Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.
Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
• в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;
• в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM).
Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.
«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией: первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире.
Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.
Любая система автоматизации предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.
Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.
Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.
Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:
• улучшить качество обслуживания клиентов;
• оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;
• качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;
• просчитывать рентабельность заказов;
• быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;
• разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;
• оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;
• оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;
• минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;
• безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;
• улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;
• эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.
В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.
Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.
Во-первых, можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.
Во-вторых, можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).
В-третьих, можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.
Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.
Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.
При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.
2. Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.
Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.
Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.
Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества.
Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:
• какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;
• соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;
• возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;
• возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;
• насколько система проста и удобна в использовании;
• возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;
• поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;
• кто и как будет осуществлять техническую поддержку;
• сколько стоит внедрение и поддержка.
Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.
Сколько стоит система автоматизации
Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.
Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:
• стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);
• затраты на настройку системы и обучение персонала;
• стоимость регулярного сопровождения.
К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.
Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.
Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.
Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.
Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.
Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.
Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.
Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.
Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.
Автоматизация бизнес процесса
При внедрении любой CRM-системы один из первых этапов работы – описание бизнес-процессов. Важно изучить особенности работы компании, учесть все факторы, которые влияют на тот или иной процесс, выявить ключевые моменты работы и «тонкие места». В результате мы получаем грамотное и подробное описание бизнес-процессов, которые подлежат автоматизации.
Кроме того, очень важно задать среду для исполнения этих процессов сотрудниками этой компании. Это называется регламентация бизнес-процессов.
Таким образом, при работе по внедрению CRM лично я придерживаюсь следующей последовательности действий, которую также рекомендую всем коллегам, как доказавшую на практике свое удобство и жизнеспособность:
1. Описание бизнес-процессов. На этом этапе работа производится на бумаге или в любой удобной среде. Самое главное, получить некую схему или алгоритм, который будет понятен как разработчику, так и заказчику.
2. Согласование. Полученное описание бизнес-процессов согласовывается с руководством компании. На этом этапе опытный бизнес-консультант или разработчик может предложить также оптимизацию определенных процессов и уточнить все спорные вопросы.
3. Выбор среды для внедрения. Подробное описание бизнес-процессов можно считать четкой постановкой задачи. И теперь, когда алгоритм будущей работы ясен, разработчик может самостоятельно или совместно с заказчиком выбрать среду, в которой будет проводиться дальнейшая работа, т.е. непосредственно CRM систему.
Во многих случаях выбор CRM системы производится заранее с учетом стоимости программного продукта и навыков сотрудников той или иной компании. В этом случае описание бизнес-процессов можно производить сразу с учетом особенностей выбранной CRM системы.
И сейчас я хочу рассказать о двух разных подходах решения этих вопросах, которые в той или иной степени реализованы во всех популярных CRM:
Разница между этими подходами понятна из их названия. В первом случае разработчики используют алгоритмизацию и некую последовательность команд, которую в дальнейшем реализуют в среде CRM в виде набора команд. Во втором бизнес-процессы представляют в виде графической блок-схемы, команды в которой представляются в виде объектов и стрелок. Давайте разберемся немного подробнее с каждым из этих вариантов автоматизации.
Программирование бизнес-процессов
Этот метод применяется в таких популярных системах, как ZOHO CRM или Saleforce CRM, и заключается в реализации бизнес-процесса по технологии Step by Step, т.е. «шаг за шагом».
При этом проектировать бизнес-процессы можно в любой удобной форме, точно так же, как и при создании алгоритма перед написанием программы. Но реализуются все процессы в виде пошаговой последовательности действий и условий (каждое ветвление почти всегда новый процесс).
Описание процессов в этом случае производится в текстовом виде при помощи команд, принятых в среде той или иной CRM. А потому такой подход можно назвать программированием.
Приведем пример из ZOHO CRM. Здесь имеются два основных вида объектов:
• Workflow позволяет задать то или иное действие в зависимости от различных полей.
• Approval process задает те или иные процессы согласования. Мы можем добавить несколько таких процессов, и они будут работать следующим образом. Для каждого процесса мы можем указать, когда он работает, кто его одобряет. И, соответственно, система будет контролировать работу процессов.
Таким образом, бизнес-процессы задаются при помощи определения последовательности действий, которые необходимо произвести с тем или иным объектом, а также условий, в зависимости от которых будут выполняться те или иные действия.
При таком подходе нет графической нотации, только пошаговый переход от одного действия к другому. И если вам потребуется что-то изменить в бизнес-процессе, понадобится внести определенный перечень значений и команд, а не графических блоков и стрелок.
Об этом подходе можно сказать, что описание алгоритма реализуется текстовым способом.
Например, если мы возьмем в ZOHO CRM определенный Provel process, то для него нужно будет указать:
1. Критерий, когда он работает.
2. Кто должен его одобрить.
3. Какое действие нужно выполнить после одобрения, например, создать задачу или отправить оповещение внутри системы, отправить sms и пр.
4. Что должно происходить, если процесс не был одобрен, например, ничего не предпринимать, вернуть задачу исполнителю на доработку с комментариями и т.д.
В некоторых системах такое программирование жестко привязано к определенным объектам, чаще всего, к сделке. Например, так реализована возможность описания бизнес-процесса в Мегаплане. Только через сделку можно указать, что происходит в том или ином случае, и все действия пользователей и участников бизнес-процесса обязательно завязаны на определенную сделку. В других системах, например, в ZOHO CRM, привязать действия мы можем как к сделке, так и к любому другому модулю в системе.
