Работодатель должен не только возмещать эксплуатацию личного авто сотрудника, но и компенсировать его расходы, связанные с такой эксплуатацией. Это износ автомобиля, расходы на ГСМ, техобслуживание.
Когда сотрудник использует свой автомобиль в работе, а работодатель не против такого использования, сотруднику полагается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2021 году (ст. 188 ТК РФ).
Амортизация авто, затраты на ГСМ также подпадают под действие этой статьи ТК. Такие выплаты не облагаются НДФЛ, а также не включаются в справку о доходах работника.
Страховые взносы с компенсации также не начисляют (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ).
Чтобы в 2021 году подтвердить размер компенсации за использование личного автомобиля для ИФНС и ФСС, подготовьте документы:
• соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
• копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
• копия паспорта транспортного средства (ПТС);
• путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
• кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
• приказ о выплате компенсации.
Минфин разрешил не начислять взносы на компенсации «разъездным» сотрудникам.
Независимо от режима налогообложения, который применяет компания, компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2021 году включается в расходы на дату выплаты (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.
Но обращаем внимание на один нюанс. Если работник использует легковой автомобиль, размер компенсации, учитываемой в расходах, не может превышать утвержденный норматив (п. 1 Постановления Правительства РФ № 92). Его величина зависит от мощности двигателя (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Для расчета компенсации используйте данные:
• износа и срока полезного использования машины;
• интенсивности использования;
• о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание в месяц = Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов : 12
Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен. Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС.
Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2021 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст. 421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли.
Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп. соглашение к нему. На основании этого работодатель отдает распоряжение производить выплату возмещения в согласованном размере. Не лишним для работника будет написать соответствующее заявление с просьбой о выплате такой компенсации.
В бухучете компенсацию за использование работников автомобиля в служебных поездках отразите проводкой: ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 73.
Еще одним способом назначения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2021 году является аренда авто. Для этого компания заключает договор аренды с работником и берет его транспорт во временное пользование.
При этом, авто можно арендовать «с экипажем» и тогда им будет управлять сам работник, либо без него – когда за транспорт будет отвечать лицо, уполномоченное компанией. Все, что нужно в обоих случаях — это заключить договор аренды, где согласовать размер арендных платежей (компенсации), и передать авто по акту.
Обращаем внимание на важный момент: арендные платежи работодатель должен включить в доход работника и обложить их НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
