Для успешного развития предприятия следует использовать методы оплаты труда, которые способствуют созданию деловой атмосферы и ориентируют работников на увеличение личного вклада в успех общего дела. В качестве основы для достижения указанных целей могут быть использованы механизмы финансовой мотивации. Кроме того, в используемых методах оплаты труда должны соблюдаться требования законодательства.
Прикладное решение обеспечивает автоматическое начисление заработной платы и связанных с ней налогов и сборов в соответствии с действующим законодательством.
Прикладное решение полностью автоматизирует комплекс трудоемких расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке, оплаты больничных листов и отпусков, заканчивая формированием документов на выплату зарплаты и отчетности в государственные контролирующие органы. Автоматизируется расчет регламентированных законодательство начислений и удержаний, отражение результатов расчетов в затратах предприятия.
Подсистема предназначена для учета:
• взаиморасчетов с работниками предприятия;
• затрат на зарплату в составе себестоимость продукции и услуг.
В рамках подсистемы решаются следующие задачи:
• проведение расчетов заработной платы персонала предприятия и составляющих его организаций вплоть до подготовки платежных документов на выплату денежных средств работникам предприятия;
• отражение начисленной зарплаты в управленческом и бухгалтерском учетезатрат предприятия, а также в налоговом учете для целей исчисления налога на прибыль;
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов, облагаемой базой которых служит заработная плата работников организаций, и отражение исчисленных сумм во всех учетах.
При расчете заработной платы персонала предприятия учитываются следующие соглашения.
Персоналом предприятия считаются все физические лица, зарегистрированные как «работники» предприятия.
Работники предприятия могут быть приняты на работу в организации, составляющие предприятие, с соблюдением ограничений, вытекающих из трудового законодательства РФ:
• один и тот же работник может быть оформлен работником нескольких организаций,
• но основное место работы у него может быть лишь в одной из них;
• в других организациях он должен быть оформлен как внешний совместитель.
Кроме того, некоторые работники предприятия могут не быть оформленными на работу ни в одну из организаций предприятия.
Заработная плата работникам предприятия (далее – управленческая зарплата) и работникам организаций (далее – регламентированная зарплата), составляющих предприятие, начисляется независимо друг от друга по данным кадрового учета.
Условия начисления и выплаты регламентированной зарплаты вносятся в систему при оформлении документа «Прием на работу в организацию».
Условия начисления и выплаты управленческой зарплаты определяются при оформлении документа «Прием на работу». Работник может быть принят на работу на предприятие без оформления приема на работу в какую-либо организацию – и получать только управленческую зарплату.
Выплаты управленческой зарплаты могут регистрироваться независимо от выплат регламентированной зарплаты, но выплаты регламентированной зарплаты всегда также считаются управленческими.
Таким образом, в конфигурации реализованы следующие схемы увязывания управленческой и регламентированной зарплаты (применительно к каждому отдельному работнику):
• регламентированная и управленческая зарплата не связаны друг с другом, начисляются независимо и, возможно, в разные моменты времени; при этом выплаченные суммы регламентированной зарплаты считаются выплаченными и по управленческой зарплате;
• регламентированная и управленческая зарплата дополняют друг друга; при этом выплаченные суммы регламентированной зарплаты также считаются выплаченными и по управленческой зарплате;
• регламентированная и управленческая зарплата в точности совпадают; фактически начисляется только регламентированная зарплата, которая и принимается в качестве управленческой.
Расчеты с работниками
• Начисление зарплаты -> Подготовка сумм к выплате -> Выплата зарплаты -> Отражение в учете.
• Расчет среднего заработка -> Начисление оплаты по среднему заработку.
• Регистрация договора гражданско-правового характера -> Начисление по договору.
• Разовые начисления (по разным основаниям) -> «Межрасчетная» выплата.
• Регистрация договора займа -> Погашение в счет заработной платы -> Погашение через кассу.
• Регистрация исполнительного листа -> Удержание сумм из заработной платы.
Общую схему движения данных при расчете зарплаты можно описать следующим образом:
• Прежде всего, вводиться «условно – постоянная» информация о начислениях и удержаниях работников;
• затем ежемесячно вводятся документы, регистрирующие фактическую выработку и другие первичные документы, влияющие на начисления и удержания: больничные листы, невыходы, сдельные наряды и т.п.;
• в конце месяца производится собственно начисление зарплаты, по результатам которого формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам; факт выплаты регистрируется в подсистеме денежные средства;
• по результатам проведенных месячных расчетов формируется отчетность: для внутренних целей, в налоговые органы, выдаваемая на руки работникам (например, расчетные листки).
В расчете заработной платы можно выделить следующие этапы:
- Эпизодически в информационную базу вводится «условно-постоянная» информация кадрового учета, которая в дальнейшем используется в расчетах начислений и удержаний.
- В течение месяца вводятся документы, характеризующие трудовые показатели каждого работника, а также другие документы и сведения, влияющие на начисления и удержания (больничные листы и т.п.).
- После завершения периода производится собственно расчет зарплаты и связанных с ней налогов и взносов. По результатам этого расчета формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.
Прикладное решение обеспечивает формирование необходимых бумажных документов, а также бумажной и электронной отчетности, связанной с начислением заработной платы.
Все начисления регламентированной зарплаты в конфигурации поделены на две группы:
• основные начисления организации – это начислен, имеющие период действия (такие, как оплаты по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работников и пр.);
• дополнительные начисления организации – это начисления разового характера, не имеющие периода действия (такие, как премии, компенсации при увольнении, доплаты за работу в местности с особыми климатическими условиями и др.).
Список основных документов для начислений регламентированной заплаты доступен через меню «Расчет зарплаты организации» (интерфейс «Полный»).
