Правила расчета списочной и среднесписочной численности утверждены Приказом Росстата № 428.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Списочная численность подсчитывается на определенную дату. В нее включаются целыми единицами как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам. Например, основной работник, находящийся в отпуске, командировке, отсутствующий в связи с болезнью или по другим причинам, включается в списочную численность как единица. Очень подробно правила включения в списочную численность перечислены в п. 79 приказа.
Если сотрудник работает в организации внутренним совместителем или занимает более одной ставки, в списочной численности он учитывается как один человек — по основной работе. Если сотрудник работает в организации внешним совместителем, то в списочной численности он не учитывается. Другие (более редкие) исключения из подсчета списочной численности перечислены в п. 80 приказа.
Обратите внимание, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников.
В общем случае среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При этом численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.
Однако из общего правила подсчета есть некоторые исключения, которые подробно перечислены в п. 81 приказа. Так, например, в среднесписочную численность не включаются сотрудники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком (п. 81.1).
Кроме того, сотрудники, работающие неполное рабочее время (в соответствии со ст. 93 ТК РФ), учитываются пропорционально отработанному времени. Но при этом если неполное рабочее время установлено по инициативе работодателя (в соответствии со ст. 74 ТК РФ) или работнику сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается законодательством (например, инвалидам I и II группы, а также другим категориям работников в соответствии со ст. 92 ТК РФ), такие работники учитываются в среднесписочной численности по общему правилу.
Рассмотрим схему расчета среднесписочной численности для наиболее частых случаев:
Тип сотрудника
Учет в списочной численности
Учет в среднесписочной численности
Пример
Основной сотрудник с полным рабочим днем
Целыми единицами
(1*n)/m
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Сотрудник увольняется с 20 июня.
В списочную численность на 30 июня он включается как 0 (поскольку на 30 июня уже не работает в организации).
В среднесписочную численность за июнь он включается как:
(1*20)/30=0.67
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по соглашению сторон (ст. 93 ТК РФ)
Целыми единицами
x/y
x — количество отработанных сотрудником часов за месяц (при этом за дни болезни, отпуска и других неявок, приходящихся на рабочие дни, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню);
y — количество рабочих часов в месяце по нормативному графику работы
Допустим, сотрудница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, вышла на неполный рабочий день на 5-дневный график с 6-часовым рабочим днем взамен 8-часового.
Если в таких условиях сотрудница отработала весь июнь 2015 года (в июне 21 рабочий день), то ее списочная численность на 30 июня будет равна 1, а среднесписочная:
(6*21)/(8*21)=0.75
Если женщина отсутствовала с 8 по 10 июня, например, по причине временной нетрудоспособности, то эти дни все равно участвуют в расчете среднесписочной численности, и за июнь она по-прежнему будет равна 0,75.
Если женщина уволилась с 11 июня (т. е. отработала 9 рабочих дней), то ее среднесписочная численность за июнь будет равна:
(6*9)/(8*21)=0.32
Основной сотрудник с сокращенным рабочим днем, установленным законодательством (ст. 92 ТК РФ)
Целыми единицами
(1*n)/m
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Сотрудник весь июнь отработал во вредных условиях труда 36 часов в неделю.
В списочную численность на 30 июня он включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь он включается как:
(1*30)/30=1
Основной сотрудник с неполным рабочим днем, установленным по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ)
Целыми единицами
(1*n)/m
n — количество отработанных сотрудником календарных дней в месяце;
m — количество календарных дней месяца
Чтобы избежать массового увольнения сотрудников, работодатель вводит на июнь неполный рабочий день для ряда работников.
В списочную численность на 30 июня такой сотрудник включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь такой сотрудник включается как:
(1*30)/30=1
Находящийся в отпуске по уходу за ребенком, по беременности и родам
Целыми единицами
Не учитывается
Сотрудница весь июнь находилась в отпуске по уходу за ребенком.
В списочную численность на 30 июня она включается как 1.
В среднесписочную численность за июнь она включается как 0.
Внешний совместитель
Не учитывается
Не учитывается
Сотрудник отработал весь июнь техником как внешний совместитель, на 0,5 ставки.
В списочную численность на 30 июня он включается как 0.
В среднесписочную численность за июнь он включается как 0.
Внутренний совместитель
Учитывается только по основному месту работу
Учитывается только по основному месту работу
Сотрудник отработал весь июнь в организации инженером на основной работе (на полную ставку) и лаборантом по совместительству.
В списочную численность на 30 июня он включается как 1 по должности инженера.
В среднесписочную численность за июнь он включается как 1 по должности инженера.
Для отображения в отчете П-4 итоговый показатель среднесписочной численности организации округляется до целого числа по правилам арифметики.
Иногда у кадровых работников возникает вопрос, как рассчитать среднесписочную численность работников за квартал? Этот показатель определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три.
Среднесписочная численность работников за период с начала года по отчетный месяц включительно определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы, истекшие за период с начала года по отчетный месяц включительно, и деления полученной суммы на число месяцев за период с начала года.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Определение потребности в трудовых ресурсах включает расчет численности как в целом по предприятию, так и по категориям промышленно – производственного персонала, определение дополнительной потребности и источников ее покрытия.
Численность работников в целом по предприятию определяется укрупнено, исходя из объема производства продукции (Qпл) и производительности труда в плановом периоде (ПТпл) либо дифференцированно по категориям промышленно-производственного персонала.
Планирование численности персонала основано на установлении зависимости численности персонала и основных экономических показателей работы предприятия. Основными из них являются объем производства продукции и производительность труда.
Определение плановой численности персонала (Рпл) осуществляется по следующей формуле:
Рпл = Рб * Ко +(-) Э или Рпл = Qпл / ПТпл,;
где: Рпл - планируемая численность персонала в расчетном периоде, чел.;
Рб - фактическая численность персонала в базисном периоде, чел.;
Ко - индекс изменения объема производства;
Э – изменение численности за счет повышения производительности труда, чел.
В качестве базисного выбирается календарный период, одноименный и предшествующий плановому, для которого известны все необходимые для расчета показатели.
Индекс изменения объема производства может определяться на основе стоимостных и натуральных показателей объема производства.
Как видно из приведенной формулы численность персонала изменяется прямо пропорционально изменению объема производства продукции и обратно пропорционально изменению производительности труда. То есть увеличение объема производства приводит к увеличению численности персонала, а рост производительности труда - к снижению.
Приведенный метод расчета используется в тех случаях, когда предприятие работает в условиях стабильного развития и стабильной экономической системы. В этих условиях по приведенной формуле можно планировать численность промышленно - производственного персонала предприятия в целом, либо численность работников отдельных категорий ППП, как правило, рабочих. В отдельных случаях подобным образом можно планировать численность и более мелких групп специалистов, например, численность персонала цеха.
Детальный расчет численности персонала по категориям производится по показателям трудоемкости производственной программы, нормам выработки, по числу рабочих мест, по нормам обслуживания и нормативам управляемости.
Для определения численности предварительно составляется баланс рабочего времени для каждой группы рабочих, имеющих один график работы и равную продолжительность очередных отпусков. Он разрабатывается с учетом режима работы предприятия и планируемых потерь рабочего времени. Пример составления баланса рабочего времени представлен в таблице.
Баланс рабочего времени среднесписочного рабочего:
по болезни; очередной отпуск; отпуск в связи с родами; учебные отпуска; другие невыходы, предусмотренные коллективным договором
5.Эффективный фонд рабочего времени, дни
6. Средняя продолжительность рабочего дня, час
7. Эффективный фонд рабочего времени, час
Определение численности рабочих по профессиональным группам (Чрj) на основании трудоемкости продукции, выполненных работ и оказанных услуг осуществляется по следующей формуле:
Ч рj = Тпj / Тэj / Квнj, где:
Тпj - трудоемкость производственной программы по j–му виду работ за расчетный период, нормо-час.;
Тэj - эффективный фонд рабочего времени одного работника j–ой профессии за расчетный период, час.;
Квнj – средний коэффициент выполнения норм рабочими j–ой профессии.
Трудоемкость производственной программы за расчетный период определяется на основе существующих норм времени на отдельные работы и планируемого объема выполнения работ в натуральном выражении.
По данной методике определяется плановая численность, как правило, основных рабочих, в единичном и серийном производстве, отдельных специальностей вспомогательных рабочих.
Расчет численности рабочих по нормам выработки производится по формуле:
Чр = Q / Вн / Квн, где:
Q – планируемы объем выполнения работ в натуральном выражении (шт., тн., л. м2),
Вн – норма выработки в плановом периоде, шт./чел.
Данный метод определения численности рабочих применяется во внутрипроизводственных подразделениях предприятия, выпускающих однородную продукцию.
Расчет численности персонала по числу имеющихся рабочих мест используется в тех случаях, когда труд персонала не нормируется и не зависит от объективно измеряемых параметров.
Для определения плановой численности персонала используется следующая формула:
Чр = М * Ксм * Ксп, где:
М - число рабочих мест;
Ксм – коэффициент сменности работы рабочих мест;
Ксп – коэффициент списочного состава, определяемый как отношение номинального фонда рабочего времени в днях к фактическому числу рабочих дней.
Подобный метод используется для планирования численности основных рабочих в поточном производстве, отдельных специальностей вспомогательных рабочих, например, дежурных специалистов и, в некоторых случаях руководителей, например, линейных руководителей производственных подразделений (цехов и участков, начальников смен).
Планирование численности персонала по нормам обслуживания осуществляется по следующей формуле:
Чр = Об *Ксм *Ксп / Но, где:
Об - число обслуживаемых объектов;
Но - норма обслуживания, количество объектов одновременно обслуживаемых одним специалистом.
Таким образом, определяется численность основных рабочих в высокоавтоматизированном производстве при многостаночной работе; вспомогательных рабочих (наладчиков, слесарей – ремонтников, уборщиков и т.д.).
Численность основных рабочих, обслуживающих автоматизированный процесс или сложный агрегат, определяется по формуле:
Ч = Аг * Ноб * Ксм * Ксп, где:
Аг – количество агрегатов;
Ноб – норма обслуживания, т.е. количество рабочих, обслуживающих один агрегат, чел.
Планирование численности руководящих работников, специалистов и других служащих производится на основе типовой схемы управления предприятием и нормативов управляемости. Расчеты ведутся по каждой управленческой функции, исходя из важнейших факторов, влияющих на объем работы, связанной с выполнением той или иной функции. Нормативы разрабатываются и по отдельным видам работ (учетные, графические, вычислительные и др.) по должностям специалистов и служащих (конструкторы, технологи, бухгалтеры). Затем составляется штатное расписание, которое отражает специфику управления предприятием.
Общая численность работников определяется путем суммирования численности по всем категориям промышленно – производственного персонала.
В практике учета и планирования персонала различают явочный, списочный и среднесписочный составы.
Явочная численность определяет количество работников, которые в плановом периоде должны выходить на работу. В списочный состав включаются все работники, числящиеся на предприятии, как явившиеся на работу, так и находящиеся в командировках, отпусках, занятые выполнением государственных обязанностей, отсутствующих по болезни. Списочная численность работников постоянно меняется в связи с их приемом и увольнением и может быть определена только на конкретную дату. Поэтому для определения численности работников за определенный период (месяц, квартал, год) производится расчет среднесписочной численности путем деления суммы списочного состава за все дни месяца (включая праздничные и выходные дни) на число календарных дней в месяце. Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется как сумма среднемесячной численности за рассматриваемый период, деленная на число месяцев.
Одним из количественных показателей, характеризующих персонал предприятия и его движение, является текучесть кадров, которая определяется по формуле:
Тк = (Чп – Чу) * 100 / Чср, где:
Чп - число принятых в течение планового периода работников, чел.;
Чу - число уволенных в течение планового периода работников, чел.;
Чср - среднесписочная численность персонала за плановый период, чел.
Высокая текучесть кадров приводит к большим потерям рабочего времени и свидетельствует о слабой мотивации персонала, неудовлетворенности работников условиями труда, а низкая текучесть замедляет приход новых работников, отвечающих требованиям современного производства.
Численность производственного персонала
Под персоналом предприятия понимают всю совокупность работающих как по найму, так и собственников, трудовой потенциал которых соответствует производственному и обеспечивает эффективную хозяйственную деятельность.
Весь персонал занятый на предприятии делиться на:
• промышленно-производственный персонал (ППП) - работники, занятые по профилю основной деятельности предприятия;
• непромышленный персонал - работники, занятые в различных учреждениях, стоящих на балансе предприятия не относящихся к основной деятельности предприятия (больница, детские сады, лагеря и т.д.).
ППП в зависимости от разделения труда подразделяется на следующие группы работников:
Рабочие - это работники непосредственно занятые в производстве продукции, либо способствующие осуществлению производственного процесса.
В составе рабочих выделяются:
• основные (занятые осуществлением технологического процесса);
• вспомогательные (обслуживающие основных рабочих);
• подсобно-технологические;
• ремонтники;
• кладовщики;
• транспортники и пр.
Руководители - это категория работников, которая осуществляет управление деятельностью предприятия.
Эта категория подразделяется на две группы:
• линейные (директор, президент, начальник цеха);
• функциональные (финансовый менеджер, начальник экономического отдела).
Специалисты - это работники, для занимания должностей которых необходимо наличие высшего или средне-специального образования (бухгалтер, экономист, инженер-энергетик).
Служащие - это работники, осуществляющие подготовку и оформление документов, занимающиеся делопроизводством, выполняющие административно-хозяйственные функции (секретарь-машинистка, комендант).
Младший обслуживающий персонал (МОП) - это работники, обслуживающие работников и помещения предприятия.
Различают следующие показатели численности работников: общую, списочную, явочную.
Общая численность ППП - это численность занятых на предприятии.
Списочная численность - общая число всех работников предприятия (постоянные, сезонные, временные), имеющих с предприятием какой-либо договор.
Среднесписочная численность - сумма численностей за каждый день поделенная на количество дней в данном периоде.
Явочная численность - минимальное количество рабочих необходимых для производства в день, месяц, год.
Чяв = (Т* V )/(Ф*Квн); или Чяв = V пл/(Нв*Квн), где:
V - плановый объем продукции, единиц;
Т - время на изготовление единицы продукции;
Ф - фонд рабочего времени на 1 рабочего по плану;
Квн - плановый коэффициент выполнения норм;
Нв - норма выработки, единиц.
Взаимосвязь явочной и среднесписочной численности описывается следующей формулой:
Чсп = Чяв * Кпер, где:
Кпер - коэффициент перевода:
Кпер = Фном/Фэф, где:
Фном - фонд рабочего времени всех работников предприятия;
Ф эф - фонд рабочего времени на производственную программу предприятия.
Явочную численность можно определить исходя и из процента неявок на работу.
Чсп = (Чяв*100)/(100 - % неявок по уважительным причинам).
Структура кадров характеризуется удельными весами отдельных категорий работников в их общей численности.
Одной из важнейших характеристик состава кадров является профессионально-квалификационная структура кадров. Профессиональная структура коллектива определяется изменениями в характере и содержании труда под влиянием НТП, который обусловливает появление новых и отмирание старых профессий, усложнение и повышение функционального содержания трудовых операций.
Под профессией понимают определенную совокупность теоретических, профессиональных знаний, трудовых навыков и умений, приобретенных работником в процессе образования, которые необходимы для выполнения определенных функций в условиях сложившейся системы разделения труда.
Квалификационная структура определяется качественными изменениями в трудовом потенциале (рост умений, знаний, навыков) и отражает, прежде всего, изменения в личностных характеристиках работников.
Квалификация - это совокупность навыков и знаний, характеризующих способность работника к выполнению работ той или иной степени сложности.
Среднесписочная численность персонала
Ежегодно, не позднее 20 января, ООО и индивидуальные предприниматели должны сдавать сведения о среднесписочной численности работников за предыдущий год. Причем, ИП сдают этот отчёт только при наличии работающих в штате, а юридические лица - независимо от наличия персонала. Кроме того, не позже 20 числа месяца, следующего за тем, когда организация была создана, должны быть сданы сведения о среднесписочной численности работников вновь созданного ООО.
