Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.
Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Пусть система контроля работы сотрудников говорит сама за себя. Закажите бесплатную очную или удаленную демонстрацию.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.
Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.
Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.
Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:
• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.
На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.
Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:
• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.
Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.
Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.
Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.
Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете.
Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:
• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.
Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.
Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.
Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.
Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.
Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.
Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.
Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.
Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.
Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.
Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.
Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.
Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:
• нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.
Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.
Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.
При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.
Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.
Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.
Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.
Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.
В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.
Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.
Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.
Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Контроль учета времени
Под определением «рабочее время» подразумевается промежуток дня, на протяжении которого сотрудник должен заниматься своими рабочими обязанностями.
Это время формируется на основе условий трудового договора и правил принятого распорядка труда. В качестве дополнения учитываются другие периоды времени, относящиеся по трудовому законодательству к рабочим.
Работодатель должен организовать кадровый учет и учет времени, отработанного сотрудником фактически. Причем эта процедура рассматривается работодателем не только как обязанность, но и как проведение контрольных мероприятий для проверки трудовой дисциплины.
Учет рабочего времени любая организация ведет, прежде всего, для контроля над соблюдением трудовой дисциплины.
Среди основных направлений выделяют:
• контроль своевременного прихода на работу, который позволяет выявить нарушителей дисциплины, опаздывающих на работу или не выходящих вовсе;
• контроль нахождения работников на рабочем месте на протяжении дня – помогает выделить сотрудников, покидающих рабочее место, а также дать оценку соблюдению графика обеденного перерыва;
• контроль своевременного ухода сотрудников в конце рабочего дня – помогает обнаружить подозрительные несанкционированные задержки на работе или уход раньше времени;
• учет фактически отработанного времени – помогает вести учет отпусков, больничных, производственных простоев и других моментов;
• учет прогулов.
Результаты, полученные в ходе реализации названных направлений учета рабочего времени персонала, оцениваются руководством: рассматриваются уважительные причины и объяснительные сотрудников, применяются дисциплинарные наказания.
Такой учет также помогает контролировать оформление табеля учета использования рабочего времени и дальнейшее исчисление заработной платы и других платежей сотрудникам.
Этот контроль носит временной характер: когда и на какое время опоздал сотрудник или ушел раньше с работы, когда не явился вовсе, когда опоздал с обеденного перерыва и так далее. Кроме этого, руководство обычно интересует учет рабочего времени сотрудников по существу, то есть чем занят сотрудник на рабочем месте и действительно ли он выполняет свои функции.
Организовать такой контроль в организации гораздо сложнее, здесь должна действовать эффективная система мотивации труда, а также применяться особые способы контроля над сотрудниками.
Организация контроля временного характера должна быть осуществлена на предприятии как в интересах кадровой службы, так и в интересах службы безопасности.
Решить такую непростую задачу, особенно при большом штате или наличии множества подразделений и удаленных филиалов, помогает внедрение автоматизированной системы контроля, позволяющей организовать допуск к рабочему месту.
Среди главных принципов ее работы следует выделить четыре:
• оснащение всех входов и выходов, пунктов пропуска специальным контрольным оборудованием;
• обеспечение каждого сотрудника компании личным идентификатором;
• установление для каждого из сотрудников штатного расписания, графика работы, территории работы, то есть контрольных точек, по которым осуществляется учет рабочего времени персонала;
• фиксация всех перемещений каждого сотрудника.
В качестве личных идентификаторов могут выступать электронные пропуска, биометрические показатели, карта гостя, личный PIN-код.
Какой из перечисленных вариантов использовать, должна определить сама организация в зависимости от особенностей работы.
Например, самый высокий уровень защиты от злоупотреблений рабочим временем обеспечивает биометрический идентификатор, а использование PIN-кодов позволяет устанавливать уровни доступа к тем или иным помещениям офиса или организовывать учет выходов сотрудника по конкретным причинам (конкретный PIN-код будет соответствовать какому-либо признаку, занесенному в базу данных системы контроля).
На рынке на данный момент представлен широкий ассортимент автоматизированных систем контроля учета рабочего времени персонала, ориентированных на разных пользователей с разным бюджетом.
Функционал автоматизированных систем позволяет руководству компании не просто проверять своих сотрудников, но и анализировать полученные данные с помощью выгружаемых отчетов.