Рисование бизнес-процессов
Такой подход реализован, например, в Bitrix24 CRM и в 1С CRM. Здесь все бизнес-процессы нужно рисовать в определенном внутреннем формате этих систем. Так, в Bitrix24 есть собственное понятие «Бизнес-процессы», а внутри этого раздела имеется нотация, в которой нужно рисовать бизнес-процессы.
Эта нотация была создана программистами Bitrix24, и для реализации бизнес-процессов в этой системе, понадобится нарисовать их в этой нотации. При этом важно понимать, что в Bitrix24 через нотацию можно описывать как последовательность действий при работе с системой в целом, так и отдельно действия при работе со сделкой, так как CRM – это только один из модулей системы Bitrix24.
Аналогичным образом и в 1С CRM реализована собственная нотация, отличающаяся от той, которую создали программисты Bitrix24. Также и в других системах, придерживающихся графического подхода, используются либо полностью собственные разработки, либо адаптированные под нужды системы графические нотации от сторонних разработчиков. И каждый раз для корректной работы в системе нотацию нужно будет заранее изучить.
Практика показывает, что, не смотря на обилие стандартных элементов, изучение графической нотации занимает больше времени, чем знакомство с правилами описания бизнес-процессов в текстовом виде (первый подход). Тем более, что для создания той или иной последовательности действий в CRM системах, использующих текстовые алгоритмы, чаще всего имеется удобный конструктор и множество подсказок, благодаря которым разработчики могут программировать нужные процессы практически без предварительного изучения среды.
Основное преимущество первого подхода было описано выше: он очень удобен разработчикам, не требует глубокого изучения нотации, позволяет привычным для программистов-разработчиков образом алгоритмизировать любые бизнес-процессы.
Очевидный минус этого варианта: отсутствие наглядности для пользователей. При этом никто не мешает разработчику создать графическую схему бизнес-процессов для заказчика (блок-схему в виде блоков и стрелок) в любой удобной среде для согласования, после чего выполнить программирование и ознакомить пользователей с результатом. Точно так же, как каждый разработчик это делает при создании и доработке приложений.
Более того, удобный и отлаженный бизнес-процесс требует каких-либо изменений в редких случаях, обычно связанных с внедрением изменений в схему работы самой компании. А потому отсутствие наглядности и сложность внесения правок для неспециалиста на самом деле не являются критической проблемой. Скорей всего, заказчик с готовой системой будет работать годами, а изменения ему потребуются тогда, когда сама схема работы компании будет меняться, а здесь простыми правками в бизнес-процессах обычно обойтись не удается, и в любом случае требуется участие специалиста в разработке и внедрении обновленной системы.
Во втором случае используются нотации, изобретенные создателями 1С и Bitrix24 CRM. С одной стороны, такой подход очень удобен для пользователей, так как нагляден и понятен. С другой, для его использования придется потратить дополнительное время на изучение нотации от 1С или Bitrix24, а информации по работе с этими системами не так много, как хотелось бы.
Конечно, каждая система предоставляет документацию и какие-то разделы помощи, но в них нет определенной идеологии. Вся информация, которую предоставляет разработчик, это документация от вендора. Т.е. для изучения нотации пользователям предлагается не решение от бизнес-аналитиков и опытных пользователей системы, а краткое руководство с точки зрения разработчиков системы. А потому для такого метода работы очень полезно иметь развитые способности к визуализации процессов, а также умение быстро приспосабливаться к незнакомым нотациям.
Еще один минус графического подхода, это значительные ограничения, которые накладывает на работу в системе возможности нотации. При программировании гибкость и перечень возможностей значительно выше.
В результате я лично предпочитаю пользоваться более гибкой системой, т.е. программировать бизнес-процессы, а наглядность для заказчика я обеспечиваю при помощи создания графики (блок-схемы) на этапе согласования бизнес-процессов, которую выполняю обычно в IDEF 3 или BPMN. Но на самом деле, вы можете использовать даже обычный лист бумаги и карандаш. Главное здесь – взаимопонимание с заказчиком.
С другой стороны, если бизнес-процессы в компании оказываются относительно простыми, и выполнять работу по автоматизации процессов намерен производить пользователь, не являющийся программистом, графический подход оказывается удобнее. Наглядно «нарисовать» схему процессов и определить иерархию в нотации сможет даже пользователь, знакомый с бизнес-аналитикой и IT просто потому, что графический вариант представления бизнес-процессов намного понятнее пользователям. Именно на них рассчитаны такие инструменты. Именно нарисовать, чтобы процессы правильно исполнялись все равно придется привлекать программиста. Считается, что пользователю изучить графическую нотацию проще, чем программирование процессов. Здесь каждый решает сам, что ему больше нравится: гибкость и простота программирования или наглядность для пользователей и возможность внесения изменений в бизнес-процессы без участия разработчиков.
Автоматизация малого бизнеса
Автоматизация предприятия – необходимое условие для полноценного развития бизнеса. Обработать и контролировать документооборот вручную при современном ритме жизни просто невозможно. Именно благодаря автоматизации владелец бизнеса может получать полную информацию о состоянии дел в режиме реального времени, находясь в любой точке мира и имея доступ в интернет. Но малый бизнес редко обладает нужными ресурсами для внедрения\приобретения систем автоматизации, которые бы и обеспечили ему эту манящую свободу. И эта проблема – одна из многих других, которые возникают в процессе автоматизации предприятия.
