Система информационной безопасности в компании для предотвращения потерь интеллектуальных ресурсов
Обоснованность выбранной стратегии бизнеса в полной мере должна учитывать возникновение критических ситуаций, негативных воздействий со стороны злоумышленников, недобросовестных конкурентов, появление различного рода опасностей, угроз, рисков. Среди мероприятий по предотвращению причин возникновения критических ситуаций важнейшее место занимает система информационной безопасности в компании для предупреждения потерь интеллектуальных ресурсов.
Под угрозами информационной среде компании принято понимать потенциальные или реально возможные действия по отношению к нематериальным интеллектуальным ресурсам, приводящие к неправомерному овладению охраняемыми сведениями. Каждая угроза влечет ущерб — моральный или материальный. Статистика свидетельствует, что 82% угроз совершается собственными сотрудниками фирмы при их прямом или опосредованном участии.
Защита информации согласно ст. 16 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149ФЗ представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:
- обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
- соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
- реализацию права на доступ к информации.
С учетом практики обеспечения информационной безопасности выделяют следующие направления защиты информации: правовое, организационное и инженерно-техническое.
Эффективной защита становится при осуществлении в компании политики информационной безопасности, обеспечивающей органическое взаимодействие трех направлений превентивных мероприятий. Политика информационной безопасности должна содержать описание того, что необходимо защищать, а также какие ограничения накладываются на доступ и использование интеллектуальных ресурсов. Реализация политики безопасности способствует налаживанию четкой работы и взаимодействия между подразделениями.
Несмотря на стремительный рост уровня компьютерной преступности, наибольшая утечка коммерческой информации компаний до сих пор происходит в результате умышленных или неосторожных действий собственного персонала. Именно от персонала, который является основным носителем информации, зависит ее сохранность, а значит, и благополучие всей организации. Потому к организационным мерам обеспечения информационной безопасности экономических субъектов относятся четко оговоренная ответственность сотрудников, периодическое плановое обучение и профилактическая работа администраторов системы с пользователями и персоналом.
Задавайте вопросы нашему консультанту, он ждет вас внизу экрана и всегда онлайн специально для Вас. Не стесняемся, мы работаем совершенно бесплатно!!!
Также оказываем консультации по телефону: 8 (800) 600-76-83, звонок по России бесплатный!
Вопросы информационной компьютерной безопасности можно разделить на:
1. Ограничение доступа к информации, что обеспечивает парольная защита на различных уровнях (доступ в помещение, к компьютеру, разделам диска, персональным компьютерам, файлам), разделение прав доступа в локальной сети, физическая защита помещения.
2. Сохранение информации. Далеко не всегда врагами информации выступают конкретные люди (конкуренты, партнеры по бизнесу). Это могут быть скачки напряжения в электросети, обесточивание и пр. Потому для сохранения информации создают архивные копии и принимают прочие технические и организационные меры.
3. Противодействие атакам. Для предотвращения несанкционированного доступа к конфиденциальным ресурсам со стороны Интернета обычно применяют так называемое защищенное подключение. Разграничивается «доверенная» (контролируемая) вычислительная сеть и остальное киберпространство при помощи межсетевых экранов. Важно также разграничение потоков информации между сегментами сети, которые соответствуют разным уровням конфиденциальности. Главное, чтобы пользователи сети (персонал компании) знали об этих уровнях. В этой части технические меры тесно взаимодействуют с организационными, поскольку требуются утвержденные внутрифирменные положения и регламенты.
При организации электронного документооборота необходимо обеспечить не только конфиденциальность, но и целостность сообщения — невозможность его искажения, подмены авторства и т.д. Важно также не допустить возможности отказа автора послания от факта и времени его отправления. Если информацией обмениваются стороны, не склонные доверять друг другу (банк и клиент, магазин и покупатель), необходимо применять асимметричные методы шифрования.
Отечественный и зарубежный опыт защиты информации показывает, что эффективной может быть лишь комплексная система защиты, сочетающая физические, административные (организационные), технические, криптографические и программные меры.
Физические меры предполагают создание препятствий для доступа к оборудованию и информации. К ним нередко прибегают для охраны оборудования и носителей информации от прямого хищения или уничтожения. Это — замки на дверях, решетки на окнах, различные механические, электромеханические и электронные устройства охраны здания, охранной сигнализации и т.д. Физические меры защиты, как правило, применяются в совокупности с административными мероприятиями, которые включают меры по организации соответствующего режима секретности, пропускного, внутреннего режима и т.д.
К техническим мерам защиты относится использование разнообразных механических, электромеханических, электронных, оптических, радиолокационных и других устройств и систем, которые способны самостоятельно либо в совокупности с другими средствами выполнять функции защиты информации. К ним относятся, например, технические средства защиты от побочных электромагнитных излучений, защитное зашумление средства охранного освещения, обнаружения, наблюдения, сигнализации и др. Они дополняют физические и административные меры и позволяют значительно повысить эффективность защиты.
В криптографических мерах защиты используются методы шифровки информации, которые кодируют информацию таким образом, чтобы ее содержание было доступно только при предъявлении некоторой специфической информации (ключа). Осуществляться шифрование может либо вручную (что представляет собой сложную и кропотливую процедуру), либо автоматически, с помощью специальных аппаратных средств (шифраторов) или специального программного обеспечения. Специалисты считают криптографическое закрытие информации наиболее эффективным и надежным средством защиты информации.
Программные меры — средство защиты информации, находящейся в компьютере. Системы защиты компьютера должны позволять пользователю при соответствующем контроле получать доступ к вычислительной технике и хранимой в ней информации. Для защиты от чужого вторжения следует предусмотреть меры непосредственной защиты вычислительных устройств и информации от несанкционированного доступа.
Основные функции средств защиты информации:
1. Идентификация и подтверждение подлинности, предполагающие проверку, является ли субъект, осуществляющий доступ (или объект, к которому осуществляется доступ), тем, за кого себя выдает. При идентификации используются различные методы: простые, сложные или одноразовые пароли, обмен вопросами и ответами с администратором или через соответствующую программу, использование различных опознавательных элементов (ключ, кодовая карточка, удостоверение личности, жетон, фотоснимок лица), биометрическая идентификация личности (по отпечаткам пальцев, размеру и отпечатку ладони, сетчатке глаза) и т.д.
2. Разграничение (иногда полная изоляция) доступа к вычислительным ресурсам и информации, которое осуществляется на трех уровнях: аппаратуры, программного обеспечения, данных.
3. Регистрация действий в системе.
Предотвращение потерь коммерческих тайн и преждевременного раскрытия изобретений
Своевременное придание коммерчески ценной информации статуса коммерческой тайны позволяет в дальнейшем при необходимости использовать дополнительные эффективные формы правовой охраны интеллектуальных ресурсов. Согласно действующему гражданскому законодательству можно считать идентичными следующие правовые категории: «ноу-хау», «служебная и коммерческая тайна», «конфиденциальная информация». Однако нужно четко отделять их от правовых категорий, связанных с государственной тайной, которые регулируются иным законодательством.
Если приходится отстаивать права на конфиденциальную информацию, то суды обычно используют следующие критерии, чтобы определить, можно ли считать данную информацию коммерческой тайной:
1. Степень известности объекта охраны за пределами компании.
2. Степень известности объекта охраны служащим и другим лицам, вовлеченным в компанию.
3. Объем превентивных мер, принимаемых компанией для охраны секретности данного объекта.
4. Ценность, которую объект представляет для самой компании и ее конкурентов.
5. Объем усилий и денежных средств, затраченных компанией при разработке данного объекта.
6. Степень легкости или трудности, с которой объект защиты может быть законно получен или дублирован другими.
Объект охраны считается конфиденциальным, если он не является общеизвестным за пределами компании, не может стать легко известным конкурентам при использовании законных средств. Для обеспечения режима конфиденциальности каждая компания обязана предпринимать формальные подтверждающие шаги. Простого намерения компании сохранить объект в качестве коммерческой тайны недостаточно. Формальные подтверждающие шаги должны состоять, по крайней мере, в принятии дополнительных мер предосторожности помимо обыкновенных процедур использования информации.
Примеры формальных подтверждающих шагов включают:
1. Ограничение доступа к оборудованию, на котором реализуется технология, являющаяся ноу-хау.
2. Просвещение сотрудников на предмет существования коммерческой тайны.
3. Объяснение каждому сотруднику, какие фрагменты проектов, над которыми он работает, — коммерческие тайны.
4. Предупреждение сотрудников о недопустимости раскрытия ноу-хау.
5. Закрытие доступа к инженерным записям и другой конфиденциальной информации.
6. Требования к сотрудникам подписывать соглашения о неразглашении.
7. Требования к другим компаниям подписывать соглашения о неразглашении прежде, чем происходит раскрытие ноу-хау.
8. Реализацию гостевой политики.
Выполнение разнообразных процедур, предназначенные для предотвращения потерь коммерческих тайн, является, возможно, лучшим формальным подтверждающим шагом, который компания в состоянии предпринять.