Автоматизированная система позволяет:
• вести учет приходов и уходов сотрудников, причин отсутствия;
• формировать отчеты по компании в целом, по отдельным подразделениям или конкретным сотрудникам в требуемом разрезе;
• устанавливать уровни допуска сотрудников к некоторым помещениям;
• формировать оптимальные графики работы коллектива;
• интегрировать данные с другими информационными системами, используемыми в компании.
Настройка системы производится в соответствии с требованиями заказчика.
Для руководителя компании важно, чтобы сотрудник не просто приходил вовремя на работу, но и занимался рабочими делами в течение дня.
На практике очень часто работники пренебрегают рабочим временем, отвлекаются на свои дела, переписываются в социальных сетях, просматривают фотографии и читают литературу, не имеющую никакого отношения к работе.
Среди методов организации такого контроля следует назвать:
• контроль выполнения рабочих задач сотрудником по времени включения и выключения компьютера;
• контроль телефонных звонков с помощью записи телефонных разговоров;
• использование специальных программ или фотофиксации для просматривания рабочего стола компьютера;
• контроль корпоративной электронной почты;
• видеонаблюдение.
Информация о применении всех перечисленных способов должна быть доведена до сотрудников компании. Изменить подобным образом условия их труда руководитель имеет право лишь с их согласия. Например, нельзя установить видеонаблюдение в кабинете без ведома сотрудников.
Контроль использования рабочего времени по существу должен осуществляться не только техническими средствами, но и с помощью анализа результатов труда того или иного сотрудника.
Такой контроль бывает:
• итоговым: по результатам работы;
• поэтапным: по срокам завершения конкретных этапов работы;
• периодическим: по дате через определенный промежутки времени;
• выборочным: на усмотрение руководителя.
Каждый из видов подразумевает оценку использования рабочего времени сотрудником с профессиональной точки зрения.
В штате любой организации могут быть сотрудники, которые работают по особому графику. Как осуществлять контроль их рабочего времени? Здесь подход чаще всего индивидуален, но все же опирается на положения трудового договора.
С дистанционным сотрудником работодатель может заранее оговорить некоторые контрольные моменты в договоре: время, когда он обязан быть на связи; сроки выполнения работ или предоставления тех или иных данных; обязанность предупреждать заранее об отсутствии на рабочем месте и другие вопросы.
С работником-инвалидом, который работает на дому, также нужно предусмотреть все возможные спорные моменты в период обсуждения договора.
Работодатель не вправе навязывать сотруднику рабочее время сверх нормы установленных для него рабочих часов в неделю. Но при согласии сотрудника это можно предусмотреть в договоре с предоставлением отпуска за ненормированный рабочий день.
Подобные вопросы должны решаться в организации индивидуально, по согласованию с сотрудником и с соблюдением действующего законодательства.
Учет рабочего времени персонала очень важен для любой организации. Он позволяет повысить трудовую дисциплину, увеличить производительность труда или эффективность работы, сократить затраты.
Использование современных технических средств для целей контроля помогает обеспечить принятие необходимых и обоснованных управленческих решений.
Система контроля времени
Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.
Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.
Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.
Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.
С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы.
В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:
• регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• значительная финансовая экономия.
Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить.
Среди них самыми главными выступают:
• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственная фиксация;
• информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
• сохранение базы данных.
В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.
Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.
Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:
• соблюдение графика приходов и уходов;
• преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
• фиксация переработок;
• формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.
В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.
Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании.
Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:
• показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
• может восстановить картину нужного временного промежутка;
• позволяет отслеживать контакты персонала;
• дает относительную безопасность от воровства;
• оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.
Минусы для начальства очевидны:
• нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
• зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
• практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
• не очень высокая точность при распознавании.
Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.
Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.
В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.
Положительные моменты:
• можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
• практически невозможно подменить пользователя;
• почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.
Недостатки биометрической системы:
• невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
• из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
• при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.
«Карточная» система. Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.
Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.
Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).
Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.
Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.
Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.
Недостатки этой системы:
• ограниченная сфера применения;
• неприменима для мобильного персонала;
• легко осуществить подмену пользователя;
• при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.
Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.
Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.
Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.
Позитивные стороны такой АСУРВ:
• позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
• легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
• высокая точность определения местоположения;
• работает и с большими человеческими массивами;
• работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.
Сложности, связанные с такими системами:
• достаточно дорогое оборудование;
• необходимость постоянного технического обслуживания;
• в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.
Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.
Методы контроля времени
Контролировать приход и уход работников можно разными способами: в каких-то организациях предпочитают работать по-старинке, а где-то не бояться применять последние достижения науки и техники.
За современное ПО для учета рабочего времени придется заплатить в несколько раз больше, чем за простой электронный журнал, в котором фиксируется лишь время прихода и ухода. Обратите внимание, зачастую разработчики указывают цену за несколько месяцев использования ПО. То есть можно сказать, что это – стоимость за аренду.
Во многих компаниях наряду с турникетами тем не менее продолжают вести бумажные журналы, в которых фиксируется время прихода-ухода сотрудников, в других - автоматизируют процесс от и до.
Однако есть и бессрочные программы. Их цена при количестве сотрудников до 10 человек начинается от 5000 рублей. Как вы понимаете, чем «умнее» программа, тем дороже за нее придется заплатить. Она может работать как локально, так и по сети. ПО способно отслеживать не только время прихода и ухода сотрудников, но и период их отсутствия за компьютером, анализировать, какими программами и сайтами пользуются работники и даже делать скриншоты экрана.
Рынок этих программ настолько разнообразен, что рассказать обо всех из них в рамках одной статьи просто невозможно.
Конечно, далеко не последнее, что приходит на ум при мысли о контроле сотрудников – это установка турникетов и раздача работникам магнитных карточек. Такой способ позволит оградить офис от проникновения посторонних лиц и при этом фиксировать точное и реальное время прихода и ухода. Информация с микрочипа, который находится в карточке-пропуске, может поступать на компьютер службы безопасности или в кадровую службу. Потом эти данные предоставляются бухгалтерам, которые уже считают заработную плату, исходя из фактически отработанного работниками времени.
Кроме того, программы учета позволяют экспортировать данные об отработанном времени в бухгалтерские программы. В некоторых из них уже встроены инструменты расчета заработной платы.
Обратите внимание, использование турникета и, соответственно, фиксирование прихода и ухода сотрудников (так же как и применение всех вышеперечисленных способов) не освобождает от обязанности вести табель учета рабочего времени. Ведь по закону каждый работодатель должен осуществлять такой учет. Напомню, что компании вправе составлять табель учета рабочего времени на бланке, который они разрабатывают самостоятельно. Однако можно для этого использовать унифицированные формы (хотя организации теперь это делать и не обязаны), которые утверждены постановлением Госкомстата № 1. Форму Т-12 применяют при ручном учете, форму Т-13 - при автоматизированном.
Во многих компаниях наряду с турникетами тем не менее продолжают вести бумажные журналы, в которых фиксируется время прихода-ухода сотрудников, в других - автоматизируют процесс от и до. У карты тоже кстати есть недостатки, свой пропуск работник может передать другому сотруднику, который отметит его как пришедшего.
Новомодное изобретение, которое уже активно используют фирмы в больших городах – доступ на территорию компании по отпечаткам пальцев. Это – своего рода биометрический учет рабочего времени. Звучит неправдоподобно? Но это так. Ведь отпечатки пальцев уникальны, и каким-либо способом подделать время прихода в этом случае невозможно. Такие системы доступа соединены с программным обеспечением, что позволяет легко и главное точно отслеживать продолжительность рабочего времени каждого сотрудника.
Кроме того, программы учета позволяют экспортировать данные об отработанном времени в бухгалтерские программы. В некоторых из них уже встроены инструменты расчета заработной платы. Такой способ учета незаменим для крупных предприятий и организации, которые имеют обособленные подразделения. Ведь не важно, в каком городе трудятся работники, руководство всегда может узнать, кто из них на месте, а кто опоздал. Таким образом, руководители могут оплачивать работникам только реально отработанное ими время, а сотрудники, скорее всего, отучатся опаздывать и дисциплина в компании повысится.
Отмечу, что можно сначала бесплатно скачать демо-версию такого ПО (некоторые разработчики предлагают клиентам подобный сервис), а уже потом можно решить: стоит ли устанавливать дорогостоящее оборудование. Цена внедрения биометрического контроля при штате компании до 50 человек обойдется где-то в 200 000 рублей. Дешево это или дорого, готовы подсчитать разработчики и продавцы такого ПО: у них есть способы показать, сколько теряет конкретная организация из-за опоздания своих сотрудников. Однако насколько фирме нужен такой метод контроля, решать только руководству компании.
