Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает факт сотрудничества между работодателем и наемным сотрудником. В официальной книжке указываются любые изменения, связанные с определенным гражданином, подтверждается его поступление и увольнение с определенного предприятия. В данной статье будут рассмотрены нюансы нововведений, касающихся трудовых книжек в 2017 году.
По сей день каждый работодатель, будь то начальник юридической организации или индивидуальный предприниматель, обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника. В ней отмечается момент поступления на работу, должность работника и отражается перемещение по должностям или увольнение. Данное правило касается как граждан России, так и иностранных лиц, пересекающих границу нашей страны в поисках трудоустройства.
Помимо поступления на работу, должности и увольнения, в трудовой книге так же отражается информация о получении работником каких-либо трудовых достижений: грамоты, прохождение курсов повышения квалификации, любые благодарственные письма. Само собой, негативные отзывы здесь так же могут быть, но таковые встречаются намного реже, чем поощрительные записи, так как любой отрицательный опыт может окончательно испортить будущую жизнь любого трудоспособного гражданина.
Но устоявшийся порядок уже совсем скоро будет подвержен серьезным изменениям, которые коснуться каждого трудоспособного гражданина.
Правительством Российской Федерации с 2017 года будет проведена серьезная реформа, которая коснется каждого трудоустроенного гражданина. Дело в том, что указом президента дано распоряжение убрать из обихода такой документ, как трудовая книжка.
Инициаторами подобного законопроекта указывается факт того, что ликвидация трудовых книжек позитивно скажется на экономике всей страны. Работодателям и наемным работникам больше не придется проходить длительную процедуру регистрации и получения трудовых книжек, необходимости внесения в них любой информации и головной боли при расчетах. Конечно, весь трудовой опыт людей сохраниться, ведь сданные документы переправят в Пенсионный фонд, где будет учтен весь рабочий опыт людей, позволяющий рассчитывать на социальные выплаты при достижении пенсионного возраста.
Для кого, в первую очередь, отменят трудовые книжки?
Первыми в списке испытателей станут индивидуальные предприниматели и владельцы компаний, где работает не более 15 работников. Таким учреждениям предстоит убрать из обихода трудовые книжки уже в ближайшее время, и правительство будет тщательно следить за развитием ситуации, наблюдая за течением трудовых отношений в таких организациях после нововведений.
На данный момент вся информация о трудовой занятости человека передается индивидуальным предпринимателем напрямую в государственные структуры посредством персонифицированного учета, так что, в принципе, данной системы достаточно для контроля за работой людей. Трудовые книжки уже давно служили этаким формальным доказательством полученного опыта, и частные предприниматели могли испытывать серьезные проблемы, если не соблюдали мельчайшие нюансы ведения документов, которые, фактически, являлись больше данью традициям, нежели обоснованной необходимостью.
Каковы положительные особенности отмены трудовых книжек в 2017 году?
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Инициаторы в правительстве РФ четко отмечают целый ряд позитивных тенденций, к которым приведет данное мероприятие.
Для работодателя это принесет:
• уменьшение ответственности из-за сократившегося объема бумажных документов;
• облегчение работы работников кадровых отделов;
• возможность сократить физическое место хранения, где ранее располагались трудовые книжки работников;
• нет опасений быть оштрафованным за какие-либо неточности, которые заметят проверяющие инстанции в трудовых книжках.
Для самих работников данная инициатива приведет к следующим моментам:
• отсутствие необходимости в обязательном порядке носить с собой важный документ, который можно легко потерять, но довольно сложно восстановить;
• иностранным лицам не требуется более заниматься открытием трудовой книжки национального российского образца, что облегчает процесс трудоустройства;
• при выходе на пенсию будет достаточно написать простое заявление.
Конечно, имеются и не слишком радужные перспективы, так как будущая пенсия работников будет напрямую зависеть от честности нанимателя, который обязан производить выплаты с зарплаты работников в Пенсионный фонд и предоставлять всю информацию о занятости по отчетным периодам. Но на данный аспект сотрудник может влиять самостоятельно, требуя от нанимателя соблюдать Закон, так что каждый трудоустроенный гражданин будет максимально стимулирован работать официально, что не может не радовать.
Записи в трудовой книжке в 2017 году
Каждая организация ведет трудовые книжки своих сотрудников. В них отображается вся информация о трудовом стаже работников — о том, когда они были приняты на работу, переводились в другой отдел, когда уволились. Она же является главным документом, который подтвердит стаж работника при оформлении пенсии. Разберем, как правильно оформить конкретные записи в трудовой книжке в 2017 году.
Как внести в трудовую книжку запись о приеме на работу
Трудовая книжка — это один из основных документов, предъявляемых работодателю при заключении трудового договора (абз. 3 ч. первой ст. 65 ТК РФ). А если сотрудник заключает трудовой договор впервые, работодатель заводит ему трудовую книжку самостоятельно.
Итак, при приеме на работу сотрудника в его трудовую книжку нужно внести соответствующую запись. Причем сделать это работодатель обязан в отношении всех сотрудников, проработавших в организации по месту основной работы более пяти дней (ч. третья ст. 66 ТК РФ).
Все записи в трудовой книжке делаются аккуратно, чернилами синего, фиолетового или черного цвета и без сокращений (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225, п. 1.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России № 69). Запись в трудовой книжке о приеме на работу вносится после издания соответствующего приказа.
В графу 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное наименование организации, а далее — сокращенное (при наличии). Нумеровать такую запись не нужно. Под наименованием в графе 1 раздела «Сведения о работе» проставьте порядковый номер, в графе 2 — дату приема на работу. Затем в графе 3 напишите, что человек принят, назначен или избран на конкретную должность. Причем должность и структурное подразделение, куда принимается работник, укажите согласно приказу о приеме на работу или иному документу-основанию. В графе 4 укажите его номер, дату и название. Чаще всего это именно приказ о приеме на работу.
Если вы принимаете на работу бывшего военного
В этом случае перед записью о приеме на работу нужно указать период военной службы (подп. «а», п. 21 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225). Эту в трудовой книжке запись нужно пронумеровать и поставить дату ее внесения. После этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка напишите полное наименование организации, затем сокращенное (если есть). Записи о названии не нумеруются. Дальше вносите запись о приеме на работу по общим правилам.
Если вы впервые оформляете сотруднику трудовую книжку
Это возможно в ситуации, когда сотрудник первый раз поступает на работу. Трудовую книжку ему обязан завести работодатель. Кроме записи о приеме на работу нужно заполнить еще и титульный лист (п. 2.1, 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России № 69).
Графу «Фамилия, имя и отчество» заполните по паспорту или водительским правам, военному билету, загранпаспорту. Запрещено заменять имя и отчество на инициалы.
В графе «Дата рождения» арабскими цифрами укажите число, месяц и год рождения, которые указаны в документе, удостоверяющем личность.
В графе «Запись об образовании» укажите сведения о законченных работником уровнях образования, например, «основное общее», «среднее общее», «среднее профессиональное» или «высшее». Не указывайте сведения о неоконченном образовании. Данные возьмите из диплома (оригинала или нотариально заверенной копии).
