Управленческий анализ - это анализ деятельности предприятия с целью принятия оптимальных управленческих решений, в ходе которого решаются следующие задачи:
• качественная оценка достоверности и полноты используемой информации;
• аналитическая интерпретация информации из в финансовой, управленческой, статистической, производственной отчетности для получения достоверных выводов с позиций основных групп пользователей;
• оценка показателей и параметров издержек, доходов и финансовых результатов для обоснования управленческих решений;
• мониторинг развития деятельности для выявления возможностей роста конкурентоспособности организации.
Управленческий анализ включает в себя следующие этапы:
• оценка места предприятия на рынке данного товара,
• анализ использования факторов производства: средств труда, предметов труда и трудовых ресурсов,
• оценка результатов производства и реализации продукции,
• принятие решений по ассортименту и качеству продукции,
• выработка стратегии управления затратами на производство,
• определение политики ценообразования,
• анализ безубыточности производства.
От правильности и результативности управленческого анализа зависит результат — прибыль, которая затем становится объектом финансового анализа. Каждый из этих видов анализа решает свою задачу единой стратегии анализа на предприятии.
Любая деловая активность требует затрат и, соответственно, нацелена на получение определенного финансового результата. Управление затратами и прибылью в условиях рынка представляет собой целенаправленный процесс, охватывающий стадии разработки, производства и сбыта продукции, все подразделения предприятия. Как известно, любое управление представляет собой комплекс взаимосвязанных функций. При этом экономический анализ как одна из функций управления своей основной задачей имеет подготовку информации, необходимой для принятия обоснованных решений. Развитие конкурентного рынка настоятельно требует разделения (и, соответственно, теоретического осмысления такого разделения) экономического анализа на две отрасли - финансовый анализ, который можно также назвать внешним, и управленческий анализ, иначе называемый внутренним. Финансовый анализ поставляет информацию целому ряду категорий внешних пользователей, которые непосредственно не управляют предприятием, но которых интересует, насколько успешна его деятельность. Например, банкам такая информация нужна для принятия решения о кредитовании и его условиях. Держатели облигаций интересуются, способно ли предприятие выкупить свои облигации. Поставщиков волнует вопрос о том, смогут ли рассчитаться с ними и в какие сроки. Инвесторы (как реальные, так и потенциальные) хотят знать, насколько эффективны и надежны вложения в данное предприятие. Профсоюзам необходимо выяснить, не будет ли сокращения рабочих мест, снижения заработной платы. Налоговые органы рассматривают деятельность предприятия с точки зрения правильности начисления и уплаты налогов, а также тенденций изменения налогооблагаемой базы в зависимости от результатов его финансово-хозяйственной деятельности.
Известная ограниченность финансового (внешнего) анализа вызвана в первую очередь тем, что он основывается на официальной отчетности, т.е. на данных, содержащихся в бухгалтерских и статистических отчетных формах. Интересы субъектов такого анализа, т.е. исполнителей и пользователей, стремящихся получить более подробную информацию для повышения степени его достоверности, зачастую вступают в противоречие с правом хозяйствующих субъектов не предоставлять внешним пользователям те данные, разглашение которых может нанести вред их бизнесу. Это право декларируется в законодательных, нормативных и других актах стран с рыночной экономикой, в том числе и России. В ст. 10 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» записано, что содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
Поскольку финансовый анализ основывается на данных бухгалтерской отчетности, то он в основном является ретроспективным и позволяет сделать выводы об уже свершившихся фактах хозяйственно-финансовой деятельности и ее результатах.
В свою очередь управленческий анализ должен позволять принимать обоснованные решения по управлению затратами и прибылью внутренним пользователям, т.е. субъектами такого анализа являются определенные категории специалистов предприятия и управленцы того или иного уровня.
Очевидно, что лица, осуществляющие такой анализ, имеют принципиально большие возможности в части получения и подготовки информации требуемой направленности и степени детализации. Например, данные о себестоимости и, соответственно, рентабельности отдельных видов продукции никогда не будут представлены внешним пользователям. Участники рынка не должны знать, что скрывается за продажными ценами предприятия — высокая рентабельность, безубыточность (бесприбыльность) или убытки, т.е. каковы сумма и структура затрат на каждый вид продукции, если только менеджеры предприятия в целях маркетинговой политики не сочтут нужным сообщить, что, например, для достижения каких-либо качественных характеристик продукции осуществлено столько-то затрат на ее разработку, испытания и изготовление.
В то же время самая подробная информация о затратах в различных ее аспектах является базой управленческого анализа, и эта же информация, соответствующим образом обработанная с использованием аналитических методов и приемов, ставшая пригодной для выработки вариантов решений, поступает в распоряжение управленцев. Такой же информацией, представляющей собой коммерческую тайну и используемой в управленческом анализе, являются данные о загрузке существующих мощностей, а также планы ввода новых, прогнозы и планы по продажам и прибылям в разрезе подразделений предприятия, данные о маржинальном доходе, приносимом отдельными видами продукции, структурными единицами, рыночными сегментами и т.д. В рыночной экономике специалистам, подготавливающим аналитическую информацию, не обойтись также без данных маркетинговых исследований, в т.ч. о рынках сбыта и эластичности спроса по выпускаемой и новой продукции и т.д.
Одной из специфических особенностей управленческого анализа является акцент на формирование информационных потоков (как плановых, так и отчетных) и их последующую обработку в разрезе отдельных центров ответственности, т.е. структурных единиц предприятия, оказывающих влияние на уровень затрат, доходов и инвестиций и, соответственно, несущих ответственность за них. Такое представление информации позволяет анализировать предполагаемые величины затрат и доходов и их структуру в первую очередь на стадии принятия решений по отдельным подразделениям и предприятию в целом, что повышает степень их обоснованности.
На стадии реализации принятых решений проводится анализ того, какие затраты и доходы формируются в каждом из центров ответственности, каковы величины отклонений фактических (на момент анализа) показателей от их плановых (сметных) значений, выявляются причины их возникновения и влияние этих отклонений на формирование показателей предприятия в целом. И наконец, по завершении отчетного периода анализируется, как реально хозяйствовали центры ответственности, как это отразилось на конечных результатах работы предприятия и насколько эффективны оказались те регулирующие (корректирующие) воздействия которые предпринимались для согласования деятельности отдельных центров ответственности между собой, во-первых, и будущих затратных и финансовых показателей с плановыми (сметными), во-вторых.
В отличие от финансового анализа, в основном являющегося ретроспективным, в управленческом анализе большое внимание уделяется оценке вариантов управленческих решений, т.е. перспективному анализу. Кроме того, управление затратами и прибылью (как и любое управление) невозможно без обратной связи, которая позволяет осуществлять так называемое управление по отклонениям, при котором задействуется оперативная форма анализа.
На наш взгляд, представляет интерес исследование основных этапов развития экономического анализа в России в целом и управленческого анализа как его составной части:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
I . Анализ хозяйственной деятельности предприятий, функционировавших в условиях планово-централизованной экономики. Мощный теоретический и методологический аппарат анализа, разработанный отечественными учеными, не использовался должным образом, поскольку существовали антистимулы повышения эффективности производства. Например, снижение себестоимости влекло за собой уменьшение оптовых цен и, соответственно, одного из основных показателей деятельности предприятия - объема валовой (товарной) продукции со всеми вытекающими отсюда последствиями. Перечисление в бюджет значительной (а часто — подавляющей) части прибыли в виде свободного остатка также не способствовало поиску резервов ее увеличения. Кроме того, поскольку анализ в основном был нацелен на оценку выполнения планов, устанавливаемых государственными органами, то интерпретация его результатов зачастую предполагала использование таких понятий, как «заслуга предприятия (трудового коллектива)» или «не заслуга». Например, снижение показателя затрат на рубль товарной (согласно существовавшей терминологии) продукции вследствие изменения ассортимента — это «не заслуга предприятия», а в результате более рационального использования ресурсов - «заслуга» и т.д.
II. Анализ в условиях формирующегося рынка. Результаты анализа начинают интересовать внешних пользователей, при этом в первую очередь решаются задачи оценки финансового положения, имущественного состояния, деловой активности. Анализ хозяйственной деятельности в традиционном понимании отошел на второй план либо не был задействован вовсе. На этом этапе также отсутствовала заинтересованность в снижении издержек, хотя и по другой причине, чем в первом случае. Высокая ставка налога на прибыль приводила к формированию ущербной с точки зрения развития цивилизованного рынка психологии менеджеров и работников экономических служб, которые стремились завысить себестоимость с целью снижения этого налога. Примерно так же «стимулирующе» действовал налог на добавленную стоимость (НДС). Поскольку НДС, уплаченный за приобретенные материалы, полученные услуги и т.д. уменьшает сумму налога, подлежащего перечислению в бюджет, то увеличение затрат на материалы, энергию и т.п., а соответственно, и рост НДС, подлежащего к возмещению, приводит к «экономии» на этом налоге.
III. Современный экономический анализ, представляющий собой сочетание финансового и управленческого анализа. Хотя антистимулирующее воздействие налоговой системы, как и на предыдущем этапе, существует, однако менеджеры и другие специалисты начинают осознавать, что в условиях обостряющейся конкуренции снижение затрат становится зачастую едва ли не единственной стратегией, позволяющей предприятию выжить, а прибыль - это не только база для налогообложения. В связи с этим наряду с финансовым анализом становятся востребованными методы и приемы управленческого анализа, являющегося функцией управления затратами и прибылью.
Современный управленческий анализ ставит перед собой задачи, многие из которых решались и традиционным анализом хозяйственной деятельности. К таким задачам в первую очередь относятся выявление резервов роста эффективности производства, обоснование и оптимизация управленческих решений, контроль за ходом выполнения плана и оценка результатов его выполнения, определение обоснованности и напряженности планов и нормативов, прогнозирование ожидаемых результатов деятельности.
Однако имеются существенные отличия управленческого анализа от традиционного анализа, среди которых можно выделить следующие:
1. Значительно расширены рамки принимаемых управленческих решений, что принципиально повышает сложность и увеличивает количество граней (аспектов) анализа.
2. Исходя из полной хозяйственной самостоятельности предприятия, являющегося полноценным участником рыночных взаимоотношений, изменяется интерпретация результатов анализа. Понятия «заслуга предприятия» или «не заслуга предприятия» исчезают, поскольку в условиях конкурентного рынка эффективность деятельности предприятия зависит не только (а иногда и не столько) от рациональности использования производственных и трудовых ресурсов, но и от того, насколько удачно оно «вписывается» в этот рынок. Например, получение скидки на приобретаемые материалы в зависимости от размера партии при прочих равных условиях приведет к снижению себестоимости продукции. Выпуск новой, более выгодной продукции, востребованной рынком, обеспечит получение дополнительной прибыли. В то же время расширение ассортимента вследствие требований рынка может привести к дополнительным затратам.
3. Инструментарная база управленческого анализа гораздо шире и богаче. Появляются либо новые инструменты анализа, заимствованные из теории и практики стран, рыночные отношения в которых сформировались давно, либо некоторые инструменты, использовавшиеся в отечественном анализе, получают возможности для более эффективного и направленного их воздействия.
4. Управленческий анализ в значительной своей части носит опережающий характер, а одной из его основных задач является исследование того, какое воздействие на тот или иной результирующий затратный или финансовый показатель окажет изменение одного или нескольких частных показателей (факторов).
Традиционный анализ хозяйственной деятельности (как и финансовый), как правило, основывается на уже сформировавшихся результатах и предполагает выявление резервов и их задействование на последующие периоды.
5. Управленческий анализ, как и анализ хозяйственной деятельности, нацелен на оценку деятельности предприятия. Однако при этом, имея внутреннюю направленность по объекту (внутренняя деятельность предприятия), управленческий анализ ориентирован, тем не менее, на требования внешней среды.
Особую актуальность управленческий анализ приобретает в условиях кризиса, когда менеджмент предприятия должен гибко и оперативно реагировать на снижение спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги. В этом случае должна подготавливаться информация, позволяющая принимать решения, представляющиеся нерациональными при стабильных условиях производства и сбыта, но являющиеся спасительными в кризисной ситуации, например принятие дополнительного заказа по более низким ценам (в ряде случаев по цене ниже полной себестоимости).
В условиях борьбы за экономию затрат весьма ценной может оказаться оперативная аналитическая информация о превышении (по сравнению с нормативными) издержек по каким-либо статьям затрат и (или) центрам ответственности, что обеспечит разработку осознанных и адресных мероприятий по их снижению.
Анализ принятия управленческих решений
Принятие решений представляет собой основной инструмент управляющего воздействия, ведь именно в разработке решений, их принятии, организации и контроле заключается деятельность всего аппарата управления. Эффективность управленческих решений - основная характеристика принимаемых решений, которая определяется качеством решения, его влиянием на улучшение деятельности, а также эмоциональным согласием с ним исполнителей. Оценка эффективности принятия управленческих решений играет важную роль в деятельности всего предприятия в целом. Она необходима для дальнейшей работы организации, поскольку, если принятое решение окажется неэффективным, то и работа всех подразделений будет также неэффективна.
Необходимо отметить, что для успешной реализации принимаемых решений организация должна иметь механизм их осуществления, основными задачами которого являются: разработка программы реализации, руководство реализацией, контроль исполнения, оценка результатов. Разработка и реализация решений, обеспечивающих всегда высокую эффективность, очень трудная задача даже для опытных руководителей. Не всегда эффект от реализации управленческого решения соответствует ожидаемому, но, несмотря на это, должно быть постоянное стремление к максимизации этого эффекта.
Задача определения эффективности управленческих решений представляет собой наиболее сложную и спорную проблему управления. Нельзя изолированно рассматривать эффективность управленческого решения и его реализацию. Это связано с тем, что эффективность решения заключается не столько в его абсолютной правильности, сколько в том, что, будучи реализовано последовательно и в срок, оно достигнет поставленной цели. Следовательно, эффективность управленческих решений зависит как от качества самих решений, так и от качества их осуществления.
Под эффективностью понимается результат деятельности, достигнутый за счет труда всего коллектива (включая работников аппарата управления), а также эффективность отражает результативность собственно управленческой деятельности. В одном и другом смыслах для характеристики эффективности применяются обобщающие показатели и система частных показателей экономической и социальной эффективности.
Экономическая эффективность управленческого решения характеризуется соотношением стоимости прибавочного продукта, полученного за счет реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его подготовку и реализацию. Прибавочный продукт может быть представлен в виде прибыли, снижения затрат, увеличения производительности, получения кредитов и т. д.
Социальная эффективность управленческого решения рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и компании за более короткое время, меньшим числом работников, меньшими финансовыми затратами.
Частных показателей экономической эффективности деятельности трудового коллектива очень много, среди них: рентабельность, оборачиваемость, окупаемость капиталовложений, фондоемкость, фондоотдача, производительность труда, соотношение роста заработной платы и производительности труда и т.д.
Обобщающими показателями социальной эффективности в широком смысле могут быть:
- степень выполнения заказов потребителей;
- доля объема продаж фирмы на рынке и др.
Частными показателями социальной эффективности являются:
- своевременность выполнения заказа;
- полнота выполнения заказа;
- оказание дополнительных услуг;
- послепродажный сервис и др.
