Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. Связаться с автором
Приветствую Вас дорогие читатели, сегодня я подготовила для вас статью про трудовой приказ и все что с ним связано, мы разберем все изменения, которые произошли в 2020 году и произойдут в 2021. Статья получилась большая, поэтому я разбила её на темы для более удобной навигации:
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая в 2021 году выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.
Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:
• о приеме на работу (заключение трудового договора);
• о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);
• об увольнении (прекращение трудового договора);
• об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
• о направлении в командировку (длительную зарубежную);
• о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.
Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:
• о предоставлении отпуска;
• о направлении в командировку (краткосрочную);
• о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
• о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.
Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения".
Регистрация - это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.
Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.
Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).
Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги - дату окончания. Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
С начала этого года все предприятия обязаны предложить своим работникам использовать трудовые книжки (ТК) в электронном виде. Теперь все сведения о работниках и их стаже будут храниться в электронных ресурсах ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 закона № 439-ФЗ).
Работник в любой момент, используя личный кабинет ПФР или портал «Госуслуги», может получить выписку из своей трудовой или оформить пенсию без похода в Пенсионный фонд.
При этом если человек хочет, чтобы его трудовая велась на бумаге, он имеет на это право. Необходимо только написать соответствующее заявление.
До начала использования новых ТК работодатель должен сделать следующее:
1) В первые рабочие дни января составить приказ о введении электронных трудовых книжек.
2) До 01.07.2020 уведомить работников об изменениях, связанных с ТК, и о том, что у них есть выбор, как именно будут учитывать их трудовой стаж.
Работник, в свою очередь, пишет заявление, указывая работодателю свой выбор. Обратите внимание, что если работник не предоставит заявление до конца 2020 года, то работодатель продолжит вести трудовую в бумажном виде, в соответствии со ст. 66 ТК РФ.
С 2020 года работодатели сдают отчет по форме СЗВ-ТД за месяц, в котором работник выбрал вид ведения трудовой или совершил кадровые передвижения. Отчитываться необходимо до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Новые ТК входят в нашу жизнь уверенными шагами. При этом те, кто пока не уверен в их преимуществах, может написать соответствующее заявление и использовать бумажный вариант до окончания 2026 года. Предполагается, что с 2027 года бумажные ТК перестанут существовать вовсе.
Приказ про правила внутреннего трудового распорядка в 2020-2021 годах
Правила внутреннего трудового распорядка или ПВТР - это обязательный локальный акт организации, который регламентирует права и обязанности сотрудников, указывает, за какие нарушения положены взыскания, закрепляет нормы поведения на рабочих местах. Собственно, нормы поведения — это и есть трудовой распорядок. Инструкции, которые содержит ПВТР, помогают дисциплинировать сотрудников, координируют действия персонала и предотвращают трудовые споры.
Закон разрешил микропредприятиям не разрабатывать собственные локальные нормативные акты, в том числе и ПВТР. Такие микропредприятия могут не составлять отдельный документ с правилами, но должны заключать с сотрудниками трудовые договоры по новой форме. Для всех остальных организаций отсутствие Правил — административное правонарушение. За это последует наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.
Типовые правила внутреннего трудового распорядка регулируют, например, следующие отношения между компанией и сотрудниками (ст. 189 ТК РФ):
• приём на работу и увольнение;
• распорядок работы и отдыха;
• материальное поощрение;
• сроки выплаты зарплаты;
• наложение взысканий.
Обратите внимание, что в отдельных отраслях экономики трудовой распорядок компании определяют не только локальные акты, но и отраслевые положения или уставы о дисциплине труда, например, положение для работников железнодорожного транспорта (пост. Правительства РФ № 621), или устав для работников морского транспорта (пост. Правительства РФ № 395).