Честные средства обнаружения служебной и коммерческой тайны включают следующие действия: разборка (вскрытие изделия), независимое открытие, открытие после публичной демонстрации (непреднамеренной или любой иной), произведенного владельцем ноу-хау. Возможно, самую большую угрозу потери прав на коммерческую тайну представляют ошибочные действия владельца интеллектуальных ресурсов или его сотрудников, а не действия конкурентов. Например, когда один из сотрудников случайно раскрывает ноу-хау, помещая его в публикуемую статью, или распространяется о нем на семинарах или выставках.
Еще одна ключевая область охраны коммерческих тайн включает проблему увольняющихся сотрудников. Сотрудники мигрируют от одного конкурента к другому, забирая багаж интеллектуальных ресурсов, полный конфиденциальной информации. Новые сотрудники часто раскрывают случайно или целенаправленно новым работодателям ноу-хау бывших работодателей.
Когда какой-либо сотрудник увольняется, трудновыполнимой задачей становится предотвращение раскрытия им коммерческой тайны, даже если у него остаются обязательства по сохранности конфиденциальной информации. Отстаивание своих прав на коммерческую тайну у нового работодателя, который является получателем конфиденциальной информации, может превратиться даже в еще более сложную задачу.
Общее правило гласит: невиновен новый работодатель, который от своих новых сотрудников получает коммерчески значимые ноу-хау их бывшего работодателя, не подозревая об этом. Если нет оснований обвинить в преднамеренности приема на работу носителя ноу-хау конкурента, то новый работодатель не несет ответственности перед бывшим работодателем. Однако на практике цена сотрудника на рынке труда непосредственно связана с его профессиональными знаниями и навыками, о которых можно заранее судить только по представлению о прежнем месте работы.
Потому политика компании должна предусматривать предостережение бывшему сотруднику о сохранении обязательств по конфиденциальности, а также предупреждение его нового работодателя. Такие действия не дадут оснований бывшему работнику конкурента и новому работодателю считать себя невиновными, ибо они предупреждены о существовании статуса коммерческой тайны для известных новому сотруднику интеллектуальных ресурсов бывшего работодателя.
Законодательство дает возможность собственнику конфиденциальной информации создать детально проработанную программу, являющуюся частью общей системы мер по обеспечению экономической безопасности.
Минимально возможный комплекс документов для правовой охраны конфиденциальной информации должен содержать:
1. Соглашения с работниками, в частности, предусматривающие их обязанность не разглашать конфиденциальную информацию работодателя.
2. Пункты или специальные положения в контрактах, предусматривающие защиту конфиденциальной информации, в договорах с заказчиками, исполнителями, консультантами и другими юридическими и физическими лицами, состоящими в договорно-правовых отношениях с собственником конфиденциальной информации и (или) не являющимися его работниками.
3. Инструкции собственника конфиденциальной информации, определяющие принципы отнесения информации к разряду конфиденциальной, порядок работы с конфиденциальной информацией и контроля за соблюдением установленного режима по работе с коммерческой тайной.
Подобные соглашения между работником и работодателем заключаются либо параллельно с установлением трудовых отношений, либо с момента, когда работник получает доступ к конфиденциальной информации работодателя.
В России обязательства работников по неразглашению конфиденциальной информации либо могут быть оформлены в виде отдельных документов с любыми, не противоречащими законодательству условиями соглашения, либо содержаться в трудовом договоре в соответствии со ст. 57 Трудового кодекса РФ, допускающей включение в трудовой договор условия, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной).
Соглашения данного типа обычно заключаются только с теми работниками, которые в ходе выполнения трудовых (служебных) обязанностей на предприятии (в организации, учреждении и т.д.) имеют или получают доступ к технической, коммерческой или финансовой информации со статусом конфиденциальной или сами создают такую информацию.
Российское законодательство (Закон «О коммерческой тайне» № 98ФЗ) регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности, для обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну. На основе этого закона могут быть сформулированы необходимые специфические условия, которые должны быть отражены в соглашениях о конфиденциальности. Работодатели и работники свободны в определении любых, не противоречащих законодательству условий соглашения.
Первый шаг к установлению системы защиты коммерческой тайны — создание документа (приказа или положения), устанавливающего границы коммерческой тайны во всех сферах деятельности организации, ответственных лиц, сроки актуальности конфиденциальной информации и меры наказания при разглашении ноу-хау фирмы. После создания такого документа со всех работников нужно взять подписку о том, что сотрудник с приказом ознакомлен и обязуется секретные сведения не разглашать в течение установленного приказом срока актуальности информации.
Следующий шаг по защите коммерческой тайны — выработка и реализация мер по предотвращению потерь интеллектуальных ресурсов, охраняемых в режиме коммерческой тайны.
Эти меры варьируются в зависимости от рода деятельности компании, строгости охраны коммерческой тайны и состоят в следующем:
1. Подготовка приказа «О хранении информации на общедоступном диске», регламентирующего правила ее хранения на электронных носителях и степень ее доступности для менеджеров различных уровней.
2. Закрепление особых обязательств за всеми менеджерами, занятыми в конкретной области деятельности, в которой они обслуживают имеющихся клиентов и ии1ут новых. Все сведения о потенциальных клиентах (контактные лица, телефоны, даты и результаты встреч и телефонных разговоров, а также личные примечания менеджеров) должны заноситься в специальную БД, хранящуюся в сети. Ежемесячно менеджеры должны готовить отчеты по поиску новых клиентов в напечатанном виде, а эти отчеты хранить в клиентской БД.
3. Интегрированную программу по выписке счетов, наличию продукции на складе и так далее необходимо написать под интерфейс, несовместимый, для того чтобы обеспечить защиту информации от трансфера данных в другие программы от копирования, печати всей БД и т.д. Можно обеспечить эту защиту другим программным способом.
4. Для предотвращения копирования информации из БД проследить за тем, чтобы на рабочих станциях (терминалах) продавцов не были установлены дисководы.
5. При увольнении менеджера или начальника отдела проводить сдачу (приемку) дел, причем передавать не только клиентскую базу, но и все неформальные отношения, установленные с клиентом. Кроме того, увольняющийся менеджер должен не только в присутствии преемника обзвонить своих клиентов и представить им нового человека, но в некоторых случаях даже лично познакомить VIP-клиентов с новым менеджером.
6. При увольнении менеджера или начальника отдела конфисковать у него визитные карточки других организаций, полученные им во время работы на предприятии, и телефонные записные книжки.
7. Для сотрудников, которым были предоставлены ноутбуки, создать специальные механизмы синхронизации данных, а на все ноутбуки предприятия силами 1Тотдела установить системы защиты от взлома и криптования информации.
Компании теряют свои патентные права, как правило, по одной причине — неудовлетворение юридическим требованиям, предъявляемым к патентоспособности согласно действующему законодательству. Чаще всего имеется в виду требование новизны при получении патента. Если новизна технического решения опорочена преждевременным его раскрытием, то возникает препятствие непреодолимой силы для попыток запатентовать изобретение или сделать недействительным патент, ошибочно предоставленный Патентным ведомством.
Самовозведенные препятствия для патентоспособности могут возникнуть из-за неосторожности или отсутствия знаний о том, как функционирует патентное законодательство. Например, согласно 4-й части ГК РФ нельзя запатентовать техническое решение, если заявитель или кто-либо иной демонстрировали это достижение на выставке ранее, чем за полгода до подачи заявки на изобретение.
По причине недостаточности политики информационной безопасности в компании возможно появление печатной публикации, описывающей технологию, которую планируется запатентовать. Если заинтересованные лица могут получить данную информацию посредством разумных усилий, то публикация может считаться доступной, даже если общедоступной на самом деле такая информация не является. Она состоит не только из напечатанного и опубликованного документа. Печатная публикация включает компьютерное хранение данных на диске и другое использование технологий хранения информации, восстановления и распространения данных. К печатным публикациям относятся статьи в профессиональных или коммерческих журналах, дипломные работы, диссертации, фотографии, производственные каталоги, рекламная информация.
Другим препятствием для патентования может стать публичное использование технического решения, планируемого для патентования. Если такое использование происходит без каких-либо ограничений, рамок или обязательств конфиденциальности перед его собственником, то организация или изобретатель утрачивают возможность получить патентные права на новую технологию. Конечно, компания может использовать новую технологию в режиме конфиденциальности или позволить другой компании использовать эту же технологию, наложив ограничения по конфиденциальности, не допуская публичного использования. Тот факт, что изобретение, например, спрятано от раскрытия внутри механизма, не предотвращает факта публичного использования. Достаточно одного факта использования.
К числу характерных примеров ситуаций публичного использования технического решения можно отнести следующие:
1. Демонстрация прототипа группе потенциальных партнеров.
2. Предоставление образцов нового товара потребителю.
3. Испытание потребителями нового продукта.
4. Попытки продать товар, который подлежит патентованию.
5. Распространение рекламных брошюр, описывающих изобретение.
6. Показ фотокопий или фотографий перспективным покупателям.
