Правила внутреннего трудового распорядка или ПВТР - это обязательный локальный акт организации, который регламентирует права и обязанности сотрудников, указывает, за какие нарушения положены взыскания, закрепляет нормы поведения на рабочих местах. Собственно, нормы поведения — это и есть трудовой распорядок. Инструкции, которые содержит ПВТР, помогают дисциплинировать сотрудников, координируют действия персонала и предотвращают трудовые споры.
Закон разрешил микропредприятиям не разрабатывать собственные локальные нормативные акты, в том числе и ПВТР. Такие микропредприятия могут не составлять отдельный документ с правилами, но должны заключать с сотрудниками трудовые договоры по новой форме. Для всех остальных организаций отсутствие Правил — административное правонарушение. За это последует наказание по ст. 5.27 КоАП РФ.
Типовые правила внутреннего трудового распорядка регулируют, например, следующие отношения между компанией и сотрудниками (ст. 189 ТК РФ):
• приём на работу и увольнение;
• распорядок работы и отдыха;
• материальное поощрение;
• сроки выплаты зарплаты;
• наложение взысканий.
Обратите внимание, что в отдельных отраслях экономики трудовой распорядок компании определяют не только локальные акты, но и отраслевые положения или уставы о дисциплине труда, например, положение для работников железнодорожного транспорта (пост. Правительства РФ № 621), или устав для работников морского транспорта (пост. Правительства РФ № 395).
Сейчас компания по сути могут сами решать, какие вопросы регламентировать ПВТР. Поэтому единого стандарта формы нет. В большинстве случаев компании сами определяют, из каких разделов будет состоять документ, и как его оформить. Однако есть ряд разделов, которые обязательно должны быть в Правилах по ГОСТу. Есть единый национальный стандарт оформления организационно-распорядительной документации — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Согласно ему, типовой документ, которые регулирует трудовой распорядок в компании, состоит из семи семь обязательных разделов. Рассмотрим каждый из них подробнее.
В разделе дайте определение всех терминов, которые используете в тексте ПВТР. Четко пропишите, какие категории персонала подчиняются Правилам, и на какие отделы и подразделения компании распространяется их действие. Здесь же сформулируйте цели, ради которых разработали документ. Объясните, что правила помогают предотвратить споры и защищают права сотрудников.
Распишите подробно, как принимаете, переводите на другую должность и увольняете. Укажите документы, которые нужны в каждой ситуации. Если в компании принято устанавливать испытательный срок при приеме на работу, пропишите его условия и продолжительность. Содержание раздела сверьте с положениями гл. 11-13 ТК РФ: оно не должно им противоречить.
Из-за перехода на электронные трудовые изменился перечень обязательных документов при приёме на работу. Теперь кандидаты, которые отказались от бумажной трудовой, должны принести вместо книжки или вместе с ней сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР. В связи с этим пропишите в ПВТР, что если соискатель не перешел на электронную трудовую, то при приёме на работу он предъявляет бумажный вариант документа. А если отказался — СТД-Р или СТД-ПФР. Пропишите, что HR может дополнительно запросить у кандидата, который перешёл на электронный формат, бумажную трудовую книжку. Не будет лишним сейчас прописать и то, что с 2021 года на сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, бумажные трудовые больше заводить не будете.
Этот раздел составляйте на базе требований в 22-й статье ТК. Работодатель обязан организовать работу сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, обеспечивать безопасные условия труда, выплачивать в полном размере причитающуюся зарплату, следить за соблюдением трудовой дисциплины, осуществлять обязательное социальное страхование.
Если в вашей компании есть сотрудники, которые отказались от бумажной трудовой, теперь вы должны выдавать им сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Выдавайте их по просьбе работника и при увольнении. Отразите в ПВТР правила, по которым будете выдавать эту форму.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Укажите, что такие сведения выдаете только по письменному заявлению, в котором надо указать, в каком виде выдать данные — бумажном или электронном. Если сотрудник просит справку в день увольнения, выдайте ее в тот же день, а в других случаях у вас есть три рабочих дня. Учтите, что выдавать справку надо только тем работникам, которые перешли на электронные трудовые. Если не хотите выдавать сведения о трудовой деятельности всем, укажите в документах, что предоставите их только тем, кто отказался от бумажной книжки. Это поможет в будущем избежать конфликтов с работниками, потому что они заранее будут понимать, почему им могут отказать в выдаче справок.
