Планирование является начальной стадией проведения аудита эффективности. При планировании определяются, прежде всего, необходимость проведения аудита, его цели, масштаб и методика проведения; разрабатываются общий план проведения аудита (с указанием (кидаемого объема, графиков и сроков проведения) и программа, предусматривающая объем, виды и последовательность проведения аудиторских процедур, необходимых для достижения целей данного аудита эффективности.
Первостепенное значение при планировании аудита эффективности имеет определение необходимости его проведения с учетом возникновения объективной потребности в оценке экономичности, эффективности и результативности использования финансовых и материальных ресурсов.
При выборе направления аудита эффективности в общественном секторе можно руководствоваться социально-экономической значимостью вопроса, наличием высоких рисков, объемами государственных средств, направляемых в данную сферу, и т.д.
Процесс планирования аудита эффективности начинается с выбора темы и объекта (объектов) аудита. Это самый важный этап процесса планирования с точки зрения выполнения возложенных на органы внешнего финансового контроля обязанностей с тем, чтобы результаты аудита были полезны для законодателей и всего общества. Если тема проверки выбрана неудачно, маловероятно, что вся последующая работа по проведению аудита эффективности принесет удовлетворительные результаты.
В зарубежной практике при выборе темы для аудита эффективности ВОФК учитывают, прежде всего, как его проведение:
— будет содействовать в интересах общества повышению ответственности, прозрачности и эффективности работы государственного аппарата;
— позволит сосредоточить усилия и внимание на существенных вопросах и проблемах для достижения положительных и подающихся оценке результатов, которые принесут пользу всему обществу;
— будет содействовать повышению уровня подотчетности органов государственной власти и внедрению в их деятельность передовых методов работы;
— будет содействовать эффективному расходованию государственных средств и выполнению принятых решений об использовании средств, поступивших от налогоплательщиков.
Выбранная тема конкретного аудита эффективности определяет соответственно его содержание, цели, задачи, вопросы и объекты необходимых проверок.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
В качестве характеристики содержания, целей и задач конкретного аудита эффективности можно привести определение, содержащееся в документе Методика проведения в субъектах Российской Федерации аудита эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации»:
«Аудит эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в субъектах Российской Федерации, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации, позволяет оценить результаты деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, использующих государственные средства, территориальных фондов обязательного медицинского страхования и страховых медицинских организаций, работающих со средствами обязательного медицинского страхования, при выполнении осуществляемых ими функций по решению общегосударственных задач охраны здоровья населения.
Целью аудита эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи в субъектах Российской Федерации, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации, является определение рациональности и результативности деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, страховых медицинских организаций, работающих в системе обязательного медицинского страхования при осуществлении определенных для них функций и выполнении поставленных перед ними задач по реализации конституционного права граждан Российской Федерации на бесплатную медицинскую помощь за счет средств бюджетов всех уровней, системы обязательного медицинского страхования и других поступлений». Само планирование конкретного аудита эффективности представляет собой многоуровневый процесс, предполагающий выполнение ряда действий. Эти действия взаимосвязаны и выполняются до начала его проведения. Они включают, в том числе, определение конкретных контрольных мероприятий (проверок), которые требуется провести для получения достоверной информации, необходимой для формирования выводов и рекомендаций аудита эффективности; выбор функциональных областей, секторов и организаций; которые следует проверить; установление правил и подходов к проведению конкретных проверок, отбор программ или направлений деятельности для последующих проверок.
В целом планирование аудита эффективности во многом подобно планированию финансового аудита. Как и для финансового аудита, планирование аудита эффективности сильно зависит от анализа рисков аудита, который помогает определить, какие области заслуживают особо пристального рассмотрения и имеют наибольший потенциал выявления возможностей финансовой экономии, увеличения эффективности и результативности деятельности.
Например, Аудиторские стандарты ИНТОСАИ не выделяют существенных различий между планированием и подготовкой финансового аудита и аудита эффективности и описывают следующие требования к этим процессам:
При планировании и подготовке аудита аудитор обязан:
а) определить важнейшие аспекты направления деятельности аудируемой единицы;
б) понять взаимоотношения в процессе подотчетности;
в) рассмотреть форму и содержание выводов, заключений или докладов по итогам аудита, а также определить их пользователей;
г) определить цели аудита и меры, необходимые для их достижения;
д) определить основные системы управления и контроля и провести предварительную оценку их слабых и сильных сторон;
е) определить значимость рассматриваемых вопросов;
ж) проверить наличие внутреннего аудита в аудируемой организации и его рабочую программу;
з) определить уровень доверия к внутреннему аудиту, а так же к материалам других аудиторов;
и) определить наиболее эффективный и продуктивный подход к проведению аудита;
к) проверить, приняты ли соответствующие меры по существу высказанных замечаний и рекомендаций по результатам предыдущих аудитов;
л) подготовить соответствующие документы по плану проведения и организации работы проверяющей группы на объекте.
Как правило, в аудит включаются следующие мероприятия по его планированию:
а) сбор информации об аудируемой единице и ее организации с целью оценки рисков и определения существенности;
б) определение цели и масштаба аудита;
в) предварительный анализ с целью определения подхода к аудиту, характера и объема вопросов предстоящего аудита;
г) определение при планировании аудита особых проблем, которые могут проявиться при его проведении;
д) подготовка сметы и программы аудита;
е) определение требований к составу проверяющей группы, ее подбор и утверждение;
ж) ознакомление руководства аудируемой единицы с объемом, целями и критериями аудита и обсуждение с ним, если это необходимо, этих вопросов.
В случае необходимости ВОФК может пересмотреть план аудита в ходе его проведения».
Вместе с тем планирование и подготовка аудита эффективности имеют и определенные особенности, которые будут рассмотрены ниже.
Выбор тем и объекта (ов) аудита эффективности
Методика СП РФ рекомендует при планировании аудита эффективности отбирать наиболее важные темы и проблемы с учетом их соответствия задачам, которые призван решать орган внешнего финансового контроля, и наличия условий для их решения. Также рекомендуется процесс выбора тем и объектов для проведения аудита эффективности разбить на два последовательных этапа — стратегическое и текущее (ежегодное) планирование.
— определяются приоритетные задачи, на решении которых будут концентрироваться внимание и усилия органа внешнего финансового контроля, в соответствии, с их содержащем при проведении аудита эффективности на среднесрочную перспективу;
— на основе определения приоритетных задач разрабатывается стратегический план органа внешнего финансового контроля по проведению аудита эффективности (на период до 5 лет; с разбивкой по годам), определяющий, какие организации (федеральные министерства и ведомства, другие получатели бюджетных средств) и их функциональные основные области деятельности будут в этот период объектами и предметами проверок.
