Участники общества с ограниченной ответственностью обязаны собираться вместе хотя бы один раз в год. Это нужно для того, чтобы подвести итоги проделанной работы (ст. 34 федерального закона «Об обществах…» № 14-ФЗ).
По общему правилу такое собрание нужно провести не ранее 28 (29) февраля и не позднее 30 апреля года, следующего за отчетным.
Проведение собрания — многоступенчатый процесс, порядок реализации которого общество определяет самостоятельно (п. 3 ст. 38 ФЗ № 14).
Право общества на проведение собрания в заочной форме должно устанавливается отдельным внутренним документом. В нем же должен быть прописан порядок проведения собрания. Без такого документа проводить заочное собрание не стоит — высока вероятность того, что суд признает его результаты недействительными.
Чаще всего в 2021 году применяется стандартная схема проведения заочного собрания — организаторам потребуется:
1. Принять решение о проведении собрания.
2. Провести голосование.
3. Подвести итоги.
Ниже расскажем о том, как реализовать каждый из перечисленных этапов в условиях дистанционной работы.
Чтобы инициировать проведение собрания в заочной форме, нужно принять решение о его проведении и зафиксировать его в протоколе. Это также можно сделать заочно — члены исполнительного органа общества могут выразить свое мнение документально и направить его по электронной или обычной почте.
В решении о проведении заочного собрания ООО укажите:
• информацию о том, что мероприятие будет проведено в заочной форме путем опросного голосования;
• последний день приема опросных листов;
• повестку дня;
• порядок уведомления участников ООО о предстоящем собрании;
• наименование органа, принявшего решение о проведении собрания.
Правило об обязательном уведомлении участников о предстоящем собрании не менее чем за 30 дней до его проведения при проведении заочного собрания не действует (п. 2 ст. 38 ФЗ № 14). Участники узнают о голосовании в момент получения бюллетеня, который им потребуется заполнить.
Заочный формат собрания не предусматривает личного присутствия участников общества — голосование по вопросам повестки дня можно провести дистанционно (п. 1 ст. 38 ФЗ № 14):
• по телефону;
• по почте (обычной или электронной);
• посредством телеграфа или телетайпа;
• через интернет.
Форма бюллетеня, используемого для заочного голосования, законом не утверждена — можете разработать ее самостоятельно.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• наименование документа;
• дату проведения собрания и дату окончания приема бюллетеней (они должны совпадать);
• вопросы повестки дня, по которым будет вестись голосование;
• способ принятия решения обществом;
• форму для голосования с указанием вопросов и отметок «ЗА», «ПРОТИВ», «ВОЗДЕРЖАЛСЯ» для каждого из них;
• перечень обстоятельств, при возникновении которых бюллетень будет признан недействительным, а содержащиеся в нем голоса не будут учтены при подсчете общего числа голосов.
В отличие от акционерных обществ ООО не имеют ни счетной комиссии, ни регистратора. Учредители общества могут возложить обязанность по подсчету голосов на любого из участников. Главное — зафиксировать этот факт документально.
Лицо, ответственное за подсчет голосов, получает заполненные бюллетени (по почте или через интернет) и производит их обработку. Полученные результаты указываются в протоколе заочного собрания ООО.
По итогам голосования составляется протокол в письменной форме (п. 3 ст. 81.2 ГК РФ).
Срок, отведенный на составление протокола, утверждается уставными документами общества. Если уставом срок не предусмотрен, нужно соблюдать условие, установленное п. 1 ст. 63 закона «Об акционерных…» № 208-ФЗ: протокол должен быть составлен в течение трех рабочих дней с даты окончания приема бюллетеней.
В протоколе собрания укажите (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):
• дату и способ проведения собрания;
• сведения об участниках общества, принявших участие в голосовании;
• результаты голосования по каждому из вопросов, включенных в повестку дня;
• сведения о лицах, которые вели подсчет голосов;
• данные лиц, голосовавших против принятия решения и потребовавших внести сведения об этом в протокол.
Нотариальное удостоверение протокола собрания, проведенного в заочном формате, не требуется — такое собрание не предполагает личной встречи, значит, и нотариус на нем присутствовать не сможет. Федеральная нотариальная палата в письме «О направлении…» № 2405/03-16-3 это подтверждает (п. 6.1).
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
