Место и роль хозяйственного учета в системе управления
Создание эффективной и мобильной системы материально-технического обеспечения для последовательной реализации курса партии на ускорение социально-экономического развития страны, как отмечено в постановлении ЦК КПСС и Совета Министров «О перестройке материально-технического обеспечения и деятельности Госснаба СССР в новых условиях хозяйствования», является важнейшей народнохозяйственной задачей.
Эффективное функционирование системы материально-технического обеспечения в новых условиях хозяйствования на основе экономических методов управления предъявляет высокие требования к качеству управления каждым экономическим объектом. Поэтому необходимы знания о состоянии и поведении объекта управления. Источником таких знаний выступает учетно-экономическая информация.
Конструкция информационной модели любого экономического объекта, в том числе снабженческо-сбытовой организации, зависит от характера информации: учетной, плановой, нормативно-справочной, аналитической. Эти виды информации в их взаимосвязи и взаимозависимости составляют единую информационную систему экономического объекта, которая отражает хозяйственную деятельность во всем ее многообразии. В этой системе действуют показатели, характеризующие деятельность снабженческо-сбытовой организации в натуральном и стоимостном выражении.
В свете теории принятия решений любой показатель представляет собой меру достижения цели или набор количественных параметров, отражающих результаты деятельности. При этом особую роль играют отчетные показатели, характеризующие фактически достигнутые результаты. Отчетные показатели, формируемые на основе данных учета, отражают хозяйственные процессы и результаты, состояние средств, выполнение плановых заданий снабженческо-сбытовыми организациями. Именно поэтому в соответствии с Законом «О государственном предприятии (объединении)» в целях обеспечения эффективного управления, предупреждения возможностей возникновения отдельных диспропорций в выполнении плановых заданий предприятие осуществляет учет результатов работы, контроль за ходом производства и снабженческо-сбытовых процессов.
Виды хозяйственного учета. Под хозяйственным учетом следует понимать процессы сбора, регистрации, обработки и передачи информации о фактическом состоянии и изменении экономического объекта. На базе хозяйственного учета строится динамическая информационная модель функционирования объекта управления. Таким образом, хозяйственная деятельность снабженческо-сбытовой организации характеризуется экономическими показателями, формируемыми в ходе оперативного, бухгалтерского и статистического учета, образующих единую систему хозяйственного учета. Основным признаком, присущим всем видам учета, объединяющим их, является общность цели: формирование информации, необходимой для управления хозяйственно-финансовой деятельностью. Вместе с тем каждый вид учета играет свою особую роль в информационном обеспечении управления.
Оперативный учет представляют собой совокупность процедур формирования информации для нужд текущего управления. В снабженческо-сбытовых организациях он позволяет осуществлять оперативное руководство и контроль за ходом выполнения договорных обязательств перед потребителями, выполнением планов поставок продукции поставщиками, объемом оптовой реализации товаров, размещением и поиском продукции на складах, комплектацией партий грузов и т. д.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Оперативный учет в основном использует натуральные и трудовые измерители, которые в снабженческо-сбытовых организациях составляют наибольший удельный вес. Однако, отражая отдельные факты и стороны хозяйственной деятельности, оперативный учет не дает целостной картины функционирования экономического объекта.
Бухгалтерский учет, являясь составной частью хозяйственного учета, создает информационную систему, оперирующую данными о материальных, трудовых и финансовых ресурсах экономического объекта в их взаимосвязи и взаимозависимости. При этом все многообразие фактов хозяйственной жизни и ресурсов фиксируется с использованием стоимостного измерителя, что позволяет получить представление о хозяйственной деятельности экономического объекта. Таким образом, под бухгалтерским учетом принято понимать совокупность процедур, формирующих информацию о состоянии и движении материальных, трудовых и финансовых ресурсов экономического объекта.
В снабженческо-сбытовых организациях бухгалтерский учет отражает наличие и движение товаров, объем оптовой реализации товаров, наличие и движение основных средств, величину фондов экономического стимулирования и их использование и т. д.
Обеспечивая сплошное, непрерывное и взаимосвязанное наблюдение и регистрацию хозяйственных операций, придавая им юридическую доказательность, бухгалтерский учет способствует осуществлению предварительного, текущего и последующего контроля за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, сохранностью средств. Бухгалтерский учет выступает надежным «поставщиком» информации для управления, планирования и контроля. При этом организационные и методологические аспекты характеризуют целостность его системы.
Третьим видом хозяйственного учета является статистический учет, под которым принято понимать совокупность процедур, обеспечивающих формирование информации об отдельных хозяйственных явлениях и процессах, имеющих массовый характер и многократно совершающихся на экономическом объекте.
Информация статистического учета включает в себя, как правило, агрегированные данные оперативного или бухгалтерского учета, а также сведения, полученные при выборочном наблюдении. Так, в снабженческо-сбытовых организациях статистическая информация характеризует величину запасов и движение товаров; реализацию товаров (продукции производственно-технического назначения) в порядке гарантированного комплексного снабжения и поставок по прямым длительным хозяйственным связям; вовлечение в хозяйственный оборот сверхнормативных и излишних товарно-материальных ценностей; выполнение планов поставок, как в целом, так и по отдельным группам товаров, по фондодержателям, потребителям, наименованиям товаров и т. д.
Рассмотрим это положение на примере показателей выполнения плана поставок по договорным обязательствам. Показатель выполнения плана поставок с учетом договорных обязательств является основным оценочным показателем работы снабженческо-сбытовых организаций и рассчитывается экономическими службами на основании данных оперативного и статистического учета. При этом плановые данные по договорам сопоставляют с информацией о фактической отгрузке (отпуске), содержащейся в товарно-транспортных накладных по каждому потребителю, наименованию и срокам поставки.
Показатель оптовой реализации характеризует объем выручки, полученной от потребителей, рассчитывается бухгалтерией путем сравнения стоимости товаров, отгруженных по каждой товарно-транспортной накладной, с суммой их оплаты по платежному требованию. Этот показатель исчисляется с использованием бухгалтерских счетов и двойной записи. Дополняя друг друга, они позволяют получить целостную картину состояния объекта учета — процесса поставки и реализации товаров.
Единство информационной системы хозяйственного учета проявляется в органической взаимосвязи и взаимозависимости оперативного, бухгалтерского и статистического учета. Основной
предпосылкой единства трех видов учета является то, что они формируют информацию, всесторонне характеризующую экономический: объект.
Задачи бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет в системе управления наряду с информационной осуществляет контрольную функцию, которой в настоящее время в условиях ускоренного социально-экономического развития страны должно уделяться особое внимание.
Проводя сплошное и непрерывное наблюдение, измерение и регистрацию хозяйственных операций, бухгалтерский учет наряду с их обобщающей характеристикой в стоимостной форме позволяет осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств, законностью и экономической целесообразностью производимых затрат.