Профессию или специальность работника запишите по документу об образовании, укажите наличие квалификации или специальных знаний.
Дату заполнения трудовой книжки проставьте следующим образом: год и число — цифрами, а месяц — словом. Такой способ написания предусмотрен бланком трудовой книжки.
После того как вы все внесли, попросите работника расписаться в предусмотренной для этого графе. Пусть он заодно проверит, правильно ли внесены сведения.
Вслед за подписью работника лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно поставить свою подпись и заверить ее печатью работодателя или печатью кадровой службы.
Записи о переводе в трудовой книжке
Если сотрудника переводят на другую работу на постоянной основе и это происходит внутри одной и той же организации, вы должны будете внести соответствующую запись в трудовую книжку (ч. четвертая ст. 66 ТК РФ) и присвоить ей порядковый номер. При этом название организации указывать не нужно. В графу 2 раздела «Сведения о работе» внесите дату, с которой переводите работника на другую должность. В графу 3 раздела «Сведения о работе» внесите в трудовую книжку запись о переводе работника и укажите его должность. Если же меняется не только должность, но и структурное подразделение, это тоже нужно отразить в трудовой книжке. Например, укажите: «Переведена в отдел маркетинга на должность маркетолога». После того как вы внесли запись о переводе, в графе 4 укажите реквизиты приказа о переводе.
Записи об увольнении в трудовой книжке в 2017 году
Когда работника увольняют, в трудовую книжку нужно внести соответствующую запись. Сделать это нужно в последний день работы, после чего трудовая книжка выдается ему на руки (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ). Записи об увольнении в трудовой книжке присвойте порядковый номер. В графе 2 раздела «Сведения о работе» укажите дату внесения записи. В графу 3 раздела «Сведения о работе» внесите саму запись. Вы можете использовать несколько вариантов формулировок: «уволен(а)», «трудовой договор прекращен», «трудовой договор расторгнут». Проверьте, чтобы основание увольнения, указанное в трудовой книжке, совпадало с тем, которое содержится в приказе об увольнении. В конце записи должна стоять ссылка на статью Трудового кодекса, по которой работника увольняют. В графе 4 укажите реквизиты приказа о прекращении трудового договора.
Запись об увольнении в трудовой книжке в 2017 году
Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель. На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать. Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2017 году.
Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении
Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2017 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться правилами, которые действовали в 2016-м году.
Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.
Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день.
Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:
• трудовую книжку;
• справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.
В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.
При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:
• наименование работодателя (предприятия или ИП);
• на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
• данные о занимаемой должности.
Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.
Все данные в трудовой следует фиксировать:
1. подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
2. печатью организации (если она вообще есть).
Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности.
Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:
• согласен с зафиксированными данными;
• книжка при расторжении договора получена своевременно.
Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).
Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке
Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.
Как правило, самая распространенная причина оставления места работы – желание самого сотрудника. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2017 году подразумевает наличие следующих позиций (см. таблицу).
№
Содержание
1
Фиксируют порядковый номер записи
2
Проставляют дату события
3
Вносят текст о расторжении договора, приводят основание по ТК РФ
4
Проставляют реквизиты изданного приказа о прекращении трудовых отношений
5
Сформированные записи признаются верными, о чем свидетельствуют подписи кадровика (главы фирмы) и бывшего сотрудника
Заметим, что запись об увольнении в порядке перевода делают по такому же образцу. Отличие будет лишь по основанию согласно ТК РФ.
Если необходимо внести запись об увольнении по собственному желанию, ссылаются на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Обратите внимание: все слова в данном случае сокращению не подлежат. Написание «п. 3 ст. 77 ТК РФ» будет расценено как ошибочное).
Как уволить по старости
Основанием прекращения трудовых отношений может послужить и выход сотрудника на пенсию либо достижение им уважаемого возраста жизни. И такая ситуация должна быть зафиксирована в трудовой книжке.
Обращаем внимание, что увольнение по старости запись в трудовой предполагает ту же, что и при завершении трудовых отношений по личной инициативе или с согласия обеих сторон. То есть – пункт 1 статьи 77 ТК РФ.
Здесь не стоит забывать, что в таких ситуациях человек не обязан отрабатывать 2 недели для окончательного ухода из организации. День увольнения должен совпадать с датой, указанной в заявлении.
Задержка трудовой книжки при увольнении
Не всегда положенные документы при расторжении трудовых договоров могут быть выданы сотрудникам именно в последний рабочий день. То есть – день увольнения. При наличии ряда обстоятельств книжки могут поступать своим владельцам и несколько позже.
Например, при отсутствии работника по причине болезни или прогула документы выдают ему лично на основании письменного заявления в течение 3-х рабочих дней. Стоит отметить, что на этот момент отметка в трудовой книжке об увольнении уже должна стоять.
Если же лично передать книжку невозможно, то наниматель отсылает документы бывшему сотруднику почтой России. Основанием для совершения этих действий тоже должно служить письменное обращение уволенного. Отличием от обычной процедуры передачи документа на руки выступает факт того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении. Учитывая, что получить подпись бывшего работника в этом случае невозможно, факт увольнения фиксирует лишь работодатель.
В иных случаях задержка трудовой книжки по вине работодателя недопустима.
Руководство может понести ответственность:
• за несвоевременную выдачу документа;
• если сделанные записи не будут соответствовать заполнению трудовой книжки при увольнении образца 2017 года.
Организации могут быть оштрафованы на сумму до 50 000 рублей по первой части ст. 5.27 КоАП РФ.
Заполнение трудовой книжки в 2017 году образец
Каждый работодатель обязан обеспечивать своих сотрудников грамотно заполненными трудовыми книжками. Для этого работник должен проработать более пяти дней, причем неважно, является этот сотрудник штатным, сезонным или временным. Исключением из этого правила являются только те рабочие, с которыми у работодателя заключен гражданско-правовой договор.
В начале карьеры сотрудника необходимо брать пустой бланк при неимении им трудовой книжки и в его присутствии заполнять данный бланк после отработанной недели. Как же это сделать – расскажем в данной статье.
Трудовая книжка предназначается для отображения трудового стажа каждого гражданина.
Помимо этого, она должна быть предъявлена в ПФР для назначения пенсии.
Для ее заполнения необходимо руководствоваться следующими нормативными документами:
1. Трудовой кодекс РФ.
2. Правила ведения (постановление Правительства РФ № 225).
3. Инструкция (приказ Минтруда № 69).
Работодатель осуществляет хранение трудовых книжек с момента поступления на службу до того дня, когда сотрудник будет уволен. Если при расторжении трудового договора запись об этом составлена неправильно, то этот факт может лишить возможности человека трудоустроиться в дальнейшем.
Нужно помнить, что первое рабочее предприятие для человека несет ответственность за заполнение первого листа данного документа.
Кто отвечает за заполнение, ведение и хранение
Напомним, что спектр ответственности за ведение, хранение и заполнение трудовой книжки несет именно работодатель. Распоряжение или приказ, отданные работодателем, дает все основания для того, чтобы назначить определенное уполномоченное лицо, которому будут проделегированы вся ответственность и полномочия по хранению, ведению, выдаче и учеты трудовых книжек.