Частные показатели:
- доля административно-управленческих расходов в общей сумме затрат предприятия;
- доля численности управленческих работников в общей численности работающих на предприятии;
- нагрузка управляемости (фактическая численность работающих на одного работника аппарата управления) и др.
Обобщающими показателями социальной эффективности в узком смысле являются:
- доля решений, принятых по предложению работников трудового коллектива,
- количество работников, привлеченных к разработке управленческого решения.
К частным показателям социальной эффективности относятся: степень технической оснащенности управленческого труда, текучесть работников аппарата управления, квалифицированный уровень кадров и т.п.
Правомерной является и оценка эффективности выполнения отдельных управленческих функций: планирования, организации, мотивации, контроля (работа отдельных подразделений аппарата управления). Для этого используется также комплекс показателей, отражающих специфику деятельности по каждой управленческой функции. Так, например, по функции планирования оценивается степень достижения поставленных целей (плановых задач); по функции организации - оснащенность предприятия современным технологическим оборудованием, текучесть кадров; по функции мотивации - используемые методы воздействия на коллектив (поощрения, наказания, их соотношение); по функции контроля - количество нарушений трудовой, технологической дисциплины и др.
Значения величин, входящих в формулу, можно определить на основании данных оперативного учета и бухгалтерских данных организации.
Оценка эффективности управления может осуществляться за различные календарные отрезки времени (месяц, квартал, год). Динамика этих показателей, а также сопоставление с аналогичными данными однородных предприятий, работающих в подобных природно-географических и экономических условиях, позволяют сделать вывод об эффективности работы аппарата управления.
Так можно оценить результативность работы аппарата управления в целом, а также конкретные решений. В первом случае эффективность отражает результативность процесса управления, который проявляется через совокупность принятых и реализованных решений. Во втором случае изложенная методология оценки вполне приемлема для оценки отдельных управленческих решений.
Кроме того, учитываются и рассматриваются три группы показателей (критериев), характеризующих:
- затраты времени (оперативность процесса);
- затраты ресурсов и экономический результат (ресурсоемкость и результативность процесса);
- степень достижения целей (целевые эффекты).
Оперативность процесса управления (осуществления стратегических изменений). Характеризуется динамикой показателей затрат времени на выполнение системных функций организации.
В зависимости от конфигурации системы управления часть функций в ее подсистемах с точки зрения времени могут выполняться последовательно (т. е. обусловливать друг друга), а часть - параллельно (независимо). Но в любом случае стремление к сокращению трудоемкости операций по всем подразделениям положительно скажется на эффективности управления, его гибкости и маневренности.
Итак, уменьшение трудоемкости управленческой операции снижает необходимость в трудовых ресурсах. Это в свою очередь снизит потребность в финансовых ресурсах (в виде заработной платы, сопутствующих отчислений, управленческих и социальных накладных расходов), материальных ресурсах (в виде оборудования, вспомогательных материалов, инвентаря, площадей, энергии), информационных ресурсах (в виде объемов поступающей и исходящей информации). Зная удельные нормативы на эти ресурсы, примерные расценки на них, можно путем калькуляции определить первую (уменьшаемую) составляющую расчета эффекта прямой экономии времени.
Одни и те же цели могут быть достигнуты при разной величине затрат, поэтому основной критерий эффективности решения - отношение полученного в результате его реализации эффекта, выраженного показателем степени достижения цели, к величине затрат на разработку решения и его осуществление. В таких ситуациях одним из наиболее часто применяемых методов оценки эффективности решения является метод "затраты-прибыль", при котором эффективность количественно характеризуется получаемой прибылью на единицу затрат, где под "прибылью" понимается некоторая совокупность критериев, характеризующих то или иное решение. К таким критериям могут быть отнесены как объективные показатели, например потоки платежей, срок окупаемости, рентабельность, объем производства и другие, так и субъективные оценки, например социальная значимость проекта, имидж фирмы и т. п.
Эффективность управленческого решения можно разделить по уровням ее разработки и реализации, охватом людей и компаний. Система количественных и качественных оценок на базе реальных показателей, норм и стандартов осуществляет управление эффективностью управленческого решения. Важная особенность управленческого решения как продукции управленческой деятельности - его нематериальная сущность.
Эффективность функционирования организации в очень значительной степени зависит от качества управленческих решений. Это обусловливает важность овладения всеми ответственными работниками управленческого аппарата, и прежде всего руководителями организаций теоретическими знаниями и практическими навыками разработки и внедрения оптимальных управленческих решений.
Таким образом, эффективность управленческих решений - основная характеристика принимаемых решений, которая определяется качеством решения, его влиянием на улучшение деятельности, а также эмоциональным согласием с ним исполнителей. Оценка эффективности принятия управленческих решений играет важную роль в деятельности всего предприятия в целом. Она необходима для дальнейшей работы организации, поскольку, если принятое решение окажется неэффективным, то и работа всех подразделений будет также неэффективна.
Экономическая эффективность управленческого решения характеризуется соотношением стоимости прибавочного продукта, полученного за счет реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его подготовку и реализацию. Прибавочный продукт может быть представлен в виде прибыли, снижения затрат, увеличения производительности, получения кредитов и т. д.
Социальная эффективность управленческого решения рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и компании за более короткое время, меньшим числом работников, меньшими финансовыми затратами.
Значения величин, входящих в формулу, можно определить на основании данных оперативного учета и бухгалтерских данных организации.
Оценка эффективности управления может осуществляться за различные календарные отрезки времени (месяц, квартал, год). Динамика этих показателей позволяет сделать вывод об эффективности работы аппарата управления.
Анализ управленческой деятельности
Первым этапом анализа должен быть анализ организационной структуры управления организации.
Анализ действующей структуры управления призван установить, в какой мере организационная структура отвечает требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько эта структура рациональна с точки зрения достижения стоящих перед организацией целей.
При анализе организационной структуры рекомендуется определить функции организации, тип организационной структуры, ее ключевые особенности, звенья управления в организации (отдельное подразделение или руководитель, выполняющие одну или несколько функции управления), особенности процесса деления организации на подразделения (отделы), изменение характера межфирменных связей, создание необходимых промежуточных звеньев. Оценить роль горизонтальных, вертикальных, линейных и функциональных связей в организации в достижении целей и решении поставленных задач. Рассмотреть, как распределяются полномочия и ответственность в организации, как осуществляется контроль качества продукции (работ, услуг), привлечение работников к управлению, изменяются подходы к мотивации труда работников в процессе деятельности.
Сделать вывод о том, как организационная структура влияет на деятельность организации и эффективность ее деятельности в целом.
В результате анализа организационной структуры можно выявить «узкие» места в деятельности организации.
Это могут быть:
- большая звенность управления,
- параллелизм в работе,
- отставание в развитии организационной структуры от изменений, происходящих во внешней среде,
- увеличенные расходы на содержание аппарата управления.
Следует проанализировать, как в организации реализуются основные функции управления, особое внимание уделить планированию: какие виды планирования применяются в организации (стратегическое, тактическое, оперативное), имеются ли разработанные проекты, программы, как осуществляется контроль над исполнением управленческих решений.
Далее в разделе необходимо проанализировать организацию управления производством.
При написании данного пункта раздела необходимо рассмотреть следующие элементы:
• основную производственную функцию предприятия (организации);
• организацию производственного процесса/процесса оказания услуги (желательно представить в виде схемы);
• производственную стратегию;
• развитость производственной инфраструктуры;
• существующие системы управления запасами;
• размещение оборудования и планирование помещений;
• нормирование труда;
• систему качества.
Для оценки эффективности производства можно использовать следующие показатели:
• обобщающие показатели (прибыль на единицу общих затрат; рентабельность производства; затраты на 1 рубль товарной продукции и др.);
• показатели эффективности использования труда (темп роста производительности труда; трудоемкость единицы продукции; зарплатоемкость единицы продукции и др.);
• показатели эффективности использования производственных фондов (общая фондоотдача; рентабельность основных фондов; фондоемкость и материалоемкость единицы продукции и др.);
• показатели эффективности использования финансовых средств (оборачиваемость оборотных средств; рентабельность оборотных средств и др.).
Следующий этап исследования направлен на анализ организации управления маркетингом на предприятии.
При написании данного пункта раздела необходимо рассмотреть следующие элементы:
• задачи, решаемые службой маркетинга;
• структуру службы маркетинга на предприятии и ее соответствие решаемым задачам;
• систему организации работы службы маркетинга;
• наличие на предприятии маркетинговой информационной системы, эффективность ее формирования и использования; механизм действия подсистемы маркетинговых исследований;
• планирование продукции и товарную политику;
• управление качеством товара;
• инновационную политику;
• ассортиментную политику предприятия и его ассортиментную стратегию;
• наличие посредников и их роль в товародвижении, оптимальность выбора посредников;
• условия выбора и интенсивность каналов товародвижения и сбыта;
• требования к торговым посредникам;
• планирование продвижения товара на рынке;
• коммуникационную политику предприятия;
• основные методы реализации продукции (услуг);
• стратегию и тактику предприятия в области рекламы и ее эффективность;
• инструменты стимулирования сбыта;
• ценовую политику предприятия;
• систему оценки эффективности деятельности маркетинговых служб предприятия.
Материалами для анализа могут быть планы работы организаций, годовые отчеты, статистическая отчетность и другая служебная документация, изученная студентом.
Важным составляющим элементом анализа управленческой деятельности в организации является анализ управления персоналом.
В рамках данного исследования необходимо проанализировать кадровый потенциал предприятия и его формирование, в том числе:
• профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров (по категориям персонала);
• планирование и прогнозирование потребности в рабочей силе (по категориям персонала);
• процесс подбора кадров руководителей и специалистов;
• систему материального и морального стимулирования;
• функции управленческого персонала;
• требования, предъявляемые к работникам аппарата управления, их соответствие квалификационным требованиям общей и специальной подготовки;
• систему работы с кадрами (ротация, повышение квалификации, подготовка и переподготовка кадров, работа с резервом на выдвижение и др.);
• методы повышения эффективности управленческого труда.
Анализ управленческой деятельности в организации должен включать так же анализ организационной культуры.
При анализе организационной культуры рекомендуется выявить ее тип (по любой из существующих классификаций), стиль управления, ключевые ценности, традиции, основные формальные и неформальные нормы поведения, характерные для исследуемой организации. Указать, существуют ли в организации корпоративная символика и собственный дресс-код. Сделать вывод о том, как сложившаяся организационная культура влияет на внешний имидж организации и эффективность ее деятельности в целом.
Необходимые данные для анализа культуры могут быть получены на основе методических, нормативных документов, локальных актов, регламентирующих деятельность и поведение сотрудников в организации, а также на основе данных опроса (бесед и анкетирования), тестов, наблюдений и экспертных оценок.
Итогом исследования анализа управленческой деятельности в организации является проведение диагностики финансового состояния организации на основе использования основных документов финансовой отчетности: баланса и отчета о прибылях и убытках.
Методы управленческого анализа
Функция анализа является первой функцией управленческого цикла. Совокупность выполняемых работ в рамках данной функции достаточно обширна: сбор информации, ее обработка, классификация, систематизация, хранение и анализ в целях управления. Анализ предваряет все функции менеджмента, но не характеризует активность воздействия субъекта управления на объект управления. Анализ является внутренней функцией управления.
Аналитическая деятельность — это удел управленца. Для управленца аналитическая деятельность лежит в плоскости базового процесса и является предметом самых серьезных размышлений. Аналитик — это управленец, разрабатывающий решения. Право придать результатам аналитической деятельности статус нормы, необходимости их исполнения, остается в руках управленца более высокого ранга, который начинает в данной ситуации разделения труда отвечать за соорганизацию реализуемости всех функций (в том числе и аналитики) в целостности всей управленческой деятельности.
Управленческий анализ показывает:
• что мешает добиться эффективного размещения ценностей;
• нет ли вакуума или дублирования функций в системе управления;
• нет ли конфликта прав;
• существуют ли механизмы координации и не являются ли они тяжеловесными;
• эффективно ли используются исполнительная вертикаль и горизонтальные связи;
• сбалансированы ли полномочия и ответственность;
• существует ли разделение власти, нет ли излишней концентрации ее у одного лица в ущерб остальным или, наоборот, ее распыления;
• адекватна ли система управления выбранному сегменту рынка, организационной структуре и персоналу.
Экономический анализ показывает:
• какое размещение ценностей наиболее эффективно сейчас;
• какие структурные процессы происходят в экономике и на предприятии;
• как эти процессы скажутся на эффективности размещения ценностей;
• какое наиболее эффективное размещение ценностей будет в будущем.
Финансовый анализ показывает:
• насколько эффективно используются финансовые ресурсы;
• способность платить по своим счетам в настоящее и будущее время;
• как у предприятия обстоят дела с наличностью и что можно ожидать в будущем;
• как быстро оборачиваются основные и оборотные активы;
• не слишком ли изношены производственные мощности;
• достаточно ли вложений технологии (патенты, лицензии), нет ли риска оказаться с устаревшей продукцией;
• что происходит с запасами, незавершенной продукцией и дебиторской задолженностью;
• какова структура капитала и велик ли риск попасть в долговую яму.
В ходе анализа проблемы:
• она разбивается на множество отдельных частей;
• выделяются основные и второстепенные характеристики проблемы;
• выявляются возможные взаимоотношения и взаимозависимости между ними;
• распознается вся совокупность причин и следствий;
• определяются закономерности возникновения и существования проблемы;
• разрабатываются рекомендации к действиям.
В рамках функции анализа менеджер стремится конкретизировать стоящую перед ним проблему, обработав максимально большой объем имеющей отношение к проблеме информации.
Проблемная ситуация представляет собой совокупность обстоятельств (условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые нарушают заданное функционирование системы, требуют перевода ее в новое состояние. Проблема в буквальном переводе с греческого означает преграду, трудность, задачу.
Главным характеризующим признаком любой проблемной ситуации является частота возможного появления. Каждую ситуацию можно разделить на отдельные элементы по степени их влияния на достижение основных целей и задач. Эти элементы бывают переменными и постоянными.
Руководитель должен уметь быстро и четко выделить существенные, важные элементы ситуации, среди которых:
• состояние выполнения намеченного плана, программы в настоящее время (за прошлый период);
• потенциал кадров, производительность труда;
• состояние материально-технической базы, ее возможные изменения;
• цели и задачи управления на конкретном участке, их перспектива;
• соотношение между материальными ресурсами (объем, структура, ограничения, условия увеличения) и поставленными целями и задачами; резервы и условия их выявления;
• масштабы оперативного простора, возможность его четкого фиксирования и вероятных изменений;
• основные факторы регулирования (поведение, организация);
• временные условия (сроки, ход производственного процесса) и другие ограничения, которые необходимо учитывать при выполнении задачи;
• условия окружающей среды и качество отношений с нею;
• внутренний и внешний рынок покупателей и поставщиков, инфраструктура в месте расположения предприятия;
• материальные, моральные стимулы и их эффективность;
• работоспособность менеджеров;
• положение руководителя (престиж, авторитет), его объективные позиции.
Проблемы как задачи, требующие решения, являются составным элементом управленческой ситуации.