Существует множество различных программ, автоматизирующих управление бизнес-процессами, каждая из которых может решать одну или несколько задач: ведение клиентской базы и истории посещений, учет товара (или расходных материалов), начисление зарплаты, управление лояльностью клиентов и т.д. Все они разделены по сферам деятельности: ПО для предприятий индустрии красоты, для ресторанов, предприятий ЖКХ (ТСЖ, управляющие компании), спотовой торговли, гостиничного бизнеса и проч.
Эти программы не так уж кардинально отличаются друг от друга. «С точки зрения разработчика АСУ, все сферы малого и среднего бизнеса работают в принципе по одной схеме», - говорит Рустем Искаков, гендиректор челябинской компании «Малахит», которая занимается разработкой информационных систем для всех видов бизнеса. «Есть очень важные, но все-таки нюансы, а ядро программы – управление процессом - фактически одно». Поэтому и проблемы, которые возникают в процессе автоматизации, – одни и те же.
Оборотный капитал невелик, кредиты под программы АСУ брать не хочется, плюс – непонятно, как рассчитать окупаемость.
Цена коробочных сервисов – тех АСУ, которые продаются в виде отдельного ПО и устанавливается на компьютер заказчика, – может быть, и не так велика, но нужно прибавить стоимость компьютеров, прокладки сетей, стоимость обучения персонала (как правило, без этого не обойтись) и договор на техобслуживание. То есть умножаем начальную цифру на 3.
Есть, конечно, вариант «минимум» – программа Microsoft Excel. Минимум затрат, доступно, легко и позволяет решить часть задач. Но все-таки, давайте признаемся, это не система автоматизации, а просто записная книжка. Она не поможет вам выделить ту часть клиентов, которые пришли повторно или тех, кто перестал ходить.
Одно из решений, которое тут можно предложить, – найти программу, которая предполагает не комплексное внедрение, а автоматизацию отдельных направлений. Такова программа Giftoman – система управления лояльностью, или программа для салонов красоты «Арника», сюда же включим программы челябинской компании «Малахит».
Кроме того, некоторые программы предлагают услугу автоматизации за определенную арендную (абонентскую) плату. «Это очень выгодно для малого бизнеса», – говорит гендиректор компании «Малахит» Рустем Искаков, – нет накладных расходов на ПО, на обучение, не нужен сервер, локальные сети. Ты пользуешься программным обеспечением как интернетом, за арендную плату. При этом получаешь нормальную техподдержку и в любой момент можешь договор расторгнуть.
Такие системы хороши тем, что владельцу бизнеса не нужно вкладываться в покупку оборудования и ПО. Он их просто арендует: в частности, компания Giftoman дает в аренду планшет с ПО. Клиент выбирает нужный ему тариф абонентской платы (включает само оборудование, ПО, техподдержку, промо-материалы, определенное количество карт, оповещений, опросов) и работает.
Если вы все-таки решились на коробочный сервис, имейте в виду, что грамотно установленное АСУ окупится в среднем через два года (показывает опыт многих компаний).
Руководителю в малом бизнесе часто приходится совмещать несколько функций. Соответственно, времени на то, чтобы вникать в принципы внедрения АСУ и обучения персонала, нет. Часто на обучении экономят не столько из-за нехватки времени, сколько из экономии бюджета.
Здесь нужно понять простую вещь: внедрение АСУ без обучения людей в этой системе работать – это деньги на ветер. «Когда клиент покупает программу «1С: Салон красоты», мы предоставляем 2 часа бесплатного обучения», – говорит Дмитрий Власов, менеджер по работе с клиентами компании «Технолинк», дилера 1С в Екатеринбурге. «Но если у человека раньше не было опыта работы в 1С, то двух часов будет мало. Придется брать дополнительные часы и немного доплачивать».
Многие разработчики АСУ и дилеры – не только «1С» – признаются, что без обучения персонала их система автоматизации не даст желаемого эффекта. «Для владельцев кафе и ресторанов я всегда советую в первую очередь программу iiko», – говорит директор Новосибирского Центра автоматизации малого бизнеса Дмитрий Бычков. «Это хорошая программа, она дает собственнику полную картину дел на его предприятии. Он в ней может вести управленческий учет так, что видит все свои затраты и в какой доле они влияют на стоимость продукции, на прибыль компании. Но эффективность применения программы iiko кардинально зависит от того, потратился ли собственник на обучение персонала. Если всех обучили: руководителя, технологов, официантов, то хорошо отлаженная программа не дает сбоев. А если сэкономили на обучении официантов, начинаются проблемы: официанты не знают нюансов, как заказ отслеживать, как его закрывать – создают проблемы для поваров, те эти проблемы перевешивают еще на кого-то – и возникает негатив. Эффекта нет от внедрения программы».
Решение здесь можно предложить только одно – выделить время. И на начальном этапе поискать более простую для пользователей программу, требующую минимум времени. В дальнейшем переход к более сложной будет проходить легче.
Сергей Бобин, руководитель интернет-сервиса «Арника»: «Цель внедрения любой информационной системы заключается в решении конкретных проблем руководителя бизнеса.
