Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Экономия всех видов ресурсов – постоянно необходимое условие осуществления любой хозяйственной деятельности. Особенно актуальной экономия становится в условиях экономического кризиса в стране или попадания предприятия в кризисную ситуацию вне связи с экономическим положением в национальном хозяйстве. Вместе с тем сам выбор и осуществление неправильной стратегии экономии могут привести предприятие к краху. На чем и как следует экономить на предприятиях и в организациях, чтобы из-за этого не обанкротиться, рассмотрим в настоящей статье.
Понятие и виды экономии
Прежде всего, поговорим о самом понятии экономии. Под ней понимается такой способ хозяйствования, при котором бережно используются все виды экономических ресурсов – материальных, энергетических, денежных, трудовых, сокращаются их потери, уменьшается расход на основе использования достижений науки и техники, совершенствования организации труда и производства, управления хозяйственной деятельностью.
Вопросами экономии надо заниматься всегда, а не только во время кризисов, когда может быть уже поздно начинать это делать.
С точки зрения конечного результата экономия может быть оправданной и неоправданной. Оправданная экономия не приводит к перебоям в производственных и бизнес – процессах, нарушениям требований охраны труда и техники безопасности, усилению давления на окружающую среду, возникновению больших затрат в будущих периодах. Неоправданная экономия, напротив, неизбежно вызывает вышеперечисленные последствия.
В разработке мер по экономии ресурсов и сокращению затрат большая роль принадлежит экономистам, которые рассчитывают эффективность каждого мероприятия прежде чем будет принято решение об их проведении. Однако чтобы не допустить, например, нарушений техники безопасности, которые могут стать причиной производственного травматизма, остановки производства и сокращения величины выпуска, кроме экономистов в выборе путей экономии должны участвовать руководители предприятия, инженеры и технологи, специалисты многих других служб и подразделений.
Направленные на экономию мероприятия могут иметь преимущественно экономический или преимущественно технический характер. К первым относятся такие, как сокращение штата работников, смена поставщиков ресурсов и услуг, изменения в организации труда и т.п. Примером вторых может служить замена материалов или технологий.
В связи с тем, что для получения экономии может потребоваться внедрение нового оборудования или технологии, переподготовка кадров и т.п., достигнута она может быть не сразу, а по прошествии некоторого периода времени.
В условиях кризиса предприятия стараются сэкономить на всем. Некоторые компании идут по пути сокращения расходов по всем статьям бюджета, другие оптимизируют главные статьи расходов, получая при этом значительно большую экономию. Однако не следует торопиться. Без всестороннего анализа ситуации можно не только не получить желаемых результатов, но и ухудшить положение.
Экономия на персонале
Самая тяжелая для любого предприятия и организации экономия – экономия на работниках их численности и оплате труда. Решение об увольнении части персонала, сокращении заработной платы всегда вызывает серьезное сопротивление. Поэтому прежде чем сокращать персонал следует рассмотреть такие варианты, как посменный график работы, работа не полный рабочий день или неделю, перевод части сотрудников на работу дома. У работающих на дому, как правило, существенно повышается производительность труда, они значительно реже уходят на больничный. Кроме того, перевод части работников на удаленный режим труда позволяет высвободить часть площадей и сдать их в аренду.
Средства на персонал можно сэкономить за счет отказа от избыточного сервиса, ограничения интернет – трафика.
Многие компании сначала перестают брать новых работников, затем отказываются от повышения окладов, сокращают выплаты премий и бонусов, наконец, уменьшают заработную плату. Но в некоторых видах деятельности сокращение заработной платы работников на тысячу или чуть более рублей приводит к тому, что персонал начинает заниматься мелким воровством. Об этом стоит подумать.
Рассматривая вопрос экономии на персонале, следует принять во внимание тот факт, что повышение заработной платы работников позволяет экономить на налогах на прибыль. Попытка же сэкономить на заработной плате может, напротив, привести к потерям из-за необходимости заплатить штраф. Например, работодатели, которые переводят работников на неполную ставку, чтобы не повышать заработную плату до уровня МРОТ, могут быть оштрафованы на сумму от 50 тыс. руб. до 70 тыс. руб. за каждого работника.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если не обойтись без увольнений, следует четко определить, каких работников нельзя увольнять. Прежде всего, нельзя увольнять эффективно работающих профессионалов, усилиями которых можно преодолеть кризис в компании. Также надо посмотреть, какие конкретно функции выполняет каждый сотрудник. Из-за увольнений важные функции не должны «зависнуть». Например, нельзя просто взять и сократить численность кассиров в магазине, т.к. из-за образования очередей у касс покупатели перестанут ходить в магазин, из-за чего ситуация может до того ухудшиться, что придется магазин закрыть. Надо проанализировать поток покупателей, выявить часы пик, и за счет введения гибкого графика работы кассиров обеспечить в эти часы максимальное количество работающих касс.
