Прежде чем рассматривать процедуры исполнения инвестиционного мероприятия, нам необходимо совершить краткий экскурс по процессам его реализации. При этом реализация проекта обязательно должна быть рассмотрена как с позиции управления уникальной задачей, так и с точки зрения реальных действий, совершаемых для достижения результата. В этом осмыслении нам помогут международные и национальные стандарты в области project-management.
Механизм реализации проекта целесообразно исследовать с более широкой позиции, чем просто исходя из действий по организации выполнения и непосредственного решения комплекса задач. Однако и узкий взгляд на реализацию инвестиционных проектов (ИП) капитального характера также важен. Имеется в виду, что инициация, завершение и даже планирование являются обеспечительными процедурами для того, чтобы качественно исполнить работы. А вот организация исполнения, контроль и, собственно, шаги по реализации являются определяющими процессами проекта. Причем, если первое и второе – это процедуры управления проектом, опирающиеся на регламентирующую базу, то третье – суть управленческого творчества его руководителя в конкретной ситуации.
Реализацию инвестиционных проектов принято делить на фазы, стадии жизненного цикла, процессы управления. Для дискретного восприятия проектной задачи применяется и функциональный подход, разделяющий управление реализацией на ряд функций управления. Такой подход наглядно продемонстрирован в стандарте PMI. В пятом издании Руководства PMBOK отмечается дискретный характер процессов управления. Вместе с тем, разработчики стандарта акцентируют внимание на тесном взаимодействии и переплетении процедур между собой. Действительно, процессы эти подчас глубоко интегрированы друг в друга.
Состав групп процессов управления представлен на схеме выше. На ней отображен пример интеграционного взаимодействия ряда управленческих процедур. Действительно, сквозные процессы исполнения не могут обходиться без мониторинга и контроля, как, впрочем, и планирование, инициация и закрытие мероприятия. При этом следует понимать, что пики активности по контролю работ весьма близки к пикам активности в организации исполнения.
Рассмотрим еще один небольшой пример взаимодействия процессов управления проектом в ходе стадии непосредственного исполнения работ. Предположим, решая задачи, команда проекта столкнулась с рядом объективных причин, по которым накопились критические отклонения по срокам и некоторым бюджетным позициям. Возникла потребность внести изменения в консолидированный план. На выходе процессов организации исполнения возникает с подачи PM запрос на изменения, который отрабатывается на интеграционном уровне мероприятий контроля. Решение о принятии изменений возвращается в процессы исполнения. Затем изменения запускают процедуру перепланирования, и измененные планы поступают к команде с модифицированным составом задач, сроков и ресурсов.
Руководитель ИП, приняв на себя уникальную инвестиционную задачу, организует работу по функциональным областям и пяти процессам управления, которые структурированы и методологически проработаны в стандартах. Эта логика позволяет PM качественно организовать выполнение работ, упорядочить взаимодействие, своевременно принимать решения и достигнуть запланированного результата. Специфика проектных инвестиционных задач требует от менеджера правильного вхождения в проект и грамотного выхода из него. Беспроблемная реализация входа и выхода обеспечивается процессами инициации, планирования и завершения.
Ключевое значение имеют два параллельных процесса организации и контроля выполнения ИП. Сюда же входят процедуры мониторинга, сбора и анализа отчетности. Когда PM имеет план проекта, бюджет мероприятия, он спокойно может договариваться с исполнителями из числа участников команды и сторонних подрядчиков. Такие договоренности возникают или на уровне юридически оформленных соглашений, или на уровне подлежащих к постановке задач.
Менеджер обращается к потенциальным ответственным ресурсам с простым вопросом: «Возьметесь или не возьметесь?». Возникают микроконтракты, и начинается фаза их исполнения. Работа с исполнителями задач отнимает у PM основной бюджет времени. Кроме того, менеджеру необходимо позаботиться о поддержании финансирования в соответствии с платежным календарем, обеспечении командообразования и развитии команды. Руководитель проекта формирует резервы под риски, организует проведение мероприятий по повышению качества, координирует действия приданных сотрудников и хода работ. Практически синхронно с этим выполняются контрольные мероприятия.
Мониторингу и контролю подвергаются:
• промежуточные и итоговые результаты работ;
• сроки и соблюдение исполнения плановых мероприятий;
• бюджеты;
• рисковые события;
• качество;
• собственно продукт проекта.
Помимо этого производится администрирование договоров и обеспечение проектной отчетности. Отлаженность механизмов отчетов по проекту имеет большое значение для результативности и эффективности реализации всего мероприятия. Отчет должен регулярно поступать заинтересованным сторонам. Различают отчет по форме план-фактного анализа выполнения работ и отчет по соблюдению бюджетной дисциплины проектного финансирования.
Для успешности процессно-функциональной парадигмы управления проектом в практике применяется ряд типовых методов, в большей или меньшей степени используемых на различных стадиях его реализации. Методы реализации проекта различаются по направленности.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• администрирования;
• планирования;
• бюджетного управления;
• диагностики;
• маркетинга и продвижения;
• рекрутинга;
• управления от задач;
• оценки персонала;
• мотивации;
• лидерства;
• отбора и развития персонала;
• оценки эффективности и инвестиционного анализа;
• эффективных коммуникаций;
• контроля и мониторинга;
• управления риском;
• управления конфликтами;
• прокьюримента;
• управления изменениями;
• управления безопасностью;
• управления интеграцией.
Этапы реализации проекта
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение.
Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
• фаза жизненного цикла;
• веха;
• стадия;
• этап;
• процесс управления.
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды.
Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
• представляют собой последовательность работ;
• связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
• могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный.
Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие:
1. Формирование инициативного предложения по проекту.
2. Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
3. Принятие решения о необходимости выполнить проект.
4. Назначение куратора.
5. Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
6. Выяснение ограничений и дополнительных требований.
7. Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
8. Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
9. Чистовое описание проектного продукта.
10. Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
11. Прояснение интересов и ожиданий участников.
12. Выработка показателей и КФУ проекта.
13. Уточнение необходимого состава процессов управления.
14. Формирование укрупненного плана работ.
15. Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта.
Процедуры закрытия включают следующие основные этапы:
1. Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
2. Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
3. Архивирование документации проекта.
4. Закрытие проекта приказом по компании.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта:
1. Планирование целей и границ проекта. Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
2. Разработка структуры проекта. В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ(ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
3. Определение (уточнение) состава работ. Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
4. Определение состава потребляемых ресурсов. Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
5. Определение последовательности работ. Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
6. Оценка продолжительности операций. В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
7. Оценка затрат на выполнение работ. Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
8. Идентификация рисков и планирование их минимизации. Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
9. Календарное планирование проекта.
10. Подготовка бюджета проекта.
11. Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий. В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
12. Сбор сводного плана.
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С.
Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее:
1. Набор команды проекта. На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
2. Выбор поставщиков. Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
3. Обеспечение надлежащего качества работ. В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
4. Обеспечение координации работ и исполнителей. Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
5. Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон. Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
6. Организация развития команды. Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
7. Организация распределения информации. Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.
План реализации проекта
Исходными предпосылками для планирования реализации проекта являются стратегические плановые решения, заложенные в концепцию проекта (основные цели проекта, базовые сроки и максимально допустимые уровни издержек осуществления проекта, потенциальные участники, принципы нейтрализации факторов риска, месторасположение проекта и участок строительства и т. д.).
Процесс планирования реализации проекта является непрерывным. Завершается он вместе с окончанием работ по реализации проекта. Единой базой для организации непрерывного планирования является общий план реализации проекта, разрабатываемый менеджером проекта с участием генподрядчика, субподрядчиков, поставщиков и других участников проекта и утвержденный заказчиком.
Общий план реализации проекта представляет многоуровневую систему планов, графиков, мероприятий.
Он включает:
а) основные цели проекта;
б) финансовый план проекта;
в) план выполнения субконтрактов;
г) функциональный план проекта;
д) анализ факторов риска выполнения проекта;
е) приложения к плану проекта.
Основные цели проекта определяются исходя из его концепции и корпоративных целей участников. В плане реализации проекта должны быть определены критерии и процедуры оценки достижения всех целей.
Финансовый план проекта разрабатывается на базе общего плана реализации проекта с учетом принятой схемы финансирования. Финансовый план проекта должен предусматривать необходимые резервы для покрытия непредвиденных расходов, связанных с возникновением непредусмотренных планом ситуаций при реализации проекта. Такой план разрабатывается с участием финансового советника проекта.
План выполнения субконтрактов формируется на основе совместной стратегии организаций заказчика, генерального подрядчика и субподрядчиков, которые взаимно увязывают свои производственные цели и сроки выполнения конкретных работ. Он предусматривает определение наиболее полного перечня и содержания задач, обязанностей и ответственности организаций и отдельных служб заказчика, генподрядчика, субподрядчиков, поставщиков и других участников проекта. При разработке плана оцениваются альтернативы заключения субконтрактов на основе оценки возможностей выполнения конкретных работ по объемам, качеству и срокам, а также по издержкам.
Функциональный план проекта является главным документом, определяющим содержательную часть работ по реализации проекта. Он определяет структуру функциональных комплексов работ, сроки и особенности их выполнения. К функциональным комплексам работ относятся: проектно-конструкторские работы; материально-техническое обеспечение; строительство; контроль качества; сдача проекта в эксплуатацию и его освоение.
Функциональный план включает: головной календарный план проекта, краткосрочные календарные планы работ, функциональные планы работ, разрабатываемые в рамках календарного планирования работ по проекту.
Анализ факторов выполнения проекта проводится для разработки системы мероприятий, компенсирующих недостатки плановых решений предыдущих этапов планирования и позволяющих предотвратить их негативные последствия или получить выгоду от действия других факторов (способствующих выполнению проекта), и увеличить суммарный экономический эффект воздействия всех факторов. Под факторами понимаются конкретные ключевые параметры или процессы проекта, способные оказывать воздействие на достижение его целей.
Результаты анализа факторов выполнения проекта учитываются при разработке календарных планов по реализации проекта.
Результаты реализации проекта
Основным результатом проекта является достижение поставленной основной цели проекта. Результат проекта описывают через формулировку целей. Описание должно быть максимально точным, содержать как количественные (сколько?), так и качественные (как хорошо?) показатели, которые должны быть достигнуты в процессе реализации проекта.
Результатом проекта может быть продукт, изменение, психологическое состояние или объект, который разрабатывается в проекте. Результаты можно разделить на промежуточный (к примеру, план разработки системы) и окончательный, или итоговый результат (например, готовая система).
Основой оценивания результата является первоначальная цель проекта. Итоговый результат проекта сравнивают с поставленной целью проекта.
Качество результата зависит от многих показателей. Очень важны системы и структуры, которые созданы организацией для поддержки проекта. Хороший результат, т. е. качественный, достигается тогда, когда все элементы качественные и уравновешены. Качественно сделать хорошую вещь с первой попытки очень тяжело и редко удается. Опыт является также показателем качества. Если Вы действительно хотите достичь хорошего, т. е. качественного результата, запланируйте время для приобретения опыта.
Хорошо подготовленный проект должен быть грамотно разработан. Одним из ключевых элементов успешной разработки проекта является правильное формулирование его цели и задач.
Цель – это общее описание того, что должно быть сделано. Она отражает назначение проекта и его конечный результат. Итак, цель проекта является описанием ситуации, которая наступит, если проект будет реализован в соответствии с нашими планами. При этом надо понимать, что широко сформулированную цель обычно сложно достичь с помощью реализации только одного проекта, а можно добиться путем объединения усилий во многих проектах и программах. Обращаем ваше внимание, что программы Европейского Союза вместо термина «цель» используют понятие «общая цель проекта» (wider objective of the project).
Цель проекта определяется, учитывая те причины существующих проблем, которые необходимо устранить. Цель должна быть сформулирована без возражений, нужно ответить на вопрос, что вы хотите, вместо вопроса о том, чего вы не хотите. Формулировки целей не могут быть оценены количественно. Их главное назначение показать тип проблемы, с которым имеет дело проект. Цель проекта не обязательно должна быть одна. Целей может быть несколько, они могут быть краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными, но обязательно взаимосвязаными. От достижения краткосрочных целей, как правило, зависит достижение долгосрочной цели. Здесь вам пригодятся построенные ранее «Дерево проблем» и «Дерево целей».
Задачи – это поэтапные вехи, которые должны быть реализованы в ходе деятельности по реализации проекта. Совокупность решенных задач – это ожидаемый результат выполнения проекта, то есть достигнутая цель.
Программы Европейского Союза вместо термина «задача» оперируют понятием «конкретные цели проекта» (specific project objective/s). Задачи – это те возможные улучшения проблемной ситуации, которую Вы описывали при постановке проблемы.
Например, если проблема заключается в том, что, на ваш взгляд, что отдельные компоненты системы менеджмента качества университета недостаточно эффективны, то одной из задач проекта может быть выработка критериев эффективности для анализа и сравнения отдельных компонентов системы менеджмента качества. В подобных задачах следует указывать, что охвачено проектом, что следует изменить, в каком направлении, насколько и на какой срок. Таким образом, задачи проекта должны быть максимально конкретизированы. В них должны быть количественные данные о степени полезности проекта.
Существует два типа задач:
1) продуктивные задачи, результатом решения которых являются конкретные, поддающиеся счету продукты (компьютерная база данных, библиотека, информационно-консультативный центр и др.);
2) качественные задачи, результатом решения которых являются абстрактные, неподдающиеся количественному учету феномены (улучшение уровня знаний учащихся и сотрудников, получение ими новых навыков, новой информации, повышение квалификации и др.).
Для того, чтобы можно было сравнить полученные результаты с поставленными при разработке проекта задачами, последние следует формулировать согласно принципу «SMART»:
• S (specific) – конкретность, соответствие определенной проблеме;
• M (measurable) – измеримость, возможность подсчитать ожидаемые результаты;
• A (achievable) – достижимость;
• R (realistic) – реалистичность;
• Т (timed) – определенность по времени.
Реализация любого проекта должна иметь на выходе получение каких-либо позитивных изменений. Следовательно, формулирование ожидаемых результатов также является важной частью планирования международного проекта. Разработчики проекта должны исходить из четкого, конкретного, по возможности детального формулирования ожидаемых результатов.
Как правило, раздел проектной заявки, посвященной ожидаемым результатам, должен быть разбит на следующие пункты:
1) непосредственные результаты (outputs), которые должны быть получены в ходе реализации мероприятий проекта (эти результаты следует расписывать как конкретный перечень фактов, которые четко соответствуют поставленной цели и задачам проекта);
2) последствия (outcomes) – среднесрочные результаты, которые являются логическим итогом комбинации непосредственных результатов;
3) долгосрочный эффект (impact) – это своего рода прогноз на будущее, то есть то влияние, которое проект будет оказывать после своего окончания.
Именно ожидаемые результаты являются критериями оценки эффективности проекта и демонстрируют, насколько разработчики понимают, к чему они стремятся, и как будут этого добиваться. В идеале все результаты должны иметь количественные и качественные показатели.
Количественный результат определяет количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи, выпущенных книг и др. Качественный результат должен отражать положительные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуг и др.
Помните также, что, планируя результаты, надо предусмотреть, каким образом вы проконтролируете их достижения, то есть в дальнейшем необходимо будет описать механизмы оценки результатов.
Реализация проекта организации
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании хода работ по нему. Соответственно, чем лучше план проекта, чем более аккуратно он составлен, тем легче потом выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Чтобы хорошо планировать, нужно, в первую очередь, хорошо представлять себе, что такое проект и из каких элементов состоит его план.
Деятельность любой организации заключается в выполнении операций и проектов. Те и другие имеют много общего, например, выполняются людьми, для чего выделяются ограниченные ресурсы.
Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции выполняются постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги.
«Временное» обозначает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от аналогичных продуктов или услуг.
Уникальность каждого проекта порождает сложности при его планировании, поскольку зачастую трудно предположить, как в действительности будут достигаться результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который используется в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов.
Проекты применяются на любых уровнях организации, в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие – более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства.
Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.
У каждого проекта есть четко определенные начало и окончание. Проект заканчивается вместе с достижением всех его целей или наоборот, когда становится ясно, что эти цели не могут быть достигнуты. Временность не означает краткосрочность проекта – многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае, проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.
Очень многие предприятия временны в том смысле, что в какой-то момент работа на них остановится. Например, понятно, что конвейер по производству определенной модели автомобилей когда-то остановится, так как машина будет снята с производства. Однако такой род временности не делает конвейер проектом, поскольку работа по сборке машин является типичной рутинной операционной деятельностью. Фундаментальное отличие проекта заключается в том, что проект заканчивается, когда поставленные цели достигнуты, тогда как при непроектной деятельности перед исполнителями ставятся новые цели и работа продолжается.