Проблемы могут быть разные – кто-то хочет видеть подробную статистику о клиенте, чтобы лучше его обслужить; кто-то – навести порядок в учете товаров и материалов, чтобы снизить себестоимость оказываемых услуг; есть и другие бизнес-задачи, которые можно решить внедрением АСУ. Но чтобы это сделать, руководитель будет вынужден потратить какое-то количество собственного времени».
Автоматизация отвечает за выполнение повторяющихся задач, для решения которых нужны стабильные данные/показатели, которые заносятся в программу. Но если, скажем, администратор записал к мастеру клиента и не внес эту запись в программу, а потом ошибочно вписал на это время другого человека – налицо сбой в бизнес-процессе, а система автоматизации тут ни при чем.
Сбой может произойти в ситуации, когда салон расширяется: увеличилось количество бизнес-процессов, найти ответственного за решение той или иной задачи становится сложно. Происходит «разрыв», и пока его не устраним,– отдачи от системы автоматизации не будет.
Оптимизация бизнес-процессов позволит получить максимальный эффекта от внедрения АСУ.
И как следствие – ошибки в выборе программы, ее функционала, сопротивление или даже саботаж сотрудников (многие боятся, что автоматизация повлечет за собой сокращение рабочих мест). Часто руководитель даже не совсем понимает, зачем ему нужна автоматизация – не может выявить, какие направления нужно автоматизировать. А внедрив АСУ в тех областях, в которых этого можно не делать, он по-прежнему сталкивается с невозможностью оптимизации работы.
Сергей Бобин: «Мне кажется, подход к автоматизации должен быть иным, более осознанным. Необходимость внедрения АСУ должна назреть. И отсутствие опыта внедрения программных продуктов у руководителя бизнеса не является проблемой. Его задача – сформулировать бизнес-проблему, которую он хочет решить, внедрив информационную систему. А задача профессиональных ИТ-специалистов – оценить, сможет ли продукт, который они предлагают, эффективно решить эту проблему, и если «да», то, во-первых, помочь бизнесу начать пользоваться информационной системой, а, во-вторых, – после ее внедрения убедиться, что исходная проблема успешно решена».
Проблема текучести кадров – это больной вопрос для индустрии красоты. Не все директора салонов хотят вникать в программу – этим занимается, например, администратор, а потом он уходит – и … приходится все начинать с нуля.
Как правило, при внедрении коробочных сервисов количество человек, которых можно обучить, строго ограничено или платить нужно за каждого, поэтому иногда собственник пытается сэкономить, и это потом негативно сказывается на работе.
Сергей Бобин: «Мы не ограничиваем количество сотрудников, которых можно обучить. Появился новый человек – он позвонил, мы его в течение часа обучили, и все, он готов работать. Наш опыт показывает, что даже людям, которые с компьютером не на «ты», хватает от одного до трех часов обучения, чтобы начать работать. Потом в течение недели или двух от них поступают звонки, а дальше они работают самостоятельно и никаких особенных проблем не возникает».
Решение: обучать сразу нескольких сотрудников (руководителю обучаться обязательно!), если один уволится, будет, кому передавать опыт. Ну, и с персоналом надо работать: объяснять, мотивировать, вовлекать, выстраивать программы адаптации и мотивации, чтобы свести движение персонала к минимуму. Без этого никакие новшества работать не будут.
Проблема, по мнению разработчиков, скорее, мифическая. Нормальная информационная система не должна «зависать» или ломаться даже при отсутствии обновлений и допуску к ней неподготовленных пользователей. Она может выдавать некорректный результат – да, если неумелый пользователь вводит некорректные данные. Чтобы этого не происходило, сотрудников нужно обучать. Практически все АСУ имеют срок бесплатного технического обслуживания – у кого-то он длится 3 месяца, у кого-то – 1 год. Но, так или иначе, наступает момент, когда клиент отправляется в свободное плавание. Как быть: заключать или не заключать договор ИТС?
Сергей Бобин: «Опыт нашего общения с салонами красоты показывает, что можно работать и без договора техподдержки. Если система стабильно работает, сотрудники обучены работе в ней и способны обучить своих коллег, а функционал системы полностью устраивает руководителя – затраты на постоянную техподдержку могут быть излишними. Другой вопрос в том, что каждый производитель программного продукта может немного по-разному смотреть на то, какой должна быть качественная тех. поддержка пользователей. В нашей компании мы считаем, что информационная система должна быть такой, чтобы у пользователя не возникало ежедневных вопросов о том, как ею пользоваться. Интерфейс должен быть интуитивно понятен, система должна сопровождаться качественной документацией. Наши специалисты техподдержки в большей степени являются консультантами по ведению учета, а не людьми, которые отвечают на вопрос: «как работает эта кнопка» (хотя и это, конечно, тоже). Мы помогаем пользователям разобраться, почему на складе возникли отрицательные остатки, почему не сходится остаток в кассе или советуем, как наилучшим образом сделать SMS-рассылку, чтобы она привлекла максимальное количество клиентов. По нашему мнению, такой подход к организации техподдержки способен принести гораздо большую пользу нашим клиентам».
У некоторых программ, таких как Арника и Giftoman, в абонентскую плату включена не только техподдержка, но и консультации персонального менеджера, маркетолога. Решение: не экономить на обучении сотрудников и\ или использовать программы, в абонентскую плату которых уже включена техподдержка (регулярные обновления, консультации и проч.).