Текущее планирование осуществляется ежегодно на основе стратегического плана и включает:
— выбор конкретных тем и объектов аудита эффективности включения в план работы органа внешнего финансового контроля на очередной год с обоснованием предварительных целей проверок и оценками их возможных результатов с точки зрения повышения эффективности использования государственных средств;
— составление графика проведения аудитов эффективности и определение потребностей в необходимых ресурсах;
— подготовка программ проведения аудитов эффективности на основе предварительного изучения объектов.
Для того чтобы выбрать возможные темы и объекты аудита эффективности, орган внешнего финансового контроля организует предварительную работу по сбору, анализу и оценке информации об имеющихся результатах и наличии проблем:
1) использования государственных средств, которые выделены органам государственной власти и другим получателям для выполнения функций и задач, установленных им законодательными и нормативными актами;
2) выполнения федеральных программ;
3) организации управления государственной собственностью и ее использования;
4) в других различных сферах деятельности государства, финансируемых из бюджета.
Собираемая информации должна включать данные, нормативного правового регулирования, организационной структуры; целей, задач и ожидаемых результатов деятельности органов государственной власти получателей бюджетных средств, механизмов их подотчетности и имеющихся систем контроля, существующих рисков и т.п. Эти данные должны быть достаточными для того, чтобы иметь всю полноту информации и хорошее представление об их деятельности в соответствующих сферах и на этой основе сформулировать предложения по конкретным темам и объектам возможных проверок.
Источниками такой информации могут быть:
— результаты предыдущих проверок и материалы проверок других контрольных органов;
— результаты оперативного контроля за ходом исполнения бюджета;
— результаты проверок исполнения бюджета за отчетный финансовый год;
— материалы отчетов участников бюджетного процесса;
— материалы заседаний комитетов и комиссий законодательного органа власти;
— материалы заседаний органа исполнительной власти;
— обращения органов представительной и исполнительной власти;
— обращения других контрольно-счетных органов Российской Федерации;
— материалы средств массовой информации;
— обращения руководителей предприятий и организаций, а также граждан;
— другие источники.
По результатам проведенного анализа орган внешнего финансового контроля должен определить предварительный перечень возможных тем и объектов проверок.
При этом необходимо руководствоваться следующими критериями:
1) социально-экономическая значимость данной темы, ее важность для законодательной власти и общественности, а также степень их заинтересованности в результатах аудита;
2) степень наличия рисков в рассматриваемой сфере использования государственных средств или деятельности объектов проверки, которые потенциально могут, приводить к неэффективным результатам;
3) оценка возможных результатов аудита;
4) объем государственных средств, направляемых в данную сферу или используемых объектами проверки;
5) проведение предшествующих проверок в этой сфере и/или на данных объектах;
6) наличие соответствующих ресурсов у органа внешнего финансового контроля.
Социально-экономическая значимость темы является наиболее важным критерием отбора тем для проведения аудита эффективности. Очевидно, что тема будет иметь большую социально-экономическую значимость для аудита эффективности, если она будет охватывать вопросы, имеющие значение для всего государственного сектора или затрагивающие значительные государственные интересы, если проверкой будет охвачена деятельность нескольких министерств или ведомств.
Вместе с тем значимость темы аудита эффективности следует рассматривать не только с точки зрения весомости поставленных вопросов, но и с учетом ее значения для потенциальных пользователей будущего отчета по результатам аудита. Поскольку органы законодательной (представительной) власти являются главными «потребителями» результатов контрольно-ревизионной деятельности контрольно-счетных органов, используя их как инструмент контроля исполнительной власти, то вполне естественно, что при выборе темы аудита эффективности необходимо, прежде всего, учитывать, будут ли результаты данного аудита значимыми для них.
Кроме того, следует учитывать и общественное мнение. Несомненно, что предпочтение следует отдавать аудиту тех сфер и проблем использования государственных средств, которые являются предметом широкого обсуждения в средствах массовой информации и особо волнуют население.
Степень наличия рисков в рассматриваемой сфере использования государственных средств или деятельности объектов проверки, которые потенциально могут приводить к неэффективным результатам, также существенно влияет на процесс выбора тем аудита эффективности. Определение степени рисков, существующих в рассматриваемых сферах или в деятельности возможных объектов проверок, имеет большое значение и на последующих этапах планирования. На этапе выбора тем обычно необходимо лишь дать общую оценку наличия и степени рисков эффективного использования государственных средств, а более детальное, их выявление и анализ проводятся в процессе предварительного изучения уже выбранных тем и объектов проверки.
На данном этапе следует установить:
— существует ли вероятность негативного воздействия в данной сфере или на проверяемый объект, каких либо факторов (действий или событий), т.е. само наличие рисков;
— какова возможная степень такого воздействия;
— какие могут быть отклонения в функционировании данной сферы или в работе проверяемой организации в результате такого воздействия.
Примерами возможных рисков являются:
— недоброжелательное отношение руководства министерства, ведомства или организации к критической оценке их деятельности в средствах массовой информации;
— бездеятельность администрации в отношении недостатков, выявленных контролирующими органами;
— частые структурные изменения и смена руководителей, высокая текучесть кадров;
— высокая сложность и неопределенность системы управления;
— противоречивые дискуссии в средствах массовой информации по данной теме или о деятельности данного объекта.
Например, при аудите эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи возможными рисками могут быть уменьшение ставки единого социального налога, отсутствие утвержденных нормативов страховых взносов органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации на неработающих граждан, которые могут привести к не до получению средств обязательного медицинского страхования и как следствие к снижению доступности бесплатной медицинской помощи населению. К факторам риска можно отнести и снижение объемов реально оказываемой медицинской помощи по сравнению с нормативом, что также может привести к снижению доступности бесплатной медицинской помощи, увеличению заболеваемости, переходу заболеваний в хронические формы, увеличению инвалидности и смертности населения и др.
Оценка возможных результатов аудита также оказывает влияние на процесс выбора тем аудита эффективности, поскольку значение конкретной темы определяется, в том числе и величиной влияния возможных результатов аудита на другие сферы использования государственных средств. Например, недостатки, выявленные по результатам аудита одной темы, могут иметь широкий резонанс и оказывать непосредственное влияние на другие сферы, виды деятельности или объекты. В то же время недостатки, выявленные в какой то другой сфере, могут быть относительно локальными и, следовательно, иметь достаточно ограниченное воздействие на остальные сферы.