Список основных документов для начислений управленческой заплаты доступен через меню «Расчеты с персоналом» (интерфейс «Полный»).
В конфигурации реализованы основные формы оплаты труда, используемые на производственных предприятиях:
• повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок);
• сдельная форма оплаты труда;
• их варианты: повременно-премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда.
Для повременной оплаты достаточно при приеме работника на работу указать его график работы, по которому будет учитываться отработанное время. Если при кадровых событиях меняется график работы, то такие события должны быть зарегистрированы документами кадровых перемещений.
Для сдельной оплаты помимо графика работы для учета отработанного времени (он используется в других расчетах), необходимо ежемесячно сдельными нарядами регистрировать фактическую выработку работника. При этом необходимо обращать внимание на дату выполнения работ, которая указывается в документе, так как при исчислении сдельного заработка учитывается выработка, зарегистрированная за время фактического периода действия записи о сдельной оплате. То есть, если введен документ об оплате отпуска или больничного, то зарегистрированные во время отсутствия наряды на работника не будут автоматически включены в сумму к начислению по строке сдельной оплаты.
Повременная форма оплаты труда базируется на учете фактически отработанного времени. При этом отработанное время специально не фиксируется в информационной базе, а вычисляется автоматически как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус отклонения от этого графика, например, по причине отпуска или болезни, введенные различными документами отклонений.
Повременная форма оплаты труда базируется на учете фактически отработанного времени. При этом отработанное время вычисляется автоматически, как объем планового времени, которое должен отработать работник согласно графику.
Все графики работы доступны через пункт меню «Предприятие» – «Графики работы» (интерфейс «Полный»).
Используемые для учета отработанного времени графики работы могут быть трех типов:
• пятидневные,
• шестидневные,
• сменные.
Для пяти и шестидневных графиков необходимо задать продолжительности рабочей недели и часы рабочего времени. Например, для 40-часовой пятидневной рабочей недели часы рабочего времени могут быть такими: с 8.00 до 12.00 и с 13.00 до 17.00 (в интервале с 12.00 до 13.00 предполагается перерыв на обед).
Для сменных графиков помимо нормативной продолжительности рабочей недели необходимо указывать рабочие смены, при этом время начала и время окончания работы будет указываться в параметрах смены.
Справочник «Смены» содержит перечень всех рабочих смен предприятия и предназначен для целей учета труда и посменного планирования производства. Справочник независим.
Для целей посменного планирования производства требуется для каждой рабочей смены предприятия указать периоды, из которых состоит смена.
Например: некоторая смена может состоять из 2 периодов – один до обеденного перерыва в смене, другой – после.
Смена может состоять как из одного периода, так и из нескольких. Перечень смен вносится в табличную часть «Периоды».
Важным является указание времени начала каждого подпериода. При этом применяется следующее правило: если время начала периода меньше времени окончания, то этот период принадлежит одним суткам (не пересекает полночь), если же время начала периода больше или равно времени окончания, то этот период располагается в двух сутках (пересекает полночь). Согласно этому правилу, период со временем начала «22.00» и окончания «06.00» будет расшифровываться как период ночной смены, начинающийся в 22 часа одних суток, и заканчивающийся в 06 утра следующего дня.
Следует учитывать, что точное совпадение суммарной длительности периодов смены и объема рабочего времени не требуется.
Если посменное планирование производства не ведется, то указание периодов смен можно пропустить.
Продолжительность рабочей недели и часы рабочего времени (часы работы в сменах) используются при автоматическом заполнении собственно «календаря» графика, в котором указывается в какие дни и сколько часов должен отработать работник. При автоматическом заполнении графика (кнопкой «Заполнить» над табличной частью) используется информация об общегосударственных праздниках из «Регламентированного производственного календаря», в котором в том числе отражаются укороченные предпраздничные дни и перенесенные дни отдыха.
Графики работы могут быть помечены, как графики суммированного учета рабочего времени, тогда при оплате работникам организаций, работающим по таким графикам, больничных листов или отпусков будет использоваться среднечасовой заработок.
Каких-либо дополнительных ограничений на использование или заполнение графиков суммированного учета рабочего времени не предусмотрено; контроль общей нормы времени по таким графикам возложен на пользователей.
В конфигурации введено понятие расчетчика конкретного подразделения. Расчетчиком может являться зарегистрированный пользователь информационной базы. В списке расчетчиков указывается, какое под разделение какой расчетчик «обслуживает» (интерфейс «Полный» меню «Предприятие» – «Расчетчики зарплаты»).
При автоматическом заполнении документов по начислению зарплаты, в которых указан ответственный, т.е. расчетчик, табличные части по начислениям и удержаниям заносятся данные только по тем подразделениям, которые рассчитывает указанный в документе ответственный.
Все расчеты с работниками предприятия производятся в валюте управленческого учета. При этом размеры отдельных начислений и удержаний могут быть указаны в произвольной валюте. При расчете суммы к начислению (удержанию) производится пересчет из валюты начисления в валюту управленческого учета (если они различаются), при этом используются особые курсы валют, предназначенные исключительно для расчета зарплаты – см. список Курсы валют дня расчетов с персоналом (меню Расчеты). Все расчеты с работниками организаций производятся в валюте регламентированного учета. Здесь также размеры отдельных начислений и удержаний могут быть указаны в произвольной валюте, а пересчет сумм к начислению в валюте регламентированного учета производится по курсу для расчетов с персоналом.
Суммы к выплате, рассчитываемые в документах «Зарплата к выплате», указываются:
• в валюте управленческого учета – для зарплаты работников;
• в валюте регламентированного учета – для зарплаты работников организаций.