Бланк отчётности КНД 1110018 простой, содержит всего один значимый показатель, но расчёт среднесписочной численности работников надо делать с учетом требований Росстата, а это не всегда просто. Что такое среднесписочная численность работников и как её рассчитать?
Прежде чем разобраться, что такое среднесписочная численность работников (СЧР), надо понять, кто включается в списочную. Согласно Указаниям Росстата (приказ № 772), в списочную численность включают принятых по трудовому договору, в том числе учредителей компании, если они получают зарплату. Длительность трудового договора не имеет значения, учитываются даже те, кто проработал только один день. Причем, в расчёт включают не только тех, кто фактически явился на работу, но и отсутствующих на работе по определённым причинам.
В Указаниях Росстата приводится перечень сотрудников, которых включают в списочную численность, и тех, кого не включают.
Для определения количества списочного состава надо каждый день вести табель учёта рабочего времени, отмечая в нём тех, кто явился на работу и тех, кто отсутствует по каким-либо причинам.
Формы табеля установлены Постановлением Госкомстата России № 1:
• Т-12 – универсальный вариант;
• Т-13 – для предприятий, где установлены автоматические турникеты для учета явки.
При заполнении табеля ежедневно по каждому сотруднику указываются отработанные часы и условное обозначение, например:
• дневное время – Я;
• ночное время – Н;
• сверхурочные часы – С;
• служебная командировка – К;
• ежегодный основной оплачиваемый отпуск – ОТ;
• отпуск по беременности и родам – Р;
• временная нетрудоспособность – Б;
• неявка по невыясненным обстоятельствам – НН.
Далее, на основании данных табеля, надо посчитать среднесписочную численность работников за месяц.
Как посчитать среднесписочную численность работников за один месяц? Приводим формулу подсчёта из Указаний Росстата: «Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности за каждый календарный день, т.е. с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней. Численность работников за выходные и праздничные дни признается равной той, что была в предыдущий рабочий день».
Важно: есть две категории работающих, которые, хоть и учитываются в списочной численности, но не включаются в расчёт среднесписочной численности работников. Это женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также те, кто взял дополнительный неоплачиваемый отпуск для обучения или поступления в учебные заведения.
Приведём такой расчёт среднесписочной численности работников:
На конец декабря среднесписочная численность составляла 10 человек. После новогодних выходных с 11 января на работу были приняты еще 15, а 30 января уволились 5 человек.
Итого:
• с 1 по 10 января – 10 чел.
• с 11 по 29 января – 25 чел.
• с 30 по 31 января – 20 чел.
Считаем: (10 дней * 10 чел.= 100) + (19 дней * 25 чел. = 475) + (2 дня * 20 чел.= 40) = 615/31 день = 19,8. Округляем до целых единиц, получаем – 20 человек.
Чтобы посчитать среднесписочную численность работников за месяц с несколькими рабочими днями, надо применить другой алгоритм. Например, ООО зарегистрировано 10 марта 2018 года, на работу по трудовому договору были приняты 25 человек, до конца марта списочный состав не менялся. Как быть в этом случае?
В Указаниях приводится такая формула: «Среднесписочная численность работников в организациях, работавших неполный месяц, определяется путем деления суммы численности списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы на общее число календарных дней в отчетном месяце».
Определяем сумму численности персонала с 10 по 31 марта: 22 дня * 25 чел.= 550. Несмотря на то, что отработано только 22 дня, сумму делим на общее число календарных дней марта, т.е. 31. Получаем 550/31 = 17,74, округляем до 18 человек.
Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.
Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:
Списочный состав предприятия менялся незначительно:
Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».
Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?
Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:
• апрель – 320;
• май – 690;
• июнь – 780;
• июль – 820;
• август – 280.
Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.
Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.
В приведённых примерах мы показали, как считать списочный состав по сотрудникам, занятым полный рабочий день. А как быть, если они заняты неполный день или неделю? Снова обращаемся к Указаниям: «Лица, работавшие неполное рабочее время, учитываются пропорционально отработанному времени».
Для этого надо:
1. Выяснить количество человеко-часов, отработанных всеми сотрудниками, занятых неполное время.
2. Результат разделить на продолжительность рабочего дня, исходя из установленных норм, это будет количество человеко-дней по работающим неполное время за данный месяц.
Продолжительность рабочей недели
Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной неделе
Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной неделе
40 часов
8 часов
6,67 часов
36 часов
7,2 часа
6 часов
24 часа
4,8 часа
4 часа
3. Теперь показатель человеко-дней надо разделить на количество рабочих дней по календарю отчётного месяца.
Если у вас есть работники, которые заняты полный и неполный рабочий день, то чтобы получить общую среднесписочную численность за год, надо сложить их СЧР за каждый месяц по отдельности, результат разделить на 12 месяцев и округлить.
Норматив численности персонала
Содержание работы. Обеспечение полноценного и рационального питания отдыхающих. Приготовление, оформление и отпуск положенных блюд и закусок (салатов, винегретов и т.д.); варка бульонов (мясокостных, рыбных и т.д.); варка супов (заправочных, пюреобразных и т.д.); приготовление различных пассеровок, соусов (томатного, лукового и т.д.); приготовление вторых блюд из мяса, птицы, рыбы, овощей, круп в вареном, тушеном и другом виде; приготовление блюд из концентратов. Замешивание теста (пресного, дрожжевого, слоеного, песочного) и выпечка изделий из него (кулебяки, пирожки и т.д.). Приготовление, оформление и отпуск различных диетических блюд. Раздача порционных блюд.
Проведение вспомогательных работ по приготовлению блюд и кулинарных изделий (процеживание, протирание и т.д.); первичная кулинарная обработка сырья (размораживание мяса, рыбы, промывка, очистка и нарезка зелени и овощей, потрошение дичи, птицы, обработка субпродуктов и т.д.), заправка птицы для варки и жарки, подготовка рыбы для тепловой обработки; изготовление порционных полуфабрикатов.
Выпечка или жарка кондитерских или хлебобулочных изделий. Укладка тестовых заготовок на листы, в формы; посадка их в печи, жарочные шкафы; контроль за температурным режимом и влажностью пекарской камеры; определение готовности выпечки; выемка их, охлаждение. Обслуживание пекарских камер, жарочных шкафов, автоматов по выпуску пончиков и другого оборудования.
Чистка картофеля, овощей и плодов вручную или на машине. Наблюдение за процессом машинной очистки картофеля и корнеплодов и соблюдение норм отходов. Дочистка (от глазков, пятен, оставшейся кожицы) картофеля, свеклы, моркови и других корнеплодов после машинной очистки; сортировка, калибровка, промывка картофеля и корнеплодов вручную (в ваннах или бачках) или на машинах (сортировочных, моечных).
Доставка продуктов со склада оздоровительного комплекса на кухню. Открывание ящиков, бочек, мешков с продуктами. Заполнение водой котлов и установка их на плиту. Доставка котлов с готовой пищей с раздачи (вручную, на тележке и т.д.). Доставка на мойку использованной посуды и чистой посуды в производственные цехи. Доставка освободившейся тары в кладовую (на склад). Пилка, колка дров, дробление угля, топка плиты, включение электрических, газовых плит и кипятильников. Сбор и сдача отходов производства.
Получение хлебобулочных изделий и резка хлеба. Удаление с грязной посуды остатков пищи и сбор пищевых отходов.
Мытье приборов, столовой и кухонной посуды, лотков и инвентаря с применением моющих средств и дезинфицирующих составов. Приготовление специальных моющих средств, обтирка и сушка посуды и приборов. Доставка чистой посуды на раздачу.
Численность мойщиков посуды в данный норматив не входит и определяется по нормативу обслуживания - 2 человека в смену на 1 посудомоечную машину.
При отсутствии посудомоечной машины численность мойщиков посуды устанавливается по местным нормам, разработанным методом технического нормирования.
Норматив численности не учитывает затраты труда на резку хлеба. Численность поваров 2-го разряда определяется по норме выработки: при резке хлеба на машине - 500 кг в смену - 1 чел., вручную - 300 кг в смену - 1 чел.
Определение численности персонала
Работники предприятия могут быть постоянными, временными, сезонными или принятыми для выполнения разовых работ. В числе показателей, характеризующих численный состав работников, в первую очередь следует назвать общую и списочную численность. Общая численность работников - это общее количество физических лиц, включенных в трудовые отношения с работодателем. Списочная численность выражает количество работников предприятия за какой-то период с учетом времени их работы. Она определяет потребность в работниках для полного укомплектования рабочих мест и замены работников, отсутствующих по уважительным причинам. Иногда в списочной численности выделяют еще понятие явочной численности работников. Явочная численность - это необходимое количество работников с учетом числа рабочих мест и нормы времени их работы.
Явочная численность (Я) определяется по формуле:
Я = Р х Пр : Нр, где:
Р - число рабочих мест;
Пр - время работы предприятия за какой-то период;
Нр - норма работы на одного работника за период, дней или часов.
Списочная численность работников (С) определяется на основе явочной численности:
С = Я х Тр.д. : Д, где:
Тр.д. - число рабочих дней в анализируемом периоде за исключением выходных и праздничных дней;
Д - число рабочих дней за исключением отпусков и дней возможной неявки работников по другим уважительным причинам, например, в связи с учебой или с болезнью.
Списочный состав включает всех работников, принятых на постоянную, сезонную и временную работу на срок один день и более. Списочная численность рассчитывается с учетом как фактически работавших работников, так и отсутствовавших. Расчет общей списочной численности работников может производиться на определенную дату или в среднем за период. В экономических расчетах чаше применяются средние за какой-либо период показатели. Так, среднесписочная численность работников за какой-либо период определяется путем суммирования списочного состава работников за каждый календарный день этого периода, включая нерабочие, и деления полученной суммы на число календарных дней в данном периоде. При расчете потребности в персонале рекомендуется вначале определить численность основных работников, затем вспомогательных работников и лишь потом административно-управленческого персонала (АУП). Такой подход объясняется ролью работников массовых профессий, выполняющих основной объем работы на предприятии. На предприятии численность работников основной работы (Ч) определяется, как правило, с учетом объема работы, нормы выработки и бюджета времени одного работника.
Ч = Ор : (Нв х Б), где:
Ор - объем работы, или производственная программа, с учетом трудоемкости работ;
Нв - норма выработки;
Б - бюджет (норма) времени одного работника за рассматриваемый период.
Численность вспомогательных рабочих рассчитывается разными методами:
1) по трудоемкости выполняемых работ и нормам выработки, т.е. расчет ведется аналогично расчету рабочих основной работы;
2) по нормам обслуживания для участков, где требуется обслуживание определенного количества оборудования или станков;
3) с учетом рабочих мест основной работы;
4) по нормативам численности при обслуживании отдельных объектов.
Потребность в служащих, в том числе специалистах, рекомендуется рассчитывать с учетом необходимых функций управления и факторов деятельности на основе имеющегося объема работ. Расчет также может выполняться с использованием нормативов численности работников. В любом случае указанные методы надо рассматривать как рекомендации. Окончательное решение остается за работодателем или руководителем предприятия, который учитывает целесообразность выполнения работ, наличие средств и т.д.
Управление численностью персонала
Изменения в объемах производства, технике и технологии, в ассортименте продукции влияют не только на общую численность, но и на профессионально-квалификационную структуру рабочих. Для ее планирования используются различные подходы и методы. Так, можно рассчитать численность по каждой профессии (профессиональной группе), и на основании этого путем суммирования определяется общая численность рабочих, а затем доля каждой профессиональной группы в общей численности.
Расчет может быть выполнен и по-другому: вначале определяется общая численность рабочих, а затем она распределяется в соответствии с существующей (или заданной или прогнозируемой) структурой по профессиям (профессиональным группам).
В первом случае есть опасность, что суммарная численность по профессиям, рассчитываемая по каждой из них на основе своей методики, не будет соответствовать общей численности, рассчитанной укрупненным способом, причем различия могут быть весьма существенными.
Во втором случае точность расчета зависит от правильного определения самой профессиональной структуры в предстоящем периоде. Имеются как минимум три метода расчета структуры. Первый из них основан на использовании метода экстраполяции: сравнения профессиональной структуры рабочих предприятия за длительный период (ряд лет), выявления складывающихся тенденций и распространения их на будущий период.
Как показали результаты периодически проводимых органами статистики обследований профессионального состава рабочих в промышленности, профессиональная структура достаточно стабильна: существенные изменения обнаруживаются лишь за длительный период (5-10 лет). Правда, эти выводы относились к условиям плановой экономики и относительно стабильно работающим предприятиям. Поэтому подход, основанный на экстраполяции данных, в "чистом" виде вряд ли оправдан на уровне предприятия, работающего в рыночных условиях. Полученную с использованием этого метода структуру рабочих следует скорректировать с учетом внедрения техники, намечаемой перестройки производства, изменений в специализации предприятия в выпуске продукции.
Другой подход к расчету перспективной структуры рабочих по профессиям основан на анализе изменения уровня производительности труда по профессиональным группам. Чем выше производительность труда, тем меньшая численность необходима для выполнения того же объема работ. Предпосылкой применения данного метода расчета будущей профессиональной структуры рабочих кадров, является организация учета изменения уровня производительности труда не в целом по всем рабочим, а по рабочим наиболее массовых профессий. Кроме того, рост производительности труда должен сопровождаться высвобождением излишней численности, а отсюда и изменением доли данной профессиональной группы рабочих в общей численности.
При прогнозировании профессиональной структуры кадров можно использовать аппарат марковских процессов. В основе этого метода лежит оценка вероятности межпрофессиональных переходов по причинам текучести (включая возврат в прежнюю группу после увольнения) и экстраполяция сложившихся тенденций. Проще всего оценки вероятностей переходов в марковской модели можно получить как частности соответствующих переходов. Однако при использовании данного метода следует соблюдать важное требование: сложившаяся направленность и интенсивность профессионального движения работников на предприятии должны быть в определенной мере стабильными и инерционными, что выявляется соответствующим предварительным анализом.
При этом большое значение имеет анализ рациональности использования рабочей силы, поскольку увеличение потребности в новых рабочих часто может быть компенсировано более полным использованием нанятой рабочей силы.
При проведении плановых расчетов потребной численности персонала по структурным подразделениям следует привлекать к этой работе их руководителей.
Говоря о современном этапе эволюции управления персоналом, всё чаще говорят о переходе от управления кадрами к управлению человеческими ресурсами.
Для управления человеческими ресурсами характерно рассмотрение персонала как одного из важнейших ресурсов организации, необходимого для достижения ее целей. Сотрудники - важнейший ресурс организации, который необходимо сохранять, развивать и использовать в конкурентной борьбе. От персонала зависит эффективное использование всех других ресурсов.
Интегрирование управления персоналом в общую стратегию организации - важнейшее отличие управления человеческими ресурсами от управления кадрами.
Современные тенденции в эволюции управления человеческими ресурсами, кроме обозначенных выше, таковы:
• переход от фрагментарной служебной кадровой деятельности к интеграции функций руководства и кадровых функций;
• профессионализация функции управления человеческими ресурсами;
• интернационализация функции управления человеческими ресурсами;
• возрастание в управлении человеческими ресурсами удельного веса функции углубления социального партнерства и регулирования трудовых отношений;
• переход от повышения квалификации к развитию человеческих ресурсов.
Что касается России, то на протяжении десятилетий в нашей стране господствовал технократический подход к управлению. Во главу угла ставились планы, бюджеты, структуры и т.п.
Идеологизированная кадровая политика была прерогативой государственных и партийных органов. Монополизм в сфере труда приводил к сужению трудовой мотивации и низкой производительности.
В настоящее время, с переходом к рынку, положение меняется. Практика показывает, что человеческие возможности являются определяющими в достижении любых целей. Главный потенциал любого предприятия - это персонал. Управление людьми имеет важнейшее значение для всех без исключения организаций.
Большинство экспертов согласны с утверждением, что существует пять основных функций, которые выполняют менеджеры: планирование, организация, подбор персонала, руководство и контроль. Вместе эти функции представляют собой то, что обычно называют процессом управления.
Между тем, сила инерции велика. Далеко не все руководители предприятий осознали необходимость отказа от традиционной кадровой политики (основанной на авторитарных принципах, административных методах) и перехода к политике управления человеческими ресурсами.