Контроль реального времени
В настоящее время в документах и публикациях с различной тематикой встречаются слова о требовании, поддержке и т.д. «работы в режиме реального времени», «режима реального времени» или просто «реального времени». Что же такое «режим реального времени» применительно к компьютерным системам? Постараемся представить различные современные точки зрения на это понятие.
Толковый словарь по вычислительным системам, дает такое определение:
Любая система, в которой существенную роль играет время генерации выходного сигнала. Это обычно связано с тем, что входной сигнал соответствует каким-то изменениям в физическом процессе, и выходной сигнал должен быть связан с этими же изменениями. Временная задержка от получения входного сигнала до выдачи выходного сигнала должна быть небольшой, чтобы обеспечить приемлемое время реакции. Время реакции является системной характеристикой: при управлении ракетой требуется реакция в течении нескольких миллисекунд, тогда как для диспетчерского управления движением пароходов требуется время реакции, измеряемое днями. Системы обычно считаются системами реального времени, если время их реакции имеет порядок миллисекунд; диалоговыми считаются системы с временем реакции порядка нескольких секунд, а в системах пакетной обработки время реакции измеряется часами или днями. Примерами систем реального времени являются системы управления физическими процессами с применением вычислительных машин, системы торговых автоматов, автоматизированные системы контроля и автоматизированные испытательные комплексы.
В толковом словаре по информатике дается такое определение: Режим реального времени [real time processing]. Режим обработки данных, при котором обеспечивается взаимодействие вычислительной системы с внешними по отношению к ней процессами в темпе, соизмеримом со скоростью протекания этих процессов.
Каноническое определение системы реального времени дано Дональдом Гиллиесом и выглядит так:
«Системой реального времени является такая система, корректность функционирования которой определяется не только корректностью выполнения вычислений, но и временем, в которое получен требуемый результат. Если требования по времени не выполняются, то считается, что произошел отказ системы». Другие добавляют: «Поэтому необходимо, чтобы было гарантировано [аппаратными и программными средствами и алгоритмами обработки] выполнение требований по времени. Гарантия выполнения требований по времени необходима, чтобы поведение системы было предсказуемо. Также желательно, чтобы система обеспечивала высокую степень использования ресурсов, чтобы удовлетворять требованиям по времени [с минимальными затратами]».
Хорошим примером является робот, который должен брать что-либо с ленты конвейера. Объекты на конвейере движутся, и робот имеет некоторый небольшой интервал времени для того, чтобы схватить объект. Если робот опоздает, то объекта уже не будет на месте, и поэтому работа будет неверной, даже если робот переместил захват в правильное положение. Если робот поспешит, то объекта там еще не будет, более того, робот может заблокировать движение объектов.
Другой пример – цикл управления самолетом, летящим на автопилоте. Датчики самолета должны постоянно передавать измеренные данные в управляющий компьютер. Если данные измерений теряются, то качество управления самолетом падает, возможно вместе с самолетом.
Отметим следующую особенность: в примере с роботом и имеем настоящий, «жесткий» режим реального времени (hard real time), и если робот опоздает, то это приведет к полностью ошибочной операции. Однако это мог бы быть режим «квазиреального» времени (soft real time), если бы опоздание робота приводило бы только к потере производительности. Многое из того, что сделано в области программирования в реальном времени, в действительности работает в режиме «квазиреального» времени. Грамотно разработанные системы, как правило, имеют уровень безопасности/коррекции поведения даже для случая, когда вычисления не закончились в необходимый момент, так что если компьютер чуть-чуть не успевает, то это может быть скомпенсировано.
Бывает, что термин «система реального времени» применяют в значении «интерактивная система» (on-line). Часто это просто рекламный ход. Например, системы заказа билетов или системы складского учета не являются системами «реального времени», так как человек-оператор без проблем перенесет задержку ответа на несколько сотен миллисекунд.
Также можно встретить случаи, когда термин «система реального времени» применяют просто в значении «быстродействующая система». Необходимо отметить, что определение «реального времени» не является синонимом для определения «быстродействующая». Еще раз: термин «система реального времени» не означает, что система дает ответ на воздействие мгновенно – задержка может достигать секунд и более – но означает тот факт, что гарантируется некоторая максимально возможная величина задержки ответа, что позволяет системе решать поставленную задачу. Необходимо также отметить, что алгоритмы, обеспечивающие гарантированное время ответа, часто имеют меньшую среднюю производительность, чем алгоритмы, которые не гарантируют время ответа.