В прикладном решении автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, и связанных с ними удержаний, налогов и взносов. При расчете зарплаты работников предприятия и работников организаций в конфигурации используются независимые списки начислений и удержаний. Порядок автоматического исчисления суммы к начислению (удержанию) однозначно определяется указанием для каждого вида начисления и удержания т.н. «способа расчета».
Все начисления организаций поделены на две группы:
1. начисления, имеющие период действия, такие как: оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.
Эти начисления считаются «основными» и объединены в плане видов расчета «Основные начисления организации» меню «Расчет зарплаты организации» – «Настройка расчетов зарплаты» – «Основные начисления организаций» (интерфейс «Полный»);
2. начисления, характеризующиеся одной датой принятия решения о выплате этих начислений, такие как: премии, дивиденды предприятия и пр. Такие начисления могут рассчитываться на основании сумм, начисленных ранее по некоторым базовым начислениям.
Эти начисления объединены в плане видов расчета дополнительные начисления организации «Дополнительные начисления организации» меню «Расчет зарплаты организации» – «Настройка расчетов зарплаты» – «Дополнительные начисления организаций» (интерфейс «Полный»).
Основные начисления могут рассчитываться следующими способами:
• за фактический период действия начисления по тарифной ставке: (месячной, дневной, часовой);
• сдельно за фактический период действия начисления;
• процентом от сумм базовых начислений;
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням;
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней;
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности;
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок);
• как пособие по уходы за ребенком до 1,5 лет;
• как пособие по уходы за ребенком до 3 лет;
• без оплаты и др.
Дополнительные начисления могут рассчитываться следующими способами:
• процентом от сумм базовых начислений;
• по среднему заработку, в т.ч. для оплаты отпусков (только некоторые предопределенные расчеты);
• фиксированной суммой.
Помимо данных, определяющих алгоритм расчета, для каждого начисления необходимо также задать порядок его налогообложения НДФЛ и ЕСН, а также способ отражения начисленных сумм в бухгалтерском и налоговом учете.
Удержания объединены в плане видов расчета «Удержания организаций» меню «Расчет зарплаты организации» – «Настройка расчетов зарплаты» – «Удержания организаций» (интерфейс «Полный»).
Могут рассчитываться следующими способами:
• для удержания по исполнительным документам, т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов;
• процентом от сумм базовых начислений;
• фиксированной суммой.
Можно добавлять свои виды начислений и удержаний, указывая способ расчета их результата. Так, например, можно описать несколько видов дополнительных отпусков, предоставляемых работникам организаций.
Данные о плановых начислениях и удержаниях собираются из двух основных источников:
• данные о надбавках, связанных со штатной единицей (например, доплата за работу во вредных условиях труда выплачивается всем работникам, занимающим эту штатную единицу);
• данные об «основном» начислении работника организации и его «персональных» надбавках (например, надбавка за высокую квалификацию может выплачиваться исключительно тем работникам, которые имеют научные степени по своей специальности).
Практически все данные о начислениях работников организации, не связанных с занимаемыми штатными единицами, вводятся кадровыми документами, в частности:
• при приеме на работу вводится информация об основном начислении (в регламентированном варианте основное начисление определяет указанная у работника организации форма оплаты труда) и, если нужно, о персональных надбавках, включая размер и валюту, в которой «номинировано» начисление;
• при кадровом перемещении со сменой формы оплаты труда в обязательном порядке описывается новое основное начисление работника.
Если же изменение условий оплаты труда не связано с какими-либо кадровыми перемещениями, такие изменения регистрируются документом «Ввод сведений о плановых начислениях».
Документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» позволяет регистрировать необходимость начисления, изменения или прекращения постоянных доплат и надбавок.
В документе указываются:
• работник, начисления которого необходимо изменить; если в организации используется внутреннее совместительство, дополнительно уточняется конкретное место работы – указывается приказ о приеме на работу;
• действие, которое необходимо произвести: начать, изменить или прекратить;
• начисление;
• период действия назначаемого начисления;
• размер начисления или тарифный разряд, в зависимости от начисления.
Если нужно изменить основное начисление, которым оплачивается отработанное время, например, с оплаты по часовому тарифу на сдельную, тогда необходимо указать начало нового начисления, прекращать предыдущее не нужно.
Для упрощения и ускорения ввода данных о начислениях рекомендуется подобрать нужный список работников в поле «Работники организации» (кнопка «Подбор» или кнопка «Заполнить»). При этом табличные части основных и дополнительных начислений будут автоматически заполнены действующими на дату документа начислениями подобранных работников. Затем нужно будет поменять значение колонки «Действие» для изменяемых (прекращаемых) начислений и ввести новые размеры.
Кнопки «По работнику» позволяют отобрать строки начислений по текущему работнику.
На основании документа «Ввод сведений о плановых начислениях работников организации» можно ввести документ «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений работников организации»; при этом в табличную часть документов автоматически переносится список работников, их начисления и даты назначения начислений.
Данные о плановых удержаниях вводятся несколькими документами.
Документ «Ввод сведений о плановых удержаниях работников организации» позволяет зарегистрировать необходимость ведения, изменения или прекращения плановых удержаний.
В документе указываются работники и виды удержания, даты ввода или изменения удержаний, размеры удержаний.
Для упрощения и ускорения ввода данных о удержаниях рекомендуется подобрать нужный список работников в поле «Работники организации» (кнопка «Подбор» или кнопка «Заполнить»). При этом табличные часть «Удержания» будет автоматически заполнена действующими на дату документа удержаниями подобранных работников. Затем нужно будет поменять значение колонки «Действие» для изменяемых (прекращаемых) удержаний ввести новые размеры.
Кнопка «По работнику» табличной части «Удержания» позволяет отобрать строки удержаний по текущему работнику.