Временная природа проектов сказывается и на других аспектах проектной деятельности.
В отличие от конвейера по сборке автомобилей хорошим примером проекта может быть разработка нового автомобиля. Разработка осуществляется в ограниченные сроки и продолжается до достижения определенного результата – прототипа нового автомобиля. Когда результат достигнут, автомобиль отправляется в производство, а проектная команда – конструкторы, дизайнеры, инженеры и пр. – могут быть вовлечены в новый проект, хотя и не обязательно в том же составе.
Проект очень часто путают с программой, то есть координированным управлением группой проектов внутри одной организации. Управление сразу несколькими проектами координируется для того, чтобы получить выгоду, которую нельзя получить от отдельного управления каждым из них. Программы обычно сочетают элементы проектов и операций.
К операционной деятельности организации можно применить проектный подход. Если в организации принят такой подход, то выполняемые в ней текущие операции, такие как поддержка веб-сайта в течение определенного периода времени, определяются как отдельный проект. Управление проектами в последние годы охватывает все большее число операций в организациях, то есть все большее число организаций переходит на «управление через проекты». Управление через проекты, то есть применение методик проектного управления к операционной деятельности, надо отличать от управления проектами.
Составляющие проектного плана. Проект позволяет достичь определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы определить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для исполнения этих работ, в какое время эти люди и оборудование будут заняты работой по проекту. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения. Рассмотрим подробнее каждый из них.
Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее результат.
Если для достижения результатов задачи достаточно выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом заключается отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач.
При планировании работ нужно помнить, что чем детальнее составлен план проекта, тем он точнее (а значит, лучше). Поэтому в тех случаях, когда это возможно, стоит разбивать большие задачи на подзадачи (то есть превращать задачи в фазы). Формальными критериями, показывающими, что задачу можно разбить на подзадачи, являются длительность (задачи редко бывают дольше 2–3 дней) и большое число задействованных исполнителей (как правило, если над решением задачи трудятся больше 2–3 человек, то каждый решает свою собственную задачу, которую можно отдельно учесть в плане проекта).
Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз. Проект разбивается на фазы и для удобства отслеживания хода работ. По завершении проектной фазы обычно осуществляется анализ как полученных результатов, чтобы с минимальными затратами определить и исправить ошибки, так и общего хода исполнения проекта, чтобы определить, стоит ли переходить к его следующей фазе.
В большинстве жизненных циклов фазы выполняются последовательно. При этом часто следующая фаза начинается лишь после того, как будут одобрены результаты предыдущей. Однако в некоторых жизненных циклах последующая фаза начинается раньше одобрения результатов предыдущей фазы, если такой риск считается приемлемым. «Пересечение» фаз при планировании называется быстрым путем.
Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым эти результаты должны быть получены. Руководитель проекта осуществляет непосредственный контроль исполнения каждой задачи внутри проекта, сообщая вышестоящему менеджеру только о достижении фазовых результатов. Этому менеджеру, в свою очередь, для контроля исполнения проекта вполне достаточно таких данных.
Каждый проект ориентирован на достижение определенной цели, и обычно достичь ее нельзя, не достигнув нескольких промежуточных целей. Например, нельзя построить дом, не заложив фундамент. Закладка фундамента является промежуточной целью при постройке дома.
Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. Обычно результатом фазы является достижение промежуточной цели, поэтому вехой в плане проекта принято обозначать последнюю задачу фазы, в результате которой достигается ее результат.
Иногда, если такой задачи нет, а фазовый результат достигается, например одновременным завершением нескольких задач, то создается фиктивная завершающая задача. Длительность такой задачи устанавливается в 0 дней, иначе не выделяются исполнители. Она присутствует в плане исключительно для обозначения момента завершения фазы, что облегчает мониторинг плана проекта.
Длительность задачи – это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы выполнить ее. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника.
Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не закончена другая (возведение стен не может начаться раньше закладки фундамента). В плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей, и оба эти термина – зависимость и связь – имеют один и тот же смысл, обозначая логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.
Под ресурсами понимаются сотрудники и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, получает определенную роль в соответствии со своей квалификацией, требованиями проекта и регламентами, действующими в организации.
Назначение – это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сократить срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.
Сроки реализации проекта
Одной из основных отличительных особенностей любого проекта есть его ограниченность во времени, то есть наличие начальной и конечной точки. Исходя из масштаба замысла, а также количества процессов, которые необходимо выполнить для достижения цели, можно рассчитать ориентировочные сроки реализации проектного задания. Правильный временной расчет позволяет избежать дополнительных затрат, особенно на стадии строительно-монтажных работ, и срыва даты сдачи объекта в эксплуатацию.
В законодательстве Российской Федерации понятие периода реализации проекта понимается как определенное время, на протяжении которого проводится финансирование и возведение предусмотренных замыслом объектов капитального строительства. Также существует понятие планового периода инвестпроекта, означающего максимум пятилетний период, когда на реализацию инициативы может предоставляться государственная поддержка.
Учитывая то, что общий срок реализации проекта состоит из суммы потраченного времени для выполнения работ на каждом последовательном этапе, необходимо с высоким уровнем точности определить, каков временной бюджет каждой стадии всего начинания. С этим напрямую связан и уровень ответственности подрядной организации, выполняющей конкретные работы. При реализации масштабного замысла разные процессы выполняют несколько подрядчиков, поэтому несоблюдение плановых сроков одним из них может затормозить начало работ другой организацией, что, в конечном итоге, приведет к убыткам инвестора.
Временные отрезки, за которые проводится реализация проектов, чаще всего зависит от таких факторов:
• организационного, территориального или функционального объема замысла;
• используемой технологии ведения начинания;
• внедрения типового проектного решения или разработки уникального своими силами;
• наличия подготовленной профессиональной команды.
Современная управленческая наука предполагает разнообразные виды менеджмента, включающие в себя управление рисками, стоимостью, коммуникациями, качеством и т.д. По этим направлениям за длительный период уже выкристаллизовалось четкое понятийное поле в менеджерской среде. Что касается управления временем реализации действий, то этот вопрос является спорным и неоднозначным. Причины неудач различных задумок зачастую ищут в чем угодно, не желая признавать, что при планировании были ошибочно просчитаны временные параметры, необходимые для осуществления каждой операции.
И если при параллельном методе планирования еще можно как-то попытаться исправить ситуацию, максимально сократив критический путь(если это технологически допустимо), то при последовательном методе этот сбой совершенно точно отодвинет дату сдачи объекта.
Некоторые видят причины возникающих проблем в том, что в последнее время временными моментами при подготовке обоснования проектов занимаются планировщики, часто не владеющие необходимыми знаниями относительно установленных нормативов и правил проведения строительных и монтажных работ. Используемые ими компьютерные приложения, такие как MS Project, Primavera, Spider, эффективно просчитывают все строительные этапы только тогда, когда им заданы правильные параметры. Поэтому оптимальным является вариант, при котором над календарным планом работают совместно планировщик и опытный инженер-строитель.
В любом случае, такой вопрос, как реализация проектного задания во времени, на сегодня остается открытым. Разными исследователями и специалистами-практиками предлагаются различные варианты решения проблемы, в первую очередь, относительно возможности продуманного планирования горизонта событий.
В начинаниях, связанных с капитальным строительством, а таких среди инвестиционных проектов большинство, традиционно используется метод планирования по календарно-сетевому графику. Он представляет собой модель, иллюстрирующую, как будет протекать реализация замысла по временному и процессному параметрам.
Фактически, такой график является инструментом:
• анализа, описания и согласования всеми сторонами (инвестором, заказчиком и генеральным подрядчиком) технологии проведения строительных работ;
• текущего взаимодействия участников проекта;
• управления инициативой по ряду показателей (ресурсы, время, финансы) и внесения необходимых корректив;
• прогнозирования потенциальных проблем и рисков, их компенсации или минимизации последствий.
Однако графики составляют люди, поэтому постоянно возникают проблемы с их соблюдением. Например, если составить схему, основывающуюся на освоении капитальных вложений, то при проведении ряда параллельных операций, постоянно возникают накладки в положительную или отрицательную сторону. Критический путь при этом часто выводится вручную, он не является экономически обоснованной расчетной величиной, а "рисуется" к определенной дате, которая регулярно не соблюдается.
Фактически такого рода графики лишь ставят временные ограничения нижестоящим исполнителям, но слабо зависят от других факторов (готовности необходимых комплектующих или конструкций, логистических проблем, наличия квалифицированных кадров). В этом случае руководитель проекта не может точно прогнозировать его течение и заранее повлиять на потенциальную проблему. Поэтому затягивание времени завершения отдельных этапов и строительства в целом при таком подходе не редкость, как и необходимость дополнительного финансирования.
Чтобы не возникало серьезных разногласий с подрядчиками по поводу длительности выполнения тех или иных операций, многие заказчики нанимают для составления плана инжиниринговые компании. Те заранее проводят работу относительно составления специализированных баз данных или справочников, где определяется продолжительность типовых или стандартных работ. Такие справочники позволяют избежать затягивания процессов со стороны подрядных организаций.
Иногда заказчик вынужден делать выбор, что лучше: быстрый, но дорогой вариант, или более протяженный, но дешевый. Практика показывает, что в инициативах, в которых конечная цель – получение прибыли, инвестор чаще склоняется к первому варианту, т.к. сокращение длительности пред инвестиционной и инвестиционной фаз позволяет быстрее окупить вложения. С социальными проектами ситуация может быть иной, здесь большую роль играет цена вопроса.
Более эффективным является календарно-сетевое планирование, основанное на технологии выполнения требуемых работ. Если есть четко прописанная технология, согласованная с подрядчиками и инвестором, то сроки выполнения всех процессов можно точно прописать на схеме и обоснованно рассчитать критический путь строительства. Этот подход помогает избежать затягивания работ, влекущего за собой дополнительные затраты на аренду, накладные расходы, содержание персонала, обслуживание техники, выплаты процентов по кредитам и т.д. Кроме того, благодаря этому методу можно увидеть, кто конкретно виноват в проволочке из-за неправильного решения или же не решения того или иного вопроса.
Когда речь идет об инвестиционном проекте, то горизонт расчета (расчетный период) охватывает весь жизненный цикл начинания – от разработки концепции до завершения или ликвидации.
При определении общей продолжительности реализации проекта учитываются такие факторы:
• износ основных средств производства или критически важной их части;
• полное насыщение рынка продукцией;
• отсутствие на рынке необходимости в выпускаемой продукции по причине потери ее конкурентоспособности, морального устаревания или изменения законодательных норм и стандартов относительно конкретных видов продукции или требуемых условий труда;
• исчерпание доступных запасов сырья;
• окончание арендного договора относительно сооружений, зданий или земельных участков;
• полная окупаемость проекта и выход на запланированную совокупную прибыль.
Для более адекватной оценки ситуации производят разбивку горизонта расчета на отдельные шаги.
Наиболее показательными с точки зрения эффективности замысла являются шаги, в рамках которых собирается определенная статистическая и оперативная информация (год, полугодие, квартал, месяц).
При планировании общего срока реализации инвестиционного замысла и разбивке его на более мелкие шаги необходимо учитывать такие существенные факторы:
• Определение цели расчета, т.е. зачем все это делается. Например, для уточнения финансовой целесообразности, мониторинга управленческих действий, общей оценки эффективности начинания.
• Длительность каждой фазы общего жизненного цикла реализуемой инициативы. При правильном планировании окончание одного процесса должно являться фактическим началом другого процесса. Так, момент окончания строительных работ в отдельно взятом цеху должен быть стартом для монтажа оборудования и пусконаладочных работ и т.д. Такой подход позволяет контролировать финансовую состоятельность проекта на разных стадиях.
• Сезонные колебания относительно объемов производства и продажи выпускаемой продукции, следовательно, неравномерность притока капитала.
• Периодичность финансирования, особенно в случае привлечения кредитного капитала. В этом случае шаг может быть нестандартным и определяться с учетом сроков возврата кредита или выплаты процентов. Также важно учитывать условия инвестирования в части соотношения собственных и заемных средств.
• Уровень инфляционных процессов и роста цен на сырье и комплектующие. При высоком уровне инфляции шаги следует делать более мелкими, чтобы в течение одного шага цена не повышалась более чем на 10%.
Все инвестпроекты состоят из таких основных временных отрезков:
• подготовительная фаза вплоть до сдачи объекта в эксплуатацию;
• фаза освоения выпуска продукции и выхода на рынок;
• работа предприятия на полную мощность до закрытия проекта или полной окупаемости.
Чтобы избежать ошибок в расчетах относительно сроков начала полноценной работы будущего предприятия, необходимо уделить особое внимание первой фазе, каждая составляющая которой требует тех или иных временных затрат. Особенно это касается последовательных процессов, когда следующее действие не может начаться без полного завершения предыдущего.
Предпроизводственный этап может ориентировочно включать в себя такие действия:
• подготовка и согласование документов по государственной регистрации предприятия;
• получение лицензии на соответствующую деятельность;
• разработка проектной документации и проведение ее экспертизы;
• решение всех вопросов с приобретением или арендой земельного участка и подготовкой всех коммуникаций для создания стройплощадки;
• строительство (земляные, каменные, облицовочные работы);
• закупка и монтаж оборудования, его отладка;
• подбор и обучение требуемого персонала;
• сдача в эксплуатацию готового объекта.
По некоторым из указанных действий есть утвержденные нормативы относительно затрачиваемого времени. Однако обязательно следует учитывать и местные особенности, которые могут сдвинуть сроки вперед (климат, состояние почвы, необходимость дополнительных работ, возможность быстро привлечь нужную технику или специалистов).
Признавая все достоинства метода календарно-сетевого планирования, используемого в строительстве, нельзя не отметить и его недостатки: невозможность точно рассчитать временные параметры всех документальных оформлений и технологических операций, время на переговоры и согласования тех или иных решений.
Поэтому ряд специалистов предлагает внедрять такую систему, где каждая единица времени отклонения от разработанного плана должна иметь свою стоимость для заказчика или подрядчика:
• просрочка с точки зрения инвестора может иметь различную стоимость для исполнителей в зависимости от степени готовности объекта;
• просрочка по вине заказчика грозит для него уплатой неустойки подрядчику за простой оборудования и персонала;
• вычисляется минимальная и предельная стоимость отрезка времени из графика КСП, которая определяет их максимально допустимые сроки, за нарушение которых наказывается подрядчик.
Для того чтобы не срывать жестко установленные сроки, при стоимостном методе предлагается такая система управления:
• Рассчитываются экономически обоснованные минимальный и предельный сроки выполнения всей задумки. Таким образом, формируется релевантный (допустимый) коридор возможных отклонений.
• Исходя из вышеуказанных сроков, разрабатывается нормативно-технологический срок (НТС), необходимый для подготовки и утверждения нужных документов и выполнения предварительных действий. Если расчетный НТС не укладывается в предельный срок, то разработчики ищут пути оптимизации процессов (изменения в проекте, новаторские технические решения, поиск более продуктивных механизмов и более профессиональных работников).
• Поиск и изучение всех возможных рисков, а также пути их минимизации, позволяют просчитать необходимый резерв времени для реализации всей инициативы.
• Обладая сведениями о доступном временном резерве, планировщики могут определить целевой срок окончания проекта, который также должен вписываться в "предельно-минимальный" коридор. Самым лучшим вариантом считается тот, при котором целевой срок незначительно (на 10-25%) отличается от нормативно-технологического, а тот, в свою очередь, так же незначительно отличается от минимального.
Также важно учитывать время, затрачиваемое непосредственно на планирование. Предлагается не делать его своими силами уже после того, как будет проведена экспертиза всей документации, а нанимать специальные инжиниринговые компании, которые будут просчитывать ориентировочные временные вехи уже на стадии разработки базового документа, а в дальнейшем только осуществлять контроль и управлять сроками.
Практика показывает, что только небольшое количество инвестиционных идей внедряется в заранее утвержденные сроки, особенно актуально это в российских реалиях.
Такие ситуации происходят из-за того, что люди, которые планируют и выполняют работы, действуют автономно относительно друг друга и имеют разную мотивацию. Нередки случаи, когда подрядчик, желая получить заказ, соглашается на заявленные заказчиком временные рамки, заведомо зная, что не сможет в них уложиться или, не имея достаточно квалифицированных специалистов, которые могли бы просчитать его реальные возможности. В таких случаях заказчику стоит заранее оговорить систему серьезных штрафных санкций за каждую просрочку.