Сейчас компания по сути могут сами решать, какие вопросы регламентировать ПВТР. Поэтому единого стандарта формы нет. В большинстве случаев компании сами определяют, из каких разделов будет состоять документ, и как его оформить. Однако есть ряд разделов, которые обязательно должны быть в Правилах по ГОСТу. Есть единый национальный стандарт оформления организационно-распорядительной документации — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно ему, типовой документ, которые регулирует трудовой распорядок в компании, состоит из семи семь обязательных разделов. Рассмотрим каждый из них подробнее.
В разделе дайте определение всех терминов, которые используете в тексте ПВТР. Четко пропишите, какие категории персонала подчиняются Правилам, и на какие отделы и подразделения компании распространяется их действие. Здесь же сформулируйте цели, ради которых разработали документ. Объясните, что правила помогают предотвратить споры и защищают права сотрудников.
Распишите подробно, как принимаете, переводите на другую должность и увольняете. Укажите документы, которые нужны в каждой ситуации. Если в компании принято устанавливать испытательный срок при приеме на работу, пропишите его условия и продолжительность. Содержание раздела сверьте с положениями гл. 11-13 ТК РФ: оно не должно им противоречить.
Из-за перехода на электронные трудовые изменился перечень обязательных документов при приёме на работу. Теперь кандидаты, которые отказались от бумажной трудовой, должны принести вместо книжки или вместе с ней сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. В связи с этим пропишите в ПВТР, что если соискатель не перешел на электронную трудовую, то при приёме на работу он предъявляет бумажный вариант документа. А если отказался — СТД-Р или СТД-ПФР. Пропишите, что HR может дополнительно запросить у кандидата, который перешёл на электронный формат, бумажную трудовую книжку. Не будет лишним сейчас прописать и то, что с 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, бумажные трудовые больше заводить не будете.
Этот раздел составляйте на базе требований в 22-й статье ТК. Работодатель обязан организовать работу сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, обеспечивать безопасные условия труда, выплачивать в полном размере причитающуюся зарплату, следить за соблюдением трудовой дисциплины, осуществлять обязательное социальное страхование.
Если в вашей компании есть сотрудники, которые отказались от бумажной трудовой, теперь вы должны выдавать им сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Выдавайте их по просьбе работника и при увольнении. Отразите в ПВТР правила, по которым будете выдавать эту форму. Укажите, что такие сведения выдаете только по письменному заявлению, в котором надо указать, в каком виде выдать данные — бумажном или электронном. Если сотрудник просит справку в день увольнения, выдайте ее в тот же день, а в других случаях у вас есть три рабочих дня. Учтите, что выдавать справку надо только тем работникам, которые перешли на электронные трудовые. Если не хотите выдавать сведения о трудовой деятельности всем, укажите в документах, что предоставите их только тем, кто отказался от бумажной книжки. Это поможет в будущем избежать конфликтов с работниками, потому что они заранее будут понимать, почему им могут отказать в выдаче справок.
В основу этого раздела положите права и обязанности сотрудника, изложенные в 21-й статье ТК. Основная обязанность работника — выполнять трудовые функции, соблюдать дисциплину, беречь имущество компании, сообщать руководству о критических ситуациях, которые угрожают здоровью и жизни. В разделе пропишите все дополнительные обязанности, которые компания возлагает на сотрудников. Например, правила дресс-кода, если он принят в компании. Но учтите: если спор о нарушении дресс-кода дойдет до суда, вам придётся доказать, что вы ознакомили работника с ПВТР с соответствующими требованиями.
Изменили правила диспансеризации сотрудников 40+. Теперь работодатели обязаны отпускать таких работников на диспансеризацию каждый год. Продолжительность диспансеризации — один день. А еще закрепили обязанность работников подтверждать, что они действительно отсутствовали на работе в связи с диспансеризацией. Уважительную причину подтвердит справка от врача. Если в ваших ПВТР уже были положения о диспансеризации, то скорректируйте информацию о сотрудниках старше 40 лет. Укажите, что такие работники могут раз в году брать выходной для похода по врачам. Отметьте, что сотрудник должен подтвердить отсутствие справкой из медучреждения, установите сроки. Если не пропишете это в ПВТР, не сможете привлечь сотрудника к ответственности, если он отпросится на обследование, а сам уйдет по своим делам. По закону работники должны приносить справки работодателю после диспансеризации, только если эту обязанность компания закрепила в ЛНА. Если раздела с диспансеризацией в ваших ПВТР нет, рекомендуем его добавить.