В связи с этим перед бухгалтерским учетом в материально-техническом обеспечении стоят следующие задачи:
- своевременно и полно отражать состояние и движение товарно-материальных ценностей, денежных средств и источников их образования;
- выявлять результаты хозяйственно-финансовой деятельности снабженческо-сбытовых организаций и их подразделений, направленной на поставку и реализацию товаров, оказание производственных услуг;
- обеспечивать руководство организаций и их структурных подразделений, а также финансовые, банковские и статистические органы достоверной учетной информацией;
- способствовать рациональному и экономному использованию материальных, трудовых и финансовых ресурсов, обеспечению сохранности социалистической собственности;
- содействовать развитию и внедрению полного хозяйственного расчета и самофинансирования, укреплению внутрихозяйственного расчета структурных подразделений, внедрению арендного подряда в снабженческо-сбытовых организациях.
Бухгалтерский учет, обобщая в сплошном порядке и непрерывно хозяйственные операции, позволяет контролировать их совершение и, следовательно, выполнение планов.
В снабженческо-сбытовых организациях информация, формируемая на счетах бухгалтерского учета, характеризует финансово-хозяйственную деятельность в разрезе показателей снабженческо-финансового плана. Соотнося учетные показатели с плановыми, можно определить степень выполнения каждого раздела снабфинплана: плана поставок и реализации продукции, плана по труду и заработной плате, достижения плановой величины хозрасчетного дохода, плана по издержкам обращения, расходам на содержание аппарата управления, образования и использования фондов экономического стимулирования и др. В финансовом плане определяются размеры хозрасчетного дохода и оборотных средств, прироста собственных оборотных средств, источник финансирования капитальных вложений, направления распределения доходов. Бухгалтерский учет, отражая хозяйственные операции на счетах, не только формирует информацию, но и обеспечивает постоянный контроль за исполнением финансового плана, а также позволяет выявить отклонения от плана на тех или иных участках и принять меры к устранению недостатков и улучшению результатов работы.
Важной задачей бухгалтерского учета, как уже говорилось выше, является контроль за сохранностью социалистической собственности. Бухгалтерский учет должен способствовать не только выявлению, но и предупреждению бесхозяйственного отношения к товарно-материальным ценностям, злоупотреблений и хищений. Эффективный контроль возможен только при правильном и своевременном учете наличия и движения товарно-материальных ценностей, качественном проведении инвентаризаций и контрольных проверок товарных запасов, правильном документальном оформлении приемки и отпуска товаров, тары, других материальных и денежных средств.
Чтобы обеспечить сохранность социалистической собственности, нужно правильно определить круг материально ответственных лиц. В снабженческо-сбытовых организациях существует индивидуальная и коллективная (бригадная) материальная ответственность, т. е. материально ответственные лица обязаны возмещать недостачи и потери от порчи товарно-материальных ценностей, принятых под отчет.
Бухгалтерские службы должны содействовать повышению роли учета в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Решение этой задачи требует строжайшего соблюдения сметы издержек обращения, установления действенного режима экономии. Работники бухгалтерского учета должны добиваться экономного расходования средств, не допускать непроизводительных расходов и потерь, способствовать снижению издержек обращения и увеличению за счет этого хозрасчетного дохода.
Работники бухгалтерий должны обеспечить соблюдение расчетной, платежной и финансовой дисциплины, используя для этого наиболее эффективные формы расчетов с поставщиками и покупателями, бороться за полноту и своевременность всех платежей. Совместно с другими службами бухгалтерия должна способствовать ускорению оборачиваемости оборотных средств, стабилизации и укреплению финансового состояния снабженческо-сбытовых организаций.
Важным средством повышения эффективности работы снабженческо-сбытовых организаций является полный хозяйственный расчет и самофинансирование. Бухгалтерский учет призван содействовать реализации принципов хозяйственного расчета, в том числе и принципа самофинансирования. Данные бухгалтерского учета должны способствовать выявлению дополнительных резервов экономии живого и овеществленного труда, являющихся основным, источником повышения доходности.
Характеристика учетного процесса
Повышение роли бухгалтерского учета в управлении снабженческо-сбытовыми организациями, все более широкое использование современных средств вычислительной техники требуют системного подхода к организации учетного процесса. Системный подход дает возможность, с одной стороны, рассматривать бухгалтерский учет как единое целое, в его статике и динамике, с другой стороны, определять его структуру и составные части, а также взаимосвязи между ними. Это позволит создать предпосылки оптимальной организации учета.
Учетный процесс представляет собой результат взаимодействия организационно-методологических и технологических элементов. Образуя единое целое, каждый из взаимосвязанных элементов обладает присущими только ему свойствами. Организационно-методологические элементы учетного процесса включают: цель, функции и задачи бухгалтерского учета; организационную структуру бухгалтерского учета, определяемую структурой бухгалтерии и вычислительной установки; предмет учета, детализируемого в его объектах, и метод учета с его приемами и способами. Технологические элементы учетного процесса характеризуются следующим: вычислительной техникой, работниками учетного аппарата и учетной информации. Таким образом, учетный процесс представляет собой совокупность процедур по формированию информации для управления на основе взаимодействия организационно-методологических и технологических элементов.
Кратко охарактеризуем организационно-методологические элементы. Центральное место среди них занимают функции бухгалтерского учета, состоящие в своевременном обеспечении подразделений аппарата управления и вышестоящих звеньев достоверной информацией, а также контроля хозяйственных процессов, средств и источников их образования.
Организационная структура бухгалтерского учета характеризуется составом и организацией работы аппарата бухгалтерии, степенью централизации учета, применением современных форм и методов бухгалтерского учета, формой организации вычислительных работ, взаимодействием учетного аппарата с вычислительными устройствами (ПЭВМ, ВУ, ВЦ), уровнем механизации и автоматизации учета. Структура аппарата бухгалтерии определяется разделением труда между подразделениями организации и бухгалтерией, а также внутри бухгалтерии.
Еще одним организационно-методологическим элементом учетного процесса являются предмет и объекты бухгалтерского учета. Бухгалтерская информация, отражая наличие и движение материальных, трудовых и финансовых ресурсов, выступает важным условием эффективной организации хозяйственного механизма.
Метод бухгалтерского учета позволяет обеспечить сплошное, непрерывное, взаимосвязанное и объективное отражение информации об объектах бухгалтерского учета для руководства хозяйственной деятельностью.
К приемам и способам, применяемым в бухгалтерском учете, можно отнести следующие:
- группировка хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета с использованием двойной записи;
- оценка хозяйственных средств и калькулирование себестоимости выполненных работ и оказанных услуг;
- обобщение текущей информации в регламентированных общегосударственных и ведомственных формах отчетности;
- периодическая проверка соответствия учетной информации фактическому наличию путем инвентаризации;
- обеспечение сбалансированности между хозяйственными средствами и источниками их образования (балансовое обобщение).