И заверять все необходимые записи имеет возможность это же лицо, которое будет иметь право подписи. Все эти лица несут полную ответственность за трудовые, которая регламентируется законодательством РФ.
Распоряжения и приказы о назначении руководством сотрудника кадровой службы при осуществлении проверок в обязательном порядке проверяются служащими Государственной трудовой инспекции России.
Оформление трудовой книжки: общие правила и порядок действий
Начинать оформление трудовой книжки необходимо с титульной страницы. На ней указывают паспортные данные сотрудника, образование и специальность в соответствии с представленными документами, дату заполнения и подписи сторон – сотрудника отдела кадров и самого сотрудника. Также на титульной странице ставится печать организации.
После данного этапа указываются сведения о фактическом приеме на работу. Записи должны быть сделаны одним цветом – либо синим, либо черным, также допускается фиолетовый цвет.
Записи делаются в полном формате, сокращения не допускаются.
Обязательно нужно отразить информацию о предприятии на соответствующей странице. После этого нужно указать номер записи, ее дату проставления.
Далее делается запись о приеме на работу, формулировка при этом должна быть полной. Чтобы зафиксировать ознакомление с этой записью, ставится подпись сотрудника.
Затем указывается наименование, номер и дата документа, служащий основанием для создания данной записи.
Следующий шаг – внесение информации о званиях и наградах сотрудника, подтвержденные распоряжением, приказом, дипломом или каким-либо другим документом. Помимо всего этого, стоит отметить, за какие заслуги и кем именно был награжден сотрудник.
Необходимо помнить, что в трудовую книжку не вносятся записи о денежных премиях.
Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике
1. Полностью записанные фамилия, имя и отчество, без каких-либо сокращений.
Дата рождения сотрудника также не должна быть сокращенной.
Личные данные работника должны быть отражены на основании паспорта.
2. Образование сотрудника.
Запись об этом факторе должна быть заполнена только при наличии тех документов, которые могут подтвердить его – удостоверение, диплом или аттестат.
3. При наличии верно заполненных документов, которые подтверждают незавершенное образование, на их основании также есть возможность сделать соответствующую запись.
4. Профессия и специальность должны быть записаны только таким образом, как отражено в соответствующем документе, без каких-либо изменений.
Обычно это может относиться к курсам для повышения квалификации.
После того, как данная запись была внесена, сотрудник должен ознакомиться с ней, проверить ее на наличие ошибок, и заверить ее своей подписью, которая будет выражать согласие с достоверностью данных. После этого на странице под записью ставится печать предприятия.
Как оформить книжку в части сведений о работе
В разделе сведений о работе необходимо прописать наименование организации полностью и его аббревиатуру при наличии. После этого пишется номер записи и дата приема на работу.
Далее делается запись о приеме на работу, обязательно прописывается структурное подразделение и полное название занимаемой должности. Также после этого нужно внести сведения о документе, который послужил основание для приема на должность.
Дата и номер данного документа должны быть отражены обязательно!
В том случае, когда сотрудником выполняются определенные обязанности по совместительству, по желанию можно внести записи и об этом факте. Но это возможно только при наличии документа, который может подтвердить данную деятельность.
Для этого необходимо указать номер записи, ее дату, далее нужно сделать запись о назначении сотрудника в роли совместителя. Далее необходимо указать наименование структурной единицы, наименование профессии или должности, и, конечно же, сведения о квалификации.
Выполнение данных обязанностей должно регламентироваться соответствующим документом, данные о котором вносятся в последнюю очередь.
Как заполнять документ в разных случаях:
Впервые
Новая трудовая заполняется в соответствии с информацией, указанной выше.
Для оформления дубликата должны быть определенные обстоятельства, к которым относятся утеря книжки, приведение сего документа в негодность, иными словами, потеря товарного вида трудовой книжки. Также дубликат может быть выдан при признании недействительной записи об увольнении, восстановлении сотрудника при вынесении оправдательного договора или утере сотрудником трудовой книжки при наступлении чрезвычайных ситуаций.
Дубликат
Как оформить дубликат? В правом верхнем углу титульного листа книжки необходимо написать «Дубликат».
При наличии прежней трудовой книжки на ее титульной странице необходимо подписать следующее: «Взамен выдан дубликат», при этом обязательно указать серию и номер дубликата.
В дубликат должны быть внесены сведения об общем и непрерывном стаже сотрудника до прибытия в данную организацию для прохождения службы. Подтвердить это нужно соответствующими документами.
Далее нужно записать сведения о деятельности и поощрении, которые были внесены в книжку при прохождении службы на предыдущих местах работы. Общий рабочий стаж должен быть записан в суммарном виде, то есть необходимо указать общее количество лет, месяцев и дней осуществления деятельности.
При этом нет необходимости писать о работодателях, предприятиях и периоды времени работы у них.
Если до поступления на работу в определенную организацию сотрудник уже имел опыт работы, то при оформлении дубликата информация о непрерывном стаже работы обязательно должна быть внесена, при подтверждении этого факта соответствующими документами.
Затем уже идет роспись непрерывного стажа по периодам времени с указанием всех предприятий, где сотрудник числился в штате и выполнял свою профессиональную деятельность.
Копия
Копию трудовой необходимо заверить сотрудником кадровой службы. Снимать копии необходимо с тех страниц трудовой книжки, которые имеют какие-либо записи.
Качество копий должно быть удовлетворительным. Скан печатать не стоит, также на ксероксе не нужно менять масштаб.
После последней записи на копии страницы должна быть сделана запись, которая содержит ее порядковый номер, надпись «работает по настоящее время». Также необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность заверяющего и поставить печать под записью.
Ниже страницы копии нужно сделать запись «копия верна», подписать фамилию, инициалы и должность заверяющего, время заверения и подпись. Такая запись должна сопровождать каждую страницу копии трудовой книжки.
Для ИП
Индивидуальные предприниматели обязаны совершать все операции по заполнению трудовых. Именно для этого при регистрации данного статуса требуется создать печать для данного типа работодателей, чтобы деятельность предприятия носила характер официальной.
Водители должны предоставлять работодателю для оформления трудовой книжки следующие документы:
1. Паспорт.
2. СНИЛС.
3. Трудовую книжку.
4. Военный билет.
5. Водительские права.
6. Документы об образовании.
Для водителя
Для водителей важно иметь пройденный медицинский осмотр, чтобы выявить противопоказания к работе. Все эти сведения не отражаются в трудовой книжке.
В целом для водителей все заполняется точно таким же образом, как и для остальных должностей.
Для граждан РБ
Для граждан Республики Беларусь с 2016 года также можно заводить трудовые книжки. Все данные, которые вносятся в данный документ о сотруднике, делаются на основании действительных документов гражданина.
Обязательно нужно указать национальность сотрудника и сделать пометку при заполнении личных данных сотрудника о гражданстве.
Как вносить исправления
Кадровые служащие – тоже люди, и им так же, как и для всех остальных, свойственно допускать ошибки. Нужно помнить, что если ошибка замечена при первичном заполнении, то сей документ необходимо тут же уничтожить, без внесения каких-либо изменений.