Реализация инновационного проекта
Любой инновационный проект в период создания проходит несколько стадий: стадия разработки, стадия реализации и стадия завершения.
Создание и реализация инновационного проекта включает следующие этапы:
- формирование инновационного замысла (идеи);
- исследование инновационных возможностей;
- подготовка контрактной документации;
- подготовка проектной документации;
- строительно-монтажные работы;
- эксплуатация объекта;
- мониторинг экономических показателей.
На стадии разработки следует обратить внимание на результативность и успешность проекта, а не на детали его осуществления. Необходимо помнить и тот факт, что для инновационных проектов, в отличие от инвестиционных, для которых главным и важным критерием выступает финансовая успешность, не менее важны новизна, патентная чистота, лицензионная защита и конкурентоспособность внедряемой инновации.
Таким образом, создание подобных проектов требуют инвестирования значительных средств для совершенствования бизнеса. Инвестор инновационного проекта представляет собой субъект инновационной деятельности, осуществляющий вложение собственных, привлеченных или заемных средств в форме реальных инвестиций по целевому назначению. Инвесторами могут быть как физические, так и юридические лица, а также международные организации. Они могут являться вкладчиками, заказчиками, кредиторами, покупателями и всегда могут замещать другого участника инновационной деятельности. Более того, помимо определения объемов инвестиций, затрат и эффективности вложенных средств, инвесторы могут распоряжаться результатами нововведений, в том числе, реинвестировать добавочный капитал.
Многие компании на стадии реализации используют как внутренние, так и внешние источники финансирования проектов.
К внутренним источникам относятся собственные средства компании, большую часть которых занимают амортизационные отчисления, а также страховые суммы и средства от реализации активов.
К внешним источникам финансирования можно отнести заемные средства (бюджетные, коммерческие и банковские кредиты); привлеченные финансовые средства (выпуск ценных бумаг, взносы, пожертвования, иностранные инвестиции), а также финансирование из федерального, регионального или местного бюджетов. Кроме того, инвестиционные проекты могут реализовываться на средства коллективных инвесторов, а также инвестиционных компаний, паевых инвестиционных фондов, негосударственных пенсионных фондов и инвестиционных ресурсов страховых компаний.
Как правило, инвестиционная компания не участвует напрямую в финансировании инноваций. Такие компании занимаются организацией выпуска ценных бумаг и их размещением, а инвестиционные средства образуются за счет выпуска учредителем собственных ценных бумаг. Чаще всего инвестиционная компания выступает в качестве посредника для инвестора, потому как сама специализируются на определенном сегменте рынка ценных бумаг. Практика показывает, такие ценные бумаги являются более дешевыми, и в то же время подвержены большому риску колебания курсов. Однако долгосрочность вложений дает стабильный дивидендный доход и как следствие уменьшение риска потери капитала.
Одним из главных источников финансирования инновационных проектов является банковское (ссудное) финансирование. Специализированный инвестиционный или коммерческий банк, имеющий право осуществлять все виды операций с ценными бумагами, может являться инвестором или посредником при финансировании инноваций в том случае, когда для этой цели привлекаются средства путем дополнительной эмиссии акций. Этот финансово-кредитный институт участвует в обосновании инновационных проектов, выборе способов привлечения средств, оценке уровня доходов по имитируемым ценным бумагам.
Для ссудного финансирования характерны как среднесрочные займы (от 1 года до 5 лет), так и долгосрочные (свыше 5 лет). Как и любой кредитный договор, договор по ссудному финансированию содержит гарантийные обязательства — ограничения, накладываемые на заемщика кредитором.
В зависимости от кредитной ситуации, кредитор сам диктует условия для максимального сокращения риска. Одним из главных ограничений является ограничение на минимальный объем оборотных средств. Другими словами, компания должна поддерживать определенную сумму оборотных средств в течение всего срока договора. Делается это для того, чтобы у компании всегда была возможность погасить ссуду.
Другой вид ограничений затрагивает ограничения дивидендных выплат и перепродажу акций. Для сохранения ликвидности компании устанавливаются рамки оттока денежной наличности.
Следующий вид ограничений касается капитальных расходов. Для того чтобы кредитор был уверен, что он не столкнется с проблемой связанной с продажей основных средств заемщика для покрытия ссуды, он устанавливает определенный размер капитальных расходов в расчете на год, с учетом амортизационных отчислений или процентам от них.
Также устанавливается ограничение на оставшуюся сумму долга (т. е. заемщик не имеет права получать новые ссуды у других кредиторов). Подобные ограничения позволяют уберечь кредитора от вероятных денежных претензий со стороны других кредиторов.
Наряду с общими ограничениями, существуют, так называемые, стандартные ограничения, которые можно встретить в тексте большинства кредитных договоров. К ним относятся отказ от залога (т. е. заемщик, в период действия договора, не может закладывать свое имущество); занижение или продажа своей дебиторской задолженности; запрет на совершение сделок по аренде собственности.
Таким образом, все эти ограничения помогают выполнить договорные обязательства заемщика, не снижая его платежеспособности.
Для обеспечения мониторинга хода реализации проекта, на промежуточных этапах оценивается эффективность инновационного проекта. Для оценки в РФ используют как общепризнанные за рубежом методики, так и Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов № ВК 477 с более детальной проработкой проблем учета и снижения риска и неопределенности достижения запланированных результатов.
В частности, Методические рекомендации по оценке эффективности инвестиционных проектов базируются на основных принципах:
- рассмотрение проекта на протяжении всего его жизненного цикла (расчетного периода)- от проведения предынвестиционных исследований до прекращения проекта;
- моделирование денежных потоков;
- сопоставимость условий сравнения различных проектов (вариантов проекта);
- принцип положительности и максимума эффекта;
- учет фактора времени;
- учет только предстоящих затрат и поступлений;
- сравнение «с проектом» и «без проекта»;
- учет всех наиболее существенных последствий проекта (экономических, экологических, социальных, информационных);
- учет несовпадения интересов разных участников проекта, что влияет на значение нормы дисконта;
- многоэтапность оценки, осуществляемой на разных стадиях разработки и осуществления проекта с различной глубиной проработки;
- учет влияния на эффективность проекта потребности в оборотном капитале;
- учет влияния инфляции и возможности использования при реализации проекта нескольких валют;
- учет влияния неопределенности и риска, сопровождающих реализацию проекта.
Для оценки эффективности инновационного проекта необходимо оперировать рядом переменных:
- время (t) — измеряется в годах и отсчитывается от определенного момента времени t =0, обычно принимают за базовый;
- денежный поток F(t)- позволяет отслеживать притоки и оттоки денежных средств, а также определять сальдо баланса;
- коэффициент дисконтирования (Ам) — является показателем минимальной доходности вложения в капитал, с учетом инфляции, который определяется как величина, обратная начислению процента.
Коэффициент дисконтирования — коэффициент, приводящий процентную ставку от будущей стоимости к настоящей.
Ам=1/((1+E)*(tm-t0)), где Е- норма дисконта, выраженная в долях единицы в год; tm- момент времени, который показывает время, когда завершается m шаг; t0- момент приведения, который может не совпадать с базовым.
Все вышеперечисленные переменные используются для расчета основных показателей эффективности инновационных проектов.
Чистый дисконтированный доход (ЧДД) показывает превышение суммарных денежных средств над суммарными затратами. На основании расчета ЧДД принимается решение об эффективности или неэффективности инновационного проекта.
Внутренняя норма доходности (ВНД) позволяет заранее определить границу, которая поможет разделить доходные проекты, от проектов, приносящих убыток.
Принято считать, проекты, которые начинаются с инвестиционных затрат, но имеют положительный чистый доход имеют положительную норму доходности Ев (при норме дисконта данные показатели совпадают т. е. Е=Ев и как следствие чистый дисконтированный доход проекта равен 0).
Для оценки эффективности ВНД сравнивают с Е:
- Если ВНД > Е, то проект имеет положительный ЧДД, следовательно, он эффективен;
- Если ВНД < Е, то проект можно считать неэффективным.
Индексы доходности позволяют оценить рентабельность вложенных в проект средств; могут рассчитываться как для дисконтированных, так и для недисконтированных денежных потоков.
При оценке эффективности часто используются:
- индекс доходности дисконтированных затрат — отношение суммы дисконтированных денежных потоков к сумме дисконтированных денежных оттоков;
- индекс доходности дисконтированных инвестиций (ИДД) — отношение суммы дисконтированных элементов денежного потока от операционной деятельности к абсолютной величине дисконтированной суммы элементов денежного потока от инвестиционной деятельности. ИДД равен увеличенному на единицу отношению ЧДД к накопленному дисконтированному объему инвестиций.
Итак, если ИДД >1, а ЧДД >0 это говорит о том, что анализируемый инновационный проект можно считать эффективным и наоборот.
Для определения устойчивости и оценки эффективности проекта в условиях риска используются определенные методы.
Однако следует помнить, что риск инновационного проекта порождает систему факторов, которая проявляется в виде комплексов рисков, поэтому всегда необходимо применять несколько методов. Реализация всех этих мероприятий должна способствовать значительному упрощению процесса управления рисками и повышению эффективности инновационной деятельности.
Цель реализации проекта
Цель – наивысшая точка достижений, к которой стремится конкурсант в ходе реализации проекта.
Цель проекта – это то, что достигается посредством реализации проекта. Это может быть либо полное разрешение какой-то проблемы, что бывает достаточно редко, либо существенное снижение её остроты, которое является в дальнейшем предпосылкой её полного разрешения. Это значит, что в эту проблему автор закладывает свою ценностную основу, определяющую и задачи, которые предстоит решить, и, что самое главное, методы, которые будут применяться автором.
Для оценки вашего варианта постановки цели была разработана следующая система критериев, основанная на популярном в социальном проектировании SMART-тесте:
- конкретность (посредством каких механизмов и технологий будет решаться предлагаемая проблема);
- измеримость (должен быть предусмотрен механизм измерения достигнутого результата, он должен быть ощутимым);
- значимость (следует предполагать максимально оптимальное её решение);
- степень социальной применимости варианта решения проблемы (адекватность условиям реализации проекта);
- инновационность (специфическая индивидуальность предполагаемых путей решения проблемы);
- достижимость;
- выгодность (сфокусированность на активном воздействии на проблему);
- ограниченность во времени (определение временного отрезка, в пределах которого будет достигнута цель при предполагаемых результатах).
Несмотря на всю сложность представленной системы критериев оценки, процесс формулирования цели является простым, достаточно следовать предложенной формуле:
Цель = вариант решения проблемы (измеримость) + посредством чего? (варианты: на основе чего? через что?) + для кого? (конкретная целевая группа) + применительно к каким условиям? + и в какой отрезок времени?
Целесообразно также отметить, что решение поставленной проблемы должно строиться не на основе создания какого-либо социального института, что является пассивным образом действий, а посредством его функционирования в указанном вами направлении (сфокусированность на активных действиях). Фактически цель – это ваше уникальное решение проблемы, для которого вы обладаете всеми необходимыми знаниями, опытом, ресурсами, формулируете действия по устранению негативного явления или его причин.
Все составные части проекта рассматриваются с точки зрения соответствия цели.
Задачи – конкретное описание того, что будет выполнено и достигнуто, частные результаты, этапы на пути к достижению цели.
При формулировании задач необходимо придерживаться следующего правила: решение всех перечисленных задач должно неизбежно приводить к достижению поставленной цели.
К сожалению, часто участники формулируют задачи крайне неудовлетворительно, хотя это, пожалуй, самый ответственный этап проектирования. Именно сформулированные задачи позволяют понять эксперту стратегию реализации авторской проектной идеи, а вовсе не цель (которая, несмотря на важность её постановки, в лучшем случае помогает определить направление дальнейшей деятельности). В связи с этим очень важным является вывод, на который следует обратить внимание конкурсантам: нет корректно сформулированных задач – нет и стратегии по реализации проектной идеи, что ставит под сомнение достижимость поставленной цели.
Наиболее часто встречающиеся ошибки:
- задача как действие (проведение какого-либо мероприятия);
- задача как деятельность (часто текущего характера);
- задача как метод;
- ненаправленность на достижение цели – задача сформулирована красиво и правильно, но её решение никак не приближает автора к достижению цели;
- дублирование и излишняя детализация задач.
И здесь мы сталкиваемся с высокой ценой аккуратного обращения с фразами, которые могут быть похожими, но иметь разный смысл.
С точки зрения оформления текста проекта, задачи лучше формулировать и перечислять в виде списка, а не излагать и описывать в повествовательной форме. Задачи формулируются в виде утверждений о действиях, ориентированных на результат, основанных на эффективности работы и поддающихся измерению в терминах. Если в проекте перечислен ряд задач, то все они должны быть связаны между собой и являться необходимыми и достаточными для достижения цели проекта.
Признаки верного формулирования задач:
- логичное и последовательное следствие решения проблемы;
- взаимосвязь с деятельностью по проекту и направленность на решение заявленной проблемы (причинно-следственная связь);
- задачи сформулированы чётко и конкретно, выражены не общими словами, а в количественных и качественных индикаторах, которые могут стать показателями успешности выполнения проекта;
- представляют собой конкретные промежуточные измеряемые этапы на пути реализации проекта.
Выполнение этих условий и есть выполнение критериев, применяемых для оценки проектов в данном содержательном блоке.
Чем яснее и чётче (но не проще – это не всегда помогает) определены задачи, тем выше ваши шансы завершить проект успешно. Итак, определив алгоритм действий по решению представленной проблемы и возвращаясь к формулированию задач проекта, следует задать себе вопрос: для чего и зачем были предусмотрены вами эти действия? Данные вопросы необходимы при постановке задач проекта, если отталкиваться от этапов (фаз) проекта, то есть от содержания конкретных действий. Другой вариант формулирования задач: их определение основывается на предлагаемой автором стратегии реализации проекта. При таком подходе задачи должны удовлетворять SMART-тесту, что является чрезвычайно трудным для авторов, поэтому лучше отталкиваться от содержания фаз проекта.
Единого рецепта, видимо, нет, и вряд ли он предвидится: всё зависит от специфики решаемой проблемы. В любом случае, не следует поступать так, как принято в некоторых ведомствах и учреждениях России. То, что предшествует реализации проекта, выполняется формально и в спешке (задач как таковых нет), стадия разработки концепции нередко вообще не просматривается. Часто такие авторы думают, что главное ввязаться в бой, а там посмотрим. Подобная практика ведёт к непродуманной трате финансовых средств и материальных ресурсов, деморализует всю проектную команду, которая вынуждена нередко переделывать работу, не говоря уже о поломанных человеческих судьбах (ведь это социальный проект) и полностью дискредитованных методах работы, которые сами по себе могли бы являться перспективными.
Небольшая подсказка: рекомендуем авторам проектных идей при формулировании задач не применять такие слова как «поддерживать», «улучшать», «усиливать», «содействовать», «координировать», «перестраивать». Более подходящие слова: «подготовить», «распределить», «увеличить», «уменьшить», «организовать», «установить порядок». Иначе говоря, лучше избегать глаголов несовершенного вида и применять глаголы совершенного вида, так как именно они демонстрируют нацеленность автора на результат.
Методы реализации проекта
Метод – это инструмент с помощью которого достигается цель проекта.
Один из самых объемных и подробных разделов проекта. Описание того, каким образом будет осуществляться проект.
В данном разделе описываются стратегия и методы достижения поставленных целей, а также механизм реализации проекта. Организация должна ответить на вопросы: каким образом будут достигнуты намеченные цели, как будут выполняться поставленные задачи, кто будет осуществлять их реализацию, какие ресурсы будут использованы. Самое главное – чтобы у эксперта не возникло никаких вопросов.
При описании методов необходимо обратить внимание на следующее:
• Соответствие стратегий и механизмов цели и задачам проекта;
• Соответствие имеющихся ресурсов планируемой деятельности;
• Соответствие деятельности заявленным результатам;
• Реалистичность мероприятий, учитывая временные рамки и бюджет;
• Инновационность / возможный риск;
• Определены ли различные функции и как они распределяются среди сотрудников и исполнителей проекта;
• Являются ли взаимосвязанными виды деятельности по проекту.
Календарный план – это подробное описание всех видов деятельности и мероприятий с указанием сроков.
При разработке этого раздела следует обратить внимание на следующие моменты:
• Наличие плана – графика реализации проекта или поэтапного описания проекта (это можно сделать как в текстовом формате, так и в виде таблицы);
• Реалистичность, выполнимость плана;
• Наличие достаточного количества сотрудников и их профессиональный опыт; описание того, кто будет ответственным за проведение каждого мероприятия, каковы виды деятельности, какие ресурсы необходимы для его проведения;
• Возможность выполнения проекта в заявленные сроки.