Необходимость ежемесячно удерживать из заработка работников организации какие-либо суммы, например, по исполнительным листам, регистрируются специализированными документами.
Документ «Исполнительный лист» регистрирует необходимость ежемесячно удерживать у работника организации суммы по поступившим в организацию исполнительным документам. Документ можно вызвать из меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Первичные документы».
В документе указывается:
• работник;
• период удержания, указанный в исполнительном документе;
• размеры удержания и, если требуется, почтового сбора;
• реквизиты исполнительного документа.
По решению суда алименты могут взиматься в том числе и с пособий по временной нетрудоспособности – в этом случае необходимо взвести флажок «Учитывать больничные листы». Ежемесячно суммы удержания рассчитываются и регистрируются документом «Начисление зарплаты работникам организаций». Удержание регистрируется в плановых удержаниях работника начиная с даты, указанной как «Дата действия».
Если в документе указана дата окончания удержания, по этой дате регистрируется т.н. «намеченное кадровое событие» – прекращение удержания.
«Договор займа» регистрирует факт предоставления займа. Вызывается документ из меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Займы работникам».
Данным документом регистрируется необходимость удержаний из оплаты труда работника сумм в счет погашения процентов по займу и основной суммы займа, а также необходимость исчисления НДФЛ с материальной выгоды.
Данные о начислениях, не являющихся плановыми, вводятся перед расчетом зарплаты несколькими видами документов.
В них важен месяц начисления – указывается первая дата месяца, к которому относятся регистрируемые начисления и удержания. Сведения, указанные в данном реквизите, затем используются для отражения начислений и удержаний в бухгалтерском и налоговом учете, а также для определения даты погашения задолженности организации перед работниками. Описываемые далее документы собраны в меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Первичные документы» (интерфейс «Полный»).
Документ «Премии работникам организаций» предназначен для ввода сведений о начислении месячной, квартальной или годовой премии работникам в процентном выражении от суммы начислений работника за период, по результатам которого выдается премия.
Премии, регистрируемые указанным документам относятся к дополнительным начислениям организации. Виды базовых начислений, учитываемых при расчете премии, показаны на закладке «Прочее» формы вида расчета.
Документ «Регистрация разовых начислений» предназначен для ввода сведений о разовых начислениях работникам. Его можно использовать, в частности, для регистрации начислений по договорам подряда, внесенных документами «Договор на выполнение работы с физическим лицом». С помощью кнопки «Рассчитать» в форме документа возможно автоматически рассчитать суммы начислений. Результаты автоматического расчета отражаются в колонке «Результат».
Документ «Сдельный наряд на выполненные работы» предназначен для расчета оплаты сдельного труда и регистрации фактической сдельной выработки для целей отражения начисленной заработной платы в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете затрат:
• с одной стороны, в документе описываются выполненные по наряду работы;
• с другой стороны, определяется состав исполнителей (например, бригада рабочих), выполнивших работу.
На закладке «Выполненные работы» в табличной части указываются данные по выполненным технологическим операциям. Выполненная технологическая операция выбирается из справочника «Технологические операции».
Статья затрат, по которой отражаются технологические операции в незавершенном производстве выбирается из справочника «Статьи затрат».
Для целей бухгалтерского и налогового учета указываются:
Счет затрат (БУ), на котором отражаются выполненные технологические операции выбирается из плана счетов бухгалтерского учета и заполняется автоматически при выборе статьи затрат.
На закладке «Исполнители» документа указываются:
• Работник: исполнитель работ (например, член бригады рабочих). Для наряда, отражаемого в регламентированном учете, также требуется указать приказ о приеме работника.
• КТУ: «Коэффициент трудового участия» позволяет неравномерно распределить сумму наряда по исполнителям. По умолчанию равен 1.
• Сумма к начислению: сумма к начислению работнику в валюте управленческого (регламентного) учета.
Для проведения документа необходимым условием является равенство итоговых сумм по табличным частям, т.е. итог по колонке «Сумма за работу» должен совпадать с итогом по колонке «Сумма к начислению».
Документ «Начисления единовременных пособий за счет ФСС» предназначен для ввода сведений о начислении единовременных пособий за счет средств Фонда социального страхования.
При вводе данных о виде пособия и дате его назначения сумма пособия рассчитывается автоматически.
Документ «Начисление дивидендов организации» предназначен для ввода сведений о начислении дивидендов работникам организации, одновременно являющимся акционерами.
Данный документ, в том числе, регистрирует суммы исчисленного НДФЛ, причем расчет НДФЛ может быть выполнен автоматически нажатием кнопки «Рассчитать».
Документ «Оплата праздничных и выходных дней организации» предназначен для регистрации оплаты работы в общегосударственные праздничные дни или выходные дни по графику работника. Оплата работы по тарифной ставке работника и дополнительная оплата согласно ст. 153 Трудового кодекса РФ отражаются отдельно.
В табличной части документа указываются:
• работник организации; если в организации используется внутреннее совместительство, дополнительно уточняется конкретное место работы – указывается приказ о приеме на работу;
• подразделение организации;
• вид оплаты – по тарифной ставке или дополнительная оплата;
• дата выхода на работу (даты общегосударственных праздников можно выбрать из выпадающего списка) и количество отработанных часов;
• часовая тарифная ставка;
• суммы к начислению.
Кнопка «Заполнить» позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников организации, отобранных по произвольным критериям.
Указанные в документе суммы отражаются:
• в начислениях работника того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• во взаиморасчетах с работником того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• в облагаемых НДФЛ доходах работника.
В табличную часть документа вносится перечень работников, для каждого работника указывается дата и количество часов, отработанных по полуторной и по двойной ставке. Размер часовой тарифной ставки определяется автоматически, если для работника зарегистрирован вид планового начисления с повременной формой оплаты труда. Сумма начислений каждому работнику (в колонке «Результат) рассчитывается автоматически.
Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников организации, отобранных по произвольным критериям.
<При проведении документа, указанные в документе суммы отражаются:
• в начислениях работника того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• во взаиморасчетах с работником того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• в облагаемых НДФЛ доходах работника.
Документ «Регистрация простоев в организации» предназначен для ввода сведений о начислениях по следующим видам расчетов:
• «Простой по вине работодателя»;
• «Оплата простоя от оклада по дням».
Данный документ заполняется только на одного работника, указываемого в шапке документа. Начисление рассчитывается автоматически нажатием кнопки «Рассчитать», результаты расчета отражаются в табличной части документа.
Если в шапке документа выбрать вид простоя «По вине работодателя», то оплата простоя рассчитывается как две трети среднего заработка работника. Данные для определения среднего заработка могут быть рассчитаны автоматически и отображаются на закладке «Расчет среднего заработка» табличной части документа.
Ряд документов конфигурации предназначен для регистрации невыходов работников на работу в организацию, что приводит к изменению порядка расчета начислений работника в период его отсутствия: плановые начисления повременных видов оплаты заменяются другим видом начисления или вовсе отменяются.
Важным реквизитом таких документов является период действия.
Описываемые далее документы собраны в меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Неявки» (интерфейс «Полный»).
Документ «Начисление по больничному листу» регистрирует замену плановых начислений начислением оплаты по среднему заработку с вариантом расчета «для больничных листов». Документ вводится тогда, когда работник предъявляет к оплате листок нетрудоспособности.
Поля «Входящие серия» и «Номер» заполняются данными из соответствующих полей «Листка нетрудоспособности».
В полях «Период с», «по» и «Причина» проставляются период (при этом указывается период целиком, даже если записей в разделе «Освобождение от работы» несколько) и причина нетрудоспособности:
• при оплате больничных листков, выданных в связи с заболеванием – отмечается пункт «Общее заболевание»;
• при оплате больничных листков, выданных в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием – отмечается пункт «Травма на производстве»;
• при оплате больничных листков, выданных в связи с несчастным случаем в быту – отмечается пункт «Травма в быту»;
• при оплате больничных листков, выданных в связи с отпуском по беременности и родам (отпуском в связи с усыновлением (удочерением) непосредственно из роддома) – отмечается пункт «Отпуск по беременности и родам»;
• при оплате больничных листков, выданных в связи с уходом за ребенком до 15 лет – отмечается один из пунктов «По уходу» в зависимости от возраста ребенка, проставленного в листке нетрудоспособности, и семейного положения работника;
• при оплате больничных листков, выданных в связи с карантином или по уходу за больным старше 15 лет и пр. – отмечается пункт «При карантине …».
Если предъявленный листок нетрудоспособности является продолжением оплаченного ранее больничного листа, то в поле «Первичный б/л» следует выбрать больничный лист, продолжением которого является текущий.
Процент оплаты больничного (поле «Процент оплаты», для листков-продолжений копируется из первичного листка нетрудоспособности) зависит от причины нетрудоспособности и непрерывного стажа работника – «Положение о порядке обеспечения пособиями по государственному социальному страхованию», утвержденное Постановлением Президиума ВЦСПС № 13-6.
Если работник в предшествующие болезни 12 месяцев фактически отработал менее 3 месяцев (порядок подсчета фактически отработанного времени определен разъяснением Министерства труда, утвержденным Постановлением № 89), тогда в поле «Ограничение пособия» необходимо выбрать вариант «Ограничение в размере ММОТ» (за исключением выплаты пособий вследствие трудового увечья или профессионального заболевания).
Если работник в предшествующие болезни 12 месяцев фактически отработал более 3 месяцев, тогда в поле «Ограничение пособия» необходимо выбрать вариант «Общее ограничение» во всех случаях, за исключением:
• выплаты пособий вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания – по нетрудоспособности, начавшейся в 2005 году;
• выплаты пособий: по временной нетрудоспособности вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания всем категориям работников, а также по временной нетрудоспособности работникам, указанным в Законе РСФСР «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»; работникам, на которых распространяется действие Закона РСФСР «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» – по нетрудоспособности, начавшейся в 2004 году.
В перечисленных выше случаях в поле «Ограничение пособия» необходимо выбрать вариант «Без ограничений».
На закладке «Расчет среднего заработка» отражаются данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного (среднечасового) заработка.
Если в информационной базе есть данные расчетов за предшествующие 12 месяцев, то пункт «Рассчитать средний заработок» меню «Рассчитать» командной панели документа позволит ввести в документ эти данные автоматически.
Если в информационной базе данные расчетов за предшествующие месяцы отсутствуют, тогда данные о заработке можно ввести вручную – в строках по видам заработка:
• по основному заработку;
• по премиям, начисленным в фиксированных суммах;
• по премиям, начисленным пропорционально отработанному времени;
• по годовой премии, начисленной в фиксированных суммах;
• по годовой премии, начисленной пропорционально отработанному времени.
Зафиксированные в документе данные о заработке используются во всех дальнейших расчетах «как есть» (т.е. программа не пересчитывает их даже в том случае, если произошли доначисления за прошлые месяцы, в этом случае следует провести корректировку исходного документа).
Суммы к начислению, включая возможные сторно-записи, отражаются на закладке «Начисления». Для автоматического расчета этих сумм предназначен пункт «Рассчитать начисления» меню «Рассчитать».
Все автоматически рассчитанные показатели (результат начисления, количество дней по календарю работника, пришедшееся на время болезни и пр.) можно отредактировать.