7. Детальное обсуждение изобретения во время коммерческих показов.
8. Контрактное предложение, которое детализирует изобретение.
9. Распространение образцов.
10. Продажа товара, изготовленного с помощью патентоспособного способа, даже если этот способ не является публично известным.
Одни страны предоставляют более короткий период после раскрытия содержания перед подачей патентной заявки, другие вообще не предлагают такого льготного периода. Возникают ситуации, когда две компании независимо друг от друга разрабатывают одну и ту же новую область технологии. Если одна компания не знает о разработках другой компании, то каждая из них может подать патентную заявку на свою технологию, заявляя ее как собственную. Однако патентное законодательство допускает предоставление только одного патента на одно изобретение и лишь одна компания получит патентные права.
В Российской Федерации патент получит та компания, которая первой подаст заявку на изобретение в Роспатент. В США, например. Патентное ведомство должно решить, которая из компаний первой изобрела эту новую технологию. Присваивается первенство в изобретении той компании, которая докажет наличие самой ранней, юридически признанной даты, к которой новое изобретение уже фактически существовало.
Организационное обеспечение управления интеллектуальными ресурсами в промышленной организации
Понимание растущей важности координации управления инновационной деятельностью через развитие интеллектуальных ресурсов вызывает необходимость системного подхода при формировании политики компании в этой области и соответствующего организационного обеспечения. В организациях разной сферы деятельности создаются специализированные структурные подразделения, и вводится должность руководителя инновационного направления, деятельность которого связана со спецификой управления интеллектуальными ресурсами организации. Например, в исследовательских институтах и вузах такая специфика отражает коммерциализацию разработок и трансфер технологий, на производственных предприятиях — отбор идей нового продукта и его выведения на рынок, создание и развитие новых бизнесов компании.
Выделяемое инновационное направление в управлении компанией становится активной составляющей управления теми возможностями, которые предоставляют мотивированные участники создания инноваций. Это требует интеграции деятельности разных департаментов, например трудовых ресурсов, исследований и разработок, интеллектуальной собственности, информационного обеспечения и других, чтобы внести коллективные знания и опыт в интеллектуальные ресурсы.
Модель управления интеллектуальными ресурсами в крупной промышленной компании рассмотрена на основе опыта корпорации. Эту модель можно представить в виде нескольких шагов, обычно их шесть.
Этот процесс начинается с первого шага — уточнения стратегии: анализ капиталовложений в развитие персонала и исследования, требующиеся для разработки новой технологии для повышения конкурентоспособности бизнеса, что позволяет подсчитать общий объем необходимых инвестиций.
Второй шаг состоит в оценке коммерческого потенциала накопленных интеллектуальных ресурсов и возможностей основных конкурентов.
Третий шаг заключается в классификации того, что находится в интеллектуальных ресурсах, принадлежащих компании, а также анализе того, для чего такие ресурсы используются и каким образом закреплено право собственности.
Четвертый шаг состоит в том, чтобы установить затраты, необходимые для приобретения новых знаний и информации, а также поддержания имеющихся интеллектуальных ресурсов, которые увеличат их ценность в соответствии со стратегией данного бизнеса, и разработать план действий. Этот шаг может включать сохранение интеллектуальных ресурсов, их продажу или отказ от них.
Пятый шаг сводится к принятию решения о будущих капиталовложениях. При этом имеется в виду, что уже определено, какие интеллектуальные ресурсы потребуются в предстоящие годы и будут ли они разработаны внутри корпорации или приобретены из внешних источников в соответствии со стратегией бизнеса.
Последний шаг должен собрать портфель всех новых интеллектуальных ресурсов и повторить цикл на системной основе.
Хотя основные шаги процесса получили определенные названия и последовательности, в действительности управление инновациями на основе управления интеллектуальными ресурсами носит непрерывный характер и одни шаги могут осуществляться параллельно другим.
Процесс управления интеллектуальными ресурсами позволяет проанализировать, какое место организация и ее основные конкуренты занимают на рынке инноваций, а также дает возможность принимать решения о развитии персонала, направлении исследований и охране интеллектуальных ресурсов, делая это обоснованно и конструктивно. Этот процесс, вначале использовавшийся для анализа портфеля патентов, затем охватывает намного более широкую область знаний технического, коммерческого и управленческого характера.
Ключ к успеху в этом процессе — деятельность координационных групп, представляющих разные подразделения, по управлению интеллектуальными ресурсами каждого бизнеса. Эти группы многофункциональны и могут быть расположены в разных регионах базирования бизнесов организации. Они несут ответственность за интерпретацию стратегии конкретного бизнеса и использование в соответствии с этой стратегией существующих интеллектуальных ресурсов, а также того, что может потребоваться в будущем.
Эти группы понимают структуру и особенности своего бизнеса, свою роль и ответственность. Они принимают участие в определении будущих стратегических обязательств для каждого конкретного бизнеса, отвечают также за обучение и информирование персонала, занятого в бизнесе, без чего процесс не может достичь необходимой эффективности. Перечисленные виды деятельности подкреплены классическим механизмом измерения характеристик процесса, корректировкой задач после этого и коммуникациями для обмена.
В круг задач групп входит регулярный пересмотр состояния интеллектуальных ресурсов, чтобы удостовериться, что они находятся в соответствии со стратегиями компании и адекватно защищены. Для более крупных организаций программный пересмотр интеллектуальных ресурсов лучше всего проводить на совещаниях двух различных видов: для управленческого состава высшего уровня за круглым столом и для производственного управленческого состава, отвечающего за данный товар, на производственных совещаниях в установленном порядке. Для более мелких компаний тем же целям может удовлетворить отдельная координационная комиссия.
Координационные группы проводят совещания за круглым столом по оценке глобальной стратегии организации в области развития интеллектуальных ресурсов.
Во время таких совещаний обычно обращаются к таким темам, как:
• текущее положение организации на внутреннем и внешнем рынках;
• достаточность защиты интеллектуальной собственности на этих рынках; будущие возможности на рынке;
• деятельность по лицензированию;
• перспективы совместных предприятий и пр.
Много возможностей для развития и использования интеллектуальных ресурсов теряется организациями в результате недостаточного взаимодействия между высшим управляющим составом и инженерами, специалистами по маркетингу, работающими над конкретными проектами. Это происходит отчасти из-за тех недоразумений, которые возникают среди инженеров и специалистов по маркетингу относительно производственных и маркетинговых целей. Причем отсутствие четкого и единообразного понимания целей организации отмечается часто и у высшего управляющего состава относительно конкретных проектов.
Участие в таких регулярных мероприятиях предоставляет управленческому персоналу всех уровней возможность получить обзор деятельности по разработкам и маркетингу во всей компании. Такие совещания — от заседаний по мозговому штурму для определения направлений разработки новых товаров до проблемно-ориентированных заседаний, направленных на коррекцию отдельных проблем, — играют важную роль в решении спорных вопросов, относящихся к управлению интеллектуальными ресурсами.
Ключевой момент управления, особенно крупной организации, — управление связями между отдельными видами деятельности, в том числе по управлению интеллектуальными ресурсами. Важно обеспечить прямое управление теми видами деятельности, которые лучше управляются централизованно (объединение БД, коммуникационная сеть, распространение лучшего опыта, обучение и т.д.), и поддержать те виды деятельности, которые, наоборот, лучше управляются на местах. Специальные средства для поддержания таких видов деятельности включают, например, формирование единых БД, утверждение методологии оценки стоимости интеллектуальных ресурсов, усовершенствование методов стимулирования инженеров и исследователей и пр.
Критерии управления интеллектуальными ресурсами должны формироваться в рамках сценария развития производства, чтобы отразить вклад интеллектуальных ресурсов в создание ценностей и функционирование бизнес-процессов. Создание критериев есть повторяющийся процесс, сопутствующий непрерывному развитию системы управления. Например, критерием может быть «процент содержимого портфеля интеллектуальной собственности, используемого конкретным бизнесом», прослеженный в течение некоторого времени. Поскольку критерии, применяемые в одном бизнесе, могут не годиться для другого, нужно ожидать, что через какое-то время появятся расхождения, отражающие потребности различных бизнесов.
Ключевой критерий ценности интеллектуальных ресурсов — процент продаж, относящийся непосредственно к оцениваемым ресурсам, которые бизнес использует или будет использовать. Лучший опыт может быть успешно передан из одного бизнеса в другой, если его применять выборочно. В этом и заключается одна из функций координации управления интеллектуальными ресурсами.
Особенности организационного обеспечения управления интеллектуальными ресурсами в научном институте
Основное достояние НИИ и вузов, активно ведущих исследования, — потенциал развития интеллектуальных ресурсов, коммерческая реализация которых является стимулом и дополнительным источником доходов. Зарубежный опыт коммерциализации накопленных знаний показал, что основа успеха концепции «от фундаментальных исследований до стадии промышленного использования» — отлаженный организационно правовой механизм, элементами которого стали организационные структуры, обеспечивающие трансфер технологий.
