В социально-экономическом развитии передовых стран все большее значение приобретает индустрия сервиса. АИС функционируют в различных областях сервиса. Значительный сектор в этой отрасли принадлежит гостиничному бизнесу к этому виду бизнеса можно отнести и оздоровительный бизнес, в частности управление здравницами — пансионатами, домами отдыха, санаториями и др. С целью создания автоматизированных технологий и систем в этом секторе экономики фирма «Ининг Бизнес софт» разработала программный продукт «Ининг Гостиница». Программа предназначена для гостиниц и здравниц. Она представляет собой систему регистрации и размещения гостей, ведения расчетов с партнерами (турфирмами) и проживающими. Кроме того, дополнительные модули позволяют автоматизировать бронирование номеров и продажу путевок, в том числе через Интернет.
Технология на базе ППП «Ининг Гостиница» реализует автоматизацию работы следующих категорий персонала:
• администраторов (регистраторов), регистрирующих и размещающих гостей;
• бухгалтеров, контролирующих взаиморасчеты с партнерами (турфирмами) и гостями;
• менеджеров по продаже путевок.
Система справочников, классификаторов кодификаторов и программа регистрации полностью заменяют ручное ведение Журнала регистрации, автоматизируют процесс размещения гостей, автоматически выдают количество стоящих на довольствии с учетом графиков питания и диет (категорий питания). Программа позволяет выдавать всевозможные отчеты по гостям, возможна ежедневная выдача Дневной карты загрузки номеров; для каждого прибывшего гостя печатается карточка гостя, курортная книжка, талон для заселения, талоны на питание.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Программа «Ининг Гостиница» может поставляться как часть программного комплекса для индустрии отдыха «Ининг пансион». В этом случае осуществляется взаимосвязь модуля регистрации отдыхающих с модулями планирования и учета питания. Данные о режиме питания, занесенные в Журнал регистрации, учитываются при формировании меню раскладок, причём предусмотрен детальный учет по диетам и видам питания. Включенный в комплекс дополнительный программный модуль «Менеджер по бронированию» позволяет вести журнал заявок/путевок, бронировать номера и отдельные места в них, оптимизировать заполнение номерного фонда, отбирать наиболее выгодные заказы, контролировать расчеты с организациям и партнерами, реализующими путевки (фонды соцстраха, турфирмы и т.д.).
В решении функциональных и обеспечивающих задач применяются следующие виды справочников, классификаторов кодификаторов:
• справочники, характеризующие жилой фонд, — типы зданий, здания и строения, классы номеров, номерной фонд;
• справочники, относящиеся к отдыхающим, — государства, турфирмы (организации, выдающие путевки), типы путевок (виды пансиона), картотека клиентов;
• справочник «Менеджеры» — права доступа к ресурсам АИС гостиницы.
Функционирование системы базируется на следующих технологических блоках.
Журнал регистрации — представляет собой электронный вариант журнала, который ведётся в регистратуре и содержит карточки регистрации гостей. В отличие от карточек Картотеки клиентов здесь кроме паспортных данных содержится информация о конкретном периоде пребывания гостя в гостинице (здравнице). Если клиент впервые пользуется услугами организации, в журнал вносятся его паспортные данные, после чего эти данные автоматически попадают в Картотеку клиентов. Есть возможность задать график питания; по составленному графику автоматически заполняется журнал питания, в который затем при необходимости можно внести данные о фактическом питании проживающих.
Режим по регистрации и размещению гостей поддерживается на основе формирования следующих документов:
• размещение гостей по заявкам и свободное поселение, учет питания и лечения;
• подбор подходящих номеров;
• список прибывающих и отбывающих на заданный день;
• список прибывших и выбывших за любой период;
• отчет о движении отдыхающих за период;
• статистический отчет о заселенности номеров — дневная карта фактической загрузки номеров на период;
• отчет о текущем состоянии номеров по категориям, по этажам, по корпусам, отчет о койко-днях;
• сведения об иностранцах для отдела виз и регистрации.