Внутреннюю структуру проблемы могут составлять такие элементы, как:
• предмет (характеризует возникшее противоречие, которое выражается в вопросе: «В чем суть проблемы?»);
• объект (отвечает на вопрос: «Где возникла проблема?»);
• субъект (тот, кто связан с проблемой, ее социальный, интеллектуальный элемент);
• связи (характеризуют как структурные межэлементные связи (ограничения), так и отношения с другими проблемами. Они отражаются в вопросе: «С чем связана проблема?»);
• цель решения проблемы (выражается в вопросе: «Для чего необходимо решать проблему?»).
Классифицировать проблемы возможно в зависимости от степени определенности их элементов:
1. С полностью управляемыми и предсказуемыми параметрами. Подобные проблемы обеспечивают при своем решении детерминированный результат и разрешаются адаптивным методом. В управленческой деятельности такая ситуация распространена не слишком широко и в основном характерна для тактических ситуаций.
2. С частично (на 40—80%) управляемыми и прогнозируемыми параметрами. Они наиболее часто встречаются на практике, что связано с эволюционными изменениями в условиях хозяйствования. При решении этих проблем используются все имеющиеся методы в разных сочетаниях.
3. С неуправляемыми и непредсказуемыми (свыше 90% неуправляемых параметров) параметрами, родившимися из революционных преобразований в технике, технологии, управлении. Как правило, у руководителя не может быть алгоритмов выхода из подобных ситуаций.
Проблемы можно классифицировать по источникам их возникновения:
• первая группа проблем (проблемы функционирования) связана с тем, что фактические результаты деятельности не достигли требуемого уровня;
• вторая группа (проблемы развития) означает расхождение между потенциальными возможностями и целями, которые были поставлены.
Последовательность аналитических рассуждений при рассмотрении проблемных ситуаций содержит следующие этапы:
• В чем суть проблемы? Какие признаки, симптомы, показатели? Что не устраивает в данной ситуации? Какая ситуация предпочтительнее? Реальная проблема или выдумана? Какой тип проблемы? Что будет, если проблему не решать?
• В чем особенности проблемы? В чем уникальность и новизна ситуации? Чего недостает? Что мешает? Чьи интересы затронуты?
• Каково идеальное решение проблемы? Какие возможны стратегии? Какие возможны результаты? Какие возможны потери?
• Какие возможны действия в реальных условиях? Конкретные меры. Конкретные результаты.
Системный подход в менеджменте предлагает аналитически выявлять структурные процессы, которые возникают вновь и вновь. В результате анализа любой управленческой проблемы появляются «типичные структуры», «архетипы систем». Они представляют собой ключ к умению опознать реально возникающие проблемные ситуации, так как большинство управленческих ситуаций достаточно универсально.
Системные архетипы помогают менеджерам эффективно и удобно решать проблемы структуризации, систематизации и накопления знаний и умений. Замечательные свойства архетипов заключаются не только в том, что они позволяют концентрировать сложный управленческий опыт, но и в том, что позволяют менеджерам при разрешении проблемных ситуаций применять знания смежных дисциплин: психологии, когнитологии, математики, экологии, физики, антропологии, генетики, социологии.
Архетип — это что-то знакомое. Опыт работы накапливается, со временем закономерность осознается, формируется архетип ситуации, который впоследствии применяется на практике. В условиях динамично изменяющейся рыночной обстановки архетипное видение проблем становится незаменимым средством менеджера для того, чтобы укладываться в минимальное для решения проблем время.
Очевидно, что дешевле периодически проводить комплексную диагностику организации и отдельных ее составляющих (подразделений, направлений деятельности, отдельных сотрудников, проектов, ресурсов), чем запустить проблемы, превратив их в хронические. На ранней стадии многие проблемы являются еще игрушечными, и их решение не требует значительных усилий. Запущенные же проблемы могут поставить под угрозу само существование организации.
Методы управленческого анализа подразделяются на социологические и аналитические.
Социологические методы следующие:
• Метод опроса — ориентирован на получение информации от непосредственных участников исследуемых процессов или явлений. Этот метод имеет несколько видов: групповое и индивидуальное анкетирование; почтовый, прессовый и телефонный опрос; формализованное, фокусированное и свободное интервьюирование.
• Метод наблюдения — ориентирован на достаточно протяженный сбор информации, осуществляемый одновременно с развитием исследуемых явлений (проблем). Виды наблюдения: полевое и лабораторное, систематическое и несистематическое, включенное и невключенное, структурализованное и неструктурализованное.
• Метод эксперимента — ориентирован на проверку жизнеспособности исследуемого явления (проблемы). Виды экспериментов: полевые, лабораторные, линейные, параллельные и т. д.
• Метод анализа документов — ориентирован на задействование всей полноты информации, которая может содержаться в документе. Виды: качественный (традиционный) и формализованный (контент-анализ) анализ.
Аналитические методы включают в себя:
• Метод сравнения (сравнение сопоставимых показателей для определения отклонений от плановых показателей, установления их причины и выявления резервов). Основные виды сравнений, применяемые при анализе: отчетные показатели с плановыми показателями; плановые показатели с показателями предшествующего периода; отчетные показатели с показателями предшествующих периодов; показатели работы за каждый день; показатели сравнения со среднеотраслевыми данными; показатели технического уровня и качества продукции данного предприятия с показателями аналогичных предприятий; показатели работы одного подразделения с аналогичными показателями работы других подразделений; показатели сравнения деловых и личных качеств одних работников с аналогичными качествами других (возможно попарное сравнение); показатели сравнения индивидуальных показателей со средними по подразделению; показатели результатов работы до и после введения каких-либо новшеств, нововведений. Сравнение требует обеспечения сопоставимости сравниваемых показателей (единство оценки, сравнимость календарных сроков, устранение влияния различий в объеме и ассортименте, качестве, сезонных особенностей и территориальных различий, географических условий и т. д.).
• Индексный метод (разложение по факторам относительных и абсолютных отклонений обобщающего показателя). Он применяется при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Как относительные показатели индексы необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов.
• Балансовый метод (сопоставление взаимосвязанных показателей с целью выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства). При применении балансового метода анализа связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений.
• Метод статистики (отражение цифровых показателей, характеризующих протекание различных процессов, состояний объектов с установленной для целей исследования периодичностью). В статистическом исследовании выделяют следующие этапы: регистрация, учет первичных данных с использованием специальных форм; систематизация и группировка данных по определенным признакам; представление данных в удобном для восприятия и анализа виде; проведение анализа по выяснению сути происходящих процессов и взаимосвязей составляющих их элементов.
• Метод цепных подстановок (получение корректированных значений обобщающего показателя путем сравнения значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок).
• Метод элиминирования (выделение действия одного фактора на обобщающие показатели организационной деятельности).
• Графический метод (средство иллюстрации процессов, исчисления ряда показателей, оформления результатов анализа). Графическое изображение экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.). При правильном построении графические средства обладают наглядностью, выразительностью, доступностью, способствуют анализу явлений, их обобщению и изучению.
• Функционально-стоимостной анализ (выбор наиболее оптимальных вариантов, определяющих решения в сложившихся или планируемых условиях).
Управленческий экономический анализ
Экономический анализ является либо предметом специализации работников аппарата управления и выполняется специальной службой, либо входит составной частью в методы планирования, организации, регулирования, контроля и т.д. С точки зрения процессов управления он предшествует принятию решений и сводится по существу к их обоснованию. Как инструмент научного обоснования принимаемых решений экономический анализ в процессе управления занимает место между функциями, связанными с принятием решений, и функциями подбора и обработки информации об управляемом объекте.
Содержанием аналитической функции управления как необходимого этапа управленческой деятельности является восприятие хозяйственных ситуаций в целом или отдельных их частей; изучение условий их возникновения, причин изменения и т.п.; оценка состояния и динамики управляемого объекта с отражением наиболее существенных причин-но-следственных связей.
Повышение научного уровня управления, степени обоснованности принимаемых решений объективно предполагает постоянный рост степени информированности органа управления за счет более полного и глубокого выполнения его аналитических функций. Это ведет к повышению роли экономического анализа в управлении, расширению его возможностей непосредственного регулирующего воздействия на ход хозяйственных процессов.
Наиболее тесной является связь анализа с бизнес-планированием. Бизнес-планирование сводится к разработке текущих и перспективных планов экономического и социального развития предприятия.
Оценка деятельности предприятия с целью решения задач управления начинается с оценки предприятия как системы, состоящей из управляющей и управляемой частей (подсистем). Между управляющей и управляемой частями системы управления существуют многосторонние информационные связи и отношения, требующие постоянного согласования.
Между управляющей и управляемой частями (подсистемами) идет непрерывный обмен потоками информации, которые разделяются на прямые и обратные. Прямые потоки передают управляющие команды, обратные – содержат данные о состоянии управляемой подсистемы.
Экономический анализ представляет собой объективно необходимый элемент управления хозяйственной деятельностью, при помощи которого познается сущность хозяйственных процессов, оценивается хозяйственная ситуация, выявляются резервы производства и подготавливаются научно обоснованные решения для планирования и управления.
Экономический анализ, используемый для управления на предприятии, получил название управленческого анализа.
Главными этапами управления на предприятии являются:
1) подбор и обработка информации о деятельности объекта управления;
2) анализ этой информации;
3) принятие решений.
Содержанием экономического анализа является аналитическое обеспечение принимаемых решений, методы исследования информации для целей управления.
В процессе экономического анализа может привлекаться информация из следующих источников:
- Информация о технической подготовке производства.
- Нормативная информация.
- Плановая информация (бизнес-план).
Вся эта информация входит в систему управленческого учета, целью которого является принятие обоснованных решений по управлению предприятием.
Финансовый и управленческий анализ
Экономический анализ – важнейшая составляющая экономических наук, в решающей мере определяющая достоверность и надежность выводов, которые делаются в отношении состояния, перспектив развития и эффективности деятельности субъектов хозяйствования разного уровня. По субъектам (пользователям) анализа экономический анализ можно классифицировать на внутренний (управленческий) и внешний (финансовый).
Внутренние пользователи, проводя анализ или контролируя его проведение, могут (в меру своей компетентности) получать любую информацию, касающуюся текущей деятельности и перспектив предприятия.
Внешним пользователям приходится довольствоваться лишь сведениями из официальных источников (прежде всего из бухгалтерской отчетности) и делать свои выводы на информации, которую сочли возможным опубликовать внутренние пользователи. Итак, развитие рыночных отношений порождает дифференциацию анализа на внутренний управленческий и внешний финансовый анализ. У финансового и управленческого анализа имеются принципиальные особенности в содержании и организации. Разделение анализа на финансовый и управленческий обусловлено сложившимся на практике разделением системы бухгалтерского учета в масштабе предприятия на финансовый учет и управленческий учет.
Финансовый анализ может быть охарактеризован как процесс познания сущности финансового механизма функционирования субъектов хозяйствования. Целью данного анализа являются оценка состава и структуры имущества предприятия, интенсивности использования капитала, платежеспособности и финансовой устойчивости и использования прибыли; прогнозирование доходов и потоков денежных средств; выявления дивидендной политики, осуществляемой руководством предприятия.
Объектом исследования является хозяйствующий субъект в целом, его финансовое положение.
Субъектами (или исполнителями) анализа выступают лица и организации, находящиеся за пределами исследуемого предприятия (менеджеры и аналитики заинтересованных фирм; специальные компании, занимающиеся анализом отчетов по общепринятой методологии; кредитные агентства). Проводится финансовый анализ периодически не реже одного раза в год, а также по мере предоставления отчетности в соответствующие инстанции (налоговые инспекции, статистические управления и т.д.).
Информационной базой для анализа является бухгалтерская отчетность (формы № 1,2,4,5). Полученная информация доступна для всех потребителей и формируется на базе публичной отчетности. Потребителями данной информации могут быть акционеры, инвесторы, банки, поставщики и покупатели, налоговые инспекции, другие юридические и физические лица, заинтересованные в финансовой устойчивости предприятия, а также конкуренты, органы исполнительной власти и статистические управления.
Основное содержание финансового анализа составляют:
• анализ абсолютных показателей прибыли;
• анализ относительных показателей рентабельности;
• анализ финансового состояния, финансовой устойчивости ликвидности баланса, платежеспособности предприятия;
• анализ эффективности использования собственного капитала;
• экономическая диагностика финансового состояния предприятия и рейтинговая оценка эмитентов.
Управленческий анализ проводится для получения информации, необходимой для планирования, контроля и принятия оптимальных управленческих решений, выработки стратегии и тактики по вопросам финансовой политики, маркетинговой деятельности, совершенствования техники, технологии и организации производства. Он носит оперативный характер, а его результаты являются коммерческой тайной.
Целью данного анализа являются изучение механизма достижения максимальной прибыли и повышения эффективности хозяйствования; разработка важнейших вопросов конкурентной политики предприятия и программ его развития на перспективу; обоснование управленческих решений по достижению конкретных производственных целей. Объектом анализа выступают различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности структурных подразделений хозяйствующего субъекта.
Субъектами анализа могут быть различные организационные структуры внутрихозяйственного управления и отдельные лица, ответственные за проведение анализа, а также внешние консультанты для проведения аналитической работы. Проводится управленческий анализ по мере необходимости на нерегулярной основе, прежде всего по тем направлениям, где наблюдаются спад производства, кризисная ситуация, рост затрат, снижение рентабельности и качества продукции, отставание в конкурентной борьбе и т.д.
Информационной базой анализа служат данные первичного бухгалтерского и оперативного учета, выборочных обследований, нормативно-справочная информация, акты ревизий и инвентаризаций, аналитические расчеты, а также сведения, добытые у конкурентов в результате промышленного шпионажа. Полученная информация представляет коммерческую тайну и используется для внутрихозяйственного управления. Потребителями данной информации являются менеджеры предприятия, совет директоров, директора филиалов и дочерних предприятий, начальники цехов, бригадиры, мастера и др.
Основное содержание управленческого анализа составляют:
• анализ обоснования и реализации бизнес-планов;
• анализ системы маркетинга;
• комплексный экономический анализ эффективности хозяйственной деятельности;
• анализ технико-организационного уровня и других условий производства;
• анализ использования производственных ресурсов;
• анализ объема продукции;
• анализ взаимосвязи себестоимости, объема продукции и прибыли.
Рассмотрим последовательность проведения анализа:
• первый этап — установление цели анализа и объема работы, составление плана аналитической работы, конкретной программы анализа; подбор документов, проверка достоверности источников информации, приведение данных в сопоставимый вид, группировки данных, составление аналитических таблиц;
• второй этап — изучение показателей, характеризующих деятельность анализируемой организации;
• третий этап — обобщение и оформление результатов анализа, составление аналитических записок с конкретными предложениями, принятие решений, организация контроля исполнения предложений по результатам анализа. От того, как будут определены цели аналитической работы, зависят ее объемы и характер. Эти цели вытекают из задач, стоящих перед организацией. Необходимым условием анализа является составление его программы.
В программе предусматриваются:
• сроки проведения анализа;
• материалы, по которым проводится анализ, а также список лиц (с указанием должности), у которых можно получить нужную информацию;
• порядок проведения анализа и обобщения его результатов;
• исполнители (плановый отдел, бухгалтерия и др.), календарные сроки выполнения работ.