Цель таких организационных структур (служб) в институтах — коммерциализация интеллектуальных ресурсов через усиление предпринимательской активности научных сотрудников. Уже можно говорить о реальном опыте служб коммерциализации и трансфера технологий Института катализа им. Б.К. Борескова СО РАН, Института проблем химической физики РАН, Физико-технического института им. А.Ф. Иоффе РАН, Института биохимической физики им. Н.М. Эмануэля РАН, Томского, Нижегородского, Санкт-Петербургского, Уральского и других университетов.
Повседневная работа подобных служб организуется так, чтобы не пропустить возможности использования перспективных результатов исследований и разработок, которые в будущем могут иметь коммерческую ценность на рынке. Сложность заключается в том, что значимость большинства новых научных результатов на начальном этапе неочевидна с коммерческой точки зрения. Основная особенность прикладных научных работ состоит в том, что они представляют собой начало развития новой технологии. Это делает их очень рискованными для реализации в бизнесе.
Примером создания и развития структурного подразделения в научном институте может служить Центр коммерциализации научно-технических разработок (далее — Центр) в Институте проблем химической физики РАН в г. Черноголовке Московской области (далее — Институт). В настоящее время Институт — крупный научно-исследовательский центр. В нем работают 112 докторов и 322 кандидата наук. Институт проводит совместные исследования с более чем 50 отечественными и зарубежными научными организациями.
Основная задача Центра — разработка и содействие осуществлению политики Института в сфере коммерциализации творческих достижений, включая формирование благоприятной атмосферы в коллективе для поддержки действий администрации по коммерциализации, систематическую работу по предотвращению потерь интеллектуальных ресурсов, меры по мотивированию авторов разработок и соблюдению баланса интересов всех участников коммерциализации, подготовку и повышение квалификации кадров, особенно молодых специалистов и пр.
Механизмы взаимодействия Центра со структурами Института формируются при организации совместной работы с патентным, юридическим, международным отделами, службой обеспечения государственной и служебной тайны, бухгалтерией, отделом кадров, информационной службой. Одним из важнейших результатов работы стал подбор, обучение и профессиональное развитие сотрудников Центра как менеджеров инновационной деятельности.
От них потребовались не только специальные знания и знание научных основ проводимых в организациях разработок, но, самое главное, опыт сотрудничества с конкретным коллективом ученых, у которых они должны пользоваться доверием. Учитывая комплексный характер задач, стоящих перед службой коммерциализации, персонал был скомплектован из специалистов, работающих на постоянной основе, и представителей других служб (патентный, международный, юридический отделы), которые были направлены для выполнения, по сути, своих функций.
Центр разработал внутренние нормативные документы, регулирующие политику Института в сфере коммерциализации результатов исследований, развития человеческого капитала и интеллектуальной собственности. На основе действующего законодательства разрабатываются типовые договора, инструкции, обобщается опыт проведения отдельных работ.
В Институте создана нормативная база для предотвращения конфликтов интересов участников коммерциализации разработок. Под этим понимается столкновение интересов работника и работодателя, прежде всего по поводу интеллектуальной собственности. Конфликт интересов может возникнуть, например, в случае, если сотрудник института в силу личных материальных проблем помимо Института заключает трудовые договора со сторонними организациями, причем в отношении предмета его исследований в Институте.
В Институте разработаны следующие внутренние нормативные акты, типовые договора и методические рекомендации: правила внутреннего трудового распорядка для научных сотрудников, рабочих и служащих; трудовой договор; договор о взаимоотношениях в части прав на результаты научно-технической деятельности; положение о сведениях, охраняемых в режиме служебной и коммерческой тайны; договор о конфиденциальности; методические рекомендации по проведению технологического аудита; структура представления разработок внешнему партнеру. Эти документы были обсуждены на разных уровнях управления в Институте и утверждены директором.
Практика показала необходимость разработки специального гражданско-правового договора с исследователем о раскрытии всех результатов интеллектуальной деятельности, полученных в период работы в Институте для урегулирования возможных конфликтов.
Основная задача менеджеров инновационной деятельности в организации — анализ новых результатов исследований для выделения того, что непосредственно связано с планируемым бизнесом и может быть адекватно отражено на материальном носителе. Главное условие при отборе коммерчески значимых результатов — определение модели бизнеса при превращении интеллектуальных ресурсов в активы Института.
Отбор коммерчески значимых результатов исследований в форме технологического аудита проводится в Институте силами экспертов Центра. Технологический аудит проходит в форме интервью с разработчиками при предварительном изучении отчетов по выполненным исследованиям в соответствии с рекомендациями британских специалистов.
В процессе интервью иногда выясняется, что коммерциализировать можно не только тот прикладной результат, о котором шла речь, но и нечто, являющееся либо его составной частью, либо способом его получения. В некоторых случаях исследователь был абсолютно уверен в необходимости продвижения своей разработки, но уже после первого интервью с экспертом становилось очевидным, что данное исследование не выдерживает конкуренции с известными аналогами или затраты на доведение результатов НИОКР до промышленного использования слишком высоки по сравнению с будущими доходами. Несколько аудитов показали, что исследователь рекламировал чужую разработку, при этом автор исследования имел на этот счет диаметрально противоположное мнение.
Главное условие успеха при проведении аудита — позитивный настрой ученого. Надо признать, что если исследователь не заинтересован в результатах аудита, то информация, которую он представит, может быть преподнесена таким образом, что сложится впечатление о фундаментальном характере исследования, т.е. о стадии, когда еще совершенно неочевиден прикладной результат.
Проведение технологического аудита в Институте привело к очевидным практическим результатам. Удалось выявить и оформить как предложения к сотрудничеству по десяткам из имеющихся разработок. Это вызвало заинтересованность крупных зарубежных промышленных компаний и обусловило возможности дальнейшего сотрудничества. Выявлены разработки, которые наиболее близко подошли к этапу коммерциализации и могут быть предложены стратегическому партнеру.
Внедрение такой экспресс-экспертизы коммерческого потенциала результатов исследований позволило создать методическую основу для принятия управленческих решений по возможной коммерциализации разработок путем создания малых инновационных компаний и сотрудничества с промышленностью. Деятельность Центра стала системообразующим признаком для партнеров Института по коммерциализации накопленных знаний.
Инструктивно-методическое обеспечение управления интеллектуальными ресурсами в крупной горнодобывающей компании
Инструктивно-методическое обеспечение управления интеллектуальными ресурсами в компании формулируется в виде инструкций, методических рекомендаций, нормативных документов, постановлений, программ, мероприятий и т.д., которые отражают политику компании в этой сфере.
Рассмотрим обеспечение управления интеллектуальными ресурсами на примере крупной горнодобывающей компании (далее — Компания). Был проведен предварительный аудит деятельности в сфере интеллектуальной собственности на предприятиях компании. На момент аудита поддерживалось в силе 64 патента, из которых в производстве использовалось 12. Несмотря на значительные ежегодные инвестиции в НИОКТР (более 10 млн. долларов США) как нематериальные активы патенты были отражены на балансе только двух предприятий Компании. Стоимость нематериальных активов Компании составляла приблизительно 0,0025% от стоимости ее основных средств.
Стали систематическими иски со стороны авторов изобретений, размер которых превышал десятки миллионов рублей. Не были формализованы и отлажены информационные потоки, сопровождавшие делопроизводство по выявлению и оформлению прав на объекты интеллектуальной собственности, что не обеспечивало оперативность получения и не исключало утечку коммерчески значимой информации.
В результате аудита выявлено также, что:
• отсутствовали процессы планирования и реализации интеллектуальной деятельности, контроль и оценка ее результатов;
• отсутствовали единая организационно-методическая база, единый понятийный аппарат в сфере научно-технической и интеллектуальной деятельности;
• оформление прав на результаты интеллектуальной деятельности происходило стихийно, а не в интересах акционеров и реализации стратегических задач Компании;
• отсутствовала связь управления интеллектуальными ресурсами с другими подсистемами управления Компании: научно-технической, финансово-экономической, инвестиционной;
• действовавшая система мотивации деятельности не увязана с фактическими результатами интеллектуальной деятельности и их влиянием на финансово-экономические показатели Компании.
Для ликвидации сложившейся ситуации в Компании разработан и внедряется перечень документов, касающихся целей и принципов формирования корпоративной системы управления интеллектуальными ресурсами.
Он включает три основных блока документов:
1. Документы внутренней нормативной базы Компании, сопровождающие создание, присвоение и передачу прав на созданные Компанией объекты интеллектуальной собственности:
1.1. Положение об обеспечении конфиденциальности сведений, касающихся предмета выполняемых НИОКТР, хода их выполнения и полученных результатов.
1.2. Пакет форм по факторам обеспечения непосредственными исполнителями НИОКТР (авторами РНТД) конфиденциальности сведений, касающихся хода выполнения работ и полученных результатов, с приложением описания каждого результата, содержащего данные, достаточные для установления факта охраноспособности полученного результата.
1.3. Пакет форм по факторам взаимоотношений (включая вознаграждение) с авторами и лицами, содействующими созданию и использованию объектов интеллектуальной собственности.
