Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. Связаться с автором
Эта статья о том, как делать больше дел, выполнять все работы быстро и в срок.
Почему важно организовывать свое личное время
Время для каждого человека является невосполнимым и самым дефицитным ресурсом. Бенджамин Франклин - один из основателей США, чей портрет можно видеть на стодолларовых купюрах, сын простого мыловара, преуспевший благодаря высокой самоорганизации в дипломатии, науке, политике и публицистике, высказал следующую важную мысль: «Любишь жизнь? Тогда не теряй времени, ибо время – ткань, из которой состоит жизнь».
Люди, умеющие разумно распоряжаться своим временем, достигают в жизни значительно большего и строят свою жизнь такой, какую они желают.
Сегодня в различных источниках информации можно найти бесчисленное число рекомендаций по организации личного времени. Существует специальное направление в теории и практике управления – тайм-менеджмент – которое прицельно разрабатывает данную область жизнедеятельности.
В нашей статье мы предложим Вашему вниманию самые простые и вместе с тем очень действенные способы рационального распоряжения личным временем, которые не потребуют особых усилий для того, чтобы в них разобраться и применить в практике, достаточно лишь желания ими воспользоваться.
Полезные советы по использованию рабочего времени
Центральная нервная система человека является инерционной системой. Чтобы в ней произошли определенные изменения, должно пройти некоторое время. Мгновенно перестроиться с решения одной задачи на другую она не может. Одним людям может потребоваться десять минут, другим – полчаса. Поэтому, когда что-то отвлекает от решаемой в данный момент задачи, потом придется потерять время на то, чтобы вернуться на уровень наивысшей производительности при выполнении работы. Учитывая это, чтобы делать дела быстро, необходимо максимально исключить все отвлекающие факторы.
В каждую единицу времени надо заниматься только одним делом. В противном случае происходит точно такое же отвлечение, и производительность при выполнении работы снижается.
Успешные люди начинают свой рабочий день с выполнения главного на этот день дела. Очень помогает использование блокнота, куда каждый вечер записываются все дела на следующий день. Из этого перечня выбирается главное, с которого и начинается следующий рабочий день.
Если в начале рабочего дня заниматься мелкими рутинными делами, то к моменту, когда очередь дойдет до важного дела, Вы уже эмоционально выдохнетесь. Кроме того, есть основание предполагать, что выполнение в начале рабочего дня важного и сложного дела дает человеку дополнительную силу, поскольку он может гордиться собой и чувствует себя способным справиться с любой задачей.
Частыми причинами непродуктивного использования времени в течение рабочего дня являются беспорядочное выполнение дел из-за отсутствия планирования времени и неправильное выстраивание приоритетов. Если заранее не спланировать день, легко пропустить существенные детали, к которым придется затем возвращаться и тратить на это время. Когда сначала уходит много времени на незначительные дела, то на решение важных задач времени может просто не остаться.
К нехватке времени приводит беспорядок на рабочем месте. При этом на поиск необходимого в данный момент уходит много времени, которое можно было бы использовать значительно продуктивнее.
Необходимо аккуратно раскладывать на рабочем месте документы и инструменты, классифицировать их и располагать так, чтобы можно было мгновенно найти то, что нужно сейчас. При работе с компьютером надо убрать с рабочего стола все излишние папки и ярлыки.
Нельзя допускать возникновения беспорядка при замене старых вещей на новые. При появлении чего-либо нового нужно каждый раз убирать что-то из старого. Если беспорядок уже ощущается, появление одной единицы нового должно сопровождаться отказом от двух единиц старого.
Значительную экономию времени дает избавление от бесполезных занятий, которые забирают время во вред действительно нужным делам. Чтобы обнаружить такие бесполезные для работы затраты времени, специалисты рекомендуют делать на протяжении нескольких дней фотографию рабочего дня.
Что делать российскому малому бизнесу, чтобы выжить
При этом каждый час записывается в блокнот то, чем Вы занимались, и сколько минут на это было затрачено. Чаще всего к потерям рабочего времени приводят продолжительные и частые перекуры, частое питье кофе и чая, не имеющие отношения к работе беседы с коллегами и разговоры по телефону, бесцельное листание профилей в социальных сетях. Иногда излишне долго длится обеденный перерыв. Все эти «пожиратели» времени нужно устранить или хотя бы постепенно настойчиво сокращать.
Мешают продуктивно использовать рабочее время многочисленные обязательства. Важно уметь вежливо отказывать. Нельзя соглашаться исполнять чьи – либо просьбы, когда нет полной уверенности в том, что это не нанесет ущерба работе.
В течение рабочего дня могут встречаться задачи, не требующие больших затрат времени, которые удобно решить в данный момент. Такие задачи не следует откладывать, несмотря на то, что они не вписываются в плановый график. Опыт показывает, что такой гибкий подход к плану дает возможность сэкономить достаточно много времени.