Поэтому, осуществляя выбор тем и объектов аудита эффективности, важно предварительно оценить, насколько возможные полученные результаты будут оказывать влияние на повышение эффективности функционирования не только проверяемой сферы или деятельности объектов, но и других сфер и объектов. Иначе говоря, необходимо выбирать такие темы и объекты аудита, исследование которых будет в максимальной степени способствовать повышению эффективности использования государственных средств, т.е. иметь высокую, результативность.
Объем государственных средств, направляемых на финансирование возможной сферы аудита (например, федеральной целевой программы) и/или получаемых объектами проверки на осуществление определенных функций (видов деятельности), размеры используемой при этом государственной собственности также важны при выборе темы аудита эффективности. Чем эти объемы выше, тем большую значимость для аудита эффективности имеет данная тема.
Проведение предшествующих аудитов (проверок) в данной сфере и/или на данных объектах также следует учитывать при выборе тем для аудита эффективности. Если контрольно-счетным органом или другими контрольными органами в предшествующий период уже проводились проверки в данной сфере и/или на данных объектах, то следует выяснить, какие были получены результаты и приняты ли меры по устранению выявленных проблем и недостатков. При прочих равных условиях приоритет должны иметь темы и объекты, которые не проверялись в течение длительного времени или если по результатам их предыдущих проверок выявленные недостатки устранены не в полной мере.
Ресурсы контрольно-счетного органа (командировочные и транспортные расходы, оплата договоров привлекаемых специалистов, трудовые затраты) необходимо обязательно оценить и учесть при формировании окончательного списка тем и объектов для аудита эффективности. При оценке каждой темы следует учитывать, что аудируемая сфера использования государственных средств должна быть исследована в достаточной степени с учетом имеющихся в контрольно-счетном органе ресурсов на такое исследование. Для достижения этого также важен подбор сотрудников, в группу проверяющих и выбор методов проведения аудита с учетом особенностей работы проверяемой организации или специфики проверяемой функциональной области.
При выборе тем для аудита эффективности особо важно обеспечить соответствие между расходами на аудит, с одной стороны, и значимостью рассматриваемых вопросов и интереса, который они представляют для депутатов законодательного органа, с другой стороны.
Выбор тем и объектов аудита эффективности можно осуществить на основе экспертной оценки по результатам обобщенного анализа совокупности указанных выше критериев применительно к каждой теме. Однако могут возникать трудности при оценке того, насколько та или иная выбранная тема соответствует данным критериям выбора, и будут ли получены при проведении аудита эффективности конкретные, общественно значимые результаты, способствующие повышению эффективности использования государственных средств.
С использованием данной шкалы оценок составляется таблица, которая включает список потенциальных тем проверки и значение критериев, используемых при их выборе. Затем определяется общая сумма баллов по каждой теме и осуществляется ранжирование тем проверок в зависимости от общей суммы баллов.
Основные элементы процесса планирования и подготовки аудита эффективности
Как было сказано выше, процесс планирования аудита эффективности подобен аналогичному процессу для финансового аудита. Особое внимание уделяется областям повышенного риска и тем, которые имеют больший потенциал доказуемых финансовых сбережений, чем другие.
При планировании необходимо, прежде всего, определить конечные цели аудита, масштаб и методику достижения этих целей.
Конечные цели - это то, что должен выполнить аудит. Они определяют объекты аудита и аспекты функционирования, которые следует включить в проверки, а также возможные выводы и элементы отчетности, которые аудиторы предполагают развить. Конечные цели аудита могут рассматриваться как вопросы, на которые стремятся найти ответ аудиторы.
Масштаб определяет границы аудита. Он включает в себя сроки и количество объектов, охватываемых аудитом.
Методика включает в себя работу по сбору данных и по методам анализа, которую должны выполнить аудиторы для достижения поставленных целей. Используемая методика должна обеспечить предоставление достаточных по количеству, весомых по значимости, компетентных и относящихся к делу доказательств для достижения конечных целей аудита.
При планировании аудита эффективности аудиторам следует:
— ознакомиться с программой или деятельностью, которая подвергается аудиту, и понять ее;
— учитывать требования, предъявляемые законами и положениями;
— учитывать возможности использования внутреннего контроля;
— определить критерии, необходимые для оценки вопросов, подлежащих аудиту;
— определить важные выводы и рекомендации предшествующих проверок, которые могут повлиять на конечные цели текущего аудита, и определить, устранило ли руководство условия, вызвавшие эти выводы, учло ли оно данные рекомендации;
— определить потенциальные источники получения данных, которые могут быть использованы в качестве аудиторских доказательств, учесть неоспоримость и надежность этих сведений, включая данные, собранные проверяемым хозяйствующим субъектом, данные, полученные аудиторами, или данные, предоставленные третьими сторонами;
— рассмотреть, может ли работа других аудиторов и специалистов быть использована для достижения некоторых конечных целей аудита;
— обеспечить проведение аудита необходимым персоналом и другими ресурсами;
— подготовить письменный план аудита.
Следует отметить, что планирование должно проводиться по всему аудиту. Конечные цели аудита, масштаб и методика не могут определяться изолированно друг от друга. Аудиторы определяют эти три элемента плана аудита в комплексе, поскольку при попытке их раздельного рассмотрения они часто дублируют друг друга.
Таким образом, прежде чем приступить к планированию аудита эффективности, необходимо:
— получить всестороннее понимание деятельности организации или программы, ее целей и действий;
— провести общий обзор сферы аудита, чтобы идентифицировать области высокого риска;
— сделать обзор систем, процедур и средств внутреннего контроля;
— конкретизировать области для исследования и разработать стратегический план аудита эффективности;
— сделать обзор ключевых областей и событий исследования.
После проведения указанного предварительного этапа планирования необходимо определить:
— что и в каком объеме проверять;
— какие подходы, методы и приемы проведения аудиторских проверок следует применить для оценки эффективности работы объекта проверки;
— какими навыками, профессиональными и специальными знаниями и опытом работы должны обладать сотрудники контрольно-счетного органа, которые будут привлечены к проведению данного аудита.
Планирование аудита эффективности осуществляется до начала проведения проверок на местах. При этом оправляются первоочередные задачи, разрабатывается стратегический и долгосрочный планы проведения аудита, представляются предложения по его осуществлению, обосновываются ресурсы, требующиеся для его присоедини, и оцениваются ожидаемые результаты. По итогам этой работы мается решение приступить к проверкам, в общих чертах определяются рамки и предварительная цель аудита и выделяются достаточные ресурсы, требующиеся для его проведения.