Большинство методов бухгалтерского учета — документирование, калькулирование, балансовое обобщение, использование стоимостного измерителя — применяется и в других информационных системах управления. Однако только органическое сочетание (синтез) приемов и методов (способов) наряду с использованием счетов и двойной записи позволяет получать наиболее полные и достоверные данные для управления и контроля, адекватно отражающие реальные хозяйственные процессы.
Технологические элементы учетного процесса обеспечивают взаимодействие средств труда (вычислительной техники), предметов труда (учетной информации) и живого труда (работников аппарата бухгалтерии и вычислительной установки). Результатом этого взаимодействия является выходная учетная информация.
Рациональная организация учетного процесса возможна только при взаимосвязанном использовании всех организационо-методологических и технологических элементов в их взаимосвязи и взаимозависимости.
Учетный процесс протекает поэтапно:
На первом этапе осуществляются наблюдение, сбор и регистрация первичной учетной информации путем документирования хозяйственных операций.
На втором этапе систематизируют и группируют учетную информацию, обрабатывая первичные учетные данные соответствующими приемами и способами.
На третьем этапе данные учета обобщают в установленных формах отчетности.
Отчетные формы составляют за определенный период (квартал, год). Данные этих форм характеризуют финансово-хозяйственную деятельность в целом или отдельные ее стороны.
Организация учетного процесса
Для правильной организации учетного процесса требуется:
- сочетать централизованное руководство бухгалтерским учетом с инициативой работников на местах;
- превратить бухгалтерский учет в одну из основных ресурсо контролирующих и ресурсосберегающих систем;
- повысить качество учетной информации в целях эффективного ее использования в управлении снабженческо-сбытовыми организациями;
- внедрить прогрессивные формы и методы бухгалтерского учета.
К основным условиям рационального построения учетного процесса относятся:
- совершенствование организационных форм на основе оптимального сочетания централизации и децентрализации учетных работ;
- оптимизация структуры аппарата бухгалтерии;
- унификация и стандартизация документов, организация документооборота по графикам;
- регламентация учетного процесса в соответствии с методологическими принципами бухгалтерского учета, планом счетов и другими нормативными документами;
- научная организация труда счетных работников;
- рационализация подготовки, ввода, обработки и вывода данных, обеспечивающая полноту, оперативность и достоверность учетной информации.
Совершенствование организационных форм бухгалтерского учета — важный фактор рационализации учетного процесса. Различают централизованную и децентрализованную формы организации бухгалтерского учета. При централизации все учетные работы по группировке и обобщению данных, составлению бухгалтерского баланса и отчетности сосредоточены в единой бухгалтерии вышестоящей организации. При децентрализации учета весь цикл учетных работ от составления учетных регистров до бухгалтерского баланса и отчетности протекает в бухгалтериях снабженческо-сбытовых организаций и в мелкооптовых магазинах, а бухгалтерия вышестоящей организации составляет лишь сводные баланс и отчетность.
Одной из форм организации бухгалтерского учета, применяемой в общегосударственной системе материально-технического обеспечения, являются централизованные бухгалтерии, выполняющие для подведомственных организаций и предприятий весь цикл учетно-отчетных работ. В организациях и на предприятиях по оптовой торговле, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, приемку и проверку первичной учетной документации могут осуществлять учетно-контрольные группы, работники которых входят в состав централизованной бухгалтерии вышестоящей снабженческо-сбытовой организации.
Создание централизованных бухгалтерий сопровождается концентрацией учетных работ, что позволяет рационально организовать учетный процесс на основе разделения труда бухгалтерских работников, повысить его производительность, эффективнее использовать вычислительную технику.
Оптимизация структуры аппарата бухгалтерии предполагает проведение комплекса мероприятий по совершенствованию учетного процесса на базе разделения труда между работниками бухгалтерии и кооперации с вычислительной установкой и другими подразделениями.
Структура бухгалтерского аппарата снабженческо-сбытовой организации определяется содержанием и объемом учетных работ и зависит от следующих основных факторов: объема хозяйственной деятельности, численности работников, соотношения объемов складских и транзитных поставок, количества наименований товаров, числа поставщиков и потребителей, количества первичных документов, степени, использования средств вычислительной техники.
Различают два вида разделения труда учетных работников — предметное (линейное) и функциональное.
При предметном разделении труда весь цикл учетных работ на отдельном участке обособлен и выполняется от начала и до конца одним работником или частью аппарата бухгалтерии. Например, в секторе учета товаров каждый бухгалтер ведет учет товаров и расчетов с поставщиками по определенному числу складов (участков).
При функциональном разделении труда каждый работник или группа работников бухгалтерии специализируется на выполнении однородных учетных операций. Например, в секторе учета товаров один работник принимает первичные товарные документы, проверяет и кодирует их реквизиты, другой записывает в журнал-ордер данные о поступлении товаров, а третий фиксирует данные об оплате товаров.
В небольших снабженческо-сбытовых организациях и предприятиях по оптовой торговле бухгалтерский аппарат, как правило, малочислен, и все работники подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. В крупных снабженческо-сбытовых организациях аппарат бухгалтерии подразделяется на группы (секторы), ведущие учет товаров и тары, материальных ценностей, расчетов с рабочими и служащими, финансово-расчетных операций, сводный учет и составление отчетности.
Первая группа работников бухгалтерии выполняет весь цикл работ по документальному оформлению товарных операций, учету наличия, поступления и реализации товаров, организует учет товаров в местах хранения, ведет учет расчетов с поставщиками, принимает участие в инвентаризации товаров.
Вторая группа занимается синтетическим и аналитическим учетом наличия и движения основных средств, малоценных и быстро изнашивающихся предметов и прочих материальных ценностей, участвует в инвентаризации.
Третья группа ведет учет выработки и расчетов по оплате труда рабочих и служащих.
Учет финансово-расчетных операций, денежных средств, издержек обращения и конечных финансовых результатов при большом объеме работ ведет группа финансово-расчетных операций. В небольших снабженческо-сбытовых организациях эту работу выполняет группа сводного учета, составления отчетности и анализа. Здесь же ведут учет капитальных вложений и их финансирования.
Унификация и стандартизация документов, организация документооборота по графикам. Оптимизация учетного процесса и организации труда в бухгалтерии, прежде всего, предполагает совершенствование документации и рационализацию документооборота на основе унификации документов, стандартизации и механизации (автоматизации) их составления. Механизация (автоматизация) выписки первичных документов позволяет сократить объем ручного труда на участке (этапе), где работы наиболее трудоемки. Применение унифицированных форм первичной учетной документации, четкий порядок документального оформления хозяйственных операций с учетом специфики и особенностей работы каждой организации и предприятия способствуют усилению бухгалтерского контроля за рациональным и экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Документальное оформление хозяйственных операций, отражаемых в бухгалтерском учете, является важнейшим условием его ведения. Оно проводится в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете.