В некоторых случаях штатных работников можно заменить специалистами со стороны, которых приглашают по мере необходимости. Часто такая мера применяется в отношении IT – обслуживания.
Экономия на рекламе, поставщиках, офисных расходах
Сокращение расходов на рекламу тоже требует всестороннего обоснования. Безусловно, уменьшение количества рекламы даст снижение расходов. Но без рекламы не получить новых клиентов, которых в период кризиса и так немного. Поэтому надо точно определить, какую отдачу приносит каждый канал рекламы, рассчитать их эффективность и, основываясь на этих расчетах, отказаться только от рекламных каналов с маленьким эффектом.
Еще одна область возможной экономии – поставщики. Чаще всего регулярно отслеживаются цены на ключевые приобретаемые у поставщиков товары. Но, как правило, есть немало второстепенных товаров. И вполне возможно, что на рынке появились новые их поставщики с более выгодными условиями. Они могут находиться не только в своем регионе, но и в других местах страны.
Под сокращение почти всего подпадают офисные расходы. Опыт показывает, что здесь можно сэкономить до 30% операционных расходов. Например, сокращаются канцелярские расходы. Также можно арендовать офисное помещение меньшей площади или сдать часть имеющейся офисной площади в аренду, если, к примеру, выяснится, что многие сотрудники большую часть рабочего времени проводят в разъездах. Но и здесь экономить следует с умом. Так, в целях экономии бумаги нередко начинают использовать оборотную сторону уже содержащих текст листов. При этом экономятся очень небольшие суммы, но быстро изнашиваются принтеры, не предназначенные для печати на двух сторонах бумажных листов.
Без особенно тяжелых потерь можно уменьшить представительские расходы, отказавшись от личных водителей, проведения бизнес-ужинов, корпоративных праздников и вечеринок в престижных ресторанах, заменив часть командировок, связанных с ведением переговоров, переговорами онлайн.
Экономия на качестве и инвестициях
Некоторые предприятия в целях экономии сужают ассортимент и снижают качество своих товаров и услуг. Например, перестают выпускать дорогостоящие товары, заменяют натуральные материалы искусственными, дорогое сырье – более дешевым, упрощают технологию. Это опасный путь, который может привести к утрате доверия потребителей, отказу от покупок и, как следствие, к большим финансовым потерям.
Как показывает опыт, во время кризиса компании свертывают около 40% инвестиционных проектов и программ. Но некоторые из них используют высвободившиеся при этом средства на обучение персонала, что положительно отражается на эффективности его труда и объеме продаж. Многие проекты лучше не закрывать, а приостанавливать, чтобы в любое время можно было к ним вернуться. Даже в кризис можно инвестировать средства в перспективные проекты, чтобы не упустить интересные возможности.
Поиск резервов для экономии
На любом предприятии всегда можно найти резервы для экономии. Но необходимо помнить, что при их использовании надо руководствоваться принципом «не навреди», а стратегию экономии всегда выбирать индивидуально, поскольку универсальных стратегий просто не существует.
К поиску резервов экономии желательно подключать весь персонал компании. Каждый сотрудник должен лично отвечать за конкретные расходы на своем рабочем месте и получать за свои инициативы бонусы к заработной плате.
Чтобы понять, за счет чего можно, а за счет чего не следует экономить, надо все расходы разбить на две группы – стратегические и обеспечивающие. Первые прямо влияют на продажи и денежный поток, позволяют усилить бизнес. Их можно сокращать только в самых крайних случаях, т. к. эффект от этого будет кратковременным.
Обеспечивающие расходы – хозяйственные, арендная плата, складское хозяйство и т.п. – поддерживают бизнес. На каждую статью их следует посмотреть с критической точки зрения, считая, что любая из них не является необходимой, пока не будет доказано, что это не так. Например, руководство может требовать от подчиненных составлять ежеквартально пять отчетов, когда в действительности достаточно двух. Или заставлять сотрудников представлять избыточные, не слишком нужные данные. В одной крупной Российской финансовой корпорации для избавления от излишней бюрократии сначала полностью убрали внутренний документооборот, а через неделю постепенно начали возвращаться к составлению самых нужных отчетов. В результате выяснилось, что эффективно управлять можно на основе 40% тех отчетов, которые составлялись прежде.
