Общественное осознание системности мира, общества и человеческой деятельности началось с 1948 г., когда вышла в свет книга американского ученого Норберта Винера «Кибернетика, или Управление и связь в животном и машине». Первоначально термин «кибернетика» был больше связан с разработками технических аналогов живых организмов.
Позднее, когда Н. Винер написал книги «Кибернетика и общество», «Творец и робот», это определение распространилось на управление в любых системах: технических, биологических и социальных.
Развитие информационных аспектов управления тесно связано с кибернетикой — наукой, изучающей то общее, что имеется в управлении техническими системами, живыми организмами и человеческими коллективами.
Согласно представлениям кибернетики управление служит свойством системы. Кибернетические системы рассматриваются как системы управления, процессы управления — как процессы переработки информации, а обеспечивающие их средства — в качестве коммуникаций. Н. Винер говорил: «Управление — это не что иное, как посылка сообщений, эффективно влияющих на поведение их получателя».
Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления.
Выделяются следующие особенности кибернетики.
1. Информационный подход к процессам управления, т.е. управление в организованных системах рассматривается, прежде всего, как процесс преобразования информации: информация об объекте управления воспринимается управляющей системой, перерабатывается в соответствии с той или иной целью управления и в виде управляющих воздействий передается на объект управления. По этой причине понятие информации принадлежит к числу наиболее фундаментальных понятий кибернетики.
Процессы получения информации, ее хранения и передача называются в кибернетике связью. Если система способна воспринимать и использовать информацию о результатах своей деятельности, то говорят, что она обладает обратной связью. Переработка информации, идущей по каналам обратной связи, в сигналы, корректирующие деятельность объекта, называется контролем (регулированием).
2. Одно из основных понятий кибернетики — алгоритм: способ (программа) решения задачи, точно предписывающий, как и в какой последовательности получить результат, однозначно определяемый исходными данными.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
3. Метод кибернетических моделей. Математическое моделирование занимает промежуточное положение между экспериментом и теорией: нет необходимости строить реальную физическую модель системы, ее заменит математическая модель.
4. Вероятностный, статистический подход к процессам управления. В кибернетике принято, что любой процесс управления подвержен случайным, возмущающим воздействиям. Так, на производственный процесс оказывает влияние большое количество факторов, учесть которые детерминированным образом невозможно, поэтому считается, что на производственный процесс воздействуют случайные сигналы. В силу этого планирование работы предприятия может быть только вероятностным.
Понятие «система управления»
Система управления — совокупность устойчивых связей между органом управления, объектом управления и внешней средой, которые определяются различными способами взаимодействия и потоками управленческой информации, реализованных в конкретных организационных формах. В системе управления реализуются функции управления.
Система управления включает:
- специалистов, объединенных в орган управления;
- используемый комплекс методов управления;
- совокупность связей;
Общий вид системы управления:
- организационную и вычислительную технику;
- документооборот, необходимый для выполнения функций, распределенных между органами управления для достижения целей, поставленных перед системой.
Элементами системы управления являются:
- вход — вопросы, задачи, проблемы, возникающие перед управляемой системой (объект управления) и требующие решения;
- процесс управления — совокупность циклических действий по выработке решений и воздействий на объект управления (реализация функций управления);
- выход — решения (способы, методы и пути) по достижению объектом управления целей.
Система управления, как и любая система:
- обладает цельностью. Все ее части служат единой цели и обладают некоторыми общими свойствами, признаками и поведением;
- является большой, что обусловлено количеством и разнообразием входящих в нее элементов;
- является сложной, что обусловлено количеством связей между ее элементами;
- имеет стохастическую природу, так же как и входные воздействия, и ее выходы;
- содержит конкурентные элементы, поведение которых может быть разнонаправленно;
- обладает совокупностью связей между частями целого (структурность);
- представляет собой многоступенчатую иерархию структурных уровней (иерархичность);
- может быть расчленена сверху вниз по иерархическим уровням от более сложных и больших систем к подсистемам, компонентам, элементам (делимость);
- каждый элемент системы обладает своим поведением и состоянием (множественность состояния частей целого).
Функции управления
Функция управления представляет собой определенный вид трудовой деятельности, обособившийся в процессе специализации управленческого труда.
В общем виде функция — это совокупность относительно однородных по некоторому признаку действий, направленных на достижение частной цели и в то же время подчиненных обшей цели управления.