Особенности начисления пособий с 1 января 2006 года. В целях реализации нового порядка исчисления среднего заработка для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в хранимые в документе данные о заработке добавлена информация о рабочем месте, по которому собран заработок. Эта информация показывается для организаций с поддержкой внутреннего совместительства.
При автоматическом начислении пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам работникам, занятым в организации, в том числе по внутреннему совместительству, пособие в полном размере начисляется по основному месту работы в организации, а по внутреннему совместительству регистрируется неоплачиваемое «отсутствие по болезни», период которого отражается в табеле учета отработанного времени символом «Б».
Для целей анализа результатов начислений можно использовать отчет по расчету среднего заработка. По результатам расчета начислений в документе (после проведения) можно получить отчет с данными для заполнения оборота «Листка нетрудоспособности».
Отражение пособий по нетрудоспособности в бухгалтерском учете производится в документе «Отражение зарплаты в регл. учете».
При проведении документа рассчитанные в документе суммы отражаются:
• в начислениях работника того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• во взаиморасчетах с работником того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• в облагаемых НДФЛ доходах работника (за исключением отпуска по беременности и родам, по умолчанию с кодом дохода 4800) того месяца, который указан в поле «Месяц начисления».
Документ «Оплата по среднему заработку» регистрирует замену плановых начислений работнику начислением оплаты по среднему заработку с «обычным» вариантом расчета. Используется для оплаты командировочных и других подобных случаях.
Информация, необходимая для расчета начислений, вносится в шапку документа. Результаты автоматического расчета, который выполняется нажатием кнопки «Рассчитать», отображается в табличной части документа.
Документ применяется для начисления оплаты ежегодных отпусков (а также дополнительных, учебных и др.), включая компенсацию за неиспользуемый отпуск, не связанную с увольнением. Документ «Начисление отпуска работникам организации» регистрирует замену плановых начислений работнику начислением оплаты по среднему заработку с вариантом расчета «для оплаты отпусков».
Отпуска за свой счет (без оплаты, по любым причинам) регистрируются документом «Невыходы в организациях».
На основании данных об оплачиваемых отпусках в проведенных кадровых документах («Отпуска организаций») при помощи обработки «Анализ неявок» можно автоматически ввести необходимое количество документов «Начисление отпуска работникам организации».
Продолжительность отпусков и их вид указываются на закладке «Условия», при этом приняты следующие соглашения:
• если помимо ежегодного отпуска предполагается оплачивать дополнительный отпуск, то в одном документе перерыва между окончанием ежегодного отпуска и началом дополнительного отпуска не допускается; если между ними есть перерыв – для оплаты каждого отпуска следует вводить отдельный документ;
• виды дополнительных и других отпусков в обязательном порядке описываются в списке основных начислений организаций, для таких начислений указывается один из двух способов расчета: «По среднему заработку для отпуска по календарным дням» или «По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней».
На закладках «Расчет среднего заработка...» отражаются данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного (среднечасового) заработка для оплаты соответствующего отпуска.
Если в информационной базе есть данные расчетов за предшествующие месяцы, то пункт «Рассчитать средний заработок» меню «Рассчитать» командной панели документа позволит ввести в документ эти данные автоматически.
Если в информационной базе данные расчетов за предшествующие месяцы отсутствуют, тогда данные о заработке можно ввести вручную – в строках по видам заработка:
• по основному заработку;
• по премиям, начисленным в фиксированных суммах;
• по премиям, начисленным пропорционально отработанному времени;
• по годовой премии, начисленной в фиксированных суммах;
• по годовой премии, начисленной пропорционально отработанному времени.
Зафиксированные в документе данные о заработке используются во всех дальнейших расчетах «как есть» (т.е. программа не пересчитывает их даже в том случае, если произошли доначисления за прошлые месяцы, в этом случае следует провести корректировку исходного документа).
Суммы к начислению, включая возможные сторно-записи, отражаются на закладке «Оплата». Для автоматического расчета этих сумм предназначен пункт «Рассчитать начисления» меню «Рассчитать».
Все автоматически рассчитанные показатели (результат начисления, количество дней по календарю работника, пришедшееся на время отпуска и пр.) можно отредактировать.
Для целей анализа результатов начислений можно использовать отчеты по расчету среднего заработка каждого из оплачиваемых отпусков. По результатам расчета начислений в документе (после проведения) можно получить унифицированную форму Т-60.
При проведении документа рассчитанные в документе суммы отражаются:
• в начислениях работника того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• во взаиморасчетах с работником того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• в облагаемых НДФЛ доходах работника (если при описании видов начислений указаны соответствующие коды дохода, для ежегодного отпуска и компенсации за отпуск – по умолчанию 2000) за все месяцы ежегодного и/или дополнительного (другого) отпусков.
Документ «Отпуск по уходу за ребенком» регистрирует замену плановых начислений для указанного работника пособиями на период ухода за ребенком.
В табличной части документа можно указать несколько видов начислений социальных пособий, а также указать действие: «Начать», «Изменить» или «Прекратить». Последнее действие указывается для прекращения начисления повременной оплаты на период отпуска.
Документом «Невыходы в организациях» регистрируются неоплачиваемое неотработанное время (например: прогулы, простои по вине работника или отпуска «за свой счет» и т.п.).
В табличной части документа указываются:
• отсутствовавший работник; если в организации используется внутреннее совместительство, дополнительно уточняется конкретное место работы – указывается приказ о приеме на работу;
• подразделение организации;
• причина отсутствия;
• период отсутствия на работе (даты начала и окончания) или часы отсутствия – для нецелодневных невыходов.
Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников организации, отобранных по произвольным критериям.