Затем необходимо составить акт об уничтожении и заполнить новый бланк. Если ошибка будет обнаружена при заполнении данных вторым и последующим работодателем, то придется обращаться в суд для признания принадлежности трудовой именно вам.
Это касается ошибок в имени, фамилии и отчестве работника, а также других личных данных.
Бывают такие ситуации, когда человек вносит записи о незаконченном высшем образовании, а потом получает его, заканчивает. Соответственно, нужно изменить данные об образовании.
На основании полученного документа нужно просто создать следующую запись о присвоении квалификации работнику.
Особенности аннулирования записи
Если была допущена ошибка в сведениях о сотруднике, необходимо зачеркнуть старые записи и подписать новые на основании соответствующих документов.
Отметим, что в сведениях о работе зачеркивания недопустимы.
Нужно поступить следующим образом – после последней записи в соответствующем разделе сделать запись о признании ошибочной записи недействительной и под новым порядковым номером сделать правильную запись.
Если ошибка в записи обнаружена при новом ответственном сотруднике за внесение записей в трудовые книжки, то кадровик делает запись о недействительности предыдущей, затем пишет по правильному, подписывает дату исправления и приказ. При этом запись об отмене неверной должна нумероваться следующим номером по порядку.
При признании увольнения сотрудника недействительным есть два варианта.
Первый – делается новая запись в трудовой о приеме на работу, а также запись, что информация об увольнении недействительна.
Во втором случае старую запись также стоит признать недействительной, но уже кадровый служащий делает запись об увольнении с новой причиной.
Правила ведения трудовых книжек в 2017 году
Трудовая книжка представляет собой документ строгой отчетности, содержащий сведения о трудовой деятельности лица. Она является возможностью получения представления о гражданине, как о будущем работнике – узнать о его поощрениях и наградах, трудовом стаже, прежних местах работы и т.д.
Правила ведения трудовых книжек в РФ в 2017 году регламентированы ПП РФ №225.
Инструкция по правильному ведению трудовых книжек
Ведение и хранение трудовых книжек – это обязанность работодателя. Если гражданин работает одновременно у двух работодателей, то документ находится у руководителя по основному месту деятельности. Выполнение сотрудником трудовой функции более 5 дней является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.
В трудовую книжку подлежит внесению такая информация:
1. О сотруднике: полные ФИО, дата рождения, наличие образования, специальность.
2. О работодателе: наименование предприятия, его организационно-правовая форма.
3. О трудовой деятельности: прием на работу, поощрения, перевод с согласия работника на другую должность, увольнение.
Инструкция по ведению трудовых книжек, введенная в действие приказом Министерства Труда РФ №69 обязана для соблюдения всеми работодателями.
Оттиск, печать и подпись
Работодателем назначается сотрудник, уполномоченный вести хранение и ведение, т.е. внесение информации в трудовые книжки работников. После каждой оформленной записи он должен ставить печать или оттиск (в зависимости от содержащейся в ней информации).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек устанавливает, что оттиск проставляется только при расторжении трудового договора. При внесении других записей достаточно печати и подписи самого сотрудника, которая будет свидетельствовать об оповещении работника о новых данных в его трудовой книжке.
Печать используется в качестве удостоверения подписи работодателя либо уполномоченного им должностного лица. В книжке проставляется только основная печать, использование кадровой запрещается (исключением не являются даже крупные предприятия).
Исправление ошибок
Порядок ведения трудовых книжек в РФ тщательно регламентирован. Законодателем устанавливаются процедура исправления ошибок – запрещается зачеркивать сведения, их можно признать недействительными или аннулировать.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Иной порядок касается исправления ошибок при оформлении титульного листа. На практике испорченный бланк уничтожается, о чем оформляется соответствующий документ. Его форма не установлена законодателем, поэтому акт об уничтожении составляется руководителем самостоятельно.
Несколько нюансов:
• Если не был составлен акт об уничтожении испорченного бланка, то неправильно указанную информацию можно зачеркнуть и указать правильные сведения;
• При зачеркивании личных данных, необходимо на обратной стороне титульного листа записать реквизиты документа, выступающего основанием для внесения изменений;
• Если ошибки были допущены работодателем по предыдущему месту работы, то исправления осуществляются новым руководителем.
Если работник осуществляет трудовую функцию по совместительству, то он должен представить соответствующий документ основному работодателю. Сведения о том, что он трудоустроен еще в другой организации, будут вноситься по основному месту работы.
Законодательством не оговаривается конкретного срока, в который должна вноситься запись об осуществлении деятельности по совместительству. Однако основной работодатель может отказать сотруднику об указании этих сведений в трудовой книжке при наличии документа, подтверждающего наличие у него дополнительной работы.
На ведение трудовых книжек может быть назначен сотрудник отдела кадров или бухгалтер согласно приказу. Трудовыми договорам, оформлением приказов на сотрудников и ведением трудовых книжек обычно занимается кадровая служба. Однако в малых организациях если такой отдел отсутствует, их обязанности могут возлагаются на главного бухгалтера.
Оформление дубликата и вкладыша
Вкладыш используется для продолжения трудовой книжки, если закончились свободные страницы. Он выдается работодателем, пришивается в конце документа и заполняется аналогично трудовой книжке.
Если трудовая книжка была утеряна, то работнику необходимо оформить дубликат. Для этого требуется обратиться непосредственно к работодателю. Он обязан выдать дубликат, в который будут внесены сведения о трудовом стаже сотрудника. Однако для того, чтобы завести новую трудовую книжку, потребуются документы, подтверждающие утерю предыдущего.
Дубликат включает в себя такие же сведения о полученных наградах, званиях и поощрениях. Для указания этих данных, работнику необходимо представить соответствующие документы.
Положение о ведении трудовых книжек предусматривает правила их выдачи. Так, работник может получить документ только при расторжении трудового договора с работодателем. Во всех остальных случаях кадровым специалистом выдается только выписка из трудовой книжки или заверенная ксерокопия документа.
Электронные трудовые книжки в 2017 году
Общепринято, что трудовая книжка – это документ, который отображает стаж физического лица. Обычно ее ведут на бумажном носителе. Причём разработка и утверждение формы и бланка данного учётного документа происходит на уровне федерального законодательства. Каковы шансы появления электронной трудовой книжки с 2017 года? Об этом – в нашем актуальном обзоре.
Новый формат старого документа
На сегодня ведение трудовой книжки на бумажном носителе – это общее правило. Вкладыши, которые в неё вшивают при соответствующей необходимости, тоже делают на носителе из аналогичного материала.
С недавнего времени значительное число официальных документов уже имеют свои электронные аналоги. Однако возможность легально оформить этот бланк в электронном варианте на территории РФ пока ещё остается только темой для обсуждения. Хотя социальный блок Правительства РФ уже активно готовит соответствующие поправки в законодательство.
Таким образом, что это – электронная трудовая книжка – остаётся открытым вопросом.
Статус документа на сегодня
В статье 66 Трудового кодекса РФ много внимания отведено тому, какое значение представляет трудовая книжка. Также здесь есть предписания относительно того, как вести (заполнять) данный документ.
Согласно установленным правовым нормам и правилам предприятия и предприниматели обязаны вести трудовые книжки с учётом всех законодательных предписаний. Нарушать их они не имеют права.