Журнал обслуживания — предназначен для бухгалтера, начисляющего плату за проживание и другие услуги. После регистрации гостя в Журнале регистрации в Журнале обслуживания автоматически формируется карточка этого гостя для бухгалтера. Сюда копируются следующие данные: период пребывания, класс номера, номер проживания, турфирма. Бухгалтер вносит начисленную сумму в случае наличной оплаты система может автоматически сформировать карточку в Журнале платежей. В случае выписки счета для безналичной оплаты его номер заносится в поле «Счет».
Журнал платежей — предназначен для учета бухгалтером поступивших платежей. Карточки журнала платежей можно сформировать автоматически по Журналу обслуживания (только для наличных платежей) или вручную.
С организациями и частными лицами взаиморасчеты проводятся на основе подготовки и ведения следующих документов:
• контроль своевременности расчетов (наличные (безналичные) взаиморасчеты);
• акт сверки с партнерами (карточка турфирмы — платежи и предоставленные путевки);
Модуль «Менеджер по бронированию» — позволяет вести учет заявок на путевки и бронировать номера (или отдельные места в них) по введенным заявкам:
• регистрация заявок на размещение от туристических фирм (партнеров) и частных лиц;
• ведение карты будущей загрузки номеров;
• реестр заявок по турфирмам (в частности, ведутся Журнал квот для турфирм, закупающих номерной фонд вперед. Журнал текущих заявок (бронирования) с учетом квот. Журнал заселения гостей в соответствии с заявками и свободного поселения);
• продление проживания и оформление переселения;
• формирование оперативных отчетов по загрузке номеров: сводная справка о ежедневной будущей загрузке номеров и отчет об использовании номерного фонда.
Технология системы настроена на выдачу следующих видов отчетных документов:
• отчет об обслуживании за период (список карточек Журнала обслуживания, попадающих в указанный период);
• реестр реализованных по турфирмам путевок;
• список прибывших (убывших) за день;
• дневная сводка по гостям — по каждому типу путевки на заданный день печатается количество проживающих на утро, количество прибывших гостей, количество убывших, количество проживающих на вечер; в конце отчета печатается суммарное количество детей, взрослых и гостей по всем типам путевок вместе;
• отчет о движении гостей за период — по каждому дню из заданного периода выдается количество проживающих на утро, количество прибывших, с питанием и без питания, количество выбывших, количество проживающих на вечер, количество койко-дней, количество проживающих по всем требованиям дневных планов меню, отдельно по завтракам, обедам и ужинам;
• дневная карта загрузки номеров — по каждому месту в каждом номере (занято или свободно), до какой даты занято и кем занято место; по каждой категории номеров выводится итоговое количество свободных и занятых номеров на заданную дату;
• акт сверки, или карточка турфирмы, — сравнение данных Журнала обслуживания и Журнала платежей. Акт может использоваться для сравнения сумм, выставленных к оплате, и зафиксированных платежей по путевкам выбранной турфирмы;
• отчет о взаиморасчетах с турфирмами — содержит список турфирм, по которым было движение за указанный период (обслуживание и (или) оплата); по каждой турфирме печатается сальдо на начало, кредит, дебет и сальдо за период; в графе «Кредит по турфирме» суммируются все начисленные платежи по данной турфирме из Журнала обслуживания за указанный период, а вся оплата турфирмы, зафиксированная в Журнале платежей за указанный период, суммируется в графе «Дебет»;
• отчет о койко-днях по заданному критерию — по каждой строке деления указывается количество человек, количество путевок, количество койко-дней); можно получить отчет с группировкой данных по различным критериям: типам путевок, турфирмам, типам корпусов;
• список проживающих (гостей);
• сведения о гражданстве гостей;
• дневная справка по количеству занятых номеров;
• отчет об использовании номера;
• реестр неоплаченных заявок (в модуле «Менеджер по бронированию»);
• реестр заявок по турфирмам (в модуле «Менеджер по бронированию»).
Для большинства отчетов можно задавать «семантические фильтры», те. дополнительные условия ограничения отображаемых данных, например, задать классы номеров или корпуса или выбрать турфирмы, данные по которым должны попасть в отчет.
На каждого клиента в системе заводятся следующие документы:
• карточка гостя;
• курортная книжка;
• талон для заселения;
• талоны на питание.