Следующие факторы в первую очередь учитываются на разных этапах планирования проведения аудита эффективности:
— объект проверки (организация, вид деятельности, сектор, направление);
— связь данного аудита с приоритетными направлениями деятельности контрольно-счетного органа;
— предполагаемые расходы на проведение аудита;
— время проведения аудита;
— цели аудита;
— связь проводимых в рамках аудита проверок с другими проверками;
— руководители, отвечающие за конкретные направления работы, к которым можно обратиться;
— существенные вопросы, которые следует включить в отчет;
— критерии;
— методы сбора информации и фактических данных. Основные этапы планирования и подготовки аудита эффективности рассматриваются в следующих разделах.
Определение целей, вопросов и объектов аудита
Цели аудита эффективности — это точная формулировка того, что должно быть выполнено в процессе его проведения. Цели должны быть четко обозначены, для того чтобы исполнители, участвующие в аудите, ясно понимали, какую работу они должны выполнить.
Цели определяют и контрольные мероприятия, которые необходимо провести, И объекты проверок и аспекты функционирования, которые необходимо проверить, а также методы и процедуры, которые необходимо использовать для обеспечения объективного формирования выводов и рекомендаций аудита эффективности.
Как правило, цели конкретного аудита эффективности устанавливаются при формулировании его темы и связаны со спецификой задач, решаемых контрольно-счетным органом.
Цели аудита эффективности являются базой для определения контрольных мероприятий (проверок), являющихся основными источниками информации для формирования выводов и рекомендаций аудита эффективности. При этом важно четко определить, какие именно вопросы нуждаются в проверке для достижения целей аудита, поскольку потребности достижения целей аудита эффективности являются определяющими при выборе вопросов и объектов проверок. Важно также соблюдать принцип, что каждая проверка должна давать на поставленные перед ней вопросы ясные и четкие ответы, на основании которых можно делать объективные и обоснованные выводы, имеющие отношение к проводимому аудиту эффективности. При определении вопросов проверки следует также руководствоваться тем, что эти вопросы всегда должны соответствовать задачам, которые призван решать контрольно-счетный орган посредством проведения аудита эффективности.
При определении целей конкретной проверки обычно исходят из того, на какие вопросы, касающиеся работы данной организации или данного направления деятельности, поможет ответить ее проведение. В качестве примеров можно привести такие аспекты деятельности, как результативность, экономия средств й эффективность.
Например, цели проверки эффективности реализации, какой либо федеральной целевой программы можно определить в ходе рассмотрения:
— целей и задач, которые были заложены в самой программе;
— финансовых, трудовых, материальных и информационных ресурсов, которые были использованы в процессе ее реализации;
— процессов или видов экономической деятельности, посредством которых затраты на реализацию данной программы превращаются в ее результаты (выпуск продукции, оказание услуг и т.п.);
— фактических последствий или результатов реализации данной программы.
В идеальном случае цели проверки могут быть определены исходя из задач, поставленных перед проверяемой организацией по достижению конкретных результатов ее деятельности, или из целей и задач, которые установлены в проверяемой программе, или из задач, касающихся достижения результатов в работе данной организации, данного сектора или функциональной области.
При выборе целей следует учитывать значимость вопросов, подвергаемых проверке. Значимость вопроса состоит в его относительной важности для конечных целей аудита, а также для потенциальных пользователей аудиторских отчетов. При определении значимости важны как качественные, так и количественные факторы.
Качественные факторы могут включать в себя:
1) общедоступность информации по данной деятельности, а также способность этой деятельности привлекать внимание широких слоев населения;
2) новизну программы или изменения ее условий;
3) роль аудита в предоставлении, информации, которая может улучшить отчетность перед общественностью и эффективность при принятии решений;
4) уровень и объем проверки или других форм независимого контроля.
Потенциальными пользователями аудиторских отчетов могут быть депутаты законодательных (представительных) органов власти и государственные чиновники, которые могут уполномочивать на аудит или потребовать проведения аудита. Другим важным пользователем аудиторского отчета является проверяемый хозяйствующий субъект, который несет ответственность за выполнение рекомендаций аудита. Потенциальными пользователями аудиторских отчетов также могут быть представители прессы, заинтересованные лица и отдельные граждане. Осознание интересов этих потенциальных пользователей может помочь аудиторам понять, почему аудит должен быть проведен так, а не иначе. Такое осознание может также помочь аудиторам судить, являются ли выводы значимыми для этих пользователей.
Цели аудита эффективности следует тщательно рассмотреть и четко сформулировать таким образом, чтобы по завершении аудита можно было на основании результатов достижения каждой из обозначенных целей сделать соответствующие выводы. Поскольку предстоящий аудит будет направлен на поиск ответов на вопросы, которые отражены в его целях, то эти цели должны быть сформулированы как можно четче. Это поможет избежать проведения ненужных и дорогостоящих контрольно-ревизионных мероприятий. Любые изменения, касающиеся целей аудита, а также основные доводы и аргументы в пользу таких изменений необходимо доводить до сведения руководства контрольно-счетного, органа, ответственного за проведение данного аудита эффективности.
Следует учитывать, что во многих случаях деятельность контрольно-счетного органа также включает предоставление ценной и необходимой информации депутатам органа законодательной власти (парламента). Такие цели, которые не связаны непосредственно с данным аудитом эффективности и в отношении которых не предполагается делать заключения и выводы, следует отделять от целей, на основании которых будут сделаны выводы и рекомендации.
Предмет аудита эффективности — подвергаемые проверке конкретные направления деятельности проверяемого объекта.
Объект аудита эффективности — юридические и физические лица, подлежащие проверке.
Определение вопросов и объектов проверки — существенный элемент подготовки программы аудита эффективности, определяющей масштаб его проведения. По этому поводу в Методике СП РФ указано:
Программа должна содержать четкий перечень вопросов и объектов проверки, определяющих масштаб ее проведения.
При определении масштаба проверки следует сосредоточить ресурсы, выделенные на ее проведение, и усилия группы проверяющих на сравнительно небольшом количестве существенных вопросов и таком количестве объектов, которые:
а) имеют отношение к целям данной проверки;
б) являются важными, с точки зрения эффективности использования государственных средств;
в)могут быть проверены исходя из имеющихся ресурсов.
Для того чтобы выбрать объекты проверки, оценить важность тех или иных аспектов их деятельности и необходимость концентрации на них усилий в рамках данной проверки, проверяющие должны определить:
— степень влияния объекта проверки на достижение результатов в данной сфере;
— наличие рисков в деятельности объекта проверки;
— объем используемых государственных средств;
— будут ли результаты проверки способствовать повышению эффективности работы и использования государственных средств проверяемым объектом.
