Прежде отметим, что согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
– выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
– возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Как видим, из положений статьи 188 ТК РФ следует, что работнику могут быть компенсированы два вида выплат:
– компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов;
– расходы, связанные с использованием имущества.
Иначе говоря, одному и тому же работнику может выплачиваться компенсация и возмещаться расходы, связанные с использованием личного имущества.
Кроме того, из указанной статьи вытекает, что при использовании личного имущества без согласия работодателя, требовать компенсацию и возмещение расходов работник не вправе.
Также статьей 188 ТК РФ определено, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, при составлении трудового договора работодатель и работник должны согласовать стоимость использования личного имущества, срок его использования, а также определить размер возмещения работодателем расходов, произведенных работником при использовании личного имущества в деятельности организации.
Порядок исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) регулируется нормами главы 23 "Налог на доходы физических лиц" Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ).
Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, признаваемого плательщиком указанного налога, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды. Исключением являются доходы, перечисленные в статье 217 НК РФ.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Как сказано в письме Минфина России № 03-04-05/25434, поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России № 03-04-06/22274, № 03-04-06/35076.
Следует отметить, что чаще всего в служебных целях работники используют личный транспорт.
По мнению Минфина России, изложенному в письме № 03-04-05/24421, размер возмещения расходов при использовании личного транспорта с целью освобождения от обложения НДФЛ должен подтверждаться:
– документами, свидетельствующими о принадлежности работнику транспорта на праве личной собственности (паспорт транспортного средства и свидетельство о регистрации);
– путевыми листами, подтверждающими фактическое использование транспорта в интересах работодателя;
– документами, подтверждающим суммы расходов (чекам на ГСМ, ремонт и т.п.).
Обратите внимание, что транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом. Поэтому положения пункта 3 статьи 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России № 03-04-06/9-228, № 03-04-06/3-42, а также в письме ФНС России № ЕД-4-3/18123@ "По вопросу обложения налогом на доходы физических лиц компенсации за использование, износ (амортизацию) личного транспорта".
Исключением является ситуация, когда сотрудник управляет по доверенности транспортным средством, оформленным на его супругу, и это транспортное средство является совместно нажитым имуществом.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В этом случае супруг также признается собственником транспортного средства (пункт 1 статьи 256 Гражданского кодекса Российской Федерации, статья 34 Семейного кодекса Российской Федерации). А значит, компенсации и возмещение затрат в связи с его использованием не облагаются НДФЛ в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ. На это указывает письмо Минфина России № 03-03-06/2/49.
Согласно разъяснениям Минфина России, приведенным в письме № 03-04-06/6-328 организация вправе не удерживать НДФЛ при выплате своим работникам возмещения расходов по оплате парковки при предоставлении ими отчетов, подтверждающих производственную необходимость использования личного автомобиля.
Кроме использования собственного автотранспорта работники могут использовать в служебных целях и собственный телефон.
Денежная компенсация за использование в служебных целях личного мобильного телефона, принадлежащего работнику организации, не облагается НДФЛ в пределах установленных организацией размеров (письма Минфина России № 03-04-06/4259, № 03-04-06-01/138, постановления ФАС Поволжского округа по делу № А49-6290/04-540А/2, ФАС Уральского округа по делу № Ф09-5353/05-С2).
Компенсация работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ (пункт 3 статьи 217 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/2/178, постановления ФАС Московского округа по делу № КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Кавказского округа по делу № А53-14011/2008-С5-14).
При этом размер возмещения таких расходов согласно трудовому договору должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием указанного имущества в трудовой деятельности (постановление ФАС Северо-Западного округа № А13-15096/2005-08). То есть организация должна иметь документы (или их копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество и расходы, понесенные при использовании данного имущества в служебных целях. Документальным подтверждением затрат могут служить счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов.
Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России № 03-04-06-01/138, УФНС России по городу Москве № 28-11/4115, № 28-17/1269.
При этом по разъяснения финансового ведомства, размер компенсации должен соответствовать стоимости используемого мобильного телефона и времени телефонных разговоров в служебных и личных целях. Такая позиция изложена в письмах Минфина России № 03-04-06/4259, № 03-04-06-01/138.
Если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (постановление ФАС Северо-Западного округа по делу № А05-2791/2006-9).
Заметим, что ФАС Центрального округа в постановлении по делу № А35-8471 указал на то, что ни в НК РФ, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается производственный характер переговоров. Соответственно, работодатель имеет право самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