В наше время каждая организация нуждается в подразделении, которое занимается управлением персоналом. Название и структура этого подразделения могут быть различны (служба по управлению персоналом, отдел по человеческим ресурсам, отдел по работе с кадрами и т.п.). Современным кадровым службам недостаточно, как это было раньше, только оформлять приказы на сотрудников и хранить кадровую информацию. Это подразделение должно осуществлять руководство персоналом сообразно целям деятельности организации, должно постоянно совершенствоваться, обновляться в соответствии с изменениями целей организации.
Менеджеры по персоналу должны обладать знаниями в области управления персоналом в организационно-управленческом, правовом, учетно-документационном, педагогическом, социально-бытовом, психологическом, социологическом и прочих аспектах, которые позволили бы им осуществить весь цикл работ с персоналом.
До последнего времени само понятие «управление персоналом» отсутствовало в управленческой практике. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.
Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.
Отделы кадров не являются ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Для решения социальных проблем в организациях создаются службы социального исследования и обслуживания.
Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не выполняют целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы.
В их числе такие важнейшие, как:
• социально-психологическая диагностика;
• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных, управление производственными и социальными конфликтами и стрессами;
• информационное обеспечение системы кадрового управления; управление занятостью;
• оценка и подбор кандидатов на вакантные должности, анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров;
• планирование и контроль деловой карьеры;
• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;
• управление трудовой мотивацией;
• регулирование правовых вопросов трудовых отношений;
• соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда.
Если раньше, в условиях командно-административной системы, эти задачи рассматривались как второстепенные, то при переходе к рынку они выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая организация.
Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.
Создавшаяся в нашей стране ситуация, изменения экономической и политической систем одновременно несут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого человека.
Управление персоналом в современных социально-экономических условиях приобретает особую значимость: оно позволяет обобщить и реализовать целый спектр во-просов адаптации индивида к внешним условиям, учета личностного фактора в построении системы управления персоналом организации. Можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.
Первый - иерархическая структура организации, где основное средство воздействия - это отношения власти-подчинения, давление на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.
Второй - культура, т.е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого при-нуждения.
Третий - рынок - сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.
Показатели численности персонала
Общая численность лиц обоего пола, занятых в экономике страны, рассчитывается как сумма трех показателей:
1. работников всех предприятий и организаций всех форм собственности, деятельность которых юридически оформлена;
2. лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью;
3. неоплачиваемых работников семейных предприятий.
По длительности найма на работу выделяют:
1. постоянных работников;
2. временных работников;
3. сезонных работников;
4. работников, нанятых на случайные работы.
В численность персонала предприятия на определенную дату включаются:
1. работники, состоящие в списочном составе;
2. лица, принятые на работу по совместительству из других предприятий;
3. лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера.
В списочную численность работников за каждый день включаются наемные работники, принятые на постоянную, сезонную или временную работу в соответствии со штатным расписанием, а также работающие собственники организации, получающие в ней заработную плату. На основании показателя списочной численности работников можно судить о том, какими потенциальными трудовыми ресурсами располагает предприятие на каждую дату.
В списочный состав не входят лица, работающие по договору подряда и другим договорам гражданско-правового характера.
К лицам, работающим по совместительству, относятся как работники данного предприятия, работающие по совместительству в свободное от основной работы время, так и работники других предприятий, работающие по совместительству на данном предприятии.
В явочное число работников за каждый день включается численность работников списочного состава, которые явились на работу.
В число фактически работающих включается численность работников из явившихся и приступивших к работе.
Эти категории работников могут быть рассчитаны на каждый календарный день периода, либо в среднем за весь отчетный период (месяц, квартал, год). Однако для проведения экономического анализа и расчета целого ряда показателей необходимо знать показатель средней списочной численности работников за определенный период.
В зависимости от характера исходной информации применяются различные способы расчета средней списочной численности работников.
Средняя списочная численность работников по группе предприятий отрасли, региона, экономики в целом рассчитывается суммированием средней списочной численности отдельных предприятий.
Средняя численность работников, работающих по совместительству, рассчитывается пропорционально отработанному ими времени.
Средняя численность лиц, работавших по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, определяется аналогично расчету показателя средней списочной численности.
Планирование численности персонала
Определение потребности в персонале ведется раздельно по группам ППП и непромышленного персонала.
Исходными данными для определения численности являются:
- производственная программа;
- нормы времени, выработки и обслуживания;
- номинальный (реальный) бюджет рабочего времени за год;
- мероприятия по сокращению затрат труда и т.д.
Основными методами расчета количественной потребности в персонале являются:
1. Расчеты по трудоемкости производственной программы. Плановая трудоемкость производственной программы определяется по плановому нормативу трудовых затрат на единицу продукции, умноженному на плановый выпуск продукции. Метод расчета численности по трудоемкости производственной программы является наиболее точным и достоверным.
2. По нормам выработки.
3. По нормам обслуживания. Планирование численности основных рабочих в аппаратурных процессах и вспомогательных рабочих, выполняющих работы, на которые имеются нормы обслуживания, сводится к определению общего количества объектов обслуживания с учетом сменности работ. В прерывных производствах определяется как отношение номинального фонда времени к полезному (эффективному), а в непрерывных – как отношение календарного фонда времени к полезному.
4. По рабочим местам. Этим методом обычно определяется численность вспомогательных работников, для которых не могут быть установлены ни объемы работ, ни нормы обслуживания (например, крановщики, стропальщики).
Численность обслуживающего персонала может быть определена и по укрупненным нормам обслуживания. Например, численность уборщиков можно определить по количеству квадратных метров площади помещений, гардеробщиков – по количеству обслуживаемых людей.
Численность служащих может быть определена исходя из анализа среднеотраслевых данных, а при их отсутствии – по разработанным нормативам. Численность руководителей можно определить с учетом норм управляемости и ряда других факторов.
Численность руководителей, специалистов и служащих рассчитывается по каждой функции методом прямого нормирования или методом корреляционной зависимости.
Численность непромышленного персонала не зависит от численности промышленно-производственного персонала и определяется раздельно по каждому виду деятельности с учетом особенностей (детские учреждения, жилищно-коммунальное хозяйство, подсобное сельское хозяйство и т.п.).
Продолжительность рабочего времени в плановом периоде определяется на основе бюджета рабочего времени:
Знак
Показатели
1. Количество календарных дней в году
-
2. Количество выходных дней в году
-
3. Количество праздничных дней в году
-
4. Продолжительность очередных и дополнительных отпусков, дни
-
5. Невыходы на работу по болезни и родам
-
6. Продолжительность учебных отпусков, дни
-
7. Время выполнения государственных или общественных обязанностей, дни
-
8. Прочие неявки, разрешенные законом, дни
*
9. Продолжительность рабочей смены, ч
-
10. Потери рабочего времени в связи с сокращением длительности рабочего дня кормящим матерям
-
11. Потери рабочего времени в связи с сокращением длительности рабочего дня подросткам, ч
-
12. Потери рабочего времени в связи с сокращенным рабочим днем в предпраздничные дни, ч
Повышение производительности труда проявляется в том, что доля живого труда в продукции уменьшается, а доля прошлого труда увеличивается, при этом абсолютная величина затрат живого и овеществленного труда на единицу продукции сокращается.
Факторы повышения производительности труда можно классифицировать по трем направлениям:
1. Факторы, создающие условия для роста производительности труда: уровень развития науки, повышения квалификации работников, укрепление трудовой дисциплины, сокращение текучести кадров и др.).
2. Факторы, способствующие росту производительности труда: материальное и моральное стимулирование, совершенствование оплаты труда, внедрение научно и технически обоснованных норм труда, внедрение прогрессивной технологии и др.
3. Факторы, непосредственно определяющие уровень производительности труда на предприятии: механизация и автоматизация производственных процессов, улучшение качества труда, ликвидация простоев, устранение брака, совершенствование управления и организации труда.
Анализ численности персонала
Достаточная обеспеченность предприятия необходимыми трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов выпускаемой продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, продуктивность использования оборудования, машин, механизмов и, как результат, объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.
Выявлению и мобилизации резервов способствует экономический анализ, в процессе которого изучаются:
- обеспеченность предприятия и его структурных подразделений трудовыми ресурсами в целом, а также по категориям, профессиям, квалификации;
- текучесть кадров;
- уровень и динамика производительности труда;
- использование рабочего времени;
- рациональность формирования и использования фонда оплаты труда.
Основная цель анализа - оценить качество трудовых ресурсов организации, эффективность системы мотивации труда и эффективность управления персоналом.
Источниками информации для анализа служат план по труду, статистическая отчетность по труду, движению работников, заработной плате: "Сведения о численности, заработной плате и движении работников" (форма № П-4, месячная); данные табельного учета и отдела кадров.
Для анализа обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами необходима информация о списочной, явочной и среднесписочной численности персонала, которая дает количественную характеристику трудовых ресурсов предприятия.
Списочная численность персонала предприятия - это численность работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Сюда включаются все принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью.
Явочная численность - это количество работников списочного состава, вышедших на работу в данный день. Разница между явочным и списочным составом характеризует количество целодневных простоев (отпуска, болезни и т.д.).
Для определения численности за определенный период используется показатель среднесписочной численности. За месяц она исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца.
При проведении анализа трудовых ресурсов следует учитывать, что все работники делятся на персонал основной деятельности (промышленно-производственный) и персонал организаций, состоящих на балансе предприятия (непромышленный, неосновной). Промышленно-производственный персонал - это лица, занятые трудовыми операциями, связанными с основной деятельностью предприятия (изготовление продукции и выполнение работ промышленного характера, организация производства и управления предприятием и т.д.).
Различают две категории численности: рабочие и служащие (руководители, специалисты и др.). Рабочие предприятия - лица, непосредственно занятые созданием материальных ценностей или осуществляющие работы по оказанию производственных услуг. По технологической однородности выполняемых операций все рабочие делятся на основных и вспомогательных. К основным относят работников, непосредственно создающих товарную (валовую) продукцию предприятий и занятых реализацией технологических процессов, т.е. изменением форм, размеров, положения, состояния, структуры, физических, химических и других свойств предметов труда. Вспомогательными являются рабочие, занимающиеся обслуживанием оборудования и рабочих мест в производственных цехах, а также все рабочие вспомогательных цехов и хозяйств. Они могут подразделяться на функциональные группы: транспортную и погрузочную, контрольную, ремонтную, инструментальную, хозяйственную, складскую и т.п. Структура рабочего персонала в значительной степени зависит от уровня автоматизации и механизации труда, особенно у вспомогательных рабочих. Одно из основных требований - увеличение доли основных рабочих за счет сокращения доли вспомогательных.
Служащие - это работники, осуществляющие подготовку и оформление документов, учет и контроль, хозяйственное обслуживание. Руководители - работники, занимающие руководящие должности на предприятии (директорат предприятия, начальники цехов и т.п.). Специалисты - это работники, имеющие высшее или среднее специальное образование, а также работники, не имеющие специального образования, но занимающие определенную должность. Младший обслуживающий персонал - лица, занимающие должности по уходу за служебными помещениями, а также по обслуживанию рабочих и служащих.
Соотношение различных категорий работников в их общей численности характеризует структуру кадров предприятия, цеха, участка, которая определяется по таким признакам, как возраст, пол, уровень образования, стаж работы, квалификация, степень выполнения норм и т. д.
При анализе численности работников необходимо определить:
- абсолютное и относительное отклонение фактической численности работающих по их категориям от плана и от прошлого года;
- структуру численности работников по их категориям и динамику ее изменения;
- квалификационный состав кадров по образованию и стажу работы;
- текучесть кадров и ее причины.
Чтобы оценить обоснованность роста численности, нужно темп прироста численности работников сопоставить с темпом прироста объема выпуска продукции. Первый показатель в общем случае должен быть ниже второго.
Анализируя численность работников, необходимо определить структуру, которая характеризует долю отдельных групп (категорий) работников в общей их численности. По материалам исследуемого предприятия видно, что в структуре персонала возрос удельный вес рабочих с 84,98 до 85,48%, т.е. на 0,50%. Данную тенденцию следует признать положительной, поскольку именно основные рабочие создают продукт и способствуют получению прибыли. Удельный вес служащих, напротив, снизился с 15,02 до 14,52%.
В структуре служащих предприятия также произошли изменения: возросла доля руководителей с 2,96 до 3,06%, т.е. на 0,10%, удельный вес специалистов снизился с 12,06 до 11,46% (на 0,60%). Однако в количественном выражении это не оказало существенного влияния на общее изменение структуры персонала. Стабильность состава кадров на предприятии является существенной предпосылкой роста производительности труда и эффективности производства.
В ходе дальнейшего анализа необходимо дать оценку обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами. Этот показатель определяется сравнением фактического количества работников по категориям и профессиям с плановой потребностью.
Абсолютная обеспеченность работниками определяется по всему промышленно-производственному персоналу и по отдельным категориям работников; относительная обеспеченность - по всему промышленно-производственному персоналу и только по работникам.
Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия работниками наиболее важных профессий, особенно от которых зависит выполнение производственной программы. Такой анализ позволяет разработать меры по рациональному комплектованию кадров. Недостаток рабочей силы приводит к сверхурочным работам, а излишек - к простоям.
Следует отметить, что по показателям абсолютного отклонения нельзя сделать однозначные выводы о качественной стороне работы предприятия. Если сокращение количества рабочих сопровождается снижением производительности труда, то следует считать, что оно себя не оправдывает. Однако, если сокращение численности приводит к росту объемов производства продукции, это влечет более интенсивное развитие производства, к которому необходимо стремиться. Для анализа необходимо сопоставить теми роста численности работников и теми роста объема выпускаемой продукции. В производственных организациях увеличение объемов выпускаемой продукции должно превышать рост численности работников, что достигается повышением производительности их труда.
Дальнейший анализ следует строить на определении уровня обеспеченности квалифицированными работниками.
Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже планового и ниже среднего тарифного разряда работ, то это может привести к выпуску менее качественной продукции. Если средний разряд рабочих выше среднего тарифного разряда, то рабочим нужно производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах.
Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования и т.д. Поэтому в процессе анализа изучают изменения в составе рабочих по этим показателям.
На следующем этане анализируется обеспеченность рабочими по отдельным профессиям, особенно по тем, от которых зависит выполнение производственной программы. Это помогает разработать меры по рациональному комплектованию кадрового состава. Недостаток рабочей силы по отдельным профессиям препятствует нормальной организации производства, приводит к появлению сверхурочных работ, а излишек - к простоям, к использованию рабочих не по их специальности.
Другой предпосылкой роста производительности труда и эффективности производства является стабильность состава кадров. Поэтому движение рабочей силы - важный аспект анализа обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами. Для характеристики движения рабочей силы рассчитывают и анализируют динамику показателей движения персонала: коэффициента оборота по приему, коэффициента оборота по увольнению, коэффициента общего оборота, коэффициента восполнения работников, коэффициента текучести кадров и коэффициента постоянства состава.
Коэффициент оборота по приему рассчитывается отношением количества принятого на работу персонала к среднесписочной численности работников.
Коэффициент оборота по увольнению находят отношением количества уволенных работников к среднесписочной численности персонала.
Общие показатели оборота рабочей силы еще не дают детального представления о характере и причинах этого движения. Оборот рабочей силы вызывают различные причины. Задача экономического анализа сводится к выявлению и разграничению их с тем, чтобы наметить мероприятия по закреплению кадрового состава. Причинами, приводящими к росту показателей движения рабочей силы, являются: призыв в ряды армии, поступление в учебное заведение, достижение пенсионного возраста или болезнь, необходимость перераспределения трудовых ресурсов по различным отраслям и др. Этот процесс неизбежен и оправдан. Однако текучесть кадров может быть вызвана такими явлениями, как нарушение трудовой дисциплины, несоответствие подготовки кадров уровню выполняемой работы, увольнение по собственному желанию.
Коэффициент текучести кадров находится как частное от деления количества уволившихся по собственному желанию и уволенных за нарушение трудовой дисциплины к среднесписочной численности персонала.