Этот раздел нужно проработать подробно и конкретно. Распишите весь распорядок трудового дня: начало и окончание смен, длительность перерывов, продолжительность рабочего дня и рабочей недели. Во многих компаниях в штате есть сотрудники с ненормированным рабочим днем. Объясните, по какому режиму работают они.
Роспотребнадзор рекомендовал компаниям создать условия для социального дистанцирования сотрудников в рабочее время. Чтобы выполнить рекомендацию, среди прочего понадобится обновить раздел ПВТР с режимами работы. В документе обновите раздел с режимами работы. Ваша задача — предусмотреть несколько вариантов начала и окончания рабочего дня. Пропишите, какой режим действует по умолчанию, а на какие можете переводить работников. Пропишете все эти условия — сотрудники будут приходить на работу в разное время, а значит, не будет толкучки на проходной и в лифтах, снизится риск заболеть коронавирусом. В ПВТР также укажите, что для перевода сотрудников на другой режим работы, с ним нужно заключить допсоглашение.
Тут укажите, в какой срок перечисляете зарплату, поясните, на какие карты будете её переводить. Пропишите, как предоставляется оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск. Законодательство предлагает в качестве поощрения использовать премирование, благодарность и другие стандартные виды материального стимулирования. Вы можете расширить этот список и включить в него дополнительные пункты социального пакета, принятые в вашей компании. Например, бесплатное обучение или посещение тренажерного зала.
Статья 192 ТК РФ регламентирует состав дисциплинарных взысканий и порядок их наложения. Используйте информацию, чтобы написать этот раздел ПВТР. Перечислите виды проступков, за которые сотруднику грозит увольнение, выговор или замечание. Не используйте взысканий, не предусмотренных законом.
Если хотите, чтобы сотрудник работал удалённо по определенному адресу, например, по месту жительства, в ПВТР пропишите, что в допсоглашении с работником можете предусмотреть такое условие. Учтите, что цели удаленной и дистанционной работы различаются, а потому при переводе сотрудника на удалёнку вы можете прописать адрес, по которому он должен будет находиться в рабочее время. Так хоть немного сможете минимизировать риски заражения коронавирусом, потому что будете точно знать, что в течение дня сотрудник дома, а, например, не в кафе.
В документе пропишите и дополнительные средства связи с сотрудниками на удалёнке, например, мессенджеры. Зафиксируйте обязанность сотрудников в течение дня отвечать на телефонные звонки и сообщения в Skype и WhatsApp, пропишите ответственность за нарушение правил. Это поможет подстраховаться на случай, если сотрудник не будет выходить с вами на связь по нескольку часов: сможете применить к нему дисциплинарное взыскание.
Кроме этих обязательных по ГОСТу разделов, вы можете включать в документ дополнительные разделы, которые соответствуют специфике вашего бизнеса. Например, разделы по работе с переданными, сведениями, относящимися к государственной или коммерческой тайне. Многие фирмы прописывают в Правилах порядок использования служебной техники, мобильной связи и автотранспорта.
ПВТР — это документ, который при проверке первым делом запросит трудинспектор.
Чаще всего находят следующие ошибки:
1. В пункте, которым определяют, какие документы человек должен предъявить при найме, не должно быть указано на обязательность предъявления СНИЛС, потому что их больше не выдают. Вместо СНИЛС работник может предъявить документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта в электронном или бумажном виде по форме АДИ-РЕГ.
2. Закрепили дни выплаты зарплаты реже чем каждые полмесяца, например 15-го и 25-го, 9-го и 25-го, 12-го и 25-го числа. Чтобы избежать штрафа, проверьте, чтобы между датами, установленными в ПВТР, было не более 14 календарных дней, а если в месяце 31 день — не более 15.