Если наниматель – обычно физлицо, у него нет права делать записи в трудовых книжках у своих работников.
Ознакомиться с точной формой бумажного бланка трудовой книжки можно с помощью постановления Правительства РФ № 225, где она была зафиксирована сразу же после разработки.
Этот же нормативный документ содержит ряд правил, касающихся:
• того, как вести и хранить рассматриваемые бланки;
• каким образом изготавливать эти бланки;
• освещения вопросов снабжения работодателей формулярами книжек.
Правила для бумажного экземпляра
Пункт 4 указанного постановления даёт чёткое определение тому, что должно быть отражено в трудовой книге.
Это записи, фиксирующие:
1. Взятие работника на должность.
2. Уход с работы (с отметкой о том, на основании чего произошло увольнение).
3. Переводы с одной позиции на другую.
4. Данные о награждениях.
Сам документ лежит на хранении у предприятия до окончания периода, когда человек исполняет свои должностные обязанности в этом месте.
По этой причине на работодателе лежит ответственность за:
• безопасность документа;
• его фактически верное заполнение и оформление.
В пункте 12 тех же Правил, утверждённых постановлением Правительства РФ № 225, отмечена необходимость того, чтобы факт каждой внесённой в трудовую книжку записи и её содержание работник подтверждал постановкой своей подписи в личной карточке.
Также крайне значимо для правильного оформления трудового формуляра учитывать порядок изменения существующих записей с целью исправления в них неточностей или ошибок. В первую очередь, следует строго помнить: зачёркивание ошибочных отметок категорически запрещено! Допустимы только корректировочные записи, которые признают уже обозначенные сведения недействительными. И одновременно взамен приводят верные данные.
Записи в трудовой книжке необходимо делать от руки, используя чернила (п. 1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда № 69).
Приведённые выше нормативные положения достаточно ясно указывают на то, что они не имеют отношения к электронным трудовым книжкам. В 2017 году еще не разработаны правила в отношении последних. Как и сам формат. В итоге все необходимые манипуляции можно производить только в отношении бумажного документа.
Достаточно хотя бы вспомнить о способе прикрепления вкладыша в трудовую книжку. Вшивать бумагу можно только с помощью иголки и нитки и никак иначе.
Документ на электронном носителе: статус-кво и перспективы
Согласно Пункту 46 Правил, предписан особый порядок изготовления бланков трудовых книжек, который был разработан Министерством финансов России.
Так, по приказу Минфина № 117н действует порядок, в соответствии с которым работодатели должны быть обеспечены необходимым количеством бланков трудовой книги и вкладышей в неё. Изготавливать их полномочен только ГОЗНАК. Причём особо отмечено, что единственная допустимая форма выпуска рассматриваемого документа подразумевает бумажный носитель.
В данном приказе Минфина не предусмотрена возможность того, что может быть изготовлена электронная трудовая книжка. Что это такое – также нигде не определено.
Любая отметка или запись, которую предприятие вносит в трудовую книжку, должна:
• соответствовать всем утверждённым законом требованиям;
• быть уточнена и заверена подписью работодателя.
Со стороны сотрудника подтверждающая подпись нужна только после записи об увольнении. Поэтому вопрос, можно ли вести трудовые книжки на небумажных носителях, пока отпадает. Если да, то только для сугубо внутренних целей.
К настоящему моменту единственной подвижкой по данному вопросу можно считать инициативу, с которой выступило Министерство труда России. Согласно выдвинутому предложению, в будущем чиновники предполагают постепенный переход на электронные трудовые книжки с последующим полным вытеснением документов традиционного формата. Официально данная инициатива отражена в Проекте развития пенсионной системы до 2030 года.
По нашим сведениям, чиновники хотят начать введения электронных трудовых книжек с дистанционной работы (гл. 49.1 ТК РФ). А затем интегрировать их оформление через портал госуслуг.
Но пока никаких реальных решений, а тем более законодательных актов в отношении трудовых книжек, которые можно было бы оформить на не бумажных носителях, не принято.
Будущее электронной документации
История применения трудовых книжек бумажного формата в рамках российской правовой системы довольно продолжительна. Впервые значение и форма изготовления данного документа были определены ещё до того, как появилась компьютерная техника. С того момента никаких значительных перемен не происходило.
Однако в век цифровых технологий – когда владение компьютерной техникой не выступает прерогативой незначительного меньшинства – ведение бумажной трудовой книжки сложно назвать эффективным.
Этому есть несколько причин:
• изготовление документа на бумажном носителе более трудоёмко и затратно;
• определённые сложности связаны с процессом ведения документа, внесением поправок в содержание уже сделанных записей, его восстановление в случае потери и др.
Считается, что электронная трудовая книжка с 2017 года или позже должна исключить описанные проблемы и существенно упростить положение работодателей и самих служащих.
В 2017 году вопрос о том, можно ли вести трудовую книжку в какой-либо форме, кроме бумажной, всё ещё не решён. Кроме того, любая попытка со стороны работодателя игнорировать существующие правила ведения этого документа на традиционном носителе может привести к ответственности за несоблюдение актов трудового законодательства.
Вкладыш в трудовую книжку в 2017 году
Что делать, когда окончатся строки для внесения записей в трудовую книжку? Оформить и вшить вкладыш. Разберемся, что это за документ, как его правильно заполнять в 2017 году.
Любой человек может столкнуться с такой проблемой, когда в трудовой книжке уже не будет места для внесения записей. Такая ситуация возникает, если гражданин часто меняет работу.
Куда же вписать информацию новому работодателю? Для этого существует специальный документ – вкладыш.
Знания о том, что это и где его взять, пригодятся не только специалистам кадровой службы, но и самим работникам.
Ведь трудовая книжка отражает их стаж и нельзя допустить, чтобы при наступлении пенсионного возраста определенное время работы не учитывалось.
Да и заполнять вкладыши в трудовую книжку необходимо правильно. Иначе не избежать волокиты по оформлению документов и восстановлению стажа.
Вкладыш в трудовую книжку представляет собой документ, с помощью которого и далее возможно ведение стажа работника (когда листы в трудовой окончатся).
В данном случае не допустимо:
Зачеркивание граф для сведений о поощрении
Переименование ее в сведения о работе
Вписывание данных о стаже
—
Вклеивание чистых листов
Из бланка трудовой книжки для продолжения внесения записей
Оформление новых трудовых книжек
Для дополнительных записей
Единственное правильное решение в данной ситуации – подшить вкладыш в трудовую книжку.
В противном случае специалист отдела кадров нарушит требования законодательства. В результате книжка может считаться недействительной.
Поэтому ИП, руководство юридических лиц, главбухи, руководство отдела кадров или иные уполномоченные лица обязаны следить за тем, чтобы вкладыши были в наличии на предприятии.
Назначение документа
Как только в вашу организацию устраивается новый сотрудник, у которого не осталось места для записей в трудовой книжке, понадобится вкладыш.
Ведь без него отразить принятие человека на работу в его трудовой невозможно. Запись же должна вноситься в течение 5 дней после трудоустройства гражданина, после того, как он вступит в должность (Правила № 225).