Проверка материалов, используемых при анализе, их изучение и систематизация (составление соответствующих аналитических таблиц, подбор и распределение по отдельным вопросам дополнительно привлеченных материалов и т.д.) — необходимое условие анализа. Материалы могут содержать ошибки и искажения. Искажением отчетных данных считается неправильное их отражение в отчетности, допущенное как в результате умышленных действий должностных лиц с целью сокрытия доходов и в других корыстных целях, так и вследствие нарушения действующих инструкций и методических указаний по составлению отчетности, а также арифметических ошибок. Аналитической работой в организациях занимаются, прежде всего, работники бухгалтерии.
Главный бухгалтер отвечает за финансовое состояние организации. Вместе со своим заместителем он готовит информационный материал и изучает хозяйственную деятельность по данным бухгалтерского учета и отчетности, контролирует выполнение планов, расходование и использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов так, чтобы предупредить потери, нерациональные расходы, обеспечить сохранность собственности.
Оформление результатов анализа — завершающий этап аналитической работы. Результаты анализа деятельности организации за год, квартал, месяц оформляют в виде аналитических записок. Формами аналитических записок являются объяснительная записка к годовому или квартальному отчету об итогах хозяйственной деятельности организации и заключения аудиторов. В случае если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки.
Объяснительная записка начинается с общей характеристики выполнения плана и изменения показателей по сравнению с предыдущими периодами. Затем приводятся результаты анализа причин отклонений от плана (или другой базы), выявляются взаимосвязь и взаимодействие отдельных факторов, и их влияние на показатели хозяйственной деятельности. Аналитические расчеты обычно оформляют в виде аналитических таблиц, к каждой из них дается текстовое приложение, содержащее важнейшие выводы и раскрывающее взаимосвязь показателей. Заключительная часть объяснительной записки содержит главные выводы проведенного анализа, подсчет выявленных резервов, предложения по их использованию, мероприятия по улучшению хозяйственной деятельности. Изложение объяснительной записки должно быть ясным, сжатым и увязанным с аналитическими таблицами.
Анализ управленческой информации
В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией. Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их работы, подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе. Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать. С одной стороны, информация – это предмет труда управленческих работников, т.е. это то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п. С другой стороны, результат труда работников управления также представлен в виде информации. Так, в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.
Процесс обмена информацией настолько важен для жизни организации, что с позиции теории информации все управление организацией как раз и является непрерывным процессом ее сбора, обработки, хранения и распределения.
В самом общем виде можно дать следующее определение информации.
Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.
В науке и практике современности нет другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения как по поводу понятия "информация".
Можно выделить три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.
Первая концепция – количественно-информационный подход (концепция К. Шеннона) отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.
Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано па утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.
Третья концепция – логико-семантичекий подход (семантика – изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация – это действующая, полезная, работающая часть знаний.
Таким образом, существуют разные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека наиболее приемлем логико-семантический подход. То есть для управления организациями информацией является "действующая", "полезная", "работающая" часть знаний.
Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.
Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:
В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.
Рассмотрим характеристики управленческой информации:
1. Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность. Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из "сырой" информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается. Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности. Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения и увеличивает степень риска. Недостаток информации часто создается искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:
• обоснованное или необоснованное засекречивание части необходимых сведений;
• стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса. Решение проблемы недостатка информации может состоять в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе всех заинтересованных лиц к интересующей их информации через различные каналы. Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.
2. Достоверность. В некоторых случаях достоверность зависит от порядка документооборота. Обычно, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Следует также учитывать, что об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. В то же время достоверность зависит от времени прохождения информации. Например, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к получателю слишком поздно, может стать ложной из-за произошедшего изменения ситуации.
3. Стоимость информации. Характеризуется уровнем затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она квалифицирует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (деловой) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может включать шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как "сухая" и плохо воспринимается.
5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления различным категориям работников. Существует три уровня открытости информации:
• секретная (государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства и имеет ограничения на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) – выражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относятся сведения о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
• публичная (открытая) – отображает потребности и интересы общества. Не имеет ограничений на использование.
6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека ши организации.
Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.
Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.
Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:
– кто готовит информацию;
– какое количество времени имеется для ее обработки;
– какова степень ее полноты;
– по каким критериям она оценивается;
– как и кем используется;
– какими техническими средствами передается и перерабатывается;
– насколько подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию.
Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.
Цели управленческого анализа
Первоочередной целью в управленческом анализе является оценка стратегической условий на предприятии при учете существующих ограничений и перспектив дальнейшего развития.
Итоговой целью управленческого анализа будет сбор и предоставление данных комплексного анализа — менеджерам и прочим ответственным лицам для разработки и применения стратегических решений, и дальнейшего выбора стратегии, наиболее подходящей данному предприятию.
В некоторой степени, управленческий анализ — это вторая составляющая SWOT — анализа, которая связана с определением слабых и сильных направлений деятельности предприятия.
Кроме того, управленческий анализ по сути одна из составляющих стратегического менеджмента, сосредоточенной на выявление и доскональное понимание особенно важных подходов деятельности предприятия и других стратегических проблем.
В ходе этого анализа надо выявить соответствие основных возможностей и ресурсов предприятия всем стратегическим задачам поддержания и обеспечения конкурентных приоритетов компании, задачам удовлетворения возможных потребностей рынка.
Таким образом, располагая внутренней направленностью к объекту (т.е. внутренняя работа компании), управленческий анализ, все же, направлен на спрос внешней среды.
В управленческом анализе принято выделять социологические и аналитические целевые методы.
К социологическим методам управленческого анализа относятся:
- Метод опроса – направленный на получение общей информации от прямых участников исследуемых явлений и процессов.
- Метод наблюдения. Цель: Довольно протяженный сбор необходимых данных, выполняемый наряду с развитием изучаемых явлений или проблем. Способы наблюдения: лабораторное и полевое, систематическое, включенное, структурализованное и соответственно не систематическое, не включенное и неструктурированное.
- Экспериментальный метод управленческого анализа. Цель: Направлен на обследование жизнеспособности изучаемого явления или проблемы. Способы экспериментов: лабораторные, полевые, параллельные, линейные и другие.
- Метод анализа документов. Цель: Направлен на задействование всей доступной информации, хранящейся в документе. Способы экспериментов: традиционный (качественный) и формализованный анализ (т.е. контент-анализ).
Социологический метод управленческого анализа также имеет ряд подвидов:
• индивидуальное и групповое анкетирование;
• прессовый, телефонный и почтовый опрос;
• свободное, формализованное и фокусированное интервьюирование.
Метод сравнения. Цель: Сравнение сопоставимых данных для анализа отклонений от установленных показателей, определения их причин, а также выявления дополнительных резервов.
Основные типы сравнений, используемые при методе сравнения в управленческом анализе:
• плановые и отчетные показатели;
• плановые, а также показатели предыдущего времени;
• отчетные, а также показатели предыдущего времени;
• показатели работы по каждому дню;
• показатели сопоставления со среднеотраслевыми видами данных;
• показатели уровня технического состояния и качества выпускаемой продукции анализируемого предприятия с показателями подобных предприятий;
• показатели работы 1-го подразделения со схожими показателями деятельности иных подразделений;
• показатели сопоставления личных и деловых качеств одних рабочих организации с подобными качествами других (имеет место попарное сопоставление);
• показатели сравнения персональных данных со средними по всему подразделению;
• показатели результатов проделанных работ, сначала до, а затем после введения тех или иных нововведений.
Такое сравнение, в управленческом анализе предполагает обеспечения сопоставимости анализируемых показателей, таких как — целостность оценки, сравнимость установленных сроков, устранение воздействия разницы в ассортименте, объеме и качестве территориальных отличий, сезонных условий и географических особенностей.
Анализ управленческих процессов
На сегодняшний день, в условиях рыночных преобразований в России, большое значение имеет потребность в обеспечении качественного управления различными процессами и явлениями. Одним из главных элементов управленческого процесса является разработка и принятие управленческих решений.
Среди огромного количества проблем современного менеджмента важнейшими из них являются этапы управленческого решения, представляющего собой основной инструмент управляющего воздействия. Эта проблема имеет серьезное значение, которое возрастает по мере усложнения хозяйственных ситуаций и управленческих задач, которые требуют управленческого решения. Об этом свидетельствуют и возрастающие масштабы потерь в результате даже небольших ошибок, допущенных в решении.
Разработка управленческих решений чрезвычайно важный процесс, который связывает основные функции управления: мотивацию, планирование, организацию, контроль. На каждом предприятии, управленческие решения определяют не только эффективность ее деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире. Важность процесса принятия решений была осознана человечеством одновременно с началом его сознательной коллективной деятельности. Следовательно, развитие теории управления проходило одновременно с развитием науки о принятии решений.
Основная часть работы менеджеров предприятия – это процесс принятия управленческих решений. Именно поэтому понимание всех тонкостей процесса принятия решений в различных условиях, знание и применение различных методов и моделей принятия решений играет значительную роль в повышении эффективности работы управленческого персонала.
Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций. Поэтому процесс принятия решений – центральный пункт теории управления. Наука управления старается повысить эффективность организации путем увеличения способности руководства к принятию обоснованных, объективных решений в ситуациях исключительной сложности с помощью моделей и количественных методов.
Принятие решений непосредственно связано с целенаправленной деятельностью человека. В личной жизни каждый человек принимает решения об устройстве семьи, распределении бюджета, проведении отдыха, выборе профессии, т.п. Формирование и выбор этих решений, как правило, производится эмпирически: путем логического мышления и интуиции. Параллельно с принятием личных решений человек рассматривает различные решения, возникающие в процессе своей служебной деятельности. Данная деятельность характеризует труд, как менеджеров, так и труд руководителей, которые как лично принимают решения, так и организуют работу своих сотрудников по подготовке и реализации тех или иных решений.
В ходе производственно-финансовой деятельности любого предприятия часто возникают ситуации, когда существует необходимость в выборе одного из нескольких возможных вариантов действия. В результате данного выбора появляется конкретное и определенное решение.
В условиях рыночной экономики есть высокая степень неопределенности экономического поведения субъектов рынка. В связи с этим огромную роль играют методы перспективного анализа, которые позволяют принимать управленческие решения на основе оценки возможных в будущем ситуаций и выбора из нескольких альтернативных вариантов решений. Разработка и осуществление эффективных управленческих решений является важной предпосылкой обеспечения конкурентоспособности продукции предприятия и самого предприятия на рынке, а также создания оптимальной структуры предприятия, осуществления обоснованной кадровой политики и рационализации других сторон деятельности предприятия.
Выбор эффективно правильного управленческого решения это результат комплексного использования экономического, правового, технического, организационного, информационного, логического, психологического, математического, и других аспектов.
Управленческие решения – это способ постоянного воздействия управляющей подсистемы на управляемую, или говоря другими словами субъекта управления на объект. Данное воздействие в конечном итоге приведет к достижению намеченных целей.
Проанализировав труды отечественных и зарубежных авторов, управленческое решение можно представить как результат прогнозирования, анализа, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели.
Импульсом управленческих решений является необходимость устранения, снижения актуальности или решения проблемы, то есть в будущем приближение существующих параметров объекта (явления) к желаемым, прогнозным.
Управленческие решения, связаны с выполнением руководителем (менеджером) управленческих функций, в том числе с координацией и контролем, планированием, организацией каких-либо процессов. Данные решения принимаются в форме приказа, распоряжения, инструкции, а также деловой беседы и др. Однако, не каждое решение, которое разрабатывается и реализуется руководителем (менеджером), является управленческим.
Решение является управленческим, если оно разработано и реализовано для социальной системы и направлено на:
- управление деятельностью предприятия;
- механизм формирования системы управления предприятия;
- управление производительностью, навыками, умениями;
- управленческое консультирование;
- стратегическое планирование;
- управление внешними и внутренними коммуникациями;
- управление обслуживающей и производственной деятельностью предприятия.
Управленческое решение представляет собой волевое, творческое действие руководителя (менеджера) на основе знания законов и анализа информации о функционировании управляемой системы, которое состоит в выборе целей и способов деятельности коллектива предприятия по разрешению проблемы или изменению цели.
Термин «управленческое решение» рассматривается в двух основных значениях: явление; процесс.
Как процесс, управленческое решение представляет собой отбор, систематизация и анализ информации, подготовка, принятие и реализация управленческого решения. Как явление, управленческое решение представляет собой план мероприятий, постановление, письменное или устное указание.
Экономическая сущность управленческого решения проявляется в том, что на подготовку и воплощению в жизнь любого управленческого решения требуются материальные, финансовые, трудовые и другие затраты. Любое управленческое решение имеет реальную стоимость. Реализация эффективного управленческого решения принесет предприятию косвенный или прямой доход, а ошибочное решение – убытки.
Организационная сущность управленческого решения состоит в том, что к этой работе привлекается персонал предприятия. Для эффективной работы необходимо организовать работоспособный коллектив, выработать инструкции и положения, наделить работников обязанностями полномочиями, правами, и ответственностью, построить качественную систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работников необходимой техникой и технологией, координировать их работу.
Социальная сущность управленческого решения положена в основу механизма управления персоналом, который включает рычаги воздействия (интересы человека, установки и ценности, потребности, стимулы и мотивы) на человека для согласования их деятельности в коллективе.
Правовая сущность управленческого решения состоит в соблюдении правовых и законодательных актов, уставных, нормативных документов, таким образом, все принимаемые управленческие решения должны проходить правовую экспертизу. Нарушение действующего законодательства приводит или к отмене управленческого решения, или к штрафам и потерям.
Технологическая сущность управленческого решения проявляется в необходимости обеспечения персонала информационными и техническими средствами для разработки данного решения, а иногда и для реализации.
Задачи управленческого анализа
Рыночная система предъявляет жесткие требования к конечным результатам производственно-хозяйственной деятельности предприятий, а дифференциация интересов пользователей бухгалтерской информации, преобразования в бухгалтерском учете делают возможным в рамках единой системы бухгалтерского учета и экономического анализа выделить два функциональных уровня: управленческого и финансового учета и анализа.
Сближение теории и практики отечественного управленческого учета с теорией и практикой зарубежного учета вызывает необходимость пересмотра традиционных представлений и подходов к системе управленческого учета и экономического управленческого анализа. Выделение самостоятельного управленческого учета и анализа позволяет более четко управлять ресурсами и затратами, ориентируя их на конечные результаты: объем продукции, прибыль, маржу.
Управленческий учет и анализ позволяют решать вопросы, связанные с формированием затрат, эффективностью использования ресурсов, а также с вопросами производства и реализации продукции. Каждый из них направлен на конечный результат только в пределах своего объекта решения. То есть управленческий анализ сопровождает управленческий учет, базируется на его информации, обеспечивая принятие управленческих решений. Это дает возможность при общности целей управленческого учета и анализа углубить рассмотрение частных вопросов и способствует более эффективному управлению предприятием в условиях рынка.
Управленческий учет и анализ связаны с изучением первичной информации о ресурсах и результативными показателями первого порядка: продукцией и затратами. Однако только управляя ими, можно влиять на формирование итогов второго порядка – финансовых результатов. Объекты же управленческого учета и анализа гораздо шире, чем только учет и анализ затрат.