При определении масштаба проверки необходимо рассмотреть наличие условий для ее проведения, т.е. возможности и способности группы проверяющих осуществить данную проверку в соответствии с утвержденной методикой проведения аудита эффективности. Могут возникать ситуации, когда руководитель проверки принимает решение не включать тот или иной вопрос для проверки в программу ее проведения даже в том случае, если по результатам предварительного изучения он является существенным.
Данное решение может быть принято в случае, если:
— характер этой деятельности таков, что ее проверка неосуществима или нецелесообразна;
— члены группы проверяющих не имеют необходимых для этого специальных знаний, а привлечение внешних экспертов проблематично;
— в данной области осуществляются радикальные изменения и преобразования;
— отсутствуют подходящие критерии оценки эффективности данного вида деятельности или работы объекта проверки.
Руководитель проверки должен доложить об этом руководству для принятия им окончательного решения.
Результатом работы по установлению масштаба проверки является определение в программе перечня конкретных вопросов и объектов проверки. При этом следует руководствоваться правилом, что для проверки выбираются такие вопросы, которые отражают поставленную цель проверки и имеют принципиальное значение для успешного осуществления проверяемой деятельности. В качестве объектов проверки необходимо выбирать такие организации, в деятельности которых имеется наибольшая степень риска и по результатам проверки которой существует возможность оказать существенное влияние на повышение эффективности использования государственных средств».
Например, Методика проведения аудита эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации, определяет цели, предмет и объекты указанного аудита эффективности следующим образом:
Целью аудита эффективности использования государственных средств на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи является определение рациональности и результативности деятельности органов исполнительной власти всех уровней в сфере здравоохранения, Федерального и территориальных фондов обязательного медицинского страхования, государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, страховых медицинских организаций, работающих в системе обязательного медицинского страхования при осуществлении определенных для них функций и выполнении поставленных перед ними задач по реализации конституционного права граждан Российской Федерации на бесплатную медицинскую помощь за счет средств бюджетов всех уровней, системы обязательного медицинского страхования и других поступлений.
Предметом аудита эффективности использования государственных средств, выделяемых для предоставления гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, являются:
— процесс предоставления населению бесплатной медицинской помощи в соответствии с Конституцией Российской Федерации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;
— сферы, направления и виды деятельности органов исполнительной власти всех уровней в сфере здравоохранения. Федерального и территориальных фондов обязательного медицинского страхования, а также государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, предоставляющих гражданам бесплатную медицинскую помощь;
— система управления здравоохранением и организация финансирования бесплатной медицинской помощи в Российской Федерации.
Объектами аудита эффективности использования государственных средств, выделяемых на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, являются:
— органы исполнительной власти всех уровней в сфере здравоохранения, государственные и муниципальные учреждения здравоохранения, предоставляющие населению бесплатную медицинскую помощь;
— Федеральный и территориальные фонды обязательного медицинского страхования;
— страховые медицинские организации, использующие в своей деятельности средства обязательного медицинского страхования».
В Методических рекомендациях по осуществлению контроля эффективности приведены следующие примеры целей контроля эффективности:
— анализ и оценка причин неэкономичного и непродуктивного использования средств бюджета, выделенных на реализацию конкретных бюджетных программ;
— комплексная оценка эффективности системы высшего профессионального образования и эффективности использования средств бюджета, выделенных на подготовку кадров с высшим образованием.
Установление критериев оценки эффективности
Критерии — это признаки, на основе которых производится оценка, определение или классификация чего либо. Для целей аудита эффективности критерии — это приемлемые и достижимые стандарты выполнения, с помощью которых можно оценить результативность, экономичность и эффективность аудируемых программ и действий, определить, отвечают ли аудируемые аспекты деятельности или программы ожиданиям, превышают или не достигают их.
Как правило, критерии отражают нормативный (желательный) уровень управления для аудируемой единицы. Они отражают практику хорошего управления — математическое ожидание рационального и информированного человека («что должно быть») в сравнении с реальными показателями, т.е. с тем, что фактически существует («что есть»).
Необходимые характеристики хороших критериев — надежность, объективность, полноценность, понимаемость, сравнимость, полнота, приемлемость.
Критерии обеспечивают условия для понимания результатов аудита. Планируя аудит эффективности аудиторы, где это возможно, должны точно определять критерии, которыми будут пользоваться. Выбранные критерии должны быть разумными, достижимыми и относящимися к вопросам, которые подвергаются аудиту.
Примером возможных критериев могут быть:
а) задачи и цели, предписанные по закону или положению или установленные руководством;
б) стандарты или нормы, подготовленные на основе принятых методик;
в) мнения специалистов;
г) работа (функционирование) в предыдущие годы;
д) деятельность подобных хозяйствующих субъектов;
е) работа в частном секторе.
При финансовом аудите исследуемые сделки могут быть оценены аудитором как «правильные» или «неправильные», «законные» или «незаконные» и т.д. Такие критерии оценки, как правило, достаточны для формирования заключительного мнения аудитора, выражаемого в конце финансового аудита. Эти критерии имеют тенденцию быть относительно закрытыми и обычно предопределяются, например, законодательством. Для аудита эффективности, однако, выбор критериев оценки обычно более открыт. Он определяется, прежде всего, целями проводимого аудита, потребностями количественной оценки проверяемых предметов. Этот выбор также обычно предопределяется законодательством или установленными нормами, но может быть сделан аудитором и непосредственно. Определяемые в аудите эффективности общие понятия «экономичность», «продуктивность» и «результативность», как правило, интерпретируются относительно проверяемых предметов с помощью выбранных критериев оценки, которые тесно связаны с этими предметами и при изменении предметов проверки также требуют изменения.
Если критерии отражают, прежде всего, качественную характеристику оцениваемого явления (системы) и служат мерилом достижения цели, то показатели отражают различные количественные измерители самого критерия.
Таким образом, для проведения конкретного аудита эффективности требуется, прежде всего, установить соответствующие стандарты измерения — критерии, с помощью которых можно осуществлять целенаправленные проверки, давать оценки эффективности и которые послужат основой для выводов и заключений.
Критерии необходимы, чтобы измерить или оценить эффективность программы или вида деятельности организации, являющихся объектом проверки. Они представляют собой разумные и выполнимые стандарты качества работы и контроля, с помощью которых можно осуществить оценку и анализ соблюдения соответствующих правовых норм и законов, адекватности имеющихся систем и процедур, экономии средств, результативности и рентабельности работы.
Основная задача критериев — показывать, какой результат в проверяемой сфере или деятельности объекта проверки является свидетельством хорошей эффективности. Если реальные показатели проверяемой сферы или деятельности объекта проверки соответствуют установленным критериям или превышающих, то это означает, что деятельность осуществляется с достаточной степенью эффективности.
