Законодатель предусматривает обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Основным документом, подтверждающим такой учет, является табель учета рабочего времени.
Существуют следующие виды учета рабочего времени: не суммированный (поденный, еженедельный) и суммированный. Поденный учет применяется в случаях, когда работник имеет одинаковую продолжительность рабочего дня ежедневно. Еженедельный учет устанавливается, если продолжительность ежедневной работы работника может быть различной, но за неделю он вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (36 часов, 24 часа и т. д., но не более установленной — 40 часов).
Суммированный учет используется в случаях, когда продолжительность рабочего времени вдень, в неделю может быть различной. Переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. При этом за учетный период (месяц, квартал, год) работник должен отработать установленную норму часов.
За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.
До начала работы работник обязан отметить свой приход, а по окончании рабочего дня — уход в порядке, установленном в организации. Табельные доски и другие средства учета должны быть открыты для доступа к ним за полчаса до начала работы и тотчас после ее окончания. Работодатель обязан обеспечить контроль над правильностью учета явки на работу и ухода с работы. Около места учета должны находиться часы, правильно указывающие время.
Отклонения от производительного использования рабочего времени проставляются как прогулы, несанкционированное отсутствие на рабочем месте, использование рабочего времени, оборудования, средств производства для решения личных вопросов. Споры в сфере применения норм, затрагивающих рабочее время работников, порой вызваны способом оплаты отдельных периодов работы, а также специальными нормами рабочего времени, устанавливаемыми для отдельных категорий работников.
Суммированный учет рабочего времени в 2018 году
Вы возглавляете предприятие и планируете в 2018 году установить для своих сотрудников сменный рабочий график с продолжительностью трудовых будней, отличающегося от регламентированного трудовым законодательством? В таком случае вам потребуется начать вести суммированный учет времени, затраченного при выполнении некоторых работ. В противном случае, первый же визит сотрудников Трудовой инспекции обернется немалым штрафом.
Трудовое законодательство РФ в статье 104 предусматривает суммированный учет отработанного сотрудниками предприятия времени. При таком способе ведения учета, общая сумма отработанного работниками времени не может быть больше нормативного числа трудовых часов за определенный промежуток времени. Продолжительность любого учетного периода определяет внутренний распорядок предприятия, который, как руководитель организации, утверждаете вы. Длина периода не может быть больше одного года, а при табелировании сотрудников, привлеченных к вредному и(или) опасному производству, не превышать три месяца.
Внутренний распорядок деятельности организации определяет график работы отдельных сотрудников или всего трудового коллектива. Правила ведения суммарного учета и продолжительность его периодов устанавливаются отдельными приказами руководства предприятия. Принципы суммарного учета отработанного времени должны быть обозначены в разделах трудового договора. Локальный акт предприятия, определяющий правила суммированного учета в 2018 году, должен быть предоставлен всем сотрудникам для личного ознакомления под роспись.
При суммированном учете рабочего времени, от вас потребуется организовать следующие мероприятия:
• определить продолжительность периода учета отработанного сотрудниками времени;
• разработать и утвердить рабочий график;
• установить порядок расчета зарплаты для всех работающих посменно сотрудников.
Производственный календарь 2018 года определяет нормативы рабочего времени. При этом рабочий график должен быть составлен с учетом нормативов времени текущего учетного периода. Для исключения превышения норм времени учетного периода, вам потребуется точно рассчитать число штатных единиц, осуществляющих определенный вид деятельности.
На предприятии, где применен суммированный учет трудового времени определенных категорий сотрудников, в 2018 году руководитель самостоятельно регулирует порядок расчета и начисления их зарплаты. Порядок начисления устанавливается в виде часовой тарифной ставки, либо фиксируется окладом. Рабочий график смен разрабатывается в часах, и оплату работы удобнее устанавливать из расчета стоимости человеко-часа. В таком случае зарплата сотрудника организации будет равняться сумме отработанных часов учетного периода, умноженных на величину ставки.
Величина тарифной ставки для отдельных категорий персонала может быть рассчитана:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• делением установленного оклада текущего месяца на число рабочих часов, определяемых графиком работы сотрудника или производственным календарем;
• делением общей суммы окладов работника учетного периода на нормальное число часов, определенных рабочим графиком;
• делением установленного оклада на среднемесячную сумму человеко-часов, определяемых путем разделения годового норматива рабочего времени на двенадцать.
В случаях превышения определяемых ТК нормативов рабочего времени, связанного с производственной необходимостью, устанавливается факт сверхурочной работы, определяемой в часах, потребовавшихся для выполнения работы. Когда выполняется суммированный учет, переработка оплачивается путем сравнения нормы трудового времени и фактически затраченными на работу часами.