Эта программа модульная, так что клиенты могут выбрать наиболее целесообразную конфигурацию наилучшим образом соответствующую принятой на предприятии технологии работы. Чтобы уменьшить время доступа к текущим данным, есть возможность переносить в архив из оперативной БД устаревшие данные (например, за прошлый год). Данные в архиве доступны только для просмотра. Возможен обмен данными с контрольно-кассовыми машинами. Этот обмен реализуется дополнительным модулем «Электронная касса». Существует возможность подключения модуля, позволяющего осуществлять прием заказов на путевки через страничку в Интернете.
Система достаточно адаптивна. Пользователи могут провести установку системы, ее настройку в соответствии со структурой своей организации, в частности заполнить справочники и эксплуатировать систему самостоятельно. Сопровождение системы возможно через Интернет в период внедрения и эксплуатации системы проводится консультирование и обучение персонала, что повышает эффективность системы. Кроме того, по желанию заказчика фирма «Ининг Бизнес софт» может выполнить доработку системы, расширить ее функциональные возможности, а также реализовать проект «под ключ».
В этой системе решены и сервисные возможности:
• настройка прав доступа сотрудников к отдельным программам и модулям; в частности, возможно разделение прав доступа бухгалтера и администратора, например, бухгалтеру не доступен Журнал регистрации, а администратору — Журнал обслуживания;
• совместная работа с другими системами компании «Ининг» — предусмотрены возможность обмена данными с программой для общественного питания «Ининг Хлебосол», а также планирование и учет работы парка машин и механизмов с помощью системы « Ининг Автопарк»;
• возможность конвертации данных, введенных в других программах, в формат программы «Ининг Гостиница», например справочников программы, которая ранее обрабатывала данные заказчика;
• возможность совместной работы с офисными программами, а также выгрузка проводок в другие программы по требованию заказчика.
Поскольку система по своей концепции масштабируема, ее функциональные возможности постоянно расширяются, например, с учетом опыта работы многих здравниц увеличивается набор форматов отчетных документов.
Информационные технологии в сфере общественного питания
В сфере общественного питания имеется определенный опыт в создании и развитии автоматизированных систем и технологий. В настоящее время многие отдельные предприятия общепита успешно применяют программные средства и соответствующие ИС для решения задач управления.
Программа «Ланч Капитан». Для предприятий общественного питания наиболее известным проектом автоматизации стала программа «Ланч Капитан», которая имеет на сегодня, например, в Москве самое большое количество продаж среди программ своего класса. Самым большим достижением считается наличие среди различных версий этой программы тиражной универсальной версии, которая охватывает все основные потребности учета в любом предприятии общепита. Как показал опыт внедрения программы, этот продукт не требует больших усилий в сопровождении. Вероятно, это не последнее его достоинство. Кроме того, его цена сравнительно низкая для рынка подобных программ.
Фирма «Капитан» в отличие от распространенного принципа разработки универсальных программ, которые теоретически могут использоваться предприятием с любой организацией учета, стремится создавать специфичные программные продукты, ориентированные для отдельных форм учета. Отсюда значительное внимание уделяется задачам технологического учета второго уровня. Считается, что именно реализация таких задач дает клиенту реальную выгоду от автоматизации. Это обеспечивает сопряжение собственных программных модулей, например программы калькуляции и учета продуктов, с пакетами прикладных программ других фирм.
Создание на основе этого пакета АИС предприятия питания оптимизирует работу его персонала по различным направлениям, так как среди его функций:
• калькуляция себестоимости — экономия времени на проведении работы, мало похожей на бухгалтерскую;
• оперативный материальный учет, доступный многим пользователям, — однократный ввод информации дает всей локальной сети возможность узнать оперативный остаток по любому продукту на любом складе;
• оформление бумаг и организация финансовой части бухгалтерии (банк — касса взаиморасчеты) — аккуратное ежедневное ведение бухгалтерских справочников, проводок и журналов экономит время, позволяет быстрее оформлять первичные и отчетные документы, иметь информацию о задолженности по дебиторам и кредиторам;
• оперативное планирование с учетом наличных ресурсов (продуктов, оборудования и др.) по поступившим заказам и существующим нормам расхода на компьютере легко оценить себестоимость продукции, объем необходимых материальных запасов, возможности исполнения заказа с учетом ресурса оборудования;
• среднесрочное планирование материального снабжения исходя из принятых заказов и плана использования оборудования;
• анализ затрат (прибыльности) по различным участкам — хронологические записи всех событий с особыми пометками — «шифрами затрат», компьютер по запросу очень быстро суммирует затраты по каждому шифру за произвольный запрошенный период.
