Инвентаризация имущества и обязательств - это обязательное мероприятие, которое должно проводить автономное учреждение перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Данная процедура законодательно регламентирована и закреплена. Рассмотрим в статье существующие правила ее проведения, а также порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.
На необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств указывает ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете).
При проведении инвентаризации проверяются фактическое наличие объектов учета и соответствие полученных результатов данным бухгалтерского учета. Согласно п. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих ей, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. До настоящего времени федеральные и отраслевые стандарты по бухгалтерскому учету не разработаны и не утверждены, поэтому необходимо руководствоваться действующими документами.
Выявленные при инвентаризации несоответствия подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.
Кроме того, для государственных (муниципальных) автономных учреждений установлена обязанность проведения ежегодной инвентаризации (п. 9 Инструкции N 33н) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Ее результаты должны соответствовать данным, отраженным в этой отчетности.
Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России N 49 (далее - Порядок N 49). Этот документ распространяется и на организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета, то есть и на государственные (муниципальные) учреждения (п. 1.1 Порядка N 49).
Согласно п. 1.5 Порядка N 49, кроме обязательного проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, она непременно должна проводиться:
• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки или передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
• в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами Минфина.
Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам (п. 1.3 Порядка N 49).
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией, утвержденной Приказом Минфина России N 68н, и Инструкцией, утвержденной Приказом Комитета драгоценных металлов и драгоценных камней при Минфине России N 326.
Руководителем учреждения определяются количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, которые подлежат проверке при каждой из них (п. 2.1 Порядка N 49). Для этого в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если предстоит проделать большой объем работ, то для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Персональный состав этих комиссий утверждает руководитель организации. В них включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Дополнительно к их работе могут быть подключены представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Порядка N 49).
Согласно п. 2.4 Порядка N 49 до начала работы комиссии и проверки фактического наличия имущества необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)". Это послужит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица (м. о. л.) дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие в их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Примечание. Материально ответственные лица в состав инвентаризационной комиссии не входят, но их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
После этого начинается непосредственно сам процесс инвентаризации, когда производятся проверка фактического наличия имущества, его подсчет, взвешивание и обмер (п. 2.7 Порядка N 49). Руководитель организации должен создать необходимые условия для полной и точной проверки в установленные сроки фактического наличия имущества (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
Инвентаризация нематериальных активов, финансовых вложений, расчетов производится путем проведения сверок и проверок соответствующих документов.
Полученные данные о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются не менее чем в двух экземплярах в инвентаризационные описи или акты инвентаризации.
В автономных учреждениях эти данные заносятся в учетные документы, утвержденные Приказом N 173н, а именно:
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
• инвентаризационную опись ценных бумаг (ф. 0504081);
• инвентаризационную опись на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
• инвентаризационную опись задолженности по кредитам, кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
• инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах (ф. 0504084);
• инвентаризационную опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
• инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
• инвентаризационную опись (сличительную ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
• инвентаризационную опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
• инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
• инвентаризационную опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091);
• ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Пунктом 2.9 Порядка N 49 позволяется заполнять инвентаризационные описи с помощью вычислительной техники или ручным способом чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
В случае обнаружения ошибок их исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Эти исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях нельзя оставлять незаполненные строки. На последних страницах они прочеркиваются. Там же делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчетов итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
В соответствии с п. 2.10 Порядка N 49н описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка комиссией имущества произведена в их присутствии, у них отсутствуют какие-либо претензии к членам комиссии и они готовы принять перечисленное в описи имущество на ответственное хранение.
При смене материально ответственных лиц инвентаризационные описи подписываются передающим и принимающим м. о. л.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, необходимо составлять отдельные описи.
При проведении инвентаризации в течение нескольких дней помещения с материальными ценностями при уходе комиссии опечатываются. На время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи закрываются в ящике (шкафу, сейфе) (п. 2.12 Порядка N 49).
Если м. о. л. обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, то об этом необходимо немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить председателю инвентаризационной комиссии. После чего комиссия проводит проверку указанных фактов и в случае их подтверждения вносит необходимые исправления в инвентарные описи.
По распоряжению руководителя организации в межинвентаризационный период в учреждениях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации.
Инвентаризация основных средств. Она проводится в соответствии с п. п. 3.1 - 3.7 Порядка N 49. До начала инвентаризации проверяются:
• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности на них у организации.
Проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
Согласно п. 3.3 Порядка N 49 при выявлении объектов, не принятых на учет, или объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись верные сведения и технические показатели по этим объектам.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях отражаются по наименованиям с указанием количества этих предметов (п. 3.4 Порядка N 49).
Основные средства, которые во время инвентаризации находятся вне организации, инвентаризируются до момента их выбытия.
Не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению основные средства заносятся в отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты в непригодность (порча, полный износ и т.п.).
Инвентаризация нематериальных активов производится в соответствии с п. 3.8 Порядка N 49. При этом необходимо проверить:
• наличие документов, подтверждающих права организации на их использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.
При инвентаризации финансовых вложений необходимо руководствоваться п. п. 3.9 - 3.14 Порядка N 49.
Инвентаризацию товарно-материальных ценностей регулируют п. п. 3.15 - 3.26 Порядка N 49. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться согласно документам при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
При длительном проведении инвентаризации этих видов активов в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Их необходимо заносить в отдельную опись "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации".
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся. В описи такие предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентаризационную опись не включаются. На них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).
На тару, пришедшую в негодность, тоже составляется акт на списание с указанием причин порчи.
Инвентаризация незавершенного производства и расходов будущих периодов регулируется п. п. 3.27 - 3.35 Порядка N 49.
При инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности необходимо учитывать п. п. 3.39 - 3.43 Порядка N 49. В соответствии с ними при подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
У бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности проверяются начальные и конечные номера.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Денежные средства на счетах в банках (расчетном (текущем), валютном и специальных счетах) проверяются путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
Инвентаризация расчетов. Согласно п. п. 3.44 - 3.48 Порядка N 49 инвентаризация расчетов включает в себя документальную проверку:
• правильности расчетов с работниками организации по заработной плате, подотчетными лицами;
• правильности расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;
• правильности и обоснованности числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
• правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета необходимо отразить в бухгалтерском учете учреждения. Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на финансовый результат.
При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. В свою очередь, недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются. Эти факты должны быть соответствующим образом документально оформлены.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В соответствии с п. 5.4 Порядка N 49 предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Порядка N 49).
Бухгалтерский учет результатов инвентаризации ведется в соответствии с Инструкциями N 157н и 183н.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