Документальное оформление — начальный этап учетного процесса, операции здесь наиболее трудоемки; именно на этом этапе предопределяется качество бухгалтерского учета. На предприятиях и в организациях должны применяться только типовые специализированные и междуведомственные формы первичных документов. В процессе составления первичных документов осуществляется контроль за правильностью и законностью совершаемых хозяйственных операций.
В условиях применения современных средств вычислительной техники допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации (магнитных лентах, дисках, дискетах и др.). При этом они должны отвечать требованиям Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете; общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитном носителе, создаваемом средствами вычислительной техники; общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятия, организаций и учреждений.
Применение современных технических средств, позволяющих механизировать (автоматизировать) составление документов с одновременным выводом данных на машиночитаемые носители информации позволяет сократить число первичных документов, повысить достоверность первичной учетной информации, усилить ее контрольные функции.
Документооборот — это последовательное движение документов от момента их составления (получения) до сдачи в архив. В целях рационализации документооборота, сведения до минимума времени прохождения первичной документации на всех этапах рекомендуется вести графики выполнения учетных работ, которые должны отражать особенности работы каждой организации и предприятия, их организационную структуру, характер выполняемых работ, степень использования вычислительной техники и ее виды. Для этого необходимо провести соответствующие подготовительные работы.
Каждый счетный и оперативный работник всех структурных и функциональных подразделений организации и предприятия должен составить перечень учетных и отчетных работ с приложением форм документов.
Требуется проанализировать собранные материалы и составить по результатам анализа перечень работ и мероприятий по улучшению учетного процесса и схемы документооборота.
Следует разработать детализированный календарный план работы отдельных участков и исполнителей.
Главный бухгалтер обязан согласовать графики учетных работ с руководителями подразделений и затем утвердить приказом руководителя организации (предприятия).
Четкая регламентация документооборота требует составления индивидуальных планов графиков по исполнителям, планов графиков по подразделениям (отделам, складам, участкам и т. п.) и сводного графика по организации (предприятию). Графики документооборота могут быть оформлены в виде схемы или перечня работ.
Индивидуальный план график каждого исполнителя включает в себя перечень обрабатываемых или составляемых документов с указанием источника и времени поступления, адресатов, сроков (даты, часы) передачи этих документов, а также краткое содержание работы с документом. План график работ по подразделению отражает взаимосвязанный комплекс учетных операций, выполняемых в бухгалтерии, отделе, на складе или участке. За выполнение этого графика отвечает руководитель соответствующего подразделения. Сводный график отражает взаимосвязанный процесс документооборота в организации. Ответственность за соблюдение графиков, своевременное и качественное формирование документов, их достоверность, а также передачу в бухгалтерию несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы. Соблюдение графиков документооборота контролирует главный бухгалтер, требования которого являются обязательными для всех исполнителей и подразделений организации.
«Порядок заполнения и обработки первичных документов, регионов и отчетных форм устанавливается соответствующими должностными и рабочими инструкциями, содержание которых согласовывается с графиками выполнения учетных работ.
Особо важную роль график выполнения учетных работ играет в условиях применения современных средств вычислительной техники, эффективное использование которой возможно только при четком взаимодействии всех служб и подразделений организации. Соблюдение графиков выполнения учетных работ является непременным требованием эффективной механизации и автоматизации бухгалтерского учета.
Завершающий этап документооборота — сдача документов в архив. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские балансы хранятся в строгом порядке в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Документы текущего месяца, относящиеся к единому учетному регистру, формируются в отдельную пачку с приложением справки, где указываются месяц, год, код синтетического счета и другие справочные данные. Документы, по которым выплачены денежные средства, а также выписки банка с приложенными платежными документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке по номерам и переплетены.
Сроки хранения документов в архиве определяются Перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других учреждений, организаций и предприятий, утвержденных Главным архивным управлением при Совете Министров СССР.
Бухгалтерские документы выдаются из архива только по распоряжению главного бухгалтера, а изымаются только по требованию правоохранительных органов на основании постановления этих органов в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Союза ССР и союзных республик.
Регламентация учетного процесса осуществляется:
- альбомом форм первичных документов, содержащим инструктивные указания по составлению этих документов, их оформлению и организации документооборота;
- рабочим планом счетов, определяющим объекты синтетического и аналитического учета, коды видов хозяйственных операций, средств и их источников;
- альбомом регистров синтетического и аналитического учета, где указан порядок записей в регистры и порядок обобщения данЛ1ЫХ текущего бухгалтерского учета;
- альбомом отчетных форм, в котором даны инструктивные указания о порядке составления отчетности, сроки и адреса получателей;
- Инструкцией о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, основных средств, денежных средств и расчетов.
Альбом форм первичных документов создается по каждому участку работы бухгалтерии и охватывает учет товаров и тары, учет основных средств, труда и заработной платы и т. д. Здесь же определены порядок их заполнения, число экземпляров и их назначение. Альбом форм первичных документов, выполняя функции наглядного пособия, является эффективным средством организации учетного процесса.
Рабочий план счетов, называемый в условиях механизированного и автоматизированного учета кодификатором объектов аналитического и синтетического учета, разрабатывается на основании действующих нормативных документов для объектов учета по каждой конкретной организации.
Кодификаторы объектов синтетического и аналитического учета должны отвечать требованиям комплексной механизации и автоматизации учета и способствовать формированию выходной информации в разрезе показателей, предусмотренных в отчетных формах. Как правило, код объекта семизначный и может характеризоваться кодами синтетического учета 1го порядка, включающими 1—3й знаки семизначного кода, кодами аналитического учета 2го порядка — 4—6й знаки кода и 3го порядка — 6—7й знаки кода.
Пример. Код 4400801. Расшифровка: 44—О — это код синтетического счета «Издержки обращения»; 08 означает расходы на содержание аппарата управления; 01—основная и дополнительная заработная плата.
Альбом регистров синтетического и аналитического учета и альбом отчетных форм содержат перечень документов, составляемых по данным текущего и итогового (обобщенного) учета конкретной снабженческо-сбытовой организации. При этом наряду с типовыми общегосударственными и отраслевыми инструкциями целесообразно составлять рабочие инструкции. В них перечисляются службы и должностные лица, приводится методика составления учетных регистров и отчетов, а также указываются сроки, порядок движения и представления документов. Положения рабочих инструкций должны быть детализированы в должностных инструкциях. Рабочие и должностные инструкции направлены на улучшение методики и техники составления документов и повышение качества учетного процесса.
План инвентаризации составляют, руководствуясь Инструкцией о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, основных средств, денежных средств и расчетов на предприятиях и в организациях системы Госснаба СССР.