Технология «Ланч Капитан» ориентирована и на такой класс задач, которые традиционным способом не решались:
• среднесрочное планирование материальных запасов и других ресурсов исходя из реальных данных по прошлым периодам;
• анализ товародвижения в разрезах по периодам, товарным группам, рынкам.
«Ланч Капитан» относится к основным программным продуктам фирмы. Технология на базе этого пакета обеспечивает реализацию типовых процедур, как то;
• материальный учет:
- приходованные от поставщиков, оценка материальных ценностей по принятой схеме;
- учет внутренних перемещений;
- оформление и учет выбытия;
- инвентаризация по местам хранения, сопоставление книжного и фактического остатков;
- 1 составление отчетности за период;
• калькуляция:
- ведение норм расхода (постоянных и текущих календарных, разовых);
- расчет и составление документов на получение необходимых продуктов;
- составление и исполнение кратко и среднесрочного плана поставок;
- контроль взаиморасчетов, проведение долгосрочной политики работы с поставщиками.
Фирма располагает также версией программы, предназначенной специально для школьно-базовых столовых. Это программа обладает мощным инструментарием и специфическими справочниками, в частности, в ней можно оценивать обеспеченность меню не только запасами продуктов, но и средствами производства (например, кухонные плиты). Программа постоянно эволюционирует, что выражается в выпуске новых, более конкурентных версий.
Программа «Ининг Хлебосол». Программа фирмы «Ининг Бизнес софт» для автоматизированной обработки данных в общественном питании обеспечивает взаимо-увязку материального и финансового учета. Менее одного часа требуется для составления меню, подготовки требований для получения продуктов на складе, расчета калькуляционных карточек, подготовки материально-продуктовых отчетов, заборных и оборотных ведомостей.
Эта программа обеспечивает согласованную работу администрации, бухгалтера-калькулятора, диетолога, службы снабжения, склада, кухни, официантов, кассы и бухгалтерии и осуществляет:
• планирование меню на следующий день по всем точкам реализации с заданным ассортиментом и количеством блюд с учетом заказов, наличия продуктов на складе и сроков их годности, ожидаемых поставок; составление меню раскладки и калькуляционных карточек, резервирование продуктов на складе «под заказы»;
• ведение справочника блюд, учет продуктов на складе, автоматическую калькуляцию себестоимости блюд с учетом изменений закупочных цен на разные партии продуктов, расчет цены реализации и наценки;
• ведение гибкой политики цен на продукты и блюда; количественный и суммовой учет реализации продуктов и блюд по точкам реализации;
• автоматическое ведение складской картотеки продуктов и поставщиков, автоматическое или ручное резервирование конкретных партий продуктов при планировании и списании со склада и кухни в соответствии с реализацией блюд и принятой учетной политикой; инвентаризацию, первичную обработку сырья;
• полный контроль движения продуктов, тары и готовых блюд, учет реализации, а также контроль взаиморасчетов с поставщиками. Печать комплекта первичных документов, ежедневных и итоговых отчетов за период;
• обеспечение работы официанта (бармена) по обслуживанию клиентов с помощью модуля программы «Официант и Бармен», оформление и редактирование в реальном времени счетов с возможностью печати поступающих заказов на кухонных принтерах, расположенных на различных производственных участках, например в цехе горячих блюд, цехе холодных закусок и баре;
• подключение электронной кассы для учета реализации за наличный расчет;
• разграничение прав доступа пользователей на выполнение различных операций в системе, авторизация всех изменений данных.
Система поставляется с двумя вариантами БД по ассортименту блюд, которые могут быть легко дополнены пользователем:
• для предприятий общественного питания (рестораны, кафе, столовые и т. п.) — свыше 700 блюд из Сборника рецептур, выпущенного Комитетом РФ по торговле;
• для детских оздоровительных лагерей — около 150 блюд с типовым семидневным меню по рекомендациям Независимых профсоюзов.