Отказать же в приеме лица на работу также нельзя, иначе работодатель должен будет понести ответственность согласно нормам законодательства.
Трудовая инспекция может рассмотреть неправомерный отказ в оформлении и наказать за это. Итак, вкладыш – важный документ в кадровом делопроизводстве.
Правила заполнения вкладышей в трудовую книжку прописываются в Постановлении Министерства труда России № 69.
Обязательно делают запись в трудовой «Выдан вкладыш».
Применяют также правила №225. Условия предоставления вкладыша сотруднику:
• его выдают бесплатно согласно п. 44, 48 Правил;
• выдают при уплате соразмерной компенсации, что не превысит цену бланка – п. 47.
Взимается плата, что равна цене при покупке документа работодателем.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку, главбух и руководитель предприятия просто обязан знать. Рассмотрим все важные нюансы.
Внешне бланк вкладыша отличается от трудовой книжки:
• Он содержит 36 страниц.
• Его обложка картонная.
• Формат документа – 88*125мм.
• Есть несколько защитных элементов.
• Титульная страничка схожа с титульным листом трудовой книжки.
• Поля вкладыш имеет такие же, как и трудовая.
Стоит придерживаться следующего порядка:
Сначала выдают бланки
Которые приобретаются руководством фирмы, где на момент окончания полей в трудовой книжке работал гражданин. Кадровый работник обязан знать, как оформить выдачу вкладыша в трудовую книжку
Далее оформляют вкладыши
На первом листе отражают данные о сотруднике:
его ФИО согласно паспортным данным;
дату рождения;
образование согласно записям диплома или аттестата;
профессию – согласно документации об образовании;
дату оформления;
ФИО специалиста, который вносит запись;
печать и подпись уполномоченного лица.
Сведения во вкладыше могут отличаться от тех, что прописаны в трудовой книжке. Это может быть при смене фамилии, получении дополнительного образования и т. п.
Вносятся записи по тем же правилам, что и в трудовой
Нумерация сведений должна быть сквозной – продолжать те, что вписаны в трудовую книжку. То есть, нумерация не начинается с начала, а продолжается.
Второй столбик имеет дату внесения записи.
Следующий – данные о трудоустройстве человека, увольнении. Сокращения слов не допустимы.
В четвертом пишут название, дату и номер документы, на основании которого прописывают сведения
Информацию о том, что вкладыш был выдан, прописывают в трудовой книжке
Пишут номер и серию бланка. В законодательстве нет точного описания, как должна располагаться информация о выдаче вкладышей. Обычно она отражается вверху справа
Штамп
Лучше ставить тогда, когда документ уже оформлен
Далее перепроверяют записи
Не должно быть ошибок
Вкладыш прошивается
—
Если будет допущено ошибки или имеет место неправильное заполнение документа, продолжать делать записи нельзя.
Бланки в таком случае подлежат уничтожению согласно специально составленным актам. Если серия и номер уже отражены в трудовой, нужно проставить другой штамп на титульном листе.
Исправлять ошибки стоит, придерживаясь таких правил:
При наличии записи с помарками или опиской
Нельзя допускать зачеркивания или стирания. Запись оставляется так, как есть
Далее ставится следующий номер
Пишут «запись такую-то считать недействительной»
Без порядкового номера
Пишут правильные сведения
Самые частые ошибки, которые допускаются при заполнении вкладыша:
Не правильно вносятся данные об образовании, ФИО
Возникновение такой ситуации имеет место при оформлении документа со слов сотрудника, а не при переписывании данных из документов. Выход один – уничтожение вкладыша и оформление нового
Не правильно отражаются данные о работе
Неверно указывают дату приема на фирму, не прописывают название компании, нет должности, структурных подразделений, сокращаются слова. Такие ошибки исправляются только по тому месту работы, где запись делали. Новый работодатель может вносить исправления только на основании официальной документации, выданной на предприятии, где была допущена неточность. Делают новую запись на новой строчке с оговоркой о недействительности предыдущей записи
При не поставленном штампе «Выдан вкладыш» документ считается недействительным
При отсутствии штампа в компании запись пишется от руки
Законодательством не ограничивается количество использования бланков вкладышей. Можно вшивать и 2 и три бланка.
Но все номера регистрируют в книжке. Вкладыш является недействительным, если предоставляется без трудовой книжки.
Обратите внимание, если работодатель требует от вас написать заявление на выдачу вкладыша, значит, придется за него заплатить.
При отсутствии заявления руководство фирмы не может вычесть стоимость бланка из зарплаты. Заявление может иметь произвольную форму и адресуется руководству.
Хотя его могут передать и главбуху или иному уполномоченному работнику. В заявлении выражают просьбу о выдаче бланков вкладышей, а также о вычете их стоимости из заработка.
Данный документ подшивают в личное дело сотрудника. Отражение любых сведений во вкладыше должно быть корректным и соответствовать требованиям Правил, Инструкций и номенклатурной документации.
Можно применять все требования по ведению трудовых книжек. Оговоримся, что данные на титульных листах трудовой и вкладыша должны совпадать.
Если же они отличаются, необходимо представлять все документы, на основании которых записи делали. Подается свидетельство о браке (если сменено фамилию), дипломы (если вписано другое образование) и т. д.
Быть уверенным в том, что при отражении данных все изменения учтено, позволит заполненная работником анкета.
Приобретают бланки вкладышей только компании. Работодатель не может:
• принять от сотрудника чистый вкладыш;
• представлять требование предоставить бланки от работников.
Вкладыши являются бланком строгой отчетности. Их покупают у посредника, что специализируется на продаже подобного товара, что имеет Госзнак Министерства финансов России.
У такого лица должна быть доверенность на ведения подобного рода деятельность. Обязательно наличие лицензии и сертификата.
Если купить бланки в другом месте, может подняться вопрос о том, что трудовые книжки подделываются. Приобретение осуществляется фирмой в соответствии с договором с распространителем.
Купленные вкладыши должны храниться у бухгалтера или у иного сотрудника, что уполномочен вести трудовые книжки.
Данные о покупке документов вносят в реестр приходно-расходных книг. Далее они передаются под расписку лиц, что ведут записи.
Оформлением и подшивкой вкладышей должны заниматься работники отдела кадров или руководство фирмы.
Как правильно вшить (инструкция)
Когда титульная страница будет заполнена, и вкладыш зарегистрирован, кадровым специалистом документ вшивается в трудовую книжку.
Желательно проведение такой процедуры с готовым вкладышем, иначе придется готовить акты порчи.
В законодательных нормах не прописывается, в каком именно месте вшивается документ. А значит, вы вправе прикрепить его в начале трудовой книжки, в ее средине или в конце.
Проверяющие органы не будут предъявлять претензии по этому поводу. Обычно вкладыши вшивают в конце трудовой – между последним листом и обложкой.
Но удобнее прикреплять бланки в средине, так как в таком случае не понадобятся дополнительные отверстия.
В данном варианте есть такой недостаток – в трудовой книжке будут прерваны старые записи более новыми. Обязательно вшивать документ. Нельзя прикреплять его с помощью скотча, скоб.
Не допустимо также просто вкладывать бланки в трудовую книжку. Выполнение данного требования обеспечит сохранность документа.