Соответствующими критериями являются критерии, которые соответствуют специфике работы проверяемой организации; Эти критерии используются по мере возможности для оценки результатов,, которые должны быть достигнуты в рамках данного направления работы, данной системой, механизмом контроля и т.д. Выводы по итогам проверки основываются на оценке соответствия этим критериям.
Для каждого направления конкретной проверки связывает выработать соответствующие критерии. Эти критерии должны быть релевантными, надежными, нейтральными, понятными и достаточными. Иногда критерии оценки разделяют на два вида: прямые и не прямые.
Так, Методика СП РФ указывает:
При определении критериев оценки Эффективности следует учитывать, что эффективность деятельности проверяемого объекта и эффективность использования государственных средств в результате этой деятельности являются близкими, но не равнозначными понятиями и могут не совпадать.
Поэтому в зависимости от целей проверки возможно применение двух видов критериев оценки эффективности:
а) критерии, характеризующие прямые результаты деятельности объектов проверки;
б) критерии, отражающие конечные социальные результаты их деятельности.
При оценке прямых результатов деятельности проверяемых организаций могут использоваться следующие показатели:
— показатели затрат, т.е. финансовых, трудовых и материальных ресурсов, использованных для получения конкретных результатов (например, больничное оборудование, лекарства, медицинский персонал);
— показатели непосредственных результатов произведенных затрат (например, количество человек, прошедших диспансеризацию, или детей, прошедших вакцинацию; количество проведенных операций и т.п.).
В качестве критериев оценки эффективности прямых результатов деятельности объектов проверки может использоваться соотношение между произведенными затратами ресурсов (в стоимостном выражении) и полученными при этом результатами (объемом выпуска продукции, выполненных работ, оказанных услуг).
Вместе с, тем в некоторых проверяемых сферах для оценки эффективности прямых результатов деятельности объектов проверки могут использоваться другие критерии. В частности, эффективность прямых результатов деятельности правоохранительных органов можно оценить на основе показателя раскрываемости преступлений, а медицинских учреждений — доли населения, охваченного диспансеризацией, или доли детей, прошедших вакцинацию.
Критерии оценки, эффективности конечных социальных результатов деятельности характеризуют последствия для общества, какой либо части населения или определенной группы людей выполнения органами государственной власти, другими проверяемыми организациями возложенных на них функций, реализации программ или решения поставленных задач. Или, иначе говоря, на основе этих критериев должна даваться оценка результатов предоставления бюджетной услуги для ее получателей.
Например, возможным критерием оценки эффективности деятельности правоохранительных органов, в частности, может являться уровень преступности в стране, органов образования — уровень образованности населения, органов здравоохранения — соотношение заболевших и выздоровевших за определенный период, уровень детской смертности и т.п. На основе выбранных критериев в процессе проверки определяется степень достижения поставленных социальных целей (в процентном или количественном выражении) и тем самым даются оценки социальной эффективности деятельности объектов проверки в соответствующей сфере.
Таким образом, при проведении проверок эффективности использования государственных средств органами государственной власти и другими получателями бюджетных средств необходимо, в зависимости от поставленных целей, выбирать критерии оценки эффективности как прямых, так и конечных социальных результатов их деятельности.
Объем работы, который необходимо выполнить для того, чтобы обеспечить соответствие выбранных критериев, зависит от источников данных критериев.
— инструменты, созданные специально для проведения данной проверки путем адаптации критериев, использовавшихся в ходе аналогичных проверок, или же разработанные на основе стандартов и методов, применяемых другими организациями, выполняющими аналогичные виды работы;
— материалы предыдущих проверок, осуществленных контрольно-счетным органом.
Как правило, проверяющие могут использовать критерии, базирующиеся на соответствующих законах или общепризнанных профессиональных стандартах. В этом случае им следует удостовериться только в том, что эти критерии соответствуют цели конкретной проверки.
Источниками критериев для проведения аудитов эффективности могут также являться механизмы внутреннего контроля, стандарты, меры, обязательства достичь определенных результатов и целей, утвержденные руководством проверяемой организации или предписанные вышестоящими ведомствами. В случае если данная организация разработала разумные и конкретные критерии для оценки собственной работы, проверяющим необходимо изучить те из них, которые имеют отношение к данной проверке, и удостовериться в том, что эти критерии являются обоснованными и достаточными. Группа проверяющих может проконсультироваться с профессиональными организациями или иными организациями, осуществляющими аналогичную деятельность или выполняющими аналогичные виды работ, для того чтобы проверить качество стандартов, применяемых проверяемой организацией, или выявить передовые методы работы. Если выясняется, что разработанные проверяемой организацией стандарты являются соответствующими и достаточными, они могут использоваться в качестве критериев данной проверки.
Если в проверяемой организации нет обоснованных и соответствующих целям проверки стандартов для измерения или оценки результатов работы, проверяющие должны выявить подходящие критерии. При этом можно использовать общепринятые критерии, источником которых являются соответствующие законы и правила, и стандарты, разработанные профессиональными ассоциациями и признанными организациями экспертов. Если таких критериев не существует, проверяющие могут использовать данные о работе других организаций, как в государственном, так и в частном секторах, которые осуществляют аналогичную деятельность или выполняют аналогичные виды работ. Кроме того, проверяющие могут использовать с этой целью передовые методы работы, которые выявляются путем сравнительной оценки исходных данных или в ходе консультаций, и стандарты, разработанные ими на основе анализа задач, которые призвана решать проверяемая организация, или направления деятельности этой организации.
При выборе критериев оценки эффективности следует руководствоваться тем, что выбранные критерии должны соответствовать специфике проверяемой сферы или деятельности объекта проверки и служить основой для получения результатов аудита.
Выбор соответствующих критериев оценки эффективности является залогом успешного проведения аудита, поскольку его выводы делаются на основе сравнения установленных критериев (что должно быть) с фактическими данными, полученными в процессе проверки (что есть на самом деле).
Используемые при проверке критерии оценки деятельности должны быть понятны и руководителям проверяемых организаций, и потенциальным пользователям отчета о результатах аудита эффективности.
В связи с этим обычно требуется, чтобы руководитель аудита обсудил с руководителями аудируемой организации цели аудита и применяемые критерии и, по мере возможности, получил от них в письменном виде комментарии и замечания, касающиеся приемлемости этих критериев. Кроме того, требуется, чтобы он пояснил руководству этой организации, в чем, по мнению членов группы проверяющих, заключаются функции и обязанности руководителей данной организации в контексте того подхода, который был выбран для проведения данного аудита. Если руководители проверяемой организации не согласны с тем, как аудиторы понимают функции и обязанности в области руководства, или если они считают, что выбранные критерии не являются приемлемыми, а возникшие разногласия не могут быть устранены, руководитель аудита должен проконсультироваться с руководством контрольно-счетного органа, прежде чем приступать к проверке. Ни в коем случае нельзя осуществлять проверку, используя критерии, которые могут привести к необъективным или вводящим в заблуждение результатам аудита.
