Контроль расхода топлива на предприятии в том или ином виде присутствует всегда. Но эффективность его может быть разной. Тем более что без использования специальных средств зафиксировать хищения почти нереально.
Выходом может стать внедрение системы контроля расхода топлива на предприятии, включающей как организационные, так и технические решения. Установка фиксирующего оборудования на автомобили, настройка программного обеспечения и правильная организация учета горючего позволяют свести риск хищений к минимуму. В результаты затраты на работу транспортного департамента заметно снижаются.
Для предприятий, активно использующих собственный автотранспорт, проблема злоупотреблений с горюче-смазочными материалами стоит очень остро. Иногда из-за краж топлива расходы на транспорт возрастают чуть ли не вдвое.
Есть разные варианты махинаций:
1. Самый простой – слив горючего. Бензин или дизельное топливо сливаются из бака заправленного автомобиля. После этого слитые ГСМ либо продаются, либо заливаются в бак собственной машины.
2. Махинации с чеками. Иногда заправку не осуществляют на предприятии, а выдают водителю деньги для приобретения топлива или масла. Для получения компенсации в бухгалтерии достаточно предъявить фальшивые чеки, купленные у сторонних лиц.
3. Завышение величины пробега. Сделать это относительно несложно в том случае, если на машине не установлен тахограф или прибор для спутниковой навигации. После проведения махинации с одометром излишек топлива сливается. Также на «пройденный» километраж можно купить топливные чеки, получив за них компенсацию.
4. Наконец, при отсутствии налаженного контроля можно просто использовать служебный автомобиль не по назначению. Сюда относятся как поездки в личных целях, так и неучтенные коммерческие рейсы, оплата за которых присваивается. Расход горючего и уменьшение ресурса автомобиля при этом ложатся на бюджет компании.
В результате организация несет не только прямые финансовые потери из-за увеличения расходов на покупку ГСМ. Причиной убытков становятся простой автомобилей, повышенный их износ, а также сбои в бизнес-процессах.
Выше мы описали способы махинации, которые могут быть реализованы при отсутствии налаженной системы контроля. На практике организаций, у которых учет расхода ГСМ не ведется тем или иным способом, нет.
Для борьбы с хищениями применяются разные методики, реализация которых имеет ряд особенностей.
У талонов на бензин, применяемых ранее, был существенный недостаток: они легко подделывались. Потому контроль расхода горючего на предприятии с их помощью не мог быть достаточно эффективным.
На смену талонам пришли топливные карты:
• Наряду с универсальными картами есть карты для разных видов ГСМ (для разных марок бензина и ДТ). Использование таких специализированных карт усложняет хищение – правда, ненамного.
• На карту начисляется не сумма, а объем горючего. Это усложняет махинации, поскольку на рейс выделяется фиксированное количество топлива (согласно установленным нормам).
• Главным плюсом для борьбы со злоупотреблениями будет возможность быстрого получения информации о списании объемов горючего с топливной карты. Благодаря этому руководитель предприятия или транспортного департамента могут эффективно пресекать кражи.
Использование топливной карты также повышает уровень безопасности водителя. Вместо наличных (иногда – довольно крупной суммы) у него в руках будет пластиковая карточка, защищенная пин-кодом. Потому для злоумышленников он не будет представлять значительного интереса.
Второй вариант борьбы с хищениями горючего – спутниковая фиксация перемещения транспорта. Такую систему обычно внедряют те, предприятия, которым нужно одновременно контролировать несколько транспортных средств, выполняющих рейсы по разным маршрутам.
Для контроля движения на каждый автомобиль, автобус или единицу спецтехники устанавливается GPS-терминал, способный работать с системой спутниковой навигации. Все терминалы подключаются к общей системе мониторинга.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• В любой момент определять местонахождение каждого автомобиля.
• Отслеживать перемещение по маршруту, фиксируя задержки и отклонения.