3. Не регламентировали ответственность сторон трудового договора или прописали её, но условия ответственности ухудшают положение сотрудника. Такое происходит, например, когда в ПВТР прописывают меры дисциплинарного взыскания, которых нет в ст. 193 ТК (штрафы, порицание), или указывают на материальную ответственность за задержку зарплаты в размере, меньшем чем 1/150 ключевой ставки Центробанка.
Есть три способа утвердить документ. Первый — ПВТР утверждает руководитель организации или другое должностное лицо. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Второй способ — издать отдельный документ, например постановление, приказ, решение или распоряжение. В такой ситуации гриф утверждения на ПВТР состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Третий способ — ПВТР утверждает коллегиальный орган, решение которого фиксируют в протоколе. В таком случае в грифе указывают наименование органа, решением которого утвердили документ, дату и номер протокола (в скобках).
После того, как утвердите правила, ознакомьте с ними сотрудников. Закон не устанавливает конкретный срок, если изменения не затрагивают условия трудовых договоров (если затрагивают, у вас есть два месяца). При этом ПВТР не будут действовать на сотрудника до ознакомления с измененными ПВТР под подпись. Сделать это тоже можно разными способами. Например, оформить отдельный лист ознакомления, где распишется каждый, завести общий журнал ознакомления со всеми ЛНА компании, попросить сотрудников расписаться на оборотной стороне приказа, которыми утвердили Правила, включить в трудовой договор фразу, что сотрудник ознакомился с ПВТР. Выбирайте удобный вам способ. Главное, чтобы у него было документальное подтверждение, что работника с документом действительно ознакомили.
Порядок изменения документа зависит от того, отдельный это ЛНА или приложение к коллективному договору. Если Правила первый вариант, внести в ПВТР изменения можно двумя способами: принять документ в новой редакции или внести изменения в действующую. Способ внесения зависит от количества поправок. Если их много, принимайте документ в новой редакции. Мало — можно внести правки в действующую редакцию. В этом случае подготовьте приказ о внесении изменений в ПВТР. После того как внесли изменения в ПВТР, их должен утвердить работодатель в том же порядке, в котором документ принимали (ст. 190, 372 ТК).
Если Правила — приложение к коллективному договору, изменения в них вносите в порядке, который предусмотрен для изменения коллективного договора. Проведите коллективные переговоры и направьте изменения в соответствующий орган по труду для уведомительной регистрации (ст. 36, 44, 50 ТК).
После того как внесли изменения в ПВТР, ознакомьте сотрудников, которых они касаются, с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК). Если изменения в ПВТР влияют на условия трудовых договоров с сотрудниками, то необходимо также внести изменения в их трудовые договоры. С сотрудниками, которые согласны с изменениями, заключите дополнительные соглашения. Работников нужно уведомить об изменениях под подпись не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК).
Приказ о ведении трудовых книжек в 2020-2021 годах
Трудовые книжки по закону относятся к бланкам строгой отчетности. Связано это с тем, что они содержат информацию, которая впоследствии напрямую влияет на уровень пенсии того или иного сотрудника, поэтому работа с ними должна вестись в определенном порядке. Особенно это актуально для крупных организаций, где большое количество наемного персонала, а значит и большой поток кадровой документации.
Руководитель предприятия лично назначает работника, который несет ответственность за сохранность трудовых книжек. Обычно это сотрудник или начальник отдела кадров.
В обязанности этого специалиста входит не только прием и выдача трудовых и вкладышей в них, но и их заполнение, забота об их содержании и учет.
В случае потери или порчи трудовой, восстанавливать документ (или компенсировать затраты на эту процедуру) в 2021 году придется именно ответственному сотруднику.
Все приказы, издаваемые в организации, всегда пишутся от имени руководителя, а вот непосредственная обязанность по их составлению обычно возлагается на секретаря, юрисконсульта или другого приближенного к директору работника, имеющего понимание о том, как формировать такой вид распорядительных бумаг.