Это позволяет сформулировать систему целей управленческого анализа:
1) оценка места предприятия на рынке данного товара: определение организационно-технических возможностей предприятия; выявление конкурентоспособности продукции, емкости рынка;
2) анализ ресурсных возможностей увеличения объема производства и продаж за счет лучшего использования основных факторов производства: средств труда, предметов труда и трудовых ресурсов;
3) оценка возможных результатов производства и реализации продукции и путей ускорения этих процессов;
4) принятие решений по ассортименту и качеству продукции, запуску в производство новых ее образцов;
5) выработка стратегии управления затратами на производство по отклонениям, по центрам затрат, центрам ответственности;
6) определение политики ценообразования;
7) анализ взаимосвязи объема продаж, затрат и прибыли с целью управления безубыточностью производства.
Субъектами управленческого анализа являются руководство и привлекаемые им аудиторы и консультанты.
К основным задачам, решаемым субъектами управленческого анализа, относятся:
1) оценка хозяйственной ситуации;
2) выявление положительных и отрицательных факторов и причин действующего состояния;
3) подготовка принимаемых управленческих решений;
4) выявление и мобилизация резервов повышения эффективности хозяйственной деятельности.
Таким образом, от правильности и результативности внутреннего управленческого учета и анализа зависит основной результат – прибыль, которая затем становится объектом финансового (внешнего) анализа.
Анализ управленческой проблемы
Управленческая проблема представляет собой сложный вопрос, задачу, требующую своего уяснения, изучения, оценки и решения.
Управленческие проблемы классифицируются по следующим признакам:
• степень важности и срочности. Как правило, самые важные проблемы являются и наиболее срочными;
• масштабы последствий, в случаях принятия или непринятия решений, и численность организаций и лиц, которых затрагивают данные проблемы;
• возможность решения проблемы с наименьшими затратами и в оптимальные сроки;
• степень риска, связанного с решением данной проблемы, и возможность возникновения новых проблем на этой основе;
• степень структуризации и формализации, возможность выражать проблему в количественных и качественных показателях и т. д.
Кроме того, проблемы могут различаться по способам их разработки:
• безальтернативный, когда путь решения проблем только один, других вариантов решения нет;
• бинарный и многовариантный, когда проблему можно решить двумя и более способами;
• в случаях, когда ни один из способов не может дать положительного ответа на вопрос, как разрешить проблему, здесь применяют комбинационный способ. Он заключается в том, что проводится комбинирование отдельных частей и способов решения проблем, не противоречащих друг другу. В целом это основа для последующего поэтапного решения проблемы.
Отдельно рассматривается вопрос о сроках решения проблем.
Виды проблем рассматриваются по следующим критериям:
• стратегические, направленные на формирование базы стратегических данных, их уяснение, изучение, оценку и практическое использование;
• тактические, разрешение которых происходит в более короткие сроки, чем стратегические;
• долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные, текущие;
• по уровням руководства — высшего, среднего и низового звеньев управления.
Каждый менеджер в любой организации встречается с массой проблем. Управленческие проблемы возникают вследствие нежелательных явлений внутреннего или внешнего свойства (получения результатов работы), отличающегося от запланированного, ошибочных действий руководства и рядовых исполнителей.
К основным причинам возникновения управленческих проблем следует отнести:
• изначально ошибочные цели организации, способы и сроки их достижения;
• неверные принципы и методы деятельности работников;
• ошибочные критерии оценки возможностей предприятия и сотрудников;
• умышленные нарушения в технике, технологии, финансах, поставках и т. д.;
• изменения в политике и экономике государства;
• природные катаклизмы и стихийные бедствия (пожар, наводнение и др.).
Решение — это волевое воздействие человека на объект управления для разрешения проблемы, выбор альтернативы для достижения поставленной цели. Виды решений, как правило, совпадают с видами проблем. Если проблема носит стратегический характер, то и решение должно быть стратегическим, если проблема текущая, краткосрочная, то и решение должно быть аналогичным.
Решение стратегических проблем относится к разряду инициативных, идущих от высшего руководства к исполнителям низших звеньев управления. В этом случае высшее руководство берет на себя инициативу и ответственность за принятые решения стратегического характера. Примером может служить направление инвестиций (капиталовложений) на перспективное развитие производства нового вида изделий, решение о расширении производства или, напротив, о свертывании дел и т. д.
Решение тактических проблем — это дело средних звеньев руководства; на основе предписаний «сверху» они планируют решения проблем в среднесрочных планах и выполняют краткосрочные задачи. Низовые звенья управления решают проблемы исходя из устных распоряжений, указаний или письменных приказов.
Текущие проблемы каждодневного характера, так называемая рутинная работа, занимает основное время низовых звеньев управления. От решения данных проблем среднее звено руководства и особенно высшие руководители по возможности должны быть освобождены.
Решение проблем классифицируется по ряду признаков:
• степень обязательности исполнения;
• функциональное назначение;
• способ принятия;
• сфера реализации.
По степени обязательности решения могут быть директивными; они принимаются высшим руководством и обязательны к исполнению для нижестоящих управленческих структур. Рекомендательные решения разрабатываются совещательными органами. Их исполнение желательно, но не обязательно. Ориентирующие решения принимаются руководством для координации работы нижестоящих управленческих структур, которые действуют автономно.
По функциональному назначению выделяют организационные, координирующие, регулирующие, активизирующие и контролирующие ход выполнения решения. Например, предписывающие способ действия и методы решения проблем; распределяющие работу между исполнителями, по проведению контроля, проверок, подготовке нормативных документов и др.
По способу принятия выделяются решения выборочные и систематические. К первым относятся решения одного или нескольких вопросов данной проблемы, ко вторым — решения, охватывающие проблему целиком во всей ее многосложности и взаимосвязи.
Решения классифицируются также на принятые единолично или коллективно, на общие и специальные, на запрограммированные и незапрограммированные, на закрытые и для общего пользования и т.д.
Процесс принятия решений составляет один из центральных пунктов управленческой деятельности. Научные исследования и практический опыт свидетельствуют, что рациональное решение проблем возможно тогда, когда руководители следуют общепринятым методам работы в этой области. К ним относят прежде всего научный метод, суть которого состоит, во-первых, в том, что путем наблюдения, сбора и анализа информации формулируется гипотеза (предположение) о самой проблеме и возможных подходах к ее решению.
Во-вторых, научный метод дает системную ориентацию, т. е. выявляет взаимосвязи данной проблемы с внешним окружением и внутренними переменными самой организации. Выявленные взаимосвязи позволяют наиболее полно представить причины возникновения проблемы и увидеть ее основу.
В-третьих, научный метод пользуется математическим моделированием. К нему обращаются в наиболее сложных случаях, не позволяющих диагностировать проблему и подготовить решение без дополнительного количественно-качественного анализа, лишь на основе причинно-следственной оценки. Метод математического моделирования применяется также, когда в реальности невозможно провести тот или иной эксперимент хода развития события или явления.
Для менеджеров, занятых хозяйственной деятельностью, важное значение имеет метод экономического анализа. Экономический анализ включает методы оценки экономических показателей работы предприятия, издержек, рентабельности, движения денежных средств, уровень спроса и др. Примером может служить модель, в основе которой лежит определение точки самоокупаемости, анализ безубыточности работы. Метод принятия решений здесь связан с определением точки, когда суммарный доход сравняется с общими расходами, т. е. когда работа предприятия перестает быть убыточной и начинает приносить прибыль.
Многие исследователи полагают, что оптимальной деятельности предприятия способствуют принятые и реализованные рациональные решения. В основе разработки рационального решения проблемы лежит объективный и многосторонний анализ условий, в которых предприятие действует в каждый период времени, а также тенденции, которые будут иметь место в дальнейшем.
Этот анализ протекает по этапам от начала возникновения проблемы до полного устранения и получения позитивного результата.
Первый этап содержит анализ ситуации, в рамках которой обнаружились симптомы или признаки возникающей проблемы. На втором этапе проводится анализ самой проблемы. Третий этап — выявление факторов, ограничивающих принятие рационального решения данной проблемы. Среди этих факторов могут быть как внешние, так и внутренние. Если внешнее окружение оказывает несущественное влияние на выработку и реализацию рационального решения, то рассматривают внутренние возможности. К ограничениям внутреннего порядка следует отнести ограниченность средств для решения проблемы, недостающее число специалистов необходимой квалификации, этические соображения и т. д. На четвертом этапе выработки рационального решения осуществляются определение, оценка и выбор альтернативы из имеющихся вариантов. Сначала формулируются все возможные в данном случае альтернативы и из них выбираются наиболее реальные. В случае, если проблема верно сформулирована, оценена, альтернативные варианты отброшены, менеджер окончательно приходит к выводу, что следует остановить свой выбор на данном рациональном варианте решения. Такой выбор не обязательно преследует максимум полезности и даже не оптимальное достижение результата. Пятый этап — это согласование решения с исполнителями и всеми заинтересованными сотрудниками. Оно осуществляется путем визирования документа (приказа), предписывающего исполнение решения данной проблемы. Шестой этап — это утверждение решения высшим руководителем предприятия. Такая процедура является обязательной, если для реализации решения требуется израсходовать материальные, денежные и людские ресурсы и резервы. После этого начинается реализация рационального решения.
Важность выработки и принятия рационального решения проблемы несомненны. Но решение еще необходимо выполнить. Реализация решения осуществляется с большей долей вероятности, быстрее и с инициативой, тогда, когда в процессе его выработки и принятия участвовали исполнители, тем более, если они вносили свои предложения и отбирали наиболее приемлемый вариант.
Ход реализации управленческого решения начинается с планирования или составления графика работ по реализации. В плане реализации решения проблемы предусматриваются конкретные исполнители, ответственные за отдельные участки или объемы работ, сроки и способы достижения желаемых результатов, необходимые материальные и финансовые средства. Планом должен быть предусмотрен также контроль над ходом выполнения решения и итоговый контроль после снятия проблемы.
К методам решения проблем следует отнести, прежде всего, практическую целесообразность всего комплекса работ. Они должны быть экономичными, без лишних расходов, чтобы доход от полученных результатов решения проблемы превосходил сделанные затраты. Методы решения проблем должны быть надежными, безошибочными и точными.
В ходе реализации решения важно установить обратную связь между исполнителями и руководителем, ответственным за решение проблемы.
В целом процесс принятия и реализации решения можно проследить следующим образом:
• принятие решения;
• сообщение о решении;
• реализация решения;
• установление обратной связи;
• оценка результатов.
В ходе реализации решения иногда возникают ситуации, меняющие первоначальные планы. Тогда необходима корректировка действий, а иногда и отмена устаревших распоряжений, если обстоятельства изменились коренным образом. Используя обратную связь, руководитель может быстро реагировать на произошедшие изменения и принять иные, соответствующие обстановке решения.
В практической работе менеджеров бывают обстоятельства, когда они вынуждены принимать нестандартные решения. Решение нестандартных проблем сопряжено с большой, напряженной и сложной работой всех участников, а также с постоянными поправками, координацией, контролем.
Внутренний управленческий анализ
Для максимизации прибыли менеджмент компаний нуждается в наличии эффективного механизма диагностики финансового положения и финансовой устойчивости компании, необходимого при оценке деятельности на текущий момент времени в исторической ретроспективе, а также в ее прогнозировании на будущее, такую информацию получают на основании финансового и управленческого анализа.
Управленческий анализ – это промежуточное звено управления организацией, объектом которого является перспективная и ретроспективная оценка финансово-хозяйственной деятельности предпринимательской структуры с целью аналитического обеспечения принятия управленческих решений, направленных на укрепление ее финансового состояния.
Управленческий анализ нацелен на изучение причин отклонений, установление виновных в них и разработку мероприятий по устранению выявленных отклонений по контрольным показателям.
Отличие экономического анализа от управленческого проявляется в информационных потоках, которые они обрабатывают, однако при исследовании деятельности конкретного хозяйствующего субъекта оба вида анализа дополняют друг друга и ни один из них не является видом другого. Однако деление бухгалтерского учета на финансовый и управленческий предполагает аналогичное разделение на финансовый (внешний) анализа и управленческий (внутренний).
Основной целью управленческого анализа является ориентация управленческого процесса на достижение тактических и стратегических целей организации.
Являясь связующим звеном между учетом и менеджментом, управленческий анализ частично включает и их функции:
1. Предоставление необходимой информации (сервисная). Информация должна быть аналитичной, содержащей плановые, нормативные и фактические показатели, в динамике за несколько периодов, включая отклонения от них;
2. Обеспечение внутреннего оперативного контроля. Данная функция сводится к контролю экономической работы как организации в целом, так и ее структурных подразделений;
3. Принятие эффективных планово-экономических решений (управляющая функция). Реализуется с использованием данных анализа отклонений, с целью принятия эффективных управленческих решений.
В целом управленческий анализ следует рассматривать как связующее звено между учетом и менеджментом организации, объектом которого является прошлая и будущая деятельность сегментов бизнеса, информационной базой – данные собранные в системе бухгалтерского управленческого учета. Обладая необходимой информационной базой, можно оценивать степень использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, строить краткосрочные прогнозы поведения затрат при различной деловой активности организации.
Принятие управленческих решений осуществляется на базе проведенного внутреннего управленческого контроля бюджетных форм и форм внутренней отчетности посредством проведения управленческого анализа по отдельным контрольным показателям.
Значит каждое слагаемое управленческого учета (бюджетирование, учет, контроль, анализ, принятие управленческих решений) осуществляет работу с некой системой контрольных показателей и управленческий учет, выполняет свои функции только на базе системы контрольных показателей.
Анализ управленческих ситуаций
Пожалуй, ни в одном виде соревнований с такой очевидностью и быстротой не проявляются способности руководителя, как при анализе управленческой ситуации, если она выбрана правильно. Последнее означает, что тест-ситуация должна предусматривать выбор не между «плохим» и «хорошим», а между меньшим из двух зол.
Выбор между «хорошим» и «хорошим» также не годится для испытания. Эта ситуация раскрывает его сущность так же мало, как мало проливает света на характер человека предпочтение, которое оп отдает одному из множества хороших, добротных товаров в универмаге.
Если же приходится лавировать между Сциллой и Харибдой, но альтернатива не сформулирована и отсутствие «хорошего» выхода или чрезмерная трудность его нахождения не очевидны, руководитель мобилизует все свои способности. У нас на глазах он занимается «сшиванием кусков поведения», подыскивая и прилаживая один к другому, чтобы получилось гладко и убедительно. Но если ситуация правильно поставлена, то гладко и убедительно не получается. Руководитель это чувствует, он не доволен собой, своим ответом. Его никто не ориентировал на то, что ответ должен быть гладким и убедительным, но срабатывает традиционное представление о «хорошем» ответе, вынесенное еще со школьных и студенческих лет.
Многие из читателей по собственному опыту знают, что заготовленные в преддверии сложного разговора фразы, казавшиеся естественными и убедительными, когда доходит до дела, вдруг нейдут с языка. Их фальшь становится для нас настолько очевидной, что мы отбрасываем их или, произнеся, делаем сразу оговорки. При этом испытываем чувство неловкости: не смог так сказать, как собирался, а надо было.
Именно это ощущает руководитель, анализируя ситуацию: он заставляет себя говорить, испытывая недовольство собой, стараясь выражаться глаже и увереннее и ... скатывается в наезженную колею, к тому же не всегда соответствующую ситуации.