Бывает так, что в течение рабочего дня вдруг появляется что-то неожиданное, и требуется заниматься не только запланированными делами, но и решать дополнительные задачи. В таких случаях следует пожертвовать теми делами, которые не имеют принципиально важного значения, и сконцентрировать максимум усилий на стратегически важных делах и вновь возникших задачах.
В подавляющем большинстве случаев наилучшие результаты приносит быстрое последовательное выполнение работ по одной. Рассеивание внимания по многим задачам приводит к работе в авральном режиме, из-за чего резко снижается производительность, и повышается риск ничего не успеть сделать.
Экономить время позволяет максимальное использование технических средств коммуникации – не стоит идти к кому-либо, когда имеется возможность связаться с человеком по телефону или через компьютер, не покидая свое рабочее место.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Эффективность использования рабочего времени повышает ограничение общения с родными и близкими в рабочие часы. Особенно актуально это для тех, кто работает дома. Необходимо дать понять дорогим Вам людям, что Ваша работа требует внимания, чтобы потом не приходилось доделывать незаконченные дела в свободное время.
Рациональному использованию своего времени способствует запись всех приходящих в голову мыслей с последующим регулярным просмотром этих записей и соответствующими действиями. Как показывает практика, на память надеяться не стоит. Многие ценные идеи приходят и уходят, утрачиваясь безвозвратно, если их не фиксировать.
Повысить уровень своей самоорганизации можно с помощью постановки фиксированных целей – допустим, не отходить от стола, пока не будет написана тысяча слов, или не будет отработано пять заказов и т.п.
Во многих случаях обязательным элементом рабочего процесса являются личные деловые встречи. Однако именно здесь нередко тратится впустую масса времени – бесчисленные продолжительные совещания, долгие абстрактные и далекие от существа дела переговоры, обсуждения вдвоем или в узком кругу лиц. Все это отвлекает от занятия другими, более результативными и важными делами.
Поэтому, намечая участие в личных встречах, стоит удостовериться в том, что это действительно необходимо, что вопросы встречи нельзя обсудить в телефонном разговоре или переписке. Если же без встречи никак нельзя обойтись, лучше выделить ей минимально возможное время, чтобы разговор был предельно конкретным и по существу.
Современные люди живут в условиях огромного избытка информации. Чтобы не растрачивать зря дефицитное время обязательно нужно ограничивать себя в обращении к различным источникам информации. Ведь большая часть просматриваемых новостей не имеет лично к Вам никакого отношения и не может принести какой-либо практической пользы.
Популярный идеолог продуктивного труда Тимоти Феррисс, записи выступлений которого просматриваются миллионами людей, а книги раскупаются громадными тиражами, предложил простую схему планирования рабочего времени 1-3-5.
Существо схемы состоит в том, что для продуктивной работы надо составлять список из девяти дел – одного важного, трех средних и пяти мелких – и выстраивать свой рабочий день так, чтобы двадцать процентов времени отводилось на важное дело. Остальные дела пойдут своим чередом.
Эффективный прием организации личного времени – использование его в соответствии со своими биоритмами. Если в течение примерно недели внимательно понаблюдать за собой, можно увидеть, на какое время – утреннее, дневное или вечернее – приходится прилив сил, решение каких задач подпитывает энергией, а каких вызывает ее упадок. После этого следует так планировать свое рабочее время, чтобы в периоды энергетического подъема решать важные и сложные задачи, а в периоды спада переключаться на простые рутинные дела.
Все мероприятия и встречи на предстоящий день необходимо фиксировать с указанием времени в календаре, а не где-либо еще. Это даст возможность сразу видеть свою занятость в течение недели, месяца и года в целом. В результате станет значительно легче планировать дела и договариваться с людьми. Непременно нужно настроить доступ к календарю на компьютере и телефоне, чтобы расписание можно было в любой момент посмотреть.
Для повышения продуктивности использования рабочего времени очень важно объединять рутинные дела в мелкие группы. К примеру, если требуется в течение дня сделать несколько десятков звонков по телефону, их нужно распределить на несколько групп по десять – пятнадцать единиц, которые выполняются подряд. После завершения каждой группы звонков надо переключиться на другое дело. Постоянно чередуя разные виды работы, человек меньше устает, и может сделать значительно больше работы.
Следует четко понимать, что хотя существуют многие общепризнанные способы управления своим временем, у каждого человека эти способы те, которые именно ему помогают экономить и продуктивно использовать время.
Статью подготовила Павлова Елена Геннадиевна, доцент кафедры «Макроэкономическое регулирование» Финансового университета при Правительстве РФ. 