Ожидаемые результаты – это конкретные результаты, которые предполагается достичь в ходе реализации проекта в количественном и качественном выражении. К описанию ожидаемых результатов необходимо подходить очень серьезно и ответственно, поскольку они являются критериями эффективности проекта.
Основные характеристики результатов:
• Соответствие результатов цели, задачам проекта;
• Измеряемость (количественные и качественные показатели);
• Реалистичность;
• Выполнимость / достижимость.
Сильные и опытные организации используют мониторинг и оценку не только в рамках отдельных проектов, но и в текущей деятельности для определения прогресса. В полноценном проекте мониторинг и оценка присутствуют во всех разделах. Если требуется отдельный раздел, это должно быть обобщение уже отраженных в заявке моментов. Ценность отдельного раздела заключается в возможности показать определенные методологические системы оценки, то есть, как и кем (организацией или независимым экспертом) будет проводиться промежуточная и итоговая оценка, какова роль систем мониторинга в управлении проектом, и т.д.
План оценки должен быть хорошо разработан, описаны ее инструменты. Критерии оценки должны быть адекватны результатам, количественные и качественные индикаторы (исходные данные для сопоставления) должны быть убедительными и обоснованными.
Управление реализацией проекта
Успех реализации проекта во многом зависит, во-первых, от организационной формы и, во-вторых, от организационной структуры управления проектом.
Если под организационной структурой управления проектом понимают совокупность взаимосвязанных органов управления, расположенных на различных ступенях системы, то организационная форма — это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками инвестиционного процесса.
Существуют два основных принципа формирования групп для управления проектом:
1. Ведущие участники проекта — заказчик и подрядчик (кроме них могут быть и другие участники) создают свои собственные группы, которые возглавляют руководители проекта, соответственно от заказчика и подрядчика. Эти руководители подчиняются единому руководителю проекта. В зависимости от организационной формы реализации проекта, руководитель от заказчика или от подрядчика может быть руководителем всего проекта. Руководитель проекта во всех случаях имеет собственный аппарат сотрудников, осуществляющих координацию деятельности всех участников.
2. Для управления проектом создается единая группа во главе с руководителем проекта. В группу входят полномочные представители всех участников проекта для осуществления функций согласно принятому распределению зон ответственности.
Существуют несколько типов структур, которые широко используются при управлении проектами: функциональная, матричная и проектная. Преимущества и недостатки каждой из этих организационных форм подробно описаны в экономической литературе.
При решении проблемных задач, связанных с переориентацией целей организации или изменением путей их достижения, наиболее эффективной формой становится, так называемое, проектное управление. В этой организационной форме в большей степени реализуются требования системного подхода к управлению, в соответствии с которыми вся совокупность работ, обеспечивающих решение определенной проблемы или достижение конечной цели, рассматривается не с позиций установившейся иерархии подчинения, а с позиций достижения именно этой цели или решения указанной проблемы. Для управления разработкой конкретных проектов и программ создаются комплексные органы, наделенные всеми необходимыми полномочиями.
При этом, под проектным управлением понимают совокупное управление всеми трудовыми, финансовыми, материальными и энергетическими ресурсами, требуемыми для обеспечения процессов проектирования и строительства объекта в указанный срок, в пределах запланированной сметной стоимости и с заданным качеством.
Одной из важных проблем, возникающих в организационных структурах, построенных по принципу проектного управления, является распределение функций между, так называемыми, проектными и организационными уровнями управления. На проектном уровне управления, как правило, ведется подготовка проектных решений для последующей передачи их на организационный уровень. Взаимодействие между этими уровнями управления происходит путем передачи текущих данных о проекте, информации инструктивного характера снизу вверх. При этом на организационный уровень передается в достаточной мере агрегированная информация. Для проверки активности проектных групп проводится периодическая оценка работы групп по законченным этапам. Методы проектного управления зависят от типа проекта, характера организационной структуры и специализации фирмы.
Несмотря на разнообразие методов проектного управления, в них можно выделить общие принципы, характерные для этих систем управления, такие как:
1) необходимость подчинения каждого члена проектной группы лишь одному руководителю звена управления;
2) соблюдение норм управляемости, то есть нормативного числа подчиненных, которыми может эффективно управлять руководитель (рациональная норма управляемости для систем проектного управления принимается в пределах 6—8 человек);
3) открытое обсуждение новых идей и предложений;
4) рациональное распределение ответственности между уровнями иерархии, а также между руководителями и исполнителями на каждом уровне иерархии проектного управления.
Конкретно для каждого проекта решается распределение функций между участниками, хотя ряд функций выполняется некоторыми участниками проекта постоянно.
В зависимости от варианта организационной формы осуществлять функции управления проектом может руководитель проекта, как это предусматривается в системах расширенного управления и ускоренного строительства, или сам заказчик в варианте основной системы. В этом случае в качестве руководителя проекта выступает заказчик, а управляющий проектом входит в состав команды и выполняет функции, предусмотренные контрактом с заказчиком. Основным ядром команды являются подразделения, которые занимаются вопросами инженерного проектирования, строительством, эксплуатацией и закупками (поставками). Организационная структура команды соответствует основным видам деятельности по реализации проекта.
В состав команды входят также подразделения, занимающиеся контролем и координацией проекта. Члены команды тесно взаимодействуют друг с другом и получают помощь со стороны других подразделений фирмы, ведущих делопроизводство, финансовый и бухгалтерский учет. Рассмотрим более подробно функции и обязанности членов команды.
Главная фигура в этом процессе — руководитель проекта. Он должен иметь хорошую инженерную подготовку, высокие деловые качества, экономическое мышление и опыт работы, уметь взаимодействовать со специалистами различного уровня, профиля и квалификации.
Основными функциями руководителя проекта являются:
— оказание консультационной помощи заказчику;
— выбор проектировщиков и подрядчиков;
— организация предпроектных работ и разработка задания на проектирование;
— подготовка документов для заключения контрактов;
— оформление договора на поставку материалов;
— планирование, составление сетевых графиков и календарных планов;
— контроль за стоимостью, сроками и качеством строительства;
— ввод объекта в эксплуатацию.
Таким образом, руководитель проекта координирует практически все стороны деятельности по реализации проекта — от его замысла до воплощения. Управляющий проекта включается в работу уже на предпроектной стадии при технико-экономическом обосновании проекта, участвует в оценке наиболее рационального варианта проекта, в выборе подрядчика, организации финансирования, подписании контракта и на всех последующих этапах, включая ввод в эксплуатацию. Эффективно организованная система контроля и тесное взаимодействие с постоянными и привлеченными членами команды способствуют тому, что руководитель проекта будет принимать правильные решения, заказчики обычно требуют, чтобы руководитель находился там, где ведутся основные работы. Однако конкретное выполнение указанного требования может быть различным в зависимости от решения заказчика.
Инженер-координатор проекта несет ответственность за координацию работ по проекту на всех его стадиях, включая проектирование, закупку оборудования и материалов, строительство и ввод объектов в эксплуатацию.
Круг его обязанностей следующий:
— определяет объем работ и сроки их выполнения;
— устанавливает взаимосвязи между элементами проекта;
— обеспечивает планирование;
— контролирует соблюдение бюджета проекта (особенно затраты на рабочую силу и материалы);
— обеспечивает необходимое качество работ и соблюдение всеми участниками проекта установленных стандартов и требований контракта: для проектировщика — по подготовке проектной документации и сертификации на поставку оборудования и материалов; для поставщиков — по изготовлению и поставке оборудования и материалов на стройплощадку в соответствии со спецификациями; для подрядчиков — по созданию и вводу в действие объектов;
— отвечает за связь между всеми участниками проекта, проводит встречи с поставщиками.
Инженер-координатор проекта, независимо от места расположения руководителя проекта и команды, должен периодически посещать строительную площадку и решать вопросы, связанные с технологией строительства, качеством и т.д.
На завершающем этапе строительства он, как правило, находится там постоянно и оказывает практическую помощь, проводя инструктажи, разъяснения, а также участвует в проверке работы технологического оборудования и систем.
Менеджер по проектированию отвечает за выполнение работ по инженерному проектированию в рамках проекта.
В ходе проектирования он выполняет следующие функции:
— контролирует соответствие объема выполненных работ условиям контракта, что позволяет успешно осуществлять последующие работы по поставке оборудования и строительству; устанавливает взаимосвязи между элементами проекта;
— участвует в составлении календарного плана проектных работ, определяет дату начала работ с тем, чтобы избежать преждевременного их выполнения до получения всех необходимых данных;
— подбирает и привлекает к проекту ведущих специалистов и координирует их деятельность;
— контролирует и ограничивает внесение изменений в проект после окончания проектных работ;
— проверяет ход работ в соответствии с их последовательностью по приоритетам;
— согласовывает с поставщиками номенклатуру материалов, и оборудования, используемых в проекте, выдает разрешение на применение нестандартных материалов.
Группа управления строительно-монтажными работами несет ответственность за все виды работ, выполняемые на строительной площадке. Главной особенностью членов группы является активная деятельность на строительной площадке, где они периодически должны находиться и следить за ходом выполнения работ.
Руководитель этой группы, менеджер строительства, включается в выполнение проекта на его начальном этапе, наряду с проектировщиками, внося тем самым в проект образ мышления, ориентированный на строительство. Например, на основе информации о возможных сроках поставки он устанавливает последовательность работ.
Совместно с руководством проекта и низовыми организациями эта группа:
— участвует в разработке сетевых графиков и календарных планов, контролирует выполнение календарных планов и подготавливает предложения по изменению хода строительства;
— рассматривает предложения по заключению субподрядных контрактов;
— осуществляет контроль за использованием ресурсов и оборудования;
— подготавливает отчетность о ходе строительства, так как заказчик обычно рискует большими суммами и заинтересован в получении достоверной информации о ходе выполнения календарных планов строительства.
Группа закупок и поставок несет ответственность за все виды закупок на стадии осуществления проекта" контролирует данные, полученные от поставщиков, и следит за выполнением контрактов.
Эта группа направляет и координирует деятельность тех участников проекта, которые занимаются вопросами закупок, поставок и приемочного контроля поступающих на объект материально-технических ресурсов.
В качестве таких подразделений выступают, с одной стороны, службы материально-технического снабжения фирм поставщиков, а с другой — аналогичные службы подрядчика.
Важно отметить, что руководитель этой группы является официальным представителем руководителя проекта у подрядчиков и поставщиков. Это диктуется коммерческими соображениями, поскольку он должен присутствовать при обсуждении и уточнении всех вопросов. В этом случае появляется возможность избежать внесения ненужных изменений в проектную документацию и связанных с этим дополнительных расходов.
Руководитель группы взаимодействует с поставщиками в случае предоставления ими предложений, входящих в состав коммерческой и технической части, и согласовывает их.
Важнейшей функцией членов этой группы является обеспечение своевременной доставки оборудования и материалов на объект. Это может быть достигнуто только при условии постоянного их взаимодействия с поставщиками и подрядчиками. В случае нарушения поставок они вносят предложение по пересмотру сроков выполнения строительно-монтажных работ.
Еще одним жизненно важным видом деятельности рассматриваемой группы является обеспечение приемного контроля (контроля качества поставленной продукции). Многие заказчики и подрядчики требуют, чтобы приемочный контроль производился аттестованными контролерами. Качественный контроль поставляемой продукции гарантирует, что в дальнейшем потребителю не потребуется производить дорогостоящие и трудоемкие операции по ее ремонту или доводке.
Координатор работ по эксплуатации отвечает за организацию и проведение эксплуатационных испытаний. Главной целью проведения эксплуатационных испытаний является получение точных данных, характеризующих уровень результатов, достигнутых в ходе выполнения работ по проекту. Успешное проведение эксплуатационных испытаний требует тщательной подготовки, планирования и координации.
Работу по проведению эксплуатационных испытаний организовывает и проводит координатор по эксплуатации. После определения целей и установления приоритетов в проведении испытаний он разрабатывает общие признаки их проведения и составляет график. По результатам испытаний подготавливает соответствующий отчет.
Руководитель финансово-бухгалтерской группы несет ответственность за все расходы по проекту. Ему подчиняются сметчики, бухгалтер-контролер проекта. Возглавляемая им служба должна работать в контакте с другими группами, работающими над проектами и ответственными за предоставляемые данные. Финансово-бухгалтерская группа регулярно составляет отчеты о затратах на выполнение проекта, цель которых — дать руководителю проекта исчерпывающее представление о состоянии дел с расходами на выполненные работы. Эти отчеты содержат информацию о запланированных, фактических и прогнозируемых затратах денежных средств и рабочего времени, каждый отчет сопровождается анализом, который определяет тенденции будущего развития событий, содержит рекомендации по корректирующим воздействиям и сведения о результатах принятых мер.
Финансово-бухгалтерская группа обычно разрабатывает следующие документы:
— отчет по отклонениям от сметы;
— мероприятия по предотвращению перерасходов и нарушению календарных графиков;
— оценку стоимости и сроков заключения альтернативных торговых сделок в случае необходимости;
— отчет о результатах проверок счетов-фактур у субподрядчиков.
По завершении работ над проектом эта группа составляет "исполнительную смету", в которой отражаются все фактические расходы по проекту.
Административный руководитель контрактов осуществляет контроль за выполнением контрактов, включая вопросы, связанные с поставкой материалов и оборудования, оказанием услуг, приемкой выполненных работ, их оплатой и закрытием контракта.
В течение всего жизненного цикла проекта административный руководитель контрактов тесно взаимодействует с контакторами. Условия контрактов могут подвергаться интерпретации, могут возникать споры и жалобы. Поэтому руководитель контрактов, в первую очередь, следит за соблюдением процедур по изменению контрактов. В контрактах обычно оговаривается, кто может предлагать внесение изменений, и кто наделен правом принятия решения по этим изменениям. Но прежде чем принимать решение об изменении контракта, административный руководитель контрактов должен проанализировать последствия этих изменений, то есть каким образом они повлияют на график производства работ, затраты, производительность труда и т.п. При рассмотрении внесения изменений, все эти аспекты должны быть проанализированы в их взаимосвязи. Кроме того, административный руководитель контрактов следит за тем, чтобы материалы и оборудование, поставляемые на объект соответствовали спецификациям и стандартам, проводя периодические инспекции. В обязанности административного руководителя контрактов также входит контроль за выполнением гарантий, оговоренных в контракте. Если все-таки, при выполнении контракта обнаружены дефекты, то он определяет, покрывают ли гарантии затраты на устранение дефектов и период их появления, составляет план закрытия контракта, а также выявляет все обязательства, невыполненные поставщиками, субподрядчиками и другими организациями, участвовавшими в проекте, и согласовывает с заказчиками перечень расхождений и недостатков, которые должны быть устранены до приемки работы, и следит за их выполнением.
Менеджер информационной группы несет ответственность за машинную обработку информации, используемой в процессе управления проектами, а также, в случае необходимости, за разработку и создание новых программных средств. В его обязанности входят установление и соблюдение процедур использования и доступа к ЭВМ.
Административный помощник обычно координирует вспомогательную деятельность, осуществляемую в рамках проекта. Отвечает за оборудование помещения, где размещаются члены команды, обеспечивает их множительной и копировальной техникой, оказывает почтовые и транспортные услуги и т. п.
Для получения обобщенного показателя реализации проекта разработана система показателей, сравнивающая выполнение по времени и по стоимости. Эти показатели и соответствующие отчеты и графики для руководства любого уровня могут быть созданы при помощи ЭВМ.
Для оценки показателя реализации проекта необходимы измерения действительно выполненной работы. В предположении, что коллектив, выполняющий данную работу, сохраняется неизменным в период ее выполнения и что производительность труда этого коллектива постоянна, фактически проделанная работа будет пропорциональна времени, в течение которого она выполнялась до данного момента. Следует помнить, что предположение о пропорциональности возможно лишь для случая, когда длительность работы определяется на основании ее объема и требуемого количества работников. В таком случае, вместо непосредственного измерения объема, работа может быть охарактеризована соотношением плановых и действительных моментов от ее начала и до окончания.
Плановые затраты можно определить по скорректированным планам затрат трудовых ресурсов, оборудования и материалов для всех работ пакета. Затраты труда и оборудования обычно распределяют линейным образом по длительности работы. Материалы расходуются постепенно по мере необходимости, а соответствующие затраты учитываются совокупно по объектам или типам работ.