Коэффициент общего оборота определяется как отношение суммарного числа принятых и выбывших работников за отчетный период к среднесписочной численности персонала предприятия.
Коэффициент восполнения работников находится делением численности принятых работников и количества выбывших работников.
Коэффициент постоянства состава персонала предприятия рассчитывается как отношение количества работников, проработавших весь год, к среднесписочной численности персонала или как отношение численности работников на начало года, за минусом количества уволенных, к среднесписочной численности персонала.
В процессе анализа необходимо изучить причины увольнения работников: недостатки в организации труда, низкая заработная плата, неразвитая социальная инфраструктура, неудовлетворительная трудовая дисциплина и т.д.
В качестве примера приведем анализ движения работников и текучести рабочей силы одного из предприятий.
Анализ движения работников предприятия:
Показатель
Прошлый год
Отчетный год
Отклонение
1. Состояло по списку на начало года, чел.
911
913
2
2. Принято всего за год, чел.
15
20
5
3. Выбыло всего за год, чел.:
по собственному желанию
за нарушение трудовой дисциплины
другие причины
13
9
1
3
14
10
-
4
1
1
-1
1
4. Состояло по списку на конец года, чел.
913
919
6
5. Среднесписочная численность, чел.
912
916
4
6. Коэффициент оборота по приему
0,0164
0,0218
0,0054
7. Коэффициент оборота по выбытию
0,0143
0,0153
0,0010
8. Коэффициент общего оборота
0,0307
0,0371
0,0064
9. Коэффициент восполнения работников
1,1538
1,4286
0,2748
10. Коэффициент текучести кадров
0,0110
0,0109
-0,0001
11. Коэффициент постоянства состава
0,9846
0,9814
-0,0032
По данным анализируемого предприятия видно, что коэффициент оборота по приему возрос на 0,0054 (с 0,0164 до 0,0218), коэффициент оборота по увольнению - на 0,0010 (с 0,0143 до 0,0153). Положительным моментом в работе предприятия является снижение коэффициента текучести кадров на 0,0001 (с 0,0110 до 0,0109). Коэффициент постоянства состава работников предприятия имеет высокие значения: 98,46% работников проработали больше 12 месяцев в прошлом году, в отчетном - 98,14%. Коэффициент восполнения работников больше единицы. Это означает, что принято работников больше, чем уволено, на 15,38% - в прошлом году и на 42,86% - в отчетном.
Необходимо отметить, что текучесть кадров приводит к большим потерям ресурсов и снижает эффективность производства. К числу возможных причин текучести кадров можно отнести перемену места жительства, неудовлетворенность размером заработной платы, профессией, неблагоприятные условия и режим работы и труда, отдаленность жилья от места работы и другие причины. Важным средством борьбы с текучестью кадров являются разработка мер по укреплению трудовой дисциплины, совершенствование методов повышения квалификации рабочих и форм поощрения. Большое внимание должно уделяться вопросам социальной защищенности членов трудового коллектива. Наиболее типичными направлениями социальной защиты, определяемыми трудовыми договорами, являются: оказание материальной помощи, выдача беспроцентных ссуд на строительство жилья, пособий на лечение, предоставление бесплатных путевок, единовременных пособий при уходе на пенсию, к юбилейным датам, частичная оплата питания и др.
Однако показатели обеспеченности предприятия работниками еще не характеризуют степень их использования и, естественно, не могут являться факторами, непосредственно влияющими на объем выпуска продукции. Последний зависит не столько от численности работающих, сколько от объема затраченного на производство продукции труда, определяемого количеством рабочего времени, от его производительности.
Численность службы персонала
В большинстве стран с рыночной экономикой наблюдается устойчивая тенденция роста численности сотрудников, занятых работой с кадрами. Так, в США в службах персонала было занято примерно 450 тыс. человек, из них в частном секторе – около 60%, в государственном – 30%, в общественном (здравоохранение, образование, различные добровольные ассоциации) – 10%. Изучение кадровых служб банков показывает, что в настоящее время установился примерный норматив: на 1 тыс. работающих – 10 работников службы управления персоналом, из которых шесть должны иметь высшее специальное образование, а четыре – среднее профессиональное. В среднем в индустриально развитых странах на 1000 занятых приходится 10–15 специалистов по управлению персоналом. В зависимости от страны и принятой в ней классификации, кадровые специалисты уже составляли 12% числа наемных работников, или на каждые 100 человек персонала приходилось один–два кадровика.
В разных странах сложилось следующее среднее соотношение: в США и Японии на каждую сотню работающих в организации приходится соответственно 1 и 2,7 работника кадровой службы; в Германии на каждых 130–150 работающих – один работник. Указанные соотношения являются средними и могут существенно различаться по отраслям, секторам и сферам деятельности.
Удельный вес работников кадровых служб в общем числе работающих по отдельным странам:
Страна
Доля работников кадровых
служб, %
Страна
Доля работников кадровых служб, %
Япония
27
США, по сферам деятельности:
11
Новая Зеландия
20
Обрабатывающие отрасли, до 500 человек
Австралия
19
Обрабатывающие отрасли, свыше 5000 человек
3
Дания
16
Банки
11
Великобритания
15
Страховые
компании
10
Страны Европейского Союза (в среднем)
12,5
Исследовательские организации
10
США, в среднем (по разным источникам)
7-8, 7-10-11
Больницы
5
СССР (1980-е гг.)
3-8
Образовательные учреждения
6
Россия
3-6-8
Транспортные
организации
4
Беларусь
4-6
Правительственные учреждения
4
Институтом управления г. Набережные Челны, показало крайнюю неразвитость кадровых служб: на предприятиях города (объем выборки – 89 предприятий различных организационно-правовых форм) удельный вес работников кадровых служб составил лишь 0,44% общей численности работающих. При этом показательно, что на предприятиях, созданных в постсоветский период (в выборке они составили 63,8%), состояние работы с персоналом носит еще более примитивный характер. Обследование показало, что службы по работе с персоналом имеются практически на всех бывших советских предприятиях, тогда как на "постсоветских" предприятиях подобные службы имеются лишь в каждом третьем случае. Однако и здесь в 66% случаев кадровые службы были представлены одним инспектором по кадрам.
Численность работников службы управления персоналом зависит от множества факторов: размера организации, вида ее деятельности, специфики стоящих перед ней задач, традиций, финансового состояния, стадии развития. Однако не все предприятия могут позволить себе содержание службы управления персоналом. Для начала численность будущего подразделения имеет смысл обозначить приблизительно, исходя из финансовых возможностей компании и общего числа сотрудников. При этом можно отталкиваться, например, от нормативов. По оценкам специалистов это содержание становится эффективным, как правило, на предприятиях с численностью свыше 100 человек. В организации с общей численностью 200–250 человек служба персонала состоит, как правило, из трех человек: руководителя, осуществляющего общий контроль за работой подразделения и стратегическое планирование кадровой политики в целом, HR-менеджера, отвечающего за подбор нового персонала и организацию обучения сотрудников, и инспектора, занятого кадровым документооборотом в сфере отчетности одного инспектора по кадрам должно находиться не более 150 личных дел. В организациях с небольшой численностью каждую кадровую функцию или даже две-три функции выполняет один работник. В отдельных случаях для принятия решения кадровых проблем могут привлекаться консалтинговые и рекрутинговые агентства и фирмы.
По оценкам специалистов, общая численность сотрудников службы управления персоналом должна составлять примерно 1,0-1,2% общей численности коллектива.
По результатам обследований, проведенных американскими специалистами на предприятиях и в организациях различных отраслей экономики, численность службы управления персоналом определяется условно из расчета – один работник кадровой службы на 167 работников организации. Этот показатель может отличаться в зависимости от гой роли, которая придается кадровой службе в организации, ее отраслевой принадлежности, доли высококвалифицированных специалистов и ряда других факторов. Так, в кадровой службе головного офиса иностранной компании "ЗМ – Россия" (представительство в России) работает несколько сотрудников, в то время как общая численность персонала головного офиса в Москве в настоящее время не превышает 100 человек, аналогичные подходы применяют и другие иностранные фирмы.
Можно назвать несколько основных тенденций рынка, обусловливающих положительную динамику спроса на HR-специалистов.
Главная из них – общее увеличение активности на рынке труда, рост общего объема спроса практически по всем востребованным специальностям, к которым относятся и HR. Вторая – это рост числа компаний среднего бизнеса, осознавших необходимость создания у себя структуры по управлению персоналом или хотя бы введения должности директора по персоналу. И, наконец, третья – миграция HR-менеджеров по самым разным, на первый взгляд, причинам.
Наряду с общим ростом спроса на менеджеров по персоналу претерпела изменения его структура, по сравнению с предыдущими годами значительно возросло количество заявок на специалистов узкой квалификации (тренинг-менеджеров, менеджеров по подбору персонала и т.п.). Среди основных причин, влияющих на появление на рынке новых специализаций в области HR, увеличение объема и спектра задач, которые решают службы и отделы по управлению персоналом в динамично развивающихся компаниях. Это требует привлечения дополнительных специалистов в службы персонала и разделения функций между ними. На крупных предприятиях появилась потребность во внутреннем разделении труда, стала выявляться потребность и необходимость специализации работников службы управления персоналом.
Так, на "АвтоВАЗе" работники данной службы разбиты по характеру выполняемых работ, например оценке и аттестации персонала, составлены профессио- или карьерограммы работников и т.д. Появились предложения о том, чтобы иметь в структуре службы управления персоналом специалистов, которые занимались только кадровыми технологиями, кадровых менеджеров, которые бы вели организационную работу с персоналом. Дальнейшее углубление специализации работников, занятых в службе управления персоналом, ведет к появлению новых профильных направлений работы: проведения психологических тренингов, работа с рекрутинговыми агентствами и др., а также новых категорий специалистов службы управления персоналом.
Рекрутер – человек, набирающий рабочую силу. Фирмы открывают постоянные или временные представительства при профессиональных учебных заведениях и отбирают там лучших будущих работников. Даже оплачивают им стипендии в расчете на дальнейшее подписание с ними контрактов. Фирмы устраивают у себя дни открытых дверей для студентов, организовывают для них деловые и развлекательные поездки по основным объектам предприятия. Тут же происходят тройные смотрины: студенты знакомятся с будущим местом работы, администрация – с будущим работником, оценивают его и кадровики. Часто фирмы берут на себя оплату стипендий безработным при их обучении. Причем, кто вносит больший вклад, может отобрать лучших учащихся.
В последнее время у рекрутеров прибавилось работы: стало модным искать новаторов.
Интервьюер – специалист, беседующий с вновь поступившими на работу, который, проделав целый ритуал, решает, стоит ли брать этого человека и как его адаптировать в коллективе. Обращается внимание на многое: жизненные планы, жилищные и семейные условия, желание работать, как он держится, реагирует на шутку, даже на то, какая у него машина. Когда вопрос принятия на работу решен, назначается куратор из числа старых работников предприятия, который должен ввести новичка в коллектив. За это он получает надбавку к жалованью.
Специалист по планированию карьеры (coaching), русская версия – тренинг-менеджер, бизнес-тренер. В его задачи входит составление графика должностного продвижения работников вплоть до пенсии с указанием, когда будет прибавляться заработная плата и за что. В этот график включается также повышение образовательного уровня, сохранение квалификации, переквалификация. Специалист по карьере строго следит за выполнением графика, не допуская никаких недоразумений. Любой факт увольнения рассматривается фирмой как брак в работе кадров. Это чистый убыток, поскольку другая фирма эксплуатирует знания, полученные работником на предыдущей фирме. За любое увольнение служба кадров отвечает своим карманом.
Работа специалиста по обучению проходит по четырем направлениям: сохранение квалификации работника, переквалификация, принудительное расширение кругозора перед переквалификацией и повышение квалификации.
Специалист по характеру должен знать характер всех должностных мест и всех работников. Без него не обходится ни один акт назначения на должность.
Специалист по семейным отношениям – в его обязанности входят пояснения и устранения причин, мешающих нормальной жизни работника. Проверив по шести видам совместимости в браке, такой специалист призван помочь конфликтующим или порекомендует им развестись. Фирма в свою очередь постарается улучшить материальное положение работника, будучи уверенной, что его силы пойдут на работу, а не на решения семейных проблем.
Инспектор по морали (эта редкая специальность встречается только на больших фирмах с числом работником не ниже 5 тыс.). Главный принцип работы – никаких сплетен, все должно быть гласным. В области морали на фирмах существуют свои правила, записанные в федеральном законе и согласованные с профсоюзами. По ним человек, пристающий с разговорами, не имеющие отношения к работе, подлежит наказанию или немедленному увольнению (в том случае, если другой человек противоположного пола). Согласно этим правилам любой работник может позвонить по анонимному телефону и пожаловаться на другого работника. Это же можно сделать открыто, придя на прием к инспектору по морали. Инспектор по морали выпускает моральный листок, который сообщает о всех случаях моральных нарушений.
Инспектор по связям с администрацией – посредник при разборе конфликтных ситуаций, возникающих между рабочими. На нем лежит ответственность за хороший психологический климат в коллективе.
Инспектор по начислению заработной платы – его задача – сделать так, чтобы никогда ни один работник не пришел к руководству за разъяснением, почему он столько получил.
Досье-производитель – в США досье заводится только на руководителей высшего ранга. Для всех остальных эта процедура ограничивается заполнением очень пространной анкеты.
Тайм-менеджер – специалист, занимающийся в организации планирования и учета использования работниками своего рабочего времени и нормирования труда.
Кадровый аналитик – внедрение современных методов, основная цель которых в выработке подхода к каждому сотруднику фирмы. Управленцы этого типа должны знать, чем дышат и к чему стремятся работники компании, быть в курсе их повседневных дел и нужд, выступать третейскими судьями в конфликтах, заниматься устройством обучающих мероприятий, становиться даже психотерапевтами при необходимости. Лучше всего, если выполнять аналитическую функцию будут дипломированные психологи.
Дополнительные инструкции аналитика работы:
Профессиональная
ступень
Содержание должностных обязанностей
Аналитик работы: 1-я ступень
В качестве стажера проводит работу в ограниченной области. Под плотным руководством выполняет задания, выданные с целью обучения приемам приложения методов и техники анализа работ. Изучает в качестве аналитика наименее сложные работы и составляет отчеты, предназначенные как исходный материал для аналитика работы более высокого уровня
2-я ступень
Изучает, описывает и оценивает работу в соответствии с установленными правилами. Как правило, получает простые задания в области заработной платы и окладов в организации. Над этими заданиями работает независимо, но ограничен инструкциями своего начальника и предписанным кругом обязанностей
3-я ступень
Анализирует и определяет тарификацию по многим должностям в соответствии с принятыми системами и процедурами тарификации. Может проводить обследования оплаты в данной местности или участвовать в обследованиях широкого назначения. Может оказывать помощь в разработке метода и программы обследования. Работает под общим руководством, но ответственность за конечные действия ограничена
4-я ступень
Анализирует и оценивает различные работы в соответствии с установленными системами и процедурами оценки и тарификации.
В должностные обязанности входят задания, предусматривающие ответственность за оценку наиболее сложных работ. (Понятие "наиболее сложные" обозначает те виды работ, которые объединяют в себя трудные для понимания процессы: профессиональные, научные, административные или технические должности в новых профессиональных областях, или должности, которые учреждаются при формировании новой организации, или в иных подобных случаях.) Получает общие указания, но ответственность за конечные действия ограничена. Может принимать участие в разработке и внедрении систем тарификации и вознаграждения. Может планировать организацию оплаты труда
Перечень должностей, имеющих отношение к управлению персоналом:
• заместитель директора по управлению персоналом;
• менеджер по персоналу;
• начальник лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством;
• начальник лаборатории (бюро) социологии труда;
• начальник нормативно-исследовательской лаборатории по труду;
• начальник отдела кадров;
• начальник отдела организации и оплаты труда;
• начальник отдела охраны труда;
• начальник отдела патентной и изобретательской работы;
• начальник отдела подготовки кадров;
• начальник отдела (лаборатории, сектора) по защите информации;
• начальник отдела социального развития;
• начальник юридического отдела;
• инженер по нормированию труда;
• инженер по организации труда;
• инженер по охране труда;
• инженер по патентной и изобретательской работе;
• инженер по подготовке кадров;
• инспектор по кадрам;
• инспектор по контролю за исполнением поручений;
• психолог;
• социолог;
• специалист по кадрам;
• техник по труду;
• физиолог;
• экономист по труду.