В основу этого раздела положите права и обязанности сотрудника, изложенные в 21-й статье ТК. Основная обязанность работника — выполнять трудовые функции, соблюдать дисциплину, беречь имущество компании, сообщать руководству о критических ситуациях, которые угрожают здоровью и жизни. В разделе пропишите все дополнительные обязанности, которые компания возлагает на сотрудников. Например, правила дресс-кода, если он принят в компании. Но учтите: если спор о нарушении дресс-кода дойдет до суда, вам придётся доказать, что вы ознакомили работника с ПВТР с соответствующими требованиями.
Изменили правила диспансеризации сотрудников 40+. Теперь работодатели обязаны отпускать таких работников на диспансеризацию каждый год. Продолжительность диспансеризации — один день. А еще закрепили обязанность работников подтверждать, что они действительно отсутствовали на работе в связи с диспансеризацией. Уважительную причину подтвердит справка от врача. Если в ваших ПВТР уже были положения о диспансеризации, то скорректируйте информацию о сотрудниках старше 40 лет. Укажите, что такие работники могут раз в году брать выходной для похода по врачам. Отметьте, что сотрудник должен подтвердить отсутствие справкой из медучреждения, установите сроки. Если не пропишете это в ПВТР, не сможете привлечь сотрудника к ответственности, если он отпросится на обследование, а сам уйдет по своим делам. По закону работники должны приносить справки работодателю после диспансеризации, только если эту обязанность компания закрепила в ЛНА. Если раздела с диспансеризацией в ваших ПВТР нет, рекомендуем его добавить.
Этот раздел нужно проработать подробно и конкретно. Распишите весь распорядок трудового дня: начало и окончание смен, длительность перерывов, продолжительность рабочего дня и рабочей недели. Во многих компаниях в штате есть сотрудники с ненормированным рабочим днем. Объясните, по какому режиму работают они.
Роспотребнадзор рекомендовал компаниям создать условия для социального дистанцирования сотрудников в рабочее время. Чтобы выполнить рекомендацию, среди прочего понадобится обновить раздел ПВТР с режимами работы. В документе обновите раздел с режимами работы. Ваша задача — предусмотреть несколько вариантов начала и окончания рабочего дня. Пропишите, какой режим действует по умолчанию, а на какие можете переводить работников. Пропишете все эти условия — сотрудники будут приходить на работу в разное время, а значит, не будет толкучки на проходной и в лифтах, снизится риск заболеть коронавирусом. В ПВТР также укажите, что для перевода сотрудников на другой режим работы, с ним нужно заключить допсоглашение.
Тут укажите, в какой срок перечисляете зарплату, поясните, на какие карты будете её переводить. Пропишите, как предоставляется оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск. Законодательство предлагает в качестве поощрения использовать премирование, благодарность и другие стандартные виды материального стимулирования. Вы можете расширить этот список и включить в него дополнительные пункты социального пакета, принятые в вашей компании. Например, бесплатное обучение или посещение тренажерного зала.
Статья 192 ТК РФ регламентирует состав дисциплинарных взысканий и порядок их наложения. Используйте информацию, чтобы написать этот раздел ПВТР. Перечислите виды проступков, за которые сотруднику грозит увольнение, выговор или замечание. Не используйте взысканий, не предусмотренных законом.
Если хотите, чтобы сотрудник работал удалённо по определенному адресу, например, по месту жительства, в ПВТР пропишите, что в допсоглашении с работником можете предусмотреть такое условие. Учтите, что цели удаленной и дистанционной работы различаются, а потому при переводе сотрудника на удалёнку вы можете прописать адрес, по которому он должен будет находиться в рабочее время. Так хоть немного сможете минимизировать риски заражения коронавирусом, потому что будете точно знать, что в течение дня сотрудник дома, а, например, не в кафе.
