Дисциплинарное наказание, применяемое к сотруднику, считается наложенным правомерно, если вина нарушителя зафиксирована документально. Отсутствие работника на работе без серьезных на то причин, оформляется с помощью акта об отсутствии на рабочем месте. Об особенностях и правилах составления документа расскажем в нашем материале.
Дисциплинарным проступком будет считаться прогул работника или его отсутствие на работе более четырех часов без уважительных причин, за что руководитель вправе сразу уволить сотрудника по статье - за грубое нарушение дисциплины (ст. 81 ТК РФ).
Неявка на работу или самовольное оставление рабочего места более четырех часов фиксируется с помощью акта об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Важно учесть, что в установленные законодателем четыре часа не входит время обеда работника. В подобной ситуации работодателю необходимо вовремя и правильно составить документ, а также соблюсти процедуру доведения акта до нарушителя.
Верно составленный акт отсутствия на рабочем месте в 2021 году позволит обеспечить работодателю доказательственную базу, чтобы правомерно уволить сотрудника, а у нарушителя не появится шанс оспорить увольнение в суде. Рекомендуется ежедневно проводить процедуру фиксации прогула работника. Если впоследствии сотрудник предъявит подтверждающие документы по уважительному отсутствию на работе, у него могут остаться дни, которые он не сможет подтвердить. И здесь работодателю пригодятся ранее составленные акты.
Грубым нарушением трудовой дисциплины считается даже однократный прогул работника без уважительной причины (ст. 81 ТК РФ). Однако перед тем, как составить акт об отсутствии на рабочем месте, необходимо убедиться, что уход с рабочего места или невыход на работу сотрудника, не имеют правомерного обоснования.
Так, если работник решит посетить врача в рабочее время без разрешения руководства, это не будет считаться уважительной причиной. Однако, выданная врачом справка, которая подтверждает информацию работника о посещении врача в день отсутствия на работе, может быть признана судом в качестве достаточного доказательства уважительного характера отсутствия на работе.
В целом ТК РФ не имеет исчерпывающего перечня, который бы устанавливал те ситуации, которые бы относились к уважительным. Однозначно таковыми являются период болезни сотрудника, подтвержденный больничным листом, а также те периоды, когда работник вправе не выходить на работу.
Например, организация задолжала работнику заработную плату более пятнадцати дней. В этой ситуации сотрудником направляется заявление руководителю о приостановлении работы (ст. 142 ТК РФ), и он вправе не выходить на работу. Даже если часть долга по зарплате погашена компанией, от работника нельзя требовать возобновления работы, тем более уволить за прогул. Суд признает увольнение незаконным, так как компания полностью не погасила задолженность по зарплате.
Также к веским основаниям отсутствия на рабочем месте можно отнести:
• чрезвычайные, не зависящие от действий работника обстоятельства (природные катаклизмы, пожары, отмена рейсов, забастовки работников транспорта, устранение аварийных поломок в доме и т.д.);
• смерть близкого родственника или его экстренная госпитализация в больницу;
• нахождение по вызову в правоохранительных органах или суде;
• участие в донорской акции (ст. 186 ТК РФ);
• выполнение общественных или гособязанностей;
• арест;
• участие в забастовочном мероприятии (ст. 414 ТК РФ).
В остальных конкретных случаях оценка уважительности причины отсутствия сотрудника на работе ложится на плечи руководителя. Поэтому, чтобы отстоять свою позицию по увольнению нарушителя в суде, работодателю необходимо собрать и сохранить те документы, которые подтверждали бы факты ранее имеющихся прогулов. К ним относятся объяснительные работника, приказы о наказании прогульщика в виде лишения премиального вознаграждения, объявления выговора и т.д.
Законом не устанавливает конкретный круг лиц, которые вправе составлять акт отсутствия работника на рабочем месте. Чаще такая обязанность возлагается на непосредственного начальника работника-нарушителя либо кадровика. Например, если в должностной инструкции монтажника указано, что тот подчиняется инженеру, то инженер и будет оформлять прогул.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Если в инструкции ничего не сказано, то акт о прогуле может составить работник, который отвечает за ведение табеля (табельщик). Важно, чтобы при составлении акта присутствовало не менее двух свидетелей, которые подтверждают факт отсутствия сотрудника личными подписями. Обычно комиссия состоит из трех человек - должностного лица и двух сотрудников организации.
После составления документа, тот направляется на ознакомление нарушителю и руководству организации. Работодатель вправе составить несколько актов о прогуле, если тот составил продолжительный период времени.
Необязательно оформлять акт в день прогула, но важно не пропустить месячный срок со дня нарушения. В противном случае документ не будет иметь юридической силы.
Унифицированной формы документа нет, поэтому он составляется в свободной форме. Чтобы упростить себе задачу, скачайте акт отсутствия на рабочем месте, разработанный нашими экспертами.
Документ составляется в двух экземплярах, один направляется прогульщику, второй хранится у руководства. Соответственно оба экземпляра должны быть подписаны созданной комиссией и сотрудником.
В теле документа важно указать следующие сведения:
• название организации, в которой работает нарушитель;
• порядковый номер и число, когда нарушение было зафиксировано;
• сведения по прогульщику (ФИО, должность);
• кто входил в комиссию, которая оформляла нарушение (ФИО, должность);
• объяснение нарушителем причин невыхода на работу (если есть).
Перед составлением акта следует обязательно выяснить причину прогула. Для этого работником пишется письменное объяснение и предоставляются подтверждающие документы, если отсутствие на работе было по уважительной причине (больничный, другие справки).
Если нет возможности на месте взять объяснительную у прогульщика, работодателю следует отправить ему письмо с требованием объяснить причину прогула. Запрос следует отправить по почте заказным письмом, а уведомление о вручении сохранить и зарегистрировать в журнале исходящей документации. Уведомление пригодится в случае судебного разбирательства, если работник будет не согласен с обоснованием увольнения.
Даже если работник находился на больничном, но не предупредил о болезни руководство, суд вынесет решение о признании увольнения законным. Суд руководствуется тем, что работодатель не должен отвечать за недобросовестный характер действий работника.
Составляем документ самостоятельно:
• вверху и посередине листа А4 - пишем «Акт об отсутствии на рабочем месте» или короче «Акт о прогуле»;
• слева листа указывается наименование организации, город, дата составления документа;
• справа напротив пишется порядковый внутренний номер акта;
• далее описывается состав комиссии (ФИО, должности);
• указывается ФИО и должность нарушителя, в отношении которого составлен документ;
• после фиксируется период отсутствия сотрудника на работе (дата, время);
• если серьезной причины нет, вносится запись - без уважительных причин. Если объяснения работника имеются, их необходимо отразить в акте;
• далее документ подтверждается подписями членов комиссии и самого нарушителя. Если прогульщик отказывается ставить свою подпись, делается отметка об отказе работника подписывать акт прогула, которую также удостоверяют подписями члены комиссии.
Если работник не согласен с документом о прогуле, он вправе написать возражения в объяснительной, которую необходимо направить руководству в двухдневный срок с момента нарушения.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