При наличии разногласий с руководством аудируемой организации, касающихся критериев проверки или обязанностей руководителей, об этом следует сказать в соответствующей главе отчета, пояснив, почему проверяющие считают, что руководители отвечают за данный вопрос и/или почему они использовали данные критерии, несмотря на возражения руководства проверяемой организации.
В Методике проведения аудита эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации, показан типичный пример выбора критериев и показателей для проведения аудита эффективности государственных расходов на предоставление бесплатной медицинской помощи.
Предложенный в указанной методике выбор критериев оценки эффективности осуществлялся с позиции достижения медицинского и социального эффекта, а также экономической эффективности. При этом медицинский эффект определялся степенью адекватности и результативности медицинского вмешательства, уровнем качества лечения конкретного больного и использованием современных инновационных технологий при оказании бесплатной медицинской помощи. Социальный эффект — степенью улучшения показателей здоровья населения или его отдельных групп и степенью удовлетворенности населения бесплатной медицинской помощью (средняя продолжительность предстоящей жизни, снижение заболеваемости, инвалидности, смертности и др.). Экономическая эффективность — это полученный результат (критерии медицинского и социального эффекта) в сопоставлении с затратами на его достижение, выраженный в рублях.
Критерии определялись на основе:
— действующих в системе здравоохранения законодательных и иных нормативных правовых актов;
— стандартов, разработанных органами управления здравоохранением;
— отчетов объектов аудита эффективности о проделанной работе и планов их работы по обеспечению граждан бесплатной медицинской помощью;
— общепринятых норм, которыми руководствуются проверяемые объекты в практической деятельности;
— материалов предыдущих проверок.
За основу разработки критериев оценки эффективности использования государственных ресурсов на оказание гражданам Российской Федерации бесплатной медицинской помощи, предоставляемой в соответствии с требованиями статьи 41 Конституции Российской Федерации, был принят научно обоснованный методологический подход, реализация которого предусматривала оценку взаимоотношения различных показателей по трем критериям:
1) доступность бесплатной квалифицированной медицинской помощи населению;
2) уровень обеспеченности ресурсами (финансовыми, материальными, кадровыми) и их организация;
3) качество бесплатной медицинской помощи и здоровья населения.
При этом эффективность в системе здравоохранения оценивалась как на макроэкономическом уровне (территории страны и территории субъекта Российской Федерации), так и на микроуровне (конкретного лечебно-профилактического учреждения). На макроэкономическом уровне оценивалась реализация территориальных программ государственных гарантий оказания населению бесплатной медицинской помощи, показатели здоровья граждан и др. На микроуровне оценивались такие критерии медицинского и социального эффекта, как доступность, качество медицинской помощи, использование имеющихся ресурсов, степень удовлетворенности граждан медицинской помощью и др.
Критерии аудита эффективности для области ответственности управления
Область ответственности управления наиболее часто является предметом аудита эффективности. Поэтому специальное рассмотрение критериев эффективности для этой области представляется весьма важным.
Обычно, чтобы оценить, управляются ли ресурсы организации с должным вниманием к эффективности, используют четыре главных критерия и их подкритерии, которые отражают группировку на четыре широких области ответственности управления:
— критерий А: информация о достижении эффективности;
— критерий В: применение улучшений эффективности;
— критерий С: системы и методы управления;
— критерий D: рабочая среда.
Критерии и подкритерии обеспечивают общий подход к исследованию процессов и факторов, критических к достижению поддержанию эффективности. Они не предназначены, чтобы обеспечить предписывающую модель, сообщающую управляющим, как следует действовать при всех обстоятельствах.
Полный диапазон подкритериев, представленных положению, не способен охватить все организации и программы. Лудигор сам должен решить, какой контрольный подход (например, базирующийся на анализе достигнутых результатов или же на анализе систем контроля эффективности или же на комбинации обоих подходов) и какие аудиторские подкритерии лучше всего подходят к данному аудиту, учитывая его возможности, цели и стратегии, а также особенности данной проверяемой единицы.
В свою очередь, контрольный подход, базирующийся на анализе достигнутых результатов, может быть поддержан выборочной экспертизой нескольких критических систем, чтобы проверить надежность доступной информации относительно эффективности. Там, где уровень эффективности, достигнутый проверяемой операцией, неудовлетворителен, потребуется проведение большего объема контрольной работы для сбора информации и выяснения причин неэффективности. Такая информация может помочь объяснить полученные отрицательные контрольные данные и сделать соответствующие рекомендации для корректирующего действия. Там, где эффективность удовлетворительна, потребуется относительно меньше контрольной работы.
В случаях, где результаты трудно измерить или надежная информация недоступна, более подходит контрольный подход, базирующийся на анализе систем контроля эффективности. Цель этого подхода состоит в том, чтобы определить, поддерживают ли существующие в организации системы и методы контроля эффективности ее оптимальное достижение.
Конкретно выбранный аудитором подход соответственно оказывает влияние и на выбор подкритериев для аудита.
Критерий А информация о достижении эффективности
Данный критерий может быть сформулирован следующим образом: чтобы оптимально контролировать, поддерживать, улучшать и сообщать относительно эффективности, должна использоваться действительная и надежная информация об эффективности.
Данный критерий включает пять подкритериев.
1. Эффективность измеримых действий. Этот подкритерии рассматривает отношения Продукции входа (затраты на единицу продукций т.д.) (отражая количество ресурсов, используемых, чтобы произвести однородные и измеримые продукции товаров и/или услуг, которые должны, быть удовлетворительными по сравнению с соответствующими целями и стандартами.
2. Эффективность трудно измеримых действий. Подкритерии применяется для оценки эффективности в операциях с неоднородными ши трудно измеримыми продукциями, где, возможно, должна использоваться информация руководства проектом, которая отражает достигнутые вехи по сравнению с запланированными, фактические даты достижения по сравнению с целевыми и фактический расход ресурсов по сравнению с запланированным. Также должно быть проверено отношение накладных расходов к полным эксплуатационным расходам.
3. Качество и индикаторы уровня обслуживания. Подкритерии показывает, что качество и уровень достигнутого обслуживания должны быть удовлетворительными по сравнению с соответствующими стандартами и целями и отвечать затратам и разумным ожиданиям клиентов.