Из приведенного выше можно сделать выводы:
– термин «система реального времени» в настоящее время может быть записан так: “Системой реального времени является такая система, корректность функционирования которой определяется не только корректностью выполнения вычислений, но и временем, в которое получен требуемый результат. Если требования по времени не выполняются, то считается, что произошел отказ системы”. Для того чтобы система могла удовлетворить требованиям, предъявляемым к системам реального времени, аппаратные, программные средства и алгоритмы работы системы должны гарантировать заданные временные параметры реакции системы. Время реакции не обязательно должно быть очень маленьким, но оно должно быть гарантированным (и отвечающим поставленным требованиям);
– использование термина «система реального времени», определенного выше, для обозначения интерактивных и высокопроизводительных систем неверно;
– термин «квазиреальное время» (soft real-time) хотя и используется, но четко не определен. До его четкого определения вряд ли возможно его применение в документах (кроме рекламных). С уверенностью можно сказать, что смысл термина «реальное время» трактуется специалистами по-разному в зависимости от области их профессиональных интересов, от того, являются они теоретиками или практиками, и даже просто отличного опыта и круга общения;
– практически все системы промышленной автоматизации являются системами реального времени;
– принадлежность системы к классу систем реального времени никак не связана с ее быстродействием. Например, если ваша система предназначена для контроля уровня грунтовых вод, то даже выполняя измерения с периодичностью один раз за полчаса, она будет работать в реальном времени.
Исходные требования к времени реакции системы и другим временным параметрам определяются или техническим заданием на систему, или просто логикой ее функционирования. Например, шахматная программа, думающая над каждым ходом более года, работает явно не в реальном времени, так как шахматист скорее всего не доживет до конца партии. Однако точное определение «приемлемого времени реак-ции» не всегда является простой задачей, а в системах, где одним из звеньев служит человек, подвержено влиянию субъективных факторов. Впрочем, человек – это своеобразная вычислительная машина.
Интуитивно понятно, что быстродействие системы реального времени должно быть тем больше, чем больше скорость протекания процессов на объекте контроля и управления. Чтобы оценить необходимое быстродействие для систем, имеющих дело со стационарными процессами, часто используют теорему Котельникова, из которой следует, что частота дискретизации сигналов должна быть как минимум в 2 раза выше граничной частоты их спектра.
При работе с широкополосными по своей природе переходными процессами (транзиент-анализ) часто применяют быстродействующие АЦП с буферной памятью, куда с необходимой скоростью записывается реализация сигнала, которая затем анализируется и/или регистрируется вычислительной системой. При этом требуется закончить всю необходимую обработку до следующего переходного процесса, иначе информация будет потеряна. Подобные системы иногда называют системами квази-реального времени.
Принято различать системы «жесткого» и «мягкого» реального времени. Эти различия не связаны с органолептическими свойствами систем. Тогда что же это такое?
1. Системой «жесткого» реального времени называется система, где неспособность обеспечить реакцию на какие-либо события в заданное время является отказом и ведет к невозможности решения поставленной задачи.
Последствия таких отказов могут быть разные, от пролива драгоценной влаги на линии по розливу алкогольных напитков до более крупных неприятностей, если, например, вовремя не сработала система аварийных блокировок атомного реактора.
Многие теоретики ставят здесь точку, из чего следует, что время реакции в «жестких» системах может составлять и секунды, и часы, и недели. Однако большинство практиков считают, что время реакции в системах «жесткого» реального времени должно быть все-таки минимальным. Идя на поводу у практиков, так и будем считать. Разумеется, однозначного мнения о том, какое время реакции свойственно «жестким» системам, нет. Более того, с увеличением быстродействия микропроцессоров это время имеет тенденцию к уменьшению, и если раньше в качестве границы называлось значение 1 мс, то сейчас, как правило, называется время порядка 100 мкс.
2. Точного определения для «мягкого» реального времени не существует, поэтому будем считать, что сюда относятся все системы реального времени, не попадающие в категорию «жестких».