Информация о состоянии работ предоставляется в форме контрольного отчета о ходе выполнения проекта.
Для обеспечения эффективности управления и возможности упреждать срывы и сбои до того как они возникнут, составляемые отчеты должны включать рассмотрение не только прошлых событий, но и ситуаций, которые могут произойти в будущем. Это осуществляется с помощью средств прогнозирования и определения существующих тенденций (трендов). В случае графического изображения, основанного на сетевых моделях и при осуществлении функций контроля потребления материально-технических ресурсов, сама логическая последовательность сетевого графика обеспечивает средство определения влияния изменения в одной работе на выполнение проекта в целом. Разработка систем контроля своевременности поставок, а также других систем основана на тех же принципах. При этом следует полностью исключить возможность появления такой ситуации, когда оборудование, сроки монтажа которого уже настали, еще не заказано.
Во всех вышеупомянутых случаях передача информации должна быть своевременной.
Контроль календарных планов и ресурсов проводится методом оперативно-календарного планирования. Ленточные графики строятся на основе допуска линейной зависимости выполнения заданного объема работ от истекшего периода времени. Поэтому при использовании таких графиков для планирования и контроля проекта можно не указывать процент физической готовности объекта в точках, соответствующих графическому представлению определенной работы.
Ленточные графики имеют ряд преимуществ по сравнению с другими системами графического представления. В первую очередь, это простота формы графика, который несложно понять, что является основной предпосылкой для широкого их использования. Правильность понимания таких графиков достигается из опыта практического применения на всех уровнях управления. Кроме того, они позволяют более широко трактовать плановые показатели и в максимальной степени использовать наглядность графического представления; соответственно требуется значительно меньший объем корректировочных работ по сравнению с более сложными системами. Это имеет важное значение на ранних стадиях проектирования строительства объекта, для которых характерно частое внесение различных изменений и поправок.
Сетевой график может быть, использован как основа для мониторинга выполнения проекта.
Кривые функциональных зависимостей заданных объемов работ (прогрессии, кривые хода работ), называемые также Э-кривыми, представляются линиями, построенными в координатах наращивания выполнения заданных объемов строительных работ (вертикальная ось) и времени (горизонтальная ось).
Конфигурация типовой Э-кривой определяется интегрированием процесса выполнения объемов работ за единицу времени (день, неделю, месяц и т. д.), в результате чего получают нарастающий итог хода работ. Для большинства осуществляемых проектов начальный период характеризуется медленным нарастанием расходуемых ресурсов на единицу времени с последующим пиковым состоянием и сокращением использования к концу строительного периода.
Подобно ленточным графикам, кривые зависимостей могут выражать некоторые аспекты составленных планов. После начала работ по реализации проекта действительный ход работ представляется средствами графического изображения и сравнения с соответствующими показателями плана: при этом характер наклона кривой отражающей действительный прогресс выполнения работ позволяет получить перспективные оценки хода работ. Однако таких оценок с соответствующей интерпретацией можно достичь только при правильном понимании причин возможных отклонений от запланированного процесса производства работ, а также при тщательном анализе текущих и будущих планов по организации управления осуществлением проекта.
Движение потока реальных денег представляется графически в виде первой кривой, отражающей процесс выполнения заданных объемов работ с точки зрения затрат, и второй, с точки зрения возможной прибыли (дохода). После этого строится третья кривая, описывающая объем финансирования строительства или излишки денежной наличности в любой период времени; точки, по которым строится кривая, определяются вычитанием показателей затрат, откладываемых по оси ординат из показателей дохода, отложенных по этой же оси в каждый момент времени.
Матричные расписания (матрицы) позволяют эффективно и надежно оформлять плановые показатели и взаимосвязи сторон, занятых осуществлением процесса производства строительных работ.
Для контроля стоимости важно продумать действенные и эффективные методы накопления информации о реальном выполнении проекта. Как правило, наблюдения за ходом работ делаются инспекторами и проект-менеджерами; затем завершенная работа оценивается.
В состав основных задач регулирования хода реализации проекта входят: контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ возникающих отклонений от плановых заданий, корректирование и осуществление организационно-экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта.
Процесс регулирования состоит в циклическом повторении с определенной периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) следующих процедур:
— сбор и подготовка оперативной информации о состоянии комплекса и представлении её в проектную команду;
— обновление моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета);
— расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов;
— анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации;
— обсуждение и принятие решений по дальнейшей реализации комплекса работ;
— разработка оперативно-календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.
Вся оперативная информация о ходе работ и предполагаемых изменениях исходных характеристик работ, подлежащих выполнению, представляется в проектную команду ответственными исполнителями (руководителями или соответствующими службами) этих работ.
Эта информация является важнейшей составной частью оперативной входной информации для расчета и анализа сетевой модели, а также корректировки нормативно-справочной базы, может содержать такие виды сведений:
— оценка состояния выполняемых работ;
— уточнение исходных оценок предстоящих работ;
— изменение первоначального содержания работ (событий);
— введение в сетевую модель новых работ и событий;
— исключение из моделей ранее предусмотренных работ и событий;
— фиксация фактических параметров работ (продолжительность, сроки, трудоемкость и др.), причин отклонения от плана ит. п.
Оперативная информация должна содержать также сведения об изменениях параметров, характеризующих комплекс в целом: директивных сроков завершения комплекса или отдельных его этапов, ограничений по количеству или порядку использования разного рода ресурсов и т. п.
Необходимость внесения в модель различных изменений возникает вследствие изменения объективных условий выполнения работ (количество исполнителей, вид оборудования и т. д.), изменения ситуации (конечные и промежуточные цели, директивные сроки их достижения, обеспеченность ресурсами, финансирование, сроки поставок и т. д.), более отчетливого представления исполнителя о предстоящей работе или группе работ по мере их приближения к завершению или получения более точных и подробных сведений о них, изменения исполнителем метода выполнения или организации работ на базе накопленного в процессе их выполнения опыта и т. д. Во всех случаях ответственным исполнителям и руководителям комплекса должно быть вменено в обязанность оповещать проектную команду обо всех изменениях, которые необходимо внести в сетевую модель, чтобы она в любой момент максимально соответствовала их коллективному представлению о комплексе работ.
Система должна быть построена так, чтобы от ее участников в качестве оперативной информации не требовались сведения о характеристиках комплекса или отдельных работ, которые не изменились по отношению к исходному состоянию или предыдущему циклу оперативного планирования. Вообще следует свести к минимуму и сложность оперативной входной информации, что позволит соответственно сократить затраты труда и времени на ее сбор, подготовку и передачу. Это может быть достигнуто за счет хранения условно постоянных данных (норматив, модели, коэффициенты и т. п.) предыдущих планов, отчетов и результатов промежуточных расчетов. Необходимо соблюдать единство форм представления входной оперативной информации независимо от характера работ ведомственной принадлежности ответственных исполнителей. Следует стремиться к совмещению подготовки входной информации с ее фиксацией на первичных носителях информации для ЭВМ.
Член проектной команды проверяет и анализирует к ней входную оперативную информацию, на ее основании обновляет сетевые модели и подготавливает входные данные для их расчета (пересчета).
Обновление (актуализация) моделей включает фиксацию (в том числе на сетевом графике) состояния выполняющихся и законченных работ и свершившихся событий, внесения новых работ и событий, исключение аннулированных, уточнение формулировок, описание работ. Всякие изменения, касающиеся граничных работ и событий, согласовываются между смежными ответственными исполнителями (поставщиком и потребителем). Таким образом, обеспечивается соответствие комплексной сетевой модели фактическому состоянию комплекса.
Члены проектной команды подготавливают для руководителя проекта информацию о фактическом состоянии комплекса работ и проекты решений по его дальнейшей реализации. Для этого тщательному анализу подвергается скорректированная комплексная сетевая модель и результаты ее расчетов. Цель анализа — контроль и оценка общего хода работ за отчетный период, выявление отставания (опережения) фактических сроков выполнения проекта по сравнению с плановыми, изучение изменений, особенно в составе и характеристиках работ, и оценка их возможного влияния на последующий ход работ. Особое внимание уделяется при этом одной из главных задач руководства проекта — тщательному контролю за соблюдением установленных сроков выполнения критичных и подкритичных работ, выработки оперативных решений по предотвращению их срыва, изысканию методов и средств сокращения их продолжительности.
В результате контроля и анализа проектной команды определяются "узкие места" в текущем и предстоящем ходе работ и совместно с ответственными исполнителями подготавливаются предложения по их своевременному устранению (вырабатываются регулирующие воздействия). Эта процедура выполняется аналогично приведению параметров модели в соответствие с заданными ограничениями при исходном планировании.
Для обсуждения результатов анализа состояния работ и принятия оперативных решений руководитель проекта проводит оперативное совещание, в котором в обязательном порядке принимают участие ответственные исполнители работ критичной зоны головной организации и организаций исполнителей или руководители этих организаций, а также руководители подразделений головной организации, которые контролируют указанные работы. На оперативном совещании окончательно согласовывается и принимается решение, являющееся для руководителей всех уровней и ответственных исполнителей программой на последующий период.
Решения, принятые на оперативном совещании, и оперативная информация о фактическом ходе работ являются основной для плановых органов организаций-исполнителей комплекса при разработке ими оперативно-календарных планов.
Например, для строительных проектов может быть установлена такая номенклатура оперативно-календарных планов:
— разработка и выдача проектной документации;
— производство строительно-монтажных работ по исполнителям;
— поставка материальных ресурсов и оборудования;
— финансирование работ поэтапно;
— сдача помещений под монтаж оборудования;
— подготовка фронта работ исполнителем и др.
Выбор способа передачи плановой и отчетной информации между ответственными исполнителями проектной команды зависит от масштаба проекта, числа и территориального расположения организаций—участников разработки и ответственных исполнителей, исходя из этого, можно использовать документальную передачу информации или средства передачи данных (телефакс, электронная почта и др.).
Средства реализации проекта
Программа изменения системы материальной и нематериальной мотивации и социальных характеристик персонала:
• уточнение задач по набору персонала;
• переход на командную систему работы, отказ от системы стимулирования индивидуальных продаж;
• расширение полномочий сотрудников по маркетингу и ценообразованию;
• разработка социальных программ для сотрудников, предоставление возможностей по обучению;
• увольнение демотивированных сотрудников;
• развитие технологии набора и ротации сотрудников.
Тренинги и развитие персонала:
• командообразование (совместить с праздниками);
• проведение семинаров по маркетингу и продуктам (не реже одного раза в квартал);
• создание рабочих групп по маркетингу, коммуникации, развитию сообщества потребителей;
• развитие системы наставничества.
Программа повышения лояльности клиентов:
• введение именных карт;
• организация мероприятий для клиентов (клуб, сайт);
• создание сообщества, инициаторами которого являются продавцы - пользователи продукта компании.
Программа развития ассортимента:
• развитие линейки более дорогого ассортимента, требующего индивидуального консультирования при продаже.
Методы – это пути и способы достижения целей и решения задач, средства – совокупность приемов и операций достижения цели. В рамках проекта методы и средства конкретизируются совокупностью планируемых мероприятий.
Форма – это определенным образом упорядоченная деятельность, способ организации содержания, методов, средств, исполнителей и аудитории проекта.
Практические мероприятия служат основным инструментов реализации целевой установки проекта. Они фиксируют начало и этапы реализации проекта; определяют направления, виды, формы и содержание деятельности; привлекают дополнительные ресурсы, необходимые для реализации целей и задач каждого этапа.
Практические мероприятия могут быть направлены непосредственно на решение проблемы, а могут обеспечивать дополнительные средства осуществления проекта. Например, в содержании проекта предусматриваются виды деятельности, напрямую не связанные с целями и задачами проекта, но необходимые для его финансового обеспечения (благотворительные вечера, аукционы, платные услуги и т.д.), формирования благоприятного общественного мнения населения и средств массовой информации по отношению к проекту (презентации, пресс-конференции и др.). Для корректировки содержания проекта по ходу его реализации, активизации участия населения могут планироваться опросы общественного мнения.
Возможными источниками финансирования социокультурных проектов и программ являются:
1. Государственный бюджет (как федеральный, так и местный). Как правило, бюджетное финансирование культурных программ осуществляется на основе социально-творческого заказа конкретному исполнителю отдельных разделов программы.
2. Фонды – некоммерческие организации, имеющие финансовые средства и программу деятельности. Реализация собственных программ осуществляется фондами, как правило, путем выдачи грантов по заявкам различных субъектов культурной жизни – организаций, учреждений, частных лиц, инициативных образований граждан.
3. Коммерческие организации (фирмы, корпорации, банки и др.).
4. Индивидуальные предприниматели (спонсоры, меценаты).
5. Средства населения (доходы от коммерческих программ, благотворительные пожертвования граждан).
Условия реализации проекта
Управлять проектом – это вам не по парку гулять. Вы становитесь ответственным за его планирование, исполнение и завершение, а также за то, чтобы задачи, выполняемые разными членами команды, служили вкладом в общий результат проекта.
Способность изящно справляться с давлением и “разруливать” конфликтные ситуации также крайне важна, но ниже приведены те семь ключевых факторов, которые приводят проект к успеху:
1. Четко определите границы вашего проекта.
2. Тщательно выбирайте членов проектной команды.
3. Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART.
4. Управляйте своими данными.
5. Ежедневно отслеживайте прогресс.
6. Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде.
7. Управляйте имеющимися ресурсами обдуманно и эффективно.
Известно, что знание о проблеме (а в данном конкретном случае, знание о границах проекта) – это половина успешного решения. Поэтому необходимо любыми способами получить максимально полное и четкое понимание целей, объема, бюджета и используемой методологии проекта до его начала. Для этого, например, можно провести серию встреч со всеми заинтересованными лицами проекта или запросить соответствующую документацию. Но в любом случае, у вас как у проджект-менеджера эта информация должна быть в актуальном состоянии на всем протяжении проекта от старта до финиша.
Например, возьмем проект по разработке Интернет-сайта конкретной компании. Вам критически важно обсудить с теми представителями компании, которые ответственны за принятие решений, каким они представляют свой сайт, включая структуру, функциональность, формат представления информации, подходы к дизайну и цветовую гамму, а также каким целям сайт служит и на какую целевую аудиторию рассчитан. Или если ваш проект предполагает создание приложения для людей с ограниченными возможностями, то, скорее всего, целесообразно будет на стадии определения границ проекта собрать фокус-группу из преподавателей, психологов и других специалистов с опытом работы с такими людьми или детьми.
Как только вы четко определили, какой объем работ необходимо будет выполнить в рамках проекта, составить список требований к знаниям и навыкам членов проектной команды становится намного проще. Внимательно подходите к выбору специалистов, которые в итоге сформируют вашу команду, подбирая именно тех, кто наилучшим образом справится с каждой конкретной задачей. Грамотное делегирование задач позволяет каждому члену команды максимально реализовать свои способности, что, в свою очередь, создает условия для положительного эффекта домино и увеличивает вероятность успешной реализации проекта.
Когда сформировано видение проекта, у вас появляется возможность поставить краткосрочные цели.
Очень важно, чтобы каждая цель отвечала следующим критериям (система критериев SMART):
• Specific – конкретный, четко определенный, без общих фраз,
• Measurable – измеримый,
• Attainable – достижимый, реальный в конкретных условиях и сроках,
• Relevant – значимый, вносящий вклад к общие результаты проекта,
• Timely – ограниченный во времени, имеющий срок достижения.
Краткосрочные цели должны быть сопоставлены с теми задачами, которые вы поручили членам команды, чтобы каждый понимал свою роль и ответственность. Более того, хорошей практикой стало право членов команды самим оценивать трудозатраты на выполнение задачи и ставить сроки. Но это возможно только тогда, когда есть понятные, измеримые общие цели и конкретные сроки по ключевым этапам всего проекта.
Современные технологии предоставляют широкий масштаб простых способов хранения и доступа к данным по проекту. Но за кажущейся простотой скрываются риски, связанные с безопасностью. И хотя многие облачные решения по управлению данными стараются гарантировать безопасность, от человеческого фактора и форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Поэтому в рамках проекта должна быть поставлена система прав доступа к информации и резервного копирования. Также важно эффективно использовать методы контроля версий на постоянной основе. Безопасность и сохранность проектной информации существенно повышается, если все члены проектной команды, а не только проджект-менеджер, заботятся об этом.
