Для того чтобы грамотно управлять компанией, необходимо вести документооборот, который позволит отслеживать происходящие изменения.
Это позволит своевременно выявлять узкие места в деятельности предприятия и повышать эффективность. В конечном итоге, это положительно скажется на прибыли и уровне рентабельности.
Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации.
Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.
Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.
Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:
• Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
• Знать Федеральный закон, касающийся работы с персональными данными сотрудников.
• Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
• Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
• Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
• Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
• Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).
Пошаговый процесс делопроизводства
Существует общая схема для организации документооборота, связанного с кадрами, с момента создания компании.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
1. Обустроить свое рабочее место – иметь в наличии тексты всех необходимых нормативных актов со всеми поправками, образцы бланков и заполнения документов, а также кадровую программу. Последняя может быть как отдельной и полнофункциональной, так и частью общей системы управления предприятием (например, ERP), а также узкофункциональной (наименее предпочтительна, поскольку позволяет автоматизировано реализовывать только одну функцию).
2. Изучить все учредительные документы – это необходимо для того, чтобы кадровая отчетность не противоречила им. Особое внимание следует уделить уставу компании, поскольку зачастую там прописывается вся необходимая информация о приеме на работу генерального директора и представителей топ менеджмента.
3. Оформить директора на работу – в документах нужно указать дату начала его работы, а также сведения о полномочиях, обязанностях и заработной плате.
4. Составить список документов, которые будут необходимы (как с точки зрения законодательства, так и с точки зрения повышения эффективности работы) для того, чтобы обеспечить грамотное ведение кадрового дела.
5. Составить все документы в соответствии со списком. Важно понимать, что на этом этапе необходимо учитывать требования генерального директора к содержанию документации.
6. Определить сотрудника, который будет вести трудовые книжки – для этого необходимо издать соответствующий приказ.
7. Устроить персонал на работу – для этого потребуется оформить целый ряд документов (от трудовых книжек и приказов о приеме на работу до личных карточек и трудовых договоров).
8. Обеспечить выполнение всех операций, связанных с кадровым делопроизводством в процессе функционирования компании – это ведение табеля учета рабочего времени, оформление отпусков и больничных, обеспечение взысканий или поощрений и т. п.
Среди документов, которые являются обязательными, можно выделить следующие:
• Штатное расписание.
• Трудовые книжки и договоры.
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Табель, позволяющий учитывать рабочее время.
• Личные карточки.
• Документы, связанные с обработкой (а также защитой) персональных данных сотрудников.
• Ведомости, касающиеся заработных плат.
• Журнал учета проверок, которые проводятся государственными органами (актуально как для юридического лица, так и для ИП).
• Приказы (в частности, о приеме на работу и увольнении, о командировках, о назначении ответственного лица и др.) и основания к ним (соглашения, заявления, докладные записки и т. п.) и т. д.
Кроме того, следует ввести должностные инструкции (несмотря на то, что это не закреплено законодательством). Это позволит лучше выстроить систему контроллинга и мотивации работников, а также разрешать спорные ситуации, касающиеся зон ответственности.
В ООО делопроизводство по кадрам должно быть организовано в обязательном порядке даже в случае, когда в составе есть всего один участник, который является учредителем, а также выполняет функции директора и главного бухгалтера. Это происходит потому, что ООО по сути является работодателем по отношению к единственному участнику.
В то же время, для ИП кадровое дело должно быть организовано только тогда, когда он нанимает сотрудников и осуществляет выплату заработной платы. При этом предприниматель не создает трудовой договор в отношении себя, поскольку работник и работодатель в данном случае – одно лицо.
Некоторые документы могут стать обязательными для ИП, среди них можно выделить:
• Договоры, связанные с материальной ответственностью работников.
• Должностные инструкции (в случае отсутствия указания требований к нанимаемому сотруднику в трудовом договоре).
• График сменности.
• Перечень должностей тех лиц, которые работают ненормированный рабочий день.
• Положение о премировании и т. п.
Интересно, что если ООО обязаны вести документацию по установленной форме, то индивидуальные предприниматели могут вести некоторые документы в произвольном порядке. Все зависит от того, какие конкретно отношения тот или иной документ регулирует. Однако, большинство документации ведется по унифицированным формам, поэтому предпринимателям лучше выбирать именно этот вариант. К тому же это позволяет лучше систематизировать весь документооборот, связанный с управлением кадрами.
Уровень ответственности ООО за наличие ошибок в кадровой документации значительно выше, чем у ИП.
Однако, и в последнем случае подобные неточности могут квалифицироваться как нарушение трудовых прав сотрудников. В результате последует административная и материальная ответственность.
Таким образом, организация делопроизводства по кадрам – это очень сложный процесс, требующий детального ознакомления со всеми законами в этой сфере, а также постоянного мониторинга происходящих изменений. Его грамотная организация является основой для поддержания функционирования любой компании.
Однажды один путешественник попал в плен к амазонкам. После недолгого совещания эти отважные воительницы приняли решение убить беднягу. Однако перед этим они предложили «идущему на смерть» исполнить его последнюю просьбу. Подумал-подумал путешественник и попросил амазонок кое-о-чем. Это-то, собственно говоря, его и спасло. -так, вопрос: какую просьбу высказал обреченный»?
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