В документе пропишите и дополнительные средства связи с сотрудниками на удалёнке, например, мессенджеры. Зафиксируйте обязанность сотрудников в течение дня отвечать на телефонные звонки и сообщения в Skype и WhatsApp, пропишите ответственность за нарушение правил. Это поможет подстраховаться на случай, если сотрудник не будет выходить с вами на связь по нескольку часов: сможете применить к нему дисциплинарное взыскание.
Кроме этих обязательных по ГОСТу разделов, вы можете включать в документ дополнительные разделы, которые соответствуют специфике вашего бизнеса. Например, разделы по работе с переданными, сведениями, относящимися к государственной или коммерческой тайне. Многие фирмы прописывают в Правилах порядок использования служебной техники, мобильной связи и автотранспорта.
ПВТР — это документ, который при проверке первым делом запросит трудинспектор.
Чаще всего находят следующие ошибки:
1. В пункте, которым определяют, какие документы человек должен предъявить при найме, не должно быть указано на обязательность предъявления СНИЛС, потому что их больше не выдают. Вместо СНИЛС работник может предъявить документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта в электронном или бумажном виде по форме АДИ-РЕГ.
2. Закрепили дни выплаты зарплаты реже чем каждые полмесяца, например 15-го и 25-го, 9-го и 25-го, 12-го и 25-го числа. Чтобы избежать штрафа, проверьте, чтобы между датами, установленными в ПВТР, было не более 14 календарных дней, а если в месяце 31 день — не более 15.
3. Не регламентировали ответственность сторон трудового договора или прописали её, но условия ответственности ухудшают положение сотрудника. Такое происходит, например, когда в ПВТР прописывают меры дисциплинарного взыскания, которых нет в ст. 193 ТК (штрафы, порицание), или указывают на материальную ответственность за задержку зарплаты в размере, меньшем чем 1/150 ключевой ставки Центробанка.
Есть три способа утвердить документ. Первый — ПВТР утверждает руководитель организации или другое должностное лицо. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Второй способ — издать отдельный документ, например постановление, приказ, решение или распоряжение. В такой ситуации гриф утверждения на ПВТР состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Третий способ — ПВТР утверждает коллегиальный орган, решение которого фиксируют в протоколе. В таком случае в грифе указывают наименование органа, решением которого утвердили документ, дату и номер протокола (в скобках).
После того, как утвердите правила, ознакомьте с ними сотрудников. Закон не устанавливает конкретный срок, если изменения не затрагивают условия трудовых договоров (если затрагивают, у вас есть два месяца). При этом ПВТР не будут действовать на сотрудника до ознакомления с измененными ПВТР под подпись. Сделать это тоже можно разными способами. Например, оформить отдельный лист ознакомления, где распишется каждый, завести общий журнал ознакомления со всеми ЛНА компании, попросить сотрудников расписаться на оборотной стороне приказа, которыми утвердили Правила, включить в трудовой договор фразу, что сотрудник ознакомился с ПВТР. Выбирайте удобный вам способ. Главное, чтобы у него было документальное подтверждение, что работника с документом действительно ознакомили.
Порядок изменения документа зависит от того, отдельный это ЛНА или приложение к коллективному договору. Если Правила первый вариант, внести в ПВТР изменения можно двумя способами: принять документ в новой редакции или внести изменения в действующую. Способ внесения зависит от количества поправок. Если их много, принимайте документ в новой редакции. Мало — можно внести правки в действующую редакцию. В этом случае подготовьте приказ о внесении изменений в ПВТР. После того как внесли изменения в ПВТР, их должен утвердить работодатель в том же порядке, в котором документ принимали (ст. 190, 372 ТК).
Если Правила — приложение к коллективному договору, изменения в них вносите в порядке, который предусмотрен для изменения коллективного договора. Проведите коллективные переговоры и направьте изменения в соответствующий орган по труду для уведомительной регистрации (ст. 36, 44, 50 ТК).
После того как внесли изменения в ПВТР, ознакомьте сотрудников, которых они касаются, с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК). Если изменения в ПВТР влияют на условия трудовых договоров с сотрудниками, то необходимо также внести изменения в их трудовые договоры. С сотрудниками, которые согласны с изменениями, заключите дополнительные соглашения. Работников нужно уведомить об изменениях под подпись не менее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК).
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