1.4. Заключение об объеме публикуемых сведений по полученным результатам НИОКТР.
1.5. Положение о порядке получения правовой охраны интеллектуальных ресурсов.
1.6. Порядок урегулирования взаимоотношений по поводу прав на результаты работ с заказчиками при выполнении заказных НИОКТР.
1.7. Порядок урегулирования взаимоотношений с авторами интеллектуальной собственности.
1.8. Порядок подготовки и подачи в российское (и зарубежное) патентное ведомство заявок на выдачу охранных документов.
1.9. Порядок квалификации и признания ноу-хау (секретов производства) с приложением типовых форм правоустанавливающих документов, необходимых для формирования коммерческой тайны.
2. Документы внутренней нормативной базы Компании, со провождающие получение прав на приобретенные организацией результаты интеллектуальной деятельности и их использование:
2.1. Пакет форм для обеспечения режима конфиденциальности, согласования объема публикуемых сведений, соблюдения прав сторон на результаты НИОКТР, в том числе на охраноспособные результаты и объекты интеллектуальной собственности на их основе при составлении и выполнении договоров на выполнение НИОКТР.
2.2. Пакет форм для обеспечения взаимодействия Заказчика с Исполнителем по созданным результатам интеллектуальной деятельности, способным к правовой охране, их приема-передачи, подачи заявок в российское (и зарубежное) патентное ведомство.
2.3. Пакет форм для обеспечения взаимодействия Заказчика с авторами принятых результатов интеллектуальной деятельности.
2.4. Типовые договоры уступки прав: договор передачи прав (лицензии); договоры о совместном владении (технологией, портфелем прав); соглашения о конфиденциальности и т.п.
3. Документы внутренней нормативной базы Компании, сопровождающие учет и инвентаризацию прав на объекты интеллектуальной собственности:
3.1. Инструкция по учету результатов НИОКТР и объектов интеллектуальной собственности.
3.2. Инструкция по инвентаризации объектов интеллектуальной собственности и нематериальных активов на их основе.
3.3. Порядок учета прав интеллектуальной собственности при невозможности признания указанных прав в качестве нематериальных активов.
3.4. Дополнение к учетной политике Компании по вопросам определения сроков экономического использования, выбора метода амортизации и первоначальной стоимости нематериальных активов.
3.5. Порядок введения интеллектуальной собственности Компании в эксплуатацию.
3.6 Порядок признания и квалификации отдельных объектов интеллектуальной собственности в качестве нематериальных активов.
3.7. Порядок учета затрат на доведение объектов интеллектуальной собственности до состояния, пригодного к эксплуатации, с приложением правил формирования первоначальной стоимости нематериального актива.
3.8. Положение о внутренней оценке нематериальных активов и прав интеллектуальной собственности Компании.
3.9. Положение о независимой оценке нематериальных активов и исключительных прав Компании.
3.10. Положение об инвентаризации нематериальных активов.
3.11. Правила выбытия в бухучете нематериальных активов (перечень событий, приводящих к потере нематериальным активом своего статуса).
3.12. Методические рекомендации по бухучету прав на объекты, используемые при выполнении НИОКТР.
3.13. Типовой акт об обнаружении безвозмездно полученных прав интеллектуальной собственности при инвентаризации.
Система управления интеллектуальными ресурсами в крупной энергетической компании
В инфраструктуре управления интеллектуальными ресурсами отражаются специфические особенности организации. стратегическая цель, которую поставила перед собой крупная энергетическая компания (далее — Компания), — превращение в глобальную энергетическую компанию, способную конкурировать с лидерами мировой энергетической отрасли. Реализация этой цели поставлена в зависимость от эффективного управления интеллектуальными ресурсами компании, в том числе от эффективного управления наполнением и использованием портфеля объектов интеллектуальной собственности Компании. Организации Компании владели более чем 950 действующими патентами, еще более 100 патентов могли быть восстановлены при уплате пошлин. Большая часть патентов приходится на производственные дочерние предприятия (более 55%) и НИИ (более 35%).
Управление интеллектуальными ресурсами в Компании, несмотря на наличие портфеля объектов интеллектуальной собственности, еще далеко от совершенства. Так, за последние годы предприятиями различных отраслей российской экономики, с которыми сотрудничала Компания, были получены сотни патентов на объекты интеллектуальной собственности, возникшие при создании различных модификаций промышленного оборудования для нужд Компании, средств телемеханики и пр. Это оборудование создавалось по заказу и за счет средств Компании. Однако несовершенство договорной документации и недостаточное внимание к вопросам охраны привели к утрате прав на объекты интеллектуальной собственности.
Поэтому, учитывая важность организации правильного управления интеллектуальными ресурсами для Компании, был разработан и утвержден решением правления основополагающий для этой деятельности документ — «Концепция управления интеллектуальной собственностью». Сущность преобразований, которые он предусматривает, заключается в том, чтобы обеспечить выполнение комплекса мер по безусловному закреплению за Компанией прав на охраноспособные результаты интеллектуальной деятельности, созданные на ее и средства ее дочерних организаций, а также во введении системы мер по эффективному коммерческому использованию объектов интеллектуальной собственности и, что немаловажно, — по формированию благоприятных условий для творческой интеллектуальной деятельности специалистов. Сегодня в Компании ведется работа по внедрению положений Концепции в практику.
Учитывая, что эффективное управление интеллектуальными ресурсами возможно только при условии согласованной политики в научно-технической, производственной, экономической, финансовой и юридической сферах деятельности компании, различные задачи, возникающие при создании и практическом применении объектов интеллектуальной собственности, в Компании распределены между ее профильными подразделениями, а также между головной и дочерними компаниями.
Департаменту стратегического развития Компании поручены разработка нормативных и методических документов в области управления интеллектуальными ресурсами; сопровождение охраноспособных результатов от подачи заявки на патент до их постановки на учет в составе нематериальных активов; создание и поддержание единой автоматизированной системы информационного обеспечения; доведение перспективных интеллектуальных ресурсов до стадии готовности к промышленному использованию; контроль и анализ использования интеллектуальных ресурсов.
Департаменты — заказчики НИОКР (курирующие добычу, транспортировку, хранение и переработку газа) готовят заключения на технические решения, полученные в результате НИОКР, и обеспечивают доведение перспективных интеллектуальных ресурсов до готовности к промышленному использованию на дочерних предприятиях.
Департамент по управлению имуществом организует оценку рыночной стоимости продаваемых и приобретаемых Компанией и ее дочерними организациями прав на результаты исследований и разработок.
Департамент экономической экспертизы осуществляет ее и участвует в подготовке заключений на технико-экономическое обоснование целесообразности введения интеллектуальных ресурсов в хозяйственный оборот.
Юридический департамент обеспечивает защиту принадлежащих Компании охраноспособных интеллектуальных ресурсов в административном и судебном порядке. Дочерние предприятия обязаны обеспечивать организацию изобретательской деятельности, доводить объекты интеллектуальной собственности до стадии промышленного использования и внедрять их в производство.
Для предотвращения утечки прав на интеллектуальные ресурсы и соответственно нанесения ущерба Компанией ужесточена правовая защита объектов интеллектуальной собственности. При заключении договоров на выполнение НИОКР, в том числе с победителями конкурсов и тендеров на создание новых видов продукции, первостепенное значение отводится положениям, определяющим порядок передачи организацией-исполнителем Компании исключительных прав на интеллектуальную собственность, которая создается в ходе выполнения работ по договору.
Кроме того, предусмотрено обеспечение в обязательном порядке правовой охраны интеллектуальной собственности в странах, где Компания ведет либо планирует вести деятельность. Ведется работа по переоформлению прав собственности на объекты интеллектуальной собственности от физических лиц на Компанию.
Сотрудники Компании получают вознаграждение за использование созданных ими интеллектуальных ресурсов в производственной деятельности Компании в зависимости от экономического эффекта внедрения этих объектов. В компании ежегодно проводятся конкурсы на соискание премии в области науки и техники. При этом конкурентным преимуществом соискателей служит факт использования созданных ими объектов интеллектуальной собственности в практической деятельности Компании. Кроме того. Компания проводит конкурсы на создание технических решений, способных к правовой охране.
В силу того, что портфель интеллектуальных ресурсов Компании, а также объем проводимых сторонними организациями и Компанией НИОКР велик, возникла необходимость в создании информационной БД об интеллектуальной собственности и результатах НИОКР. В итоге в Компании создается и внедряется единая корпоративная автоматизированная система информационного обеспечения. Она сопряжена с БД НИОКР, технологических, проектных и других работ, которые проводятся по заказу Компании и ее дочерних предприятий.
В БД входят:
• перечень объектов интеллектуальной собственности, права на которые принадлежат Компании и его дочерним организациям;
• разработанные и заключенные лицензионные договоры;
• рационализаторские предложения, внедренные на предприятиях Компании;
• перечень объектов техники и технологий, охраняемых патентами РФ и зарубежных стран, имеющих отношение к производственной деятельности Компании.