Программа «Ининг Хлебосол» обеспечивает быстрое получение всей необходимой нормативной, справочной и отчетной информации за любой период:
• по продуктам:
- состояние запасов на складе на любой день;
- движение за заданный период по точкам реализации и складам; калорийность, пищевая ценность;
• по блюдам:
- технологические карточки блюд с нормами расхода продуктов (брутто и нетто);
- калькуляция себестоимости блюд, наценки на блюда или на продукты, автоматический расчет цены по выбранной методике;
- расчет максимально возможного производства количества порций запланированных блюд исходя из состояния запасов продуктов на складе;
- динамика продаж блюд по точкам реализации;
- стоимость питания одного человека (для индустрии отдыха);
• по точкам реализации:
- меню зала, ассортимент буфета и других точек реализации на каждый день;
- меню раскладка и калькуляционные карточки на любой день; типовые семидневные меню для различных диет и категорий питающихся (для индустрии отдыха и лечебно-профилактических стационаров);
• по складам:
- учет движения продуктов по каждому складу, приходование товаров от поставщиков, передача в производство, бар, буфет и т.д., меж. складская передача; состояние склада на любой день;
- материальный продуктовый отчет за заданный период времени;
• по поставщикам:
- отчет по поставщикам за заданный период и сальдо;
- движение по каждому поставщику (оплата, получение продуктов, учет возвратной и невозвратной тары).
Система имеет средства, обеспечивающие улучшение качества обработки данных. В программном комплексе есть специальные программы, настроенные на логическую проверку целостности данных и выдачу отчета о некорректных операциях по движению продуктов и блюд. Специальная процедура дает возможность восстановить целостность таблиц, основываясь на исходных первичных документах.
Программа «Ининг Пионер». Она предназначена для автоматизации планирования, калькуляции, резервирования и движения продуктов на складах, расчетов с поставщиками. Программа ориентирована на предприятия с упрощенной системой планирования и краткой отчетностью, в которых учет ведется только по себестоимости, например детские оздоровительные лагеря, детские сады и т.п. Эта программа позволяет ежедневно составлять меню раскладку, учитывать расход продуктов для приготовления блюд в соответствии с числом питающихся, вести складской учет, контролировать расчеты с поставщиками и получение от них продуктов.
Программа обеспечивает согласованную работу администрации, пищеблока, службы снабжения, склада, бухгалтерии, врача и осуществляет:
• составление меню на завтра по типовому семидневному меню и справочнику блюд с учетом наличия продуктов на складе, допустимых сроков реализации каждой партии, ожидаемого завоза продуктов; быстрое формирование Дневной ведомости расхода продуктов (ф. № 6);
• автоматическое калькулирование себестоимости блюд, ежедневный учет стоимости питания в целом и одного человека, формирует Ведомость оперативного учета стоимости питания;
• автоматическую разноску сведений по карточкам продуктов и поставщиков; формирование материально-продуктового отчета и отчета по поставщикам продуктов;
• подготовку Ведомости суточного потребления основных продуктов питания по видам на одного человека;
• ведение учета детей и организаций, оплачивающих путевки.
Система обеспечивает быстрое получение всей необходимой нормативной, справочной информации, подготовку и печать отчетов за любой период (день, неделя, декада, смена, сезон):
• по продуктам:
- наличие на складе или дефицит, срок реализации;
- движение за заданный период в привязке к накладным;
- согласование единиц меры склада (коробки, банки и т.д.) и справочника блюд (штуки, килограммы, литры);
• по блюдам:
- технологические карточки блюд с нормами закладки и выхода;
- пищевая ценность, калорийность, содержание витаминов и др.;
- калькуляция себестоимости;
- стоимость питания общая и на одного человека в день, в том числе нарастающим итогом;
• по меню:
- типовые семидневные меню для различных категорий питающихся;
- меню раскладка на любой день и дневная ведомость расхода продуктов;
- меню зала, буфета на каждый день;
• по складу:
- состояние склада с указанием зарезервированных продуктов полдневной план меню на завтра;
- материальный продуктовый отчет за заданный период времени, инвентаризация.
• по поставщикам:
- отчет по поставщикам за заданный период;
- движение по каждому поставщику (оплата и получение продуктов, в привязке к документам, сверка).