• Повысить уровень безопасности движения (GPS-терминалы могут контролировать скорость езды).
• Исключить отступления от графика, простои, поездки в личных целях и т.д.
Для борьбы с кражами горючего GPS-мониторинг очень эффективен. Все поездки транспорта отслеживаются, так что завысить уровень расхода и продать неучтенный излишек бензина будет почти нереально.
Наиболее действенное решение — внедрение системы контроля расхода топлива (СКРТ). Для этого все автомобили, выполняющие коммерческие рейсы, оснащаются установленными в баках датчиками. Датчики фиксируют уровень горючего в баке и передают данные в ГЛОНАСС/GPS-терминал, установленный в кабине автомобиля.
Корпус терминала обычно пломбируется для защиты от вмешательства в его работу.
Собранная информация (данные спутниковой навигации + сведения с датчика уровня топлива) по мобильной сети поступает на сервер. Используя специальное программное обеспечение, руководитель департамента может отслеживать движение транспорта и соотносить его с расходованием ГСМ.
При внедрении СКРТ на предприятии злоупотребления становятся практически невозможными по ряду причин:
• Любые отклонения от маршрута и графика (простои) фиксируются навигационной системой.
• Отслеживание ведется в режиме реального времени, потому при длительной остановке или серьезном отклонении от утверждённой трассы руководитель может сразу связаться с водителем для получения объяснений.
• Уровень топлива определяется не косвенно (по величине пробега), а непосредственно в баке. Любое резкое изменение показаний датчика в меньшую сторону становится прямым доказательством слива ГСМ.
Еще один важный аспект борьбы со злоупотреблениями — единая и достаточно прозрачная система учета расхода горючего. Учет ГСМ должен тщательно контролироваться и вестись по утверждённым стандартам и правилам. В этом случае резкое увеличение расхода (оно может свидетельствовать о хищении или нецелевом использовании транспорта) будет проще зафиксировать.
Бухгалтерский учет ведется в соответствии с действующими нормативными актами (положение «О бухгалтерском учете и отчетности» и др.). Согласно этим нормативам, в качестве первичных документов для подтверждения расхода горючего могут использоваться путевые листы и товарно-транспортные накладные.
В путевых листах и ТТН указываются пробег (в км) и величина перевозимого груза. Также документы могут содержать информацию о количестве заправок, объеме залитого топлива и т.д.
Расход ГСМ учитывается либо в составе материальных затрат, либо в составе прочих расходов. Первый вариант применяется при использовании автомобилей в производственных целях, второй – при управленческой и организационной деятельности. Для любых расходов необходимо документальное подтверждение и экономическое обоснование.
Эффективные учет и контроль расхода ГСМ на предприятии вполне возможны. Для этого необходимо внести изменения в организацию работы транспортного департамента и внедрить современные технические средства контроля.
Затраты на внедрение СКРТ окупаются за счет:
• снижения объема хищений (до 90%);
• оптимизации расхода топлива и снижения затрат на его закупку (на 25-30%);
• оптимизации движения транспорта (исключение простоев, нарушений графика и маршрута);
• уменьшения износа автомобилей (исключаются нецелевые поездки);
• уменьшения количества аварий.
Эффект обеспечивается ещё и косвенным способом. Дисциплина добросовестных сотрудников, работящих с системой удаленного контроля, значительно повышается. А сотрудники, склонные к хищениям, достаточно быстро покидают компанию, что сводит к минимуму потенциальный вред от их деятельности.
Внедрить систему контроля расхода топлива на предприятии, сделав ее эффективной – непросто. Обойтись административными мерами не получится: фиксация потребления ГСМ невозможна без использования современных технических средств. Только профессиональный подбор оборудования с настройкой программного обеспечения обеспечит вашей компании действительно заметный экономический эффект.
Статью подготовила ведущий эксперт-экономист по бюджетированию Ошуркова Тамара Георгиевна. 