Учитывая масштабы проектов Компании по освоению месторождений газа в регионах со сложнейшими климатическими условиями, созданию подводных магистральных газопроводов, организации производства и транспортировки нового для себя вида топлива — сжиженного природного газа, можно представить выгоды, которые получит Компания от грамотного распоряжения результатами НИОКР и накопленными интеллектуальными ресурсами (экономический эффект от внедрения только одной разработки составил 11,2 млрд. руб.). Очевидно, что своевременное совершенствование управления интеллектуальными ресурсами обернется в итоге немалой прибылью для Компании, обеспечит рост ее капитализации.
К сожалению, система управления интеллектуальными ресурсами еще не стала нормой в российской промышленности. Хотя на крупных предприятиях сохранились подразделения опытно-конструкторских разработок и участки опытного производства, появились отделы маркетинга, но деловое взаимодействие между ними не построено. Не случайно инновационная продукция российских предприятий составляет небольшую долю в общем выпуске и совсем незаметна в структуре экспорта.
Российский бизнес, крупные промышленные корпорации постепенно меняют отношение к интеллектуальным ресурсам как центрам затрат и ставят перед собой задачи активного управления ими и вовлечения их в хозяйственную деятельность. Некоторые холдинги, ряд компаний уже анонсировали реализацию планов по созданию стратегий в сфере инноваций и управления исследованиями и разработками, что позволяет надеяться на повышение значимости в российской экономике производств и услуг, базирующихся на результатах интеллектуальной деятельности.
Система управления интеллектуальными ресурсами в корпорации
Усиление конкуренции практически во всех секторах бизнеса, вызванное глобализацией торговли и технологическими изменениями, заставляет компании уделять особое внимание инновационной деятельности получению, извлечению и развитию конкурентных преимуществ за счет более эффективного управления знаниями и интеллектуальным капиталом.
Акционерная финансовая корпорация (АФК) «Система» — одна из крупнейших в России частных не сырьевых организаций. Она владеет и управляет диверсифицированным портфелем ресурсов, сосредоточенных в сферах высокотехнологичного производства и услуг, разделенных на вертикально-интегрированные направления.
Десять основных бизнес-направлений корпорации приведены ниже:
1. Телекоммуникации (сотовая и стационарная связь): голосовые услуги, передача данных и доступ в Интернет; платное телевидение и другие услуги абонентам физическим лицам, организациям и операторам.
2. Инновационные решения в сфере телекоммуникаций, информационных технологий и микроэлектроники в России, в странах СНГ с растущим присутствием в Центральной и Восточной Европе, на Ближнем Востоке и в Африке (более 3500 клиентов).
3. Недвижимость: девелопмент (развитие, разработка); управление проектами и строительством, ресурсами, объектами недвижимости (эксплуатация зданий).
4. Финансовый и банковский бизнес: корпоративный, инвестиционный, розничный.
5. Торговля товарами для детей (оптовая и розничная).
6. Массмедиа: платное телевидение, включая управление сетями; медиа контент и реклама; производство кинофильмов, управление контентом.
7. Радиотехника, в том числе аэрокосмические и наземные системы управления; силовое аппаратостроение.
8. Туризм: туроперирование; гостиничный бизнес; розничные продажи турпродукта и транспортные услуги.
9. Фармацевтика и производство оборудования для разработки инновационных медицинских препаратов; производство лекарственного сырья, готовых лекарственных форм и инновационных химических субстанций.
10. Медицина: комплексы и сеть медицинских клиник различного профиля; служба скорой медицинской помощи.
Известны четыре стадии готовности крупного бизнеса к внедрению инновационных технологий. Пока немногие крупные компании доросли до стадии инновационно-технологического развития, когда в качестве стратегических новаторов они могут открывать новые дизайн-центры, скупать НИИ, проводить ресурсную патентно-лицензионную политику, приобретать малые инновационные компании, открывать венчурные фонды для инвестирования в наукоемкие проекты и вести весь спектр НИОКР, включая поисковые. Согласно принятой классификации готовности бизнеса к инновационным технологиям АФК «Система» находится на пути от третьей стадии «Модернизация» к четвертой стадии «Инновационно-технологическое развитие».
В настоящее время корпорация создает для основных бизнес-направлений. Это позволит входящим в них компаниям разрабатывать и внедрять новые технологии, находить быстроразвивающиеся рынки, участвуя в венчурном фонде. Инновации необходимы для сохранения конкурентных преимуществ корпорации, а также для укрепления лидирующих позиций на рынках каждого из бизнес-направлений.
Один из важнейших факторов инвестиционной привлекательности корпорации — высокий уровень корпоративного управления. Формирование единой системы управления интеллектуальными ресурсами, полностью интегрированной в структуру корпорации, рассматривается как еще один ресурс для повышения эффективности развития ее бизнеса.
Задача системы управления интеллектуальными ресурсами (СУИР) состоит в управлении процессами трансформации интеллектуального капитала в реальную прибыль при эффективном создании стоимости с помощью использования интеллектуальных ресурсов для максимизации:
• выгод от собственных инноваций в производстве, в том числе за счет «скрытых» знаний;
• доходов от интеллектуальных ресурсов, которые не применяются предприятием в текущем производстве;
• выгод от более полного использования «внешних» знаний (с соблюдением закона).
Составными частями системы управления интеллектуальным капиталом являются:
• формализованные бизнес-процессы (механизмы) выработки и принятия решений;
• среда, благоприятная для возникновения и роста инноваций;
• единое информационное пространство распространения знаний и управления ими.
СУИР должна подчиняться единой корпоративной идеологии.
Выявление интеллектуальных ресурсов
Основная проблема, которую можно отнести к категории стратегических, отсутствие ощущения реальности интеллектуальных ресурсов с точки зрения их значимости в процессе достижения компаниями оперативных и стратегических целей, поставленных перед ними корпорацией. Как правило, интеллектуальные ресурсы «недооценены» и «недоиспользованы». Вследствие этого выделяется недостаточно ресурсов для превращения данного «мертвого груза» в конкурентное преимущество.
Согласно первому правилу управленческого учета необходимо учитывать, контролировать, обеспечивать защиту и преумножать ресурсы, представляющие интерес для извлечения дополнительной прибыли. По второму правилу у каждого бизнес-направления должен быть свой набор ключевых ресурсов, которые необходимо контролировать, защищать и использовать в первую очередь.
Для организации системы учета следует определиться с используемыми терминами и четко сформулировать, что подпадает под понятие «интеллектуальный ресурс» с управленческой точки зрения. Ниже приведены определения каждой категории интеллектуальных ресурсов, принятой в АФК «Система», а также приведены все типы интеллектуальных ресурсов и различных систем учета.
Средства индивидуализации компаний и производимых ими продуктов (товаров и услуг)
С точки зрения управленческого учета важным ресурсом для компании является наличие оригинального обозначения (любое слово, название, символ или девиз, любое их сочетание), которое компания использует или намеревается использовать для идентификации себя и / или производимых товаров и услуг, независимо от наличия правовой охраны данного обозначения в качестве товарного знака. Следует отметить, что наличие или отсутствие правовой охраны служит важной характеристикой ресурса и сказывается на его стоимости.
Поэтому учету, контролю и мониторингу в корпорации подлежат:
• товарные знаки и знаки обслуживания (как наиболее легко-идентифицируемые объекты учета), в том числе общеизвестные;
• товарные знаки, принадлежащие третьим лицам и используемые на основании лицензионных соглашений;
• товарные знаки и знаки обслуживания, находящиеся на регистрации;
• используемые обозначения (бренды), которые не зарегистрированы в качестве товарных знаков на конкретных территориях.
В данном случае под товарным знаком и знаком обслуживания понимается объем исключительных имущественных прав, зафиксированных определенным свидетельством на товарный знак и знак обслуживания.
При этом бренд «привязывается» к территории, на которой происходит или планируется его использование. Сравниваются объемы исключительных имущественных прав, которые были бы предоставлены в случае получения охраны данного обозначения в качестве товарного знака или знака обслуживания на конкретной территории. Это связано, прежде всего, с тем, что риски и последствия от отсутствия защиты в большей степени зависят от территории, на которой происходит такое использование.
Интеллектуальные ресурсы, связанные с инновационной деятельностью
1.Научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР). Основным источником инноваций является научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность. Собственные и заказные НИОКР составляют базу интеллектуальных ресурсов, объемы которых характеризуют ресурсность инновационной деятельности предприятия. В ряде эмпирических исследований отмечается позитивная реакция инвесторов (повышение курса акций) на объявления корпораций о новых инициативах в области НИОКР. Особенно это относится к фирмам, действующим в высокотехнологичных отраслях. Демонстрация эффективности, «зрелости» и целенаправленности НИОКР — фактор, увеличивающий стоимость предприятия для инвестора.
Координация собственных и заказных НИОКР внутри компании, бизнес-направления и на уровне корпорации в целом — приоритетная задача и потенциальный источник развития для высокотехнологичного холдинга.