Научная организация труда счетных работников — это проведение комплекса организационно-технических и санитарно-гигиенических мероприятий по оптимизации учетного процесса, созданию благоприятных условий работы учетного аппарата. Научная организация труда на основе его разделения и кооперации позволяет четко регламентировать обязанности и ответственность каждого работника и избегать дублирования работ исполнителями.
Для научной организации труда необходимо следующее:
1. Определить оптимальную численность работников учетного аппарата исходя из обоснованных норм времени, выработки и трудоемкости бухгалтерских работ. В основу расчета могут быть положены Типовые нормы времени и нормы обслуживания на работы по бухгалтерскому учету, утвержденные и рекомендованные к внедрению Государственным комитетом СССР по труду и социальным вопросам.
2. Создать оптимальные условия труда: выделить помещения объемом не менее 20 м на одного работника, организовать правильное освещение, отопление; оснастить рабочие места оргтехникой; правильно решить интерьер помещений.
3. Создать психологический микроклимат, обеспечивающий эффективную деятельность каждого работника на основе взаимного уважения, соблюдения этических норм, режима труда и др.
4. Организовать делопроизводство в соответствии с методическими рекомендациями по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. Для этой цели составляется номенклатура дел бухгалтерии, где указываются перечень дел, их наименование и сроки хранения.
5. Организовать непрерывное обучение работников бухгалтерского учета.
Система непрерывного обучения кадров включает в себя обучение в институтах и на факультетах повышения квалификации с полным или частичным отрывом от производства один раз в 5 лет; ежегодное обучение на краткосрочных курсах с целью освоения и внедрения прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета, а также на семинарах и путем самостоятельной работы с литературой. В систему непрерывного обучения входят и такие формы повышения квалификации, как заочное и вечернее обучение в институтах и техникумах. Для организации и координации всех видов и форм непрерывного обучения бухгалтерских кадров составляется план график на пятилетку.
Автоматизация бухгалтерского учета
В условиях применения современных средств вычислительной техники бухгалтерский учет следует рассматривать в двух аспектах: как систему учетной информации и систему обработки учетных данных.
Система учетной информации содержит набор аналитических и синтетических показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельность. Система обработки учетных данных формирует эту информацию.
Развитие обеих систем обусловлено необходимостью совершенствования механизма социалистического хозяйствования и внедрением достижений научно-технического прогресса в управление предприятиями и организациями. Учетная информация и обработка учетных данных как две составляющие единого целого, находясь во взаимосвязи и взаимозависимости, определяют пути развития бухгалтерского учета. Однако решающую роль в этом процессе играет технология учета, совершенствование способов обработки данных.
Уровень механизации и автоматизации учета зависит от вида применяемых средств вычислительной техники, степени охвата машинной обработкой отдельных участков работы бухгалтерии и формирования отчетных данных. Различают частичную механизацию, комплексную механизацию, частичную автоматизацию и комплексную автоматизацию.
Частичная механизация представляет собой первый уровень механизации учетных работ. Обработка учетных данных на этом уровне ведется на клавишных или перфорационных вычислительных машинах. На отдельных участках учетной работы могут применяться электронные фактурные бухгалтерские автоматы. Первичные документы и учетные регистры, формируемые при помощи вычислительных средств, как правило, незначительно отличаются от принятых в условиях ручного труда. На этапе частичной механизации ручные операции чередуются с машинной обработкой. Поскольку объем работ, выполняемых вычислительной техникой, невелик, журнально-ордерная форма бухгалтерского учета здесь сохраняется. Вычислительные машины используют индивидуально, а также пользуются услугами машиносчетных бюро или машиносчетных станций.
Комплексная механизация бухгалтерского учета предполагает использование клавишных или перфорационных вычислительных машин на всех участках работы бухгалтерии. При этом механизированный учет может быть организован на основе одновременного использования на разных участках КВМ и ПВМ. При комплексной механизации учета ручной труд в значительной степени вытесняется механизированной обработкой данных. Изменяется технология обработки данных, начиная с измерения, регистрации и сбора информации и кончая выдачей результативной информации. Формы учетных регистров, составленных на вычислительных машинах (машинопраграммы), отличаются от традиционного построения журналов-ордеров. При механизированной обработке данных возникает потребность в кодификаторах учетных номенклатур, привлечении нормативных и справочных данных, зафиксированных на перфокартах. Основной организационной формой использования вычислительной техники являются машиносчетные станции.
Частичная автоматизация бухгалтерского учета представляет собой следующий, более высокий уровень использования средств вычислительной техники. На этом уровне эксплуатируются высокопроизводительные ЭВМ. Частичная автоматизация охватывает отдельные участки учетных работ, па которых обрабатываются в основном большие объемы информации. В условиях частичной автоматизации учетный процесс неоднороден. Итоговые данные, содержащиеся в машинограммах, после проверки заносят в учетные регистры и отчетные формы, ведущиеся вручную. Частичная автоматизация отдельных участков учетной работы не позволяет в полной мере реализовать возможности и преимущества ЭВМ, как это делается при комплексной автоматизации.
Комплексная автоматизация бухгалтерского учета предполагает организацию системы ЭВМ, охватывающей участки учета: от выписки первичных документов до составления оборотно-сальдового баланса и отчетности. При этом необходима четкая взаимосвязь информационных подсистем, входящих в автоматизированную информационную систему. Однократный ввод информации и многократное ее использование в условиях комплексной автоматизации позволяет свести к минимуму затраты ручного труда. Учет в этих условиях ведется по таблично-автоматизированной форме. Причем информация обрабатывается как централизованно — информационно-вычислительными центрами (ИВЦ), так и децентрализованно— н автоматизированных рабочих местах (АРМ) бухгалтера, товароведа, работника склада.
Автоматизированная система обработки учетных данных учета, она может полнее и более детализированно отражать объекты и процессы хозяйственной деятельности и отличаться большей оперативностью, достоверностью, аналитичностью.
Бухгалтерская информация на всех этапах машинной обработки с момента ввода в ЭВМ содержится на машиночитаемых носителях. Повторяющиеся процедуры обработки по всем этапам учетного процесса-регистрация первичной информации, систематизация, обобщение и представление результативной
В условиях автоматизированной системы обработки данных на смену традиционным учетным регистрам, карточкам и книгам приходят магнитные ленты, диски, дискеты, содержащие массивы информации. Результативную информацию, необходимую для управления и контроля, получают с алфавитно-цифрового печатающего устройства ЭВМ и на экранах дисплеев. В отличие от информации при ручном ведении учетной информации — выполняются согласно машинным программам. В соответствии с этапами учетного процесса в автоматизированной системе обработки данных применяются три комплекса машинных программ: комплекс программ по вводу исходных учетных данных, комплекс программ по обработке учетных данных и комплекс программ по выдаче результативной информации.