К неразумным обеспечивающим расходам относятся использование сотрудниками дорогих новейших компьютеров только для работы с программой Word или 1 С.
Неоправданно много средств расходуется при проведении разного рода совещаний, на которых присутствуют работники с высокой заработной платой. Значительная часть времени на совещаниях тратится зря при том, что расходуются большие суммы на оплату труда, к которым добавляется недополученная прибыль из-за простоев.
Другие пути экономии
Действенным способом экономии считается бюджетирование. В более простом варианте под ним понимается установление лимитов затрат по каждой статье бюджета. Для любого превышения лимита требуется согласие вышестоящего руководителя. Другой вариант, более сложный, требует автоматизации и постоянного вычисления лимита оплаты расходов в пределах заработанной наценки.
Сэкономить можно на банковских расходах. Во-первых, можно сократить расходы на расчетно-кассовое обслуживание, выбрав банк с более выгодными тарифами. Но экономия здесь не будет существенной, потому что из-за конкуренции между банками различия в тарифах не слишком велики. Во-вторых, организации – дилеры могут переложить на клиентов в форме комиссионных платежи за пересчет и инкассацию наличных денег (стандартный тариф обычно составляет 15% от суммы). Как показывает опыт, клиенты редко отказываются от оплаты комиссионных в таких размерах.
Хорошие результаты может дать перевод расчетов и договоров из иностранной валюты в рубли. Благодаря этому начинают экономить клиенты, а продавцы не теряют своих покупателей и получают прибыль на обороте.
Один из способов сократить расходы бюджета состоит в том, что некоторые статьи переносят на будущее время.
Непопулярная, но возможная мера по экономии – увеличение кредиторской задолженности за счет задержки платежей некоторым предприятиям и проведение переговоров с клиентами.
Следует пересмотреть список своих клиентов и отказаться от работы с теми, кто не приносит прибыли.
На абсолютно законных основаниях можно сэкономить на налоговых платежах. Также следует выбрать наиболее выгодную систему налогообложения.
Больше дел при тех же затратах можно сделать, если заменить предоплату последующей оплатой. Это к тому же позволит избежать рисков из-за того, что деньги уже выплачены, а чем занимается исполнитель не известно.
Значительные расходы связаны с хранением излишних запасов. Возможно, продажа запасов по более низким ценам даст неплохую экономию.
Сэкономить электроэнергию позволяет правильный выбор промышленных светильников, окраска стен в светлые тона, установка окон с большей площадью стеклопакетов, содержание в чистоте окон и осветительных приборов, использование энергосберегающих ламп и экономичной электротехники.
Экономить на платежах за освещение можно также, сократив на час рабочий день и сдвинув период работы в том или ином направлении так, чтобы захватить больше времени с естественным освещением.
Для получения большей экономии в некоторых случаях можно увеличить объем закупок, т.к. многие компании дают дополнительные скидки за объемные и разнообразные заказы Может оказаться, что, например, канцелярские принадлежности и бумагу выгоднее купить сразу на год в большом количестве.
Если в офис теплая вода подается централизованно, может принести выгоду приобретение бойлерной установки. При этом не нужно оплачивать лишние кубометры воды и всегда можно иметь воду нужной температуры.
Одним из самых простых способов снижения издержек производства является упрощение конструкции изделия и технологии его сборки. С уменьшением количества деталей и узлов, упрощением и ускорением сборки снижается себестоимость изделий.
Расходы на логистику снижаются при уменьшении размеров упаковки и изменении ее формы. Например, при замене коробки для лампочек в виде параллелепипеда на коробку в форме усеченной пирамидки объем упаковки лампочек сокращается почти вдвое. Хорошим примером здесь служит компания ИКЕА, где повсеместно претворяется в жизнь идея минимизации объемов упаковки и полное заполнение пространства транспортных контейнеров и складов.
Ничего не пишите и не используйте калькулятор, и помните - вы должны отвечать быстро. Возьмите 1000. Прибавьте 40. Прибавьте еще тысячу. Прибавьте 30. Еще 1000. Плюс 20. Плюс 1000. И плюс 10. Что получилось? Ответ 5000? Опять неверно.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