Численность и структура персонала
Численность персонала определяется размерами предприятия, его структурой, объемами производства товаров или услуг, трудоемкостью производственных процессов, степенью механизации и автоматизации, местом расположения, наличием людей соответствующих профессий и специальностей и т.д.
В характеристику персонала входит нормативная численность. Это определенное и научно обоснованное число работников предприятия. Нормы на государственных предприятиях определяются министерствами и ведомствами, согласуются с профсоюзными организациями и основываются на законодательстве страны. На частных или смешанных предприятиях за основу берутся общепринятые нормы, однако жесткого регулирования численности здесь нет. Вопрос о нормативной численности - это интерес не только самого предприятия, но и всего общества, это еще и проблема занятости населения, количество рабочих мест.
На нормативную численность персонала предприятия воздействуют (при известном, заданном объеме производства) такие показатели, как трудоемкость, производительность труда и сменность. Нормативная (расчетная) численность персонала - это установленная НИИ труда, отраслевыми методическими рекомендациями численность руководителей, специалистов и технических исполнителей, произведенная на основе многофакторного анализа функционального разделения труда в сфере управления и обслуживания производства. Ранее пользовались эмпирическими коэффициентами насыщенности руководителей, специалистов и технических исполнителей на 100 рабочих. Расчет необходимого количества рабочих определяется по трудоемкости работ, нормам выработки, числу рабочих мест, а на агрегатных работах - на основании норм обслуживания соответствующих агрегатов.
На основе нормативной определяется списочная численность персонала. Это число официально работающих на данном предприятии людей и числящихся в штате данного предприятия. Нормативная и списочная численность зачастую не совпадают. Чаще всего списочная численность меньше нормативной, что обусловлено наличием вакантных должностей, которые по каким-либо причинам оказались временно не занятыми.
В списочный состав предприятия включают всех работников, принятых на срок не менее пяти дней, а также постоянных, сезонных, временных, если они приняты на работу на срок до двух месяцев, а если они замещают кого-либо, то до четырех месяцев с заключением трудового договора.
При определении численности работников для выполнения какой-либо конкретной работы применяют показатель явочной численности. Она рассчитывается следующим образом: явочное число рабочих для выполнения производственного сменного задания определяется как отношение производственного задания (объема работ), умноженное на норму времени и отнесенное к сменному фонду рабочего времени одного рабочего, умноженному на плановый коэффициент. Например: сменное задание - 90 шт. изделий; норма времени на одно изделие - Зч, плановый коэффициент - 1,2, продолжительность рабочей смены - 8 ч, тогда явочное число рабочих = 28 чел.
Персонал предприятия находится в постоянном движении и изменении: кто-то уволился, вышел на пенсию, ушел в отпуск, сдает сессию, уехал в командировку и т.д. Такое движение персонала отражается в документах предприятия - приказах, указаниях и распоряжениях руководства. По своей сущности такой учет движения персонала есть баланс рабочей силы.
Этот учет ведется планирующими и кадровыми службами предприятия по числу выбывших и принятых работников. Такой учет называют оборотом персонала. Различают необходимый и излишний оборот персонала. Первый учитывает выбытие работников по объективным причинам (призыв в армию, сокращение штатов и др.); второй связан с учетом людей, уволившихся по субъективным причинам ("не сработались", уволен за пьянство и т.д.).
Излишний оборот характеризует текучесть кадров. Чем стабильнее работа предприятия и управления им, тем она меньше.
Для руководителей предприятия рост КТ является сигналом для того, чтобы выяснить причины роста текучести кадров и принять соответствующие меры. Учитывается и интенсивность оборота персонала. Здесь соотносят число принятых (выбывших) за определенный период к среднесписочному составу персонала за этот же период.
Важное значение для стабильной и эффективной работы предприятия имеет структура персонала. Каждое предприятие имеет группы работников, которые различаются по возрасту, полу, образованию, профессии, специальности, квалификации, стажу работы и занимаемым должностям. Структуру персонала определяют по двум направлениям: статистическому и аналитическому. В первом отражается характеристика основного и вспомогательного персонала. К основному относят работников, непосредственно участвующих в производстве товаров и услуг, к вспомогательному - работников, обслуживающих деятельность основного персонала. Кроме того, статистический подход позволяет выделить группы работников неосновных видов деятельности (ремонтники, охрана, обслуживающие коммунальное хозяйство, социальные структуры и др.).
Аналитическая структура персонала подразделяется на общую и частную. В общей отражены такие характеристики персонала, как стаж работы, образование, семейное положение, отношение к воинской службе и др. В частной - показано соотношение численности отдельных групп работников в различных видах труда.
Численность управленческого персонала
Усложнение процессов управления является закономерным следствием научно-технического прогресса, который приводит к усложнению процессов производства. Аппарат управления использует в своей деятельности дорогостоящие технические средства управления, что приводит к росту расходов, связанных с функционированием системы управления организацией. Расходы на управление организацией имеют устойчивую тенденцию к росту. На отдельных предприятиях темпы их роста превышают темпы роста объемов производства и уровня качества продукции. Увеличивается и численность персонала управления, несмотря на постоянное ее ограничение и большие возможности повышения уровня технической оснащенности управленческого труда. Это говорит о значительных резервах сокращения численности управленческих работников. Но чтобы использовать резервы, необходимо создать действенную систему учета расходов на управление, которая позволит проводить объективный анализ их использования.
В настоящее время расходы на управление, отражаемые в статистической отчетности, не учитывают всех затрат, связанных с функционированием системы управления, не отражают в полной мере затраты на современное управление производством, требующее применения дорогостоящей вычислительной и организационной техники, подготовки и постоянного повышения квалификации и переподготовки управленческих кадров.
Кроме того, предлагаемая формами статистической отчетности структура расходов на управление не позволяет проводить эффективный анализ затрат на управление по отдельным подсистемам системы управления организацией. Такая система учета не позволяет получить информацию о затратах на функционирование той или иной подсистемы управления предприятием, так как они распылены по различным статьям расходов. Однако без учета управленческих расходов в разрезе подсистем системы управления невозможно организовать действенный контроль за соблюдением смет расходов на управление.
Учет расходов на управление в разрезе отдельных подсистем, а внутри подсистем — по статьям расходов, сформированных в соответствии с их экономическим содержанием, позволит получить данные для анализа затрат на управление и оценки результативности деятельности функциональных подразделений. Такой подход позволит провести всесторонний анализ расходов на управление и наглядно выявить, по какой подсистеме и статье расходов необходимо в первую очередь принимать меры с целью снижения затрат на управление.
Так как большой удельный вес в расходах на управление занимает основная и дополнительная заработная плата с отчислениями на социальное страхование, то особому анализу следует подвергнуть численность персонала управления. Численность работников управления по каждой подсистеме необходимо сравнить с нормативной.
Анализ затрат и численности управленческих работников в разрезе подсистем системы управления организацией и сравнение фактических данных с нормативными по ряду предприятий машиностроения позволил выявить ряд резервов снижения расходов на управление.
При разработке нормативных данных, приведенных в табл. 3.14, учитывались прогрессивные формы и методы управления передовых предприятий, возможности применения современных автоматизированных систем управления. Расчет нормативной численности по каждой подсистеме осуществлялся на основе учета влияния от 10 до 15 факторов.
Однако не следует представлять нормативы как нечто застывшее и неизменное. Поэтому при определении численности работников управления по подсистемам (функциям) необходимо, кроме нормативов, учитывать результаты анализа фактической численности за ряд лет предшествующего периода и эффективности выполнения функций с точки зрения их роли в улучшении деятельности предприятия. Нормативный метод следует дополнять аналитическим.
Сравнение фактической численности работников управления с нормативной показало, что в целом фактическая численность управленческого персонала выше нормативной. Все пять предприятий имеют резервы сокращения численности персонала за счет доведения его до норматива и сокращения расходов на содержание управленческих работников. Превышение фактической численности над нормативной по предприятиям 1, 2, 3, 4, 5 составляет соответственно 68, 129, 12, 238, 24 человека.
Анализ работы этих предприятий показал, что в целом превышение фактической численности над нормативной не является обоснованным. Так, на предприятиях 2 и 4 фактическая численность общего и линейного руководства больше нормативной соответственно на 41 и 60 человек за счет нерационального построения производственной и организационной структур управления.
Все функции этих подсистем выполняются работниками подсистемы общего и линейного руководства, функциональных и обеспечивающих систем.
Примечание. Знак (+) означает превышение фактической численности управленческого персонала над нормативной, (-) — незаполнение нормативной численности.
На этих же предприятиях значительно завышена фактическая численность конструкторов и технологов и соответственно управленческого персонала по подсистемам: «Управление конструкторской подготовкой производства» и «Управление технологической подготовкой производства». Такое положение сложилось из-за больших объемов работ, выполняемых службами этих подсистем для сторонних заказчиков, а также из-за низкого уровня технологии производства продукции на морально и физически устаревшем оборудовании. Отсутствие в течение 30—40 последних лет замены основных производственных фондов привело к превышению фактической численности управленческих работников над нормативной по подсистеме «Управление ремонтным обслуживанием производства» по предприятию 2 на 13 человек, а по предприятию 4 на 55 человек.
По этой же причине у всех пяти предприятий существенно завышена численность работников подсистемы «Управление капитальным строительством».
Большая численность работников подсистемы «Управление бухучетом и отчетностью» на предприятии 5 (фактическая численность превышает нормативную на 15 человек) вызвана низким уровнем автоматизации учетных работ. Превышение норматива численности по подсистеме «Управление наймом и учетом персонала» на этом же предприятии на семь человек оправдано, так как в условиях дефицита квалифицированных кадров в небольшом городе приходится проводить работу по набору кадров в других городах.
Превышение нормативов численности подсистем «Управление материально-техническим снабжением» и «Управление внешней кооперацией и комплектацией» объясняется ростом дефицита материальных ресурсов, развитием кооперативных связей и увеличением вероятности срыва поставок. Это вынуждает предприятия увеличивать число командировок работников указанных подсистем к поставщикам и затраты на поддержание постоянной телефонной, в том числе мобильной, и почтовой связи с ними.
Необоснованно увеличена численность работников подсистемы «Управление развитием управления» на предприятиях 2, 4, 5. Носителями функций этой подсистемы на предприятиях 2 и 5 являются отделы АСУ, а на предприятии 4 отдел АСУ и отдел организации управления. Завышение фактической численности по сравнению с нормативной на этих предприятиях является следствием низкого уровня использования работников данных подразделений.
Нехватка кадров по сравнению с нормативной численностью по подсистеме «Управление нормированием» на предприятиях 1, 2 и 4 связано с тем, что сокращение аппарата управления, как показало обследование ряда предприятий, осуществляется часто за счет необоснованного снижения штата работников экономических служб, в том числе нормировщиков, что отрицательно влияет на эффективность производства.
На предприятиях 2, 3 и 5 отсутствует целевая подсистема «Управление обеспечением качества продукции», а на предприятии 3 — подсистема «Управление охраной окружающей среды и рациональным природопользованием», хотя нормативами предусмотрены управленческие работники для осуществления функций этих подсистем.
Таким образом, только на основе тщательного анализа конкретных условий деятельности предприятий можно выявить причины отклонений фактической численности управленческого персонала от нормативной. Следует помнить, что занижение численности персонала по отдельным подсистемам, если это не связано с повышением уровня автоматизации управленческих работ, ведет к снижению эффективности производства и управления. В то же время завышение численности управленческого персонала не всегда способствует улучшению работы предприятия.
Нормы численности персонала
В условиях рынка и свободного предпринимательства все принятые в прошлом нормативные документы носят только рекомендательный характер, и теперь руководство любого предприятия самостоятельно формирует структуру управления и штатное расписание, устанавливает необходимую численность и вводит должностные оклады. Такую свободу действий можно оценивать только положительно, но все чаще и чаще перед руководством создаваемых или реорганизуемых предприятий в полный рост встает проблема: как, каким образом создать наиболее действенный, работоспособный аппарат управления, на основе чего спроектировать систему, позволяющую соразмерить индивидуальные и групповые результаты деятельности сотрудников и при этом не пойти на поводу у отдельных не в меру притязательных работников, считающих, что их неправильно оценили.
Ответ может быть один: только с помощью системы научно обоснованных нормативов, которые беспристрастно укажут, какова должна быть загрузка каждого инженерно-управленческого работника, в чем выражается мера его труда и как оцениваются результаты его деятельности. Поэтому необходимость использования трудовых нормативов для управленческого персонала в новых условиях хозяйствования не вызывает сомнения. Вместе с тем практика показывает, что при переходе на условия рыночных отношений наиболее сдерживающим фактором в формировании новых структур управления является не косность руководителей предприятий или их приверженность к старым традиционным формам управления, а скорее отсутствие методических и нормативных материалов по проектированию оптимальной численности управленческого персонала на основе целостной системы трудовых нормативов.
Использование трудовых нормативов применительно к управленческому персоналу заключается в установлении меры труда на выполнение заданного объема управленческих работ за определенный период. При этом разнообразный характер труда руководителей, специалистов и служащих вызывает необходимость применения различных нормативов, учитывающих специфику труда каждой категории работников. И это не случайно. Прежде всего, в сравнении с нормированием труда рабочих нормирование труда управленческого персонала представляет собой более сложную задачу, поскольку здесь приходится иметь дела с умственным, творческим трудом, в большинстве случаев плохо поддающемся наблюдению и измерению.
Кроме того, состав самого управленческого персонала неоднороден и подразделяется по содержанию своего труда на три категории: руководителей, специалистов и служащих. Поэтому мера затрат их труда выражается различно: либо непосредственно в затратах времени работника определенной квалификации на выполнение единицы порученной ему работы, либо косвенно – через численность работников, которая необходима для выполнения определенной функции. Наиболее характерными трудовыми нормативами, отражающими меру труда управленческого персонала, являются нормативы численности, управляемости, обслуживания и времени.
Почему при нормировании труда инженерно-управленческого персонала нельзя, как у рабочих, обойтись одним-двумя видами нормативов, а нужна целая система? Это вызвано особенностями труда каждой категории работающих. Например, трудовые затраты работников, чей труд носит преимущественно оперативный характер (большое разнообразие быстро сменяющихся работ при редкой их повторяемости), нормировать, скажем, с помощью норм времени, в принципе, возможно, но нерационально. Наиболее целесообразно для нормирования их труда использовать нормы управляемости или обслуживания. Для специалистов же функциональных служб, у которых в большинстве своем стабильные, постоянно повторяющиеся работы, наиболее рационально использовать нормы времени.
Ниже приводится краткая характеристика трудовых нормативов, используемых для нормирования труда и регламентации численности управленческого персонала.
В свое время наибольшее распространение на предприятиях страны получили нормативы численности, позволяющие устанавливать общее количество работников в целом по функциям управления в зависимости от влияющих на них факторов. Последовательность разработки нормативов включает в себя следующие этапы: установление объективно необходимых функций управления для предприятий определенной отрасли; выявление факторов, влияющих на объем работ по каждой функции управления, и сбор исходных данных о численных значениях факторов; корреляционный анализ и выбор наилучшего варианта нормативной формулы. Эти нормативы использовались и могут с успехом использоваться в дальнейшем для укрупненных расчетов численности управленческого персонала по предприятию в целом.
В дополнение к нормативам численности иногда разрабатываются нормативы централизации работ, которые регламентируют отношение численности персонала, сосредоточенного в отделах и службах заводоуправления, ко всей численности управленческого персонала, а также нормативы оптимальных соотношений численности, которые регламентируют пропорции между руководителями, специалистами и служащими или соотношения различных должностей (например инженеров и техников) внутри отделов и служб предприятия.