Первоклассник, которому предстоит перейти оживленную улицу, нерешительно стоит на краю тротуара, выбирая паузу в движении машин, а затем, решившись, прижимает подбородок к груди и, зажмуря глаза, стремительно перебегает дорогу. Он остался жив, но нам-то с вами ясно, что переходить улицу он еще не умеет.
Участникам первого соревнования было предложено разрешить следующую ситуацию.
Операторы ЭВМ очень недовольны трехсменной работой. В три смены работали и раньше, но объем работ был небольшой, и операторы во вторую и третью смены были загружены лишь на 30 % (в третью смену могли поспать). Теперь объем работ возрос, и существенно.
Здание ВЦ находится в довольно пустынном месте. Вчера, когда оператор Иванова, молодой специалист, вышла, из ВЦ после второй смены, к ней пристал какой-то пьяный. Ничего страшного не случилось, но уже с утра заведующему отделом звонили родители Ивановой с угрозой жалобы в высшие инстанции, если ее не переведут на односменную работу. В коллективе зреет бунт, причем заведующий понимает, что случай с Ивановой — лишь повод, а причина в том, что кончилась легкая жизнь у операторов.
После обеда Иванова положила на стол заведующего заявление на имя директора следующего содержания: «Прошу перевести меня на односменную работу, поскольку администрация не может обеспечить мне безопасное возвращение домой после второй смены».
Задание: до передачи директору наложить на заявление Ивановой содержательную резолюцию и на отдельном листе набросать план мероприятий, позволяющих нормализовать положение.
У нас не сохранились ответы участников конкурса, о котором идет речь, но они мало отличаются от полученных нами в ходе других конкурсов:
1) организую пост дружины;
2) обеспечу автобус для развозки по домам;
3) найду симпатичного провожатого;
4) переведу на односменную работу;
5) не переведу — пусть работает, как работала;
6) проведу общее собрание;
7) сообщу в милицию.
Есть ошибка, которую допустили все отвечающие.
При разборе подобной ситуации нельзя обойтись без оценки правовой стороны дела. Часть руководителей понимает ее правильно: администрация не обязана обеспечивать безопасность за территорией предприятия, не обязана развозить по домам, если УГО не оговорено коллективным договором. Сравнительно небольшая часть думала, что администрация обязана что-то предпринять в данной обстановке. Но даже те, кто знал и понимал, что администрация ничего не обязана в данном случае, хотя по-человечески может что-то сделать, не сочли нужным (или упустили случай) разъяснить работнице неправомерность ее просьбы.
Ведь это не просто просьба плачущей девушки, а официальное заявление, претендующее на разъяснение администрации ее обязанностей и фиксирующее факт невыполнения последних.
Можно пойти навстречу человеку, даже если его просьба неправомерна. Если он не понимает ее неправомерности, надо ее разъяснить. Бывают случаи, когда не до разъяснения — надо быстро действовать, а потом уже разъяснить. Но нельзя и д т и навстречу человек у, если он настаивает на правомерности неправомерной просьбы, фактически выставляя ее как правомерное требование. Даже если он настаивает плача, находясь в безвыходном положении (мы исключаем случай, когда «разум помутился»). Такая уступка — проявление слабости под давлением наглости, в какие бы одежды эта наглость не рядилась.
Поскольку руководители не разъяснили неправомерность просьбы, то каждый из них, кто хоть в чем-то пошел навстречу просьбе, автоматически оказался неправ.
Те, кто не пошел навстречу просьбе, юридически правы, но не выполнили своей обязанности перед подчиненным, не разъяснив ситуацию, отказав в юридической помощи.
Можно сказать, что руководители, пытавшиеся решить этот вопрос единолично, не обращаясь к коллективу операторов тем или иным образом, оказались на заведомо проигрышном пути. Они вступили в борьбу со следствиями, а не причинами — это традиционная ошибка многих руководителей. Ведь если бы трехсменная работа до этого случая вполне устраивала бы оператора, она с такой просьбой не обратилась бы, Подобный инцидент мог произойти в любой части города, и ВЦ здесь ни при чем. Как сказано в описании ситуации, причина — в возросшей загрузке операторов и образовавшемся в связи с этим реальным ухудшением условий труда (раньше можно было поспать в третью смену — теперь некогда). И хотя в узком юридическом смысле операторы не имеют права возмущаться тем, что во вторую и третью смены приходится полноценно трудиться, но в широком юридическом смысле — имеют такое право, подобно тому как гость, разок переночевавший в вашем доме, не имеет права требовать, чтобы его у вас прописали, но, прожив у вас в доме много месяцев или лет, он это право приобретает, и теоретически его должны прописать. Но и с человеческой точки зрения операторов понять можно: «Мы в ответе за тех, кого приручили».
Отменить трехсменную работу или частично разгрузить операторов невозможно. Значит, было бы справедливым реальное ухудшение условий труда компенсировать их реальным улучшением в каком-то другом аспекте (обновить дизайн помещений, обеспечить современный музыкальный фон, поставить автоматы для кофе и газированной воды и т. д.).
Некоторые руководители так и пытаются поступить, принимая решение, но при этом забывают важное правило: всякое решение, которое снижает авторитет руководителя, неверно. Можно улучшить условия труда операторов и повысить свой авторитет, повернув ситуацию так, чтобы выступать в роли «сильного», протянувшего руку помощи «слабому». А можно снизить свой авторитет, пойдя на уступки операторам: «слабый» уступает под давлением «сильного». Многие отвечающие не отслеживали, в какой роли они выступают: «сильных», помогающих, заботящихся, ценящих по достоинству хорошую добросовестную работу или «слабых», под давлением идущих на уступки, которых можно понуждать обеспечить хорошую жизнь. Понятно, что здесь дело не в амбициях руководителя, а в том благотворном или развращающем влиянии, которое оказывает руководитель на подчиненных.
И, наконец, последняя ошибка, которую очень часто допускают отвечающие, — принятие решения без учета личности работника. Необходимо разбираться в людях: одну девушку происшедшее может так травмировать, что не считаться с этим нельзя; другая может то же самое воспринять легко, а перед руководителем разыграть спектакль. Если он хорошо знает работников, то такое заявление, скорее всего, вообще не появится. При хорошем знании руководителем и подчиненным друг друга вопросы не решаются заявлениями и резолюциями, а лишь оформляются, если другой путь Исключен. Очевидно, по-настоящему оценить роль случившегося могут лишь те, кто работает с человеком бок о бок. Тем более, что перевод коллеги на односменную работу не может осуществиться иначе, как за их счет.
Поэтому правильно поступил тот, кто обратился к мнению коллектива операторов, предоставив ему право участия в решении или самого решения этого вопроса (а не пытался «спихнуть» на коллектив свои обязанности, что люди всегда замечают).
И еще одно. Мы уже говорили, что улучшение условий труда операторов оправданно, однако следует помнить; добро должно быть рентабельным, иначе ему не выдержать конкуренции с о з л о м. Дизайн, музыка, кофе, микроавтобус и экскурсии по стране — все это хорошо. Но если затраты даже в перспективе не окупятся хорошей работой, то пли руководитель быстро «разорится», или дело не пойдет дальше благих намерений.
Мы обрисовали типичные ошибки. Они — как флажки на трассе. Важна не решительность, с которой руководитель устремляется к цели, не правильность его траектории, а то, насколько искусно он обходит флажки-препятствия.
Надо сказать, что анализ управленческих ситуаций — серьезное испытание и для членов жюри. При внешней незамысловатости предлагаемые ситуации (например: «Ваш руководитель — человек деловой, энергичный, но периодически выбирает кого-то из подчиненных в качестве «козла отпущения». На оперативном совещании дошла очередь и до Вас. Ваши действия?») содержат ряд «подводных камней». Сами члены жюри нередко допускают ошибки и делают такие комментарии к ответам участников, что ведущий конкурса оказывается в затруднительном положении.
Вообще, чтобы конкурс проходил успешно, необходима атмосфера раскованности. Если участники зажаты, отделываются стереотипными фразами, почерпнутыми из газет, то оценить их как руководителей крайне затруднительно. Стоит хотя бы одному из членов жюри пристыдить кого-либо из участников за неправильный на его взгляд (т. е. раскованный, откровенный, реалистичный) ответ, как сразу возникают натянутость и фальшь, от которых нелегко избавиться, если не пойти на определенную дискредитацию данного члена жюри. К счастью, на нашем первом конкурсе мы с этим не столкнулись, и работа жюри была «на уровне».
Анализ управленческого контроля
В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.
Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить.
Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.
Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.
Контроль состоит из трёх основных стадий:
- установление стандартов, ориентиров, к которым нужно стремиться;
- измерение фактически достигнутого;
- сопоставление достигнутых результатов с плановыми.
С помощью контроля не только выявляются отклонения от заданий, сформулированных в решениях, но и определяются причины этих отклонений.
Контролю подвергаются как объект, так и субъект управления. Деятельность объекта контролируется управленческим аппаратом и общественностью. Контроль за деятельностью субъекта осуществляют финансовые и кредитные органы, вышестоящие инстанции, органы местного самоуправления.
Необходимой информацией для осуществления контроля являются:
• оперативные материалы наблюдения за ходом производственных процессов;
• статистические данные, бухгалтерские отчеты, результаты проверок;
• опросы общественного мнения и др.
Требования, предъявляемые к выполнению функции контроля:
• контроль должен иметь стратегическую направленность на общие приоритеты деятельности организации;
• ориентация контроля не только на выявление проблем (контроль ради контроля), но и на их решение для достижения результатов;
• эффективность контроля определяется соотношением затрат на контроль и потенциальной прибыли от его проведения;
• контроль должен быть своевременным, предупреждать появление серьезных отклонений;
• контроль должен быть гибким и простым, соответствовать складывающейся ситуации; должен быть понятен людям и соответствовать их потребностям и возможностям;
• экономичность контроля. Если система контроля слишком дорого стоит, то от нее целесообразнее отказаться, необходимо учитывать диапазон контроля, есть количество объектов (исполнителей), которыми можно эффективно управлять.
Традиционная система организационного контроля предполагает наличие четырех ключевых этапов.
Установление нормативных показателей. В рамках общего стратегического плана организации менеджеры определяют отделам конкретные цели в форме особых операционных условий, в том числе некие нормативные показатели, по которым сверяется организационная деятельность. Такие стандарты могут включать в себя «уменьшение брака с 15 до 3%», «повышение корпоративного дохода на инвестиции до 7%» или «снижение числа несчастных случаев на каждые 100 тыс. рабочих часов». В компании American Airlines устанавливают нормативные показатели на такие виды деятельности, как обновление парка авиалайнеров, назначение льготных пассажирских тарифов для привлечения чувствительных к ценам путешественников, повышение коэффициентов загрузки пассажирских перевозок и увеличение объемов грузоперевозок. В компании Motorola, мировом лидере в вопросах качества, действуют специальные нормативы, так называемые «Шесть Сигма», в соответствии с которыми число дефектных единиц любой продукции или услуг не должно превышать 3,4 на миллион. Нормативные показатели должны устанавливаться предельно точно, чтобы менеджеры и рабочие постоянно использовали их в повседневной деятельности.
Измерение фактических результатов. Многие организации разрабатывают количественные нормативные показатели (ежедневные, еженедельные, ежемесячные). Например, когда в компании USAA (страховая и инвестиционная группа) замедлились темпы роста производительности, ее исполнительный директор Роберт Макдермот пришел к выводу, что «виноваты» в этом не столько сотрудники, сколько принятая в ней система нормативных показателей. Тщательная ее проверка закончилась созданием новой системы показателей, используемых для графического представления и оценки деятельности сотрудников в четырех целевых сферах: качество, количество, своевременность и обслуживание потребителей. Полученные данные используются для определения размеров вознаграждения сотрудников. Вскоре показатели производительности USAA обрели утраченную было динамику. Но в большинстве компаний менеджеры не позволяют себе полагаться исключительно на количественные измерители. Их интересуют и успехи в продвижении к таким целям, как повышение степени участия сотрудников в управлении и их личностный рост.
Организационно-управленческий анализ
В широком смысле организационно-управленческий анализ направлен на исследование системы управления в ее текущем состоянии. Система управления — это совокупность активных социальных и пассивных технических объектов, реализующих процессы управления в рамках существующих организационной структуры и организационной культуры.
В целях анализа систему управления рационально рассматривать как совокупность следующих элементов:
• системы целей компании и стратегий их достижения;
• организационной структуры управления;
• системы процессов управления и структуры информации, циркулирующей в рамках этих систем;
• организационной культуры.
Поэтому организационно-управленческий анализ представляет собой исследовательскую деятельность, направленную на изучение системы целей компании и стратегии их достижения, организационной структуры управления, управленческих процессов и организационной культуры.
Организационно-управленческий анализ состоит из следующих этапов:
1. Установление рабочих отношений с исследуемой компанией, определение ограничений на доступ к необходимой информации.
2. Сбор и первичная обработка необходимой информации.
3. Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения.
4. Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления.
5. Моделирование и анализ процессов управления.
6. Разработка информационной модели.
7. Анализ сложившейся системы управления, выявление проблемных зон и узких мест, оценка организационно-управленческого потенциала компании.
8. Определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей и результатов анализа.
9. Презентация результатов организационно-управленческого анализа.
Рассмотрим последовательно этапы организационно-управленческого анализа.
Установление рабочих отношений с исследуемой компанией является важным этапом, поскольку организационно-управленческий анализ затрагивает существенные для персонала компании проблемы распределения деятельности, т.е. прав, обязанностей, полномочий, подчиненности. Организационно-управленческий анализ может проводиться или уполномоченной группой сотрудников самой компании, или привлекаемой консультационной фирмой. В любом случае должен быть установлен доброжелательный контакт, значительное внимание следует уделять межличностному общению с целью получения достоверной и полной информации.
Сбор необходимой информации включает:
— изучение внутренней информации на основе:
— штатного расписания,
— организационной структуры,
— положений о структурных подразделениях и должностных обязанностях,
— приказов и распоряжений,
— внутреннего регламента (распорядка) деятельности,
— документации, регламентирующей управленческие процессы (стандарты, информационные схемы и пр.);
— интервьюирование сотрудников;
— наблюдение, в том числе:
— организации рабочих мест,
— условий труда,
— организации труда,
— оснащения рабочих мест,
— компьютеризации и пр.
Выявление и анализ системы целей компании и стратегии их достижения включает:
1) анализ миссии компании на четкость ее формулирования, соответствие ее стратегии и целям компании, осознание ее персоналом, соответствие ее перспективам развития компании;
2) анализ целей на базе построения иерархического дерева целен компании. Анализ дерева целей компании должен сопровождаться формированием различных сценариев развития компании в зависимости от различных вариантов реализации внешней и внутренней среды. Это позволяет учесть неопределенность внешней среды и выявить ключевые факторы успеха выполнения миссии и целей для достижения эффективных результатов;
3) анализ системы ответственности за достижение целей и выполнение действий, направленных на достижение целей. При этом анализируется матрица распределения ответственности, которая позволяет выявить полноту соответствия целей, мероприятий и исполнителей.
Моделирование и анализ существующей организационной структуры управления. В данном разделе рассматриваются основные принципы. Организационная структура представляет собой совокупность организационных единиц (структурных подразделений и должностных лиц), упорядоченных в административно-деятельностном пространстве, с целью управления деятельностью компании.