Комплекс машинных программ и технических средств в условиях автоматизированной обработки учетных данных выполняет те же функции по обработке информации, что и бухгалтер в условиях ручной обработки данных. Файлы (массивы) данных, хранящихся в ЭВМ, содержат ту же информацию, что и бумажные документы при ручном учете. Логическая структура системы учетной информации отражает те же взаимосвязи между данными, что и учетные регистры, карточки и книги, ведущиеся в условиях ручной обработки данных.
Так, при комплексном решении задач по учету товаров в ЭВМ содержатся все необходимые данные в натуральном и стоимостном выражении о наличии, поступлении и отгрузке товаров на определенную дату по номенклатурной единице товара, складу, поставщику, покупателю, наряду заказу на поставку товаров.
Принципиальные различия между автоматизированной и ручной системами обработки данных заключаются в том, что при ручной системе обработки учетных данных центральной фигурой является бухгалтер, в то время как автоматизированная система ориентирована на машинную реализацию процедур обработки. При этом ЭВМ, в отличие от человека, при соблюдении всех требований и условий обработки данных способна выполнить операции по их обработке с более высокой степенью надежности.
Под надежностью в данном случае подразумевается получение результативной информации в строгом соответствии с проектным решением и возможность многократно идентично решать задачи.
Проблема надежности в автоматизированных системах обработки данных может быть практически решена при слаженном функционировании всех элементов системы обработки данных; технических средств ввода, обработки и вывода; совершенствовании форм первичной документации и документооборота; улучшении работы аппарата бухгалтерии и всех работников, занятых ведением учета (операторов, бухгалтеров, специалистов ВУ и ВЦ). По мере развития и совершенствования автоматизированных систем обработки данных функции бухгалтеров и других работников учета будут передаваться машинам. В этих условиях обязанностью специалистов является определение порядка обработки данных, включая контроль их достоверности.
На современном уровне автоматизации учета составление на ЭВМ платежного требования, предъявляемого покупателю за отгруженный товар, позволяет усилить контроль за своевременностью расчетов, исключить ручной труд при выписке документов, возможные ошибки, рутинные операции по кодированию, вводу, контролю и корректировке информации. Необходимость ввода данных, содержащихся в платежном требовании, для определения состояния расчетов с покупателями отпадает, так как вся необходимая информация хранится в базе данных, на основании которой создан этот документ.
Важнейшая задача совершенствования систем обработки данных — обеспечить абсолютную достоверность данных. Свести число ошибок до минимума возможно, лишь подробно проанализировав все вычислительные процедуры, определив «узкие места» и причины возникновения ошибок, их характер и лиц, виновных в этом, разработав и реализовав мероприятия по устранению недочетов и ошибок. Это важно потому, что автоматизированные системы обработки учетных данных лишены возможности реагировать на ситуации, не предусмотренные программой.
Новым этапом в развитии систем обработки учетных данных является создание децентрализованных систем обработки, т. е. внедрение новой технологии учета.
На этом этапе предполагается:
- создать локальные информационно-вычислительные сети с распределенной системой;
- осуществлять сбор, ввод и первичную обработку информации непосредственно пользователями в местах совершения хозяйственных операций на базе АРМ;
- областям;
- разработать проблемно ориентированный пакет прикладных программ для решения задач бухгалтерского учета и экономического анализа в органической взаимосвязи с другими функциями управления;
- обеспечивать защиту данных и каждого пользователя средствами «электронной почты»;
- организовывать аналитическую работу пользователя в режиме диалога в реальном масштабе времени на основе интеллектуального интерфейса системы.
Новая технология учета, базирующаяся на создании АРМ пользователей (бухгалтеров, работников товарных отделов, складов, участков и др.), предоставляет возможность перейти от обработки изолированных потоков учетной информации - бухгалтерского, оперативного и статистического учета — к единому хозяйственному учету. Это единство обеспечивается путем формирования на основе единых первичных документов интегрированных баз данных, отвечающих требованиям всех направлений, по которым расходится информация с персональных ЭВМ и видеотерминалов. Такой подход превращает ЭВМ из вспомогательного средства решения проблем бухгалтерского учета в главный, определяющий фактор учета для управления.
Процесс внедрения новой информационной технологии происходит поэтапно. Его успех зависит от качества проектных разработок, надежности технических средств, заинтересованности коллективов пользователей, эффективности работы органов управления, осуществляющих руководство и внедрение информационных систем.
Использование ЭВМ, способных обрабатывать и хранить большие объемы информации с упорядоченными структурами и программным обеспечением, включающим системы управления базами данных (СУБД), является основным фактором успешного функционирования информационных систем. Технические возможности персональных ЭВМ, их компактность и сравнительно небольшая стоимость позволяют располагать их (в зависимости от объема обрабатываемой информации) в бухгалтерии, товарных отделах, на участках, используя индивидуально или коллективно. Тем самым создаются многоуровневые информационно-вычислительные сети с распределенной системой, функционирующей в реальном (или суточном) режиме времени.
Формы бухгалтерского учета
Под формой бухгалтерского учета принято понимать определенную совокупность учетных регистров, а также порядок отражения в них хозяйственных операций. К основным признакам, отличающим одну форму бухгалтерского учета от другой, относятся: количество учетных регистров и их структура, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, порядок формирования учетных регистров, виды и степень использования средств вычислительной техники. В материально-техническом обеспечении применяются журнально-ордерная, таблично-перфокарточная и таблично-автоматизированная формы бухгалтерского учета. При этом наибольшее распространение получили журнально-ордерная и таблично-автоматизированная формы учета.
Журнально-ордерная форма. Записи при этой форме ведутся путем переноса данных из первичных документов в регистры аналитического и синтетического учета, основными из которых являются журналы-ордера и ведомости.
Журнал-ордер ведут по синтетическому счету, а при небольшом числе записей — по группе однородных синтетических счетов. Записи в журнал-ордер делают в течение месяца по кредиту счета с указанием корреспондирующих дебетуемых счетов. Однократность записи обеспечивается разложением по окончании месяца кредитового оборота каждого синтетического счета по корреспондирующим дебетуемым счетам в Главной книге. Здесь же путем суммирования записей по корреспондирующим счетам определяют обороты по дебету каждого счета и выявляют сальдо. По данным Главной книги составляют бухгалтерский баланс.
К журналу-ордеру прилагается ведомость для записи хозяйственных операций по дебету счетов (45 «Товары отгруженные, выполненные работы и услуги», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и некоторых других с указанием корреспондирующих счетов). Это позволяет увязывать данные аналитического и синтетического учета и осуществлять контроль за движением средств и их источниками, как по кредиту, так и по дебету счетов в течение месяца.