В теории управления различают общие (основные) и специальные (конкретные) функции управления.
Общие функции — это виды деятельности, не связанные с особой спецификой объекта управления и общие для всех органов управления.
К ним, как правило, относят:
- планирование;
- организацию и координацию;
- мотивацию;
- контроль и регулирование;
- руководство.
Перечень достаточно полно отражает этапы управленческого цикла. Все общие (основные) функции управления должны выполняться в каждом подразделении и на каждом уровне управления. Характерная особенность общих функций — их взаимопроникновение друг в друга.
Планирование — вид управленческой деятельности, направленной на постановку цели развития объекта и разработку программы ее достижения. Данная функция считается ведущей в цикле управления, поскольку реализация других подчинена задаче достижения общих целей.
Организация — вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение достижения целей. Это процесс создания структуры организации, дающей возможность людям эффективно работать вместе и обеспечивать их работу всем необходимым (персоналом, материалами, оборудованием, помещениями, денежными средствами и т.п.). Организация включает разделение на части и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий, а также установление взаимосвязей между различными видами работ.
Координация — вид управленческой деятельности, обеспечивающей согласованное взаимодействие всех управленческих действий и функций, бесперебойность и непрерывность процесса управления.
Мотивация — вид управленческой деятельности, целью которой является активизация деятельности отдельного человека и группы людей, направленной на достижение целей организации.
Контроль — вид управленческой деятельности, задачей которой является учет результатов работы организации, их количественная и качественная оценка.
Регулирование — вид управленческой деятельности, посредством которой осуществляется удержание характеристик системы на определенной траектории. Регулирование направлено на предотвращение или исправление сбоев в процессе функционирования организации по отношению к цели.
Руководство — «надфункция», «сверхфункция» управления, представляющая собой определение общего замысла управления и обеспечение необходимой направленности развития организации.
Реализация каждой функции управления осуществляется в соответствии с принципами системного подхода.
Помимо общих выделяются также специализированные функции управления, обладающие специфическими характеристиками, индивидуальными для каждой конкретной организации.
Специальные (или конкретные) функции управления — это функции менеджмента, которые определяются по принадлежности управления к деятельности организации в целом или к конкретным стадиям производственного процесса.
Например, по воздействию на отдельные стадии производственного процесса выделяют:
- управление технической подготовкой производства;
- организацию основного производства;
- организацию обслуживающего производства; маркетинг.
Каждая специальная функция включает виды работ, соответствующие общим функциям.
На практике соотношение специальных и общих функций закрепляется в структуре управления. В зависимости от важности функций и конкретных объемов работ могут организовываться специальные подразделения и, наоборот, возможно объединение однородных общих функций по различным видам конкретной деятельности.
В последнее время в ряде научных работ акцент делается на две важнейшие функции менеджмента: маркетинг и инновации.
Маркетинг — широкий комплекс мероприятий, увязывающих деятельности организаций с предпочтениями потребителей и призванных обеспечить наличие нужных продуктов в нужном месте и в нужное время. Маркетинг охватывает все сферы деятельности предприятия в той мере, в какой они влияют на реализуемость производимой продукции и услуг: от исследований и разработок до закупки сырья, производства, упаковки, транспортировки, продажи клиентам, обслуживания и т. п.
Инновации включают в себя проведение научно-технических исследований и разработку новых товаров и услуг, а также осуществление каких-либо изменений в стиле работы предприятия. Нововведения осуществляются на этапе, когда их уже требует рынок (концепция «втягивания рынком»); разработан принципиально новый продукт (услуга), и встает задача вывода его на рынок (концепция «технологического проталкивания»).
Особенностью современного управления служит обеспечение сбалансированности обоих подходов к управлению организацией.
Цикл управления
Управление в общем виде рассматривается как непрерывный процесс. Управленческий цикл — это определенная последовательность видов работ по реализации целей развития объекта.
Определение целей осуществляется в форме прогнозирования, планирования, выработки основных направлений развития.
Подготовка и принятие решений в процессе управления производством — основная, наиболее ответственная функция руководителей. При подготовке решения важно определить возможные последствия решения, как положительные, так и негативные. Неудача многих решений происходит именно вследствие отсутствия оценки последствий принимаемых решений.
