Контроль является одной из общих функций менеджмента, без которой практически не могут быть реализованы в полной мере другие функции внутрифирменного управления. В рамках внутрифирменного управления, реализующего сочетания принципа централизации и децентрализации такого управления возникает вопрос оптимизации контроля при централизованном и децентрализованном управлении одновременно. Этой цели служит управленческий контроль.
Управленческий контроль (контроль как функция внутрифирменного управления) является одним из главных инструментов выработки политики и принятия управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия (корпорации) и достижение его целей в долгосрочной перспективе и текущей работе.
Основное содержание (задачи) управленческого контроля:
1. Сбор, обработка и анализ фактических результатов деятельности всех подразделений предприятия (корпорации), сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и причины этих отклонений. Управленческий контроль должен обеспечить фиксацию всех отклонений от намеченных планов (запланированных показателей работы) в любом из звеньев управления для принятия срочных решений, касающихся текущей деятельности конкретного подразделения.
2. Анализ причин отклонений текущей деятельности от запланированного поведения предприятия и выявление возможных тенденций их развития.
3. Разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей (желаемого результата деятельности) предприятия и принятие конкретных управленческих решений.
4. Создание системы отчетности на предприятии (в корпорации), его отделениях и дочерних компаниях, проверка и анализ этой отчетности по результатам хозяйственной деятельности предприятия (корпорации) в целом и каждого отдельного подразделения.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Система управленческого контроля базируется на организацию системы учета и отчетности финансовых и производственных показателей деятельности, а так же на организацию и проведение их анализа. В практике внутрифирменного управления широко используются две формы управленческого контроля: финансовый контроль (общий управленческий контроль) и оперативный (административный) контроль.
Финансовый контроль базируется на систему финансовой отчетности, действующей на предприятии. Контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим и финансовым показателям деятельности в соответствии со стандартными формами, идентичными для предприятия (корпорации) в целом и всех его структурных подразделений, производственных отделений и дочерних компаний. Число показателей и сроки предоставления отчетности могут быть различными для различных уровней структурных подразделений.
Анализ отчетности производится путем сравнения фактических результатов с планируемыми показателями и анализа динамики и ожидаемого достижения (прогноза) намеченных целей предприятия.
Основными показателями отчетности и анализа при финансовом контроле обычно являются: уровень прибыли, издержки производства и их соотношение с продажами, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами (финансовыми средствами); финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и другие показатели, отражающие специфику хозяйственной деятельности предприятия.
Финансовый контроль организационно осуществляется через функциональные подразделения на различных уровнях управления (на уровне предприятия, отделений и подразделений). На высшем уровне финансовый контроль ведется центральной финансовой службой (аппарат финансового контроля). Финансовый контроль производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию и другие функциональные подразделения (финансовые службы, плановый отдел и т.д.).
Функциональные подразделения обеспечивают сбор и анализ соответствующей отчетной информации за определенный системой контроля период. По результатам анализа отчетной информации выявляют отклонения от плановых показателей и причины их возникновения для принятия управленческих решений по обеспечению нормального функционирования и достижения желаемого финансового результата. Особое внимание уделяется показателям прибыли и затрат (издержек). Финансовый анализ проводится отдельно по каждой производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании и по предприятию (корпорации) в целом.
Взаимосвязь отчетности по финансовому контролю с показателями планирования позволяет одновременно организовать и контроль выполнения плановых показателей отделений, дочерних компаний и других структурных образований, а так же предприятия в целом. Повышение роли функции контроля в выполнения плановых заданий обеспечивается использованием автоматизированных информационных систем, которые позволяют проводить сбор, обработку и анализ отчетной документации контроля адресно, а также оперативно выявлять отклонения и причины их возникновения для принятия срочных решений как централизованно, так и децентрализовано. Это позволяет осуществлять систематический контроль производственной, сбытовой и другой связанной (обеспечивающей) деятельности всех подразделений в процессе самой работы по этапам ее продвижения, обеспечивать координацию и своевременное внесение необходимых уточнений и изменений в соответствии с изменениями внешней среды (на рынке и в экономике в целом).
Применение информационных технологий на базе автоматизированных информационных систем сбора, обработки и распределения информации способствует усилению централизации и оперативности контроля в управлении предприятием и его структурными подразделениями с одновременным применением децентрализованного оперативного контроля их деятельности.
Оперативный (административный) контроль. Система организации управленческого контроля предусматривает определенное соотношение централизации и децентрализации в управлении предприятием. При этом общий управленческий контроль направлен на достижение целей (желаемого результата), определяемых стратегическим планом предприятия (корпорации), который принимается высшим руководством.