Резюмируя вышеизложенное, хочется еще раз вернуться к словам Сергея Бобина о том, что подход к автоматизации должен быть не абстрактным, а осознанным: есть конкретные задачи, которые можно решить с помощью АСУ, значит, будем искать пути их решения, ту программу, которая решит конкретную проблему. Нельзя забывать о том, что любая информационная система, в первую очередь, должна помогать владельцу бизнеса больше зарабатывать, то есть приносить прибыль. А иначе зачем она вообще нужна?
Автоматизация управления бизнесом
Автоматизация управления предприятием обеспечивает поддержку цикла создания, согласования, доставки и обработки документации компаний в любой отрасли и любого масштаба.
Основной инструмент управления современной компании - документ. Он является основанием для принятия решений, служит для доказательства их исполнения, становится материалом для анализа результатов работы.
Управленческая деятельность выражается с помощью соответствующих документов:
• документы планирования (подготовка и утверждение планов);
• документы учета (составление и обработка документации);
• документы руководства (издание распоряжений);
• документы организации (администрирование);
• документы регламентирования (составление инструкций и методических указаний);
• документы контроля (сбор сведений) и т.д.
Документация является способом и средством реализации управленческих задач, поэтому автоматизация управления предприятием производится при помощи систем электронного документооборота для облегчения выполнения этих задач.
Основной недостаток документации
Чем больше число документов, тем больше затрачивается времени и сил на их обработку и циркуляцию, что заметно тормозит жизнедеятельность любой организации и замедляет осуществление процессов бизнеса. Затруднение поиска и увеличение сроков доставки информации, замедляют принятие управленческих решения и, как следствие, их исполнения. Из-за этого потери становятся почти неизбежными, что требует повторного создания документов.
Контроль над исполнением принятых решений требует привлечения ресурсов и, как результат, снижается эффективность управленческих процессов на предприятии.
Преимущества автоматизации
Преимущество автоматизации заключается в возможности избежать неконтролируемых движений и потерь управленческой информации или решений, а также утечки конфиденциальных данных и отсутствия подробных сведений о состоянии процессов на предприятии.
Автоматизация управления предприятием просто необходима для преодоления этих негативных явлений. Для автоматизации управления разрабатываются комплексные системы электронного документооборота. Они облегчают построение инфраструктуры для утверждения, использования и контроля исполнения всех документов на предприятии. Создание такой единой системы управления информацией обеспечивает высокую эффективность управления даже крупной организацией.
Системы электронного документооборота обеспечивают поддержку цикла создания, согласования, доставки и обработки документации компаний в любой отрасли и любого масштаба.
Внедрение систем документооборота позволяет:
• автоматизировать бизнес-процессы;
• сократить цикл прохождения информации;
• обеспечить прозрачность процессов;
• наладить контроль над исполнением распоряжений;
• повысить оперативность доставки управленческих документов;
• снизить затраты времени;
• организационно выстроить поиск информации;
• упорядочить документооборот;
• снизить затраты на управление компанией.
Система автоматизации бизнеса
Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов.
Типовыми факторами, создающими условия для непродуктивных затрат, являются:
• отсутствие систем для автоматизирования делопроизводства, а как следствие - должного контроля и исполнительской дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и проектов;
• «непрозрачность» происходящего в компании – движения информационных потоков, хода исполнения решений, отсутствие аналитики;
• отсутствие инструментов для коллективной работы и управления знаниями;
• излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных.
Оптимизацию бизнес-процессов можно начать с внедрения автоматизирования, это позволит решить эти проблемы.
Автоматизация бизнеса – путь к эффективности
Оптимизацию бизнес-процессов можно начать с внедрения автоматизирования, это позволит решить эти проблемы.
«Электронные Офисные Системы» имеет разветвленную партнерскую сеть, богатый опыт на территории России и стран СНГ и предлагает решения для управления документами и внутрикорпоративным взаимодействием.
Оптимизация бизнес-процессов в EOS for SharePoint
Система EOS for SharePoint - продукт, созданный ЭОС на базе платформы Microsoft SharePoint для автоматизации документооборота и решения управленческих задач. Предназначен для автоматизации бизнеса и построения единого информационного пространства компании.
К типовым задачам, для автоматизации которых предназначен EOS for SharePoint, относятся:
• Подготовка и согласование проектов документов;
• Рассмотрение и исполнение документов;
• Выдача и исполнение поручений.
EOS for SharePoint содержит шаблон рабочего процесса (workflow), на базе которого можно легко настроить любой сложный рабочий процесс подготовки или согласования документа.
В дополнение к стандартным функциям SharePoint данное решение предоставляет пользователю широкие возможности:
• Автоматизация делопроизводства на всех этапах «жизненного цикла» документа;
• Регистрация документов – создание карточки документа и прикрепление файлов, заполнение основных реквизитов, а также автоматическое присвоение документу регистрационного номера и прав доступа;
• Совместная работа с проектами документов – автоматизация совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования и утверждения проектов документов в электронном виде;
• Работа с поручениями – создание поручений и отслеживание хода их исполнения; при этом для каждого исполнителя автоматически создаются индивидуальные задачи по поручениям;
• Организация делопроизводства и коллективной работы в крупных холдинговых компаниях с территориально удаленными подразделениями;
• Полнотекстовый и атрибутивный поиск любой информации, содержащейся в системе (файлы различного формата, карточки документов, поручения и другие информационные ресурсы).