Среди пользователей, рассмотренных в данном разделе программ все категории предприятий общественного питания: рестораны (комплексы с электронными кассами), столовые, кафе, столовые санаториев, больниц, в частности ресторан гостиницы «Украина», ресторан «Золотой», «Хлестаков трактир», предприятия питания Центробанка РФ, школьно-базовые столовые № 2, № 9, № 18 , столовая Мосгорсуда и др.
Информационные технологии в техобслуживании
С ростом автомобильного парка задачи автоматизации информационных потоков в управлении техническим обслуживанием и ремонтом становятся для России все актуальнее. Автоматизация техобслуживания и ремонтов находит широкое применение в бизнесе автодилеров. Здесь есть своя специфика, поэтому типовые ЕКР системы требуют длительной адаптации к специфике отрасли. Кроме того, у каждого поставщика автомобилей свои внутренние стандарты, и тиражировать отдельные решения возможно лишь среди дилеров одних и тех же марок машин.
Системы управления ремонтами оборудования продолжают эволюционировать, равно как и другие ИС управления. Двадцать лет назад говорили о системах управления именно техобслуживанием и ремонтами. Существовали так называемые системы СММ8 внедрение компьютерной системы управления). Системы СММ8 в большинстве случаев были расширены за счет появления функций для управления закупками и складскими запасами, людскими ресурсами (ремонтным персоналом), сопутствующим документооборотом и т.д., те. за счет элементов концепции ЕКР возник класс программного обеспечения, названный ЕАМ.
ЕАМ системы позволяют анализировать и сопоставлять множество параметров, рассматривая оборудование на протяжении всего его жизненного цикла. От ЕАМ систем сегодня требуется не только сбор и предоставление информации по всем аспектам, касающимся основных фондов. Важно увязать эти данные с другими показателями деятельности предприятия. Наиболее прогрессивные ЕАМ системы сегодня позволяют осуществлять многомерный анализ данных и визуально отображать состояние ключевых показателей эффективности предприятия на основе сбалансированных систем показателей. Таким образом, ЕАМ системы расширяют свои возможности за счет средств управления эффективностью предприятия.
Сбалансированные системы показателей объединяют при анализе различные параметры, как узкоспециализированные, так и косвенные, — клиент, деньги, время, мотивация и т.п. Для наглядного представления информации и удаленного доступа к ней используются интернет технологии (порталы, веб сервисы и т.п.). Суть сбалансированных систем показателей сводится к выделению подмножества так называемых ключевых показателей эффективности. В соответствии со значимостью параметров между показателями устанавливается связь, проводится их оперативный мониторинг и сопоставление с нормативными значениями. Примером реализации такого подхода могут быть ЕКР (ЕАМ) системы. Этот программный продукт позволяет не только отслеживать значения ключевых показателей эффективности, но и выяснять причины отклонений, если таковые происходят, кроме того, система позволяет строить как сбалансированную систему показателей, так и функциональную, и процессную.
Модуль «Оборудование» позволяет хранить информацию об огромном количестве единиц оборудования. Модуль содержит средства для всестороннего описания оборудования — технические характеристики, контролируемые параметры, данные о закупке и вводе в эксплуатацию, гарантийные сроки. В этом модуле все оборудование может быть разукрупнено в иерархическую структуру (машины, блоки и связанные с ними операции, документы) до любого желаемого уровня детализации. На высшем уровне, например, может регистрироваться предприятие, технологическая система или производственный отдел, имеющие номенклатуру оборудования. Затем это оборудование шаг за шагом разбивается, по усмотрению пользователей, вплоть до узлов и деталей.
Данные об оборудовании хранятся в систематизированном виде. Любой объект оборудования отражен в документации в виде чертежей, инструкций, технологических схем, спецификаций и других информационных форм. Непосредственно из графического представления объекта имеется доступ к описаниям предупредительных работ, каталогу запасных частей, наряд заказам, документам и истории эксплуатации.
