Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений, применяемых при заполнении второй страницы первого раздела учетной формы.
Вносим сведения о полном наименовании организации.
Вписываем наименование отдела или подразделения организации, если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.
Вносим соответствующий восьмизначный код.
Заносим сведения, за какой период составлен график.
Присваиваем порядковый номер и указываем дату заполнения.
Заполняем вторую страницу (рекомендуем вести заполнение в соответствии со штатным расписанием). Теоретически, данная страница подлежит заполнению в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.
Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя о своем отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.
А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.
Присваиваем первый порядковый номер.
Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.
Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).
В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:
• в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
• в нижней графе указывается продолжительность времени.
Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.
Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.
Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.
Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.
Вписываем количество выходных и праздничных дней.
Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку, или готовимся объяснять руководству причины.
Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, - одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