Выполнение правильного учета суммированного рабочего времени поможет вам избежать многих проблем, возникающих при внеплановых ревизиях трудовой инспекции. Также соблюдение порядка вашего взаимодействия с работниками, существенно повысит производительность организации.
Данный приказ оформляется на бланке организации с указанием необходимых данных. Речь идет о дате создания документа, номере приказа, а также местонахождении предприятия. Далее следует письменный приказ о введении графика смен. Каждый сотрудник обязан ознакомиться с информацией. В бланке вписывается ФИО сотрудника, ответственного за исполнение приказа. Ниже руководитель должен оставить свою подпись.
Если фиксируется тарифная ставка, при выходе сотрудника в праздники на работу, эти дни должны быть оплачены. Выход в праздничный день сотрудника оплачивается в двукратном размере. При переработке в такие дни сверхурочные часы не будут оплачиваться сверх нормы по причине того, что по факту уже идет повышенная ставка. При уставном окладе рассчитывается фиксированный размер оплаты.
Существует официальная норма, по которой возможно проводить подсчет переработанного времени. По трудовому кодексу на 2018 год первые 2 часа, переработанные сотрудником за определенный период времени, оплачиваются в 1.5 раз больше стандартного расчета. Все последующие сверхурочные часы оплачиваются в 2 раза больше стандартного. Во внимание берется не один определенный день, а период, например, 3 рабочих месяца, при вычтенных выходных днях, праздниках и так дальше.
Недоработанные часы могут возникнуть, как по вине сотрудника, так и по вине начальства. В первом случае никакой оплаты не будет. При вине начальства недоработка будет оплачена. Только в этом случае изначально необходимо сравнить со средним заработком. Если проработанного времени меньше средней заработной платы, последует повышение до установленной суммы. При равенстве или превышении доплаты не будет.
График учета рабочего времени в 2018 году
Продолжительность рабочей недели и/или смены, в соответствии со ст. 100 ТК РФ, устанавливается коллективным договором, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка. При этом ст. 101–105 ТК РФ предусмотрены различные режимы труда, для учета оплаты рабочего времени которых составляют график рабочего времени (или табель). В статье рассмотрены варианты оплаты труда с различными режимами труда, приведен образец графика выхода на работу сотрудников. Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц можно в конце статьи.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не должна быть более 40 часов в неделю. Учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, должен организовать работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13. Скачать график работы на месяц (образец, пустой бланк) по унифицированным формам можно в конце статьи.
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), такой документ оформлять не нужно.
Необходимость в графике возникает в случаях:
• ненормированного рабочего времени (ст. 101 ТК РФ);
• работы в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменного режима работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
Цель графика в этих случаях — контроль за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени в целом за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных графика по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом времени переработки или недоработки.
Продолжительность учетного периода должна устанавливаться каждой организацией. При этом следует учитывать, что в качестве месяца целесообразно устанавливать учетный период, если работник ежемесячно отрабатывает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. в графике изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.
Если же по графику работника видно, что в некоторых месяцах он отрабатывает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, будет справедливым, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В данном случае продолжительность учетного периода целесообразно установить более одного месяца. Количество же месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по графику совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов в этом случае будет производиться не помесячно, а один раз за весь учетный период в целом.
Существуют две унифицированные формы графика: Т-12 и Т-13. Разница в них заключается в том, что график Т-12 можно заполнить только вручную или в текстовом редакторе, и в нем есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 может заполняться с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета посещений сотрудниками фирмы своей работы. В этой форме отсутствует блок для расчета зарплаты, она подлежит расчету в иных регистрах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата сотрудникам, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Так как перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций, или налогооблагаемый доход при УСНО, данный документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой при этом с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить свой вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых для первичных документов установлена законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени в целом по организации или отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
В шапке графика обязательно заполняется наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой нумерацией в организации. Дата составления и отчетный период заполняются обязательно, как реквизиты первичного документа.
Пошаговая инструкция оформления:
Шаг 1. Оформляем шапку.
Далее перейдем к заполнению граф (всего шаблон графика содержит 13 граф).
Шаг 2. Заполняем графы 1–3.
Графа 1, порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения по каждому работнику: Ф.И.О. сотрудника, его должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6.
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2018 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в графике четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца отражаются буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлены на титульном листе формы № Т-12) — это коды явок неявок к графику рабочего времени.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и др., делаются на основании документов: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, соответствующий количеству фактически отработанных часов и минут каждым работником.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного времени по каждому сотруднику за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9.
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при автоматизированной системе учета с учетом следующих особенностей:
• если для всех работников организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «код вида оплаты» и «корреспондирующий счет» можно ставить над гр. 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если же начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2-х и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то гр. 7 и 8 заполняются соответствующими данными, в гр. 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10–13.
В них приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока граф также предусмотрено на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в график не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам.