Организационная структура управления характеризуется:
• составом и соотношением линейного, функционального и целевого управления;
• количеством и составом управленческих подразделений на разных иерархических уровнях, типом существующей структуры управления, числом уровней управления (линейного и функционального);
• численностью и соотношением различных категорий руководителей, специалистов и технических исполнителей в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;
• объемом перерабатываемой информации в целом по системе управления и по отдельным подразделениям;
• стоимостью и соотношением занятых в подразделениях различных видов оргтехники, территориальным расположением подразделений аппарата управления;
• степенью регламентации оргструктуры, уровнем управляемости в сравнении с нормой управляемости, уровнем качества существующей оргструктуры управления;
• количеством и соотношением числа решений, подготавливаемых и принимаемых в разных подразделениях и на различных уровнях аппарата управления;
• числом линий соподчинения, числом связей между подразделениями, соответствием важности решаемых задач уровню линейного руководства;
• затратами на управление по отдельным функциональным подразделениям и уровням управления;
• составом обслуживающих звеньев управления и их соотношением с линейными, функциональными и целевыми подсистемами управления.
Моделирование и анализ процессов управления. Процессом управления называется объективно существующая совокупность взаимосвязанных единиц управленческой деятельности (операций, задач, работ), описываемая в терминах «вход», «процесс», «выход». Организационная структура является формой управления, в которой реализуются процессы управления.
В рамках моделирования и анализа процессов управления производится наложение управленческих процессов и информационных связей на организационную структуру и осуществляется анализ их эффективности с точки зрения существующих и развивающихся сфер деятельности компании.
Разработка информационной модели. На базе изучения организационной структуры и процессов управления формируется информационная модель компании, представляющая модель информации, циркулирующей в компании. Анализ информационного пространства компании позволяет выявить эффективность системы информационного обмена и поддержки управленческих процессов, обнаружит!) слабые места в информационном обеспечении.
На основе анализа сложившейся системы управления выявляются проблемные зоны и узкие места и происходит оценка организацией управленческого потенциала компании. Далее следует определение основных подходов, методов и средств организационного проектирования исходя из поставленных целей развития компании и результатов анализа.
Результатом организационно-управленческого анализа является комплекс требований к перепроектированию организационной структуры и системы управления.
Проведение управленческого анализа
Управленческий анализ является внутренним делом фирмы, то есть он не является обязательным и может проводиться или не проводиться в зависимости от желания руководства предприятия. Это означает также, что он проводится в произвольной форме в отличие от, например, финансового анализа, проводимого аудитором, который в своей деятельности руководствуется целым рядом стандартов, методических указаний и других нормативных и подзаконных актов государственной власти.
Поэтому методики для проведения управленческого анализа разрабатываются, как правило, либо консалтинговыми фирмами в соответствии с профилем их деятельности, либо крупными корпорациями и холдингами для анализа принадлежащих им предприятий. Такая ситуация предполагает отсутствие единой методики проведения управленческого анализа.
Для качественного проведения управленческого анализа и эффективного управления необходима проработанная методика, включающая следующие элементы:
1) цели и задачи анализа;
2) совокупность показателей анализа;
3) схему, последовательность и периодичность проведения анализа;
4) способы получения информации;
5) обработку и анализ полученной экономической информации;
6) перечень организационных этапов и распределение обязанностей между службами предприятия;
7) порядок оформления результатов анализа.
На внедрение системы управленческого анализа оказывают влияние такие факторы, как продолжительность существования организации на рынке, размер и структура капитала, уровень автоматизации управления и учета и постановки менеджмента в организации.
Управленческий анализ призван решать вопросы формирования затрат, эффективности использования ресурсов, а также производства и реализации продукции. Нередко управленческий анализ отождествляют с контроллингом, либо считают доминирующим компонентом контроллинга. Занимая особое место в системе управления предприятием, и управленческий анализ, и контроллинг осуществляют информационное обеспечение принятия решений в целях оптимального использования имеющихся возможностей в рамках своей сферы деятельности.
Управленческий анализ и контроллинг являются самостоятельными направлениями экономической работы, находящимися в тесной взаимосвязи в процессе принятия управленческих решений. Сравнение управленческого анализа и контроллинга по существенным критериям проведено в таблице.
Таким образом, сферы деятельности управленческого анализа и контроллинга пересекаются в части обработки учетной информации и организации контроля за деятельностью предприятия, однако контроллинг ориентирован на внешнюю и внутреннюю среду предприятия с направленностью на стратегический уровень управления, а управленческий анализ – на экономическую эффективность и рентабельность деятельности на тактическом и оперативном уровне.
Сравнительная характеристика управленческого анализа и контроллинга:
Признак
Управленческий анализ
Контроллинг
Предмет
Совокупность объектов в процессе всего цикла управления производством
Процесс управления предприятием, включающий установление целей, формирование стратегии, разработку стратегических и тактических планов, контроль и анализ отклонений фактических результатов от намеченных целей
Цель
Использование результатов анализа для достижения высоких производственно-финансовых результатов в будущем
Ориентация управленческого процесса на достижение целей, стоящих перед предприятием
Задачи
Оценка внутренних и внешних факторов
Оценка общих тенденций развития экономических процессов
Оценка резервов повышения эффективности производства
Координация управленческой деятельности по достижению целей предприятия
Формирование и развитие системы комплексного планирования
Информационная поддержка принятия управленческих решений
Основные методы
Классические методы анализа: сравнение, факторный детерминированный и стохастический, (корреляционный) анализ
ЛВС-анализ
Маржинальный анализ
Метод расчета сумм покрытия
Метод расчета инвестиций
Управленческий анализ можно определить как раздел экономического анализа и составную часть управленческого учета, основной целью которых является изучение прошлой, текущей, а главное – будущей деятельности сегментов бизнеса, основанное на прогнозировании их доходов, расходов и финансовых результатов при выборе сегментами той или иной хозяйственной тактики.
Анализ управленческой отчетности
Кроме составления важно правильно интерпретировать полученные показатели и данные. Для наглядности помимо электронных таблиц лучше использовать диаграммы и короткие текстовые описания. Также кроме абсолютных значений рассматривать относительные, например, структуру выручки по видам товаров и филиалам. Полезно сравнивать показатели текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т.д.
Анализ управленческой отчетности проводится аналогично с прочими видами финансового учета. Его целью является оценить эффективность деятельности предприятия за отчетный период.
Аналитическая работа проводится в основном для оценки:
• расчета величины операционной, чистой и других видов прибыли;
• соотношение собственного и заемного капитала, а также возможность оплачивать взятые на себя обязательства.
Следует использовать группы финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала.
Данные группы разработаны исходя из основных потребностей менеджмента и могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.
Стоит внимательно относиться к показателям, которые будут использованы для принятия стратегических решений, если в ходе их вычисления были использованы неточные данные или допущены грубые методологические ошибки. Это может стать причиной серьезных управленческих ошибок и больших финансовых трудностей.
Еще одним важным пунктом в реализации финансовой политики является понимание фундаментальных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Так, ряд понятий, переводимые на русский язык, могут интерпретироваться по-разному (пример – под денежными ресурсами в России принято понимать деньги в кассе и на банковских счетах, а по МСФО к ним также относятся все высоколиквидные активы, которые быстро могут быть превращены в валюту). Еще одно глобальное отличие связано со способами учета, в России иногда используют метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.
В заключение добавим, что МСФО представляет более оперативную информацию для управленческого учета и чаще используется финансовыми директорами.
Функции управленческого анализа
Принципы управленческого учета обеспечивают его функции:
• оперативный учет, анализ, контроль, планирование и прогнозирование деятельности центров ответственности;
• создание механизмов мотивации, которые позволяют гармонизировать цели и интересы сегментов со стратегическими и тактическими целями предприятия;
• обеспечение информационной поддержки при принятии управленческих решений, которые направлены на получение максимальной прибыли при условии сохранения капитала предприятия.
Составляющие метода управленческого учета:
1. Документация – первичные документы, которые отражают хозяйственную деятельность предприятия. Первичный учет – основной источник информации для управленческого учета.
2. Инвентаризация – это способ определения состояния объекта на данный момент.
3. Обобщение информации и ее группировка эффективно применяются при принятии стратегических решений.
4. Контрольные счета – это записи по итоговым суммам операций определенного периода, которые помогают установить достоверность учетных записей.
5. Планирование – это непрерывный процесс, который сопоставляет условия рынка и возможности предприятия.
6. Нормирование – это расчет норм, который направлен на превращение затрат в продукт.
7. Лимитирование – это осуществление контроля за материальными издержками.
8. Анализ. Данному элементу должна подвергаться как деятельность предприятия в целом, так и его подразделений в отдельности. По итогам проведения анализа определяются отклонения и их причины.
9. Контроль – это завершающий процесс планирования, который позволяет устранить возникшие отклонения.
К объектам управленческого учета относятся:
• расходы центров ответственности;
• доходы центров ответственности;
• результаты центров ответственности.
В свою очередь объекты имеют свое подразделение, а именно:
1. Ресурсы производства, которые обеспечиваю целесообразные труд работников в процессе деятельности предприятия:
• основной фонд – это средства производства (оборудование, производственные помещения и т.д.), их использование и состояние;
• нематериальные активы – это объекты вложения средств на долгосрочный период (аренда земли, лицензии, стандарты и т.д.);
• материальные ресурсы – это непосредственные предметы труда, которые предназначены для обработки при помощи средств труда в процессе производства;
• трудовые ресурсы – это объем живого труда, которым располагает предприятие, использование его в процессе деятельности и результат труда.
2. Хозяйственные процессы и результаты этих процессов, которые в совокупности составляют производственную деятельность.
Управленческий учет базируется на следующих принципах:
• быстрота предоставления информации (предполагает снижение требований к полноте предоставляемой информации в пользу оперативности);
• конфиденциальность информации (предполагает отдельное ведение управленческой бухгалтерии);
• полезность предоставленной информации (предполагает использование тех методов планирования, анализа и учета, которые дают возможность получить полезную информацию. Причем выбор методик зависит от решаемых задач в сфере управления.);
• гибкость системы учета (предполагает приспособленность системы к особенностям организации, совершенствование ее в случае изменений в направлении предпринимательской деятельности);
• прогнозируемость системы учета (направленность системы учета на улучшение результатов деятельности предприятия путем прогнозирования доходов и расходов);
• экономичность представленной информации (в управленческий учет должна входить только та информация и отчетность, которые необходимы для реализации целей управления);
• делегирование мотивации и ответственности исполнителей (данный принцип предполагает перераспределение ответственности между руководством различных уровней, а так же определение критериев оценки деятельности, которые бы максимально способствовали мотивации);
• управление отклонениями (отчетность предприятия должна в себя включать сведения об отклонения реальных показателей от плановых. Это дает возможность установить ответственность за возникшие отклонения и быстро устранить причины их возникновения.);
• контролируемость показателей внутренней отчетности (подразумевает раздельное составление отчетов руководителем сегмента предпринимательской деятельности предприятия по контролируемым и неконтролируемым показателям);
• своевременность предоставления информации (иногда полнота и документальная обоснованность хозяйственных операций может игнорироваться для обеспечения своевременного предоставления информации).
Виды управленческого анализа
Экономический анализ представляет собой объективно необходимый элемент управления производством и, как мы говорили, является этапом управленческой деятельности. При помощи экономического анализа познается сущность хозяйственных процессов, оценивается хозяйственная ситуация, выявляются резервы производства и подготавливаются научно обоснованные решения для планирования и управления.
Многообразие функций экономического анализа в системе управления производством порождает многообразие его целей и задач, содержания, методов и организационных форм. В связи с этим в теории и практике выделяют различные виды экономического анализа.
Вид экономического анализа представляет собой теоретическое и практическое обособление аналитической работы, осуществляемой в процессе управления производством. С развитием производства возрастает сложность управления им, что ведет к необходимости разделения труда в сфере управления, выделению некоторых его функций в относительно самостоятельные участки управления. Происходит специализация управленческой деятельности по видам. Соответствующий процесс специализации характерен и для аналитической работы.
В теории экономического анализа такие его виды, как текущий (последующий) анализ, оперативный анализ и перспективный анализ получили свое обобщение и обособление не одновременно. История их становления и развития тесно связана с изменениями в процессе разделения труда в сфере управления. Отсюда понятно стремление экономистов-аналитиков дать классификацию видов экономического анализа исходя из классификации функций управления. Функции управления можно сгруппировать по основному управленческому, производственному, специфическому и технологическому принципам.
Информационные связи между управляющей и управляемой подсистемами системы управления
Основной управленческий принцип позволяет выделить следующие функции управления: предварительное управление (планирование); оперативное управление (организация, регулирование, стимулирование); контроль. В этих функциях управления реализуются такие виды экономического анализа, как перспективный анализ, текущий периодический анализ, оперативный анализ.
Производственный принцип позволяет выделить функции отраслевого, народнохозяйственного и регионального управления; управление различными производственными объектами, сторонами хозяйственной деятельности и отдельными элементами процесса производства.
В соответствии с этими функциями различают следующие виды экономического анализа: народнохозяйственный анализ, отраслевой анализ, анализ объединений, предприятий, анализ производства, сбыта, снабжения и т.д. Эту классификацию можно было бы продолжить.
Разработка специальных методов экономического анализа базируется на научно обоснованной классификации его видов, обусловленной потребностями практики управления.
Развитая рыночная экономика порождает потребность в дифференциации анализа на внутренний управленческий и внешний финансовый анализ. Внутренний управленческий анализ — часть управленческого учета, т.е. информационно-аналитического обеспечения администрации, руководства предприятия. Внешний финансовый анализ — элемент финансового учета, обслуживающего внешних пользователей информации о предприятии, выступающих самостоятельными субъектами экономического анализа поданным, как правило, публичной финансовой отчетности.
Общие функции экономического управления, или, как их иногда называют, основные функции экономической деятельности, можно определить так:
1. Информационное обеспечение управления (сбор, обработка, упорядочение информации об экономических явлениях и процессах).
2. Анализ и оценка хода и результатов экономической деятельности, оценка ее успешности и возможностей совершенствования на основании научно обоснованных критериев.
3. Планирование (прогнозирование, перспективное и текущее планирование экономической системы).
4. Организация управления (организация эффективного функционирования тех или иных элементов хозяйственного механизма в целях.
Экономический анализ деятельности предприятия оптимизации использования трудовых, материальных и денежных ресурсов экономической системы).
5. Контроль (контроль за ходом выполнения бизнес-планов и управленческих решений).
Первые две функции отражают как бы технологические этапы управления, которые сводятся к информационному и аналитическому обеспечению процесса принятия решений.
Само принятие решений осуществляется в виде функций управления: планирования, организации управления и контроля. Следовательно, экономический анализ и другие виды управленческой деятельности, отражающие первую функцию (бухгалтерский учет, статистика), относятся к специфическим функциям управления.
По содержанию процесса управления выделяют: перспективный (прогнозный, предварительный) анализ; оперативный анализ; текущий (ретроспективный) анализ по итогам деятельности за тот или иной период.
Такая классификация соответствует содержанию основных функций, отражающих временное этапы управления:
1. Этап предварительного управления (функция планирования).
2. Этап оперативного управления (функция организации управления).
