Не секрет, что перед руководителями небольших торговых предприятий и производств все чаще встает вопрос, автоматизировать ли по примеру их более крупных коллег складской учет или вести его по старинке в журналах, тетрадках, таблицах Exсel.
И, как правило, решение принимается в пользу автоматизации. Каковы же причины, заставляющие малый и средний бизнес пересматривать устоявшиеся складские процессы и переводить их на современные рельсы?
1. Человеческий фактор
Обычно, эту причину называют последней, рассмотрев все возможные экономические и логистические составляющие проблемы.
Однако на самом деле этот фактор играет самую важную роль. И вот почему. Склад – это большое хозяйство, а значит, по традиции, те несколько человек, которые непосредственно ведают приемом, размещением и отпуском товаров, только и знают где какой товар расположен, в каких количествах, что в резерве, а что залежалось, когда истекает срок хранения, не пропало ли, не испортилось ли чего и сколько осталось свободного места. Естественно, сотрудник, знающий все это – незаменим, а это большой риск для предприятия.
Но, даже имея абсолютно лояльного, надежного и никогда не болеющего кладовщика, при всем к нему уважении, нетрудно предположить, что удержать в голове, ничего не напутать на бумаге или в электронной таблице, когда счет идет на несколько сотен, а то и тысяч наименований – задача практически невыполнимая.
А если на складе занято несколько человек, то отследить все, что происходит без автоматизированной системы складского учета вообще невозможно.
В итоге, предприятие имеет “непрозрачный” склад – достоверность информации зависит от личных качеств сотрудников, скорость обслуживания заказов мала, расположение товаров не оптимально, инвентаризация затруднена, ответственность конкретных лиц в случае недостачи трудно выявляема и степень контроля как над товарными запасами, так и над эффективностью персонала крайне низка. Все эти негативные составляющие несут достаточно ощутимые совокупные потери для предприятия, и устранить их – важнейшая задача, стоящая перед руководителем.
И понятно, что замена сотрудников в данной связи только усугубит проблему. Им просто необходимо дать современный инструмент – программу складского учета, с помощью которой не только все обозначенные выше факторы будут сведены к минимуму, но и решится еще целый ряд проблем, связанных с функционированием склада.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Документооборот – это еще одна причина, напрямую связанная с предыдущей, побуждающая руководителей внедрять на своих складах автоматизированную систему учета. Аккуратное, грамотное и быстрое оформление складских, транспортных и прочих документов, их учет и своевременная передача в бухгалтерию предприятия – довольно сложная задача для сотрудников среднего звена, ответственных, помимо этого, за прием, размещение, сохранность и отпуск товаров.
Автоматизированная система складского учета, оснащенная такими новинками как электронные торговые весы и сканеры штрих-кодов, позволяет в считанные секунды принимать и отпускать товар, отмечая эти операции в обширных базах данных, содержащих тысячи наименований и распечатывая необходимые документы, не задерживая поставщиков и заказчиков.
Такая важнейшая на складе процедура как инвентаризация с использованием этих средств становится простой и достаточно быстрой – теперь ее можно проводить хоть каждую неделю, а не раз в год, как это делалось ранее. Инвентаризационные ведомости, акты, а также внутренние складские документы о перемещении посредством программы легко и безошибочно составляются любым сотрудником и не являются больше священной тайной бухгалтера.
3. Оптимизация пространства
Автоматизированный складской учет представляет собой не только внесение всех наименований и партий товара, сведений о них в некую базу данных, оснащенную удобным поиском и системой формирования документов. Он подразумевает реорганизацию всего складского пространства. Как правило, склады переходят на адресную систему хранения запасов.
Существует несколько разновидностей адресной системы хранения, на которых мы не будем здесь останавливаться. Главное же то, что все пространство склада необходимо разделить на определенные зоны – например, приемки, хранения, комплектации и отпуска товаров. Зоны делят на участки – например, оперативный, резервный, крупногабаритных и нестандартных грузов, возвращенных товаров, холодный и т. п.
На каждом участке устанавливаются соответствующее его назначению оборудование – стеллажи, паллеты, стойки и т. п. После этого все возможные места хранения, в том числе иногда и пол, размечаются на ячейки и нумеруются. Таким образом, из наименования зоны, участка, ряда, этажа и места возникает адрес ячейки, который заносится в систему и присваивается размещаемому на хранение товару или партии товаров.
После такой реорганизации, любой человек может найти нужный груз даже на огромном складе – то есть, скорость поиска комплектующих или набора заказа возрастает в разы. Кроме этого, кладовщик всегда четко знает, какие ячейки у него пусты и как оптимально расставить поступающие на хранение ценности, чтобы быстрооборачиваемый товар находился ближе к зоне отпуска, а некондиция размещалась на верхних этажах и не мешала движению.
Такая оптимизация позволяет в несколько раз увеличить как вместимость, так и пропускную способность склада, а также безболезненно пережить переезд. При этом ничего не теряется, не пылится бесхозно, не валяется под ногами.
4. Единая система учета
Прежде, чем выбирать специализированную программу складского учета, необходимо задуматься – а не стоит ли изначально внедрять складскую учетную систему, которая являлась бы частью единой управленческой программы, охватывающей деятельность всего предприятия?
Информация по современному автоматизированному складу должна быть вполне доступна менеджерам других подразделений и, конечно, руководителю в оперативном режиме, то есть сотрудники, имеющие соответствующие права, смогли бы видеть текущее положение дел и отслеживать происходящие на складе процессы.
Эта возможность становится еще более актуальной, когда речь идет о нескольких складах, обслуживающих несколько торговых точек, причем находиться они могут в разных городах. Нередко такая деятельность может быть оформлена на несколько юридических лиц. Для эффективного управления товарными запасами, руководитель такого предприятия нуждается в консолидированном учете по всем складам, точкам и юрлицам.
И если крупные компании могут заказывать свои собственные корпоративные системы учета, приспособленные непосредственно под специфику данного предприятия, то среднему и малому бизнесу сейчас открываются возможности пользоваться не менее удобными и функционально-насыщенными онлайн-системами учета, с интегрированным складским модулем, позволяющими не менее эффективно решать стоящие перед предприятием задачи.
5. Контроль
Итак, внедрив на складе своего предприятия автоматическую систему учета, руководитель получает в полной мере, прежде всего, так не достававший ему ранее контроль. Контроль не только над товарными запасами, оборотами, остатками, неликвидами, сроками годности и любыми другими параметрами, анализируя которые можно достичь бесперебойного снабжения торговой сети при минимальных запасах на складах, но и контроль персонально за каждым сотрудником, занятом на складе, производительностью его труда, скоростью обслуживания поставщиков и клиентов.
Благодаря автоматизации на складе, как бы он ни был велик и сколько бы наименований продукции не содержал, любой новичок, ознакомленный с принятой системой адресов, сможет быстро найти любую необходимую партию или единицу товара.
Таким образом сводится к нулю зависимость от конкретных сотрудников, прошлым становятся хищения, ошибки, пересортица, инвентаризация проводится так часто, как это необходимо – контроль над складом в любое время доступен руководителю. Документооборот также практически полностью автоматизируется.
Теперь руководителю не нужно довольствоваться отчетами бухгалтерии, базирующимися только на проведенных первичных документах. Оперативная информация в режиме реального времени, анализ данных по нескольким складам и предприятиям – мощный управленческий ресурс, который возможен только при автоматизированной системе складского учета, реализованной с помощью онлайн-программы.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
