Чтобы не допускать нарушений при выплате отпускных, предоставляйте сотрудникам отпуск только по графику. При определенных обстоятельствах за несоблюдение такого порядка могут даже оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ. Обязательно объясните это руководителю вашего учреждения!
При планировании и оплате отпусков учитывайте следующие правила:
1. Утвердите график отпусков до 17 декабря. Этот документ должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса).
2. Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска предупреждайте сотрудников о начале отпуска. Для этого приглашайте их в отдел кадров и знакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Кстати, своевременно приглашать сотрудников в отдел кадров можно путем направления писем на рабочую электронную почту – с этой целью можно использовать специальную программу.
3. Если планы работника изменились, пусть сразу же напишет заявление о внесении изменений в график отпусков.
4. Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть оперативно направлен в бухгалтерию. Предусмотрите срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота – должно остаться время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на банковскую карту сотрудника.
5. При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы вам передали с опозданием, и это приведет к задержке с выплатой отпускных, можно будет доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.
6. Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска работник должен получить отпускные а (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Причем отпускные можно выплатить досрочно. А вот за задержку выплаты могут оштрафовать. Чтобы избежать штрафов, направляйте платежные документы в казначейство заранее.
Учитывайте, что казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту. А проверяющие обычно требуют, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги уже были зачислены на счет работника.
7. Как отсчитывать 3 календарных дня до начала отпуска? Учитывайте, что в законе нет ответа на этот вопрос. А значит, возможны споры с проверяющими. Если отпуск начинается в понедельник, лучше выдавайте отпускные в четверг или раньше.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Выплатите деньги в пятницу – будьте готовы отстаивать свою правоту в суде (например, апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Кемеровского областного суда по делу № 33-942). Хотя, надо сказать, что судебная практика по таким вопросам в большинстве случаев в пользу работодателей.
8. Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика: "завтра или послезавтра". В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в срок, установленный ТК РФ. А значит, у проверяющих будет формальное основание для оформления штрафа. Обязательно напоминайте об этом руководителю, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников.
9. Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации. Ведь досрочную выплату зарплаты проверяющие порой рассматривают как нарушение (например, решение Саратовского областного суда по делу № 21-396).
1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.
2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно штатному расписанию (форма Т-3).
3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.
4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в личной карточке (форма Т-2), либо в приказе о приеме работника (форма Т-1).
5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время (если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются).
6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.
Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза).
Если у вас нет профсоюза, вам ничего согласовывать не надо. Если есть, то, в соответствии со статьей 123 ТК РФ, Т-7 утверждает руководитель, но с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. В случае разногласий с профсоюзом руководитель может утвердить график, но профсоюз вправе обжаловать данное решение в соответствующей государственной инспекции труда или в суде.
Этап третий. Подписание.
1. В графу «Наименование организации» на титульной странице документа вносим сведения о наименовании организации в соответствии с учредительными документами (если название написано заглавными буквами, пишем заглавными) без каких-либо сокращений.
2. В поле «Код» проставляем число из восьми цифр в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).
3 (при необходимости). Вносим сведения о реквизитах документа, которым профсоюз уведомил работодателя о своем мнении относительно проекта графика.
4. Присваиваем порядковый номер, текущую дату, год, на который составлен документ.
5. На последней странице расписывается руководитель кадровой службы или лицо, исполняющее его обязанности.
6. Отправляемся к руководителю для утверждения графика.
Этап четвертый. Утверждение.
Утвердить график можно двумя способами, закон не регламентирует данный вопрос:
1. Руководитель ставит свою подпись, фамилию, инициалы и дату в соответствующих графах документа на первом листе. Формально документ будет считаться утвержденным.
или
2. Готовится проект приказа об утверждении графика отпусков, согласуется и утверждается, график идет приложением к данному приказу.
Первый и второй варианты будут одинаково законны, разница в сроках хранения: в первом случае один год с даты окончания года, на который он был составлен, во втором случае — 5 лет.
Этап пятый. Ознакомление.
Унифицированная форма Т-7 не имеет столбца для подписи в ознакомлении с графиком, однако Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.99 № 20 позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Данные изменения оформляются локальным нормативным актом (приказ или распоряжение на фирменном бланке), которым добавляются 11 и 12 столбцы в форму Т-7. В указанных столбцах предусматривается возможность для проставления даты и подписи работника в ознакомлении с графиком.
Работодатель может использовать и иные варианты ознакомления подчиненных с этим документом, важным остается дата ознакомления работника с периодом предстоящего отдыха (не менее чем за две недели, в соответствии со статьей 123 ТК РФ).
После того как форма Т-7 утверждена, отдых по графику обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно:
1. Работник пишет заявление на отпуск.
2. Издается приказ (форма Т-6).
3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.
4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.
5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.
Этап седьмой. Перенос отпуска.
При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств:
1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.
2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия). Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).
3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.
Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый в текущем году не идет в отпуск, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.
Заполнение графика отпусков на 2018 год
График отпусков – это не формальная бумажка, а документ. И указанные в нем сроки отпусков должны безукоризненно соблюдаться.
Расписание ухода в отпуск на весь год нужно не только сотрудникам. Оно нужно в первую очередь самой компании, так как позволяет регулировать загруженность рабочих мест особенно в горячие летние периоды. Кроме этого, график помогает избежать споров между сотрудниками и руководством об очередности предоставления отпуска.
График отпусков на 2018 год составляют все предприятия. Если к вам придет комиссия из Трудовой инспекции и не обнаружит графика, вас ждут крупные штрафы (30 000 - 50 000 рублей).
