Управление финансами
документы

1. Адресная помощь
2. Бесплатные путевки
3. Детское пособие
4. Квартиры от государства
5. Льготы
6. Малоимущая семья
7. Малообеспеченная семья
8. Материальная помощь
9. Материнский капитал
10. Многодетная семья
11. Налоговый вычет
12. Повышение пенсий
13. Пособия
14. Программа переселение
15. Субсидии
16. Пособие на первого ребенка
17. Надбавка 2018

Управление финансами
егэ ЕГЭ 2018    Психологические тесты Интересные тесты   Изменения 2018 Изменения 2018
папка Главная » Бухгалтеру » Регламентация и организация службы делопроизводства

Регламентация и организация службы делопроизводства

Регламентация и организация службы делопроизводства

Для удобства изучения материала статью разбиваем на темы:

  • Законодательные и нормативно-методические документы
  • Нормативные документы организации
  • Организация службы делопроизводства

    Законодательные и нормативно-методические документы

    Порядок создания документов и их обработки определяется нормами и правилами, которые содержатся в законодательных, нормативно-правовых актах и методических документах.

    Из них высшее юридическое значение имеют законы Российской Федерации.

    Принят Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Этот важный закон содержит правовые основы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления документированной информации, т. е. сведений, данных, содержащихся в документах. Кроме того, он закрепляет требования к документам, передаваемым с помощью различных средств связи (почта, телеграф, электронные сообщения и т. д.), требования к защите информации и приданию документам юридической силы.

    Законом определен ряд понятий, таких как «информация», «документ» или «документированная информация» и др.

    Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах закрепили положение о том, что в него входят документы как государственных, так и негосударственных организаций. Поэтому все они без исключения должны хранить документы у себя и передавать их в государственные архивы по правилам, установленным архивными органами Российской Федерации.

    Нормы ряда законов и постановлений правительства используются при составлении и оформлении управленческих документов. На основе законов и других нормативно-правовых актов разрабатываются документы, которые содержат уже конкретные правила составления документов и работы с ними. Они носят название методических документов.

    Все вопросы, связанные с постановкой делопроизводства в стране, находятся в ведении Государственной архивной службы Российской Федерации (Росархива). Она осуществляет общее руководство организацией делопроизводства в нашей стране. В соответствии с положением «О федеральной архивной службе России» Росархив отвечает за развитие и совершенствование государственной системы делопроизводства, контроль над организацией документов в делопроизводстве органов государственной власти и управления, проверяет выполнение организациями требований законодательства в области делопроизводства, разрабатывает и утверждает нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

    В настоящее время действует ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержатся нормы и правила современного делопроизводства.

    Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — это общегосударственный нормативно-методический документ. Он включает в себя принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности (т. е. созданию документов) и организации работы с документами в органах государственного управления и на предприятиях, в учреждениях и организациях.

    ГСДОУ содержит единые для всех организаций правила составления и оформления документов, рациональной организации документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам предприятия, организации контроля исполнения документов, составления номенклатуры дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их для передачи на дальнейшее хранение в архив. Таким образом, ГСДОУ включает в себя правила организации всего цикла работы с документами, начиная от их создания и заканчивая их отправкой из организации и передачей на дальнейшее хранение.

    Кроме того, документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению — службе делопроизводства, которое создается в организациях специально для руководства работой с документами.

    Сейчас разрабатывается новая редакция ГСДОУ. Отличие новой системы будет заключаться в том, что правила работы с документами будут в полной мере учитывать возможности использования современных компьютеров и при составлении, и при обработке документации.

    Утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Как видно из названия, инструкция предназначена для организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, многие ее положения могут быть использованы в любой организации. На ее основе можно разрабатывать инструкцию конкретной организации.

    Типовая инструкция включает все вопросы организации делопроизводства от получения документов до передачи их в архив: общие требования к составлению и оформлению документов, особенности оформления отдельных видов документов, правила регистрации документов, контроля за исполнением документов, работы с номенклатурой дел, формирования дел, их оформления и т. д.

    Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти снабжена приложениями. В них даны формы номенклатуры дел, описей и др.

    ГОСТ Р 6.30 — 97. Унифицированные Системы Документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями). Государственный стандарт закрепляет требования по оформлению документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации: постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, актов, писем и др. Эти требования должны в обязательном порядке учитываться органами государственной власти и управления, всеми учреждениями, предприятиями и организациями на территории Российской Федерации.

    ГОСТ включает перечень реквизитов документов, правила оформления реквизитов, требования к бланкам служебных документов и др.

    ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Государственный стандарт закрепил определения терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле. Для каждого понятия установлен стандартный термин.

    Основные правила работы ведомственных архивов. Основные правила работы ведомственных архивов раскрывают вопросы хранения документов в делопроизводстве и в архивах организаций. В первой части подробно говорится о требованиях к номенклатуре дел организаций: какие виды номенклатуры существуют, каков порядок их составления и оформления. Кроме того, в документ включены правила формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив.