По ряду счетов (41 «Товары», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и др.) в целях увеличения аналитичности записей в журналах-ордерах составляют группировочные ведомости. Группировочные ведомости, являясь регистрами аналитического учета, обеспечивают достоверность записей в журналах-ордерах, а также используются для оперативного контроля и управления хозяйственными процессами.
В настоящее время в материально-техническом обеспечении применяются журналы-ордера, рекомендованные Министерством финансов СССР.
Журнально-ордерная форма ориентирована как на ручное ведение учета, так и на использование электронных бухгалтерских автоматов и машин. Их применение не вносит существенных изменений в структуру журналов-ордеров и других учетных регистров. Так, электронные бухгалтерские автоматы «Искра555», «Роботрон1715» успешно используются на отдельных участках работы бухгалтерии снабженческо-сбытовых организаций: для учета товаров и расчетов с поставщиками и покупателями, учета заработной платы и расчетов с рабочими и служащими, учета расчетно-финансовых операций, сводного аналитического и синтетического учета.
Однако журнально-ордерная форма учета даже в условиях применения бухгалтерских автоматов предполагает использование ручного труда.
Таблично-автоматизированная форма учета. При организации бухгалтерского учета по таблично-автоматизированной форме на всех участках работы бухгалтерии при помощи ЭВМ составляются машинограммы (видеограммы), являющиеся регистрами синтетического и аналитического учета. Машинограммы (видеограммы) формируются путем автоматизированной обработки данных, содержащих в закодированном виде учетную информацию.
При таблично-автоматизированной форме учета применяются быстродействующие ЭВМ, а также технические средства сбора, регистрации и передачи данных. В этом заключается отличие таблично-автоматизированной формы учета от других его форм. В качестве машинных носителей информации при этой форме учета используют магнитные ленты, магнитные диски, дискеты. Современные технические средства позволяют создать более эффективную по сравнению с предыдущей систему обработки данных. Выходные формы, формируемые на алфавитно-цифровых печатающих устройствах, а также на экранах дисплеев, представляют собой учетные регистры и содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам бухгалтерского учета. Автоматизация ввода и вывода информации обеспечивает высокую оперативность получения машинограмм и видеограмм, получаемых с ЭВМ, а также их отличие от учетных регистров, получаемых в условиях применения ручного ведения учета.
Таблично-автоматизированная форма учета может быть представлена системой учетной информации и системой обработки учетных данных, обусловливающими и дополняющими одна другую.
Развитие традиционной методологии бухгалтерского учета выступает важнейшим принципом таблично-автоматизированной формы учета. Элементы метода, оставаясь неизменными по своему содержанию, видоизменяют свою форму, приспосабливаясь к условиям автоматизированной обработки данных. Так, серьезным изменениям подвергаются документ, его форма, содержание и порядок формирования. Применение ЭВМ в учете должно привести к уменьшению числа традиционных первичных документов, сокращению числа реквизитов, снижению трудоемкости их создания за счет широкого использования нормативно справочной информации и современных средств подготовки данных. Аналогичные изменения претерпевают и другие элементы метода бухгалтерского учета. Внедрение средств современной вычислительной техники способствует повышению достоверности и оперативности общегосударственных и ведомственных форм отчетности.
Информационно процедурное единство оперативного, бухгалтерского и статистического учета обеспечивается однократным вводом исходной информации, унифицированной системой классификации и кодирования, обработкой информации на основе СУБД. Учетные данные, однажды введенные в вычислительную систему, должны использоваться для нескольких приложений различными функциональными подразделениями предприятий по поставкам продукции.
Например, сведения о поступивших и отгруженных за день товарах используются как для формирования информации о наличии товаров на складах, так и для учета выполнения плана поставок по договорным обязательствам, учета размещения товаров по стеллажам и ячейкам, контроля запасов товаров.
Создание и ведение базы нормативно справочной информации (НСИ) является важнейшим условием функционирования системы учетной информации в условиях автоматизированной обработки данных. Классификаторы товаров, тары, поставщиков, покупателей, фондо держателей, других объектов аналитического и синтетического учета и сформированные на их основе файлы НСИ являются методологической основой надежности процедур сбора, регистрации, ввода и контроля исходной информации, а также аналитичности выходной информации. Автоматическая группировка данных в процессе обработки ведется по классификационным признакам, предусмотренным классификаторами НСИ. От принятых систем классификации зависит аналитичность подготавливаемой выходной информации. НСИ на этапе документального оформления хозяйственных операций и подготовки к обработке вызывает необходимость кодирования учетных номенклатур (на документах проставляются коды).
Система регистров машинограмм (или видео грамм) содержит учетную информацию, необходимую для осуществления функций управления. Машино граммы могут быть получены как в регламентированном режиме, так и в режиме «запрос-ответ».
При таблично автоматизированной форме бухгалтерского учета учетный регистр может быть представлен как регистр-файл в системе обработки, так и регистр машинограмма (видеограмма) в системе учетной информации. Регистр-файл в соответствии с алгоритмом решения задачи, т. е. в результате выборки необходимых записей из базы данных и их обработки, может быть распечатан на АЦПУ или представлен на видеотерминале. Таким образом, машинограмма является материальным выражением записи в регистре файле и характеризует его содержание в доступной для восприятия пользователем форме. При этом в рамках системы учетной информации главное — это содержание регистров машинограмм, т. е. набор реквизитов, характеризующих объекты учета, например код товаров, единицы измерения, количество, сумма, код бухгалтерских счетов и т. д.
Организовывая труд работников учета, нельзя забывать о достижениях научно-технического прогресса в области управления Рабочие места сотрудников бухгалтерии должны быть оснащены соответствующей оргтехникой.
Автоматизация бухгалтерского учета в организациях и на предприятиях по оптовой торговле осуществляется в рамках автоматизированной информационной системы. Обеспечение информационной взаимосвязи бухгалтерского учета с другими функциями управления является важнейшим принципом оптимального проектирования и функционирования информационного обеспечения управления.
Обеспечение согласованности между системой обработки и структурой организации — важнейшее условие организационной целостности. Организационная целостность всей системы управления обеспечивается единством информационных и функциональных аспектов, адресностью информации о каждом факте хозяйственной жизни, как в информационной базе, так и в функциональной структуре.
Система обработки данных бухгалтерского учета включает следующие элементы:
- автоматизацию сбора, регистрации и передачи учета данных;
- использование систем баз данных, надежной системы контроля и исправления ошибок; автоматизацию корреспонденции бухгалтерских счетов;
- обработку информации в диалоговом режиме;
- обработку информации в реальном масштабе времени или в суточном режиме.
Автоматизация сбора, регистрации и передачи учетных данных представляет собой совокупность операций, выполняемых в определенной последовательности и обеспечивающих подготовку входной учетной информации для ее последующей обработки. В результате сбора и регистрации происходят восприятие и фиксация данных на физическом носителе автоматизированным путем или человеком. В современных вычислительных системах различные способы сбора и регистрации данных комбинируются. Под передачей данных подразумевается пересылка собранных и зафиксированных данных от места сбора до ввода в вычислительные устройства.