Использование EOS for SharePoint совместно с Microsoft SharePoint позволяет существенно повысить эффективность работы сотрудников организации с документами и неструктурированной информацией.
Автоматизация бизнеса на основе ЕСМ-системы eDocLib
EDocLib обладает богатыми возможностями конфигурирования и позволяет решить широкий спектр задач по автоматизации управления бизнес-процессами предприятия. Можно использовать готовые решения, уже разработанные на базе данной платформы, а можно без программирования создать свой индивидуальный программный продукт для ведения делопроизводства, обработки различных информационных объектов и автоматизирования специфических задач.
Задачи, которые могут быть реализованы на eDocLib, условно можно разбить на три больших блока:
• Управление информацией любого вида на всех этапах ее существования.
• Автоматизация рабочих процессов (можно сконфигурировать модули по управлению проектами, заданиями, продажами, взаимодействием с контрагентами и т. д.).
• Управление взаимодействием внутри организации (возможность организации среды для коллективной работы сотрудников, общения по профессиональным интересам; создания личных страниц).
На базе системы разработан ряд прикладных решений, в том числе:
• Конфигурация eDocLib: Актив Бизнес для автоматизации в «малых» и «средних» компаниях, организации взаимодействия сотрудников, ведения делопроизводства и управления взаимоотношениями с клиентами;
• eDocLib: Хранение и оцифровка – решение для хранения и оцифровки информации, которое может быть в предельно сжатые сроки адаптировано в соответствии с особенностями делопроизводства, используемых архивных объектов и типовыми сценариями использования информации.
Автоматизация бизнес процессов предприятия
В работе любой организации со временем появляется необходимость в автоматизации некоторых процессов. С нарастанием производства растет количество бизнес процессов и информации, которую необходимо контролировать. И для извлечения большей выгоды и более слаженной их работы необходима автоматизация всего предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятий – целенаправленная организация автономной системы управления компанией. Таким образом, автоматизация предприятий осуществляет контроль всех этапов производства и вносит в производственный процесс значительные коррективы.
Основные задачи автоматизации бизнес-процессов на предприятии:
• защита организации от недобросовестных сотрудников и минимизация нанесенного ими вреда;
• улучшения качества товаров, оказания услуг;
• эффективный контроль над материальной базой организации и запасами в помещениях склада;
• постоянный мониторинг производства компании, упрощения процесса информирования внешних и внутренних контролирующих органов.
Для разных типов компаний автоматизация бизнес-процессов дает свои особые преимущества. Автоматизация бизнес-процессов предприятий в самую первую очередь дает возможность тотального контроля сотрудников, который при разумном использовании может повысить эффективность работы всего персонала. Присутствует возможность быстрой корректировки задачи, которые стоят перед компанией, с учетом обстановки на рынке. Маневренность позволяет быстро адаптироваться к разным изменениям. Организации, которые направлены в основном на потребителя и на указания услуг, получат достаточно гибкую систему управления процессом производства.
Основная проблема каждого предприятия - это повышение уровня качества товара или оказания услуг. Автоматизация бизнес-процессов позволяет провести быстрый контроль всей выпускаемой продукции на производстве в достаточно короткие строки.
• оптимизация всех бизнес-процессов и снижение основных затрат;
• повышение эффективности использования программного обеспечения и оборудования;
• повышение качества производимого товара или услуги путем контроля производства;
• быстрая реакция на неполадки и сокращение времени простоев, ремонтных работ;
• оптимизация процесса взаимодействия с потребителями и поставщиками;
• возможность быстро реагировать на изменения рынка потребителя и адаптация к новым условиям.
Подобный подход к оптимизации бизнес-процессов будет оправдан экономически, автоматизация предприятия позволит качественно, своевременно, быстро и эффективно выполнять поставленные перед производством задачи.
Однако сегодня ведется много споров об актуальности определенного подхода для автоматизации компаний. Но наиболее грамотным и правильным подходом будет считаться так называемый «западный». Развился он изначально в более развитых странах, и сейчас осуществляются попытки внедрения его в российские организации.
За основу такого подхода можно взять утверждение следующее: «Автоматизация процессов предприятия должна быть эффективной и вытекать из стратегии процветания организации». Другими словами, автоматизировать необходимо те задачи, которые могут способствовать достижению цели организации. При этом любая задача автоматизации будет оценена с позиции Эффективность/Цена.
Данный подход действительно называют правильным, даже почти идеальным. Суть подхода заключается в следующем:
1. Исходя из стратегии и целей организации, выделяются требующие качественного улучшения бизнес-процессы.
2. Для любого определенного бизнес-процесса ставится определенная задача автоматизации, которая позволяет повысить эффективность и качество работы процесса.
3. Такой возможный эффект от задачи автоматизации бизнес-процессов оценивается заранее и обычно сравнивается с затратами на ее реализацию.
4. Автоматизация и реорганизация бизнес-процессов предприятия.
Задачи планирования распределения ресурсов организации (трудовых, материальных, финансовых) – уменьшение затрат, которые связаны с использованием многих ресурсов:
• Технологически-конструкторские процессы – повышение качества и уменьшение стоимости конструкторско-технологических разработок.