    Перечни документов с указанием сроков хранения. Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. И те, и другие устанавливают сроки хранения документов, что обеспечивает сохранность ценной документации. Типовые перечни разрабатываются архивными учреждениями и устанавливают сроки хранения документов, которые создаются в большинстве учреждений, организаций и предприятий независимо от того, какой деятельностью они занимаются.

    Основным типовым перечнем является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

    Рассмотренные общегосударственные нормативно-методические документы должны быть в каждой организации. Они используются в качестве справочного материала для организации и ведения делопроизводства на предприятии (организации). Постоянное обновление нормативно-методических документов обязывает всех работников делопроизводственной службы, и особенно секретарей, следить за происходящими изменениями в правилах делопроизводства.

    Нормативные документы организации



    Законодательные и общегосударственные нормативно-методические документы, устанавливающие порядок документирования и работы с документами, служат основой для разработки организационных и нормативных документов конкретного предприятия. К ним относятся: положение о службе документационного обеспечения управления ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству.

    Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.

    Положение разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы, и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности службы делопроизводства. В конкретном положении исключаются из типовых те функции, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.

    Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД, Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела.

    Должностные инструкции определяют организационно-правовое положение работников и составляются для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

    При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются из распределения функций, выполняемых службой делопроизводства, и вытекают из задач и функций всей службы в целом.

    Структура текста должностной инструкции включает в себя общую часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность.

    Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Нечеткое и неполное определение сферы деятельности каждого работника ведет к нестабильности работы самой службы и несогласованности действий отдельных работников. Как правило, такая обстановка способствует возникновению конфликтных ситуаций, вызванных неправильным представлением работника о своих обязанностях. Структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов.

    В разделе 1 «Общая часть» содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации (должен знать.., должен уметь...), перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и т.д.).

    В разделе 2 «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника  регистрация документов. В разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами с учетом наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения задач, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

    В раздел 3 «Права» вносят такие полномочия работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для своевременного выполнения работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т. д.

    В разделе 4 «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации.

    Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют установить критерии оценки труда.

    Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации (фирме). Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

    Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы.

    Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции включают общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.

    Раздел 1 «Общие положения» устанавливает: сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на административные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.); ответственность за ее несоблюдение;

    подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях; нормативно-методическую базу.

    Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:

    • виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
    • общие правила подготовки и оформления документов;
    • правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
    • порядок изготовления и размножения документов;
    • правила оформления и заверения копий и приложений;
    • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
    • порядок работы исполнителей с документами.

    Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

    Раздел 2 «Документооборот» включает в себя:

    • порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
    • правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
    • основные инстанции движения документов;
    • порядок подготовки и отправки исходящих документов; порядок учета объема документооборота.

    В разделе 3 «Регистрация документов» устанавливается:

    • порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
    • формы и методы регистрации; правила индексации документов.

    Раздел 4 «Организация справочной работы» включает:

    • принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
    • описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
    • порядок систематизации и классификации справочной информации;
    • технологию информационно-поисковой работы.

    В разделе 5 «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:

    • категории документов, подлежащих обязательному контролю;
    • порядок их постановки на контроль;
    • технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
    • обязанности исполнителей;
    • типовые сроки исполнения;
    • порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
    • порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

    Раздел б «Оперативное хранение документов» содержит:

    • правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
    • правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок разработки и использования номенклатуры дел;
    • порядок систематизации и индексации дел;
    • устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

    В раздел 7 «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:

    • порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения или уничтожения);
    • правила подготовки дел к хранению;
    • требования к описанию и оформлению дел; порядок передачи дел в архив.

    Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространении (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

    К инструкции обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

    Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

    Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.

    Организация службы делопроизводства

    В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и другие, которые носят обобщенное название — служба делопроизводства. В небольших организациях служба делопроизводства не создается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).

    Задачи и функции службы делопроизводства. Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельности является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

    Достижение этой цели предусматривает решение следующих задач:

    • совершенствование форм и методов работы с документами;
    • обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
    • сокращение документооборота;
    • разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

    Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды работ (функции), выполняемые ею:

    • разработка и проектирование бланков документов; экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
    • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
    • информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);
    • организация своевременного рассмотрения руководством организации (фирмы) поступивших документов;
    • подготовка поступивших документов к докладу руководству организации (фирмы);
    • контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
    • регулирование хода исполнения документов, контроль за сроками исполнения документов;
    • организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
    • разработка номенклатуры дел организации, оформление и формирование дел, обеспечение их хранения;
    • организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;
    • организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива Российской Федерации.

    Это наиболее типичные делопроизводственные функции, которые выполняются практически каждой делопроизводственной службой независимо от ее названия, структуры, объема документооборота и направлений деятельности организации (фирмы).

    В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добавляться дополнительные, например, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (для крупных делопроизводственных служб) и др. В небольших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такая функция, как ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

    Организационные формы работы с документами. Делопроизводство может быть организовано в централизованной, децентрализованной или смешанной форме.