Документ может быть введен на основании документов:
• «Отсутствие на работе в организации», при этом в документ попадут работники, отсутствующие по невыясненной причине, по причине простоя по вине работника или прогула;
• «Отпуска организации», при этом в документ попадут работники, ушедшие в неоплачиваемые отпуска, в том числе учебные.
При расчете документа записи по невыходам, а также возможные сторно-записи, отражаются в табличной части «Начисления». Для автоматического расчета пропущенных дней и сторнируемых сумм предназначена кнопка «Рассчитать».
При проведении рассчитанные в документе суммы отражаются:
• в начислениях работника того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• во взаиморасчетах с работником того месяца, который указан в поле «Месяц начисления»;
• в облагаемых НДФЛ доходах работника.
После ввода в информационную базу сведений о текущей выработке работников, об отклонениях от графика работы (в том числе почасовых невыходов), о разовых начислениях и удержаниях можно произвести собственно расчет заработной платы и связанных с ней начислений.
Все расчеты сумм начислений и удержаний проводятся в форме документа «Начисление зарплаты работникам организации». Документ можно вызвать из меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Начисление заплаты работникам» (интерфейс «Полный»).
Для выполнения расчета следует создать новый документ и указать самые общие параметры расчета: месяц начисления зарплаты, организацию и др.
Внесите основные начисления на закладке «Основные начисления», а дополнительные на закладке «Дополнительные». Можно внести данную информацию автоматически, если нажать на кнопку «Заполнить».
Нажмите кнопку «Рассчитать» и произойдет автоматический расчет сумм начислений и удержаний. Причем автоматически рассчитаются все удержания: налог на доходы физических лиц, суммы займов, по которым наступил срок погашения, алименты и др.
Результаты расчетов отобразятся в колонке «Результат». Кроме того, на закладке «Налоги и займы» и «Прочие удержания» отобразятся данные о соответствующих удержаниях из регламентированной зарплаты.
Результаты рассчитанных удержаний в табличной части документа можно изменить вручную, после чего при последующих расчетах будут использоваться исправленные пользователем результаты без автоматического пересчета. Если пользователь передумает, он может снять эту защиту и выполнить автоматический пересчет записей расчета.
При проведении документа (кнопка «ОК») все денежные суммы, представленные в документы, регистрируются в информационной базе как произведенные начисления.
При необходимости конфигурация «1С: Зарплата и управление персоналом» автоматически справляется со сложными ситуациями, когда информация о причинах отсутствия работника вносится несколько раз. При регистрации отсутствия работника по невыясненной причине зарплата за период отсутствия начислена не будет, но если позже он принесет больничный лист, касающийся этого периода, то при следующем начислении заработной платы ему будет начислена оплата по больничному листу за дни болезни.
Также возможно разделить работу по начислению заработной платы на следующие этапы: сначала в информационную базу вводятся данные об основных и дополнительных начислениях работников; затем вводятся данные о погашении займов работников; на следующем этапе автоматически рассчитывается налог на доходы физических лиц (НДФЛ); в последнюю очередь начисляются прочие удержанию. Каждый этап может быть оформлен отдельным документом «Начисление заработной платы». Такой порядок начисления заработной платы может быть удобен для крупных организаций, где начислением заработной платы занимаются несколько сотрудников расчетной службы.
Другой возможный принцип разделения работы по начислению заработной платы по подразделениям. За отдельными пользователями – расчетчиками зарплаты – закрепляются обязанности по начислению зарплаты в конкретных подразделениях с внесением этих сведений в информационную базу. Если при формировании документов указывать расчетчика, то в табличную часть будут автоматически вноситься работники только тех подразделений, которые обслуживаются выбранным расчетчиком.
Для подготовки к выплате зарплаты работникам организации через кассу или к перечислению зарплаты на счета работников в банке используется документ «Зарплата к выплате организаций». Документ вызывается из пункта меню «Расчет зарплаты организации» – «Расчет зарплаты» – «Касса и банк» – «Платежные ведомости» (интерфейс «Полный»).
Табличную часть документа можно заполнить автоматически с помощью кнопки «Заполнить».
При выборе способа выплаты через кассу в табличной части будет отображена дополнительная колонка «Выплаченность зарплаты».
При использовании способа выплаты через банк колонка «Выплаченность» не отображается – зарплата считается выплаченной по факту оформления документа.
В форме документа предусмотрена возможность автоматического расчета сумм к выплате работникам организации по состоянию дату документа.
Если в организации принято выдавать работникам заработную плату отдельными расходными кассовыми ордерами, а не платежными ведомостями, обработка «Выплата зарплаты расходными ордерами» меню «Перейти» позволит автоматически подготовить бланки расходного кассового ордера для выдачи зарплаты работникам. В поле «Платежная ведомость» следует указать документ, на основании которого выплачивается зарплата, список РКО для выдачи зарплаты будет заполнен автоматически. При вызове обработки из документа «Зарплата к выплате организаций» все поля будут заполнены автоматически.
С помощью кнопок «Создать» и «Провести» можно сформировать и провести документы РКО по отмеченным работникам. Действия «создания» и «проведения» документов допускается разнести во времени – при выборе документа в поле «Платежная ведомость» уже созданные по документу расходные кассовые ордера будут автоматически найдены и проставлены в списке РКО.
Для организаций, где не принято использовать общую платежную ведомость для регистрации выплат заработной платы, предусмотрен механизм группового формирования расходных кассовых ордеров (по одному на каждого работника) непосредственно из формы документа. Дополнительно поддерживается возможность автоматически передать информацию о созданных расходных кассовых ордерах в информационную базу конфигурации «1С: Бухгалтерия». При этом документы «Расходный кассовый ордер» (после «закрытия» платежной ведомости) и «Платежное поручение (исходящее)» можно ввести на основании документа «Зарплата к выплате организаций».