Знать сроки завершения по проекту в целом и по ключевым этапам очень важно, чтобы обеспечить их исполнение в срок. Регулярное получение информации о статусах задач посредством ежедневных совещаний или с помощью корпоративной социальной среды для совместной работы над проектами, как, например, Comindware Team Network (платформа для взаимодействия членов команды, на которой базируется Comindware Project), гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют информацию о прогрессе проекта и о том, какой вклад каждый член команды вносит в суммарный результат.
Программа для отслеживания задач также поможет в любой момент быть в курсе важных дат и сроков, таких как, например, соответствие запланированного срока выполнения задачи с фактическим для каждой краткосрочной цели или этапа проекта. Рекомендуется также настроить автоматические напоминания о задачах с приближающимися сроками или о тех, где срок завершения уже наступил и требуется срочное управленческое вмешательство. Важно отметить, что нужно отслеживать не только прогресс, но и возможные ошибки, которые нужно устранить как можно быстрее, чтобы вовремя завершить проект.
Следующим важным шагом на пути успешного проекта становится мотивация команды, поощрение участников с высокими результатами, в том числе за счет тех, кто недорабатывает. Когда член команды достигает поставленной цели, обязательно отметьте это либо на специальной сессии в присутствии всей команды, либо с глазу-на-глаз, чтобы человек понимал, что его вклад оценен по достоинству. Это не только справедливо, но и выгодно, так как способствует росту производительности. А вам, как проджект-менеджеру, важно подобрать к каждому члену команды правильный подход, ведь кто-то любит, чтобы его заслуги признавались публично, а другой предпочитает получать похвалу при личной встрече с руководителем.
Определите и, по возможности, получите в свое распоряжение все необходимые ресурсы еще до начала проекта. К проектным ресурсам относится прежде всего бюджет, а также помещения (на все время проекта для работы команды или для проведения разовых мероприятий, например, фокус-групп, конференций или совещаний с привлеченными экспертами), инструменты и программное обеспечение, которое понадобится в рамках проекта, и, разумеется, привлекаемые дополнительно человеческие ресурсы – подрядчики, консультанты и т.п. Резервирование ресурсов заранее снижает риски и помогает эффективно планировать бюджет проекта.
Эффективность реализации проекта
В некоторых компаниях, например в IT– или строительных, ярко выражена проектная направленность. Следовательно, оценивать деятельность сотрудников, используя процессный подход, нелогично. Проектная деятельность требует применения совершенно иных подходов к оценке и управлению.
Иногда в компаниях остро стоит вопрос о повышении эффективности реализуемых проектов и принципах мотивации сотрудников в этих проектах. Это во многом связано с типом организационной структуры компании, с возрастающей текущей загрузкой сотрудников и сложностью решаемых задач, а также с ответственностью менеджеров за результаты своей деятельности. Рассмотрим технологии оценки проектной деятельности и мотивации проектных групп.
Как оценить эффективность реализации проекта и деятельности сотрудников в проекте?
В связи с многоаспектностью и разновидностью проектов компаний мы рассмотрим основные инструменты, повышающие эффективность реализации проектов, а также универсальную модель, подходящую для оценки и мотивации проектных групп в зависимости от результатов данной оценки.
Как правило, степень успешности проекта во многом определена достижением поставленных проектных целей и эффективным выполнением определенных стадий проекта, таких как инициализация, планирование, выполнение, контроль и завершение.
Именно на эти стадии и критерии оценки достижения целей должно быть направлено основное внимание менеджмента при оценке эффективности реализуемых проектов.
Оценка эффективности проектов прежде всего необходима для руководства и менеджеров компании в качестве инструмента поддержки принятия решений в процессе управления проектами и компании в целом. Оценивать качество управления проектами и эффективность реализации целей проектов можно с различных сторон. Рассмотрим возможные аспекты управления проектами и возможные критерии, используемые для анализа эффективности деятельности сотрудника в проекте.
Функции управления проектом:
- Время (отклонения по времени – план-график проекта).
- Качество (отклонение по качеству продукта – проектная документация).
- Стоимость (отклонение по стоимости – бюджет проекта).
- Риски (качество управления и реагирования на проектные риски).
- Персонал (эффективность использования ресурсов анализируется при необходимости повышения качества ресурсного планирования либо, наоборот, при необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов).
- Коммуникации. Качество коммуникаций (прямые или косвенные показатели удовлетворенности клиентов), коэффициенты эффективности взаимодействия с поставщиками и т. д.
- Контракты.
Фазы управления проектом:
- Инициация (оценка времени и качества принятия решения о запуске проекта).
- Планирование (оценка качества выбора подрядчиков и времени заключения контрактов, а также качество и время этого выбора).
- Выполнение и Контроль (мониторинг и анализ исполнения этапов проекта через отклонения по срокам, стоимости и качеству), а также оценка качества проекта выступает как экспертная оценка соответствия критериям технического задания.
- Закрытие (оценка исполнения проектов через отклонения по срокам, стоимости и качеству) и оценка качества проекта, например оценка индекса адекватности решения.
Далее рассмотрим наиболее важную фазу управления, которая называется «выполнение и контроль». Для того чтобы оценить и повысить эффективность данной фазы управления, необходимо четко представлять цели и результаты этапов, стадий или проекта в целом. Определять этапы и результаты этапов необходимо для точного определения момента или «точки контроля», когда мы сможем оценить эффективность реализации проекта.
Проект можно четко оценивать только по вехам проекта – это этап проекта с длительностью 0 минут, часов и дней.
Как известно, у проектной группы есть три «основных» инструмента управления:
- срок;
- бюджет;
- качество проекта.
Искусство управления ими во многом определяет эффективность проектов. Соответственно, одним из механизмов повышения эффективности проекта является определение ответственности менеджеров за достижение трех основных целей проекта.
Модель оценки как внешних, так и крупных внутренних проектов и три ее основные цели:
- снизить затраты, не увеличивая длительность проекта и не снижая его качество;
- снизить время без ущерба качеству и при этом сократить затраты;
- обеспечить выполнение или повысить определенные критерии качества проекта.
Процесс реализации проекта
Управление Проектами - интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта - часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы Управления Проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит и их взаимосвязи.
Термин процесс не принят в России в том контексте, в котором он далее используется. Здесь и далее под процессами понимаются действия и процедуры, связанные с реализацией функций управления. Такое понимание процессов принято в международном сообществе. Поскольку целью настоящей работы является такое изложение основ управления проектами, которое учитывает Российские особенности и при этом соответствует принятым в мире стандартам, мы по возможности сохраняем общепринятую в мире терминологию.
Эта глава представляет собой введение в концепцию Управления Проектами, как совокупность взаимосвязанных процессов, которые будут подробно описаны в последующих главах.
Проект состоит из процессов. Процесс - это совокупность действий, приносящая результат.
Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:
• Процессы Управления Проектами - касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
• Процессы, ориентированные на продукт - касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.
В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
• процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
• процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
• процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
• процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
• процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
• процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Процессы управления проектами накладываются друг на друга и происходят с разными интенсивностями на всех стадиях проекта.
Кроме того, процессы управления проектами связаны своими результатами - результат выполнения одного становится исходной информацией для другого.
И, наконец, имеются взаимосвязи групп процессов различных фаз проекта. Например, закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (пример: завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
В реальном проекте фазы могут не только предшествовать друг другу, но и накладываться.
Повторение инициации на разных фазах проекта помогает контролировать актуальность выполнения проекта. Если необходимость его осуществления отпала, очередная инициация позволяет вовремя это установить и избежать излишних затрат.
Внутри каждой группы процессы управления проектами связаны друг с другом через свои входы и выходы.
Фокусируясь на этих связях, опишем отдельные процессы через:
• Входы - документы или документированные показатели, согласно которым процесс исполняется.
• Выходы - документы или документированные показатели, являющиеся результатом процесса.
• Методы и средства - механизмы, по которым вход преобразуется в выход.
Описываемые ниже процессы характерны для большинства проектов и подробнее освещены в последующих главах.
Инициация включает единственный подпроцесс - Авторизацию, т.е. решение начать следующую фазу проекта.
Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось. Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что Управление проектами это в основном планирование. Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.
Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.
Цели продукта - это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.
Цели проекта - это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.
В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т.д. Кроме того, планирование проекта - это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.
Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по несколько раз на протяжении каждой фазы проекта.
К основным процессам планирования относятся:
• Планирование целей - разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта),
• Декомпозиция целей - декомпозиция этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля,
• Определение состава операций (работ) проекта - составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта,
• Определение взаимосвязей операций - составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями,
• Оценка длительностей или объемов работ - оценка количества рабочих временных интервалов, либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций,
• Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта - определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) и их характеристик;
• Назначение ресурсов - определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта;
• Оценка стоимостей - определение составляющих стоимостей операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения;
• Составление расписания выполнения работ - определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат, исходя и с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей;
• Оценка бюджета - приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам);
• Разработка плана исполнения проекта - интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа;
• Определение критериев успеха - разработка критериев оценки исполнения проекта.
Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта.
Такие процессы включают в себя:
• Планирование качества - определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как эти стандарты достичь;
• Планирование организации - определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;
• Назначение персонала - назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;
• Планирование взаимодействия - определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,
• Идентификация риска - определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;
• Оценка риска - оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;
• Разработка реагирования - определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;
• Планирование поставок - определение того, что, как и когда должно быть поставлено;
• Подготовка условий - выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.
Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.
Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.
Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.
Среди вспомогательных процессов отметим:
• учет исполнения - подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;
• подтверждение качества - регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;
• подготовка предложений - сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т.д.;
• выбор поставщиков - оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;
• контроль контрактов - контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;
• развитие команды проекта - повышение квалификации участников команды проекта.
Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:
• анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;
• анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;
• анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;
• подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.).
Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:
• оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;
• анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.
В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов).
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.
Управление исполнением проекта - это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению - доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения. Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.
К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:
• общее управление изменениями - определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
• управление ресурсами - внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;
• управление целями - корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
• управление качеством - разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления отметим:
• управление рисками - реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
• управление контрактами - координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
• закрытие контрактов - завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров.
• административное завершение - подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.
Риски реализации проекта
Инвестиционный риск – поддающаяся измерению вероятность понести убытки или упустить выгоду от инвестиций. Риски можно разделить на систематические и несистематические.
Систематические риски – риски, не поддающиеся влиянию воздействием со стороны управления объектом. Присутствуют всегда.
К ним относятся:
• Политические риски (политическая нестабильность, социально-экономические изменения);
• Природные и экологические риски (стихийные бедствия);
• Правовые риски (нестабильность и несовершенство законодательства);
• Экономические риски (резкие колебания курсов валют, меры государства в сфере налогообложения, ограничения или расширения экспорта-импорта, валютного законодательства и др.).
Величина систематического (рыночного) риска определяется не спецификой отдельного проекта, а общей ситуацией на рынке. В странах с развитым фондовым рынком для определения степени влияния данных рисков на проект чаще всего используется коэффициент, который определяется на основании статистики фондового рынка для конкретной отрасли или компании. В России такая статистика очень ограничена, поэтому, как правило, используются только экспертные оценки. При высокой вероятности реализации того или иного риска по возможности предусматриваются дополнительные меры для нивелирования негативных последствий по отношению к проекту. Возможна также разработка сценариев реализации проекта при различном развитии внешних условий.
Несистематические риски – риски, которые можно устранить частично или полностью в результате воздействия со стороны управления объектом:
• Производственные риски (риск невыполнения запланированных работ, недостижение плановых объемов производства и др.);
• Финансовые риски (риск неполучения ожидаемого дохода от реализации проекта, риск недостаточной ликвидности);
• Рыночные риски (изменение конъюнктуры рынка, потеря позиций на рынке, изменение цен).
Риск неполучения ожидаемого дохода от реализации проекта. К данной группе рисков можно отнести все, что связано с прогнозом денежных потоков на эксплуатационной фазе. Это:
• Маркетинговый риск – риск недополучения выручки в результате недостижения планового объема продаж или снижения цены реализации относительно запланированной. Поскольку прибыль проекта (а в наибольшей степени прибыль определяется выручкой) определяет его эффективность, то маркетинговые риски являются ключевыми проектными рисками. Для снижения данного риска необходимо тщательное изучение рынка, выявление ключевых факторов, могущих повлиять на проект, прогноз их возникновения или усиления, способы нейтрализации негативного влияния данных факторов. Возможные факторы: изменение конъюнктуры рынка, усиление конкуренции, потеря позиций на рынке, снижение или отсутствие спроса на продукцию проекта, снижение емкости рынка, снижение цен на продукцию и др. Оценка маркетинговых рисков особенно актуальна для проектов создания нового производства или расширения существующего производства. Для проектов сокращения затрат на действующем производстве данные риски изучаются, как правило, в меньшей степени.
• Риск превышения производственной себестоимости продукции – затраты на производство превышают запланированные, тем самым снижая прибыль проекта. Необходим анализ затрат, построенный на сравнении с затратами аналогичных предприятий, анализ выбранных поставщиков сырья (надежность, доступность, возможность альтернативы), прогноза стоимости сырья.
• Технологические риски – риски недополучения прибыли в результате недостижения планового объема производства или роста себестоимости производства в связи с выбранной технологией производства. Факторы риска: Особенности применяемой технологии – отработанность технологии, особенности, связанные с технологическим процессом и его применимостью в заданных условиях, соответствие сырья выбранному оборудованию и др. Недобросовестность поставщика оборудования – срывы сроков поставок оборудования, поставка некачественного оборудования и др. Отсутствием доступного сервиса по обслуживанию приобретенного оборудования – удаленность сервисных служб может приводить к значительным простоям производственного процесса.
• Административные риски – риски недополучения прибыли в результате влияния административного фактора. Заинтересованность в проекте административной власти, его поддержка ею существенно снижает данные риски.
Риск недостаточной ликвидности. Данный тип рисков может возникать как на инвестиционной, так и на эксплуатационной фазе:
• Риск превышения бюджета проекта. Причина: инвестиций потребовалось больше, чем было запланировано. Уровень риска можно существенно снизить тщательным анализом инвестиций на этапе планирования проекта. (Сравнение с аналогичными проектами или производствами, анализ технологической цепочки, анализ полной схемы реализации проекта, планирование величины оборотного капитала). Желательно предусмотреть финансирование непредвиденных расходов. Даже при самом тщательном планировании инвестиций превышение бюджета на 10% считается нормой. Поэтому, в частности, при привлечении кредита, предусматривается увеличение лимита доступных для заемщика средств, выбираемых при необходимости.
• Риск расхождения графика инвестиций и графика финансирования. Финансирование поступает с задержкой или в недостаточном объеме, или наличие жесткого графика кредитования, не допускающего отклонений в любую сторону. В данном случае необходимо для собственных средств – заблаговременное резервирование денег; для кредитной линии – предусмотреть в договоре возможность колебаний сроков выборки денежных средств по кредитной линии.
• Риск нехватки денежных средств на этапе выхода на проектную мощность. Приводит к задержке эксплуатационной фазы, замедлению темпов выхода на плановую мощность. Причина: на этапе планирования не рассмотрено финансирование оборотного капитала.
• Риск нехватки денежных средств на эксплуатационной фазе. Влияние внутренних и внешних факторов приводит к снижению прибыли и нехватке средств для погашения обязательств перед кредиторами или поставщиками. При привлечении кредитных средств для реализации проекта один из основных способ снижения данного риска – использование коэффициента покрытия долга при построении графика погашения кредита. Суть метода: возможное колебание зарабатываемых компанией денежных средств в периоде устанавливается в соответствии с ожиданиями рыночной и экономической ситуации. Например, при коэффициенте покрытия 1,3 прибыль компании может снизиться на 30% при сохранении ее способности погашения обязательств по кредитному договору.
Чем сложнее рассматриваемый проект, тем больше требований предъявляется к качеству управления проектом – к опыту и специализации команды, реализующей данный проект.
Способы сокращения данного типа риска: подбор квалифицированной команды управления проектом, выбор поставщиков оборудования, выбор подрядных организаций, заказ проекта «под ключ» и др.
Мы рассмотрели основные типы рисков, присутствующие в инвестиционных проектах. Необходимо отметить, что существует множество классификаций риска. Применение конкретной классификации в бизнес-плане определяется особенностями проекта. Не следует увлекаться научным подходом и давать многочисленные сложные квалификации. Целесообразнее указать именно те виды рисков, которые наиболее значимы для данного инвестиционного проекта.