Однако практика использования нормативов численности показала, что для научно обоснованного формирования численности работников по каждому структурному подразделению только названных нормативов явно недостаточно. Для этого, кроме общей численности работников в целом по функции управления, необходимо определить трудоемкость выполнения отдельных работ и заданий по каждому подразделению, оценить напряженность коллективного и индивидуального труда, правильно распределить работников между уровнями управления. Это достигается с помощью нормативов второго порядка – норм управляемости, обслуживания и времени.
Мерой труда, затрачиваемого на руководство коллективом работников, является норма управляемости. Под нормой управляемости понимается регламентированная численность работников, которой может оперативно и качественно управлять один руководитель в определенных организационно-технических условиях производства. Для каждого уровня управления норма управляемости своя: для менеджера низшего уровня (мастера) – это количество закрепленных за ним рабочих, для менеджера среднего уровня (начальника цеха) – это количество подчиненных ему структурных и производственных подразделений цеха, для менеджера высшего уровня (генерального директора) – это количество отдельных работников (заместителей директора) и функциональных служб, которыми он непосредственно руководит.
Причем нормы управляемости устанавливаются как для линейных, так и для функциональных руководителей. Однако в методике их разработки заложены два различных подхода. Дело в том, что при разработке норм управляемости, например для мастеров (как наиболее типичных представителей линейного руководства), основным требованием является их максимальная загрузка управленческими функциями, выраженная через расчетную оптимальную численность подчиненных им рабочих. При разработке же норм управляемости для руководителей функциональных служб (например начальников бюро или отделов) в качестве основной ставится задача установления времени, необходимого им на управление подчиненным коллективом, с тем, чтобы в течение всего оставшегося времени, свободного от руководства подчиненными, задействовать их самих как высококвалифицированных специалистов на наиболее сложных и ответственных работах.
Для иллюстрации этих подходов ниже приводятся примеры расчета норм управляемости для производственных мастеров и начальников функциональных отделов.
Нормы управляемости для производственных мастеров выражаются в виде количественных зависимостей между численностью закрепленных за ними рабочих и факторами, влияющими на трудоемкость руководства этими рабочими. При этом факторы, непосредственно влияющие на трудоемкость управления производственным участком, подразделяются на три группы: технологические, к которым можно отнести сложность и технологические особенности работ, степень разнообразия труда или специализации рабочих и т.д.; организационные – формы организации труда на участке, формы оплаты труда рабочих и т.д.; специфические – место приложения труда, или удельный вес работ, выполняемых вне стационарного рабочего места. Эти факторы непосредственно влияют на объемы управленческих работ, а значит и на возможную численность рабочих, которых следует подчинять одному мастеру.
Расчеты показывают, что на двух, казалось бы, аналогичных по названию участках (например ремонтно-слесарные участки) нормативная численность рабочих, подчиненных одному мастеру, будет различной, если существующие организационно-технические условия производства различны (например сложность работ, разнообразие работ или формы организации труда).
Иной подход к разработке норм управляемости раскрывается на примере наиболее многочисленной категории руководителей функциональных подразделений – начальников отделов.
Весь комплекс работ, выполняемых начальником любого функционального отдела, можно подразделить на три вида:
– непосредственное руководство работой отдела (планирование работ; подведение итогов работы и составление соответствующей отчетности; просмотр и изучение поступающей в отдел документации; выдача заданий подчиненным и контроль за ходом их выполнения; консультации подчиненных и проверка исходящей документации, подготовленной в отделе);
– деловой контакт с другими службами и подразделениями по вопросам деятельности отдела (решение вопросов с руководителями цехов и отделов предприятия, представителями заказчика и органов надзора; участие в совещаниях вне отдела; ведение внешней и внутрифирменной переписки);
– работа в качестве высококвалифицированного специалиста, т.е. непосредственное участие в выполнении особо сложных и ответственных работ, поручаемых отделу.
Собственно к функциям руководителя как такового относятся два первых вида работ, один из которых представляет собой личное, непосредственное руководство работой подчиненных, второй – опосредствованное руководство, выраженное через координацию деятельности и регулирование внешних связей отдела. Третий вид работ выполняется руководителем лишь в том случае, если он не загружен полностью функциями руководства.
Были выведены нормативные зависимости, позволяющие установить укрупненные затраты времени на руководство отделом.
Расчеты показали, что только при численности более 20 человек начальник отдела полностью задействован в роли непосредственного руководителя; при любой меньшей численности подчиненных у него остается резервное время для работы в качестве квалифицированного специалиста.
Поэтому бытующее сейчас на предприятиях мнение, что руководитель функционального подразделения с численностью работающих более 10 человек должен осуществлять только общее руководство, неверно. Использование вышеприведенных формул позволяет выявить у функциональных руководителей время, свободное от руководства подчиненными, в результате чего закрепить за отделами дополнительные объемы работ (по принципу «больший объем – меньшей численностью»), что скажется на общей эффективности деятельности предприятия.
Следующий вид рассматриваемых нами трудовых нормативов – нормы обслуживания. Норма обслуживания устанавливает регламентированную численность рабочих или работников, которых оперативно и качественно может обслужить один специалист в определенных организационно-технических условиях производства. Эти нормы являются объективной мерой труда специалистов, занятых оперативной деятельностью (технологов, диспетчеров, нормировщиков и т.д.), т.к. косвенно, через численность обслуживаемых работников выражают трудоемкость инженерно-управленческих работ.
Методический подход при разработке норм обслуживания идентичен методу разработки нормативов численности на основе корреляционно-регрессионного анализа. Только в данном случае отбираются факторы, наиболее полно отражающие влияние производственных условий на деятельность специалиста по обслуживанию закрепленного участка, например: сложность и разнообразие работ, специфические условия того или иного вида производства и т.д.
Применение, например, вышеприведенной формулы позволяет рассчитать необходимую численность технологов (как отношение общей численности рабочих к норме обслуживания одного технолога) и установить правильные пропорции между специализированными группами технологов на больших предприятиях (в крупных цехах). Если норма обслуживания технолога значительно превышает фактическую численность закрепленных за ним рабочих, возможно совмещение должности технолога с должностями мастера или нормировщика (мастер-технолог или технолог-нормировщик в зависимости от объема закрепленных за последними работ) без дополнительной оплаты его труда.
Следующим видом трудовых нормативов, которые следует шире использовать для регламентации деятельности работников аппарата управления любой организации, являются нормы времени. Считается, что в последующие годы нормы времени должны находить все большее применение при нормировании труда управленческого персонала. В новых условиях хозяйствования они могут использоваться в качестве меры труда как для работников со стабильным, часто повторяющимся составом работ (бухгалтеров, экономистов и т.д.), так и для работников с оперативным характером труда (мастеров, диспетчеров, технологов и т.д.). Отсюда и назначение нормативов времени двоякое: в первом случае они используются для установления необходимой численности работников, формирования структуры службы и штатного расписания, во втором – для планирования загрузки и оценки напряженности индивидуального труда работников.
В соответствии с назначением нормы времени подразделяются на укрупненные, разрабатываемые на комплексы работ, и дифференцированные, разрабатываемые на отдельные работы и операции. Те и другие могут быть групповые, определяющие трудоемкость всего подразделения на какой-либо вид работ, и индивидуальные, устанавливающие затраты труда одного работника. Причем методика разработки их несколько различается.
Ниже приведена последовательность разработки укрупненных групповых норм времени, используемых для расчета численности и формирования штатных расписаний функциональных служб.
Укрупненные групповые нормы времени – это регламентированные затраты времени на комплекс работ, выполняемых группой исполнителей в определенных организационно-технических условиях производства. Используются данные нормы в основном для формирования штатного расписания и организационной структуры службы: по отдельным групповым нормам времени на комплексы работ рассчитывается общая суммарная (годовая или месячная) трудоемкость работ в целом по искомому виду деятельности, а по ней устанавливается необходимая численность исполнителей, рассчитанная как отношение общей трудоемкости работ к фонду рабочего времени одного работника. Установленная таким образом численность специалистов (с учетом норм управляемости для руководителей) служит основанием для создания самостоятельных функциональных отделов или бюро и групп в составе других функциональных подразделений.
Порядок разработки укрупненных групповых норм времени следующий:
– составляется укрупненный перечень работ, выполнение которых следует закрепить за данным подразделением;
– с помощью исследовательских методов (ФРД, СФРД, экспертной оценки) устанавливаются суммарные затраты времени на каждый вид работ (за определенный, например, месячный период);
– выявляются наиболее значимые факторы, от которых зависит трудоемкость исследуемых работ;
– выбирается нормативная зависимость и выводится формула для расчета укрупненной нормы времени.
Аналогичным образом разрабатываются групповые и индивидуальные нормы времени на любые комплексы инженерно-управленческих работ.
Применение рассмотренной выше системы нормативов позволяет:
– установить научно обоснованную базу для формирования численности управленческого персонала, разработки рациональных структур управления и штатных расписаний;
– обеспечить равную напряженность труда во всех подразделениях фирмы, что будет способствовать улучшению социально-психологического климата в коллективе;
– повысить личную заинтересованность в результатах своего труда каждого инженерно-управленческого работника, а вместе с этим и эффективность управления производством в целом.
Штатная численность персонала
Штатная численность работников - это то количество необходимых сотрудников, с помощью которых вы сможете добиваться поставленных целей и развивать компанию. У начинающих бизнесменов, особенно на ранних этапах, возникает множество вопросов, связанных с этим понятием. Как рассчитать штатную численность, какие специалисты необходимы в первую очередь. Не разобравшись в этих вопросах, не удастся запустить даже самое небольшое производство или компанию.
Штатная численность работников - это то, без чего не обходится ни одно успешное и эффективное предприятие. Учитывать и следить за этим показателем важно, так как от него зависит конечный успех всего вашего бизнеса.
Необходимо, чтобы руководитель и начальник отдела кадров не забывали контролировать эти параметры, постоянно обновляли статистические данные, предоставляя актуальные сведения. Данные по штатной численности работников необходимо регулярно заносить в отчетные документы. Их составление регламентировано соответствующими законодательными актами и требованиями.
В широком смысле штатная численность работников - это количество сотрудников компании или предприятия, входящих в его штат. Либо это число, которое значится в утвержденном руководителем (это обязательное требование), штатном расписании.
Отдельно стоит отметить, что сезонные работники либо сотрудники, с которыми вы заключаете временные трудовые договора, в общее штатное расписание не входят. Поэтому учитывать их не нужно.
Употребление данного понятия стало особенно распространено в бизнес-планировании при определении значения численности персонала. Также оно достаточно часто встречается при обсуждении наиболее эффективных решений управленческих вопросов, связанных с развитием предприятия или компании.
Для того чтобы количество сотрудников было официально зафиксировано и к вам не было претензий ни со стороны налоговых органов, ни от трудовой инспекции, необходимо тщательно и скрупулезно вести соответствующую документацию.
Штатная численность работников - это показатель, который желательно прописать в уставе компании. Однако это необязательное требование. Обычно данный показатель рассчитывается на крупных предприятиях, преимущественно государственных. За этим там строго следят. Наоборот, в коммерческих структурах ему уделяют меньшее значение, что не всегда оправдано. Большинство специалистов склоняются к тому, что проводить данный учет необходимо, даже несмотря на то, что сделать это зачастую достаточно сложно.
По факту руководители предприятий часто сталкиваются с ситуацией, когда численность работников по штатному расписанию существенно меньше запланированной изначально. Это связано с тем, что компаниям намного выгоднее нанимать сезонных или временных сотрудников, чем заключать официальные договора и включать работника в штат.
В последнем случае за него необходимо платить все соответствующие налоги и страховые выплаты - в фонд обязательного медицинского страхования, пенсионный фонд России. Если же работник трудится на временной основе, то на всем этом можно сэкономить. На это часто и идут руководители обычно небольших фирм и компаний.
К тому же, когда структура и штатная численность работников невысока, проще вести их учет. А если потребности в услугах конкретного сотрудника возникают нерегулярно, то ему не нужно ежемесячно платить заработную плату, а можно ограничиться выплатами по факту за объем непосредственно выполненной работы.
Кстати, удобная система найма на временную или сезонную работу распространена во многих странах мира. Этим занимаются специализированные агентства, которые вам подыскивают необходимых сотрудников на заранее оговоренный временной период.
Часто такие агентства набирают себе в штат работников, которые затем по лизинговым операциям переходят из одной компании в другую. Так вы можете осуществлять полноценное функционирование компании, не изменяя при этом среднесписочную численность штатных работников. Как правило, это относится к производственным и хозяйственным специальностям. Например, сотрудникам клининговых компаний, охранникам, ремонтным работникам.
В настоящее время разработано несколько методик, с помощью которых можно проводить необходимые расчеты штатной численности ваших сотрудников. Но есть методы, которые распространены больше других, их успешно применяют большинство компаний и организаций.
Расчет штатной численности работников, в основу которого положены понятия трудовых норм, представляется самым перспективным и эффективным. При таком способе необходимо производить тщательный учет невыходов работников по различным причинам, в том числе и уважительным, который, в конечном счете должен соответствовать утвержденному плану. Все эти расчеты включаются в годовую и квартальную бухгалтерскую отчетность.
При этом не стоит забывать, что каждое предприятие, каким бы небольшим оно ни было, имеет законное право самостоятельно разрабатывать нормативы и принимать методические рекомендации штатной численности работников. В дальнейшем оно может придерживаться их при осуществлении расчетов сколько угодно времени.
Рекомендации по определению штатной численности работников тесно связаны с таким понятием, как количество штата. По сути, это произведение значения нормативной численности сотрудников и соответствующего коэффициента, который должен учитывать плановый невыход персонала на работу. Естественно, невыход учитывает только уважительные причины, такие как болезни, декретные отпуска, командировки, обстоятельства срочного семейного характера. Таким образом определяется то количество сотрудников, которое необходимо вашему предприятию, для полноценного функционирования, учитывая все возможные жизненные обстоятельства.
Рассчитывается это так. Плановый коэффициент невыхода сотрудников складывается с процентом невыходов, который, в свою очередь, переводят в доли, путем планомерного деления на 100. Такая методика определения штатной численности работников считается одной из наиболее перспективных.
Нередко на предприятиях руководство требует официального документального учета штатной численности сотрудников. Для этого составляются списочные данные, в которых учитываются нормативы для определения размера штата компании.
Данные, внесенные в эти списки, должны соответствовать количеству работников, которые включены в табель. Так можно эффективно и без лишних трудозатрат фиксировать посещаемость.
Также не стоит забывать, что при определении штатной численности работников рекомендации, разработанные трудовой инспекцией, необходимо соблюдать. Ведь от этого напрямую будет зависеть правильность ваших расчетов.
В частности, в штатное расписание необходимо заносить всех сотрудников, без исключений, с которыми заключены официальные долгосрочные трудовые договора. Также необходимо производить тщательный учет лиц, которым официально начисляется денежное вознаграждение на исполнение ими своих обязанностей.
Интересный момент, в табель необходимо вносить всех сотрудников, даже в тех случаях, когда они не являются на свое рабочее место. Причем неважно, по каким причинам - уважительным или нет. Конечные данные, имеющиеся в таблице, должны строго соответствовать тем данным, которые есть в табеле.
Так как рассчитать штатную численность работников нелегко, необходимо учитывать нормы учета трудового времени. Это существенно облегчит работу специалистам отдела кадров. Этот показатель фиксирует общие затраты рабочего времени, которые руководитель предприятия или соответствующего отдела устанавливает конкретному сотруднику или группе сотрудников. Рабочее время, необходимое на выполнение задания, необходимо закладывать на этапе определения технических и организационных условий, в соответствии с которыми будет выполняться поставленная задача.
Важно при этом помнить, что сами сотрудники должны строго соответствовать тому уровню квалификации, который необходим для выполнения определенной задачи. В противном случае нормы учета трудового времени придется корректировать. Причем, если сотрудники менее квалифицированы, чем требуется, то в большую сторону, что приведет к тому, что конечная цель будет достигнута намного позже, чем планировалось.
Все работы на предприятии должны быть охвачены данными временными нормами. Только в этом случае производство будет функционировать четко и бесперебойно. К тому же, благодаря учету трудового времени, вы получите объективные данные по требуемой численности персонала. На данном этапе возможен пересмотр количества сотрудников в сторону увеличения или сокращения штатной численности работников.