Единственное исключение сделано для микроорганизаций, в которых или совсем нет сотрудников, или с ними подписаны типовые договора. Такие предприятия график делают по желанию, а работников в отпуск отправляют по договоренности с ними.
График отпусков 2018 должен быть утвержден в этом году. Причем сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайним сроком составления и утверждения графика будет 15 декабря 2017 года.
Отметим, что обычно крайняя дата оформления расписания приходится на 17 декабря предшествующего года, но в этот раз она выпала на воскресение, и срок перенесли.
Основные правила составления графика отпусков, в общем-то, простые. Разберем их по частям.
График отпусков на 2018 года составляют все предприятия: как коммерческие, так и бюджетные. Исключение - микропредприятия, которые в состоянии подтвердить свой статус.
1. Оформляется сразу на целый год;
2. Должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года;
3. Содержит даты реальные, а не формальные, позволяющие потом предоставлять отпуск сотрудникам по их желанию. Если при проверке обнаружится, что график не соблюдается без уважительной причины, компанию оштрафуют. (Полный список таких причин приведен в статье 124 Трудового кодекса РФ);
4. Включает всех сотрудников. Это относится и к вновь прибывшим, и к внешним совместителям. Причем у последних отпуск должен совпадать с основным местом работы. Исключение составляют только лица, работающие по гражданско-правовому договору;
5. Отдается для ознакомления всем сотрудникам фирмы, даже если даты ухода в отпуск с ними согласовывались. Причем ознакомление должно быть оформлено официально. То есть должен вестись какой-то журнал или в самом расписании сделать отдельный столбец, где будут стоять подписи рабочих.
Существует два способа составления графика отпусков:
• На бланке установленной формы. Это форма Т-7 утвержденная постановлением Госкомстата РФ №1;
• На собственной форме, включив в не все необходимые данные.
Использовать готовый бланк проще, так как там есть все необходимые строки.
Если решили не использовать типовую форму, посмотрите, как составить свой бланк.
Необходимо включить следующие графы:
1. ФИО и табельный номер работника (если у вас нет практики присвоения табельного номера, это пункт можно опустить);
2. Должность и место его работы (отдел или иная структурная единица);
3. Дату начала отпуска (даже если она ориентировочная);
4. Количество календарных дней очередного отпуска;
5. Дополнительные дни к отпуску или не использованные ранее;
6. Название документа, на основании которого перенесен отдых.
Если вы заполняете форму, то на момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6.
Сотрудник имеет право по своему желанию разбить свой отпуск. При этом первая его часть не может быть менее 14 дней.
Здесь мы привели пример заполнения некоторых строк формы Т-7.
Столбец формы
Что указываем
№ 4 (табельный номер)
Если вы их не присваиваете, столбец можно пропустить
№5 (количество дней отпуска)
Обязательно отделяйте основной отпуск от дополнительных дней, например в формате 28 + 5
№6 (запланированная дата отпуска)
Если вы не уверены, что сможете отпустить в указанный срок работника или у вас есть трудящиеся, имеющие право брать отпуск в любое удобное для них время, пишите приблизительную дату. Форма позволяет вносить в график изменения (об этом чуть ниже)
Столбцы 7-10 заполняются в ручную по мере ухода работников в отпуск.
После заполнения формы, документ подписывает кадровик (бухгалтер) и руководитель. Как только график утвердит руководство, передайте его для ознакомления всем сотрудникам фирмы под роспись.
На больших предприятиях директор может издать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков.
Очень часто в компании или у самих сотрудников случаются внештатные ситуации (например, болезнь, внеплановая выездная проверка, пришел новый работник и т.д.), когда требуется перенести отпуск на другой срок и внести изменения в график отпусков. Это не запрещено, но должно быть оформлено документально.
Для внесения изменений в форме Т-7 предусмотрены столбцы 7,8,9 и 10. Данные в них вносите вручную:
• Столбец 7 и 9 - дата, на которую планировалось перенести отпуск и дата, когда рабочий реально это сделал;
• Столбец 8 - на основании какого документа произошел перенос отпуска (например: заявление сотрудника, приказ директора и т.д.);
• Столбец 10 - дополнительная информация о причинах переноса отпуска (например, болел и пр.).
Утверждение графика отпусков на 2018 год
Приказ об утверждении графика отпусков составляют не позднее чем за две недели до начала нового года. Образец приказа об утверждении графика отпусков на 2018 год смотрите в этой статье.
Отдельные компании не оставляют приказ об утверждении графика отпусков и это не является нарушением, ведь в типовой форме графика уже есть специальное поле для его утверждения руководителем. Однако на практике часто утверждают график отпусков отдельным приказом.
В приказе об утверждении графика отпусков руководитель может сделать дополнительные распоряжения по организации, касающиеся предоставления отпусков работникам. Например, обязать сотрудника кадровой службы ознакомить всех с графиком, а также подготовить документы для отпусков. А бухгалтерию - обеспечить выплату отпускных согласно графику отпусков и резервирование средств.
Приказываю:
1. Утвердить график отпусков работников общества с ограниченной ответственностью «Октябрь» на 2018 год в соответствии с приложением.
2. Инспектору отдела кадров Е.И. Северяниной обеспечить ознакомление работников общества с ограниченной ответственностью «Октябрь» с графиком отпусков на 2018 год, а также составление необходимой документации для предоставления очередных отпусков работникам.
3. Главному бухгалтеру А.П. Ивановой обеспечить своевременный расчет отпускных, а также резервирование средств для выплаты отпускных работникам в соответствии с графиком отпусков на 2018 год.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