• Управление взаимодействия с клиентами - привлечение потенциальных и удержание постоянных клиентов.
Однако для подхода к автоматизации бизнес-процессов российских предприятий необходимо учитывать следующие факты:
• Отсутствие стратегического менеджмента.
• Отсутствие политики ориентированности на клиентов.
• Достаточно низкая квалификация в области управления менеджмента. Возможное отсутствие грамотности в управлении с применением информационных технологий.
• Отсутствие четких и эффективных методик планирования ресурсов и деятельности.
• Неразвитость информационно технической инфраструктуры.
• Задачи автоматизации управления (учет и планирования) решены отдельными локальными задачами, которые развивать и поддерживать часто некому.
• Не самое хорошее состояние технологически-конструкторской документации, расхождение ее с реальными процессами технологии.
Исходя из российских реалий, необходимо учитывать самые жесткие требования в ведении налогового и бухгалтерского учета. Эти задачи отнимают достаточно много ресурсов у организации и не всегда правильно поддерживаются системами управления в комплексе.
Таким образом, для автоматизации предприятий России был разработан свой подход и сформулирован в следующих тезисах:
• первоначально автоматизация направлена на более понятные сотрудникам организации процессы – контроль и учет;
• постепенная автоматизация бизнес-процессов предприятия;
• вовлечение руководителей организации в автоматизацию бизнес-процессов;
• эволюционный рост и развитие информационной системы;
• постепенная и мягкая перестройка бизнес-процессов.
Разработанный специально для предприятий России подход дает следующие преимущества:
• Автоматизация процессов контроля и учета позволяет решить задачи налогового и бухгалтерского учета, и переориентироваться на решение задач управления и планирования.
• Предприятие не тратит больших средств на комплексную автоматизацию.
• Вовлечение в процессы автоматизации руководителей и постепенная автоматизация и позволяет проследить связь между процессами управления и ИТ-решениями, повышает квалификацию руководства.
• Получение своевременных и точных учетных данных позволяет рассмотреть проблемы, которые связаны затратами на использование дополнительных ресурсов, проблемы в работе с потенциальными клиентами, что подталкивает руководителей к усовершенствованию бизнес-процессов и позволяет планировать новые направленные на решение подобных проблем задачи для автоматизации.
• Повышается квалификация сотрудников - освоение отдельных участков автоматизации гораздо проще, чем комплексную систему.
Комплексная автоматизация бизнес-процессов предприятия часто выглядит следующим образом:
1. Автоматизация управленческого учета, оперативного производственного.
2. Автоматизация расчета кадрового учета, заработной платы, бухгалтерского учета.
3. Автоматизация естественного планирования ресурсов (трудовых, материальных).
4. Автоматизация бюджетирования и финансового планирования.
5. Автоматизация всего предприятия в комплексе.
В условиях современного рынка автоматизация бизнес-процессов является залогом успешного функционирования любой организации и требует квалифицированного четкого подхода и глубокого понимания всех основных нюансов деятельности конкретной компании.
Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить внешние и внутренние и бизнес-процессы предприятия за счет единой системы управления, сэкономить средства, организовать особый бизнес, повысить уровень и эффективность дохода компании.
Система автоматизации бизнес процессов
Бизнес-процесс представляет собой совокупность разных действий (шагов, этапов, функций), которые осуществляются в определенном порядке и направлены на достижение конечной цели компании (все процессы, происходящие от момента получения заказа, до момента его выполнения), включает в себя деятельность всех участников процесса и взаимодействие между ними (сотрудники компании, руководство, клиенты).
Таким образом, деятельность любой организации можно представить в виде различных взаимосвязанных бизнес-процессов. Поэтому можно сказать, что управление бизнес-процессами компании является первоочередной задачей руководителя, от которой и зависит успех и реализация всего бизнеса. Каждый руководитель стремится организовать работу своей компании так, чтобы все бизнес-процессы выполнялись строго по намеченному плану, без сбоев, с затратой минимума времени на механическую бумажную работу. В настоящее время самым эффективным способом организации бизнеса является комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе создания собственной или внедрения готовой информационной системы, адаптированной под конкретную компанию заказчика. Механизмы автоматизации бизнес-процессов позволяют сократить издержки любого производства и сделать бизнес более эффективным.
На сегодняшний день различают ручные, автоматические и автоматизированные информационные системы управления фирмой:
• Ручные информационные системы характерны тем, что все операции выполняются человеком, у таких систем отсутствуют современные технические средства переработки информации.
• Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.
• Автоматизированные информационные системы управления представляют собой синтез ручных и автоматических систем, предполагая участие и человека и компьютера. В настоящее время это самый современный вид информационных систем, с помощью которого все рутинные операции по обработке данных передаются компьютеру.
Рассмотрим пример жизненного цикла заказа в компании, где применяется система автоматизации бизнес-процессов. Процесс обработки заявок (плавно трансформирующихся в задачи по тому или иному проекту) можно изначально систематизировать - определить ответственных и исполнителей на каждом этапе. Руководство при такой организации получает лишь контролирующие и управленческие функции, сводя к минимуму всю рутинную работу основных исполнителей. Другими словами, автоматизация бизнес-процессов - это грамотное делегирование своих обязанностей по иерархической организационной структуре предприятия. Схематично автоматизированный процесс обработки заявок выглядит следующим образом: автоматизация бизнес-процессов или более детализировано - пример жизненного цикла заявки.