4. Использование потенциала ресурса. Подкритерии показывает, что для производства необходимого объема товаров и/или услуг должны оптимально использоваться персонал и полезные мощности оборудования, средств производства и обслуживания.
5. Сообщение и использование информации об эффективности. Сообщаемая информация о достижениях эффективности должна быть уместной, своевременной, надежной и полной, чтобы обеспечить своевременную оценку достигнутой эффективности, определение зон нарушения ответственности и принятие необходимых стратегических решений, поскольку соответствующее корректирующее действие должно быть предпринято достаточно быстро, чтобы максимально возможно сократить потери от нарушения эффективности.
Критерий В: применение улучшений эффективности
Данный критерий может быть сформулирован следующим образом: возможности и инновационные идеи для улучшения эффективности должны непрерывно исследоваться и соответствующим образом эксплуатироваться.
Данный критерий включает четыре подкритерия:
1. Альтернативы поставки. Должна быть возможность использования других методов поставки, позволяющих улучшить эффективность.
2. Улучшение существующих методов действий. Должна проводиться непрерывная экспертиза выполнимости упрощения текущих систем и процедур, устранения дублирования и не производительных трат, упрощения процессов и методов работы. Такая экспертиза должна производиться с должным вниманием к ее возможным функциональным воздействиям на эффективность и общую стоимость деятельности всей организации.
3. Использование передовых технологий и автоматизации. Возможности использования информационных технологий и автоигатизации ручных операций должны непрерывно исследоваться и, где возможно, применяться, чтобы уменьшить монотонность работы и уровень ошибок, увеличить производительность и обеспечить клиентам лучшее обслуживание.
4. Продолжение усилий, направленных на уменьшение входов:
— создание/покупка/лизинг или другие варианты уменьшения стоимости входов, сохраняющие их качество, должны быть рассмотрены;
— минимизация программы административных функций поддержки посредством проведения анализа потребностей, выделения общих услуг, пере разработки эксплуатационных процессов и реструктурирования организации для того, чтобы уменьшить уровни управления и ускорить принятие решений.
Критерий С: системы управления и методы работы
Данный критерий может быть сформулирован следующим образом: административное управление, эксплуатационные системы, процессы и методы работы должны демонстрировать должное внимание к эффективности.
Данный критерий включает пять подкритериев.
1. Стратегические планы. Долгосрочные стратегические планы должны среди других приоритетов, демонстрировать должное внимание к эффективности Планирование должно включать признание рисков и последствий неэффективных операций, определяя выполнимость перехода к менее дорогостоящим методам, рационализацию диапазона товаров и/или услуг и, если возможно, реструктуризацию организации для более эффективного функционирования.
2. Эксплуатационные планы. Ежегодные эксплуатационные планы должны базироваться на обоснованных принципах управления рисками, на эффективных методах и процедурах работы и на рациональных стандартах для количества и качества продукции, качества и уровня обслуживания.
3. Бюджеты и распределение ресурсов. Ежегодные операционные бюджеты должны вычисляться с использованием стандартов работы (например, отношения продукции/входа) так, чтобы уровни ресурсов были соответствующими для запланированного объема продукций. Они должны быть основаны на использовании ресурсов (человеческого, финансового, материальной части, оборудования и т.д.) соответствующего количества и качества, приобретенных по цене, которая позволит организации выполнить ее эксплуатационный план по минимальной стоимости. Ресурсы должны быть распределены рационально среди организационных элементов, чтобы среди других рассмотрений оптимизировать эффективность.
4. Операционные системы и процедуры. Операции Должны быть разработаны и выполнены с использованием эффективных систем, процессов, процедур и методов работы, а также с квалифицированным персоналом (штатом), который знает, что ожидается от него.
5. Контроль и управление операциями. Операции должны быть намечены, проконтролированы и проверены. По мере необходимости своевременное корректирующее действие, основанное на докладах о полученных результатах, должно быть предпринято, чтобы достичь запланированные цели вовремя и в рамках отведенного бюджета.
Критерий D: рабочая среда
Данный критерий может быть сформулирован следующим образом: должна существовать управляющая и рабочая среда, которая подчеркивает эффективность и в которой управляющие и персонал соответственно уполномочены и нацелены на ее достижение.
Данный критерий включает шесть подкритериев.
1. Эффективность как приоритет, должно быть подчеркнуто, что эффективность — приоритет и что ее достижение является общей ответственностью управляющих и персонала.
2. Сосредоточенность на клиентах и обслуживании. Политика и практика на всех уровнях должны обеспечить высококачественные товары и услуги клиентам.
3. Ответственность. Роли, обязанности, власть и Ответственность в обеспечении эффективности должны быть определены четко, ясно и сообщены заинтересованным лицам.
4. Поддержка и признание работы. Должны использоваться соответствующие стимулы, поощряющие управляющих и персонал улучшать эффективность; усилия й достижения в этом направлении управляющих и персонала должны быть признаны и вознаграждены соответственно.
5. Обучение и развитие. Управляющим и персоналу должны быть предоставлены соответствующие возможности обучения и развития, чтобы продолжать улучшать производительность и качество обслуживания клиентов.
6. Действие в контексте коллективных соглашений. Усилия достижения эффективности должны быть учтены в связанных с этим условиях коллективных соглашений.
Рассмотрение результатов эффективности в перспективе. Аудит эффективности, имеющий дело с данными о производительности, должен отражать ясное понимание всех связанных рассмотрений, включая перспективы управления программами и стоящие перед ними ограничения. Поскольку производительность обычно только один аспект проводимого аудита, проверяющим, прежде чем сообщать о проблемах с производительностью, необходимо обсудить полученные данные с проверяющими других аспектов, чтобы гарантировать, что они выбирают соответствующую стратегию сообщения.
Для конкретного аудита эффективности некоторые полученные данные, связанные с определенным контрольным критерием, могут влиять на полное заключение больше, чем полученные данные, связанные с другими критериями. Следовательно, при принятии решения относительно формирования полного заключения стратегия сообщения полученных данных должна быть выработана с должным вниманием к относительной важности критериев эффективности, используемых для данного аудита.
Содержание сообщения относительно эффективности. Содержание сообщения относительно эффективности зависит, прежде всего, от характера и природы, полученных при проведении аудита данных.
Эти сообщения обычно должны содержать:
— оценку текущего уровня эффективности;
— краткое описание причин неэффективности;
— рекомендации того, что может быть сделано (по разумной стоимости), чтобы изменить средства управления, эксплуатационные процессы или другие факторы, которые вносят свой вклад в неэффективность;
— оценку усилий, чтобы исследовать и эксплуатировать возможности уменьшать затраты и улучшать эффективность, и достигнутые выгоды.
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