2. Технические решения, изобретения, полезные модели, промышленные образцы, секреты производства.
Результатом НИОКР являются некие технические решения, которые в случае выбора определенного способа охраны интеллектуальной собственности и ее получения становятся изобретениями, полезными моделями, секретами производства. Таким же образом из множества технических решений складываются технологии и продукты. Данные технические решения имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность, в том числе в силу неизвестности третьим лицам. Обязательное условие — фиксирование технического решения на материальном носителе.
Процесс выявления, фиксирования, оценки и учета всех технических решений очень сложен и трудоемок. Задача по выявлению потенциально охраноспособных и потенциально коммерчески значимых технических решений реализуется, в том числе с помощью структурирования программы стимулирования изобретательской деятельности. Для этого используют мониторинг результатов НИОКР (в конце работ, по завершении значимых этапов) совместно с ключевыми разработчиками и представителями департаментов по маркетингу и продуктовой стратегии, а также с другими заинтересованными лицами.
Учет технических решений должен вестись на основании раскрытий изобретений (обязательно в письменной форме) на уровне предприятия или группы предприятий. На уровень корпоративного центра информация должна поступать в момент инициации юридически значимых действий по защите технических решений. Процесс принятия решений о коммерческой значимости данного технического решения может охватывать уровень, как компании, так и бизнес-направления.
Конструкторская, технологическая и проектная документация подлежит обязательному учету на уровне конкретной компании как обязательная при проведении НИОКР. На уровне корпорации данный вид ресурсов не учитывается.
Вследствие изложенного в управленческий учет на уровне корпоративного центра должны попадать:
• изобретения, полезные модели и промышленные образцы, получившие патентную охрану (патенты, имущественные права на изобретения) или находящиеся в процессе получения охраны (заявки на получение патентов); учету также подлежат исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, принадлежащие третьим лицам и используемые предприятиями корпорации на основании договорных отношений;
• секреты производства в случае, когда они соответствующим образом оформлены внутренними документами;
• НИОКР, проводимые на предприятии (для компаний, в которых НИОКР являются одним из основных видов деятельности), в данном случае фиксируются исключительные имущественные права, которые предоставляются;
• программы для ЭВМ и базы данных.
В своей деятельности компании используют различные программы и базы данных, которые принадлежат, в том числе третьим лицам; множество программ разрабатывается под заказ для ведения собственной деятельности.
С точки зрения управленческого учета на уровне корпорации программы для ЭВМ служат важным ресурсом при следующих условиях:
• разработаны собственными силами и представляют собой конечный продукт независимо от наличия регистрации в регулирующих органах (для компаний, в которых разработка программного обеспечения — одно из основных видов деятельности);
• разработаны собственными силами или по заказу, тесно связаны с основным видом деятельности, имеют сильное влияние на его качество, выступают одним из конкурентных преимуществ в деятельности компании (например, программное обеспечение по маршрутизации туристических поездок для ВАО «Интурист»);
• зарегистрированы как программы ЭВМ и базы данных.
Интеллектуальные ресурсы, связанные с творческой деятельностью
В корпорации существуют бизнес-направления, основные виды деятельности которых — кинопроизводство, производство контента.
Аудиовизуальные произведения (собственного производства или заказные) как вид ресурсов подлежат учету на уровне корпорации. Другие авторские и смежные права, являющиеся составной частью аудиовизуального произведения, подлежат учету на уровне конкретной компании; на уровне корпорации данный вид ресурсов учитывается только в привязке к конкретному аудиовизуальному произведению.
Интеллектуальные ресурсы, характерные для отдельных отраслей
Такими интеллектуальными ресурсами являются лицензии на вид деятельности и / или производство, например лицензии на использование радиовещательных частот, прокатные права для кинотеатров, импортные лицензии или квоты, права на доступ к другим Ограниченным ресурсам и т.д., т. е. те лицензии, без которых деятельность отдельной компании невозможна. Наличие такой лицензии — значимый ресурс отдельной компании и корпорации в целом.
Такие интеллектуальные ресурсы важны для компаний АФК «Система», поэтому они подпадают под управленческий учет.
В систему корпоративного учета также попадают зарегистрированные средства массовой информации с привязкой к ним используемых товарных знаков и лицензий на вещание.
Учет и анализ интеллектуальных ресурсов
Оптимальное использование интеллектуальных ресурсов требует качественной и своевременной информации о них. Полнота информации или ее недостаточность оказывают основное влияние на управление интеллектуальными ресурсами и инвестиции в эти ресурсы.
До недавнего времени в корпорации не вели централизованного учета интеллектуальных ресурсов. Данная работа периодически проводилась на уровне отдельных компаний. Информация о данной категории ресурсов в корпоративном центре практически полностью отсутствовала.
Формирование реестра интеллектуальных ресурсов корпорации происходило в несколько этапов:
1.Разработка анкет для сбора информации для каждого типа ресурса
Для каждого типа интеллектуальных ресурсов была разработана своя анкета, позволяющая собрать необходимую информацию о происхождении ресурса, его состоянии на текущий момент и его использовании, а также данные по бухгалтерскому и налоговому учету. В анкете были указаны документы, которые должны быть предоставлены для подтверждения той или иной информации по ресурсу. Перед проведением массовой инвентаризации данные анкеты были апробированы в нескольких компаниях и в них были внесены необходимые исправления.
2. Первоначальный сбор информации и актуальных правоустанавливающих и право подтверждающих документов
Управляющим компаниям были разосланы письма с разъяснением условий проведения инвентаризации, указанием сроков, а также комплект документов, который включал анкеты на все типы ресурсов. Первый этап консолидации информации быть сосредоточен на сборе информации об объектах интеллектуальной собственности как основе интеллектуальных ресурсов, так как они наиболее легко идентифицируются.
3. Сведение всех данных в единый реестр интеллектуальных ресурсов. Для каждого типа ресурсов были выделены основные характеристики, описывающие суть объекта, объем прав, правообладание и историю происхождения данного правообладания, а также данные по использованию, оценке и бухгалтерскому учету, т. е. минимально необходимая и достаточная информация для понимания статуса ресурса на определенную дату.
На данный момент к основным ресурсам относят:
1) средства индивидуализации — бренды, товарные знаки и заявки по ним;
2) интеллектуальные ресурсы, связанные с инновационной деятельностью, — патенты на изобретения, полезные модели, промышленные образцы и заявки по ним;
3) программы ЭВМ и базы данных;
4) интеллектуальные ресурсы, характерные для отдельных отраслей, — лицензии на вид деятельности;
5) доменные имена.
Каждый такой файл содержит сводную информацию по количеству представленных в таблицах тех или иных ресурсов по компаниям.
4. Разработка и введение в эксплуатацию электронного реестра корпоративной собственности
Параллельно процессу инвентаризации интеллектуальных ресурсов была запущена разработка единой автоматизированной системы — информационного документа «Реестр корпоративной собственности имущественного комплекса ОАО АФК "Система"» на платформе ЕМС, задачей которого является структурирование большого массива данных и документов по всем направлениям учета: фондовые ресурсы, корпоративное управление, нематериальный ресурсы, недвижимое имущество и финансово-хозяйственная деятельность.
Следует отметить, что формирование реестра интеллектуальных ресурсов и регламентация предоставления данных по нему происходили одновременно по единой схеме с другими направлениям учета: фондовые ресурсы (данные по организационно-правовому состоянию общества и по правоустанавливающим документам на владение пакетами акций / долей); корпоративное управление (решения органов управления компаний); недвижимое имущество (здания, земельные участки и т.д.).
Следующий за инвентаризацией и формированием реестра этап — анализ данных и предоставленных документов, выявление проблемных вопросов и нарушений, а также разработка плана мероприятий по устранению данных нарушений. При этом анализ не ограничивался правовыми вопросами. Его объем обусловлен задачами построения эффективной СУИР, которая служит необходимым элементом построения эффективного бизнеса.
Перечень бизнес-направлений и сфер деятельности, которые они охватывают, позволяет понять, насколько отличаются направления друг от друга. В каждом свое отношение к нематериальным ресурсам, своя специфика; тот или иной ресурс становится ключевым в зависимости от вида бизнеса (рынок услуг или рынок высокотехнологичных продуктов, товаров).
С точки зрения эффективности деятельности компании и всего бизнес-направления требуется соответствие интеллектуальных ресурсов данному бизнесу.
Комплекс интеллектуальных ресурсов компании, как некий пул, характеризуется:
• структурой интеллектуальных ресурсов, присутствующей в пуле для данного бизнеса;
• количеством ресурсов в данном комплексе (при этом следует отметить, что количественные характеристики не всегда играют важную роль).
Как уже отмечалось, основная проблема в сфере создания и эксплуатации интеллектуальных ресурсов связана с недооценкой интеллектуальных ресурсов с точки зрения их значимости в процессе достижения компаниями оперативных и стратегических целей, поставленных корпорацией перед компаниями и бизнес-направлениями. С этим связано недостаточное выделение всех требуемых ресурсов.