Конфигурация обеспечивает формирование всех бумажных печатных форм, связанных с начислением и выплатой зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и др. По документу можно распечатать платежную ведомость (унифицированная форма Т-53) или расчетно-платежную ведомость (унифицированная форма Т-49).
Факт выплаты регламентированной зарплаты регистрируется документом «Расходный кассовый ордер» (при выплате зарплаты через кассу организации) или «Платежное поручение „исходящее“« (при выплате зарплаты с расчетного счета организации).
Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) предназначен для регистрации факта выплаты заработной платы работникам через кассу.
После оформления документа и сохранения его в информационной базе можно распечатать унифицированную форму КО-2.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован факт выплаты заработной платы по следующим операциям:
Операция «Выплата заработной платы по ведомостям» предназначена для регистрации факта выплаты заработной платы работникам по одной или нескольким платежным ведомостям, указываемых в табличной части «Платежные ведомости». В зависимости от вида учета (бухгалтерский или управленческий) по этой операции будет зарегистрирована выплата регламентированной или управленческой заработной платы и в табличной части указываются документы вида «Зарплата к выплате организации» со способом выплаты заработной платы «Через кассу» или «Зарплата к выплате».
Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа оставшиеся неоплаченными платежные ведомости со способом выплаты «через кассу», в которых по всем строкам проставлены отметки «выплачено»/ «задепонировано».
При проведении документа по суммам, помеченным в платежных ведомостях отметкой «Выплачено»:
• уменьшается задолженность организации или предприятия (в зависимости от вида учета) перед работником;
• при регистрации выплаты регламентированной заработной платы, если за работником имеется задолженность по НДФЛ, дополнительно регистрируются суммы по удержанию НДФЛ.
Операция «Выплата заработной платы работнику» предназначена для регистрации факта выплаты заработной платы одному работнику по одной платежной ведомости; операция доступна только при выплате регламентированной заработной платы. Такой способ регистрации факта выплаты заработной платы используется в том случае, когда в организации принята процедура выплаты зарплаты с использованием отдельного РКО на каждого работника.
При проведении документа по суммам, помеченным в платежной ведомости отметкой «Выплачено»:
• уменьшается задолженность организации перед работником;
• если за работником имеется задолженность по НДФЛ, регистрируются суммы по удержанию НДФЛ.
Операция «Выплата депонированной заработной платы» предназначена для регистрации факта выплаты депонированной ранее заработной платы по требованию работников, при этом в табличной части «Депоненты» указываются работники, ведомости, по которым они не получили причитающуюся заработную плату, и остаток неполученных сумм.
Допускается регистрировать выплату депонированной ранее заработной платы частями, несколькими РКО.
Кнопка «Заполнить» позволяет автоматически занести в табличную часть документа оставшиеся невыплаченными суммы депонированной ранее заработной платы.
При проведении документа на суммы выплачиваемой депонированной ранее заработной платы уменьшается задолженность организации по депонентам в «Книге депонентов».
Для распределения зарплаты, перечисленной в банк, по карточным счетам работников, предлагается специальный механизм обмена информацией, разработанный фирмой «1С» совместно со Сбербанком РФ. Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для считывания информации из полученного файла, для формирования файла, предназначенного к отправке в банк, в конфигурации «1С: Зарплата и Управление Персоналом» используется специальная обработка.
Предлагаемый механизм позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия карточных счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами карточных счетов работников организации, и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на карточные счета.
В документообороте предприятия иногда возникает ситуация, когда необходимо отменить влияние на учет некоторой хозяйственной операции, которая ранее была проведена в учете.
Механизм сторнирования можно применять не ко всем документам, а только к определенному набору видов документов, который задается в системе и не может быть напрямую изменен пользователем.
Механизм позволяет:
• проанализировать отражение в учете некоторого документа;
• сделать аналогичные движения, но с отрицательными значениями (включая проводки, если документ был проведен по регламентированному учету, причем дебетовые и кредитовые счета остаются теми же, а сумма проводится красным);
• записать результат на дату сторнирования.
Сторнирование можно проводить при выполнении двух условий:
• вид сторнируемого документа определен в системе как подлежащий сторнированию; сторнируемый документ не просто записан, но и проведен;
• сторнирование производится позже даты сторнируемого документа.
Конфигурация позволяет сформировать всю необходимую отчетность, связанную с заработной платой:
Отчеты, используемые на предприятии для внутренних целей:
• «Свод начислений и удержаний» – отчет о суммах начислений и удержаний без детализации по работникам.
• «Расчетные листки» – предназначены для письменного извещения работника о составных частях его начислений и удержаний.
• «Табель рабочего времени» – отчет предназначен для заполнения табеля по форме Т13.
• «Расчетная ведомость по форме Т-51» – унифицированная форма, сводный отчет о начислениях и удержаниях работников.
• «Анализ начислений работникам организаций» – отчет о начислениях с детализацией по видам начислений и по работникам, с дополнительным разрезом по классификации «начислено», «учтено при расчете ЕСН», «учтено при формировании проводок».
Расчетные листки и справки, выдаваемые на руки работникам:
• «Налоговая карточка 1-НДФЛ». Отчет предназначен для составления «Налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц» для работников организации и других получателей налогооблагаемого дохода в организации в соответствии с приказом МНС России № БГ-3-04/583.
• «Индивидуальная карточка ЕСН». Отчет предназначен для составления Индивидуальной карточки учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений работникам организации, сумм начисленного единого социального налога, а также сумм налогового вычета, в соответствии с приказом МНС России № САЭ-3-05/443.
• «Индивидуальная карточка по ОПС».
Статью подготовила руководитель отдела подбора персонала Толмачёва Диана Глебовна. 