При организации реализации решений необходимо доведение его до исполнителей, создание необходимых условий для выполнения принятого решения и обеспечение устойчивых взаимосвязей между управляющей и управляемой подсистемами.
Контроль завершает весь процесс и его задача состоит в том, чтобы выявить фактическое состояние дела, сопоставить его с намеченными целями, оценить возникшую ситуацию и осуществить корректирующие мероприятия (причем возможна и корректировка целей).
Типы систем управления
Различают следующие типы систем управления:
- разомкнутая система управления (система управления по возмущениям);
- замкнутая система управления (система управления по отклонениям, или система управления с обратной связью);
- комбинированная система управления.
В соответствии с критерием выбора и совокупностью предпочтений управляющая система определяет желаемое состояние объекта управления (состояние выхода У. Подсистема контроля определяет качественное состояние выхода (У) и следит, чтобы величина выхода не отклонялась от заданной. Исходя из величины отклонения действительного состояния выхода от заданного, подсистема контроля вырабатывает регулирующее воздействие.
Системы, в которых для регулирующих воздействий используется информация о входе (или возмущениях), называют разомкнутыми системами управления экономическими объектами.
Разомкнутая система управления может применяться в простых детерминированных системах, когда известны все последствия принимаемых решений.
В качестве примера разомкнутых систем управления можно привести управление уличным движением с помощью светофора (управление осуществляется по жестко заданной программе вне зависимости от фактического состояния транспортного потока), регулирование государством жизнедеятельности общества посредством законов, уставов и кодексов (также жестко регламентирующих функционирование объекта управления в заданных условиях), определение режима работы предприятия и т.д. Таким образом, разомкнутая система предполагает безусловное выполнение управляющих решений.
Система, в которой для формирования регулирующих воздействий используется информация о значении управляемых величин, называется замкнутой системой управления (системой управления по отклонению или с обратной связью).
Системы, управляемые с использованием обратной связи, являются как бы само контролирующими. В таких системах, несмотря на наличие нежелательных возмущений, выход сравнивается с желаемым назначением, формируется сигнал «Ошибка», который используется далее для изменения входа.
Принцип разомкнутого управления означает:
- знание преобразований X0 в Y0 объекте управления в явной форме, что является практически неразрешимой задачей. В кибернетике для характеристики объекта, поведение которого непредсказуемо, существует понятие «черный ящик». Это понятие можно распространить на большинство производственных систем, относящихся к классу очень сложных вероятных систем;
- система управления должна быть способна реагировать на любое воздействие внешней среды, являясь как бы фильтром, через который проходят все воздействия внешней среды на объект управления. Следовательно, система управления должна быть способна воспринять всю информацию, предназначенную объекту управления, и преобразовать ее, обладая таким же разнообразием, как и внешняя среда, что невозможно. Устранить указанные недостатки позволяет принцип обратной связи.
Обратная связь в системе управления позволяет устранять даже те воздействия, природа которых неизвестна или их трудно предусмотреть заранее. Кроме того, совершенно не нужно знать все элементы процесса преобразования входа в выход в объекте управления. Использование обратной связи практически исключает ситуацию увеличения разнообразия выхода по сравнению с установленным. Однако система успешно работает в условиях относительно небольших отклонений; значительные отклонения требуют от органа управления специального анализа возникшей ситуации.
Комбинированная система управления использует одновременно принципы управления по отклонениям и по возмущениям. Она совмещает преимущества разомкнутых и замкнутых систем, но ее реализация требует значительных затрат.
В первом контуре оперативная информация обеспечивает устойчивость системы. Во втором осуществляются целенаправленный отбор информации, формирование опыта управления, на основе которого принимаются решения об изменении органа управления, происходят зарождение новых структур и реорганизация или ликвидация устаревших. Таким образом, второй контур — это контур отбора и накопления информации и опыта, контур адаптации, самообучения и, следовательно, самоорганизации.
Закономерности и принципы управления
При рассмотрении законов и принципов управления следует, выделяют, по крайней мере, два аспекта:
1) законы и принципы управления как процесса реализации управленческих функций;
2) законы и принципы построения и функционирования системы управления.