Так как система «мягкого» реального времени может не успевать все делать всегда в заданное время, возникает проблема определения критериев успешности (нормальности) ее функционирования. Вопрос этот совсем не простой, так как в зависимости от функций системы это может быть максимальная задержка в выполнении каких-либо операций, средняя своевременность отработки событий и т. п. Более того, эти критерии влияют на то, какой алгоритм планирования задач является оптимальным. Вообще говоря, системы «мягкого» реального времени проработаны теоретически далеко не до конца.
Контроль режима рабочего времени
Ни один рабочий процесс не будет налаженным и продуктивным, если не уделить достаточно внимания организации рабочего времени сотрудников.
Тем более, что такая организация необходима как работодателю, так и самим работникам, которые при грамотной системе учёта своего рабочего времени в целом становятся более собранными и дисциплинированными.
Учёт рабочего времени – это мониторинг деятельности работников в соответствии с установленным распорядком труда в конкретной организации. Он необходим для поддержания трудовой дисциплины, так как в противном случае со стороны работников возможно злоупотребление доверием работодателя.
Учёт рабочего времени должен чётко согласовываться с положениями Трудового Кодекса, согласно которому каждый работник имеет право на перерывы в течение дня, законные выходные и отпуска.
В статье 91 ТК РФ говорится о том, что следует считать рабочим временем. Внутренний трудовой распорядок в каждой организации не должен входить в противоречие с этой статьёй.
Учёт рабочего времени необходим для того, чтобы:
• контролировать явку сотрудников в положенное время и обнаруживать задерживающихся и отсутствующих;
• проверять присутствие работников на местах на протяжении всего периода рабочего времени, возвращение их с обеденного перерыва без опозданий;
• соблюдение времени окончания рабочего дня;
• регистрация оплаченного рабочего времени с разделением на фактически отработанное, вынужденные простои в работе, ежегодные отпуска и отпуска по болезни, а также другие разновидности оплаченного рабочего времени.
Нормативный акт о распределении рабочего времени сотрудников в каждой отдельно взятой организации называется положением об учёте рабочего времени.
Всё изложенное в таком положении не должно входить в противоречие с ТК РФ и действующим законодательством. Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка.
Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля.
В обязанность этих лиц входит:
• составлять рабочие графики;
• отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
• доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
• проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)
Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.
В ходе рабочего процесса могут возникать ситуации, требующие особого подхода к распределению рабочего времени сотрудников:
1. Выходные и праздники. По ТК РФ работа в выходные и праздничные дни запрещена. Однако правила трудового распорядка внутри организации могут предусматривать выход сотрудниках на рабочие места на особых условиях (двойная оплата, предоставление отгулов).
2. Сверхурочная работа. Вписывается в табель отдельной графой.
3. Вынужденный прогул – это отсутствие работника на рабочем месте по вине нанимателя. После выяснения всех обстоятельств пропущенное рабочее время оплачивается так, как будто работник присутствовал и участвовал в рабочем процессе.
4. Простои. Они могут возникать по разным причинам, в том числе и по вине работника. В этом случае работник не получает никакой оплаты за время простоя, а если простой произошёл не по его вине, то получает полную оплату за пропущенное время.
5. Нетрудоспособность по болезни. В этом случае работнику производят частичную оплату труда.
6. День окончания командировки. В этот день сотрудник не обязан выходить на работу, но подучает командировочные деньги.
Существует три основных разновидности учёта рабочего времени: поденный, понедельный и суммированный.
Поденный учёт. Разновидность учёта рабочего времени, при которой длительность рабочей смены всегда одинаковая. Это самый распространённый график – 40 рабочих часов в неделю и всегда одинаковый 8-часовой рабочий день – так называемая «пятидневка».
Если работник для завершения всех дел вынужден задерживаться на рабочем месте, либо появляться там в выходные дни, то это учитывается как сверхурочная работа.
Понедельный. При таком виде учёта длительность рабочей недели всегда одинаковая (как правило, 40 часов), однако длина рабочего дня может значительно варьировать.
При этом суммарно в неделю всегда должно получаться одно и то же количество рабочих часов.
С понедельным учётом соотносятся сменный и гибкий рабочие графики.
Некоторые виды работ требуют такой организации рабочего процесса, который по времени невозможно распределить на равные рабочие смены или недели.
Например, при вахтовом методе работы, гибком графике, сезонных работах, непрерывном производстве или круглосуточной работе может возникнуть необходимость в суммированном учёте рабочего времени.
Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год).
Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104).
Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.
Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:
1. Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
2. Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор. Данный метод обеспечивает более рациональное использование рабочего времени и сведение к минимуму несанкционированных отлучек сотрудников от рабочего процесса.
3. Отчётность со стороны самих работников. При этом методе контроля работники сами фиксируют и сдают руководству в виде отчётов информацию об использовании своего рабочего времени. Такие отчёты отражают количество проделанной работы за единицу времени и мотивируют работников к исполнительности.
4. Контролируемый допуск на рабочие места. Такой контроль может производиться посредством специальных карточек или даже путём сканирования отпечатков пальцев. Каждый выход и вход сотрудника в рабочий кабинет записывается в специальный файл и автоматически передаётся руководству.
5. Видеонаблюдение. Пожалуй, самый надёжный из всех способов учёта рабочего времени, но и самый затратный. Помимо установки камер слежения, нужен ещё и отдельный сотрудник, постоянно наблюдающий всё происходящее в организации и фиксирующий нарушения графика работы. К тому же этот способ вызывает у многих сотрудников ощущение психологического дискомфорта, поэтому применяется очень ограниченно и в основном там, где это необходимо (склады, базы, магазины самообслуживания).
6. Специальное программное обеспечение, записывающее все действия работника в течение дня. Касается в основном тех, кто работает в офисе и за компьютером.
Документ, содержащий данные о том, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник, сколько раз пропускал работу и по какой причине, называется табелем учёта рабочего времени.
На его основе производится расчёт заработной платы сотрудникам. В зависимости от метода учёта рабочего времени, табель может заполняться как вручную, так и автоматически.
Для обработки и начисления заработной платы данный документ передаётся в бухгалтерию.
Главным правилом, касающимся учёта рабочего времени, является обязательное формирование табеля на бумажной основе. Это делается даже в том случае, если изначально табель заполняется электронными устройствами автоматически.
Ведение табеля должно производиться по форме, на специальных бланках. Первого числа каждого месяца производится открытие табеля.
Передача табеля в бухгалтерию предприятия производится перед каждой денежной выплатой работникам, например, перед выдачей аванса и подсчёта:
• у каждого сотрудника должен быть индивидуальный табельный номер;
• в конце месяца подводится итог по каждому работнику и подсчитывается фактически отработанное время.
Ведение учёта рабочего времени определено законом. Отсутствие такого учёта в учреждении является прямым нарушением прав работников.
Также обязательным является установление режима работы:
• продолжительность рабочего дня или смены;
• соглашение о работе по ненормированному графику;
• утверждение времени начала и окончания работы;
• перерывы в работе для отдыха.
При составлении табелей и осуществлении контроля над рабочим процессом работодатель должен руководствоваться не только Трудовым кодексом и своим удобством, но и подбирать оптимальные для сотрудников временные рамки и методы слежения, так как это напрямую скажется на качестве работы каждого отдельно взятого сотрудника, а, в конце концов, и на предприятии в целом.
Контроль управления временем
Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.
Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.
Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.
Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.
Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время - специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.
Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.
Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.
Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время.
Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:
• быстрее и чаще достигает поставленных целей;
• сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
• способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
• меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
• имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
• имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
• больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
• более результативен в работе;
• в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.
Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:
• анализ - для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
• стратегическое планирование;
• формулировка целей;
• тактическое и оперативное планирование;
• достижение цели;
• контроль расходования ресурсов и достижения цели.
Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:
• целеполагание, освоение техники постановки целей;
• умение распределять приоритеты;
• умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
• выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.
Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.
Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.
Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.
Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.
Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:
• Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
• Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
• Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.
Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени.
Самые известные методы управления временем следующие:
- Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное - не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.
- Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень - долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.
Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.
Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени.
Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:
• нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
• при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % - на непредвиденные дела, 20 % - на спонтанные задачи;
• нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
• нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
• планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.
Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости.
Он строится на трех принципах:
• наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
• задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
• менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.
Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект».
Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:
• Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
• Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
• Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.
У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.