Оперативный контроль производится на уровне руководителей производственных отделений, дочерних компаний и других структурных образований и обеспечивает:
1) контроль соответствия хозяйственных результатов показателям, определенным в текущем плане (бюджете);
2) оценку, сравнение и анализ фактического и запланированного объемов продаж;
3) оценку доли рывка в анализ ее динамики по продуктам, а также производственным отделениям, филиалам, дочерним компаниям и по предприятию в целом (для целевых рынков);
4) систематический анализ портфеля заказов и других показателей хозяйственной деятельности, установленных принятой на предприятии (в отрасли) системой учета и отчетности.
Анализ хозяйственной деятельности и управленческий контроль
Анализ хозяйственной деятельности предприятия является базовым инструментом в системе управленческого контроля и в силу этого тесно связан со всеми функциями управления (планированием, организацией, мотивацией и маркетингом).
Анализ хозяйственной деятельности служит для решения двух групп задач:
1) Определение экономической эффективности запланированной и фактически реализованной производственно-сбытовой деятельное за определенный период, а так же оценку достижения поставленных целей (желаемого результата).
2) Определение возможных направлений развития производственно-сбытовой деятельности на текущий и перспективный периоды исходя из обеспеченности этой деятельности необходимыми финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.
Для определения направлений производственной деятельности анализ хозяйственной деятельности должен проводиться целенаправленно, исходя из намечаемых выгод, своевременного выявления возможностей и резервов предприятия, которые обеспечат ему наилучшее условия использования имеющихся производственных мощностей, создание новых видов производства, а также для своевременного обеспечения предприятия всеми видами необходимых для его эффективной работы ресурсов.
Маркетинг и планирование занимают исходную позицию в технологическом процессе обеспечения управления предприятием. Поэтому анализ хозяйственной деятельности направлен, прежде всего, на получение необходимой и достоверной информации для эффективной реализации этих функций. Данные финансового и экономического анализа являются исходной базой разработки маркетинговых программ по конкретному продукту и по производству, а также для планирования показателей эффективности и развития производства, основных служб, структурных подразделений и предприятия в целом. Анализ, в свою очередь, базируется на бухгалтерской и оперативной системах учета и отчетности, принятых на предприятии.
Анализ отчетной информации (установленных финансовых и производственных показателей) в процессе текущей деятельности предприятия является исходной предпосылкой для принятия управленческих решений, направленных на осуществлявшее контроля и регулирование всего производственного процесса (технологического цикла производства). Он также направлен на выявление и ликвидацию отклонений от установленного плана достижения желаемого результата в процессе хозяйственной деятельности предприятия.
Анализ хозяйственной деятельности в системе управленческого контроля обеспечивает:
1. Оценку выполнения плановых заданий и управленческих решений, направленных на достижение основных показателей экономической эффективности производства и предприятия в целом. Предметом анализа являются издержки, себестоимость и рентабельность продукции и производства, динамика объема продаж, материальных запасов, не завершенного производства и готовой продукции на складе, а также формирование и расход фонда оплаты труда, расходы по другим видам деятельности, накладные расходы и другие отчетные показатели.
2. Оценку соблюдения установленных нормативов и условий работы в сфере производства, использования основных фондов, материальных и трудовых ресурсов, структуры себестоимости реализуемой продукции, исполнения бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам, а также характера и причин отклонений от стандартов цен и издержек производства, качества и производительности, себестоимости и рентабельности отдельных видов продукции.
3. Формирование обратной связи (формирование информации об отклонениях от установленных заданий, стандартов и планов) в системе управления предприятием и рекомендаций по устранению выявленных отклонений.
4. Оценку использования потенциала и выявление новых возможностей для развития успеха предприятия с учетом его реальных достижений и условий внешней среды.
Полноту и качество экономического анализа, непосредственно влияющие на обеспечение эффективности управленческого контроля, определяют: наличие информационной базы; уровень действующей системы ведения учета и отчетности; достоверность анализируемых отчетных показателей; использование современных технических средств и информационных технологий при ведении отчетности и в процессе анализа.
В практике управленческого контроля экономическому анализу, как правило, подвергаются:
а) прибыль от продаж (формирование прибыли);
б) структура себестоимости всей выпускаемой и реализуемой продукции;
в) элементы затрат и себестоимость отдельных видов продукции;
г) характер и причины отклонения от стандартов цен и стандартов издержек на производство и продажу конкретной продукции;
д) соблюдение (исполнение) бюджетов по производственным, сбытовым и накладным расходам;
е) использование основных фондов и ресурсов предприятия.