Однако, в любом случае, независимо от того, кто именно занят в составлении приказа, для того, чтобы документ стал легитимным (т.е. законным), надо соблюсти одно важное условие: передать бланк на подпись директору.
В случае, если у вас возникла необходимость в написании приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек, внимательно прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите образец документа.
Для начала общая информация. На сегодняшний день не существует стандартной единой формы приказа, так что любой подобный документ представители компаний могут писать в свободном виде, или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон приказа – по его образцу.
Приказ допустимо создавать на фирменном бланке предприятия (как правило, в тех случаях, если такое требование указано в нормативных актах фирмы) или на обычном листе любого удобного формата (лучше А4). Писать приказ можно от руки (но чтоб написано все было четко, разборчиво, без помарок и исправлений) или набирать на компьютере.
При формировании приказа учитывайте несколько простых правил:
1. Каждый приказ (и этот в том числе) должен иметь под собой обоснование – оно всегда пишется в начале документа и начинается со слов «В связи с…». Обоснование дает представление об обстоятельствах, послуживших поводом к составлению приказа.
2. В бланк также вносится и основание – т.е. даются ссылки на разделы, статьи и пункты закона, имеющие прямое отношение к содержанию документа.
3. Приказ всегда пишется в единственном экземпляре, который подписывается директором (или иным лицом, уполномоченным действовать от имени руководителя), а также всеми упомянутыми в нем сотрудниками – подписи последних будут свидетельствовать о том, что они ознакомились с приказом и согласны его выполнить. Все автографы должны быть только «живыми», отпечатанные (т.е. факсимильные) подписи для заверения приказа использовать запрещено.
Проштамповывать приказ при помощи печати следует только в том случае, если норма по применению штемпельных изделий для удостоверения внутренней документации закреплена в учетной политике фирмы. После составления приказ надо зарегистрировать в журнале учета распорядительных документов.
Приказ действителен только на предприятии, в котором он издан.
«Шапка» документа должна включать в себя:
• название документа (с обозначением сути);
• его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
• наименование предприятия;
• дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
• дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
• назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
После окончательного формирования приказа и ознакомления с ним всех упомянутых в нем сотрудников, бланк нужно вложить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. Ну а после того, как приказ перестанет быть действительным, его можно отдать в архив компании, а затем по истечении срока хранения уничтожить в порядке, установленном законом.
Приказ об ответственных за трудовые книжки в 2020-2021 годах
Издание приказа или распоряжения о назначении работника, ответственного за ведение трудовых книжек – это требование действующего законодательства. Оно прописано в п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. Правительственным Постановлением № 225). Несмотря на то, что про ЭТК здесь ничего не сказано, они являются равноценным аналогом обычной трудовой книжки, а значит, на них распространяются те же правила.
В ч. 3 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ говорится, что ЭТК, точнее, «Сведения о трудовой деятельности», могут предоставляться при трудоустройстве вместе с трудовой книжкой или взамен бумажного документа. Сведения обязательно выдаются работодателем в день увольнения сотрудника, а по запросу работника - в течении 3-х дней (рабочих). Минтруд разработал проект формы таких сведений – СТД-Р (взамен формы СЗИ-ТД, ранее предложенной Пенсионным фондом).
Приказ о назначении ответственного лица следует издать в начале года, так как первые сведения в Пенсионный фонд по новой отчетной форме (СЗВ-ТД) нужно подать не позднее 15 февраля 2020 г. Отчет формируется не на всех работников.
В 2021 году в него включаются данные только о тех сотрудниках, в отношении которых в предшествующем месяце произошло хотя бы одно из кадровых событий (п. 2.4 ст. 11 закона о персучете № 27-ФЗ):
• прием на работу;
• увольнение;
• перевод на другую постоянную работу;
• подача работодателю заявления с просьбой продолжить вести его бумажную трудовую книжку или перейти на электронный вариант.