Модуль «Каталог запчастей» осуществляет администрирование запасных частей и других материалов, представляющих интерес. Здесь могут также регистрироваться не складируемые запасные части с целью сохранения информации, касающейся, например, расценок, поставщиков, сроков доставки и т п. Этот модуль предусматривает формы для снятия, возврата и резервирования складских запасов, а также для регистрации поставщиков. Кроме того, предоставляются списки для эффективного переучета, а также контролирующие процедуры для отслеживания операций и подгонки баланса. Для того чтобы сделать обслуживание максимально эффективным и в то же время снизить складские издержки, необходимо оптимизировать уровень складских запасов. Это осуществляется с помощью различных списков планирования, точек заказа и уровней запасов, которые также включены в модуль.
Система предоставляет возможности для оперативного и простого оформления отчетов об обнаруженных неисправностях, отказах, дефектах с указанием сроков их устранения и работ, которые необходимо выполнить. Отчеты о неисправностях могут быть немедленно преобразованы в задания на ремонт и приняты к исполнению.
Простые в использовании и полностью интегрированные графические средства планирования, имеющиеся в решении, содержат функции для планирования ресурсов и работ Приемы «буксировки» позволяют легко вносить изменения. Обзор важной информации по планированию предоставляется с помощью символов и цветовых кодов. Тесная связь с модулем «Персонал» позволяет автоматически сравнивать потребность в персонале с фактическим наличием работников по разным специальностям. Результаты планирования отображаются в графическом виде по выбранным объектам — подразделениям, специальностям или отдельным работникам.
Средства планирования позволяют выполнять оптимизацию ремонтного цикла в условиях ограниченных ресурсов. Эти средства показывают узкие места и обеспечивают пересмотр планов с целью выполнения работ в заданные сроки и в рамках бюджета. При подготовке наряд заказов выполняется детальное планирование ремонтных операций, необходимых материалов и запчастей с предварительной калькуляцией затрат после выполнения работ проводится регистрация детальной информации, касающейся данной работы, сроков ее выполнения, причин отказа, учета фактически использованных ресурсов, как количественного, так и стоимостного, а также внешних расходов. При заполнении отчетов по наряд заказам выполняется отнесение затрат на оборудование, на котором выполнялось обслуживание и ремонты. Для облегчения систематического анализа отказов и затрат могут быть установлены коды, определяющие класс отказа, тип отказа и причину отказа. Другие статьи, регистрируемые перед отчетностью, потребности в ресурсах и внешние расходы.
После составления отчетности наряд заказ закрывается. На основе закрытых наряд заказов можно проводить различные виды технического и экономического анализа, используя, например, идентификацию машины, подразделение исполнитель, калькуляцию затрат, класс отказа и др. Система позволяет проводить разностороннюю классификацию отказов и собирать статистику отказов в различных разрезах. Проводится учет затрат как на плановое обслуживание, так и на аварийные ремонты по единицам и по группам оборудования. Показывается распределение затрат по годам эксплуатации.
В модуле «Эффективность оборудования» используется графический интерфейс для анализа интенсивности отказов, готовности, потерь качества и роста производительности. Информация о КПД оборудования — это ключ к безостановочному производству и эффективному использованию ресурсов предприятия. Для достижения этой цели все перебои производственного процесса должны быть документированы и изучены. Функции детального анализа позволяют определять причины производственных потерь, а ключевые показатели отображаются с помощью развитых графических средств.
Интеграция решения с модулями «Склад» и «Снабжение» предоставляет полный доступ к информации о наличии и местах хранения материалов, обеспечивает резервирование, отпуск, возврат материалов. Кроме того, возможно оформление материальных заявок непосредственно при подготовке заданий на обслуживание и ремонт. Планы материально-технического снабжения согласовываются с планами технического обслуживания.
Все выполненные работы по обслуживанию и ремонтам и все операции с материалами находят свое отражение в виде финансовых результатов. Данные о затратах сохраняются вместе с оборудованием и передаются в «Финансы» на соответствующие счета. Для бухгалтерского учета и финансового анализа возможно определение различных аналитических признаков, таких как центры затрат и проекты, обеспечивающих анализ по различным направлениям деятельности.
Каждый пользователь может настроить свою собственную рабочую среду и использовать только те части системы, которые ему необходимы для каждодневной работы.