Табель можно вести одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывается ответственными лицами, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половины месяца.
Сроки хранения графика:
• как первичный документ, в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, — в течение 4 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — в течение 5 лет (Закон 402-ФЗ);
• как документы по кадрам и оплате труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (120, отсутствие его, как первичного документа, может повлечь штраф в размере от 10 000 руб. до 40 000 руб. и отказ в признании в расходах при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ, за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 руб. до 20 000 руб.
Норма учета рабочего времени
В 2018 году правила расчета нормы рабочего времени останутся прежними. Руководствоваться при расчете стоит ТК РФ, приказом Минздравсоцразвития РФ №588н и Постановлением Правительства РФ №1250 от 14.10.2017 года, посвященному тому, как будут переноситься выходные дни в стране в 2018 году.
Временной период, за который происходит расчет нормы рабочего времени – это год, квартал и месяц.
Давайте рассмотрим формулы, по которым рассчитываются нормы рабочего времени.
Норма рабочего времени за месяц = количество рабочих часов в неделю : 5 х количество рабочих дней в расчетном месяце - количество часов, на которое были уменьшены предпраздничные рабочие дни в расчетном месяце.
Пример 1. Рассчитаем норму рабочего времени для февраля 2018 года при стандартной сорокачасовой рабочей неделе. Рабочих дней в феврале 2018 – 19. При этом четверг 22 февраля – предпраздничный день, когда время работы сокращается на 1 час.
Норма рабочего времени: 40 : 5 * 19 – 1 = 151
За квартал норма рабочего времени рассчитывается по такой же формуле, только умножать уже нужно на количество рабочих часов в квартале. И сокращение рабочего дня в предпраздники также учитывать за квартал.
Норма рабочего времени за квартал = количество рабочих часов в неделю : 5 х количество рабочих дней в расчетном квартале - количество часов, на которое были уменьшены предпраздничные рабочие дни в расчетном квартале.
Пример 2. Рассчитываем норму рабочего времени за 1 квартал 2018 года при сорокачасовой рабочей недели:
• Количество рабочих дней в 1 квартале – 56;
• Количество часов, на которые были сокращены предпраздничные дни – 2 (на 1 час 22 февраля и на 1 час 7 марта).
Если у сотрудников фирмы скользящий график, либо специфика работы предусматривает труд в праздники, то переносить выходные дни, выпадающие на праздники, как это предписывает ТК, не нужно.
Чтобы упразднить вам задачу, ниже мы приводим таблицу уж с рассчитанной нормой рабочего времени на 2018 год.
Нормы рабочего времени на 2018 год, таблицы:
Месяц года (в скобках указано количество рабочих /выходных дней в месяце)
40-часовая рабочая неделя
36-часовая рабочая неделя
24-часовая рабочая неделя
январь (17/14)
136
122,4
81,6
февраль (19/9)
151
135,8
90,2
март (20/11)
159
143
95
апрель (21/9)
167
150,2
99,8
май (20/11)
159
143
95
июнь (20/10)
159
143
95
июль (22/9)
176
158,4
105,6
август (23/8)
184
165,6
110,4
сентябрь (20/10)
160
144
96
октябрь (23/8)
184
165,6
110,4
ноябрь (21/9)
168
151,2
100,8
декабрь (21/10)
167
150,2
99,8
Квартал года (в скобках указано количество рабочих/выходных дней в квартале)
40-часовая рабочая неделя
36-часовая рабочая неделя
24-часовая рабочая неделя
1 квартал (56/34)
446
401,2
266,8
2 квартал (61/30)
485
436,2
289,8
3 квартал (65/27)
520
468
312
4 квартал (65/27)
519
467
311
Норма рабочего времени за весь 2018 год:
2018 год (247 рабочих дней и 118 выходных)
1970
1772,4
1179,6
Для организаций с пятидневной и шестидневной рабочей неделей процесс расчета одинаковый.
Компании с шестидневной рабочей неделей рассчитывают норму рабочего времени в 2018 году по пятидневке.
Однако если умножить рабочие дни на рабочие часы, то полученное количество рабочих часов в месяц при шестидневной неделе может не соответствовать количеству рабочих часов в месяц при пятидневке.
Например: Возьмем октябрь 2018 года. Норма рабочего времени в этом месяце для пятидневной недели установлена в размере 184 часа.
А что получается при шестидневке: (23 будних рабочих дня *7 рабочих часов) + (4 субботы*5 рабочих часов) = 181 час.
Что делать с расхождениями? Ничего с ними делать не нужно. Это всего лишь чисто арифметическое расхождение. Согласно ст.129, ст.99 и ст.91 ТК РФ, где прописаны понятия оклада и сверхурочных работ, эти расхождения никак не могут повлиять на зарплату работника. Но у бухгалтера фирмы с шестидневным графиком должны храниться точные данные.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