3. Заключительный этап управления (функция контроля).
Эти три вида анализа присутствуют в процессах управления хозяйственными объектами. Наибольшее развитие получил текущий анализ, особенно на предприятиях и в производственных объединениях.
В специальной литературе классификация видов экономического анализа не ограничивается двумя главными признаками — по содержанию процесса и объектам управления.
Виды экономического анализа классифицируют, кроме того:
- по субъектам, т.е. кто проводит анализ (руководство и экономические службы, собственники и органы хозяйственного управления, поставщики, покупатели, аудиторские фирмы, кредитные финансовые органы);
- по периодичности (периодический годовой, квартальный, месячный, декадный, каждодневный, сменный и разовый, непериодический) проведения;
- по содержанию и полноте изучаемых вопросов (полный анализ всей хозяйственной деятельности, локальный анализ деятельности подразделений, тематический анализ отдельных вопросов экономики);
- по методам изучения объекта (комплексный, системный, функционально-стоимостной, сравнительный, сплошной и выборочный, корреляционный и т.д.);
- по степени привлечения технических средств для автоматизации сбора и обработки информации (компьютерный, автоматизированный и т.д.).
Важное значение имеет принцип классификации по субъектам управления, т.е. по субъектам управляющей системы. Хозяйственная деятельность, или управляемая система, включает в себя как отдельные подсистемы, кроме непосредственно экономики, так и технику, технологию, организацию производства, организацию труда, социальные условия работы трудового коллектива и природоохранную деятельность. Комплексный экономический анализ предусматривает изучение не только экономической стороны производства, но и технической его стороны, а также социальных и природных условий и их взаимосвязей с производством. В зависимости от интересов управляющего органа аспект анализа может быть смещен в сторону каких-либо подсистем хозяйственной деятельности; отсюда выделяют технико-экономический анализ (которым занимаются технические службы управления); социально-экономический анализ (его проводят экономические службы управления, статистические органы, социологические лаборатории и др.); экономико-правовой анализ (это дело юридических служб); экономико-экологический анализ (им занимаются органы охраны окружающей среды).
На практике перечисленные виды экономического анализа сами по себе встречаются редко, но знание важнейших принципов их организации и методов необходимо. На каждом уровне управления каждодневно принимается множество решений, для обоснования которых используются различные виды экономического анализа. Основой принятия решений по регулированию производства является оперативный анализ, который мы уже упоминали. Для него характерно «проигрывание» (экспериментирование) хозяйственных ситуаций, применение стандартных решений. Оперативный анализ используется на всех уровнях управления, но его удельный вес в общем объеме управленческих решений повышается по мере приближения непосредственно к производству, предприятиям и их подразделениям.
Для более высоких уровней управленческой иерархии более характерно стратегическое управление, связанное с планированием и прогнозированием. Для решения задач стратегического управления, как правило, применяется комплексный экономический анализ и перспективный (прогнозный) анализ деятельности предприятия. Эти виды анализа мы тоже уже называли.
Управленческий анализ затрат
Одной из важнейших функций реализации гибкого регулирования и прогнозирования хозяйственных процессов является управленческий анализ, главная цель которого заключается в постоянном информационном обеспечении контроля за рациональностью функционирования всей хозяйственной системы по выполнению обязательств производства и реализации продукции, выявлению и мобилизации текущих внутрипроизводственных резервов для повышения затрат на производство продукции, роста его доходности.
Анализ затрат, составляющий элемент функции контроля, помогает оценить эффективность использования всех ресурсов предприятия, выявить резервы снижения затрат на производство, собрать информацию для подготовки планов и принятия рациональных управленческих решений в области затрат.
Следует отметить, что исторически роль учета и анализа в системе управления неправомерно принижалась. Зачастую в классификационных группировках функций управления выделялись такие функции, как планирование, организация, регулирование, координация, стимулирование, контроль, а учет и анализ включались в состав контрольной функции. Однако, уяснив важность и истинное значение учетно-аналитической информации в процессе принятия управленческих решений, отдельные специалисты старались исправить сложившееся положение.
Правильно отметив несовершенство классификационных группировок функций управления, А.С. Бородкин предложил включить в состав управления в качестве самостоятельных функций учет и экономический анализ, подчеркивая их важность и отмечая более широкий диапазон содержания и функционирования экономического анализа по сравнению с функцией контроля.
В настоящее время в условиях формирования рыночных отношений роль учета и анализа затрат в управлении хозяйственной деятельностью объективно повышается, поскольку учетно-аналитическая информация обеспечивает систему управления необходимыми данными и позволяет принять эффективные управленческие решения в области затрат.
Большая роль отводится анализу в деле определения и использования резервов повышения эффективности производства. Он содействует экономическому использованию ресурсов, выявлению и внедрению передового опыта, научной организации труда, новой техники, технологии производства и т.д. В результате этого повышается эффективность производства.
Роль анализа как средства управления производством в последнее время все возрастает, что обусловлено разными обстоятельствами. Прежде всего необходимостью повышения эффективности производства в связи с ростом дефицита и стоимости сырья, повышением науко- и капиталоемкости производства; переходом к рыночным отношениям; созданием новых форм хозяйствования. В данных условиях управленческие решения должны быть основаны на точных расчетах, глубоком и всестороннем экономическом анализе.
Управленческий анализ направлен на выявление внутренних ресурсов и возможностей предприятия, на оценку текущего состояния бизнеса, выявление стратегических проблем.
Необходимость проведения управленческого анализа определяется несколькими факторами:
• во-первых, он необходим при разработке стратегии развития предприятия и в целом для реализации эффективного менеджмента, поскольку является важным этапом управленческого цикла;
• во-вторых, он необходим для оценки привлекательности предприятия, с точки зрения внешнего инвестора, определения позиции предприятия в национальных и иных рейтингах;
• в-третьих, управленческий анализ позволяет выявить резервы и возможности предприятия, определить направления адаптации внутренних возможностей предприятия к изменениям условий внешней среды. В результате проведения внутреннего анализа предприятия можно выявить ряд моментов:
• переоценивает или недооценивает себя предприятие;
• переоценивает или недооценивает оно своих конкурентов;
• каким требованиям рынка оно придает чересчур большое или, наоборот, слишком малое значение.
Сложной методологической проблемой в управленческом анализе является определение круга анализируемых показателей.
Выделяют два направления экономического анализа на предприятии и соответственно две группы показателей:
В основе управленческого анализа деятельности предприятия должны лежать следующие принципы:
• системный подход, в соответствии с которым предприятие рассматривается как сложная система, действующая в среде открытых систем и состоящая, в свою очередь, из ряда подсистем;
• принцип комплексного анализа всех составляющих подсистем, элементов предприятия;
• динамический принцип и принцип сравнительного анализа;
• принцип учета специфики предприятия (отраслевой и региональный).
Важное значение в экономическом анализе производственно-хозяйственной деятельности отводится анализу затрат, который является составляющим элементом функции контроля, помогает оценить эффективность использования всех ресурсов предприятия, собрать информацию для подготовки планов и принятия рациональных управленческих решений в области затрат. В системе управления затратами анализ заканчивает функциональный цикл и одновременно является его началом.
Эффективное управление затратами на разных уровнях обеспечивается использованием методического единства, предполагающего единые требования к информационному обеспечению, планированию, учету, анализу затрат на предприятии. Это обеспечивает система управленческого учета, которая соединяет все эти элементы в едином методологическом и методическом пространстве и выступает как комплексное, системное исследование затрат на производство.
Управленческий анализ необходим для решения вопросов формирования затрат, эффективности использования ресурсов, а также производства и реализации продукции.
Управленческий уровень отражает внутренние проблемы предприятия: размеры, стоимость и эффективность использования ресурсов производства, измерение затрат, формирование центров производства продукции, ее качество, конкурентоспособность, цену, сферу реализации, т.е. все те моменты, от которых зависят финансовые результаты.
Управленческий анализ, как и управленческий учет, призван обеспечить управленческий аппарат организации, предприятия информацией, необходимой для управления и контроля за деятельностью организации и помогающей управленческому аппарату в выполнении его функций. Большая часть аналитической информации, связанная с анализом ресурсов производства, представляет собой промежуточную информацию, которая в конечном счете отражается в определенных результативных показателях.
Ресурсы производства проходят стадии снабжения и производства, превращаясь в основные итоговые результаты — продукцию, выручку и затраты.
Однако только управляя ими, можно влиять на формирование итогов второго порядка — финансовых результатов. Объекты же управленческого учета и анализа гораздо шире, чем только учет и анализ затрат.
Это позволяет сформулировать систему целей управленческого анализа:
1) оценить место предприятия на рынке данного товара;
1.1) определить организационно-технические возможности предприятия;
1.2) выявить конкурентоспособность продукции, емкость рынка;
2) проанализировать ресурсные возможности увеличения объема производства и продаж за счет лучшего использования средств труда, предметов труда, трудовых ресурсов;
3) оценить возможные результаты производства и реализации продукции и пути ускорения процессов производства и реализации;
4) принять решения по ассортименту и качеству продукции, запуску в производство новых образцов продукции;
5) выработать стратегию управления затратами на производство по отклонениям, по центрам затрат, ответственности;
6) определить политику ценообразования;
7) проанализировать взаимосвязь объема продаж, затрат и прибыли с целью управления безубыточностью производства.
От правильности и результативности внутреннего управленческого учета и анализа зависит основной результат — прибыль, которая затем становится объектом финансового анализа. В этом единство целей, но различие объектов управленческого и финансового учета и анализа. Каждый из них решает свою задачу единой стратегии бухгалтерского учета и анализа предприятия.
Основной целью системы управления является обеспечение условий, необходимых для реализации поставленных целей, а среди них решающее место отводится экономическим методам целенаправленного воздействия на объект управления.
Выработка управляющего решения составляет одну из главных задач процесса управления предприятием.
Экономический анализ в процессе управления выступает как элемент обратной связи между управляющей и управляемой системами, которая представляет собой процесс информирования заинтересованных руководителей о соответствии фактических результатов деятельности ожидаемым или желаемым.
Информация обратной связи, как правило, проходит через систему внутренней управленческой отчетности, которая является неотъемлемой частью более общей системы внутреннего контроля организации. Чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результата, а в этом и есть основная цель управленческого учета, тем в большей степени он нуждается в обратной связи через внутреннюю отчетность, информирующей его об эффективности деятельности центра ответственности.
Внутренняя управленческая отчетность составляется прежде всего для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь — для его начальника.
Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, в том, что основной упор делается на ошибки, вместо того чтобы дать управляющим ориентированную информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия.
В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений. Она обращает управление в прошлые события и операции, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможность действовать с перспективой.
На наш взгляд, наиболее распространенные недостатки внутренней отчетности следующие:
• информация обобщается главным образом для контроля объема продаж или определения издержек и не связана с потребностями отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;
• информация, обобщаемая в отчетности, адресуется не тем лицам, часто даже не для управляющего, находящегося на передовой линии хозяйственной деятельности, а для его начальника или руководителя;
• в отчетности представляется конкретная информация по общим вопросам, что затрудняет принятие решений на конкретных направлениях;
• в отчетности преобладает избыточная ненужная информация. В результате на управляющего возлагается работа по сортировке информации в поисках той, которая ему действительно необходима для управления.
Иерархия обратной связи в управленческом учете выстраивается таким образом, что оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму предоставляемых данных.
Внутренняя управленческая отчетность является наряду с планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура.
В процессе управленческого учета используется множество разнообразных способов, подходов и приемов, позволяющих упорядочить, целенаправить и эффективно организовать выполнение функций, этапов, процедур и операций, необходимых для принятия решений.
В совокупности они выступают как методы управления, под которыми понимаются способы осуществления управленческой деятельности, применяемые для постановки и достижения ее целей.
Основу системы методов, используемых в управленческом анализе, составляет общенаучная методология, предусматривающая системный, комплексный поход к решению проблем, а также применение таких методов, как моделирование, экспериментирование, конкретно-исторический поход, экономико-математические и социологические измерения.
Важным методическим инструментарием управления является экономико-математический метод. Теоретические основы экономико-математических методов как нового научного направления были заложены российскими учеными B.C. Немчиновым, Л.В. Канторовичем и В.В. Новожиловым, которые не только разработали методологию экономико-математического моделирования и методы количественных подходов к социально-экономическим процессам, но и способствовали распространению практики их применения.
Начиная с 60-х годов экономико-математические методы используются для решения задач оптимизации планов, формирования цен, распределения ресурсов, составления моделей межотраслевого баланса, программно-целевого планирования.
Классификация конкретных методов осуществляется по трем основным направлениям, позволяющим выделить методы:
• управления функциональными подсистемами;
• выполнения функций управления;
• принятия управленческих решений.
В связи с тем что многие виды управленческой деятельности периодически повторяются (особенно в области планирования и контроля) и способы их решения известны, разработка новых методов охватывает лишь часть необходимого методического инструментария. Это создает реальные условия для экономии времени и средств, которые приходится затрачивать для решения управленческих проблем.
Управленческий анализ необходим на всех стадиях подготовки и принятия решения, особенно на этапах формирования цели, выработки решения, отбора лучшего его варианта и при обсуждении результатов реализации решения.
Объектом анализа затрат может быть весь объем произведенной продукции, объем реализованной продукции, отдельные виды продукции, отдельные виды производств, центры, отдельные технологические процессы и операции.
Одним из факторов, оказывающих влияние на величину затрат, является изменение объема и структуры продукции, которые могут привести к относительному уменьшению условно-постоянных расходов (кроме амортизации), относительному уменьшению амортизационных отчислений, изменению номенклатуры и ассортимента продукции, повышению ее качества.
Относительное изменение амортизационных отчислений можно рассчитать исходя из того, что часть амортизационных отчислений не включается в себестоимость продукции, а возмещается за счет других источников, общая сумма амортизации может уменьшатся.
Изменение номенклатуры и ассортимента производимой продукции является одним из важнейших факторов, влияющих на уровень затрат на производство. Влияние изменений структуры продукции можно проанализировать по переменным расходам, по статьям типовой калькуляции. Расчет влияния структурных сдвигов в составе продукции на величину затрат следует увязать с показателями повышения производительности труда.
На величину затрат производства оказывают влияние отраслевые факторы. К ним можно отнести следующие: ввод и освоение новых цехов, производственных единиц и производств, подготовку и освоение производства на действующих предприятиях, прочие факторы.
Значительные резервы заложены в снижении затрат на подготовку и освоение новых видов продукции и новых технологических процессов в уменьшении затрат пускового периода по вновь вводимым в действие цехами объектам.
В целях принятия эффективных управленческих решений важной составляющей управленческого анализа является структурный анализ затрат по элементам. Он, как правило, проводится систематически в течение года в целях выявления внутрипроизводственных резервов снижения затрат.
Таким образом, перед промышленными предприятиями стоят достаточно серьезные задачи и для успешной их реализации необходимо иметь рационально организованный управленческий анализ, который имеет важное значение для обоснования мероприятий по оптимизации себестоимости продукции. Это будет обеспечено за счет надлежащего учета и контроля над процессами заготовки и переработки сырья и за счет функций управления, направленных на контролирование расхода материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Статью подготовил директор по развитию предпринимательства и конкуренции ОАО "Акса" Корчагин Юлиан Андриянович. 