Также обязательным для отдела кадров считается расчет временных норм. Их также относят к временным затратам. К ним причисляются исследование положений нормативно-правовых документов, оформление и отправка соответствующих запросов, изучение и анализ материалов и данных, относящихся к конкретной отрасли, в которой ведет свою деятельность ваша компания. Также важно контролировать реализацию намеченных программ и планов.
Также в нормы времени включаются те затраты, которые необходимы для реализации мероприятий, без которых выполнение поставленных задач окажется невозможным, а также часы, которые уйдут на подготовку итоговой финансовой отчетности.
Определяются данные нормы исходя из установленной штатной численности персонала. Соответствующие цифры включаются в табель.
Данные показатели, как правило, во всех фирмах устанавливаются за один финансовый год. При этом численность сотрудников должна соответствовать нормативам, совокупным трудовым затратам, которые необходимы, чтобы выполнить конкретную задачу.
Определяя конечную штатную численность, важно учесть и правильно рассчитать коэффициент невыхода. В него необходимо включить время, которое сотрудники проводят в плановых отпусках, дни, которые в среднем будут посвящены повышению квалификации, обучению и переобучению, учесть временную нетрудоспособность.
Не стоит забывать и о поправочных коэффициентах. К ним относят то время, которое работник тратит на личные нужды или отдых в процессе работы. Например, к ним стоит отнести перекуры. Про них нельзя забывать, так как в противном случае цифры на выходе будут неверными, и вы не получите тот результат, на который рассчитывали.
Еще один важный момент, ради которого ведут учет штатной численности сотрудников, это оценка их труда и потенциала. В конечном счете, это один из ключевых показателей. В это число входят все сотрудники, вне зависимости от того, какова на конкретном предприятии структура организации. Стоит только не забывать своевременно вносить новых сотрудников и исключать уволенных.
Чтобы рассчитать штатную численность, отделом кадров формируется баланс времени, в который заносятся временные рабочие показатели каждого сотрудника.
Основу составляет календарный фонд всего рабочего времени. Из него стоит вычесть только праздничные дни, выходные, а также плановые и дополнительные отпуска, которые предоставляются сотрудникам в соответствии с уставом вашего предприятия.
Не стоит забывать об отпусках, предоставляемых работникам государством. В первую очередь, речь идет о декрете. Вычисление невыходов по болезни производится в соответствии со среднестатистическими показателями.
Также в данный план необходимо внести количество неявок, которые могут случиться, а также продолжительность рабочего дня каждого отдельного сотрудника.
Во временном фонде существуют три раздела. Это календарный, эффективный и номинальный фонды.
Итоговые значения календарного совпадают с плановыми показателями. Если производство работает по периодическому типу, то из календарного фонда следует вычесть выходные и праздничные дни. Так вы получите номинальное значение.
И, наконец, эффективный фонд представляет собой номинальный, в котором не учтены неявки сотрудников по болезни, общественным поручениям и плановым отпускам.
В итоге штатная численность персонала вашей организации определяется, исходя из множества различных параметров, основным из которых является заданное количество сотрудников, которые нужны для обслуживания всех рабочих мест, имеющихся на производстве.
Плановая численность персонала
Планирование численности персонала тесно связано с планированием объемов производства, сбыта, финансовым планом и планом оборота. Все эти планы должны учитывать изменения в численности персонала и наоборот.
Принципы планирования численности персонала на предприятии:
1. соответствие численности и квалификации сотрудников объему плановых работ (задач, целей) и их сложности,
2. эффективность использования рабочего времени,
3. взаимообусловленность структуры персонала предприятия и сложившихся условий и факторов производства,
4. создание условий для повышения производительности труда, повышения квалификации и удовлетворенности персонала.
Показатели планирования численности персонала:
• списочная численность персонала, в том числе промышленного и его категорий: рабочих, руководителей, специалистов, прочих служащих;
• среднесписочная численность промышленно-производственного персонала (ППП) и его категорий;
• структура персонала;
• текущая и дополнительная потребность кадров;
• баланс рабочего времени одного среднесписочного работника (рабочего).
Списочная численность персонала это общее число всех работников (рабочих, руководителей, специалистов, прочих служащих), принятых на постоянную, сезонную и временную работы на срок от одного дня и более со дня зачисления на работу.
Среднесписочная численность – это средняя арифметическая величина списочной численности на каждый календарный день за определенный промежуток времени:
Пср = Сумм(Пс)/n, где:
• Пс — списочная численность персонала на каждый день календарного периода, чел.;
• п — количество дней календарного периода.
Текущая потребность в персонале определяется по его категориям с использованием прогрессивных трудовых нормативов и баланса рабочего времени одного работника (рабочего) в днях и часах.
Плановая численность рабочих сдельщиков (Тпл) – это показатель, который рассчитывается на основе трудоемкости производственной программы и программы и выработки, при этом учитывается снижение нормированной трудоемкости и планируемый процент выполнения норм:
Пр.сд.=Тпл/(Фпл.* k), где:
• Тпл — плановая трудоемкость производственной программы, нормо-час.;
• Фпл — плановый эффективный фонд рабочего времени одного рабочего, час.;
• k — плановый коэффициент выполнения норм.
Если объем продукции в плановом периоде установлен в натуральных показателях, а нормируемые затраты выражаются в норах выработки, то численность рабочих-сдельщиков рассчитывается по формуле:
Пр.ср.= Опл./(Нвыр.*Фпл.*k), где:
• 0пл — плановый объем производства в натуральном выражении, ед.;
• Нвыр.— плановая норма выработки в единицу времени, ед.
Численность рабочих-повременщиков, занятых обслуживанием прокатных станов, аппаратов, печей и другого сложного оборудования (в химической, нефтеперерабатывающей, металлургической промышленности), – это показатель, который определяется по рабочим местам и на основе планируемых норм обслуживания агрегатов.
Расчет ведется по формуле:
Пр.пл.=(А*С*Кяв)/Но.пл., где
• А - число рабочих агрегатов, аппаратов, ед;
• С - число смен;
• Кяв - коэффициент использования явочного времени, определяемый отношением номинального фонда рабочего времени к явочному;
• Но.пл. - плановая норма обслуживания (количество единиц оборудования, производственных площадей, число рабочих мест, которые должны обслуживаться одним рабочим), ед.
По численности рабочих мест планируют численность тех рабочих, для которых не могут быть установлены ни объем работ, ни нормы обслуживания. Работа их выполняется на определенных рабочих местах и связана с конкретным объектом обслуживания. Это крановщики, стропальщики, кладовщики, комплектовщики.
Расчет численности рабочих этим методом заключается в составлении перечня рабочих мест, определении потребности в рабочих для каждого из них и осуществляется по формуле:
Пр.пл.=(М*С*Кяв), где:
• М - число рабочих мест, ед.
• С - число смен;
• Кяв - коэффициент использования явочного времени, определяемый отношением номинального фонда рабочего времени к явочному.
Численность служащих – это показатель, который определяется по штатному расписанию, а также с помощью укрупненных норматива и экономико-математических методов и имеет свои трудности, т.к. отсутствуют нормы трудовых затрат на осуществление их функций, а также нет четкого разграничения функций, выполняемых служащими. При этом необходимо учитывать, что численность служащих и объем их работы, совершенно не связаны между собой, а число служащих всегда возрастает, и прирост не изменится от того, уменьшилось, увеличилось или вообще исчезло количество дел.
Расчет потребности в служащих по функциям, осуществляемым на производстве специалистами различных категорий, производится на основе разработанных моделей и формул.
Дополнительная потребность в работниках различных категорий складывается из прироста требуемой численности в связи с расширением объемов производства, а также из возмещения выбытия работников предприятия под влиянием естественных и социальных факторов.
Наиболее просто дополнительная потребность в персонале той или иной категории определяется как разность между планируемой и фактической численностью:
Рд=Рпл-Рф, где:
• Рд — дополнительная потребность в персонале, чел.;
• Рпл — плановая численность персонала, чел.;
• Рф — фактическая численность персонала, чел. Определение плановой численности персонала на предстоящий период зависит от технического совершенствования производства, освоения новых видов конкурентоспособной продукции, конъюнктуры товарного рынка и рынка труда.
Изменение численности персонала
Численность персонала постоянно меняется во времени. Движение рабочей силы происходят всегда и причем таких изменений многообразие.
Планирование кадров тесно взаимосвязано с отбором.
Отбор осуществляется из двух источников: внутреннего и внешнего.
Использование внешнего источника предполагает подбор кадров извне. Применяются различные средства массовой информации, региональные службы занятости, обращения в учебные заведения.
К внутренним источникам можно отнести перевод работающих на другое место работы, перемещение по «служебной лестнице», подготовка рабочих через систему производственно-бригадного обучения. Преимуществом использования внутреннего источника является экономичность. Перемещение кадров внутри организации всегда дешевле, чем набор новых кадров со стороны. Это улучшает моральный климат, усиливает привязанность к организации. К недостаткам можно отнести отсутствие притока людей с новыми взглядами.
Изменения в списочной численности персонала происходят вследствие приема на работу и увольнения. Изменение численности работающих, связанное с их приемом и увольнением, независимо от причин выбытия и источников пополнения называется оборотом рабочей силы.
Среди источников поступления принято выделять: принятых по инициативе организации, принятых по направлениям органов трудоустройства, принятых после окончания учебных заведений, принятых в порядке перевода из других фирм.
Среди направлений выбытия принято различать выбытие по причинам физиологического характера (в связи со смертью, болезнью, выходом на пенсию, профессиональным заболеванием); по причинам, прямо предусмотренным законом — так называемый необходимый оборот рабочей силы (призыв в армию, поступление в учебные заведения с отрывом от производства, избрание в выборные органы, перевод в другие организации, переезд к месту жительства мужа или жены); а также излишний оборот по причинам, непосредственно не предусмотренным законом и связанным с личностью работника: увольнение по собственному желанию, за прогулы и другие нарушения трудовой дисциплины в связи с решением суда.
Для оценки качества работы с кадрами используется система показателей, характеризующих оборот рабочей силы и детализирующих особенности этого оборота.
Если разность в числителе положительная, то число принятых превышает число выбывших, а, следовательно, часть принятых на работу возмещает убыль ресурсов рабочей силы в связи с увольнением, а часть принятых используется на вновь созданных рабочих местах. Отрицательное значение коэффициента имеет место в тех случаях, когда число уволенных превышает число вновь принятых, что может быть связано с сокращением объема производства, ликвидацией части рабочих мест в связи с техническим перевооружением и т.д.
Он принимается для оценки эффективности кадровой политики, так как оборот рабочей силы, возникший вследствие субъективных причин, снижает эффективность использования рабочей силы в производстве.
Целесообразно рассчитывать показатели в динамике за ряд периодов (лет, кварталов), что позволяет дать оценку состояния персонала организации, выявить причины изменений и разработать мероприятия по эффективному использованию.
Вновь принятых работников необходимо адаптировать к конкретным условиям работы на данном производстве. В данном случае возникает необходимость доучивания работников, однако в связи с увольнениями работников предприятие несет потери, связанные с ранее понесенными его затратами на обучение и удовлетворение некоторых социальных потребностей уволившихся работников.
По данным о наличии и движении кадров в целом, по категориям и группам персонала целесообразно строить баланс ресурсов рабочей силы.
Численность обслуживающего персонала
Планирование показателей по труду и заработной плате рекомендуется начинать с расчета численности работников по категориям, профессиям, квалификационному составу в целом по предприятию и по структурным подразделениям. Расчет производится в такой последовательности: вначале определяется численность производственного и обслуживающего персонала (основная категория работников), затем вспомогательного, а потом - служащих, с учетом факторов, оказывающих наиболее существенное влияние на планируемые показатели.
Для предприятий основными категориями работников являются:
- административно-управленческий персонал (АУП), численность которого зависит от планируемой организационной структуры, численности основной категории работников, цели организации и ее жизненного цикла, объема и вида деятельности, нормы управляемости, стиля и методов управления, организации делопроизводства и информационных потоков; профессиональный состав АУП определяется на основе сложности и функционального наполнения работ, необходимости принятия решений, ответственности и прав работника, других параметров;
- производственный персонал, численность которого зависит от плановой производственной программы, объема выработки на одного человека, уровня механизации и автоматизации производственных процессов (фондовооруженности труда), состава поставляемого сырья и уровня его готовности к производству и реализации, организации производства, организации труда и мотивации персонала; профессиональный и квалификационный состав этой категории работников определяется исходя из сложности производственных процессов, их уникальности или стандартизации;
- обслуживающий персонал, численность которого зависит от класса предприятия, применяемых форм и методов обслуживания, нормы обслуживания, организации труда и мотивации персонала;
- вспомогательный персонал, численность которого определяется исходя из объема вспомогательных работ, нормы выработки, уровня механизации и автоматизации выполняемых работ, организации труда;
- инженерно-технический персонал, численность которого определяется наличием обслуживаемого оборудования, средств механизации и автоматизации и заключенными договорами на внешнее обслуживание.
С учетом времени работы персонала определяются постоянные, временные и сезонные работники, а также количество работников (или человеко-дни) для выполнения разовых работ по трудовым соглашениям.
Каждое предприятие устанавливает состав и численность работников самостоятельно. При этом каждый предприниматель стремится нанять такое количество работников, которое обеспечит ему максимум чистой прибыли. Это может быть достигнуто при оптимальном соотношении объема, состава материальных и трудовых ресурсов, обеспечивающих общую эффективность использования ресурсной базы. Поэтому численность работников, помимо производственной программы и объема выполняемых работ, увязывается с материально-вещественным ресурсом (от этого зависят трудоемкость и сложность выполняемых работ). Эти факторы особенно важно учесть при планировании производственного персонала.
Расчет производственного персонала (основной персонал) предприятий осуществляется по следующей схеме: обосновывается рост производительности труда с учетом трудоемкости, сложности производственных процессов, изменения фондовооруженности, автоматизации труда (экспертно-аналитический подход, а также хронометраж выполнения стандартизированных в рамках предприятия видов работ).
В связи с тем, что на предприятиях питания трудоемкость изготовления продукции собственного производства и ее реализации примерно в 2,5-3 раза выше, чем реализация покупных товаров, целесообразно при расчете производительности труда в этих предприятиях использовать условный товарооборот.
Условный товарооборот - товарооборот, рассчитанный с учетом коэффициентов трудоемкости: выпуски реализация продукции собственного производства умножается на коэффициент 1,0, выпуск и реализация продукции собственного производства, отпускаемой оптом для реализации в других предприятиях, - на коэффициент 0,8, реализация покупных товаров - на коэффициент 0,4, реализация алкогольной продукции - на коэффициент 0,2.
После определения общей численности производственных работников их необходимо распределить по должностям, профессиям и квалификации. При этом учитывается сменность работы производственного персонала, уровень сложности производственных процессов, их стандартизация, возможность взаимозамены, организация производства и труда (бригадная, индивидуальная) и другие факторы, изложенные ранее.
Численность обслуживающего персонала в сфере услуг определяется по внутренним нормам обслуживания с учетом организации труда, сменности работы, а также уровня механизации и автоматизации процессов обслуживания, особенностей предприятия (классность или категория предприятия, применяемые методы обслуживания и другие параметры). Этих работников должно быть ровно столько, сколько необходимо для своевременного и качественного обслуживания клиентов. Если этого персонала больше, чем требуется для выполнения работ, увеличивается непроизводительный простой, формируются условия снижения дисциплины и в конечном счете снижается качество обслуживания. Поэтому для определения оптимальной численности этих работников целесообразно проводить хронометраж рабочего дня, выделяя "пиковое" время загрузки, когда необходимо максимальное число обслуживающего персонала. Для этого целесообразно установить график выхода по сменам с учетом потока клиентов (гибкий график, учитывающий цикличность потока клиентов).
Общая численность обслуживающего персонала конкретизируется по разрядам и ставкам с учетом сложности работы, стажа, навыков.