К закономерностям процесса управления относятся:
- непрерывность — непрерывная последовательность выполнения, сменяемости и повторяемости одних и тех же видов работ (управленческий цикл);
- стадийность — формирование целей, определение альтернатив реализации целей и отбор наиболее эффективной организации исполнения решения, контроль за исполнением и оценка результатов;
- общность — независимо от разнообразия объектов управления существует общность функций, приемов и методов управления, содержания управленческого цикла, процесса (технологии) выработки и принятия решений и т.д.;
- согласованность — установление и поддержание объективно требуемых количественных и качественных взаимосвязей между различными видами управленческого труда, последовательности его осуществления в пространстве и времени, взаимосвязи между целями и средствами их достижения.
Принцип (лат. — начало, основа) — исходное положение какой-либо теории, учения, науки, мировоззрения и т.п. Применительно к науке управления это требования к построению органов управления, методам осуществления управленческих функций и т.д. В принципах обобщены законы и закономерности развития организационных систем, оправдавший себя опыт управления.
Все принципы управления условно можно разделить на следующие группы:
- общие для всех видов управления, которые относятся ко всем компонентам системы управления;
- специфические, которые относятся к управлению организационными системами;
- принципы, относящиеся к отдельным частям системы управления.
Общие (кибернетические) принципы управления следуют из объективных законов развития общества и природы.
К ним относятся принципы:
- системности;
- иерархичности;
- обратной связи;
- адаптивности;
- необходимого разнообразия;
- внешнего дополнения;
- пропорциональности;
- устойчивости;
- развития.
Принцип системности означает, что функции управления выполняются не как отдельные самостоятельные виды деятельности, а с учетом функционирования системы в целом. Все элементы системы управления взаимосвязаны и рассматриваются как средство достижения ее конечных целей (системная организация элементов).
Принцип иерархичности предполагает рассмотрение сложных и больших систем как многоуровневых пирамид, в которых выделяются элементы уровней управления. Каждая ступень уровней осуществляет управленческие воздействия на нижестоящие ступени, но одновременно и сама управляется элементами вышестоящего уровня.
Высший уровень органов управления формулирует наиболее общие и глобальные цели и задачи, вырабатывает стратегию. Средний уровень отвечает за частичные задачи в рамках крупных целей, служит связующим звеном во взаимодействии органов управления с исполнителями. Низший уровень — исполнители — обеспечивает исполнение конкретных задач.
Принцип обратной связи базируется на выводах о замкнутости систем управления, т.е. получении информации о результатах воздействия управляющей системы на управляемую, путем сравнения достигнутого состояния управляемого объекта с заданным. Смысл принципа заключается в установлении зависимости личных, коллективных и общественных интересов от результатов управления системами. Обратная связь представляет собой регулирующее и вместе с тем защитное средство. Поступающая по каналам обратной связи информация позволяет обнаружить расхождение и отрегулировать поведение системы в соответствии с заданной целью.
Принцип адаптивности — способность системы предпринимать адекватные действия на многообразные воздействия внешних и внутренних факторов. Для организации важно, чтобы она могла приспособиться к постоянным изменениям социальных, политических, экономических, нормативно-правовых и других факторов, а также к конъюнктуре рынка. Для практической реализации этого принципа должно существовать соответствующее подразделение органа управления (отдел, бюро, группа, специалисты), в функции которого входят мониторинг и выявление проблем.
Принцип необходимого разнообразия. Для управления нужна информация, как о задачах управления, так и о его результатах. В процессе развития на систему воздействуют различные силы — возмущения, которые можно назвать силами дезорганизации (аварии, поломки оборудования, ошибки планирования, непредполагаемое поведение исполнителей и т.д.).
Полная дезорганизация (хаос) возникает в случае, если система находится в состоянии полной неопределенности, равновероятно принимая различные состояния. Кибернетика рассматривает информацию как объект, устраняющий неопределенность и измеряющий информацию количеством данной неопределенности.
Одна из важнейших численных характеристик системы — разнообразие, определяемое множеством состояний, которые она может принимать. Задача управления состоит в уменьшении разнообразия управляемой системы по сравнению с абстрактно возможным (в идеальном случае — в сведении множества всех ее состояний, возможных как результат влияния среды или действия внутренних причин, к подмножеству, включающему лишь состояние, оптимальное по отношению к цели управления). Закон необходимого разнообразия утверждает, что необходимая для решения этой задачи избирательная способность управляющей системы обусловливается величиной уменьшения разнообразия объектов управления, которого необходимо достигнуть.
Понятие избирательной способности в конкретных случаях имеет смысл собственного разнообразия управляющей системы и его способности обрабатывать необходимое количество информации, и т.д.