Время таможенного контроля
Таможенным законодательством Российской Федерации определены места и время пересечения товарами и транспортными средствами таможенной границы, их таможенного оформления и таможенного контроля, а также время нахождения товаров под таможенным контролем. Так, согласно ст. 127 ТК РФ пересечение товарами и транспортными средствами таможенной границы Российской Федерации допускается в местах, определяемых таможенными органами, во время их работы. Также предусмотрено, что товары и транспортные средства могут пересекать таможенную границу в иных местах и вне времени работы таможенных органов по согласованию с таможенным органом Российской Федерации.
Для осуществления таможенного контроля вдоль таможенной границы в местах ее пересечения товарами и транспортными средствами, в местах их таможенного оформления и в иных местах, определяемых ФТС России, создаются зоны таможенного контроля.
Зоны таможенного контроля – специально выделенная и обозначенная часть таможенной территории Российской Федерации, создаваемая в целях осуществления таможенного контроля и обеспечения соблюдения таможенного законодательства Российской Федерации.
Зоны таможенного контроля могут создаваться на постоянной или временной основе.
Постоянные зоны таможенного контроля могут быть созданы вдоль таможенной границы Российской Федерации, в местах таможенного оформления (склады временного хранения, таможенные склады, свободные склады), в местах нахождения таможенных органов и иных местах, определяемых нормативно-правовыми актами ФТС России. В обязательном порядке зоны таможенного контроля создаются в местах пропуска через государственную границу Российской Федерации и в местах пересечения таможенной границы товарами и транспортными средствами.
Временные зоны таможенного контроля создаются в целях обеспечения сохранности перемещаемых предметов и для беспрепятственного осуществления таможенными органами своих функций на территориях, в помещениях, на транспортных средствах (в том числе – морских и воздушных судах, железнодорожных составах), где находятся (могут находиться) товары и транспортные средства, подлежащие контролю.
Пределы зоны таможенного контроля обозначаются специальными знаками прямоугольной формы, на зеленом фоне которых белым нанесена надпись на русском и английском языках «Зона таможенного контроля» – «Customs control zone». Кроме того, пределы временной зоны таможенного контроля могут быть определены посредством устного оповещения, либо обозначены оградительной лентой, временными информационными щитами или табло, а также иными подручными средствами.
Доступ в зоны таможенного контроля разрешается с предварительного уведомления таможенных органов. Осуществление коммерческой деятельности, перемещение товаров и транспортных средств, физических лиц в зонах таможенного контроля (через границы зон и в их пределах) осуществляется только с разрешения таможенных органов Российской Федерации и под их контролем, исключая специально предусмотренные законодательством случаи. Нарушение режима зоны таможенного контроля является нарушением таможенных правил и влечет административную ответственность в соответствии со ст. 16.5 КоАП РФ.
Помимо мест пропуска на границе и таможенного оформления в зоне нахождения лица, перемещающего товары и транспортные средства, либо уполномоченного им лица, таможенный контроль может производиться в местах нахождения декларанта, а также любого иного лица, прямо или косвенно имеющего отношение к таким товарам и транспортным средствам.
Согласно ст. 192 ТК РФ при ввозе таможенный контроль начинается с момента пересечения товаром и транспортным средством таможенной границы, а при вывозе он начинается с момента принятия таможенной декларации. Таможенный контроль завершается только в момент выпуска товаров и транспортных средств (передачи таможенными органами товаров или транспортных средств после их таможенного оформления в полное распоряжение лица).
Таможенный контроль может быть осуществлен в любое время, если имеются достаточные основания полагать о наличии нарушения законодательства Российской Федерации или международных договоров Российской Федерации, контроль за исполнением которых возложен на таможенные органы. Таможенные органы вправе проверять наличие товаров и транспортных средств, проводить их повторный досмотр, перепроверять сведения, указанные в таможенной декларации, проверять коммерческие документы, а также другую информацию, относящуюся к внешнеэкономическим и последующим коммерческим операциям с данными товарами и транспортными средствами.
Таким образом, при ввозе таможенный контроль начинается в пунктах пропуска на таможенной границе, определяемых таможенными органами для пересечения товарами и транспортными средствами, и завершается после окончания таможенного оформления и передачи лицу в полное распоряжение. Что касается вывоза товаров и транспортных средств, то под таможенным контролем они находятся с момента принятия таможенным органом таможенной декларации до момента фактического пересечения таможенной границы в пункте пропуска. Во всех остальных случаях как ввезенные, так и вывезенные товары и транспортные средства находятся под таможенным контролем до выпуска в полное распоряжение соответствующих лиц.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