База данных (БД) — это совокупность данных, а также технических и программных средств обслуживания. БД выполняет следующие функции: воспринимает сведения об управляемом объекте, фиксирует их, накапливает и поддерживает данные в рабочем состоянии для решения учетных задач; выдает результативные данные, необходимые пользователю для принятия управленческих решений, по первому требованию. Автоматизация бухгалтерского учета на основе БД обеспечивает интеграцию данных, минимальное их дублирование, возможность произвольной выборки данных, сгруппированных по заданному признаку, изменения и обновления информации.
Надежная система контроля и исправления ошибок выступает также важным фактором эффективного функционирования систем обработки учетных данных. При этом важно использовать комбинированные методы контроля: синтаксический контроль на основе анализа знаков, в которых воспринимается информация; семантический-по смысловому содержанию; прагматический — контроль полезности информации для реализации функций учета и контроля.
Автоматизация корреспонденции счетов при решении задач бухгалтерского учета позволит уменьшить затраты труда при выполнении одной из самых трудоемких работ — составлении бухгалтерских проводок. Автоматизированное составление бухгалтерских проводок обеспечивается формализованным описанием связей хозяйственных операций и корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Выдача информации в диалоговом режиме является важным средством повышения качества результативной информации. Для решения задач бухгалтерского учета должны применяться средства и принципы диалога пользователя с ПЭВМ. Диалог может осуществляться по типу «меню», «вопрос — ответ», ключевых слов. Работа в диалоговом режиме позволит отказаться от распечатки многочисленных машинограмм. Проверка правильности записей по счетам аналитического и синтетического учета может осуществляться в режиме «вопрос — ответ» посредством обращения бухгалтера к видеотерминальному устройству. В результате машинограммы, распечатываемые на АЦПУ, могут содержать только данные, необходимые для составления отчетности.
Обработка информации в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их осуществления достигается в реальном масштабе времени. Это обеспечивается средствами сопряжения и диспетчеризации АРМ в сети и распределенной БД, предусматривающих приоритетность АРМ, режим и нормы доступа пользователя к БД, порядок передачи (обмена) данных между АРМ.
Руководство бухгалтерским учетом. Права и обязанности главного бухгалтера
Методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью во всех отраслях народного хозяйства, в том числе и в материально-техническом обеспечении, осуществляет Министерство финансов СССР, которое по согласованию с Госкомстатом СССР утверждает формы бухгалтерской отчетности, положения и другие нормативные документы, регламентирующие ведение бухгалтерского учета.
Руководство бухгалтерским учетом в организациях материально-технического обеспечения осуществляют управления (отделы) бухгалтерского учета и отчетности соответствующих министерств и ведомств.
Важнейшей функцией управления бухгалтерского учета и отчетности являются методологическое руководство бухгалтерским учетом и контроль за правильным его ведением и достоверностью. На основе единых для всех отраслей народного хозяйства положений и указаний по организации бухгалтерского учета, отчетности я контроля, а также решений вышестоящих организаций, управления бухгалтерского учета и отчетности (отделы) разрабатывают единый для своего ведомства и министерства порядок учета документального оформления хозяйственных операций, составления отчетности.
Управления (отделы) бухгалтерского учета и отчетности на основании представленных планов координируют и оказывают помощь во внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета, его механизации и автоматизации. Они проверяют и анализируют бухгалтерские отчеты и балансы, представляемые подведомственными организациями и предприятиями. Управления бухгалтерского учета и отчетности на основании проверенных отчетов составляют сводную отчетность и выполняют другие задачи организации бухгалтерской работы в министерствах, ведомствах и других органах управления.
В главных территориальных управлениях, организациях и на предприятиях учет осуществляет бухгалтерско-финансовый отдел или бухгалтерия, которые являются самостоятельными функциональными подразделениями аппарата управления. Работники отдела и в первую очередь главный бухгалтер руководят бухгалтерским учетом на всех подведомственных предприятиях и в организациях, проверяют и анализируют представляемую отчетность, составляют сводную отчетность.
Права и обязанности руководителей бухгалтерского учета установлены Положением о главных бухгалтерах. Главные бухгалтеры должны организовать бухгалтерский учет на предприятиях, в объединениях и организациях и содействовать повышению его роли в рациональном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов, обеспечить сохранность социалистической собственности: четко контролировать учет денежных средств и товарно-материальных ценностей, пресекать попытки их незаконного расходования, укреплять хозяйственный расчет и способствовать усилению режима экономии. Главный бухгалтер обязан также контролировать своевременность расчетов с поставщиками и покупателями, бюджетом. Он несет ответственность за соблюдение штатного расписания и смет издержек обращения, за правильность и рациональность расходования фонда оплаты труда. При этом главный бухгалтер должен контролировать, соблюдаются ли правила проведения, инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей,, основных фондов, расчетов, а при выявлении недостач или излишков правильно отразить их в учете. Причем необходимо установить виновных в недостаче, обеспечить взыскание с них положенных сумм и принять меры, исключающие возникновение недостач,, растрат и бесхозяйственного расходования средств в будущем.
Еще одной обязанностью главного бухгалтера являются организация и проведение анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации (предприятия). В процессе анализа необходима в тесном сотрудничестве с работниками других отделов (например, планового, товарного) выявить резервы улучшения работы организации (предприятия).
Главному бухгалтеру предоставлено право подписи на всех денежных, товарно-материальных и расчетно-финансовых документах. Выдача и перечисление денежных средств, и отпуск материальных ценностей могут осуществляться только при наличии на соответствующих документах подписи главного бухгалтера или уполномоченного им лица. Назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц производится по согласованию с главным бухгалтером.
Договоры и соглашения на получение и отпуск товарно-материальных ценностей, на выполнение работ и услуг, так же как приказы и распоряжения об установлении окладов, надбавок к заработной плате и о премировании, должны быть завизированы главным бухгалтером. Право контроля за сохранностью товарных запасов, законностью и целесообразностью осуществляемых расходов, предотвращение образования непланируемых расходов и потерь повышает роль главного бухгалтера в снижении издержек, роста доходов.
Предоставление главному бухгалтеру права подписи балансов и других бухгалтерских и статистических отчетных форм определяет его ответственность за достоверность отчетных данных, формируемых в ходе ведения как бухгалтерского, так и оперативного и статистического учета.
Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю, а по вопросам организации бухгалтерского учета, составления отчетности, порядка и методики осуществления контроля — главному бухгалтеру вышестоящей организации. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности согласно Закону СССР «О государственном предприятии (объединении)» по согласованию с органами, назначающими руководителей предприятий и организаций.
Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. 