Для всех выделенных видов риска в бизнес-плане дается оценка их величины для данного инвестиционного проекта. Наиболее удобно такую оценку давать не по балльной шкале риска и через его вероятности, а через оценку «высокий», «средний» или «низкий». Связано это с тем, что такую вербальную, а не числовую оценку, гораздо легче доказать и обосновать, чем, например, вероятность наступления риска в 0,6 (сразу возникает вопрос, почему именно 0,6, а не 0,5 или 0,7).
Макроэкономические риски:
• колебания рыночной конъюнктуры;
• изменение валютного и налогового законодательства;
• снижение деловой активности (замедление темпов роста экономики);
• непредсказуемые меры регулирования в сферах законодательства;
• неблагоприятные социально-политические изменения в стране или регионе.
Риски непосредственно проекта:
• изменение спроса на продукцию, работы, услуги, являющиеся источником доходов проекта;
• изменение условий ценообразования;
• изменение состава и стоимости ресурсов, включая материальные и трудовые;
• состояние основных производственных фондов;
• структура и стоимость капитала, финансирующего проект;
• ошибки в построении логистики;
• слабое управление производственным процессом;
• повышение активности конкурентов;
• неадекватная система планирования, учета, контроля и анализа;
• неэффективное использование имущества;
• зависимость от основного поставщика материальных ресурсов;
• неэффективность кадрового состава;
• отсутствие системы мотивации персонала.
Данный список можно продолжать в зависимости от специфики осуществления конкретного инвестиционного проекта.
Оценка реализации проекта
Проводить мониторинг и оценку нужно на всех стадиях меры вмешательства, от планирования до реализации и далее. На рисунке 12 показаны разные этапы работы, основанные на концепции проектного цикла. Эту концепцию можно применять и к другим мерам вне рамок проекта, например, более крупномасштабным действиям в учреждениях здравоохранения, сообществах и на уровне правительств.
• Этап 1- это стадия предварительной оценки. Ситуацию надо проанализировать, выделить проблемы в сфере охраны здоровья и прав человека и сосредоточить на них внимание.
• Этап 2— это стадия стратегического планирования. Стороны, участвующие в реализации проекта, определяют цели, которых стремятся достичь в процессе предлагаемых мероприятий. Для этого исполнители должны быть уверены в том, что получили всю возможную информацию, необходимую для принятия решений относительно распределения финансов и усилий для достижения намеченных целей. На этом этапе закладывается основа для проведения мониторинга и оценки, и эти подходы необходимо прописать и распланировать.
• Этап 3— это стадия разработки проекта. Мера вмешательства может быть создана с нуля или быть уже существующим проектом, программой или стратегией, которые нужно пересмотреть или адаптировать для достижения определенных целей. На этом этапе нужно ответить на следующие вопросы: Какие стратегии нужно использовать в ходе реализации проекта для достижения поставленных целей? Мониторинг и оценка могут включать в себя пилотное тестирование и оценку эффективности и пригодности альтернативных методов предоставления услуг, например, методы ранней диагностики или эффективные механизмы перенаправления.
• Этап 4— это стадия реализации и мониторинга. На этом этапе сотрудники организаций-исполнителей начинают реализацию действий. Они могут изменять их в соответствии с обстоятельствами, решать возникающие проблемы и совершенствовать проект до тех пор, пока он не начнет работать безотказно. Нужна информация о том, как идет работа, и как можно повысить ее качество: в какой степени выполнение действий соответствует планам? Насколько различается реализация действий на разных объектах? Как можно повысить результативность и эффективность действий?
• Заключительный этап 5 — это стадия итоговой оценки. Проект реализован, теперь нужна информация о том, насколько достигнуты его основные цели. Для успешного мониторинга и оценки стратегическое планирование и разработка стратегии мониторинга и оценки должны быть неразрывно связаны.
Хотя система мониторинга и оценки должна быть сформирована на этапе стратегического планирования и проектирования, оценка, в отличие от мониторинга, который ведется непрерывно на протяжении всего периода реализации, проводится в определенные моменты проектного цикла.
Оценка в начале стадии планирования (известна как предварительная оценка): в центре внимания здесь находится оценка запланированных действий на соответствие требованиям, выполнимости, потенциального эффекта или ожидаемых положительных результатов. Оценка – это как бы еще одно мнение о жизнеспособности проекта. На этом этапе проверяют, оценены ли должным образом потребности сторон, достаточно ли разработаны стратегии и планы. В контексте деятельности сектора здравоохранения по противодействию насилию предварительная оценка может оценивать частоту и виды насилия, национальные стратегии, механизмы сотрудничества и направления клиентов к другим специалистам, а также сопоставлять запланированные стратегии меры вмешательства с международным положительным опытом.
Промежуточная оценка (после реализации половины мероприятий или в другое время): здесь в центре внимания находится наблюдение за ходом и реализацией проекта и выявление изменений в окружающей обстановке, способных повлиять на его результативность. Оценка включает в себя сбор и анализ данных по показателям, чтобы выяснить, в какой степени проект достигает ожидаемых результатов. Иногда промежуточная оценка проводится для выяснения причин необычного явления (например, данные мониторинга показали тревожную или чем-то примечательную тенденцию). Например, новая инициатива сектора здравоохранения, направленная против насилия, привела к повышению числа сообщений о случаях насилия. Промежуточная оценка может помочь медикам выяснить, является ли это явление следствием распространения информации и доступности консультационных услуг или же на самом деле чаще совершается насилие. В последнем случае необходимо изменить стратегию (например, больше внимания уделять мерам профилактики). В ходе оценки также можно понять, какие изменения необходимо внести в работу, чтобы сократить число случаев насилия, о которых поступают сообщения в соответствующие органы.
В конце реализации проекта (также известна, как заключительная оценка): на этом этапе рассматривается полный цикл вмешательства: история вопроса, цели, результаты, деятельность и затраты. При оценке определяют, насколько удачно реализован проект в точки зрения ожидаемых результатов, насколько устойчивыми кажутся эти результаты, и какие факторы привели к таким результатам. В этом случае должны быть оценены все критерии, согласованные на международном уровне.
По возможности оценка должна стать также учебным мероприятием. К этому можно прийти, организовав, например, семинары для всех участников с целью обобщить информацию, обсудить основные выводы и опыт, полученные в ходе оценки.
При планировании оценки должны быть учтены следующие этапы:
• Подготовка технического задания на проведение оценки: определение предмета и целей оценки, обозначение источников данных, выбор методологии и средств связи, отбор членов команды, осуществляющей оценку, и разработка рабочего плана и бюджета.
• Проектирование оценки: изучение меры вмешательства и необходимых данных, выбор основного предмета оценки и ключевых вопросов, отбор соответствующих методов сбора данных и анализа и информирование о результатах.
• Выполнение оценки: сбор и анализ данных, изучение результатов и отчетность.
• Деятельность по результатам оценки: составление плана действий в зависимости от результатов оценки, мониторинг его выполнения и управление всей последующей деятельностью или изменениями.
Вот несколько ключевых принципов, которые должны применяться при проектировании и реализации оценки:
• Свободный и открытый процесс оценки. Оценка должна проводиться независимо от управления и реализации проекта. Все шаги оценки должны быть частью прозрачного процесса. Для повышения доверия и прозрачности в оценке должны участвовать независимые эксперты, процесс привлечения которых должен быть полностью открытым. Смешанные команды внешних и внутренних оценщиков могут положительно повлиять на доверие к результатам внутри организаций и содействовать обучению и положительной культуре организаций в области мониторинга и оценки.
• Этика оценки. Оценка должна проводиться непредвзято и честно. Все стороны, которые наблюдают за проведением оценки, управляют процессом и осуществляют оценку, должны уважать права человека, культурное многообразие, традиции, религиозные убеждения и отправления религиозных обрядов.
• Партнерство и взаимная ответственность. По-видимому, партнеры ощущают возросшую ответственность и изъявляют готовность извлекать уроки из оценки, когда сами являются активными процесса оценки. Следовательно, чтобы повысить ответственность и надежность, добиться более эффективного использования и построить отношения взаимной ответственности, нужно применять метод партнерства на ранних стадиях процесса оценки. Это, например, означает, что разные организации, затронутые проблемой или работающие над ней, например, эффективно выявляющие жертв насилия, также должны получить возможность высказаться до, во время и после завершения процесса оценки. Оценка, поведенная в партнерстве с другими заинтересованными сторонами, повышает степень понимания, обучения и применения рекомендаций.
• Координация и унификация. Координация целей оценки проводится для того, чтобы снизить операционные издержки, способствовать укреплению партнерства, усилить взаимную отчетность и унифицировать требования. Таким образом, по возможности, при оценке нужно принимать во внимание национальные и местные планы оценки и соответствующую деятельность и стратегии; в тех случаях, когда это уместно, оценка должна основываться на них и рассматривать их, как мобилизующие благоприятные возможности.
• Наращивание потенциала. По необходимости потенциал учреждений здравоохранения должен стимулировать ответственность и принятие процесса и результатов и содействовать повышению уровня знаний в организации. Нужно подчеркнуть, что оценка способствует повышению знаний и накоплению опыта.
• Гарантия качества. За обеспечение качества несет ответственность команда, отобранная для проведения конкретной оценки. В договоре с группой экспертов, выполняющей процесс оценки, необходимо предусмотреть обеспечение качества. Это замечания по запланированным методам оценки, перекрестная проверка данных и разработка связного и удобочитаемого отчета, который содержит информацию об извлеченных уроках и соответствующие рекомендации.
Формы реализации проекта
Организация работ по проекту предусматривает:
• во-первых, выбор организационной формы реализации проекта,
• во-вторых, - создание организационной структуры УП.
Организационная форма реализации проекта - это организация взаимодействия и взаимоотношений между всеми участниками проекта.
Организационная структура УП - совокупность взаимосвязанных органов управления, которые находятся на разных ступенях (уровнях) системы.
Организационная форма реализации проекта зависит: от того, кто является менеджером проекта и от принятого распределения этапов и конкретных рабочих процедур между участниками проекта.
Существующие организационные формы довольно разнообразные, поскольку они зависят от конкретных параметров проекта: сроков, объема, целей и др. параметров, например, разработка рабочей документации с привлечением субподрядчиков из отдельных частей проекта или нет.
В литературе существует, хотя довольно условная, классификация организационных форм УП:
1 - Основная система,
2 - Система расширенного управления,
3 - Система ускоренного строительства.
1. В соответствии с “основной системой” менеджер проекта есть представителем (агентом) заказчика и не несет финансовой ответственности за решение, которые принимаются. Полномочие менеджера проекта ограничиваются условиями, предусмотренными контрактом с заказчиком.
Менеджером проекта (агентом заказчика) может быть сотрудник практически любой фирмы - участницы проекта (заказчика, включительно) или консультативной фирмы. Обязанности между участниками проекта в этом случае распределяются следующим образом:
Заказчик: определяет масштабы проекта, укладывает контракты с менеджером проекта и другими участниками и несет ответственность по этим контрактам, руководит процессом взаимодействия между всеми участниками проекта.
Менеджер проекта:
• отвечает за координацию и управление всем ходом разработки и реализации проекта (анализ концептуальных и проектных решений, строительно-технической документации, собственно управление строительством, включительно),
• работает по контракту с заказчиком. С другими участниками отношения на условиях других контрактов недопустимые.
Другие участники проекта (архитектор, инженер, поставщики, подрядчики и др.) выполняют традиционные для них функции.
Преимущества этой организационной формы: снятие финансовой ответственности из менеджера проекта, который обеспечивает объективность решений, которые принимаются.
Недостатки: риск за судьбу проекта полностью ложится на заказчика. Кроме того нет уверенности в стабильности “предельных” затрат по проекту, поэтому он вынужден полностью полагаться на компетентность менеджера проекта.
2. Организационные формы УП, которые предусматривают установление фиксированной цены получили название “системы расширенного управления проектами”.
Общая схема распределения ответственности между участниками проекта есть приблизительно такой.
Заказчик - отвечает за определение масштабов и параметров проекта, укладывает контракт с менеджером проекта, который должен обеспечить сооружение объекта, в большинстве случаев, “под ключ”.
Много кто из специалистов рассматривают такие организационные формы как своеобразные “общие предприятия” в состав которых входят все участники проекта за исключением заказчика.
Менеджер проекта обеспечивает управление и координацию процессов проектирования и строительства в соответствии с соглашением между участниками проекта в границах фиксированной (сметной) цены. Ним может быть представитель подчинительной организации или консалтинговой фирмы (иногда инжиниринговые), что управляет проектом, координирует поставки и работы по инжинирингу. Риск ложиться на подрядчика.
3. Система ускоренного строительства предусматривает, что проектирование и строительство осуществляется одной проектно-строительной фирмой, с которой заказчик укладывает контракт “под ключ” с заранее определенной ценой проекта. Эта модификация наиболее эффективная в тех случаях, если заказчик четко представляет основные характеристики проекта, его параметры, масштабы, требования к отдельных его частям и т.п.
Формы реализации проекта
Под задачей как особой категорией управления следует понимать объект, отвечающий пяти критериям, наличие которых или отсутствие хотя бы одного из них свидетельствует о том, есть она фактически или ее нет. Ключевой параметр – точная формулировка результата. Предполагается, что каждая задача – это особая точка в будущем, некий конкретный результат.
Формулировать задачу – наиболее тонкий и сложный момент в процессе ее постановки. В буквальном прописывании закладывается успех или неуспех решения. Когда не удалось правильно сформулировать результат, возрастает вероятность споров, что может оказаться выгодным каждой из сторон: постановщику и исполнителю. Часто формулировка выполняется как описание какого-либо действия. Грамотно ли это?
Допустим, пишут: «копать, пилить, доставить…» или ближе к современному проектному управлению: «проведение маркетингового исследования», «обучение персонала», «закуп оборудования». В выражении чувствуется расплывчатость и неопределенность. Каким параметрам должна соответствовать запись?
Критериальными условиями корректности формулировки являются следующие тезисы:
• в формулировке должна быть конкретика достижения результата;
• чисто качественные формулировки не рассматриваются, только обозначенные количественные данные считаются задачными;
• с точки зрения формулировки, задача – это точка в будущем, адекватная в понимании «достигнуто – не достигнуто»;
• это некий «черный ящик» – не существенно, что там внутри.
Правильно сформулировать задачу означает наполовину ее решить. Четыре приведенных условия свидетельствуют нам, что результаты, в том числе промежуточные, – это и есть проектная задача. Как она должна подготавливаться?
Введем понятие ответственного ресурса задачи проекта. Под ответственным ресурсом будем понимать человека (сотрудника компании или привлеченного исполнителя), который имеет право принять на себя выполнение работы и обязан выполнить ее, не ссылаясь на возникающие затруднения. Таким образом, ответственный ресурс подразумевает фамилию и имя, а также приданный бюджет решения.
Задача – это специальный микроконтракт на достижение ее результата. Следовательно, помимо ответственного ресурса, являющегося стороной в этом соглашении, у него должна быть и вторая сторона, а именно – постановщик. Возникает необходимость и в фиксации срока исполнения – точной календарной даты.
Не только в проектном, но и в общем управлении приходится наблюдать ситуации споров, конфликтов, вызванных разночтением в понимании поставленной задачи. Не сложно догадаться о причинах недовольства сторон друг другом – не было оформления договоренностей. Поэтому очень важно правильно оформлять постановку задачи.
Подводя итог, можно резюмировать и предложить пять критериев наличия задачи:
1. Точная формулировка результата.
2. Срок – точная календарная дата сдачи-приемки.
3. Постановщик – фамилия и имя.
4. Ответственный ресурс – фамилия, имя и бюджет.
5. Документированная форма постановки.
Под целями будем понимать совокупность желаемых результатов, ради которых затевается, начинается проект. Иными словами, это такое измененное состояние бизнеса, которое мы хотим достичь и формулируем в качественной (допустимо) и количественной (желательно) формах. Можно ли сказать, что ключевая задача и есть проектная цель? Да, в идеальном случае это возможно. В деловом обороте, тем не менее, цели отличаются от задач различием вопросов, на которые они отвечают.
Первые в своей формулировке отвечают на вопрос о том, какое состояние должно быть достигнуто в результате проекта. В то же время вторые должны ответить на вопрос о том, какие промежуточные и итоговые результаты должны быть при этом обеспечены. Задачи проекта могут и должны быть рассмотрены как некая декомпозиция объекта управления верховного уровня. Вашему вниманию представляется типовой пример такой декомпозиции – «Дерево задач».
Интерес также представляет пирамида целей проекта. Необходимо дать характеристику уровням этой пирамиды и определить место, которое на ней занимают наши объекты управления. Цели состоят из двух уровней. Верхушка – это стратегические цели уровня организации, а ниже – цели непосредственно проекта.
