отделов маркетинга, сбыта, снабжения и т.п. часто напротив, надо увеличивать. А для повышения эффективности расходов на междугороднюю и международную телефонную связь необходимо их стандартизировать или регламентировать для сотрудников.
Важное направление оптимизации затрат на Интернет – обучение персонала максимальному использованию его возможностей для выполнения своих профессиональных обязанностей.
Чтобы снизить расходы на командировки, в дорогостоящие дальние и заграничные командировки следует направлять наиболее опытных, прошедших обучение и хорошо подготовленных сотрудников. Они должны уметь так организовать свою работу в командировке, чтобы успевать проводить максимальное количество переговоров с достижением поставленных целей. Также следует обязать сотрудников серьезно готовиться к поездкам – планировать визиты, делать предварительные обзвоны и т.п. – и составлять полные и четкие отчеты о командировках. Результаты, полученные в командировках, должны максимально быстро внедряться в практику предприятия.
При осуществлении производственной деятельности у предприятий и организаций возникает необходимость в привлечении внешних экспертов и консультантов. Особенно актуальной их помощь становится в периоды, когда надо умно и быстро предпринять какие-либо меры. Чтобы расходы на эти цели были эффективными, надо учитывать, что консультанты могут навязать ненужные услуги и отказываться от таких услуг. Предпочтительно сотрудничать с проверенными временем специалистами.
Осторожности требует уменьшение расходов на рекламу. Эффект дает замена методов рекламы более дешевыми. Также требуется провести анализ результативности различных каналов рекламы и перераспределить рекламные расходы в пользу хорошо работающих.
К затратам, сокращение которых не наносит ущерба ни в краткосрочном, ни в долгосрочном периоде, относятся:
- уплотнение площадей офисных помещений и сдача их части в аренду;
- сокращение служебного автотранспорта и замена дорогостоящих автомобилей более экономными моделями;
- отказ от выплаты дивидендов акционерам и учредителям компании, избыточных надбавок к заработной плате и премий.
Сэкономленные средства следует вкладывать в развитие производства.
Важный путь уменьшения затрат – сокращение издержек, связанных с упущенной выгодой. Эти издержки нигде не фиксируются, и за их снижение на предприятиях никто не ведет борьбу. Но на многих крупных предприятиях можно найти мало использующееся оборудование, которое можно сдавать в аренду, или избыточную численность работников, из которых можно создать творческие группы и бригады по освоению новых видов деятельности.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