Что нужно для прошивания документа:
1. Трудовая книжка.
2. Бланки вкладыша.
3. Иголка с ниткой.
4. Шило и ножницы.
5. Штамп «Вкладыш выдан».
Как вшить бланки:
При помощи острого шила проколите 4 или больше отверстия по линиям сгиба
Придерживайтесь одинакового расстояния между проколами
Введите нитку (желательно использование хлопковой № 10)
В отверстия так, чтобы концы выходили с одного отверстия
Завяжите узел
—
Вкладыш становится действительным после того, как его будет вшито, а титульную страничку заполнено. Второй вкладыш вшивается так же, только ставят еще один штамп.
Вкладыш – такой же важный документ, как и трудовая книжка. Поэтому нельзя допускать, чтобы данный документ был оформлен некорректно.
Ведь в дальнейшем у человека могут возникнуть сложности с трудоустройством, а также учетом стажа при оформлении пенсии.
В отдельных случаях ситуация рассматривается и в трудовой инспекции, судебном органе или прокуратуре.
Выписка из трудовой книжки бланк 2017 года
Обычно выписки требуются в:
• государственные органы (для установления права того или иного человека на субсидии, льготы и прочие финансовые послабления),
• банковские структуры (для анализа платежеспособности клиента при выдаче займов и кредитов).
Однако, этими организациями перечень учреждений, которые могут попросить выписку из трудовой не ограничивается – список на самом намного шире. В числе прочего выписка может понадобиться и при трудоустройстве на другую работу в качестве совместителя.
Почему нельзя воспользоваться самой трудовой книжкой
Трудовая книжка бывает на руках у владельца только тогда, когда он находится без работы. При трудоустройстве этот документ передается в отдел кадров предприятия, где в него сначала вносятся все необходимые записи, а затем он включается в личное дело сотрудника. После этого ответственность за содержание и сохранность трудовой книжки переходит на специалиста отдела кадров. Процедура организована именно таким образом потому, что трудовая книжка является документом строгого учета, на основании которого в дальнейшем производится подсчет стажа и начисление пенсии по возрасту.
Чем отличается выписка от копии
Как правило, обыватели редко видят разницу между копией и выпиской. А между тем она, хоть и совсем небольшая, но есть. Копия идентична документу от «А до Я» — иными словами, снимается ведь документ от корки до корки. Выписка же обычно касается какой-то отдельной небольшой части или раздела документа.
Обычно непосредственно выдачей выписок из трудовых книжек занимается:
• сотрудник отдела кадров,
• секретарь организации (если эта функция входит в его должностные обязанности),
• либо сам руководитель.
Кто должен заверять выписку
Выписку может заверить любой ответственный работник компании, уполномоченный на подписание таких копий.
Отсутствие подписи главного руководителя предприятия (директора или генерального директора) не делает выписку недействительной. При этом документ желательно заверять печатью, но также не обязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации освобождены от требования использовать в своей деятельности печати и штампы.
Порядок и сроки выдачи выписки
Если возникла потребность в выписке из трудовой книжки, единственное, что нужно сделать – написать и любым удобным способом передать работодателю заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия или ответственного сотрудника.
На основе этого заявления выпускается соответствующий приказ, который служит основанием для выдачи документа.
По закону выписка должна быть готова в течение трех дней с момента написания заявления. При этом работник может указать и другие, более сжатые в сроки, но работодатель не обязан идти ему навстречу. Поэтому если есть какая-то особенная срочность, лучше запастись письменными доказательствами этого и обязательно прикрепить их в виде приложения к заявлению.
Имеют ли право отказать в выписке
Трудовая книжка является собственностью того, на кого она выписана, поэтому в ведении работодателя она находится временно, а именно ровно на тот период, пока между предприятием и сотрудником действует трудовой договор.
Отказать в выписке из трудовой книжки работодатель не может – право работника на ее получение закреплено в трудовом законодательстве РФ.
При его нарушении сотрудник компании может пожаловаться в трудовую инспекцию за восстановлением справедливости.
Сколько раз можно обращаться за выпиской из трудовой книжки
Нормы по количеству обращений за выпиской из трудовой книжки нет, так что каждый сотрудник предприятия может делать это сколько угодно раз и в какое угодно время – работодатель обязан будет каждый раз удовлетворять просьбу работника.
Нужно ли указывать причину получения выписки
Работодатель обязан выдать выписку из трудовой книжки вне зависимости от того, куда и для каких целей она нужна сотруднику.
Более того – он не имеет права требовать с него объяснений. Иными словами, подчиненный может просто попросить предоставления ему выписки безо всяких обоснований и адреса, по которому она требуется.
Нужно ли регистрировать выписку
Любые действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном внутреннем журнале учета движения трудовых книжек, в том числе и снятие с них копий и выписок – в журнал вносится дата выписки, а также кому именно она была выдана.
Образец выписки из трудовой книжки
Выписка делается либо вручную, либо копируется через ксерокс, при этом использоваться может как простой лист А4 формата, так и фирменный бланк организации. Вне зависимости от того, в каком режиме она готовится, она обязательно должна быть удостоверена автографом ответственного сотрудника. Обычно выписка умещается на одной странице, но если их несколько, то каждую нужно заверить подписью, пронумеровать и проштамповать.
Выписка обязательно должна содержать в себе следующие сведения:
• название документа,
• наименование организации-работодателя,
• должность ответственного лица,
• фамилию, имя, отчество ответственного лица, который ее сделал,
• данные о владельце трудовой книжки (т.е. того, кому собственно требуется выписка): его фамилию-имя-отчество, дату рождения и сведения об образовании и профессии.
• номер трудовой книжки,
• дату начала ее ведения.
Остальная информация зависит от того, для какой именно надобности она сделана, при этом обязательно следует поставить отметку о том, что «Данный работник трудится в компании до настоящего времени».
В завершение под выпиской обязательно должна стоять подпись ответственного лица с расшифровкой.
Смена фамилии в трудовой книжке образец 2017 года
При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации.
Начинаем с заявления и приказа
Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя. К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).
Делаем запись в трудовой книжке правильно
После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке.
Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ № 225) Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).
Дубликат трудовой книжки образец заполнения 2017 года
Трудовая книжка — особый документ. Она крайне важна и для самих работников, и для работодателей. В ней фиксируются данные о принятии на работу и об увольнении, повышении по службе, а также сведения о наградах и иных поощрениях.
Кроме всего прочего, это документ строгой отчетности.
Но на каких основаниях человеку может потребоваться ее дубликат? И как его можно получить? Об этом и иных аспектах проблемы расскажет данная статья.
Почему возникает необходимость получения дубликата
Оформление дубликата трудовой книжки — вынужденная процедура. Иногда ее называют «восстановлением» документа, но этот термин не имеет ни юридического, ни просто логического смысла. Речь именно о создании «двойника», дубликата.
Рассмотрим, каковы причины, приводящие к необходимости подобных действий:
• потеря документа самим обладателем трудовой книжки либо работодателем;
• умышленная или случайная порча, приведшая к тому, что записи сложно (невозможно) прочесть;
• массовая потеря документации в результате стихийного бедствия, пожара либо иного ЧП;
• наличие в трудовой книжке записи, признанной впоследствии неправомерной, например, о причинах или самом факте перевода или увольнения.