Экономический анализ ведется функциональными отделами.
и подразделениями предприятия, его производственных отделений, филиалов и дочерних компаний, центральными службами маркетинга и отделами маркетинга производственных отделений, специализированными аналитическими группами, группами управленческого (экономического) анализа и внешними консультантами.
Реализация анализа хозяйственной деятельности требует определенных научных подходов, разработки методов анализа, умения формировать выводы и прогнозы по результатам анализа установленных показателей, умения подготовки рекомендаций управленческому персоналу по повышению эффективности хозяйственной деятельности предприятия.
Показатели, используемые для экономического анализа
Для конкретных целей экономического анализа используются различные экономические показатели и их сочетания, которые дают количественную и качественную оценку деятельности предприятия.
Применяемые показатели можно сгруппировать следующим образом:
2) показатели, характеризующие хозяйственную деятельность предприятия.
Показатели экономического потенциала предприятия. Эти показатели используются обычно для сопоставительных оценок производственных и экономических возможностей предприятия (корпорации) по сравнению с другими организациями. Такие данные необходимы для ранжирования производителей на национальном или международном рынках. Показатели, характеризующие экономический потенциал предприятия, публикуются в отраслевых изданиях, в изданиях промышленных ассоциаций, известных в деловых кругах (престижных) изданиях, таких как американский журнал «Форчун», бюллетень «Основные деловые коэффициенты» (издательство «Дан энд Брэдстрит») и другие признанные в мировом сообществе издания.
В качестве общих показателей, используемых для сопоставительных целей, получили распространение такие показатели, как: активы, продажи, прибыль (валовая или чистая), число занятого персонала. Кроме того, совместно с общими показателями обычно указывается сфера деятельности предприятия или отрасли, в которой оно работает.
Для более подробного изучения экономического положения и потенциала предприятия дополнительно используются и другие показатели:
• Производственные мощности (основной капитал), которые могут быть сданы в аренду или в управление.
• Количественные и объемные показатели выпущенной продукции, позволяющие оценить структуру производства, а также долю и место предприятия в производстве соответствующей продукции в стране и в мировом производстве (в целом и по видам продукции).
• Число и размещение производственных и сбытовых компаний и отделений предприятия, их размещение (в стране и за границей), виды и назначение продукции.
• Характеристика инфраструктуры предприятия (средства транспорта, центры технического обслуживания, склады, обеспеченность собственной сырьевой базой, источниками энергии и т.п.).
• Размеры и размещение прямых капиталовложений предприятия.
Величина расходов на НИОКР, число полученных патентов, количество научных подразделений и состав персонала в сфере науки и другие показатели.
Показатели, характеризующие хозяйственную деятельность предприятия. Для анализа хозяйственной деятельности могут использоваться большое разнообразие показателей и их сочетаний. Главным при проведении такого анализа в рамках функции контроля является достоверность и своевременность получения информации, необходимой для принятия управленческих решений по выявленным при этом проблемам.
В качестве показателей, характеризующих хозяйственную деятельность предприятия, обычно используются основные показатели существующей системы учета и отчетности, прежде всего бухгалтерской и финансовой отчетности подразделений, производственных отделений, филиалов, дочерних компаний и предприятия в целом.
В качестве примеров можно привести следующие показатели:
1. Показатели общих расходов, в том числе связанные с издержками внедрения на новые рынки и маркетинговой деятельностью предприятия, проведением исследований и развитием производства, накладные и административные расходы, оплата аренды, затраты на совершенствование продукции и системы ее сбыта.
2. Показатели поступления и расходования средств, включая источники поступления средств (чистая прибыль, амортизационные отчисления, поступления от реализации активов, субсидии и дотации, увеличение долговой задолженности, эмиссия ценных бумаг, увеличение краткосрочной задолженности).
3. Показатели использования средств (выплата дивидендов, организационные расходы, расходы по эмиссии акций и других ценных бумаг, капиталовложения, вложения в прочие внеоборотные активы погашение долгосрочной задолженности, приобретение быстрореализуемых ценных бумаг, увеличение счетов в банке).
Глубокий и тщательный экономический анализ является необходимой предпосылкой принятия эффективных управленческих решений.
При этом следует исходить из того, что полученная информация является конкретным выражением материальных процессов. Без оперативного получения информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие производственно-сбытовой деятельности предприятия.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