Ответственный за электронные трудовые книжки должен своевременно подавать требуемую отчетность в Пенсионный фонд. В 2020 году срок ее подачи – не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имело место кадровое событие, а с 2021 г. о приеме и увольнении сотрудников нужно будет сообщать не позднее следующего дня за днем издания соответствующего приказа.
Обычно ответственным за ведение ЭТК назначается работник кадровой службы или бухгалтерии, хотя уполномочить на эту деятельность можно любого сотрудника, который, по мнению работодателя, с ней справится. Когда предприятие небольшое, работа с ЭТК не будет занимать много времени. При отсутствии кадровой службы, работодатель вправе добавить ее к основным функциям одного или нескольких работников – за дополнительную плату и при наличии письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). Если у работников, ответственных за ЭТК, при этом изменяются трудовые обязанности, с ними следует заключить дополнительное соглашение (ст.72 ТК РФ). В этом случае коррективы вносятся и в должностную инструкцию сотрудника.
В приказе нередко указывают, кто будет работать с ЭТК в отсутствие ответственного лица, например, по причине болезни, отпуска или служебной командировки. Если возложенные на работника обязанности по ведению электронных трудовых книжек носят временный характер, и не связаны с изменением условий договора, в приказе прописывается срок их исполнения.
Приказ на трудовой отпуск в 2020-2021 годах
Приказ о предоставлении отпуска работнику — это распорядительный акт локального значения, в котором обозначаются даты и продолжительность отдыха сотрудника, а также условия его замены на период отсутствия, если это предусмотрено рабочим процессом.
Право на отдых записано не только в Конституции РФ, но и в Трудовом кодексе. Каждый трудоустроенный гражданин имеет законное право отдохнуть минимум 28 дней в году за счет своего работодателя. Такой отдых называется ежегодным оплачиваемым отпуском, и чтобы он наступил, и работник, и работодатель должны составить несколько важных документов. Одним из них является приказ о предоставлении отпуска. Рассмотрим подробнее, как оформить этот документ.
Приказ об отпуске (образец рассмотрим ниже) является одним из наиболее часто используемых документов в работе специалиста по кадрам. Ведь законный отдых работников разрешается дробить на части, в результате чего один работник может отдыхать несколько раз за год. И каждый раз нужно составлять новый локальный акт. Поэтому умение правильно составить этот документ и знание всех нюансов и «подводных камней» в оформлении ежегодного отпуска существенно облегчает работу кадровиков. На самом деле в составлении этого локального акте нет никакой сложности.
По нормам статьи 123 ТК РФ, основанием для предоставления работнику дней отдыха в 2021 году являются график отпусков (как его разработать и утвердить, мы уже рассказывали в другой статье), а также заявление работника (в случае отдыха вне графика, за работу в выходные дни, донорство и т. п.). Только при наличии этих документов можно приступать к составлению самого распоряжения. Для этого можно применить как унифицированную форму (их есть две: для одного работника и сразу для нескольких), так и самостоятельно разработанный шаблон. Это связано с тем, что Постановление Госкомстата России № 1, которым утверждены унифицированные бланки, является не обязательным нормативно-правовым актом, а всего лишь рекомендовано к применению. Поэтому, если работодатель захочет написать документ в произвольном порядке, никто его за это наказывать не будет. Главное, чтобы в таком документе были все обязательные реквизиты. Кроме того, разработанная форма должна содержаться в учетной политике организации, ведь она будет служить основанием для выплаты отпускных.
Итак, унифицированных форм две:
• № Т-6 — на одного работника;
• № Т-6а — на нескольких работников.
Первая из них используется кадровиками чаще, потому что даже если отдыхать отправляются сразу несколько человек, бывает удобно оформить документы на каждого из них в отдельности. Причин для этого много, в том числе не надо сбрасывать со счетов защиту персональных данных, если речь идет, например, о лицах, которые работают в разных подразделениях организации.
Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления.
Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:
• наименование организации-работодателя;
• Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
• вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
• период работы, за который предоставлен отдых;
• даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
• подпись и данные руководителя организации.
Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год.
Оформление формы № Т-6 будет отличаться от формы № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.
Рассмотрим внимательно образец приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск, составленный по форме № Т-6.
После данных о периоде работы стоят загадочные буквы «А» и «Б». Это так называемые блоки, в которых указывается тип отдыха:
1. Блок А — это ежегодный основной оплачиваемый отдых — время, которое работодатель обязан предоставить ежегодно всем сотрудникам организации, без исключения.
2. Блок Б — это все остальные виды отдыха: ежегодный дополнительный или учебный отпуск, выходные дни без сохранения заработной платы, декрет и даже время, которое дается для ухода за ребенком до трех лет.
В этих блоках необходимо указать количество календарных дней отдыха сотрудника и даты, на которые он приходится. Если в форме говорится только об основном отдыхе, заполнять блок Б работодателю не нужно. В случае с несколькими видами заполняются оба блока. Если речь не идет об обычных оплачиваемых отпускных днях, нужно заполнить только блок Б.
Подписать кадровый акт может руководитель организации или уполномоченное на это иное должностное лицо. Когда приказ готов, с ним нужно ознакомить сотрудника под подпись. Подпись нужно обязательно расшифровать. Если сотрудник от этой процедуры отказался, то работодателю придется подготовить соответствующий акт. Даже если встретиться лично с работником невозможно, например, он работает дистанционно, то его все равно нужно ознакомить с приказом. Сделать это можно в режиме обмена электронными документами с цифровыми подписями. Такой порядок предусмотрен статьей 312.1 ТК РФ.
Как быть, если отдохнуть решил сам директор компании? Тоже нужно все оформить в соответствии с законодательством. Руководитель организации одновременно является ее работником. При этом, в силу Федерального закона № 14-ФЗ и Федерального закона № 208-ФЗ, он имеет статус единоличного исполнительного органа. Но отправить сам себя отдыхать права все равно не имеет, если не включен в график. В уставе организации должно быть записано, кто может принять такое решение: только коллегиальный орган (правление, дирекция и др.), при его наличии, собрание участников (акционеров) общества или сам руководитель. Решение коллегиального органа или собрания участников оформляется протоколом, в котором, кроме всех условий для отдыха директора, решается также вопрос о том, кто будет исполнять его обязанности на время отсутствия.
На основании такого протокола издается приказ. Он также может быть составлен в любой форме: как в унифицированной, так и в произвольной.
Если выбрана унифицированная форма Т-6, то ее по умолчанию может подписать только сам руководитель. Поэтому, чтобы свою подпись смог поставить уполномоченный на это участник общества, в нее нужно заранее внести изменения.
Факт таких изменений фиксируется отдельным приказом произвольной формы. Бывает, что у директора есть по уставу полномочия отправить себя в отпуск самостоятельно. Тогда он может подписать приказ сам, а все оформление провести в соответствии с общими нормами ТК РФ.
Бывает так, что сотрудник не отдыхал несколько лет, а в текущем году решил воспользоваться днями отдыха за прошлые периоды. В этом случае это обязательно нужно отразить в локальном акте № Т-6 или № Т-6а. Правда, обычный бланк не предусматривает перечисления нескольких периодов, поэтому его нужно доработать. Изменения обязательно должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации. В этом случае самостоятельно разработанный бланк предпочтительнее, так как он не требует дополнительных процедур.
После того как оформление закончено, документ нужно подшить в папку и отправить на хранение. Пунктом 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры РФ № 558, срок хранения таких локальных актов составляет 5 лет. Однако если сотрудники, которые ушли отдыхать, заняты на тяжелых, вредных или опасных работах или документ касается предоставления дней без сохранения содержания (заработной платы), то, в соответствии с пунктом 19 Перечня, такой локальный акт придется хранить 75 лет.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