    Централизованная форма — это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы). В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте.

    Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы. Такая служба автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняет весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций (фирм), аппарат которых территориально разобщен. Она применяется также в тех учреждениях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации или деятельность каждого структурного подразделения достаточно обособлена.

    При использовании децентрализованной формы организации работы с документами значительно меняются функции центральной службы делопроизводства.

    Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив.

    В каждой конкретной организации (фирме) выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

    Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

    Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Структура службы делопроизводства определяет оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие и характер подчинения.

    Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

    Управления делами создаются в министерствах и ведомствах и имеют следующий состав структурных подразделений:

    Секретариат — структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В составе секретариата работают: помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.

    Секретариат выполняет следующие функции:

    • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
    • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
    • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
    • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.).

    Инспекция при министре выполняет функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

    Канцелярия министерства создается в структуре управления делами и состоит из следующих структурных подразделений: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив.

    Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

    Экспедиция выполняет:

    • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
    • доставку документов в структурные подразделения; обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов. Подразделение по учету и регистрации документов (сектор, группа и др.) создается для обеспечения регистрации документов. Оно осуществляет следующие функции:
    • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов; формирование и ведение справочно-информационного массива; контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
    • Группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.) выполняет: контроль за сроками исполнения документов; контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
    • анализ исполнительской дисциплины;
    • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

    Отдел (бюро) по работе с обращениями граждан создается для ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

    Он выполняет следующие функции:

    • регистрацию обращений; контроль за сроками исполнения;
    • анализ исполнительской дисциплины;
    • информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан;
    • формирование дел;
    • подготовку и передачу документов в архив организации. Машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов) — структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов.

    В его задачи входит:

    • перепечатка документов с черновиков;
    • считка и правка текстов документов;
    • учет выполняемой работы.

    Копировально-множительное бюро специализируется на размножении документов.

    Его задачи:

    • копирование текстов;
    • тиражирование текстов документов;
    • подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

    Архив является структурным подразделением в составе Управления делами, которое создается для хранения и использования документов министерства (ведомства).

    Основные функции архива:

    • прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
    • учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
    • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
    • подготовка дел к передаче на государственное хранение.

    На государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях делопроизводственная служба носит название канцелярия. В составе канцелярии создаются подразделения (отдел, сектор, группа): по приему и обработке поступающих и отправляемых документов; по учету и регистрации документов; по контролю за сроками исполнения документов; по работе с обращениями граждан; по созданию документов (машинописное бюро, компьютерный центр); копировально-множительное бюро; архив. Если количество сотрудников канцелярии невелико, то каждый из них выполняет несколько задач, например, один отвечает за регистрацию поступивших документов, контроль за сроками их исполнения и информационно-справочную работу, а другой — за копирование, перепечатку документов и делопроизводство по обращениям граждан. Независимо от числа сотрудников и распределения обязанностей между ними канцелярия должна выполнять функции, перечисленные выше.

    Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления. В структуре общего отдела, помимо всех перечисленных подразделений, свойственных делопроизводственной службе, создается еще протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие таких структурных подразделений объясняется спецификой их деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

    Протокольный отдел (группа) — создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

    Выполняет следующие функции:

    • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
    • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
    • организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
    • прием, регистрация, хранение документов и организация справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

    Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) осуществляет:

    • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
    • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
    • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях, учреждениях или сторонних организациях;
    • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
    • формирование и хранение дел с документами по обращениям;
    • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
    • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

    Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

    Основные положения ГСДОУ регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.

    Руководство негосударственных организаций (фирм) может принимать решение о создании службы делопроизводства, ее названии и внутренней структуре самостоятельно. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

    Должностной состав службы делопроизводства. Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

    Категория «Руководители» включает заведующего службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т. д. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

    В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

    Категория «Технические исполнители» включает такие должности, как экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.



    темы

    документ Учет денежных средств
    документ Учет доходов и расходов
    документ Учет капитала
    документ Учет материалов
    документ Учетная политика




    назад Назад | форум | вверх Вверх

  • Управление финансами
    важное

    Курс доллара на 2018 год
    Курс евро на 2018 год
    Цифровые валюты 2018
    Алименты 2018

    Аттестация рабочих мест 2018
    Банкротство 2018
    Бухгалтерская отчетность 2018
    Бухгалтерские изменения 2018
    Бюджетный учет 2018
    Взыскание задолженности 2018
    Выходное пособие 2018

    График отпусков 2018
    Декретный отпуск 2018
    ЕНВД 2018
    Изменения для юристов 2018
    Кассовые операции 2018
    Командировочные расходы 2018
    МСФО 2018
    Налоги ИП 2018
    Налоговые изменения 2018
    Начисление заработной платы 2018
    ОСНО 2018
    Эффективный контракт 2018
    Брокеру
    Недвижимость



    ©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
    разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт. Контакты