К основным достоинствам системы можно отнести:
• гибкое средство планирования задач технического обслуживания, предупредительных и восстановительных ремонтов;
• полная прозрачность наличия запасных частей для выполнения ремонтных работ, возможность в случае их отсутствия формирования заказов снабжения;
• планирование осмотров на основе определяемых пользователями приоритетов;
• полностью интегрированное графическое планирование работ;
• интегрированный статистический контроль для максимизации отдачи используемого оборудования;
• правила учета, распространяющиеся на все предприятие в целом, упрощают согласованность всех финансовых операций, относящихся к техническому обслуживанию;
• связи документов с наряд заказами и запасными частями, а также со всеми обслуживаемыми объектами;
• отслеживание компонентов от ввода в действие до списания, с многоуровневыми структурами;
• уведомление о критических событиях по пейджеру/8М8 и по электронной почте;
• повышение эксплуатационной безопасности;
• интерфейсы к производственным данным реального времени;
• уменьшение числа незапланированных простоев/поломок;
• повышение коэффициента готовности (времени исправности);
• увеличение срока службы оборудования;
• уменьшение числа сбоев и дефектов.
Существует сложившийся набор рекомендаций по организации проекта внедрения. Все неисправности, результаты инспекций и проверок должны регистрироваться в системе. Фактически внедрение можно и рекомендуется начать именно с этого. Бумажные журналы неисправностей должны быть упразднены. Люди постепенно будут освобождаться от использования бумажных носителей. Процесс привыкания небыстрый, и чем скорее люди начнут работать с системой, тем лучше. Любая работа по обслуживанию и ремонтам должна выполняться только на основе письменного задания — наряд заказа. Устные распоряжения, любые работы без регистрации в системе должны быть исключены.
Информацию о неисправностях (описания проблем, рапорты) необходимо максимально структурировать. Описания типа «не работает» или «произошла поломка» абсолютно неинформативны. Необходим более внятный уровень, например, «обнаружена протечка радиатора» или «повышенный шум в подшипнике». Это облегчит дальнейшую идентификацию и устранение проблемы. Для типовых неисправностей крайне желательно ввести коды, что упростит дальнейший анализ.
Наиболее передовые ЕАМ системы располагают средствами анализа эффективности использования оборудования.
В общем случае эксплуатация оборудования предполагает ответ на следующие вопросы:
1. Насколько эффективно мы используем оборудование?
2. Во что обходятся все простои, выраженные в непроизведенных ремонтах и обслуживании?
3. Каковы основные причины вынужденных простоев?
Системы, поддерживающие такой анализ, позволяют давать ответ на подобные вопросы. Это своего рода специализированный анализатор, наподобие финансового, но нацеленный только на анализ эффективности использования оборудования. Идеи производственного анализа используют характеристики и имеют в своей основе алгоритмы расчета трех показателей готовности, производительности и качества.
Эффективность оценивается в системе совокупностью указанных показателей.
В рамках АРО анализа осуществляется расчет:
• показателей готовности, производительности, качества за данный период времени;
• общего времени работы оборудования;
• общего времени остановок по внутренним причинам;
• объема изготовленной продукции;
• объема брака;
• среднего времени между поломками оборудования;
• среднего времени ремонта оборудования.
Эти показатели просты для понимания и делают прозрачным контроль взаимодействия производства и технического обслуживания в рамках предприятия.
Сегодня имеются примеры внедрения ЕАМ систем в самых различных отраслях. Хороший пример — реализация ЕАМ системы в авто сервисном центре («АЗР Автомобиль — звезда Руси»). АЗР — закрытое акционерное общество, более семи лет дилер и официальный представитель компании, осуществляет сервисное обслуживание автомобилей. В этой реализации программное обеспечение 1Р5 включает в свой состав функционально полный набор компонентов, среди которых модули обработки бухгалтерской и планово-экономической информации, управления материально-техническим снабжением, сбытом, складом, а также планирования производства. Очень важно наличие функционально полного ремонтного модуля, без которого не обойтись практически ни одному автосервису так, например, номенклатура запчастей Мегсейе8Веп2 насчитывает более 350 тыс. единиц, емкость склада АЗР — более 10 тыс. единиц. В этой компании завершен проект по внедрению вертикального решения «Автобизнес» на базе управленческой системы. Выбор комплекса был в немалой степени обусловлен тем, что данное решение уже зарекомендовало себя на зарубежном рынке автодилеров — в частности, уже несколько лет используется шведскими дилерами.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