Численность административно-управленческого персонала, специалистов и служащих формируется: исходя из объема и вида деятельности, нормы управляемости (5-10 человек на одного управленческого работника со сложными функциями и до 20 человек при стандартизированных обязанностях); организационной структуры управления (линейной, линейно-функциональной, штабной, дивизионной или матричной); возлагаемых функций и задач на систему управления; жизненного цикла предприятия; необходимости осуществления модернизации основных процессов на предприятии и др. В соответствии с этими факторами определяется рациональная для данного предприятия организационная структура с выделением структурных подразделений с объемами и видами работ, возлагаемых на них. Очень важно обосновать квалификационный состав специалистов и служащих, требования к их профессионализму. Практика современных предприятий показывает, что численность АУП должна составлять не более 20% общей численности работников предприятия. Если это число больше, то происходит смещение интересов, т. е. превалирование административных функций над производственными.
В настоящее время часть административных видов работ поручается внешним специализированным предприятиям (аутсорсинг). Это позволяет повысить качество этих работ, а также снимает часть административной нагрузки с подчиненных структур, что высвобождает время для более продуктивной работы менеджеров высшего звена (например, ведение бухгалтерского учета, юридическое сопровождение и др.).
Вспомогательный персонал планируется исходя из объемов работ, а также условий их выполнения, возможности механизации, сменности работы предприятия. Обычно эта категория работников планируется или исходя из опыта прошлых лет, или по аналогии с другими предприятиями. Численность этого персонала обычно не превышает 5-10% общего числа работников предприятия. Современный уровень специализации, механизации выполнения вспомогательных видов работ целесообразно поручать специализированным предприятиям, где качество, сроки намного привлекательнее, чем выполнение этих работ собственными силами. Это позволяет значительно сократить штат вспомогательных работников.
Инженерно-технический персонал планируется с учетом необходимости инженерного и технического обслуживания оборудования, техники и других сооружений и механизмов. Обычно предприятия заключают договоры со сторонними специализированными предприятиями на осуществление технического обслуживания и ремонта.
Планирование численности и состава работников завершается осуществлением следующих действий:
- разработкой штатного расписания в разрезе структурных подразделений и в целом по предприятию;
- сравнением запланированных показателей со сложившейся структурой управления и определением потребности в дополнительных работниках по их квалификации и профессиональным требованиям;
- анализом кадрового потенциала и его соответствием предъявляемым требованиям;
- уточнением должностных инструкций для работников, в том числе по новым штатным единицам;
- взаимосвязью с внешними источниками, обеспечивающими кадрами предприятие (передача сведений о вакансиях и условиях их замещения);
- оценкой кандидатов на вакантную должность, подбором и набором персонала;
- текущей периодической аттестацией персонала.
Оптимизация численности персонала
Оптимизация численности работников для сокращения расходов на персонал сегодня – основной способ, которым в условиях финансового кризиса многие компании-работодатели пытаются сэкономить средства. Но практика показала, что в результате непродуманного или неправильно организованного процесса оптимизации численности персонала вместо повышения эффективности и улучшения экономических показателей получается прямо противоположный эффект.
Это происходит по ряду причин. В том числе потому, что изначально оптимизация персонала не была четко спланирована и принята всеми ключевыми сотрудниками, лицами, принимающими решения, и лишь после этого реализована.
Очень часто руководители подразделений одобряют и поддерживают планы антикризисного управления, разработанные руководством компании, включающие снижение издержек на персонал, увольнение части работников, ограничение на прием персонала, уменьшение фонда оплаты труда и прочие мероприятия. Однако, когда дело доходит до непосредственной реализации принятых решений, эти же руководители всеми силами пытаются сохранить существующее положение дел в своем подразделении, полагая, что любые изменения приведут к существенному ухудшению ситуации в их подразделении. Они согласны с любыми изменениями, но в других подразделениях. Подобный стереотип поведения в данных условиях присущ подавляющему большинству руководящих сотрудников компании.
Во избежание таких ситуаций следует до начала проведения запланированных мер довести до руководителей подразделений задачи, которые на данный момент необходимо решить для укрепления финансового положения компании, и убедить их в необходимости данных шагов. Наибольший эффект это дает, если показать материальную выгоду сотрудников в сокращении количества работников, например, вводом доплат ключевым сотрудникам и руководителям за увеличение функциональных обязанностей за счет освобождения денежных средств. Важно, чтобы подобная разъяснительная работа была проведена и с остальными сотрудниками подразделений.
Высвобождение работников без значимых потерь для бизнеса невозможно без проведения предварительного анализа и последующей оптимизации бизнес-процессов и функциональных обязанностей сотрудников. К сожалению, далеко не всегда сокращения проводятся продуманно, на основе расчетов и анализа. Значительно чаще руководители компании просто определяют процент, на который они хотят сократить численность персонала компании. При этом редко кто из них может убедительно объяснить, почему это 5%, а не 10 или 20%. Затем определяются те подразделения, сотрудников которых, по мнению руководителей, необходимо сократить. Чаще всего «под нож» идут сотрудники вспомогательного персонала, а также подразделений, которые в кризис наименее востребованы.
Вместе с тем, бизнес-процессы, как правило, не претерпевают изменений, что приводит к путанице, так как сотрудники, отвечающие за часть работ, уволены, и никто не может определить, кто теперь должен выполнять их обязанности. Другие сотрудники, которым были переданы функции, могут не иметь необходимых навыков и, соответственно, выполняют работу неохотно и некачественно.
При реализации данного этапа необходимо учитывать приоритеты развития бизнеса. Важно провести оптимизацию функциональных обязанностей всех сотрудников для исключения ситуации, когда разные специалисты выполняют по сути одну и ту же работу, или же, к примеру, исполняют непрофильный функционал. Это приводит, в свою очередь, к снижению общей эффективности, раздуванию штата и, соответственно, повышению расходов. Возможно, от выполнения каких-то функций вообще следует отказаться, или, изменив бизнес-процессы, сократить количество задействованных в них работников, а также частично или полностью возложить некоторые функции на других сотрудников за небольшую доплату. На практике дополнительные выплаты обычно составляют не более 20% от заработной платы работника. Необходимо также пересмотреть организационную структуру на предмет исключения избыточных уровней управления.
Для анализа бизнес-процессов и путей их оптимизации, а также определения сотрудников, подлежащих увольнению, первым делом рекомендую провести кадровый аудит, в результате которого сформировать функциональные карты по каждому сотруднику компании и провести расчет функциональной нагрузки. Расчет должен производиться с учетом уровня квалификации и возможности работником взять на себя дополнительную функциональную нагрузку. В период проведения изменений в компании особенно важным становится соблюдение баланса между количеством персонала и его трудоотдачей.
Увольнение сотрудников, попавших в списки на оптимизацию, чаще всего проходит по двум сценариям – расторжение трудового договора в связи с сокращением штата или увольнение по соглашению сторон. Процедура сокращения штата довольно сложна и несоблюдение всех законодательных норм и условий грозит работодателю неприятностями при возникновении конфликтных ситуаций с работниками. Очень часто в последнее время возникают судебные разбирательства по факту незаконного увольнения, и большинство трудовых споров, к сожалению, решается не в пользу работодателя. Вдобавок размер выплат работнику при данном способе расставания значительно больше, чем при втором сценарии.
Если расторжение трудового договора осуществляется по соглашению сторон, риск судебного разбирательства минимален, так как работники, как правило, в суд практически не обращаются. К тому же соглашение не подразумевает обязательных дополнительных выплат. Вы можете договориться о каких-либо других условиях, выгодных сторонам, или, например, о выплате премиальных за отработанное время при условии выхода компании на плановые показатели. Таким образом, вы можете растянуть во времени расходы, связанные с увольнением сотрудников. По практике, большинство компаний, проводящих оптимизацию персонала путем расторжения трудовых договоров по соглашению сторон, выплачивают работнику от одного до трех месячных окладов.
Несмотря на сложности, которые могут возникать у компании в период кризиса, не следует совсем отказываться от материального стимулирования персонала, оставшегося после оптимизации. Конечно, кризис порождает страх потерять работу, привычный уровень жизни, тревогу по отношению к будущему. И хотя страх, безусловно, является сильнейшим мотиватором, заставляющим большинство людей прикладывать значительные усилия для того, чтобы не потерять работу, все же он очень деструктивен. Эффективную и результативную деятельность на страхе не построишь. К сожалению, многие работодатели об этом забывают.
Лучший способ мотивировать сотрудников на более эффективную и ответственную работу в кризисной ситуации – это показать их исключительность, благодаря которой они были оставлены в компании. Не забывайте привлекать сотрудников к обсуждению важнейших шагов в развитии компании. И, конечно, увеличение их функциональных обязанностей должно быть соответственно поощрено. Естественно, придется пересмотреть условия и порядок выплаты премий, но полностью отказываться от них не следует.
По моему мнению, не стоит также полностью отказываться от социального пакета, хотя и его в нынешних условиях придется изменить. Некоторые работодатели сокращают расходы на медицинскую страховку сотрудников за счет ввода частичной оплаты ДМС самими работниками, или заменяют бесплатное питание сотрудников небольшой компенсацией.
В наши дни возрастает роль немонетарной мотивации персонала. Лично я рекомендую больше уделять внимание тем методам мотивации, которые помогут сплотить коллектив в нынешних непростых обстоятельствах – проводить конкурсы между подразделениями, организовывать корпоративные выезды на экскурсии или за город и т. д. При этом совсем необязательно оплата должна быть за счет компании. Сотрудники охотно участвуют в подобных мероприятиях.
Важно помнить, что система управления персоналом в условиях кризиса прежде всего должна быть направлена на сохранение или повышение эффективности деятельности персонала, производительности его труда, и делать это необходимо юридически безупречно, предлагая наиболее эффективные схемы и решения. Ведь кризис открывает перед любой компанией новые возможности: построить более эффективную систему управления персоналом, подобрать качественный персонал, освободиться от избытка сотрудников на непродуктивных направлениях, оптимизировать затраты на персонал. Надо только не упустить возможность грамотно воспользоваться ситуацией.
Виды численности персонала
Кадры предприятия – совокупность наемных работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии в соответствии со штатным расписанием, а также работающие собственники организации, получающие на предприятии заработную плату.
Под кадрами понимается основной (штатный, постоянный), как правило, квалифицированный состав работников предприятия.
Персонал предприятия – совокупность физических лиц состоящих с предприятием, как юридическим лицом в отношениях регулируемых договором найма.
Понятие персонал более ёмкое, оно включает весь личный состав работающих на предприятии:
– работников списочного состава (штат);
– лиц принятых по совместительству с других предприятий;
– лиц выполняющих работы по договорам гражданско-правового характера.
Классификация персонала предприятий по:
– категориям;
– должностям (Должность – служебная обязанность или должностное лицо, выполняющее организационные или административно-хозяйственные обязанности. Бывают: штатные, вакантные, руководящие, ведущие, специалистов и др.);
– профессиям (Профессия – особый род, вид деятельности трудового населения, предусматривающий обладание определёнными знаниями, профессиональной пригодностью (менеджер).);
– специальностям (Специальность – специализация трудовой деятельности в рамках конкретной профессии, предусматривающая наличие специальных знаний, образования и опыта (менеджер по персоналу).);
– уровню квалификации (Квалификация – уровень специальной подготовки персонала для выполнения определенного вида работ или услуг. Отражает степень сложности выполняемых работ.);
– характеру трудовых отношений (постоянные или временные работники);
– социальным аспектам (пол, стаж, возраст);
– отношению к собственности (учредители, владельцы, наемные работники).
В основу деления работников по категориям положено функциональное разделение труда, в соответствии с которым выделяют следующие группы персонала предприятия:
1. Руководители: Работники, занимающие должности руководителей предприятий и их структурных подразделений: директора, начальники, заведующие, главные специалисты и заместители по этим должностям.
2. Специалисты: Работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и др. работами: администраторы, бухгалтеры, инженеры, диспетчеры, экономисты, энергетики, ассистенты названных специалистов.
3. Служащие: Работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание: архивариусы, дежурные, кассиры, контролеры, табельщики.
4. Рабочие основные и вспомогательные: Лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг.
Численность на дату – показатель численности работников списочного состава предприятия на определенное число отчетного периода, включая принятых и исключая выбывших работников в этот день.
При планировании и учете численности рабочих определяется их списочный и явочный состав. Все другие категории только списочным.
Явочная численность – необходимое число работников, которое должно ежедневно обеспечивать осуществление производственного (торгово-технологического) процесса.
В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники организаций, получавшие заработную плату в данной организации.
Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день. При наличии двух или более выходных или праздничных (нерабочих) дней подряд численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший выходным и праздничным (нерабочим) дням.
Численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.
Основными унифицированными формами первичной документации по учету труда и его оплаты являются: приказы (распоряжения) о приеме работника на работу, переводе работника на другую работу, предоставлении отпуска работнику, прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (ф. ф. N Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), личная карточка работника (ф. N Т-2), табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. N Т-12), табель учета рабочего времени (ф. N Т-13), расчетно-платежная ведомость (ф. N Т-49) и другие документы, утвержденные Постановлением Госкомстата России N 1. Порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях устанавливается инструкциями Минфина России.
В списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по каким-либо причинам.
Исходя из этого, в списочную численность целыми единицами включаются, в частности, работники:
1. фактически явившиеся на работу, включая и тех, которые не работали по причине простоя;
2. находившиеся в служебных командировках, если за ними сохраняется заработная плата в данной организации, включая работников, находившихся в краткосрочных служебных командировках за границей;
3. не явившиеся на работу по болезни (в течение всего периода болезни до возвращения на работу в соответствии с листками нетрудоспособности или до выбытия по инвалидности);
4. не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей;
5. принятые на работу на неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором. В списочной численности указанные работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы, включая нерабочие дни недели, обусловленные при приеме на работу. К этой группе не относятся отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени, в частности: работники в возрасте до 18 лет; работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; женщины, работающие в сельской местности; инвалиды I и II групп;
6. принятые на работу с испытательным сроком;
7. заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому личным трудом (надомники). В списочной и среднесписочной численности работников надомники учитываются за каждый календарный день как целые единицы;
8. сотрудники, имеющие специальные звания;
9. направленные с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии (специальности), если за ними сохраняется заработная плата;
10. временно направленные на работу из других организаций, если за ними не сохраняется заработная плата по месту основной работы;
11. студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности);
12. обучающиеся в образовательных учреждениях, аспирантурах, находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично заработной платы;
13. обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также работники, поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
14. находившиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством Российской Федерации, коллективным договором и трудовым договором, включая находившихся в отпуске с последующим увольнением;
15. имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
16. получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
17. находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в отпуске по уходу за ребенком;
18. принятые для замещения отсутствующих работников (ввиду болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком);
19. находившиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам;
20. находившиеся в отпусках по инициативе администрации;
21. принимавшие участие в забастовках;
22. работавшие вахтовым методом. Если организации не имеют обособленных подразделений на территории другого субъекта Российской Федерации, где производятся вахтовые работы, то работники, выполнявшие работы вахтовым методом, учитываются в отчете организации, с которой заключены трудовые договоры и договоры гражданско-правового характера;
23. иностранные граждане, работавшие в организациях, расположенных на территории России;
24. совершившие прогулы;
25. находившиеся под следствием до решения суда.
Не включаются в списочную численность работники:
1. принятые на работу по совместительству из других организаций. Учет внешних совместителей ведется отдельно. Примечание. Работник, получающий в одной организации две, полторы или менее одной ставки или оформленный в одной организации как внутренний совместитель, учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица);
2. выполнявшие работу по договорам гражданско-правового характера. Работник, состоящий в списочном составе и заключивший договор гражданско-правового характера с этой же организацией, учитывается в списочной и среднесписочной численности один раз по месту основной работы, а начисленная ему заработная плата по трудовому договору и договору гражданско-правового характера - в графе 5;
3. привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
4. переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
5. направленные организациями на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы, получающие стипендию за счет средств этих организаций; лица, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение с выплатой в период ученичества стипендии;
6. подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации. Они исключаются из списочной численности работников с первого дня невыхода на работу;
7. собственники данной организации, не получающие заработную плату;
8. члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией;
9. адвокаты;
10. военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