Комплексная автоматизация бизнеса также позволяет контролировать взаиморасчеты с клиентами, хранить банк информации по счетам и продукции, осуществлять контроль за состоянием счетов и задолженностей по оплате, служить связующим звеном между фирмой и внешней средой.
Для автоматизации управления бизнес-процессами мы разрабатываем информационную систему управления, которая эффективно решает следующие первоочередные задачи:
• Обеспечение создания корпоративной информационной системы управления бизнесом, которая отвечает целям и задачам организации и требованиям по автоматизации бизнес-процессов, предъявленных заказчиком;
• Гарантии создания системы с заданным качеством в определенные с заказчиком сроки и в рамках установленного бюджета проекта;
• Осуществление поддержки и сопровождения, модификация и наращивание системы;
• Обеспечение преемственности разработки, использование в разрабатываемой системе уже существующей в организации инфраструктуры.
Автоматизация бизнес решений
Автоматизация бизнес процессов предприятия — это очень важный и ответственный процесс, от которого зависит слаженность и результативность работы предприятия в целом.
Многие организации на сегодняшний день так или иначе стараются автоматизировать свою деятельность. Автоматизация затрагивает как производство, так и управление предприятием. И соответственно, с увеличением интереса предприятий к автоматизации, на рынке IT появилось множество инструментов, позволяющих решить самые различные задачи.
Своим портфелем решений обладает и IT Business Solutions. Предлагаемые решения ориентированы на различные формы предприятий и размеры бизнеса. IT Business Solutions предлагает внедрение решений для автоматизации бизнеса на платформах систем Microsoft, IBM, 1С, и др.
Внедрение предлагаемых решений в основном осуществляется в соответствии с известным методом (разработанным корпорацией Oracle) Application Implementation Methodology (AIM).
Данная методология не зависит от вида внедряемого программного обеспечения, доступна на рынке для пользователей и представляет собой качественное средство управления проектами разработки и внедрения приложений.
AIM(Applications Implementation Method, Метод внедрения приложений) - представляет собой детальное описание задач, выполняемых в ходе проекта, с указанием последовательности выполнения и ответственных ролей проектной группы.
Задача в терминах методики AIM представляет собой элементарный (неделимый) объем работ, который обязательно заканчивается формально фиксируемым результатом.
Процессы внедрения:
• Определение бизнес-требований - результатом выполнения задач, входящих в данный процесс, является описание требований заказчика к развертываемому решению.
• Отображение бизнес-требований - в ходе выполнения задач, входящих в данный процесс, проводится анализ того, какая функциональность внедряемого решения и каким образом может использоваться для реализации функциональных возможностей, необходимых заказчику. В этом процессе окончательно определяется, каким образом будут осуществляться бизнес-процессы заказчика после развертывания решения, какая информация будет храниться в системе и какие доработки необходимо сделать в Программном обеспечении.
• Функциональная и техническая архитектура – в ходе этого процесса происходит построение технической архитектуры, необходимой для работы Программного обеспечения.
• Разработка дополнительной функциональности – в рамках этого процесса происходит добавление функциональности, отсутствующей в Программном обеспечении.
• Конвертация данных – процесс охватывает задачи, связанные с переносом данных из существующих систем во внедряемую.
• Документирование – в этом процессе создается документация на внедряемое решение.
• Тестирование системы - разрабатываются сценарии тестирования и производится проверка системы на реализуемость требований.
• Тестирование на производительность - в ходе этого процесса выполняются задачи, по тестированию решения на «узкие» места по производительности.
• Обучение – этот процесс состоит из двух частей: первая - обучение проектной группы, с которого начинается проект по внедрению, вторая-обучение остальных пользователей.
• Ввод в эксплуатацию - заключительный процесс в ходе которого рассматриваются все вопросы, связанные с вводом в эксплуатацию решения и ее последующим сопровождением.
Фазы внедрения:
• Определение – по окончании данной фазы определяются совокупные бизнес-требования заказчика.
• Анализ операций – по окончании данной фазы будущие бизнес-процессы зафиксированы и определено, как они будут реализованы с помощью предлагаемого решения. Так же определено, какие задачи не могут быть решены с помощью стандартной функциональности внедряемого решения, и какая дополнительная разработка необходима.
• Проектирование решения - в ходе данной фазы производится создание технического требования для дополнительной разработки (функциональный и технический дизайн) и разработка сценариев тестирования.
• Разработка – по окончании данной фазы все дополнительные разработки завершены, приемочные тесты проведены, документация разработана.
• Переход к эксплуатации - в ходе этой фазы завершается обучение пользователей, производится конвертация данных, и система вводится в эксплуатацию.
• Эксплуатация системы – это начало фазы поддержки системы. В это время выявляются и исправляются все недочеты по работе системы.
Метод AIM позволяет эффективно отслеживать своевременное выполнение задач и завершение каждой фазы с помощью так называемых контрольных точек. Таковыми обычно являются документы, подготавливаемые в процессе работы над проектом или какие-то другие конкретные результаты, например, создание тестовой системы для опытной проверки предполагаемого решения.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
На край стола поставили жестяную банку, плотно закрытую крышкой, так, что 2/3 банки свисало со стола. Через некоторое время банка упала. Что было в банке?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