Большинство вопросов, относящихся к ведению бизнеса, решаются на предприятиях на уровне стратегов и маркетологов; правовые вопросы попадают в сферу ответственности юридического департамента. Часть управленческих вопросов, например бухгалтерского и налогового учета, регулируется финансовым департаментом, а их разработка проводится научно-исследовательскими отделами. Поэтому эффективное управление интеллектуальными ресурсами требует хорошо отлаженных бизнес-процессов и квалифицированных специалистов, которые бы обладали общим видением проблемы создания, защиты и эксплуатации интеллектуальных ресурсов и координировали данную деятельность.
Все проблемы, выявленные в ходе анализа информации и данных, можно разбить на категории:
• бизнес-проблемы, относящиеся к сфере ответственности осуществления бизнеса (связанные в основном с использованием данных ресурсов);
• правовые проблемы, обусловливающие регистрацию ресурсов и обеспечение их правовой защиты;
Следует отметить, что разделение проблем на категории достаточно условно, так как все они тесно связаны и не решаются одна без другой.
Управление интеллектуальными ресурсами в бизнес-направлениях
После определения ключевых категорий интеллектуальных ресурсов и выявления проблемных вопросов разрабатывается план мероприятий по устранению нарушений и проблем в управлении интеллектуальными ресурсами.
Сотрудники каждого бизнес-направления (БН) совместно с коллегами из имущественного комплекса разрабатывают планы работ с указанием результатов, которые планируется получить в итоге; назначаются ответственные за решение поставленных задач.
Задачи, сформулированные имущественным комплексом для такого плана работ, приведены ниже:
1. Определение профиля БН по созданию, использованию интеллектуальных ресурсов и распоряжению ими
Для выполнения данной задачи необходимо:
• разработать классификацию компаний, входящих в БН. При этом учитывают наличие или отсутствие ИР; типы ИР, присущие компаниям; способы возникновения ИР (приобретенные, созданные); характер использования ИР (отсутствие использования, пассивное, ресурсное); сложность доступа к информации; стратегическую важность компаний; потребности компаний в ИР и т.д.;
• провести классификацию всех компаний БН в соответствии с разработанными критериями и составить краткую характеристику ИР каждой группы, запросив недостающую информацию у компаний.
2. Разработка регламентирующих документов (принципы, правила, положения, регламенты)
Для выполнения данной задачи следует:
• провести инвентаризацию всех регламентирующих документов, касающихся интеллектуальной собственности и интеллектуальных ресурсов в компаниях БН. Подобрать такие документы и выделить их достоинства и недостатки;
• определить обязательный список регламентирующих документов для БН в целом и для каждой группы компаний;
• сформулировать принципы работы с ИР на уровне БН;
• провести консультации с компаниями для разработки, внедрения и приведения положений и регламентов в соответствие с требованиями корпорации, а также принципами работы с ИР на уровне БН;
• составить календарный план разработки необходимых нормативных документов;
• составить реестр регламентирующих документов БН.
3. Разработка типовых документов (шаблонов)
Для выполнения данной задачи нужно:
• провести консультации с компаниями по их типовым сделкам с интеллектуальной собственностью и с интеллектуальными ресурсами;
• определить перечень типовых документов-шаблонов, подлежащих разработке;
• составить календарный план разработки типовых документов-шаблонов;
• разработать типовые документы-шаблоны.
Разработка регламентирующих и типовых документов координируется имущественным комплексом ОАО АФК «Система».
4. Ревизия реестра корпоративной собственности на полноту и достоверность данных по ИР
Для выполнения данной задачи необходимо:
• провести поиск не указанных в таблицах ОИС / ИР по открытым источникам и базам данных патентных ведомств;
• сверить наличие документов в соответствии с требованиями корпорации, запросить недостающие и представить их в имущественный комплекс;
• провести правовую экспертизу (аудит) правоустанавливающих и других документов, предоставляемых компаниями, для предотвращения потенциальных нарушений действующего законодательства;
• наладить и отслеживать своевременное поступление информации от компаний в управляющую компанию БН в соответствии с Положением о едином документально информационном фонде имущественного комплекса ОАО АФК «Система».
5. Урегулирование трудовых отношений с работниками, создающими интеллектуальную собственность, по их авторскому вознаграждению в соответствии с требованиями корпорации
Для выполнения данной задачи следует:
• выделить группы компаний (на основании проведенной классификации), в которых надо стимулировать изобретательскую деятельность;
• запросить у компаний документы для определения размера авторского вознаграждения;
• провести консультации с компаниями по методикам расчета авторского вознаграждения, например, включается ли оно в заработную плату, имеет ли фиксированный размер, вычисляется ли на основании экономического эффекта и т.д.;
• разработать или откорректировать такие документы (при необходимости);
• провести решения по этому вопросу через советы директоров.
6. Изменение должностных инструкций на основании проведенной классификации
Для выполнения данной задачи необходимо:
• выделить группы компаний, в которых прямой обязанностью работников выступает научно-исследовательская, изобретательская деятельность (НИОКР);
• запросить у компаний должностные инструкции для работников, напрямую занимающихся НИОКР;
• откорректировать должностные инструкции для работников НИОКР;
• провести решения по этому вопросу через советы директоров.
7. Профилактика нарушений авторских прав в отношении товарных знаков для БН, у которых средства индивидуализации являются ключевыми ресурсами
Для решения данной задачи необходимо:
• проводить мониторинг заявок, которые поступают на регистрацию в патентные ведомства (информация доступна на сайтах Роспатента, патентных ведомств других стран), так как намного легче препятствовать регистрации товарного знака, схожего до степени смешения, чем оспаривать права на данный товарный знак после его регистрации;
• проводить мониторинг открытых информационных источников для выявления нарушений использования имеющихся товарных знаков БН;
• составить список потенциальных нарушителей использования товарных знаков БН;
• разработать план мероприятий по предотвращению таких нарушений.
8. Предотвращение вывода интеллектуальной собственности (изобретений, промышленных образцов, полезных моделей, научных публикаций) за пределы компаний
Для решения данной задачи следует:
• составить список изобретателей, которые потенциально могут регистрировать изобретения на свое имя;
• проводить мониторинг базы данных Роспатента по физическим лицам, регистрирующим изобретения (регистрацию изобретения можно опротестовать на стадии заявки).
Следует отметить, что предотвращение вывода интеллектуальной собственности за пределы компаний связано с построением системы управления ИР с помощью бизнес-процессов по выявлению ИР и принятию решений о патентовании, а также стимулирования изобретательской и рационализаторской деятельности.
Для этого каждое БН должно предоставить в имущественный комплекс:
• список проектов, связанных с ИР: текущие и планируемые сделки по приобретению или отчуждению интеллектуальной собственности; судебные разбирательства; нарушения прав использования ИР («своих» и «чужих»); претензии третьих сторон; проблемные вопросы с регистрацией, патентованием объектов интеллектуальной собственности и т.д.;
В результате проведенной работы были решены задачи по формированию системы учета интеллектуальных ресурсов корпорации ОАО АФК «Система».
1. Сформулировано понятие интеллектуальных ресурсов для формирующейся системы управленческого учета в корпорации с разбивкой по следующим категориям:
• средства индивидуализации;
• ИР в инновационной деятельности;
• ИР в творческой деятельности;
• ИР, характерные для отдельных отраслей (определены объекты учета, входящие в каждую из категорий ИР).
2. Оптимизировано использование ИР за счет качественной и своевременной информации о них:
• определена структура реестра корпоративной собственности;
• внедрена схема формирования реестра интеллектуальных ресурсов;
• модифицировано Положение о едином документально-информационном фонде с включением в него регламентов и перечня документов ИР, обязательных для предоставления в корпоративный центр;
• сформирован реестр корпоративной собственности для ИР, в котором аккумулируется информация о нематериальных ресурсах компаний, входящих в корпорацию по следующим категориям: товарные знаки и коммерческие обозначения, патенты на изобретения, полезные модели и промышленные образцы, программы ЭВМ.
3. Проанализирован информационный массив ИР, полученный в ходе формирования реестра корпоративной собственности:
• определены ключевые категории ИР для каждого БН, которые обусловливают эффективность деятельности компании и всего БН;
• составлен и классифицирован в соответствии с категориями ИР перечень нарушений и проблем в БН корпорации;
• сформулированы задачи, на основе которых применительно к ИР разрабатываются индивидуальные планы работ в БН.
4. Разработаны общие правила работы с ИР, в которых приведен минимальный набор требований, предъявляемых корпоративным центром к управляющим компаниям БН и их предприятиям.
После обсуждения на уровне корпорации данные принципы составят основу Положения о принципах работы с ИР в корпорации и будут представлены президенту корпорации на утверждение.
Приходит отец домой, а его ребенок плачет. Отец спрашивает ребенка: - Почему ты плачешь? Отвечает ему ребенок: - Почему ты мне папа, а я не сын тебе? Кто же это плакал?
Статью подготовил категорийный менеджер по работе с ключевыми клиентами Умберг Эмиль Дмитриевич. 