Если в утере или порче виновен работодатель
Выдача дубликата трудовой книжки, утраченной работодателем — явление нечастое, но все же случаются и такие казусы. Оформляясь на работу в новую организацию, на предприятие, человек отдает этот важный документ на хранение кадровикам компании или ее руководителю.
Это ответственное лицо тоже порой проявляет безответственную халатность. Если трудовая книжка пропала или серьезно пострадала по вине вышеуказанных лиц, сотрудник имеет право даже привлечь их к административной ответственности. Но главное: потребовать от виновников самим оформить дубликат, для чего им потребуется собрать все необходимые справки, выписки, копи приказов и другую информацию от прежних работодателей.
Если документ цел, но в него вкралась неточность, ошибка, работодатель или его сотрудники внесли неправомерную запись, то дубликат будет составить еще проще, перенеся старые записи из оригинала.
Если она утрачена или испорчена работником
Оформлением дубликата трудовой книжки при утере или порче его самим владельцем обязан заниматься именно он. На руки мы получаем этот документ, чаще всего, когда увольняемся из одной организации и планируем устраиваться в другую, когда выходим на заслуженный отдых и должны заняться оформлением пенсии.
В иных особых случаях, если документ нам зачем-то потребовался, но увольняться мы не собираемся, работодатель не имеет право выдавать на руки оригинал. Только заверенную копию. Иначе, в случае утери или порчи книжки, ответственность будет и на самом работнике, и на том ответственном лице, что допустило оплошность.
Если этот документ строгой отчетности будет утрачен или серьезно испорчен по собственной невнимательности работника, то перед тем, как оформить дубликат трудовой книжки, рассеянному владельцу придется писать заявление и самому собирать все требуемые в данной ситуации подтверждающие справки.
Еще одна вероятная ситуация: вы пришли на новое место работы и уверяете руководителя, что трудовая потеряна, но у вас нет времени заниматься ее дублированием. Если вас действительно будут готовы взять в эту компанию, то тут в подобной ситуации могут лишь завести новую трудовую книжку, где первой записью станет именно прием на работу здесь.
Какие данные потребуется восстановить
Заявление об утрате трудовой и необходимости дубликата можно составить в произвольной форме. Хотя нередко организации разрабатывают собственные образцы соответствующих бланков, которые помогают быстро и четко изложить суть задачи.
Как сделать дубликат трудовой книжки, расписано в постановлении Правительства РФ № 225. Там оговорены сроки работы над этим документом: дубликат должен быть выдан работодателем не позднее 15 дней с момента подачи сотрудником заявления. Следующий, 2017 год, не будет исключением, все правила остаются в силе.
Только, требуя от руководства компании выдать вам этот документ в установленные сроки, не забывайте: если трудовую потеряли вы сами, то прежде чем оставлять заявление, соберите все нужные бумаги:
• справки из архивов;
• данные налоговой службы, трудовой инспекции, ПФР;
• копии трудовых контрактов, заключенных ранее;
• справки от предыдущих нанимателей;
• выписки из приказов о приеме на работу и увольнении или их заверенные копии в случаях, когда это необходимо.
Как заполняется дубликат
Очень важно соблюсти все правила, как заполнить дубликат трудовой книжки. Напомним: это документ строгой отчетности, и ошибки могут свести на нет все усилия, потраченное время: ту же работу придется делать «на бис», оформляя очередной дубликат.
Первое правило: вверху на титульном листе дубликата обязательно должна стоять надпись «Дубликат».
Второе: не забудьте о возможных переменах в личных данных обладателя трудовой книжки. Скажем, человек за прошедшее время мог получить высшее образование или попросту сменить фамилию. Это надо учесть при внесении персональных данных.
Третье: то, о чем говорилось выше. Неважно, по чьей вине документ был утрачен. В любом случае, внесение данных в дубликат возможно не со слов «потерпевшего», а исключительно на основании тех справок, копий документов, которые мы уже перечислили выше. Иначе никаких записей о предыдущих местах работы новый наниматель не внесет, да и старый тоже.
Единственный вариант, если по каким-то причинам вы не желаете, не можете заниматься восстановлением прежних данных — это начать «с чистого листа», с новой трудовой книжки. Однако потом нехватка трудового стажа может существенно уменьшить размер вашей пенсии.
Первой записью раздела о работе будет величина общего трудового стажа человека, полученная до момента оформления на работу к новому работодателю, оформляющему дубликат.
Дальше наниматель или сотрудник отдела кадров эту информацию детализирует, расписывает на основании полученных справок, даты работы человека в разных предшествующих организациях. Обязательно вносятся ссылки на документы, ставшие основанием для фиксации тех или иных данных.
Очень важный момент для кадровиков и руководителей: эти предшествующие восстанавливаемые данные нельзя нумеровать! Запись под номером 1 в дубликате может быть лишь о приеме сотрудника на работу именно в ту компанию, где и заводится дубликат.
Закончив заполнение документа документ, специалист по кадрам (либо руководитель организации) вносит дату его оформления в специальную книгу учета движения таких бланков. Последняя процедура, завершающая процесс: подпись сотрудника в особой графе этой книги учета. Так он визирует факт получения дубликата.
Исправление в трудовой книжке в 2017 году
Все время от времени ошибаются, кадровики не исключение. Случаются ошибки и при заполнении трудовых книжек. Но страшного ничего нет, любую оплошность можно исправить. Разберем подробнее.
Существуют два нормативных документа, регулирующих порядок внесения изменений в трудовые книжки. Это Правила, утвержденные Постановлением Правительства № 225, и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда № 69.
В Правилах порядок внесения исправлений в трудовую книжку выделен отдельным третьим разделом. В инструкции этому посвящен первый раздел.
Неправильное первичное заполнение
Случается, что при первичном оформлении трудовой или вкладыша в нее допускается ошибка в фамилии, имени, отчестве или в иных персональных данных владельца трудовой.
Если такое происходит, придется брать новый бланк книжки и вносить в него правильные данные. При этом, согласно пункту 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее, а так же при порче не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, сам вкладыш подлежит замене, а сведения в трудовой книжке надо исправить: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером не действительна. Ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Далее вносим сведения с корректными реквизитами вкладыша.
Внесение изменений в персональные данные владельца книжки
Если требуется внести исправления о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они исправлены (пункт 29 Правил).
Эти изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (пункт 2.3. Инструкции).
Внесение изменений на титульном листе трудовой о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4. Инструкции).
Исправления в разделах о работе и награждениях
В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2. Инструкции).
Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых и правильных сведений (пункт 30 Правил).
Например, если меняются данные о приеме на работу, в соответствующем разделе после последней записи указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого делается верная запись.
В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого некорректно внесли в книжку (пункт 1.2. Инструкции).
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе».
При изменении формулировки причины увольнения вписывается, что «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)».
В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2. Инструкции).
В любом случае, где бы вы ни допустили ошибку, в том числе в датах, порядковых номерах и т.д., никаких зачеркиваний не допускается, все изменения вносятся новыми записями.
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