Стратегические цели проекта – это цели, достигаемые в долгосрочной перспективе, направленные на достижение миссии и выполнение стратегии компании. К ним привязывать PM не целесообразно. Они служат тому, чтобы увязать цели проекта со стратегическими целями компании, чтобы иметь перед собой долгосрочный ориентир.
Продукт проекта – линия водораздела в модели пирамиды. Выше продукта располагаются цели проекта – ради чего мы продукт создали и какие эффекты от него хотим получать. Ниже продукта проекта на схеме пирамиды расположены задачи. Они представляют последовательность действий, выполняя которую, создается продукт.
Реализация бизнес проектов
Реализовать бизнес-план - это значит выполнить все рабочие задачи на предприятии и вне его, необходимые для того, чтобы перевести бизнес-проект из стадии бизнес-плана в производственную стадию. Необходимо составить реалистичный график для различных стадий фазы реализации проекта. В таком графике должны быть определены стадии реализации бизнес-плана в терминах ресурсов и продолжительность каждой стадии. План реализации должен содержать график, который объединяет различные стадии реализации в последовательную схему действий. Это подробное расписание должно охватывать всю инвестиционную фазу, включая период от решения о капиталовложениях до начальной стадии производства и дальнейшего функционирования бизнес-проекта.
Для различных стадий реализации бизнес-проекта требуются неодинаковые периоды времени. Это зависит от условий в стране и требований конкретного бизнес-плана. Между моментом принятия решения о капиталовложениях и началом реализации бизнес-проекта протекает значительное время.
В этот период совершаются следующие основные действия:
• назначение команды по реализации бизнес-проекта;
• образование фирмы в случае необходимости;
• финансовое планирование;
• организационное оформление;
• приобретение и передачу технологии;
• основной инжиниринг;
• предварительное определение подрядчиков, консультантов и поставщиков;
• подготовка заявочных документов;
• выставление предложений;
• предложение цены;
• оценка предложений;
• переговоры и заключение контрактов;
• подробный инжиниринг;
• приобретение земли;
• строительные работы;
• установка оборудования;
• закупка материалов и сырья;
• предпроизводственный маркетинг;
• обучение и назначение на должности;
• запуск и начало производства;
• поддержание и развитие производства.
В реализации могут принимать участие как местные, так и иностранные стороны.
В некоторых случаях период внедрения может быть таким продолжительным, что данные бизнес-плана устаревают и нуждаются в пересмотре. Данные по затратам должны быть датированы и документированы так, чтобы позволить непрерывное отслеживание цен и методом прогнозов, и путем сбора реальной информации. Сравнивая реальные данные, накапливающиеся во время фазы реализации, с данными, представленными на стадии изуче-ния, можно определить воздействие любых превышение затрат на ликвидность, финансовые требования и общую прибыльность проекта.
Планирование реализации бизнес-проекта и составление бюджета включают следующие основные задачи:
• определение типа рабочих задач на предприятии и вне его, решение которых необходимо для реализации бизнес-проекта;
• определение логической последовательности событий в рабочих задачах;
• подготовку графика реализации, определяющего положение рабочих задач корректно во времени и учитывающего соответствующее время для завершения каждой индивидуальной задачи;
• определение ресурсов, необходимых для решения индивидуальных задач и соответствующих затрат;
• подготовку бюджета реализации и потоков средств, которые обеспечат финансирование на всем протяжении процесса реализации и эксплуатации бизнес проекта;
• документирование всех данных реализации, позволяющее корректировать планы и бюджет реализации, равно как и прогнозы, сделанные во время составления бизнес-плана.
Проблема реализации проектов
Работая на крупных проектах внедрения, приходится сталкиваться с примерно одинаковым перечнем проблем, лишь немного отличающихся спецификой работы компании-заказчика. Часть из них удается решить благодаря сложившимся доброжелательным личностным отношениям между членами проектной команды Исполнителя и Заказчика, когда есть доверие друг к другу и понимание важности запущенных процессов. Если же не удается найти общий язык, то вопросы решаются только официально на уровне руководства компаний с негативом и затраченными нервами. Какие же это проблемы и есть ли пути их решения?
Важная составляющая серьезного подхода к началу проекта – это наличие у клиента четкой организации своих бизнес-процессов, корректная постановка целей и задач внедрения, четкое понимание всеми пользователями конечных результатов автоматизации. В противном случае по ходу внедрения можно ожидать включения в перечень дополнительных задач, не предусмотренных бюджетом проекта, саботажа «из принципа» со стороны тех, кому автоматизация должна принести облегчение в работе, но им не хочется овладевать новыми навыками, и так далее.
Например, на допроектной стадии специалисты Исполнителя поверхностно оценили проект по срокам выполнения, по стоимости, рискам. В ходе внедрения может выясниться, что задача на самом деле более объемная, чем была определена ранее, и количество заложенных часов недостаточно. Клиент неохотно идет на внесение изменений в бюджете проекта, который уже согласован и утвержден на всех уровня, так как это дополнительные затраты, а всем компаниям хочется сэкономить. Кроме того, из-за недооцененного объема задач могут происходить сдвиги проекта по срокам выполнения. То есть изначально поверхностно оцененный проект порождает проблемы в будущем. Следовательно, подходить к этому вопросу надо тщательно.
Встречаются случаи, когда Заказчик высказывает свои пожелания по доработкам конфигураций уже в процессе внедрения, хотя все документы подписаны, согласованы, аванс выплачен. Пример из практики работы на проекте по внедрению «1С:ERPУправление предприятием»: по договору первый этап предполагал моделирование нескольких подсистем. Специалисты «Кодерлайн» сделали моделирование и карту функционального покрытия. Предстояли длительные выходные и праздничные дни, в течение которых мы хотели перенести остатки, доделать необходимые работы. Но оказалось, что сервера выключены, а Заказчик нас не предупредил, то есть дни прошли впустую. Когда же начали вносить информацию, необходимую для запуска, то Заказчик сказал, что хочет видеть по-другому блок продаж и потребовался месяц на его переделку. В результате оперативный контур не был запущен вовремя.
Со стороны Исполнителя могут быть проблемы, связанные с составом проектной команды. Например, замена сотрудника во время внедрения по личностным качествам, неумению коммуницировать, недостаточным компетенциям, знаниям или по семейным обстоятельствам. Конечно, после первого предупреждения надо дать сотруднику шанс исправить положение, если видны явные огрехи в работе. Но если изменений нет, то надо сразу искать замену, так как на введение, адаптацию нового сотрудника потребуется время, а у Исполнителя четко прописанные сроки выполнения проекта, и лучше не усугублять ситуацию. Был пример, когда архитектор выстраивал систему на проекте у клиента, но потом по семейным обстоятельствам оставил команду и вверенный блок не доделал. Руководителю проекта пришлось вникать в методологию, во все нюансы, что заняло определенное время. К тому же сотрудники Заказчика тормозили с проверкой остатков, и в итоге проект шел с задержкой на 5 месяцев от установленной изначально даты.
То есть можно сказать, что большая часть проблем связана с управлением людьми как в проектной команде Исполнителя, так и у Заказчика. Причем на последних повлиять могут только они сами.
Во многом залог успеха проекта зависит от руководителя проекта (РП) со стороны Заказчика, его личности и должности в структуре компании. Для Исполнителя – он первый помощник, связующее звено и основной коммуникатором между проектной командой Исполнителя и сотрудниками своей компании, конечных пользователей, участие которых также важно. К сожалению, при выборе РП часто применяется формальный подход, так как нет понимания степени его загрузки и нагрузки, ответственности за выполнение проекта. Многим специалистам 1С знакома ситуация, когда руководителем проекта назначают руководителей функциональных подразделений, например, главных бухгалтеров или главных финансистов, которые достаточно загружены по своей основной деятельности, и у них физически не хватает времени на участие в проекте. При этом их не хотят даже частично освободить от основных обязанностей, текущей нагрузки, или взять дополнительного сотрудника в помощь.
На этапе запуска новой программы в эксплуатацию важна сознательность и мотивация конечных пользователей, за которыми закреплен определенный участок работы, так как требуется их большая занятость в процессе. Но иногда сам Заказчик не понимает, насколько они (пользователи) будут вовлечены, когда потребуется проверить остатки, корректно завести документы, грамотно заполнить аналитику для новой системы, поскольку из-за разниц конфигураций «переложить» документы один к одному не получается. Бывают случаи, когда надо протестировать тот или иной участок работы, а ответственный сотрудник ушел, потому что закончилось рабочее время и у него нет стимула оставаться сверх нормы.
Возникает масса трудностей, идет негатив, а порой и саботаж со стороны сотрудников компании-заказчика.
Получается замкнутый круг: Исполнитель не можем воздействовать на конечного пользователя, так как их взаимоотношения никак не регулируются, а ответственное лицо со стороны Заказчика все время занят своей основной работой, ему некогда. В результате при завершении отдельных этапов и проекта в целом внедренцы бьются в закрытые двери, так как никто не хочет принимать работы и подписывать акты выполненных работ, не хочет брать на себя ответственность. Из-за этого затягиваются сроки, накаляется обстановка на проекте.
Большую часть проблем, которые возникают в ходе проекта, можно решить на этапе его обсуждения, согласования, принятия в работу. Во-первых, для исключения неприятных ситуаций, непонимания между командами или хотя бы сведения их к минимуму при внедрении информационной системы должна быть поддержка со стороны высшего руководства компании-заказчика. На крупных проектах, как показывает практика, руководителем проекта должен быть человек, занимающий вторую ступеньку в структуре компании, который имеет соответствующие полномочия для принятия решений и может давать указания подчиненным, а не уговаривать их остаться и поработать на пользу проекта.
Во-вторых, в начале проекта Заказчику необходимо проговаривать с пользователями вероятность сверхурочной работы с соответствующими оплатами, поощрениями, доступными в компании. Также важна разъяснительная работа, так как на начальном этапе сотрудники компании не знают преимуществ автоматизации, и не понимают, насколько облегчится их работа с помощью, условно говоря, волшебной кнопки, по которой оперативно можно будет получать все отчеты.
Из нашего опыта могу сказать, что многие текущие вопросы решаются на еженедельных совещаниях по статусу проекта с участием представителей Заказчика и участников проектной команды Исполнителя – РП, архитектора, методолога, где рассматривается выполнение плана-графика, устанавливаются сроки, назначаются ответственные лица. По итогам составляется протокол с перечислением задач для решения и сроков их выполнения, отмечается, какая документация не была предоставлена, какие участки не протестированы. Протокол отправляется на согласование всем ответственным лицам. Если для сохранения сроков реализации проекта не удастся достичь компромисса на этом этапе, то нужно выносить обсуждение вопросов на более высокий уровень, вплоть до первых руководителей.
В целом, относительно идеального проекта не помню ни в своей практики, ни у коллег. Но иногда даже маленькие шажки в виде закрепленного одного часа работы конечных пользователей с проектной командой Исполнителя – это уже удача и реальный прогресс в выполнении поставленной задачи.
Бюджет реализации проекта
Эффективность реализации инвестиционного проекта в значительной мере определяется обоснованным планом финансирования отдельных работ по его практическому осуществлению. Плановый финансовый документ, разрабатываемый в этих целях, носит название „капитальный бюджет реализации инвестиционного проекта" (или просто „капитальный бюджет проекта").
Капитальный бюджет реализации инвестиционного проекта представляет собой одну из форм оперативного плана инвестиционной деятельности предприятия, отражающего объемы, сроки и источники финансирования отдельных видов работ, связанных с его осуществлением.
Разработка капитального бюджета инвестиционного проекта направлена на решение двух основных задач:
1. Определение объема и структуры расходов по реализации инвестиционного проекта в разрезе отдельных этапов календарного плана.
2. Обеспечение необходимого для покрытия этих расходов потока инвестиционных ресурсов в рамках общего объема средств, предназначенных для финансирования реализации инвестиционного проекта.
Исходными предпосылками для разработки бюджета реализации инвестиционного проекта являются:
а) календарный план реализации инвестиционного проекта;
б) сметы затрат на выполнение отдельных видов работ и приобретение сырья, материалов, механизмов и оборудования, разработанные в разрезе отдельных функциональных блоков календарного плана;
в) общая стратегия и схема финансирования инвестиционного проекта;
г) предварительный график инвестиционного потока, составленный на этапе разработки бизнес-плана проекта;
д) финансовое состояние инвестора в текущем периоде. Капитальный бюджет реализации инвестиционного проекта состоит из двух разделов:
1) капитальные затраты;
2) поступление средств (инвестиционных ресурсов).
Капитальные затраты представляют собой затраты на приобретение долгосрочных активов, функционирующих на протяжении продолжительного периода с постепенной амортизацией стоимости. К капитальным затратам относят обычно первоначальную стоимость введенных в строй зданий и сооружений (или поэтапные расходы по их сооружению); стоимость новых видов машин и механизмов; приобретаемое оборудование и инвентарь (кроме малоценного и быстроизнашивающегося); стоимость приобретаемых нематериальных активов (патентов, лицензий, „ноу-хау" и т.п.), подлежащих постепенному списанию и т.п.
Целью планирования капитальных затрат является обеспечение реализации инвестиционного проекта в предусматриваемых строительных объемах, уровне технологии и технического оснащения при избежании излишнего объема этих затрат.
Так как объем и структура инвестиционных затрат предварительно определяются еще на стадии обоснования бизнес-плана инвестиционного проекта, то процесс разработки раздела „капитальные затраты" бюджета сводится обычно к четырем процедурам:
1) вычленение из общего объема инвестиционных затрат, определенных бизнес-планом, той их доли, которая относится к рассматриваемому текущему периоду (если продолжительность реализации инвестиционного проекта превышает один год);
2) уточнение объема инвестиционных затрат текущего периода с учетом корректив, внесенных подрядчиком в технологию работ;
3) уточнение объема и структуры инвестиционных затрат в связи с изменением индекса цен после утверждения показателей бизнес-плана проекта;
4) уточнение первоначального объема инвестиционных затрат с учетом резерва финансовых средств, предусмотренного в контракте с подрядчиком на покрытие непредвиденных расходов (в порядке внутреннего страхования инвестиционных рисков). Объем этого резерва при разработке капитального бюджета должен определяться с учетом только тех категорий затрат, которые вошли в первоначальную оценку инвестиционных рисков.
Поступление средств при разработке капитального бюджета включает планируемый поток инвестиционных ресурсов в разрезе отдельных источников: собственных средств инвестора (прибыли, амортизационных отчислений, дохода от реализации выбывающего имущества и т.п.), привлекаемого паевого или акционерного капитала, кредитов банка, лизинга, селенга и т.п.
Процесс разработки раздела „поступление средств" бюджета предусматривает обычно следующие процедуры:
1) уточнение общего объема поступления средств — этот показатель должен корреспондировать с показателем общего объема инвестиционных затрат по первому разделу бюджета;
2) уточнение структуры источников поступления средств (если меняется показатель общего их объема);
3) обеспечение стыковки объема поступления средств по отдельным периодам формирования приходной части бюджета с объемом инвестиционных затрат, предусмотренных в отдельных периодах в соответствии с календарным планом осуществления работ.
Так же как и календарный план, капитальный бюджет разрабатывается первоначально на предстоящий год в разрезе кварталов, а затем в рамках предстоящего квартала детализируется в разрезе месяцев.
При разработке капитального бюджета реализации инвестиционного проекта может быть использован метод „гибкого" его составления. Он предусматривает установление планируемых капитальных затрат не в твердо фиксируемых суммах, а в виде норматива расходов, „привязанных" к соответствующим объемным показателям инвестиционной деятельности. По инвестиционному циклу проекта, связанному со строительством объекта, таким показателем выступает обычно объем строительно-монтажных работ. Рассматриваемый метод разработки бюджета позволяет обеспечивать автоматическую его корректировку в зависимости от реального объёма деятельности по реализации инвестиционного проекта.
При использовании этого метода разработки капитального бюджета реализации инвестиционных программ должен быть предусмотрен определенный резерв инвестиционных ресурсов на возможное повышение объёма капитальных затрат (при ускорении строительно-монтажных работ).
Разработка „гибкого" капитального бюджета в виде системы нормативов затрат различного вида позволяет не только оперативно корректировать денежные потоки, но и осуществлять эффективную политику реализации инвестиционного проекта в текущем периоде.
Как известно, все исконно русские женские имена оканчиваются либо на «а», либо на «я»: Анна, Мария, Ольга и т.д. Однако есть одно-единственное женское имя, которое не оканчивается ни на «а», ни на «я». Назовите его.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