Количественную оценку разнообразия больших систем удается практически получить крайне редко.
На качественном уровне закон необходимого разнообразия в практических разработках может рассматриваться как следующие требования:
- система управления должна представлять собой модель управляемой системы;
- эффективное управление сложными системами неосуществимо с помощью простых средств, т.е. сложность управляющей системы должна соответствовать сложности объекта управления (в данном случае не просто сложность структуры органа управления, а его способность решать разнообразные проблемы и реагировать на разнообразные ситуации).
Принцип внешнего дополнения сформулировал Ст. Бир. Поводом для этого явилась ситуация, когда в 1950-е гг. теоретики и практики управления усиленно разрабатывали теории количественных изменений (кибернетика, математическое моделирование). Оказалось, что безупречные теоретические модели функционирования систем, процессов и организаций в целом не всегда дают ожидаемые результаты на практике. Возникают сбои, требующие корректирующих воздействий на систему извне. Ст. Бир пришел к выводу, что действие сложных процессов нельзя смоделировать без внешних дополнений, не входящих в саму модель, но влияющих на результаты деятельности системы. Эти операции назвали внешним дополнением, приводящим к коррекции математической модели. В качестве практических приемов внешнего дополнения может выступить организация маркетинговых обследований, рекламные мероприятия, создание резервов сырья и материалов и т.п.
Принцип пропорциональности базируется на том, что существует рациональная соотносительность органов управления по объему выполняемых функций, решаемых задач, полномочий и технической оснащенности («пропускная способность» органов управления).
Принцип устойчивости — система управления сохраняет свою качественную определенность, несмотря на внешние и внутренние возмущения.
Принцип развития — система управления стремится достичь наибольшего суммарного потенциала своей деятельности на каждом этапе жизненного цикла объекта управления.
Специфические принципы организации и управления производством:
- оптимальное сочетание централизации и децентрализации в управлении, находящееся в тесной связи с общим принципом (иерархичности). Его сущность заключается в распределении полномочий на принятие решений на каждом уровне управленческой иерархии. Оптимальным считается подход, когда политика фирмы, т.е. цели и стратегия, разрабатывается на верхнем уровне, а оперативные решения принимаются на низовом;
- принцип рационального сочетания единоначалия и коллегиальности. Коллегиальность предполагает выработку решений с учетом коллективного мнения, с учетом мнений руководителей низшего звена. При коллективности принятия решений (разновидности коллегиальности) решение принимается большинством голосов, например, акционеров;
- принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности. Всякое делегирование прав работнику накладывает на него ответственность. Более того, принимая делегированные права, работник принимает на себя признание акта соподчиненности, т.е. права вышестоящего руководителя давать указания и контролировать их исполнение;
- принцип демократизации управления основан на корпоративной собственности, когда денежные средства многих людей, вложенные в акции, поставлены под единое административное управление.
Существует ряд используемых в плановой экономике принципов, актуальных и в настоящий период, но требующих нового наполнения:
- эффективности и оптимальности;
- правильного подбора, расстановки и воспитания кадров; хозрасчетных отношений (коммерческий расчет);
- сочетания отраслевого и территориального управления;
- обоснованной мотивации: материальной заинтересованности в сочетании с другими мотивами и т.д.
Названные принципы действуют в сочетании друг с другом, комплексно, более того, в системном единстве. Например, оптимальность функционирования системы управления невозможно обеспечить без осуществления принципа информационных связей (главным образом обратных), которые способны оптимизировать систему (принцип относительности) в соответствии с поставленными целями ее функционирования (принцип целеполагания). Принципы находятся в тесной логической взаимосвязи с основными категориями теории управления. Так, мотивация (т.е. активизация и стимулирование людей) здесь представлена как принцип, но в то же время это и функция управления. Иногда стимулирование (экономическое, моральное) относится и к методам управления. Но методы управления представляют собой совокупность способов и приемов воздействия на объект управления для достижения поставленной цели. Цель же в качестве ориентира регулирует действия. В этом смысле она выступает и как принцип управления (руководящей идеи, правила поведения — по определению).
Вообще говоря, категория «метод» логически следует из категории «принцип управления», поэтому некоторые принципы и методы зачастую трудно разделить и их следует рассматривать в причинно-следственных связях и единстве.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
